2 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA 001/2014 ASSUNTO: CONTROLE DE FROTA 30/07/2014 VERSÃO: 01 PG. Página 1 de 10 O CONTROLADOR GERAL DO MUNICIPIO DE ÁGUA FRIA, no uso de suas atribuições legais, com base na Decreto n.º 10/2013 de 02 de janeiro de 2013. RESOLVE: Regulamentar a utilização controle frota e abastecimento dos veículos e máquinas pesadas, e uniformizar os procedimentos de acompanhamento e fiscalização do setor de transporte. A DISPOSIÇÕES GERAIS A.1 Para fins desta I.N. (Instrução Normativa), o Controle de Frota e Abastecimento é realizado pelo Setor de Transportes. A.2 O CONTROLE DE FROTA tem por finalidade possibilitar à Administração o conhecimento do estado atual de seus equipamentos, bem como, dos custos de manutenção e abastecimento por veiculo. A.3 A I.N. abrange o processo administrativo em meio físico. A.4 Toda movimentação do processo deverá ser formalizada através de Planilhas e Formulários de Controle. A.5 O CONTROLE DE FROTA deverá ser efetuado diariamente pelo Chefe do Setor do setor de transportes, devendo em qualquer hipótese serem apresentados os documentos listados no Inciso I do item B.1. A.6 A autorização de abastecimento deverá ser expedida pelo Chefe do Setor de Transportes ou na ausência deste, pelo Secretário(a) de Administração e Finanças ou preposto formalmente autorizado pelo Exmo. Prefeito. A.7 As planilhas de entrada e saída de veículos deverão ser preenchidas pelo Chefe do Setor de Transportes, ou em caso de usuário único das máquinas, ficará a cargo deste desde que: a) Em caso de usuário único de veículo, o Chefe de Transporte deverá elaborar o Termo de responsabilidade de utilização do veículo, informando ao usuário de sua obrigação no fiel preenchimento da referida planilha e de sua responsabilidade quanto ao ressarcimento
3 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA 001/2014 ASSUNTO: CONTROLE DE FROTA 30/07/2014 VERSÃO: 01 PG. Página 2 de 10 das multas de transito e demais sanções que podem advir do mal uso do veículo. B PROCEDIMENTO PARA CONTROLE DE FROTA B.1. SETOR DE TRANSPORTES I Organiza documentação necessária ao CONTROLE, a saber: a. Ficha de Registro de Veículo; b. Mapa de Controle de Veículos Despesas Gerais; c. Controle de Entrada e Saída de Veículos; d. Controle de Consumo por Veículo; e. Ticket de Combustível; II Preenche planilhas diariamente;. III Mensalmente faz o fechamento das despesas mensais, recolhe os formulários dos veículos e arquiva. IV Cadastra no Sistema Siga do TCM, o consumo de combustível por veículo. B.2. DOS FORMULÁRIOS I FICHA DE VEÍCULO ANEXO I a. Preenche as informações requisitadas no formulário padrão; b. Anexar ao formulário os seguintes documentos: nota fiscal do veículo ou termo de Cessão de Uso, DUT, Foto do atual estado do veículo, cópia do documento de Habilitação do Motorista responsável ser houver; c. Apólice de seguro; d. Colocar toda a documentação em pasta suspensa e arquivar II MAPA DE CONTROLE DE VEÍCULOS ANEXO II a. Preencher na medida em que ocorrem as despesas com combustível, conserto de pneus, revisões, manutenções (ex: troca de óleo, filtro, etc), lavagem dos veículos.
4 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA 001/2014 ASSUNTO: CONTROLE DE FROTA 30/07/2014 VERSÃO: 01 PG. Página 3 de 10 III CONTROLE DE ENTRADA E SAÍDA DE VEÍCULOS ANEXO III a. Esta planilha deverá ser preenchida diariamente e a cada roteiro que for percorrer com o veículo; b. Se o setor de transportes for centralizado em garagem esta planilha deverá ser preenchida pelo guarda da garagem em cada momento que o veículo entrar e sair do local; c. Em caso de veículos de setores diferentes o chefe do transportes ficara incumbido por este preenchimento de dados, no momento em que entregar a chave do veículo ao motorista; d. Na utilização do veículo por apenas um motorista, este deverá preenchê-la fielmente, e ao final do mês encaminhá-la ao chefe de do setor de Transportes, a planilha deverá ficar no veículo, fixada em prancheta. IV CONTROLE DE CONSUMO DE COMBUSTÍVEL POR VEÍCULO ANEXO IV a. O Chefe do Setor de Transportes, ao expedir a autorização de abastecimento através de Tícket de abastecimento, ou qualquer outro documento hábil para tal, deverá preencher esta planilha visando o acompanhamento efetivo do combustível diariamente, podendo assim obter um controle eficaz dos gastos podendo inclusive estabelecer metas de redução de consumo com base no histórico da planilha ou média trimestral. b. Ao final de cada mês fazer o fechamento da planilha, para confrontação dos valores da planilha, com os valores das notas fiscais do Posto de combustível responsável pelo fornecimento. c. Informar os gastos de consumo por veículo no SIGA, com base nesta planilha e atestar que o sistema SIGA foi alimentado com estes dados através do carimbo lançado no SIGA. IV TÍCKET DE COMBUSTÍVEL ANEXO V a. Utilizar o formulário a cada abastecimento a ser realizado; b. O formulário poderá ser substituído por formulário padrão do Posto de Combustível, vencedor do certame licitatório, desde que contenha as informações ali exigidas;
5 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA 001/2014 ASSUNTO: CONTROLE DE FROTA 30/07/2014 VERSÃO: 01 PG. Página 4 de 10 c. Em caso de mudança de formulário, registrar a informação junto ao setor contrato, para formalização de apostilamento do acordo. B.3. SETOR DE TRANSPORTES I Recolhe todas as planilhas dos veículos mensalmente; II Acompanha em prazo hábil a validade do licenciamento e seguro obrigatório dos veículos; III Solicita formalmente ao Secretário(a), a contratação de apólice de seguro para o veículo; III Gerir a utilização da apólice de seguro e acompanhar os prazos de vencimento, e requerer bônus no momento da renovação dos mesmo. IV Acompanhar mensalmente através do site do Detran, as multas dos veículos; C DISPOSIÇÕES FINAIS C.1 Cabe ao titular de cada unidade dar conhecimento desta norma aos servidores. C.2 Compõem esta Instrução Normativa os seguintes anexos:
6 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA 001/2014 ASSUNTO: CONTROLE DE FROTA 30/07/2014 VERSÃO: 01 PG. Página 5 de 10 I. Ficha de Registro de Veículo; II. Mapa de Controle de Veículos Despesas Gerais; III. Controle de Entrada e Saída de Veículos; IV. Controle de Consumo por Veículo; V. Ticket de Combustível; C.3 A exigência do fiel preenchimento dos formulários servirá de base para a identificação do motorista que porventura venha cometer infrações de transito, pois este deverá quitar as multas de sua responsabilidade. C.4 É obrigatória a advertência e cobrança de multa de transito dos servidores e contratados devidamente identificados através do Anexo III. C5 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data da sua publicação. Água Fria (Ba), 30 de julho de 2014. Emerson Rosa dos Santos Controlador Geral
7 FICHA DE REGISTRO DE VEICULO ANEXO I SECRETARIA ONDE ESTA LOTADO INFORMAÇÕES DO VEÍCULO VEÍCULO MARCA COR ANO DE FABRICAÇÃO TIPO NUMERO DA NOTA FISCAL MODELO NUMERO DO MOTOR NUMERO DO CHASSI PLACA NUMERO DO REGISTRO NO DETRAN Obs.: É necessário fazer uma pasta, anexar a esta ficha os seguintes documentos: nota fiscal, homologação da licitação, DUT, e foto do estado do veículo, bem como a CNH, e ficha de pessoal do motorista responsável e, se houver.
8 VEÍCULO: PLACA: MÊS: MAPA DE CONTROLE DE VEÍCULO DESPESAS GERAIS ANEXO II KM ABASTECIM ENTO (L) VALOR ABASTECIMENTO QUANT. PNEUS OU SERVIÇOS DE CONSERTO VALOR GASTO COM PNEUS OU SERVIÇOS DE CONSERTO CONTROLE REVISÕES CONTROLE MANUTENÇÕES CONTROLE LAVAGENS TOTAL DESPESAS
9 CONTROLE DE ENTRADAS E SAÍDAS DE VEÍCULOS ANEXO III VEÍCULO: PLACA: MÊS: Nº KM SAÍDA HORAS KM CHEGADA HORAS DESTINO MOTORISTA
10 CONTROLE DE CONSUMO DE COMBUSTÍVEL POR VEÍCULO ANEXO IV VEÍCULO: PLACA: MÊS: Nº TICKET HORAS LITROS KM INICIAL KM FINAL MÉDIA KM POR LITRO MOTORISTA ASSINATURA APROVAÇÃO TOTAL LITROS KM INICIAL KM FINAL TOTAL DE KM PERCORRIDO
11 TÍCKET DE COMBUSTIVEL ANEXO V VEÍCULO PLACA DEPARTAMENTO SOLICITANTE POSTO DE COMBUSTIVEIS GASOLINA TIPO DE ETHANOL COMBUSTÍVEL DIESEL LITROS DIESEL S10 P.UNITÁRIO R$ P.TOTAL R$ KM ASSINATURA SOLICITANTE RUBRICA DO AUTORIZADOR TÍCKET DE COMBUSTIVEL ANEXO V VEÍCULO PLACA DEPARTAMENTO SOLICITANTE POSTO DE COMBUSTIVEIS GASOLINA TIPO DE ETHANOL COMBUSTÍVEL DIESEL LITROS DIESEL S10 P.UNITÁRIO R$ P.TOTAL R$ KM ASSINATURA SOLICITANTE RUBRICA DO AUTORIZADOR