M. R. R. E. E. MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO COORDENAÇÃO-GERAL DE AUDITORIA C II S E T PROCESSO : 05 UNIDADE GESTORA : Escritório Financeiro em Nova York OBJETIVO DA AUDITORIA : Tomada de Contas Anual EXERCÍCIO : 2010 Relatório de Auditoria de Gestão nº 05 /2011 Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET/005, de 03 de janeiro de 2011, do Secretário de Controle Interno, apresento o presente Relatório de Auditoria, que trata dos exames realizados sobre os atos e fatos de gestão, praticados no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2010, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade de referência. I INTRODUÇÃO 2. As observações feitas no presente relatório agregam os atos de gestão orçamentária financeira e patrimonial do Escritório Financeiro na qualidade de unidade gestora executora (2400.17) e Posto (2400.55). 3. Os exames foram efetuados por amostragem, de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. Os exames contemplaram as seguintes áreas da Unidade 2400.17. 1
a) Gestão orçamentária. b) Gestão Financeira. c) Gestão de Recursos Humanos d) Adiantamentos a Unidades e Entidades i) Concessão de Adiantamentos. ii) Prestação de contas dos recursos repassados aos Postos. e) Recolhimento de Recursos ao Tesouro Nacional. f) Contratos Programa Complementar de Assistência Médica do Serviço Exterior (PCAMSE). g) Convênios. h) Renda Consular e Cultural. 4. Os trabalhos da auditoria concentram-se na análise de consistência de dados de sistema informatizado e adequação de mecanismos para controle do processo de prestação de contas apresentados pelos Postos, no exame dos adiantamentos concedidos aos Postos em mora no dever de prestação, quer sejam por falta de encaminhamento GRPC ou ausência de medidas tempestivas para corrigir falhas com vistas à conclusão da aprovação do processo de prestação de contas por parte do Escritório Financeiro. 5. Com relação à folha de pagamento, a Auditoria utilizou o extrator de dados para confrontar dados funcionais e financeiros entre os registros do SIAPE e do APEX, dos meses de outubro e dezembro de 2010 com o objetivo de avaliar riscos de inconsistência de informações do cadastro funcional entre os sistemas, pagamentos de vencimentos e vantagens simultâneos no Brasil e exterior, pagamentos indevidos de auxílio familiar, bem como o controle de devolução de valores registrados na rubrica Reposição ao Erário nos sistemas 2
supramencionados. 6. A Auditoria procedeu à análise de um único processo licitatório e do correspondente contrato firmado com empresa seguradora para atender à assistência a saúde dos servidores prevista no Programa Complementar de Assistência Médica do Serviço Exterior (PCAMSE), instituído pelo Decreto nº 99.525, de 14 de setembro de 1990, e regulamentado pela Portaria Ministerial de 25 de fevereiro de 1992. A equipe de auditoria utilizou, ainda, informações do extrator de dados do SIAPE para avaliar em que medida os cadastros dos segurados registrados no sistema do PCAMSE, fornecidos pela Unidade, guardam conformidade com os dados funcionais dos servidores ativos e inativos e das pensionistas. 7. No que tange aos convênios, a análise por amostragem, realizada pela Auditoria restringiu-se aos termos dos convênios e aos registros contábeis efetuados no SIAFI, uma vez que as prestações de contas apresentadas pelos convenentes ficam arquivadas nos Postos. Conforme mencionado nos relatórios de auditoria anteriores, a responsabilidade pela aprovação das prestações de contas dos convênios é da Unidade Gestora Responsável. Ao EFNY compete apenas o registro contábil da operação no SIAFI. A baixa de responsabilidade pela correta aplicação dos recursos repassados é feita com base nas comunicações telegráficas dos Postos. 8. Com relação à Unidade 2400.55 Escritório Financeiro (Posto), a amostragem foi feita com base em informações sobre atos de gestão orçamentária e financeira extraídas do SIAFI Gerencial. Considerando a natureza das atividades do Escritório Financeiro como Posto foram selecionados processos administrativos de licitação e de pagamentos relacionados com as despesas de maior materialidade com locação de imóveis, contrato de seguro de assistência à saúde dos contratados 3
locais, concessão e prestação de contas de suprimentos de fundos, entre outros. Ademais, foram verificados os controles de bens móveis e de almoxarifado. II - TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA 9. As despesas realizadas pela Unidade Executora (2400.17), no exercício de 2010, totalizaram US$ 732.531.542,27 ( setecentos e trinta e dois milhões, quinhentos e trinta e um mil, quinhentos e quarenta e dois dólares e quarenta e sete cêntimos), equivalentes a R$ 1.220.544.056,06 (um bilhão, duzentos e vinte milhões, quinhentos e quarenta e quatro mil, cinqüenta e seis reais e seis centavos), que correspondem a 56,58 % do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no exterior. 10. Do total das despesas realizadas (US$ 732.531.542,27), US$ 296.275.124,29 correspondem a despesas com Pessoal e Encargos sociais do pessoal do quadro permanente, que representam 40,4% dos recursos utilizados no exterior, conforme demonstra o quadro a seguir. % Despesas Correntes 713.884.537,85 97,5 Pessoal e Encargos Sociais 296.275.124,29 40,4 Outras Despesas Correntes 417.609.413,56 57,0 Despesas de Capital 18.647.004,62 2,5 Investimentos 15.997.004,62 2,2 Inversões Financeiras - 2.650.000,00 Aquisição de imóveis 0,4 Total 732.531.542,47 100 11. Excluindo as Despesas com Pessoal e Encargos Sociais, os gastos efetuados pelo EFNY, correspondem a 33,75% das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no exterior. 12. Os recursos movimentados pelo Escritório Financeiro destinaram-se 4
ao pagamento das despesas autorizadas pelas diversas Unidades Gestoras Coordenadoras do Ministério em suas respectivas áreas de atuação e corresponderam às atividades da rede de Postos no exterior não interligados ao SIAFI: UGC VALOR % DSE 356.085.673,95 48,61 DAEX 232.682.187,41 31,76 CG FOME 81.599.019,06 11,14 COF 18.261.880,18 2,49 ABC 17.265.271,07 2,36 DC 10.974.478,93 1,50 DPR 6.951.626,10 0,95 DCD 3.482.121,08 0,48 DCB 2.889.415,90 0,39 DAF-II 1.243.458,59 0,17 DEC 1.002.442,81 0,14 DCT 74.908,47 0,01 IRBR 19.058,92 0,00 TOTAL 732.531.542,47 100,00 13. Com relação à Unidade 2400.55 EFNY/Posto, as despesas no exercício de 2010, totalizaram US$ 4.826.284,29 ( quatro milhões, oitocentos e vinte seis mil, duzentos e oitenta e quatro reais e vinte nove cents), equivalentes a R$ 8.041.554,88 ( oito milhões, quarenta e um mil, quinhentos e cinqüenta e quatro reais e oitenta e oito cêntimos), que correspondem a 0,37 % do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no exterior. III - RESULTADO DOS EXAMES 14. Não há ocorrência de atos de gestão relacionados aos itens 8 e 13 do anexo III da DN/TCU nº 110/2010. 15. Com base nos exames realizados na documentação comprobatória dos atos e fatos de gestão que deram origem ao presente processo e em 5
cumprimento ao disposto no Anexo III da Decisão Normativa TCU nº 110/2010, a Auditoria apresenta as seguintes observações: III.1 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas (físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados para o exercício, identificando as causas de insucessos no desempenho da ação administrativa. 16. O Escritório Financeiro, na qualidade de Unidade Gestora Executora, UG 2400.17, transfere recursos em diversos Programas de Trabalho previstos no Programa Plurianual às Embaixadas e às repartições consulares. A responsabilidade pela avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão dos recursos previstos na Lei Orçamentária Anual e registrados no SIGPLAN é das Unidades Gestoras Coordenadoras na Secretaria de Estado. 17. Durante os trabalhos realizados in loco, na Unidade Gestora, a equipe de Auditoria constatou que o Escritório Financeiro cumpriu as diversas atividades operacionais sob sua responsabilidade relacionadas no Relatório de Gestão e atingiu os objetivos e metas previstos para o exercício de 2010. Os resultados alcançados pelo Escritório Financeiro foram, em geral, satisfatórios. III.2 - Avaliação dos indicadores de gestão, pelo menos quanto à mensurabilidade e à utilidade do indicador, utilizados pelas unidades jurisdicionadas para avaliar o desempenho da gestão. 18. Não há no Relatório de Gestão informação quanto aos indicadores de avaliação da gestão. III.3 - Avaliação sobre o funcionamento do sistema de controle interno da UJ. 19. A Unidade dispõe de manual de rotina e de organograma que permite a visão de conjunto da organização e o conhecimento preciso das 6
competências dos diversos setores. Observou-se que o Escritório Financeiro obedece o princípio da segregação de funções. O EFNY possui, ainda, bons sistemas informatizados estruturados que permitem com razoável segurança o controle de recursos financeiros das contas mantidas no Banco do Brasil, agência Miami, concessão e aprovação de prestação de contas dos recursos repassados aos Postos, entre outros. Portanto, o Escritório Financeiro conta com controles adequados dos atos de gestão orçamentária, financeira e operacional. As normas internas previstas no Guia de Administração dos Postos e no Manual do Patrimônio aprovados por Portaria Ministerial são observados pela Unidade. No que tange ao controle da folha de pagamento, inclusão e exclusão de dependentes do cadastro do seguro saúde e reposição ao Erário, o controle é adequado, mas precisa ser aprimorado. 20. Com relação ao sistema de controle administrativo da Unidade referente à seleção de comprovantes de despesa, a Auditoria assinalou no Relatório Preliminar de Tomada de Contas Anual, exercício 2009, que: A Auditoria considera de bom alvitre a instituição de sorteio por parte do EFNY para realizar o exame por amostragem dos comprovantes de despesa dos Postos. Com vistas a garantir a continuidade do procedimento, deveria o EFNY propor à SERE o estabelecimento de normas para disciplinar o assunto. 21. Pelo Telegrama nº 5782, de 27.08.2010, o Escritório Financeiro solicitou à Unidade competente na SERE, que constasse do novo GAP, em fase de revisão à época, normas para disciplinar o procedimento de seleção de Postos para a apresentação de comprovantes de despesa. O GAP/2011, recém aprovado prevê que: 13.3.3 O EFNY procederá sorteio, em cada semestre, de Postos aos quais solicitará cópias de comprovantes de despesas. Os Postos deverão encaminhar os documentos solicitados no prazo máximo de 15 dias. (ver item 13.3.1). 7
22. A Auditoria considera, ainda, que carecem de definição nos normativos, os seguintes procedimentos: a) definição de data/prazo/quantidade de Postos dos quais o EFNY solicitará os comprovantes de despesa. b) obrigatoriedade de que sejam registrados em ata, a data do sorteio e a relação dos Postos selecionados para apresentação dos comprovantes de despesa. c) aplicação de penalidades aos Postos que deixam de encaminhar os documentos solicitados no prazo estabelecido no parágrafo 1.3.3.3 do GAP/11. III.4 - Avaliação, por amostragem, da regularidade dos processos licitatórios realizados por UJ, incluindo os atos relativos à dispensa e inexigibilidade de licitação, selecionados pelo Controle Interno com base nos critérios de materialidade, relevância e risco 23. Observadas as peculiaridades locais e os princípios básicos da Lei nº 8.666/93, conforme dispõe o artigo 123 do referido estatuto de licitações e contratos, o processo de compra de materiais e a contratação de serviços pelos Postos são realizados com base no Guia de Administração dos Postos 2008 (GAP- 2008), que estabelece normas sobre os processos licitatórios aplicáveis, a saber: dispensa e inexigibilidade de licitação, carta-convite, tomada de preços, concorrência e contratos. 24. Nos processos examinados, não se constataram indícios de irregularidades. 8
III.5 - Avaliação da gestão de recursos humanos, destacando, em especial, a força de trabalho existente e a observância da legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadoria, reforma e pensão. 25. Os atos relativos a admissão, remuneração, cessão, requisição, concessão de aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos, estão reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do Serviço Exterior DSE (240009), à qual compete gerenciar a política de recursos humanos do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o artigo 213 da Portaria Ministerial 212, de 30.04.08. 26. Os Postos no exterior, quando da contratação de Auxiliares Locais, devem observar o Guia de Administração dos Postos, o Decreto 1570/95, a Portaria Ministerial de 12 de setembro de 1995, entre outros normativos vigentes. O processo seletivo, bem como as contratações, somente são realizados após autorização da Secretaria de Estado. 27. Em 31 de dezembro de 2010, a força de trabalho do Posto era composta por: a) Quadro Permanente Composição do Quadro de Recursos Humanos Situação apurada em 31/12/2010 Portaria Nº 534 de 31 de agosto 2010 Regime do Ocupante do Cargo Lotação Efetiva Lotação Prevista Vagas em aberto Quadro Permanente Diplomatas 3 4 1 Oficiais de Chancelaria 10 11 1 Assistente de Chancelaria 1 1 0 Outras Categorias 1 0-1 Total 15 16 1 9
b) Contratados Locais (Decreto nº 1.570/95) Composição do Quadro de Recursos Humanos Situação apurada em 31/12/2010 Contratados Locais Lotação Efetiva Lotação Prevista Assistentes Técnicos 0 0 Auxiliares Técnicos 0 0 Auxiliares Administrativos 26 26 Auxiliares de Apoio Chancelaria 6 6 Residência 2 2 Terceirizados 0 0 Total 34 34 III.6 - Avaliação do cumprimento pela UJ das determinações e recomendações expedidas pelo TCU, pelo Órgão de CI e pela unidade de CI, quando existir na estrutura do órgão, analisando as eventuais justificativas do gestor para o descumprimento, bem como as providências adotadas em cada caso. Responsável (Posto) a) UG 2400.05 Escritório Financeiro - Unidade Gestora 28. Tendo em vista tratar-se de Unidade interligada ao SIAFI no exercício de 2010, o Tribunal de Contas da União e a Secretaria de Controle Interno não expediram recomendação/determinação específica ao Escritório Financeiro na qualidade de Posto. b) UG 240017- Escritório Financeiro Unidade Gestora Executora i) Determinações e recomendações expedidas pelo TCU. 29. No exercício de 2010, o Tribunal de Contas da União não expediu recomendação/determinação específica para o Escritório Financeiro. 10
Decisão n 426/2001 TCU Plenário 30. Item 8.3, letra f - Determinar ao MRE que encaminhe ao Tribunal por intermédio de sua Secretaria de Controle Interno, juntamente com a prestação de contas anual do Escritório Financeiro de Nova York, todos os relatórios de fiscalizações realizadas nos postos diplomáticos no exercício. 31. No exercício de 2010, a Secretaria de Controle Interno realizou Missões de Auditoria e Orientação nos Postos a seguir relacionados. Os relatórios foram anexados ao processo de contas do Escritório Financeiro. a) Embaixada em Camberra b) Embaixada em Wellington c) Embaixada em Doha d) Embaixada em Riade e) Embaixada em Teerã f) Consulado-Geral em Sidney g) Missão em Bruxelas h) Embaixada em Bruxelas ii) Recomendações expedidas pelo Controle Interno 32. As providências mencionadas no Relatório de Gestão da Unidade atendem, em parte, os objetivos das recomendações constantes do Relatório de Gestão nº 03/2010, encaminhado ao Tribunal de Contas da União pelo Ofício CISET/nº 47, de 23 de julho de 2010, bem como do relatório complementar à Tomada de Contas Anual, exercício 2009, referente às falhas constatadas nos processos de pagamento, não consignadas no Relatório de Auditoria de Gestão. 11
Constatou-se, ainda, que a Unidade implementou parcialmente as recomendações mencionadas no Relatório de Auditoria de Gestão de Acompanhamento. III.7 - Avaliação de conformidade da inscrição de Restos a Pagar no exercício de referência, nos termos do artigo 35, do Decreto 93.872/86, ou legislação que o altere. a) UG 2400.55 Escritório Financeiro - Posto 33. As despesas inscritas em Restos a Pagar correspondem efetivamente aos compromissos assumidos pela Unidade Gestora, no exercício de 2010, e guardam conformidade com o disposto no artigo 35 do Decreto nº 93.872/86. b) UG 2400.17 Escritório Financeiro - Unidade Gestora Executora 34. Não houve inscrição de recursos em Restos a Pagar. III.8 - Relação das irregularidades que resultaram em dano ou prejuízo, verificadas por meio da auditoria de gestão e suportadas por evidências devidamente caracterizadas, indicando os atos de gestão ilegais, ilegítimos ou antieconômicos, os responsáveis, o valor do débito e as medidas implementadas com vistas à correição e ao ressarcimento, conforme Quadro III.A.1, acompanhada de avaliação conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis. 35. A Auditoria não identificou irregularidade praticada pela Unidade no exercício de 2010, que tenha resultado em dano ou prejuízo. III.9 - Falhas e irregularidades constatadas que não resultaram em dano ou prejuízo e que ainda não tenham sido corrigidas pelo gestor ou cujas justificativas não tenham sido acatadas, indicando os responsáveis e fazendo constar avaliação conclusiva. 12
a) UG 2400.55 36. Na avaliação da Auditoria, as falhas constatadas nas análises feitas nos processos de pagamentos constituem questões formais ou pontuais e não resultaram em dano ao Erário. A Unidade comprometeu-se a adotar as providências necessárias para corrigir ou evitar a repetição das falhas dos achados não consignados neste relatório. A implementação das recomendações feitas à Unidade será objeto de monitoramento pelo Controle Interno, no decorrer do exercício de 2011. b) UG 240017 III.9.1 - Gestão Financeira 37. Achado 01 - Observou-se que as informações registradas nas notas de lançamento são genéricas e não permitem identificar com clareza a natureza da despesa realizada, o que contraria a recomendação constante da Decisão 407/2002 TCU Plenário: melhor identificar nas notas de lançamento, no SIAFI, a origem dos pagamentos a serem efetuados número da nota fiscal, empresa credora, origem do débito, etc. Exemplos: NOTA DE HISTÓRICO LANÇAMENTO 2010NL006750 Liquidação de despesas efetuadas Execução 2213. 2010NL006752 Liquidação de despesas efetuadas Execução 2215. 2010NL006753 Liquidação de despesas efetuadas Execução 2215. 2010NL006775 Liquidação de despesas efetuadas Execução 2216. 13
Manifestação do Gestor 38. Pelo Ofício nº 80, de 20.05.11, o Gestor apresentou as seguintes justificativas: O pagamento a que se refere a Decisão d o TCU é pertinente às UGs siafizadas. No caso do EFNY, UG 240017, as Notas de Lançamento apenas registram os repasses ou adiantamentos de recursos financeiros aos Postos não siafizados do MRE no exterior - não é feito pagamento e sim repasse de recursos. Após o repasse, cabe ao Posto especificar o número da Nota Fiscal, empresa credora e origem do débito. Cumpre esclarecer que, na Nota de Lançamento de repasse, vem especificado o número da Execução e das notas de empenho. Nas listas relativas aos empenhos, encontram-se os detalhamentos das despesas, números das autorizações de despesas e números dos telegramas que encaminham as autorizações. Comentário da Auditoria 39. As notas de lançamento, a exemplo das notas de empenho devem conter o maior detalhamento possível, de modo a possibilitar o acompanhamento da execução orçamentária e financeira, por parte das setoriais de contabilidade e orçamento, bem como pelos Controles Interno e Externo. Embora a despesa registrada na NL corresponda à concessão de adiantamentos mediante a transferência de recursos da conta geral do Escritório Financeiro para a conta dos Postos, por meio de cartas bancárias, essas informações não constam nos registros dos documentos de natureza financeira. As observações feitas nas NLs Liquidação de despesas efetuadas são genéricas, não detalham a operação realizada e não propiciam a transparência dos atos administrativos. 14
Recomendação 40. Passe a informar nas notas de lançamento, a exemplo do procedimento dos demais Postos siafizados, os dados sobre a concessão de adiantamentos aos Postos. III.9.2 - Bens Móveis 41. Achado 02 - Verificou-se que os valores registrados nas Demonstrações Financeiras de 31 de dezembro de 2010, na conta de Bens Móveis, não coincidem com os valores registrados nos Inventários dos Postos. Em cumprimento às determinações do Tribunal de Contas da União, foi criado Grupo de Trabalho cujas sugestões começaram a ser implementadas no exercício de 2010. Como resultado dos trabalhos, o EFNY procedeu à conciliação dos inventários da maioria dos Postos com os do SIAFI, mediante o somatório dos valores dos Inventários anuais e correção dos dados no SIAFI. No entanto, tal serviço, que teve como base os inventários ao final do exercício de 2009, não foi completado devido ao fato de alguns Postos não terem, ainda, encaminhado os respectivos inventários anuais. Em abril de 2011, verifica-se que nenhum novo registro contábil foi feito no SIAFI, o que significa que os números hoje disponíveis são parciais e referem-se ao exercício de 2009, quando o correto seriam os números totais do exercício de 2010. Manifestação do Gestor 42. Pelo Ofício nº 80, de 20.05.11, o Gestor apresentou as seguintes justificativas: Atendendo às recomendações constantes do Relatório de Auditoria de Gestão 11/2008, o Escritório Financeiro procedeu à recapitulação do inventário físico-financeiro dos Postos no exterior referente ao exercício de 2009. 15
No dia 28/8/10, foram informados ao SIAFI, para regularização e ajuste, os valores parciais apurados em dólares norte-americanos até aquela data. Os números referentes ao exercício de 2009 de Bens Móveis no Exterior registrados no SIAFI são parciais, considerando-se que algumas repartições consulares ainda não apresentaram Resumo por Categorias Patrimoniais (RCP) a este Escritório Financeiro até o mês de maio do corrente ano. Embora tenha sido enviada circular telegráfica 78.392, de 5/8/10, aos Postos no exterior relembrando a obrigatoriedade da remessa dos Resumos por Categorias e Termos de Encerramento dos Inventários ao EFNY, 20 (vinte) Postos ainda não enviaram suas RCPs a este Escritório Financeiro: as Embaixadas em Abdijan, Abu Dhabi, Adis Abeba, Bamako, Berlim, Bratislava, Cartum,, Colombo, Dacca, Harare, Islamabad, Mascate, Nouakchott, Pyongyang, Saint John s, São Domingos, São José, Uagadugu; o Consulado- Geral na Cidade do Cabo e o Vice-Consulado em Lethem. No que se refere aos dados de Resumos Categorias Patrimoniais do exercício de 2010, os Postos no exterior foram orientados pela Circular Telegráfica 79.438, de 22/10/10, sobre como proceder à elaboração dos Inventários Anuais, bem como informados da data de 15 de janeiro de 2011 para a remessa dos Inventários Patrimoniais para a CPAT e das RCPs e Termos de Encerramento ao EFNY. Entretanto, até a data de 16/05/2011, as Embaixadas em Abidjan, Abu dhabi, Adis Abeba, Bamako, Bissau, Bratislava, Cartum, Castries, Colombo, Dacca, Dili, Gaborone, Georgetown, Harare, Islamabad, Kiev, Manágua, Montevidéu, Nairobi, Nouakchott, Nova Delhi, Porto Príncipe, Praia, Pyongyang, Roma, Saint John s, São José, Tel-Aviv, Tripoli, Uagadugu, o Escritório de Representação em Ramalah e a Missão junto à AIEA, os Consulados no Porto e em Toronto e os Vice-consulados em Lethem, Puerto Ayacucho, Puerto Iguazu, havaim enviado ao EFNY os relatórios referentes ao ano de 2010. 16
Ademais, há Postos que - em maio do corrente exercício - estão encaminhando os telegramas de variação patrimonial relativos ao quarto semestre de 2010. Neste contexto, o Escritório Financeiro encontra-se impossibilitado de proceder à conciliação dos inventários dos Postos com os dados a serem informados no SIAFI. Pelo telegrama n. 3183/11 providências foram solicitadas no sentido de reiterar juntos aos Postos a necessidade de cumprimento dos prazos estabelecidos para o envio das informações relativas ao patrimônio. Comentário da Auditoria 43. Embora tenha sido criado Grupo de Trabalho e se iniciado o processo de registro contábil dos valores constantes nos Inventários dos Postos, para fins de conciliação com os dados do SIAFI, os dados inseridos são parciais, pois nem todos os Postos encaminharam suas informações, relativas ao exercício de 2009, para serem inseridas no sistema. 44. Portanto, no fechamento do exercício de 2010, apenas os dados do final de 2009, mesmo assim, parciais, estão inseridos no SIAFI. 45. No entendimento da equipe de Auditoria, as providências até o momento adotadas, não serviram para eliminar a impropriedade, objeto de recomendação, ao longo dos últimos 10 (dez ) anos, tanto do Controle Interno quanto do Controle Externo. 46. Pela razão acima, fica a equipe impossibilitada de certificar a correção das Demonstrações Financeiras, no que tange à conta de Bens Móveis. 17
Recomendação 47. No entendimento da Auditoria, caberia ao Ordenador de Despesas da UG, na qualidade de responsável pelos registros contábeis, verificar se as medidas, até então implementadas, estão efetivamente de acordo com as conclusões do Grupo de Trabalho, e, se for o caso, propor a adoção de novas medidas que, de fato, possibilitem que os registros contábeis possam vir a ser certificados pelos controles. III.9.3 - Convênios 48. Achado 03 - Na Auditoria de Acompanhamento do exercício de 2010, os auditores relataram o seguinte: No exercício de 2007, a Embaixada em Montevidéu e a Universidade do Uruguai assinaram o convênio SIAFI nº 593401, no valor de US$ 10.000,00, com vigência até 31/12/2007. Após análise dos registros no SIAFI, a Auditoria verificou que a referida prestação de contas está pendente de comprovação e aprovação, respectivamente pela convenente e pelo chefe do Posto. 49. O Escritório Financeiro, por meio dos Tels. nºs 4278/2008, 6857/2008, 3585/2009 e 5437/2009, solicitou que aquela Embaixada informasse sobre a aprovação da prestação de contas referente à utilização dos recursos transferidos àquela Universidade. Em 11/09/2009, por meio do tel. nº 5437, o EFNY informou que estava recebendo pelo SIAFI, desde 04/09/2009, mensagem da Secretaria do Tesouro Nacional, segundo a qual: A transferência voluntária relacionada abaixo está pendente de comprovação por mais de 180 dias além do prazo normal previsto. Em conseqüência, essa UG deve providenciar o respectivo registro de inadimplência, conforme determinação do TCU (Acórdão 1477/2009). Transferência voluntária Nr. SIAFI 593401. Pelos Tels 784/2009, 816/2009 e 18
1074/2009, dentre várias justificativas, o Posto concluiu que não seria possível aprovar a prestação de contas do Convênio, permanecendo inadimplente a Universidade. Pelo Tel. nº 2008/2010, o EFNY comunicou ao Posto o registro de inadimplência do Convênio no SIAFI. 50. A Auditoria observa que a inscrição de inadimplência do instrumento de convênio caracteriza descumprimento da cláusula nona do instrumento e constitui fator restritivo a novas transferências de recursos financeiros oriundos do Orçamento Fiscal e da Seguridade Social da União, nos termos do inciso IV, artigo 6º da Portaria Interministerial nº 127, de 29 de maio de 2008. 51. Para regularizar tal pendência, o Departamento Cultural deverá solicitar à Embaixada em Montevidéu que efetue gestão junto à Universidade do Uruguai no sentido de declarar formalmente os motivos que a impedem da apresentação da prestação de contas do convênio, impossibilitando o cumprimento pactuado na Cláusula Nona do instrumento do convênio. 52. O Escritório Financeiro, em resposta ao Ofício/CISET nº 27, de 22/12/2010, assim se manifestou: Itens 101, 102, 103 e 104 Embora necessário o pedido do Departamento Cultural a Embaixada em Montevidéu no sentido de insistir junto á Universidade da República que declare "formalmente os motivos que a impedem da apresentação da prestação de contas do convênio", de acordo com as informações prestadas por aquela Embaixada, será difícil obter alguma manifestaçdo da referida Universidade, mesmo porque a situação oficial da mesma impede maiores pressões do Posto. 53. Ressalte-se que prestar contas é dever constitucional de todo aquele que utiliza, arrecada, guarda, gerencia ou administra recursos públicos, conforme 19
definido no art. 70, parágrafo único, da Constituição Federal e também previsto no art. 93 do Decreto Lei 200/1967, artigo 8º da Lei 8.443/1992, artigos nºs 66 e 145 do Decreto 93.872/1986, além dos normativos aplicáveis à transferência ora em exame. 54. Assinale-se, ainda, que não há como afastar o fato concreto da ausência de prestação de contas no montante de US$ 10.000,00, recebido por aquela Universidade. Portanto, para regularizar tal pendência, a Auditoria recomenda que o Departamento Cultural e a Embaixada em Montevidéu se coordenem para solicitar da Universidade da República declaração formal dos motivos que a impedem de apresentar a prestação de contas do valor recebido para execução do objeto pactuado no instrumento de convênio. 55. Caso o Departamento Cultural e a Embaixada em Montevidéu considerem exauridas todas as providências cabíveis para regularização da pendência, ou a reposição do dano, a Auditoria não vislumbra outra alternativa senão a de recomendar à autoridade competente, sob pena de responsabilidade solidária, mandar proceder à instauração da Tomada de Contas Especial, com posterior encaminhamento do processo à unidade setorial de contabilidade para os devidos registros de sua competência, nos termos do artigo 60, parágrafo 2º da Portaria Interministerial nº 127/2008. III.9.4- Prestação de contas 9.4..1- Recursos Pendentes de Prestação de Contas 56. Achado 04 - À luz do disposto nos parágrafos 13.8 e 13.9 do GAP, as prestações de contas serão remetidas ao EFNY, para análise, no máximo até quinze dias após encerrado o semestre e também 15 dias após a data de partida 20
definitiva do titular quando da remoção do Chefe do Posto. Entretanto, não obstante as reiteradas comunicações feitas às Unidades Gestoras Responsáveis quanto à obrigatoriedade do dever de prestar contas. 57. A omissão no dever de prestar contas dos responsáveis pela gestão dos recursos repassados ao Postos, na forma de adiantamentos, tem sido objeto de constantes ressalvas nos Relatórios de Auditoria de Gestão dos exercícios anteriores. Os Postos a seguir relacionados não haviam encaminhado, até 30.06.2011, os processos de prestações de contas ao Escritório Financeiro. Exercícios 2006 a 2009 Posto RPPC 2006 REA 2007 RPPC 2007 REA 2008 RPPC 2008 RP 2009 REA 2009 RPPC 2009 TOTAL Ancara Emb. (*) 3.247,40 2.822,38 3.700,52 4.212,00 13.982,30 Harare Emb. (*) 10.460,00 20.149,20 189.751,07 2.999,30 223.359,57 Puerto Ayacucho V.C. 44,34 1.740,00 2.710,00 4.494,34 (**) Puerto Soares V.C. (****) 113,74 113,74 Astana Emb. (****) 3.084,00 38.302,09 41.386,09 Cartum Emb. (***) 2.137,55 408,43 1.728,03 4.274,01 Georgetown Emb. (**) 1.297,92 9.205,28 34.077,82 35.974,63 80.555,65 Kingston Emb. (***) 568,11 9.221,17 9.789,28 Guayaramerin V.C. (***) 10.841,06 59.549,97 70.391,03 Abu Dhabi Emb. (****) 5.882,92 3.455,50 856.581,63 865.920,05 Pyongyang Emb. (****). 5.300,00 315.497,84 320.797,84 Bamako Emb. (***) 4.278,58 742.197,95 746.476,53 Maputo Emb. (***) 40.000,00 7.113,03 47.113,03 São Domingos (****) 250,34 250,34 S. George's Emb. (****) 320,00 320,00 TOTAL 13.707,40 2.866,72 30.937,30 9.221,17 252.719,93 11.182,92 85.599,93 2.022.988,43 2.429.223,80 ( * ) Processo de Tomada de Contas Especial em fase final (**) Tomada de Contas Especial em andamento (***)Em andamento adoção de providências para instauração de Tomada de Contas Especial. (****) Postos notificados pelo EFNY e pela CISET para solucionarem pendências, sob pena de início de processo de Tomada de Contas Especial b) Exercícios 2010 21
POSTO EXERCÍCIO 2010 POSTO EXERCÍCIO 2010 REA/2010 RPPC/2010 REA/2010 RPPC/2010 1 Abidjan Bem. 79.144,02 242.157,42 48 Lusaca Emb. 28.443,71 2 Abu Dhabi Emb. 1.030.914,37 49 Malabo Emb. 22.150,00 3 Adis Abeba Emb. 11.458,84 50 Maputo Emb. 540.239,78 4 Assunção Emb. 7.000,00 51 Milão C.G. 5.604,83 5 Astana Emb. 3.040,16 52 Montreal - Icao Del. 163.579,46 6 Atenas Emb. 1.742,39 53 Mumbai C.G. 21.069,69 7 Atlanta C.G. 737.456,02 54 Mendoza C.G. 10.818,07 8 Bamako Bem. 841.899,23 55 Montevidéu Emb. 4.356,00 9 Bangkok Emb. 3.044,20 56 Montevidéu-Aladi Del. 22.772,16 10 Basse-Terre Emb. 22.978,51 53.341,76 57 Nairobi Emb. 4.242,38 11 Beirute Emb. 402.977,51 58 Nouakchott Emb. 23.812,32 191.760,06 12 Beirute C.G. 572,00 59 Nassau Emb. 2.322,50 13 Berlim Emb. 16.800,00 60 Nicósia Emb. 64.168,57 14 Bissau Emb. 32.749,01 117.211,37 61 Ottawa Emb. 18.271,24 2.274,48 15 Bogota Emb. 8.534,98 62 Paris Del. - Unesco 70.112,11 15 Brazzaville Emb. 46.123,59 63 Paris C.G. 119,16 17 Bruxelas Emb. 6.704,65 64 Paris Emb. 259.841,25 18 Cantão C.G. 43,98 65 Pedro J. Caballero Cons. 13.500,00 19 Castries Bem. 661,83 66 Pequim Emb. 2.669,00 20 Cartum Emb. 2.777,23 190.062,50 67 Porto Principe Emb. 320.625,37 233.296,17 21 Ciudad Del Este C.G. 19.305,09 68 Praga Emb. 86.129,88 22 Cobija Cg. 722,73 4.433,33 69 Praia Emb. 2.434,38 7.410,96 23 Cochabamba Cg. 6.690,64 415,01 70 Puerto Ayacucho V.C. 3.029,54 15.411,62 24 Cingapura Emb. 458.271,67 71 Pyongyang Emb. 421.442,08 25 Dacar Emb. 168.057,70 72 Quito Emb. 12.085,00 23.186,99 26 Dacca Emb. 3.800,00 57.187,14 73 Ramalá E..De Representação 1.000.000,00 6.181,68 27 Dar-Es-Salaam Emb. 1.182,93 74 Roma C.G. 10.000,00 260,00 28 Encarnacion V.C. 2.008,60 75 Roma Emb. 2.603,23 29 Genebra C.G. 12.736,00 76 Roma Emb. - Fao 500.000,00 30 Georgetown Emb. 64.483,33 9.599,12 77 Riade Emb. 16.420,51 31 Guatemala Emb. 441,56 83.541,09 78 Rivera Cons. 0,19 32 Guayaramerin C. 3.492,20 79 Saint George's Emb. 18.116,40 33 Haia Emb. 7.350,00 80 Saint John's Emb. 81.919,19 34 Hanoi Emb. 798,73 81 São José Emb. 1.600,00 35 Hamamatsu C.G. 11.544,32 82 Salto Del Guairá V.C. 451,00 36 Havana Bem. 12.245,09 83 Sta. Elena De Uairen V.C. 3.311,14 37 Ierevan Emb. 1.226,85 84 Tel-Aviv Emb. 24.061,92 970.180,93 38 Islamabad Emb. 20.764,69 85 Tripoli Emb. 15.052,45 40 Kiev Emb. 7.709,09 369.862,53 86 Tunis Emb. 5.000,00 41 Kinshasa Emb. 850,00 87 Uagadugu Emb. 257.585,48 42 Lisboa C.G. 114.017,02 88 Varsóvia Emb. 22,65 43 Lomé Emb. 810,04 89 Viena Aiea - Missão 21.563,79 383.251,29 44 Lagos C.G. 2.288,79 90 Viena Emb. 6.127,50 45 Los Angeles C.G. 333,63 91 Windhoek Emb. 300,00 46 Lisboa C.G. 177.144,65 92 Washington C.G. 619.602,04 47 Luanda Bem. 28.665,00 11.742,10 TOTAL 1.013.683,92 4.509.432,32 TOTAL 1.656.120,40 4.884.669,75 M. R. E. 22
58. Conforme demonstrado nos quadros acima, em 30 de junho de 2011, os recursos pendentes de prestação de contas importam em US$ 14.492.766,11, cujos responsáveis estão identificados no quadro anexo do relatório. 9.4.2 - Prestação de Contas com Impropriedades 59. Achado 05 - Ademais dos Postos inadimplentes quanto ao envio das Prestações de Contas, verifica-se também, conforme relacionados no quadro abaixo, Postos que estão inadimplentes por não responderem às consultas feitas pelo EFNY, derivadas das análises efetuadas sobre as prestações de contas recebidas: Posto Postos inadimplentes pela não apresentação de justificativa às ressalvas feitas pelo EFNY há mais de 30 DIAS Ano 2006 2007 2008 2009 2010 TOTAL Puerto Ayacucho VC (**) 2.620,26 10.751,47 13.371,73 Astana Emb. 22.055,88 97.707,96 394.093,11 181.858,58 695.715,53 Georgetown (**) 0,00 105.502,10 105.502,10 Guayramerin VC (***) 0,00 15.202,00 15.202,00 Uagadugu Emb. 131.026,46 131.026,46 Lethem VC 23.210,47 23.210,47 Tegucigalpa Emb. 23.700,00 23.700,00 TOTAL 22.055,88 100.328,22 645.823,67 228.769,05 10.751,47 1.007.728,29 (**) Tomada de Contas Especial em andamento (***)Em andamento adoção de providências para instauração de Tomada de Contas Especial. 23
60. No entendimento da Auditoria, deveria ser definido pela Chefia da Casa rotinas e responsáveis, procedimento que já foi informado ao Tribunal de Contas da União, para implementação de medidas tempestivas tão logo os Postos se enquadrem em uma das duas situações de mora previstas no Guia de Administração dos Postos, quais sejam: Não Prestação de Contas nas datas definidas no GAP e/ou ausência de respostas há mais de 30 dias, às ressalvas feitas pelo Escritório Financeiro. 9.4.3 - Prestação de Contas Comprovantes de despesa 61. Em cumprimento à determinação do Tribunal de Contas da União, constante da Decisão nº 274/2000, e à luz do disposto no artigo 6, IX, da Portaria de 3 novembro de 1995 e do parágrafo 13.34 do GAP/2008, o Escritório Financeiro selecionou 60 (sessenta) representações diplomáticas e consulares e solicitou-lhes o envio de cópias de comprovantes de despesas das dotações correspondentes ao primeiro e segundo semestres de 2009. 62. Os quadros a seguir demonstram os recursos geridos pelos Postos selecionados no exercício de 2009, o valor dos comprovantes e o percentual dos recursos que serão objeto de exame. 24
a) Comprovantes do 1º semestre de 2009: Valores em dólares POSTOS *RECURSOS GERIDOS 01.01.2009 A 30.06.2009 COMPROVANTES DE DESPESA 1º SEMESTRE/2009 PERCENTUAIS DOCUMENTOS ANALISADOS EMBAIXADAS 1 Amã 734.281,20 91.000,00 12,39% 2 Atenas 1.715.015,39 116.400,00 6,79% 3 Beirute 1.317.086,11 83.000,00 6,30% 4 Copenhague 2.264.862,83 137.300,00 6,09% 5 Díli 972.983,15 97.500,00 10,02% 6 Havana 811.764,29 80.200,00 9,88% 7 Islamabade 865.784,36 44.000,00 5,08% 8 La Paz 2.919.801,79 88.000,00 3,01% 9 Libreville 496.522,59 74.300,00 14,96% 10 Lisboa 4.604.255,15 143.000,00 3,11% 11 Liubliana 933.926,76 80.300,00 8,60% 12 Madri 2.808.307,65 146.800,00 5,23% 13 Maputo 1.405.567,51 61.200,00 4,35% 14 Paris 6.855.301,59 227.400,00 3,32% 15 Pequim 2.404.146,12 338.000,00 14,06% 16 *Porto Príncipe 1.481.499,66 0,00 0,00% 17 São Domingos 1.007.976,63 168.300,00 16,70% 18 Tegucigalpa 371.073,78 25.300,00 6,82% 19 Viena 1.911.052,98 98.300,00 5,14% 20 Washington 11.221.034,98 287.957,45 2,57% DELEGAÇÕES 21 Braseuropa 2.164.295,57 130.000,00 0,06% 22 Delbrasgen 4.130.382,78 150.500,00 3,64% CONSULADOS-GERAIS 23 Assunção 639.301,32 30.300,00 4,74% 24 Córdoba 963.112,68 41.200,00 4,28% 25 Frankfurt 1.504.545,73 66.500,00 4,42% 26 México 968.542,72 111.500,00 11,51% VICE-CONSULADOS 27 Encarnación 156.686,88 7.700,00 4,91% 28 Iquitos 93.517,01 10.300,00 11,01% 29 Puerto Suárez 78.946,52 5.200,00 6,59% 30 Rio Branco 112.742,79 9.500,00 8,43% *Dados extraídos do sistema EXOR. **Dados extraídos de relatório fornecido pela Unidade. 25
b) Comprovantes de despesa referente ao 2 semestre de 2009 valores em dólares POSTOS *RECURSOS GERIDOS 01.01.2009 A 31.12.2009 **COMPROVANTES DE DESPESA 1º SEMESTRE/2009 PERCENTUAIS DOCUMENTOS ANALISADOS 1 ***Abu Dhabi 895.731,23 0 0,00% 2 Assunção 2.754.692,97 201.200,00 7,30% 3 Astana 743.405,67 122.100,00 16,42% 4 Bagdá 1.463.994,28 540.600,00 36,93% 5 Berna 1.533.345,37 99.800,00 6,51% 6 Brazzaville 545.651,04 210.000,00 38,49% 7 Bridgetown 583.129,91 171.800,00 29,46% 8 Bucareste 693.703,18 71.500,00 10,31% 9 Hanói 782.705,14 203.000,00 25,94% 10 Helsinque 1.133.692,77 266.000,00 23,46% 11 Kiev 802.322,51 232.000,00 28,92% 12 Lima 2.094.805,01 149.300,00 7,13% 13 Montevidéu 2.219.304,92 119.000,00 5,36% 14 Nairóbi 970.797,21 301.700,00 31,08% 15 Nassau 560.189,06 134.239,80 23,96% 16 Port-Of-Spain 607.438,59 100.200,00 16,50% 17 Praga 1.191.218,15 162.500,00 13,64% 18 Praia 1.503.816,54 96.000,00 6,38% 19 Riade 934.540,73 202.100,00 21,63% 20 Saint Georges 458.822,96 0,00% 21 Vaticano 1.852.502,79 217.600,00 11,75% 22 Zagreb 773.753,02 51.000,00 6,59% DELEGAÇÕES 23 Rebrasdesarm 1.029.859,04 65.200,00 6,33% CONSULADOS- GERAIS 24 Atlanta 1.637.346,87 140.545,16 8,58% 25 Hong Kong 1.273.339,17 147.300,00 11,57% 26 Paris 3.043.811,53 567.800,00 18,65% 27 Washington 2.525.291,79 244.092,21 9,67% CONSULADOS 28 Chuí 129.317,25 24.400,00 18,87% VICE CONSULADOS 29 Cobija 167.087,82 66.900,00 40,04% 30 Concepción 113.996,13 29.200,00 25,61% *Dados extraídos do sistema EXOR. **Dados extraídos de relatório fornecido pela Unidade. 26
PERCENTUAL DE DOCUMENTOS ANALISADOS 1º SEMESTRE 2.950.957,45 ; 5% Recursos Geridos Recursos Analisados 55.750.022,95 ; 95% PERCENTUAL DE DOCUMENTOS ANALISADOS 2º SEMESTRE 4.937.077,17 ; 12% Recursos Geridos Recursos Analisados 35.019.612,65 ; 88% 27
63 Achado 05 - Até o encerramento dos trabalhos de auditoria, o EFNY não havia solicitado os comprovantes de despesa da Embaixada em Saint George s. Ressalte-se que a solicitação tempestiva de documentos comprobatórios individuais de algumas despesas relacionadas nas prestações de contas e de significativa materialidade visa a aumentar a expectativa de controle e a corrigir a tempo eventuais impropriedades. Manifestação do Gestor 64. Pelo Ofício nº 80, de 20.05.11, o Gestor apresentou as seguintes justificativas: Conforme já foi observado em relação a Relatórios de Gestão anteriores, o Escritório Financeiro não dispõe de pessoal suficiente para realizar o tipo de análise que vem fazendo dentro de um prazo exíguo, que seria considerado ótimo para obter a correção imediata de eventuais impropriedades e a impugnação de despesas consideradas ilegítimas. Enquanto a sistemática de prestação de contas não sofrer modificações a serem determinadas pela Secretaria de Estado, os atrasos na análise das prestações de contas continuarão a ocorrer. Embora tenham sido realocados dois novos funcionários para o setor, a peculiaridade do serviço a ser realizado exige treinamento prolongado, não sendo realista imaginar que os dois novos analistas possam produzir a curto prazo a mesma quantidade de trabalho de seus colegas com mais experiência. O telegrama 3263/11 encaminhou a solicitação do envio dos recibos à Brasemb Saint Goerge s. Comentário da Auditoria 65. A Auditoria entende que assiste razão ao Gestor. Entretanto, a análise de comprovantes de despesa, mesmo por amostragem, tem se revelado a forma mais adequada de controle. 28
66. Cumpre registrar que a modernização do processo de prestação de contas foi objeto de observações no Relatório de Auditoria de Acompanhamento, exercício 2010. Transcreve-se a seguir o teor do Memo CISET/nº 133/11, encaminhado à Coordenação-Geral de Modernização Administrativa: 67. Na auditoria de Acompanhamento de Gestão do Escritório Financeiro em Nova York, relativa a 2010, foram feitas as seguintes observações com relação à modernização do processo de prestação de contas: parágrafo 118 - Permanece inalterada a sistemática de apresentação e envio de prestações de contas ao Escritório Financeiro. É significativo o volume de papéis que se encontram nas mesas dos funcionários responsáveis pela análise e aprovação de prestações de contas. Ademais, a conferência de cálculos de valores registrados em prestações de contas relativas ao pagamento de salários, obrigações previdenciárias, entre outros, exige a redigitação dos valores em planilhas eletrônicas, por parte dos analistas responsáveis pelo exame da aplicação dos recursos. Ressalte-se, ainda, que é grande o quantitativo de processos conservados em arquivo para posterior eliminação, implicando despesas elevadas com aluguel de espaço para armazenagem. parágrafo 119 - Tendo em vista a urgência de promover a celeridade de envio e exame dos processos de prestações de contas, a Administração não pode postergar a modernização dos procedimentos internos relativos à apresentação do processo de prestação de contas e a implementação das alterações necessárias no Sistema de Administração dos Postos ADMP, de modo a permitir o envio, de forma ágil e econômica, da transmissão das informações relativas ao encaminhamento e ao exame de processos de prestação de contas ao Escritório Financeiro. A esse respeito, a Auditoria assinalou, no Relatório de Acompanhamento da Gestão, exercício 2007, que o processamento das prestações de contas envolve a análise de grande volume de papéis e que a 29
transmissão eletrônica das informações contidas nos processos, com recurso à certificação digital, implicaria significativa redução de custos operacionais e financeiros com a remessa dos processos de prestação de contas dos Postos para o EFNY e conferiria maior celeridade e confiabilidade ao processo de transferência de recursos. 2. Em resposta ao Ofício CISET, de 22.12.2010, o Escritório Financeiro, assim se manifestou: A demanda pelo desenvolvimento de novo sistema de Administração Financeira dos Postos é impostergável já que a quantidade de prestações de contas vem aumentando anualmente pela criação, seja de novos códigos, seja de novos Postos. O novo sistema deverá ser pensado, cada vez mais, para Postos menores que não dispõem de funcionários com conhecimento técnicos do assunto, já que os Postos maiores vêm sendo progressivamente vinculados ao SIAFI. Considerando que nos termos artigo 162, inciso IV, da Portaria N 212, de 30 de abril de 2008, que aprova o Regimento Interno da Secretaria de Estado (RISE) compete à CMOR propor, acompanhar e avaliar programas e projetos de organização e modernização da estrutura e dos métodos de trabalho do MRE, muito agradeceria informar a esta Secretaria, com a brevidade possível, as medidas adotadas para a modernização do sistema de prestação de contas, por parte dos Postos não interligados ao SIAFI. 68. O assunto também foi submetido à apreciação do Departamento de Comunicações e Documentação, unidade gestora responsável pela coordenação das atividades relacionadas com tecnologia da informação, no âmbito do MRE. Pelo Despacho ao Memo CISET/nº 133/2011, o DCD informou que: (..) o SIGEF que visa a automatizar o processo completo de trânsito de informações financeiras entre ao atores do sistema, a saber, a SERE 30
(Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças e Unidades Gestoras), o Escritório Financeiro, em Nova York e os Postos. Em julho de 2010, foi lançada a primeira fase do projeto, que tratava exclusivamente do envio de autorizações de despesa. Hoje, encontra-se em desenvolvimento uma nova etapa, pertinente à integração entre o SIGEF e os sistemas do EFNY. (..) o SIGEF permitirá, entre outras, a possibilidade de também propiciar a prestação de contas das repartições brasileiras no exterior que não fazem parte do Sistema Integrado de Administração Financeira SIAFI, em substituição ao Sistema de Administração dos Postos ADMP (..). III.10 - Avaliação individualizada e conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis sobre as irregularidades constantes do relatório de auditoria de gestão. 69. As observações feitas nos parágrafos 39, 43, 57, 60 e 65 contemplam a avaliação sobre as justificativas apresentadas pelo Gestor. III.11 - Avaliação objetiva sobre o cumprimento das obrigações estabelecidas na Lei nº 8.730/1993 pela UJ, relacionadas à entrega e ao tratamento das declarações de bens e rendas, destacando os controles existentes na UJ para garantir que as autoridades e servidores públicos alcançados pela referida norma estejam cumprindo as exigências legais previstas. 70. A Unidade fez entrega ao Departamento do Serviço Exterior das declarações de bens e renda. III.12 - Avaliação objetiva acerca da aderência da UJ em relação à adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, bem como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados, em observância, respectivamente, à Instrução Normativa nº 1/2010 e a Portaria nº 2/2010, ambas da Secretaria de Logística e Tecnologia 31
da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e ao Decreto nº 5.940/2006. 71. Por tratar-se de Unidade situada no exterior, os critérios de sustentabilidade ambiental observados, no momento das compras e/ou contratação de serviços, são aqueles definidos na legislação do país. III.13 - Avaliação objetiva sobre a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, classificado como Bens de Uso Especial, de propriedade da União ou locado de terceiros, principalmente quanto ao estado de conservação, valor do imóvel, despesas efetuadas com a manutenção, inserção e atualização das informações no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União SPIUnet, quando de uso obrigatório pela UJ. 72. Os imóveis destinados a abrigar a Chancelaria e a Residência são alugados. As despesas com os alugueis e condomínios incluem a manutenção e conservação dos imóveis. III.14 - Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ, destacando o planejamento existente, o perfil dos recursos humanos envolvidos, os procedimentos para salvaguarda da informação, a capacidade para o desenvolvimento e produção de sistemas e os procedimentos para a contratação e gestão de bens e serviços de TI 73. A UJ não pratica ato de gestão autônoma de Tecnologia da Informação. As aquisições e contratações no âmbito da UJ, bem como o desenvolvimento de sistemas devem seguir as diretrizes traçadas pela CGPLAN - Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo do Departamento de Comunicações e Documentação (DCD), Unidade Gestora na Secretaria de Estado responsável pelo Plano Diretor de Informática (PDI). O Escritório Financeiro dispõe de 3 (três) contratados locais que são responsáveis pelo desenvolvimento e manutenção dos sistemas utilizados pelo Escritório Financeiro (APEX, EDEX, EXOR, entre outros). 32
IV - CONCLUSÃO 74. Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o presente processo, concluímos pela REGULARIDADE COM RESSALVA do processo de contas da Unidade Gestora. Brasília-DF, em 25 de julho de 2011. (Luiz Carlos Santhiago Fontes) Analista de Finanças e Controle Matrícula SIAPE 11017686 (Susana Marques da Silva) Analista de Finanças e Controle Matrícula SIAPE 6092453 (Maria Joselina da Costa Analista de Finanças e Controle Matrícula SIAPE 924520 (Vanda Lúcia Marques de Freitas) Técnico de Finanças e Controle Matrícula SIAPE - 93445 33