Plano de atividades 2015
Índice 01 introdução... 4 nota introdutória 4 02 enquadramento... 7 2.1 enquadramento e atribuições 7 2.2 missão, visão e valores 12 2.3 estrutura organizativa 13 2.4 principais clientes, serviços e parceiros 15 2.5 processo de planeamento estratégico 22 03 objetivos e planeamento de atividades... 25 3.1 objetivos estratégicos e QUAR 25 3.2 objetivos operacionais 28 3.3 objetivos e planeamento de atividades 28 Objetivo Estratégico OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados 33 Objetivo estratégico OE2. Redução da despesa pública 35 Objetivo estratégico OE3. Excelência operacional e qualidade do serviço 36 Objetivo estratégico OE4. Capacidades e competências críticas 38 04 recursos financeiros e pessoas... 40 4.1 recursos financeiros 40 4.2 pessoas 41 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 2
01 introdução espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 3
01 introdução nota introdutória A criação da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap) foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, tendo assumido a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática (II), Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. (ANCP). O ano de 2013 foi, para a espap, o primeiro ano integral de atividade da organização. Um ano de pleno e intenso desafio, com exigência e complexidade acrescidas, durante o qual se deu continuidade ao esforço e ação de consolidação de uma nova organização e de uma nova cultura, iniciados desde a criação formal da espap em junho de 2012, e que em muito transcendeu a publicação da respetiva orgânica e estatutos. O processo de criação de uma nova organização é, em si mesmo, sempre exigente. No caso da espap, assumiu especial complexidade e desafio, pelas particularidades decorrentes da fusão de três organismos jurídica, cultural e operacionalmente heterogéneos, e sobretudo quando assegurado em simultâneo com a continuidade (e melhoria) da prestação de serviço e expansão da atividade, como foi claramente o nosso caso. Em 2014, a espap assumiu uma nova direção, com a nomeação do atual Conselho Diretivo, a partir de maio. Neste contexto, foi dado ênfase na continuidade da consolidação da nova organização, que ganhou sentido, cultura e identidade próprias, e na concretização de projetos e iniciativas em todas as áreas de atividade da espap. Este foi um ano de consolidação e de reflexão acerca das linhas estratégicas orientadoras para o futuro dos serviços partilhados na Administração Pública. Neste sentido, as diferentes áreas de negócio da espap desenvolveram um trabalho intensivo para a elaboração do Plano Estratégico dos Serviços Partilhados da Administração Pública (PESPAP), para os próximos três anos, em colaboração com uma consultora de reconhecido mérito nesta temática. Este trabalho envolveu todas as áreas da espap e foi apresentado aos colaboradores na reunião geral interna. Beneficiou, também, da participação e contribuição dos diferentes stakeholders do negócio. A espap acredita que a implementação do PESPAP irá promover a eficiência, poupança e transparência na utilização dos recursos do Estado. A espap promoveu, ainda, uma série de dinâmicas colaborativas que colocaram em discussão os principais temas para o desenvolvimento e implementação de uma estratégia de Serviços Partilhados na Administração Pública. Estas iniciativas culminaram com a realização da Conferência Anual de Serviços Partilhados e Compras Públicas, que juntou cerca de 1200 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 4
participantes provenientes do setor público e privado, num evento de referência para reflexão e discussão sobre a importância do papel instrumental dos Serviços Partilhados para a concretização da reforma do Estado. Assim, o ano de 2015 marcará o início da implementação do Plano Estratégico dos Serviços Partilhados da Administração Pública (PESPAP), em que a espap, colaborando com os diferentes stakeholders, assume um papel orquestrador do roadmap para a dinamização dos Serviços Partilhados na Administração Pública. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 5
02 enquadramento espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 6
02 enquadramento 2.1 enquadramento e atribuições enquadramento No âmbito do Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC), foram implementadas diversas medidas com vista à racional e eficiente utilização de recursos públicos, bem como à redução da despesa pública, nas quais se inseriu a criação da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap). A espap, cuja criação foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, assumiu a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática (II), Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. (ANCP), extintos por fusão. A fusão das atribuições do II, da GeRAP e da ANCP, na espap, teve como objetivo refundar e melhorar o desempenho das funções ligadas ao desenvolvimento e à gestão dos serviços partilhados na Administração Pública, agilizando a adoção de soluções e modelos de operação comuns e mais eficientes, nomeadamente nas áreas de gestão de recursos financeiros, humanos e de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), potenciando sinergias das valências até aqui dispersas pelas três entidades. A criação da espap, integrada na administração indireta do Estado, mantém o propósito de extensão do modelo de serviços partilhados a toda a Administração Pública, procurando assim uma alocação mais eficiente dos recursos existentes, bem como melhorias no plano da eficácia. A prestação de serviços partilhados tem como objetivo permitir a redução de custos de funcionamento e a criação de oportunidades de melhoria, traduzidas, entre outras, no aproveitamento de soluções e capacidades de uso comum, na redução de esforço administrativo promovida pela uniformização, integração e automatização de processos, na disponibilização de ferramentas adequadas ao processo de tomada de decisão e na partilha de informação com as entidades da Administração Pública que dela necessitam, no âmbito das suas atribuições. A aposta na prestação de serviços partilhados constitui também uma resposta ao compromisso assumido no âmbito do Programa de Assistência Económica e Financeira (PAEF), acordado com o Fundo Monetário Internacional (FMI), a Comissão Europeia (CE) e o Banco Central Europeu (BCE), de modo a reforçar a racionalidade da atuação pública e reduzir a despesa, contribuindo para o equilíbrio das contas públicas. Na área das TIC, promove-se a utilização das capacidades existentes como instrumentos de dinamização e suporte à prestação de serviços partilhados e à promoção da reutilização e partilha de recursos comuns. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 7
A espap assumiu ainda as funções de entidade gestora do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) definido no Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro, bem como do Parque de Veículos do Estado (PVE), sucedendo à ANCP. Esta transição de atribuições não implica qualquer alteração ao regime disciplinador do SNCP, da contratação pública e do PVE, nem prejudica a sua revisão (atualmente em curso, em ambos os casos, atendendo às oportunidades de melhoria identificadas). Fig. 1 Criação da espap Fusão GeRAP, ANCP e II A espap é um instituto público de regime especial, integrado na administração indireta do Estado, dotado de autonomia administrativa e financeira e de património próprio, prosseguindo as atribuições do Ministério das Finanças, sob superintendência e tutela do respetivo ministro. A entidade rege-se pelo disposto no Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, que originou a sua criação, e pela Portaria n.º 275/2012, de 10 de setembro, que aprova os seus estatutos. atribuições A espap tem por missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de Compras Públicas e assegurar a gestão do Parque de Veículos do Estado, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas de TIC do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos. São atribuições da espap: A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão orçamental e de recursos financeiros, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo: Contabilidade orçamental, através da gestão, monitorização e controlo do orçamento e respetiva execução orçamental; Contabilidade geral, incluindo a produção dos diferentes mapas e peças contabilísticas; Contas a receber, através do registo da faturação de recebimentos de clientes; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 8
Contas a pagar, através da contabilização e registo de faturas de fornecedores e respetivos pagamentos; Tesouraria, através da gestão de dados de bancos, contas bancárias, emissão de meios de pagamento e respetiva reconciliação bancária; Imobilizado, através do registo e controlo contabilístico dos ativos fixos e imobilizado em curso, disponibilizando informação sobre transações de imobilizado e amortizações efetuadas; Gestão de contratos, através do registo e monitorização da informação relativa a contratos; Contabilidade analítica, através do registo das operações relevantes; Gestão da aquisição de bens e serviços, através do registo e monitorização da componente de aprovisionamentos; Gestão de existências em armazém, através do registo e monitorização dos movimentos de armazém; Vendas e distribuição, através do registo e monitorização do processo. A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão de recursos humanos, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo: Planeamento de necessidades de pessoal; Criação, caracterização e alteração de postos de trabalho; Orçamentação de despesas com pessoal; Recrutamento e seleção de pessoal; Constituição, alteração e cessação das relações jurídicas de emprego; Registo e atualização de dados profissionais e pessoais necessários para a gestão dos recursos humanos; Mobilidade de trabalhadores; Assiduidade e trabalho extraordinário; Deslocações em serviço; Processamento de abonos e descontos; Proteção social e sistemas ou subsistemas de saúde; Formação profissional; Avaliação do desempenho de trabalhadores e serviços; Informação, operacional e analítica, de apoio à gestão, incluindo mapas legais obrigatórios. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 9
No âmbito das compras públicas: Negociar e celebrar acordos quadro ou outros contratos públicos de obras e de fornecimento de bens ou de serviços destinados às entidades públicas adjudicantes compradoras; Acompanhar e apoiar as Unidades Ministeriais de Compras (UMC) nas negociações dos contratos públicos a celebrar a nível ministerial; Agregar e tratar a informação relativa às compras públicas; Definir, desenvolver e implementar estratégias de compra e negociação para as aquisições centralizadas, preservando e incrementando os níveis de concorrência nos respetivos setores de atividade; Elaborar propostas de legislação, de procedimentos e de adoção de sistemas de informação de suporte relacionados com as compras públicas; Apoiar o membro do Governo da tutela na definição de políticas e linhas de orientação para as compras públicas; Coordenar e apoiar os serviços, organismos e entidades públicas e seus fornecedores na adoção das normas e procedimentos definidos para o aprovisionamento público; Promover a adoção de procedimentos de natureza normativa relativos à aquisição e utilização de sistemas informáticos de suporte ao aprovisionamento público; Implementar e manter uma plataforma que permita gradualmente assegurar o suporte ao ciclo integral de compras, privilegiando o relacionamento desmaterializado entre as empresas fornecedoras e a Administração Pública; Gerir as aplicações centralizadas que integram o Sistema de Compras Públicas Eletrónicas; Adotar práticas e privilegiar a aquisição de bens e serviços que promovam o equilíbrio adequado entre a eficiência financeira e a proteção do ambiente; Avaliar permanentemente o desempenho do SNCP, designadamente mediante a promoção da realização de auditorias pelos serviços de inspeção e controlo competentes para o efeito. No âmbito do parque de veículos do Estado: Gerir o PVE, assegurando a aquisição e locação, em qualquer das suas modalidades, e a afetação, manutenção, assistência, reparação, abate e alienação de veículos, bem como dos bens e serviços necessários para o efeito; Assegurar a satisfação das necessidades das entidades e organismos abrangidos pelo regime jurídico do PVE, no que se refere à utilização de veículos, incluindo a gestão das respetivas frotas; Assegurar a elaboração e atualização do inventário do PVE; Proceder à recolha e controlo de dados relativos aos veículos que integram o PVE e respetiva utilização; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 10
Proceder ao tratamento estatístico dos dados relativos ao PVE e ao apuramento de indicadores que permitam aferir o nível de eficiência na gestão e utilização dos veículos, bem como a identificação de desvios; Promover o cumprimento das normas aplicáveis aos veículos que integram o PVE; Propor, ao membro do Governo da tutela, projetos de regulamentação necessária à adequada gestão e utilização dos veículos que integram o PVE e que, pela sua natureza, não possam ser por si aprovados. No âmbito das tecnologias de informação e comunicação (TIC): Promover e assegurar, em sintonia com os objetivos estabelecidos no Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos com as TIC (PGERRTIC) na Administração Pública, a disponibilização, gestão e operação de sistemas e infraestruturas de TIC, que promovam a racionalização e reutilização de recursos tecnológicos, numa lógica de serviços partilhados; Promover a racionalização, em articulação com outras entidades, designadamente com a Agência para a Modernização Administrativa, I. P. (AMA), da evolução do modelo de governação das TIC, ajustando as modalidades de aquisição às ofertas do mercado e às soluções adotadas para a Administração Pública; Promover, em articulação com outras entidades, designadamente com a AMA, a racionalização, flexibilização e agilização da utilização de meios tecnológicos pela Administração Pública, melhorando a qualidade do serviço prestado e diminuindo os custos envolvidos; Assegurar a articulação com os serviços e organismos com atribuições interministeriais na área das TIC, garantindo a participação em iniciativas de natureza transversal, a aplicação de normas e orientações comuns, a utilização de infraestruturas tecnológicas partilhadas da Administração Pública e a integração em processos aquisitivos agregados com outros ministérios; Assegurar a articulação entre o PGERRTIC na Administração Pública e a prestação de serviços partilhados e as compras públicas; Apoiar a definição de políticas de regulação, aquisição e gestão de recursos de TIC, com vista à racionalização global de meios e recursos, em articulação com outros serviços ou organismos inter e intraministeriais com responsabilidades neste domínio; Assegurar a definição, gestão e administração de bases de dados do Ministério das Finanças e/ou globais, de utilização comum pela Administração Pública, que lhe sejam cometidas e proceder à gestão e apoio à utilização dos sistemas operacionais a seu cargo, nomeadamente o suporte à elaboração, gestão e controlo do Orçamento do Estado; Prestar outros serviços que venham a ser determinados pelos membros do Governo com poderes de tutela ou superintendência ou solicitados por serviços e organismos do Ministério das Finanças ou de outros ministérios e outras entidades. Pode ainda ser determinada à espap, por despacho do membro do Governo da tutela, a atribuição de prestação de serviços partilhados noutros domínios nos quais se considere existir espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 11
oportunidade de reutilização e partilha de dados, recursos ou soluções comuns à Administração Pública. 2.2 missão, visão e valores missão Assegurar a obtenção de ganhos de eficácia e eficiência, através da utilização racional de recursos públicos comuns e da prestação de serviços partilhados, contribuindo para um Estado mais ágil e direcionado para o desenvolvimento sustentável do país. visão Ser a opção de referência para a Administração Pública na utilização de recursos públicos comuns e na prestação de serviços partilhados. valores Os valores fundamentais que pautam a atividade da espap são: Fig. 2 Valores espap espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 12
2.3 estrutura organizativa organização e diretrizes A organização interna da espap encontra-se definida nos seus estatutos e no regulamento interno da espap, que têm como principais diretrizes: organização por funções e unidades de negócio, potenciando a eficácia e eficiência dos serviços prestados Estruturação por áreas de serviços partilhados Finanças, Recursos Humanos, Compras Públicas, Veículos do Estado e Logística, Sistemas de Informação e Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) que concebem, desenvolvem e operam serviços e soluções/produtos, consoante a área de atividade a que respeitam; As funções de Sistemas de Informação e Infraestruturas de TIC assumem um duplo e importante papel: Prestador de serviços interno, que assegura serviços essenciais às restantes funções de negócio; Prestador de serviços externo, ao Ministério das Finanças e à Administração Pública em geral, com a prestação direta de serviços de sistemas e tecnologias de informação. orientação ao cliente e à excelência do serviço Reforço de competências de gestão da relação com o cliente e de gestão de serviços, na perspetiva de articulação entre as suas necessidades e a conceção, desenvolvimento e gestão do portefólio de serviços; Reforço da gestão da qualidade e inovação, com vista ao desenvolvimento de processos e serviços. agilidade e flexibilidade com vista a uma organização dinâmica e inovadora Estrutura flat, com reduzido número de níveis hierárquicos, assegurando contudo a governabilidade da mesma. Privilegia-se a lógica de funcionamento por projeto, na qual a eficácia e inovação organizacional são potenciadas pela aplicação das competências e experiência dos colaboradores em iniciativas e projetos, em função das necessidades e evolução da organização. O desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores é enriquecido pela transversalidade de contributos e diversidade de experiências acumuladas, numa perspetiva global da organização. A organização encontra-se estruturada por funções, instanciadas nas diferentes orgânicas, com foco nas unidades de negócio/serviços: funções de negócio, que assumem a gestão e operação do ciclo de vida dos serviços prestados, bem como a gestão de clientes e inovação espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 13
Direção de Serviços Partilhados de Finanças; Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos; Direção de Compras Públicas; Direção de Veículos do Estado e Logística; Direção de Sistemas de Informação; Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação; Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação. funções corporativas, que apoiam o Conselho Diretivo em áreas críticas para o planeamento e desenvolvimento da organização Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional; Gabinete de Apoio Jurídico. funções de suporte, que asseguram as atividades transversais de gestão de pessoas, gestão financeira, patrimonial e de recursos logísticos e aprovisionamento, bem como o apoio administrativo Direção de Administração Geral. Organograma Fig. 3 Organograma espap espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 14
2.4 principais clientes, serviços e parceiros clientes A atividade da espap destina-se potencialmente a todos os serviços, entidades e organismos da Administração Pública. Na área das TIC, a espap assume o papel de prestador de serviços da função informática do Ministério das Finanças e da Administração Pública, em geral. espap SP Finanças Fig. 4 Clientes e serviços espap A espap é, ainda, cliente dos seus próprios serviços, nomeadamente: Serviços Partilhados de Finanças e de Recursos Humanos, sendo a Direção de Administração Geral (DAG) um cliente interno destes serviços. Nesta perspetiva, a DAG assume uma missão relevante, participando na conceção, teste e avaliação de novos serviços ou expansão de funcionalidades, bem como nos programas de melhoria dos serviços existentes; Todas as orgânicas espap são cliente interno dos serviços de TIC, quer na área de infraestruturas e comunicação quer no desenvolvimento dos sistemas de informação. serviços SP Recursos Humanos Compras Públicas Administração Pública Parque de Veículos do Estado Tecnologias de Inf ormação e Comunicação ( TIC) A atividade da espap está estruturada em cinco áreas de serviço específicas: DGO Ministério das Finanças IGF SG DGAEP INA... espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 15
TIPIFICAÇÃO DOS PRINCIPAIS SERVIÇOS CLIENTES Fig. 5 Tipificação de serviços espap serviços partilhados de finanças A disponibilização de Serviços Partilhados de Finanças tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública. Os Serviços Partilhados de Finanças são suportados na solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado GeRFiP que integra a gestão orçamental, financeira, patrimonial e logística, com base no Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P), abrangendo as áreas: Financeira: Contabilidade orçamental; Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado Serviços Partilhados de Gestão de Recursos Humanos GeRHuP Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado GeADAP Solução de Gestão da Avaliação de Desempenho da AP Desenvolvimento do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Desenvolvimento de instrumentos de contratação de bens e serviços transversais Gestão do Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP) Processo de aquisição, alienação e abate de veículos do Parque de Veículos do Estado (PVE) Gestão do PVE Serviços Partilhados TIC para o Ministério das Finanças (MF) Desenvolvimento e manutenção aplicacional Centro de dados, infraestruturas e comunicações A D M IN I S T R A Ç Ã O P Ú BL I C A espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 16
Contabilidade geral; Contas a receber; Contas a pagar; Tesouraria; Imobilizado; Gestão de contratos; Contabilidade analítica. Logística: Gestão de aquisição de bens e serviços; Gestão de existências em armazém; Vendas e distribuição. Os serviços podem ser prestados em modalidades distintas, por opção do cliente: Partilha de serviços contempla a execução de processos e atividades por parte da espap, por conta do cliente, de acordo com a atribuição de responsabilidades a cada uma das partes; Partilha de plataforma contempla a disponibilização e a manutenção da solução informática, alojada em infraestrutura da espap, cabendo ao cliente a execução dos processos contabilísticos, financeiros e logísticos no âmbito da sua atividade. serviços partilhados de recursos humanos A disponibilização de Serviços Partilhados de Recursos Humanos tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública. A disponibilização dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos é suportada na solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado GeRHuP que integra os processos de gestão de recursos humanos e na solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública GeADAP que implementa o Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública (SIADAP). O GeRHuP suporta os processos do ciclo de vida do trabalhador, nas áreas de: Gestão administrativa de pessoal; Vencimentos; Gestão da assiduidade e trabalho extraordinário; Gestão de deslocações em serviço. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 17
Está ainda prevista a disponibilização do portal do trabalhador e do portal do dirigente, permitindo a obtenção de informação para o trabalhador e para a gestão, bem como a descentralização dos processos para os vários intervenientes. O GeADAP suporta os processos de avaliação de serviços, dirigentes e trabalhadores nos termos preconizados pela Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, que cria o SIADAP. Esta constitui uma solução orientada para a qualidade e simplificação da aplicação do processo de avaliação, orientando avaliadores e informando os intervenientes em cada fase do processo, fomentando o envolvimento dos participantes e contribuindo para a transparência do processo. Esta solução contempla duas componentes: Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Central; Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Local. compras públicas A par do esforço de consolidação orçamental e de reforma da Administração Pública, a modernização das compras públicas assume um papel central na estratégia de redução da despesa pública, através da contratação centralizada de bens e serviços transversais. Esta estratégia de atuação tem em vista a criação de valor, a obtenção de ganhos financeiros, poupanças e redução de custos, mediante a realização de concursos públicos que permitam a celebração de acordos quadro que potenciem as sinergias e economias de escala resultantes da centralização de procedimentos aquisitivos. Os acordos quadro pré-qualificam os fornecedores para o fornecimento de bens e/ou a prestação de serviços à Administração Pública e estabelecem as condições e requisitos que estes são obrigados a cumprir, em termos de preços máximos/descontos mínimos, níveis e qualidade de serviço, entre outros. As condições e requisitos mínimos definidos para cada acordo quadro podem ser consultados no Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP), uma das aplicações que a espap disponibiliza às entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP). O CNCP é uma referência essencial para a contratação de bens e serviços na Administração Pública, estando a sua atualização sob a responsabilidade da espap. No CNCP estão disponíveis as diversas categorias de produtos e serviços, informação sobre fornecedores de bens e prestadores de serviços, bem como os preços máximos estabelecidos nos acordos quadro. No final de 2014, estavam em vigor 10 acordos quadro nas seguintes categorias: Vigilância e segurança; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 18
Refeições confecionadas; Serviço móvel terrestre; Combustíveis rodoviários; Eletricidade; Viagens, transportes aéreos e alojamentos; Veículos automóveis e motociclos; Equipamento informático; Papel, economato e consumíveis de impressão; Consultadoria, desenvolvimento e manutenção de software (acordo quadro de utilização facultativa e disponível apenas para entidades vinculadas ao SNCP). veículos do Estado e logística O Parque de Veículos do Estado (PVE) visa a gestão da frota de veículos dos vários serviços e organismos do Estado, de modo global e integrado. O modelo de prestação do serviço assenta em 3 pilares base: Aplicação do regime jurídico do PVE, que define a condução dos procedimentos de contratação das aquisições nas categorias de veículos automóveis e motociclos e de seguro automóvel, como competência exclusiva da espap; Lançamento de concursos públicos para a celebração de acordos quadro para seleção de fornecedores de veículos automóveis e motociclos e para seleção de prestadores de serviço de seguro automóvel; Definição, implementação e disponibilização do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE) às entidades e serviços utilizadores do PVE, sendo este o sistema único de informação de suporte à gestão da frota do Estado. Este serviço, suportado pelo SGPVE, assume as seguintes responsabilidades: Analisar e verificar a existência de disponibilidade de veículos; Efetuar o processo de aquisição, observando os critérios financeiros e ambientais definidos; Tratar dos processos administrativos de aquisição, alienação e abate de veículos; Efetuar a gestão do PVE; Definir políticas e critérios de aquisição para as categorias de veículos automóveis, motociclos e seguro automóvel; Disponibilizar e gerir centralmente o SGPVE com o objetivo de implementar mecanismos de recolha e tratamento de informação atualizada, de modo a fornecer indicadores de gestão, espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 19
planeamento e controlo que permitam aferir o nível de eficiência e eficácia da aquisição de veículos e gestão do PVE. tecnologias de informação e comunicação A espap assegura a prestação de um vasto conjunto de serviços nas áreas do desenvolvimento e manutenção de software aplicacional e da gestão de infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação. Estes serviços destinam-se principalmente ao Ministério das Finanças, mas também a toda a Administração Pública, transversalmente, abrangendo um alargado e diversificado universo de utilizadores que se estende a entidades, empresas e cidadãos. A espap, com a sua vocação de prestação de serviços em modo partilhado, tem como objetivo alargar progressivamente o leque da sua oferta a outras entidades da administração central e local, através do desenvolvimento de um catálogo de serviços que potencie sinergias e promova eficiência. Os serviços prestados, que cobrem todo o ciclo de vida do desenvolvimento aplicacional, incluindo as componentes de alojamento e administração de sistemas, podem dividir-se em duas áreas de atuação principais: Desenvolvimento aplicacional, sendo assegurada a manutenção e evolução de um conjunto de aplicações, desenvolvidas à medida ou suportadas em produtos de mercado (packages), bem como a atualização resultante de alterações legislativas; Infraestruturas de TIC, em que o Centro de Processamento de Dados (CPD) assegura as condições logísticas e técnicas necessárias ao alojamento, operação e administração das soluções aplicacionais desenvolvidas pela espap ou pelo cliente. Os serviços de operação e administração englobam todas as atividades de sistemas e bases de dados, segurança e comunicações. São ainda prestados serviços de infraestruturas TIC de suporte global à atividade dos clientes, como os serviços de correio eletrónico, fileshare ou acesso à internet, entre outros. Das mais de três dezenas de aplicações suportadas são de referir: Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP); RIGORE Central; Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (GeRHuP); Sistema de Gestão de Recursos Humanos (SRH); Solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública (GeADAP); Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP); Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 20
Sistema de Recolha e Validação de Informação (SRVI); Bolsa de Emprego Público (BEP); Programa de Estágios Profissionais da Administração Central (PEPAC); Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO); Sistema de Orçamento de Estado (SOE); Sistema de Gestão de Contas e Pagamentos do Tesouro (SGT); Sistema de Mobilidade Especial (sigame); Sistema de Produtos de Aforro (SPA); AforroNet (AFN). parceiros A espap assume-se como uma entidade de prestação de serviços à Administração Pública e, atendendo à natureza da sua atividade, articula-se com outras entidades da Administração Pública, quer tenham responsabilidade de superintendência, gestão, normalização e controlo nas suas áreas de intervenção, quer assegurem serviços ou atividades relacionadas ou complementares à sua, nomeadamente: Direção-Geral do Orçamento (DGO); Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF); Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP); Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA); Agência para a Modernização Administrativa, I. P. (AMA); Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E. P. E. (SPMS); Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública, E. P.E. (IGCP); Autoridade Tributária e Aduaneira (AT); Direção-Geral de Proteção Social aos Trabalhadores em Funções Públicas (ADSE); Caixa Geral de Aposentações (CGA); Direção-Geral da Segurança Social (DGSS); Unidades Ministeriais de Compras (UMC); Instituto da Construção e do Imobiliário, I. P. (InCI). Para além das entidades referidas, a espap mantém relações de parceria com outras entidades, no setor público e privado. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 21
2.5 processo de planeamento estratégico abordagem para a elaboração do plano de atividades O Plano de Atividades de 2015 foi elaborado considerando o contexto económico e financeiro do país e atendendo, nomeadamente, às Grandes Opções do Plano, ao Orçamento de Estado para 2015 e ao Plano Estratégico de Serviços Partilhados da Administração Pública (PESPAP), para o triénio 2015-2017: Na 5.ª Reunião Geral da espap, realizada em outubro de 2014, foram apresentadas as linhas estratégicas e ações a desenvolver, nos próximos três anos, a todos os colaboradores da espap. O presente plano foi elaborado de acordo com a seguinte metodologia: Definição das linhas estratégicas pelo Conselho Diretivo em articulação com os diretores; Elaboração do PESPAP para o horizonte temporal de três anos; Definição dos objetivos e planos de ação, para o ano de 2015, por cada uma das unidades orgânicas, atendendo aos recursos disponíveis, e alinhamento global com os objetivos espap; Revisão dos planos pelo Conselho Diretivo e respetivos dirigentes; Consolidação dos planos de todas as orgânicas e elaboração do Plano de Atividades de 2015. O acompanhamento e monitorização da atividade planeada serão assegurados nas reuniões quinzenais de Comité de Planeamento e Operações (CPO), com os instrumentos desenvolvidos para o efeito, bem como nas demais instâncias previstas na agenda de gestão. Fig. 6 Planeamento estratégico agenda de gestão espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 22
Neste âmbito, estão previstas as seguintes reuniões periódicas: CPO Comité de Planeamento e Operações reuniões quinzenais entre o Conselho Diretivo e os diretores, para planeamento e acompanhamento da atividade e do desempenho da organização; PMO Program Management Office reuniões quinzenais entre o Conselho Diretivo e os dirigentes e responsáveis dos projetos em curso, para acompanhamento de progresso. Estes fóruns são realizados globalmente e por área setorial de atividade ou iniciativa específica, de modo a assegurar a articulação de prioridades e de iniciativas; RCS Reuniões de Coordenação Setorial com periodicidade definida em função das necessidades de cada área, reunindo um representante do Conselho Diretivo com os respetivos dirigentes; forhum espap que reúne mensalmente representantes do Conselho Diretivo (presidente e vogal) com um representante de cada orgânica, para debater as questões críticas na organização e implementar melhorias; RGE Reunião Geral espap realizada semestralmente, com o Conselho Diretivo, dirigentes e todos os colaboradores, para participação nas linhas estratégicas da entidade, partilha de informação/conhecimento e consolidação da cultura organizacional. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 23
03 objetivos e planeamento de atividades espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 24
03 objetivos e planeamento de atividades 3.1 objetivos estratégicos e QUAR O Plano de Atividades de 2015 foi estruturado de acordo com os objetivos estratégicos e operacionais definidos para a espap que, por sua vez, estão alinhados com as orientações e políticas definidas pela tutela e com as linhas estratégicas estabelecidas no PESPAP. O Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) identifica os objetivos estratégicos e operacionais estabelecidos para a avaliação da atividade da espap. QUAR Quadro de Avaliação e Responsabilização em aprovação 2015 Organismo: Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap) MISSÃO: Assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados na Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de Compras Públicas e assegurar a gestão do PVE, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas TIC do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos. Objetivos Estratégicos OE 1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados Objetivos Operacionais OO 1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Peso: 50% IN D IC A D OR ES IND1. N.º entidades na AP implementadas em Serviços Partilhados de Finanças/GeRFiP (acumulado) IND2. N.º trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH/GeRHuP (acumulado) IND3. N.º de organismos em Serviços Partilhados de RH/GeRHuP fora do Ministério das Finanças (piloto) IN D IC A D OR ES IND4. N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de procedimento no ano) IN D IC A D OR ES IND6. Disponibilidade dos principais sistemas em produção (média anual) IN D IC A D OR ES D ESIGN A ÇÃ O OE 2. Contribuir para a redução da despesa pública OE 3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço OE 4. Desenvolver capacidades e competências críticas EFICÁCIA Ponderação: 60% 2 0 12 2 0 13 2 0 14 156 315 353 762 1.843 1.665 0 0 0 OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Peso: 25% 2 0 12 2 0 13 2 0 14 3 6 5 OO 3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Peso: 10% 2 0 12 2 0 13 2 0 14 na 99,73% 99,58% OO 4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Peso: 15% 2 0 12 2 0 13 2 0 14 381 1 383 50% 15.165 1.700 17.000 25% 1 0 2 25% 5 1 7 100% 99,80% 0,05% 99,90% 100% IND7. N.º centros de dados consolidados na espap (no ano) na 0 4 4 1 6 100% M ET A 2 0 15 M ET A 2 0 15 M ET A 2 0 15 M ET A 2 0 15 Tolerância Valor Crítico PESO Tolerância Valor Crítico PESO Tolerância Valor Crítico PESO Tolerância Valor Crítico PESO espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 25
EFICIÊNCIA Ponderação: 20% OO 5. Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Peso: 100% IN D IC A D OR ES IND8. % média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base IND9. N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos ao abrigo de Acordo Quadro) Fig. 7 Quadro de Avaliação e Responsabilização QUAR 2015 2 0 12 2 0 13 2 0 14 nd nd 13,66% nd nd 46 QUALIDADE Ponderação: 20% OO 6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente Peso: 50% IN D IC A D OR ES IND10. % cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços espap (média anual) IN D IC A D OR ES IND12. N.º de sistemas de gestão ISO em produção (acumulado) 2 0 12 2 0 13 2 0 14 na 78% 86% OO 7. Aumentar a qualidade dos serviços prestados Peso: 50% 2 0 12 2 0 13 2 0 14 na 0 1 85% 5% 92% 100% 2 0 na 100% Os objetivos estratégicos foram definidos considerando que este será o terceiro ano integral de operação da espap, durante o qual se pretende continuar a expandir os serviços prestados e a alargar a base de clientes, através da disseminação progressiva aos organismos da Administração Pública. Num contexto de crescentes desafios e exigências que se colocam e continuarão a colocar à espap, surge a necessidade de desenvolver o modelo de prestação de serviços da entidade, com vista ao aumento de eficácia e eficiência, nomeadamente em 3 eixos de atuação: Abrangência do modelo, através do reforço da prestação de Serviços Partilhados de Finanças, Recursos Humanos e TIC. Pretendem-se mais e melhores serviços partilhados, alinhados com as boas práticas de mercado, que assegurem maior qualidade, rigor e eficiência na Administração Pública, potenciando as oportunidades de partilha de recursos e racionalização de custos. No domínio das Compras Públicas e do Parque de Veículos do Estado, pretende-se o reforço da centralização, sempre que tal represente maior eficiência, como é caso dos instrumentos de contratação pública, das aquisições centralizadas ou da centralização da gestão de frota; Adequação dos instrumentos, promovendo a consolidação e desenvolvimento contínuo das soluções disponibilizadas; Abrangência do universo, promovendo a expansão progressiva dos serviços prestados a um maior universo de organismos na Administração Pública, na medida em que as soluções de serviços partilhados se justificam essencialmente pela escala. M ET A 2 0 15 15,00% 6,00% 22,00% 50% 44 13 30 50% M ET A 2 0 15 M ET A 2 0 15 Tolerância Valor Crítico PESO Tolerância Valor Crítico PESO Tolerância Valor Crítico PESO Neste sentido, o foco será no desenvolvimento e aumento de eficácia dos serviços prestados. Este é um objetivo que, atendendo à natureza da atividade da espap, contribui para a redução da despesa pública, pelo alargamento da utilização e partilha de recursos comuns a um número progressivamente crescente de serviços e organismos da Administração Pública. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 26
A excelência operacional e qualidade do serviço são fatores essenciais à prossecução do aumento de eficácia dos serviços prestados, suportado pelo aumento da eficiência dos processos. Será também essencial manter a aposta no desenvolvimento da organização, quer na consolidação da cultura, quer na otimização dos processos, e na criação dos instrumentos de suporte ao desempenho organizacional. O desenvolvimento de capacidades e competências críticas torna-se assim decisivo para que os restantes objetivos possam ser cumpridos. Desde as competências organizacionais, às processuais, tecnológicas e de desenvolvimento dos colaboradores, todas elas decisivas para a consolidação da organização e desenvolvimento do novo modelo de prestação do serviço. OE1. OE2. OE3. OE4. Objetivos estratégicos Aumentar a eficácia dos serviços prestados Foco na criação de valor através da atuação em três vertentes: Abrangência do modelo, privilegiando a dimensão dos serviços partilhados nas áreas de finanças, RH e TIC; e a centralização, no caso das Compras Públicas e do PVE; Adequação dos instrumentos, de modo a que os mesmos evoluam de acordo com as necessidades dos clientes; Universalidade, aumentando a abrangência de atuação na Administração Pública. Contribuir para a redução da despesa pública Através da eficácia e eficiência dos serviços prestados assegurar a contribuição para a redução da despesa pública, promovendo a utilização racional de recursos públicos comuns e a prestação de serviços partilhados. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço Assegurar a excelência da operação e a qualidade dos serviços prestados, suportada pelo aumento da eficiência dos processos. Desenvolver capacidades e competências críticas Desenvolver as capacidades críticas na organização, nomeadamente, a cultura organizacional, as competências e desempenho dos colaboradores, os processos, bem como a gestão eficiente dos meios e recursos que permitem atingir os objetivos definidos. Fig. 8 Mapa de objetivos estratégicos QUAR 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 27
3.2 objetivos operacionais No processo de planeamento estratégico foram definidos os objetivos operacionais que contribuem para a execução dos objetivos estratégicos. Para o QUAR 2015 foram apresentados os objetivos operacionais com maior impacto, pelo que se apresenta, de seguida, a matriz de relacionamento entre os objetivos operacionais e os objetivos estratégicos. Objetivos operacionais OO1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública OO2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) OO3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção OO4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações OO5. Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado OO6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente OO7. Aumentar a qualidade dos serviços prestados OO8. Aumentar o catálogo de serviços partilhados e as funcionalidades dos sistemas OO9. Aprofundar as metodologias de capacitação da espap OO10. Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Objetivos estratégicos OE1 OE2 OE3 OE4 Total 100% 100% 35% 65% 100% 50% 50% 100% 50% 50% 100% 13% 77% 10% 100% 100% 100% 14% 21% 51% 14% 100% 73% 26% 1% 100% 3% 65% 32% 100% 100% 100% OO11. Desenvolvimento organizacional 38% 63% 100% TOTAL 26% 22% 29% 23% 100% Fig. 09 Objetivos operacionais e relação com objetivos estratégicos QUAR 2015 3.3 objetivos e planeamento de atividades De modo a assegurar a prossecução dos objetivos estratégicos e operacionais, foi elaborado o seguinte planeamento de atividades para 2015, que sintetiza: Objetivos estratégicos; Objetivos operacionais, que contribuem diretamente para o cumprimento dos objetivos estratégicos (ainda que o mesmo objetivo operacional contribua para mais do que um objetivo estratégico, de modo a facilitar a exposição, estes são agrupados por objetivo estratégico dominante); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 28
Indicadores (que permitem aferir o grau de execução dos objetivos operacionais) e metas a atingir em 2015; Atividades previstas e unidades orgânicas responsáveis, com as seguintes abreviaturas/designações: Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF); Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH); Direção de Compras Públicas (DCP); Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL); Direção de Sistemas de Informação (DSI); Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC); Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI); Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO); Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ); Direção de Administração Geral (DAG). O Plano de Atividades de 2015 reflete as prioridades e linhas de ação definidas nas Grandes Opções do Plano, como sintetizado em seguida. Serviços Partilhados de Finanças Com a conclusão da migração para GeRFiP dos serviços integrados da Administração Pública Central, assegurando a utilização plena do Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P) e a implementação na Administração Regional dos Açores e na Administração Regional da Madeira, as apostas para 2015 nos Serviços Partilhados de Finanças são o alargamento para entidades com elevado grau de complexidade associada às especificidades do seu negócio e ainda não enquadradas na solução GeRFiP e a conclusão dos projetos iniciados, nomeadamente: Requalificar o GeRFiP com um programa de melhoria contínua, bem como disponibilizar a solução GeRFiP 3.0 que, para além de assegurar uma evolução tecnológica, permite ainda aos clientes beneficiar de melhorias significativas na informação de gestão, com a solução de Business Intelligence (BI); Integrar o GeRFiP e as Compras Públicas, permitindo maior rigor e qualidade na informação sobre aquisições; Implementar o Business Analytics, com o objetivo de melhor suportar a tomada de decisão com base na informação de gestão, direcionada aos diferentes perfis de utilizadores e em modelo de self service; Implementar mecanismos para a gestão do ciclo de vida de documentos e arquivo em GeRFiP; Implementar, em colaboração com a Direção-Geral do Orçamento, as melhorias no produto Rigore Central; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 29
Implementar a plataforma de faturação eletrónica e o portal dos fornecedores; Desenvolver um programa de formação estruturado que permita aos clientes dotar as próprias equipas das competências mais relevantes sobre os processos e funcionalidades no âmbito dos serviços prestados pela espap; Criar as condições necessárias e desenvolver o modelo de arquitetura para o Programa Transformacional da Gestão Financeira Pública (PTGFP); Assegurar a satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. Serviços Partilhados de Recursos Humanos Nos Serviços Partilhados de Recursos Humanos as principais apostas para 2015 são: Concluir o roll out do GeRHuP no Ministério das Finanças, com a expansão para a Autoridade Tributária e Aduaneira e para os trabalhadores no sistema de requalificação de funções; Iniciar um piloto do GeRHuP fora do Ministério das Finanças; Assegurar a conclusão das fases de back end do GeRHuP: gestão administrativa e vencimentos; gestão de assiduidade e trabalho extraordinário; e gestão de deslocações; Consolidar o desenvolvimento do portal GeRHuP front end que permite a desmaterialização dos processos administrativos; Assegurar a satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. Compras Públicas Nas Compras Públicas, em 2015, as linhas de ação a seguir serão: Continuar com o lançamento dos procedimentos concursais conducentes à celebração de acordos quadro, em áreas transversais da Administração Pública, aumentando o número de acordos quadro em vigor e potenciando o conhecimento mais aprofundado das categorias de compra; Caminhar para a gestão centralizada de compras aumentando o número de procedimentos de compra centralizados, criando maior volume de compras com as entidades a agregar; Melhorar o sistema de informação e gestão do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) com o início da integração dos diversos sistemas existentes; Definir e implementar o plano de formação para as entidades compradoras; Identificar e sistematizar as melhores práticas de contratação pública num manual único; Assegurar a satisfação dos organismos clientes definindo novos níveis de serviço e cumprindo os níveis já estabelecidos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 30
Parque de Veículos do Estado (PVE) Em 2015, as principais apostas no Parque de Veículos do Estado (PVE) serão: Melhorar as aquisições para o PVE, reduzindo o preço médio de contratação e o prazo médio de aquisição; Elaborar estudos e apresentar proposta de revisão da legislação sobre a gestão dos parques de veículos apreendidos; Melhorar as funcionalidades do Sistema de Gestão do PVE; Definir e implementar um Plano de Comunicação sobre o PVE que permita facilitar a gestão e dar visibilidade sobre as melhorias alcançadas com a gestão do PVE; Assegurar a satisfação dos organismos clientes avaliando o nível de satisfação e cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) No âmbito dos sistemas de informação, as áreas de foco em 2015 serão: Concretizar os projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes externos e internos, tendo em consideração os plano de projeto aprovados; Garantir a satisfação dos organismos clientes, monitorizando e cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. No âmbito das infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação, as prioridades sintetizam-se em: Continuar a aposta no reforço e melhoria de infraestruturas, assegurando um melhor desempenho dos sistemas e continuar a estratégia de centralização faseada dos centros de dados do Ministério das Finanças e da Administração Pública na espap; Concluir o desenvolvimento do sistema de gestão de serviços de TI com vista ao processo de certificação ISO 20000; Implementar serviços de email em SaaS (Software as a Service); Prestar serviço de backups; Desenhar Planos de Continuidade de Negócio para serviços TIC certificados no âmbito do processo ISO 20000; Efetuar showback e/ou chargeback dos custos dos serviços prestados pela área de infraestruturas; Implementar o Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI) ISO 27001; Assegurar a satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 31
Áreas transversais No âmbito da gestão de clientes, serviços e inovação, as principais orientações para 2015 serão: Garantir a satisfação com os serviços de apoio e atendimento do Centro de Contacto da espap, promovendo a consolidação dos níveis de serviço e a qualidade do atendimento; Consolidar o modelo de governo e de gestão de programas e projetos; Fortalecer os mecanismos de controlo interno da organização; Desenvolver e consolidar o modelo de relacionamento com o cliente. Os objetivos para 2015, relativamente ao planeamento e desenvolvimento organizacional serão: Desenvolver e consolidar o planeamento e monitorização do desempenho organizacional; Assegurar o desenvolvimento da intranet corporativa, desenvolvendo o projeto de implementação da nova versão, como instrumento promotor da comunicação organizacional, partilha de conhecimento e suporte aos processos internos; Assegurar a continuidade e evolução dos instrumentos de aferição da motivação e satisfação de colaboradores, bem como de feedback a dirigentes; Definir e implementar o Plano da Comunicação, interna e externa, garantindo a eficácia das ações e meios de comunicação utilizados; Dar continuidade às ações de responsabilidade social. No que respeita à administração geral, os principais objetivos serão: Promover o desenvolvimento de capacidades nas equipas, definindo e implementando o plano de formação anual; Assegurar a extensão do modelo de custeio a toda a organização; Fortalecer os mecanismos de controlo interno da organização. Para o apoio jurídico, as prioridades serão: Promover a avaliação dos instrumentos jurídicos de suporte à organização, de modo a melhorar a gestão e otimizar o desempenho das orgânicas; Suportar as demais áreas de serviço na revisão dos regimes e enquadramento jurídico, com vista à maior eficácia na ação. De seguida, apresentam-se os indicadores e atividades previstas para 2015, estruturados por objetivos estratégicos e operacionais. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 32
Objetivo Estratégico OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados Objetivo Operacional OO01. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Contributo para Objetivo Estratégico Indicador Meta Atividade Resp. OE1 OE2 OE3 OE4 100% OE1.OO01.01 100% OE1.OO01.02 100% OE1.OO01.03 N.º entidades na AP implementadas em Serviços Partilhados de Finanças/GeRFiP (acumulado) (QUAR IND.1) N.º trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH/GeRHuP (acumulado) (QUAR IND.2) N.º de organismos em Serviços Partilhados de RH/GeRHuP fora do Ministério das Finanças (piloto) (QUAR IND.3) 381 15.165 1 Adesão de organismos cujo referencial contabilístico é o POCP GeRHuP Conclusão do roll out do Ministério das Finanças (AT - Autoridade Tributária e Aduaneira e SME - Trabalhadores no sistema de Requalificação de Funções) GeRHuP Piloto fora do Ministério das Finanças - Desenvolvimento do roll out para MEC Objetivo Operacional OO08. Aumentar o catálogo de serviços partilhados e as funcionalidades dos sistemas DSPF DSPRH DSPRH Contributo para Objetivo Estratégico Indicador Meta Atividade Resp. OE1 OE2 OE3 OE4 100% OE1.OO08.04 Projeto em produção 100% 50% 50% OE1.OO08.05 Projeto em produção - Ciclo 2 100% 100% OE1.OO08.06 Projeto em produção - Ciclo 2 100% GeRFiP Implementação do GeRFiP 3.0 (2014) GeRFiP Integração com compras públicas / e- procurement (2014) GeRFiP Melhorias do produto Fase 1 e 2 (2014) 100% OE1.OO08.07 Projeto em produção 100% 100% OE1.OO08.08 Lançamento do concurso e contrato em execução 100% GeRFiP Business Analytics - Otimização dos Mapas Existentes (2014) GeRFiP Gestão documental e arquivo - Gestão do ciclo de vida dos documentos e arquivo (2014) DSPF DSI DSPF DSI DSPF DSI DSPF DSI DSPF DSI 50% 50% OE1.OO08.09 Lançamento do concurso e contrato em execução 100% GeRFiP Business Analytics - piloto para a área de contas a pagar (2014) DSPF DSI 100% OE1.OO08.10 Projeto em produção 100% GeRFiP Implementação IFV3.0 DSPF DSI DSPRH espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 33
Contributo para Objetivo Estratégico Indicador Meta Atividade Resp. OE1 OE2 OE3 OE4 50% 50% OE1.OO08.11 Projeto em produção 100% Plataforma de Faturação Eletrónica (2014) DSPF DSI DITIC 50% 50% OE1.OO08.12 100% OE1.OO08.13 Conclusão da prestação de serviços arquitetura empresarial Lançamento do concurso e contrato em execução 100% Portal dos fornecedores 100% 50% 50% OE1.OO08.15 Aceitação definitiva 100% 50% 50% OE1.OO08.16 Aceitação definitiva 100% 50% 50% OE1.OO08.17 Aceitação definitiva 100% 50% 50% OE1.OO08.18 50% 50% OE1.OO08.20 N.º de processos de negócio (revistos) implementados revistos N.º de processos de negócio implementados 62% 21% 10% 8% OE1.OO08.21 N.º de Projetos internos 15 100% OE1.OO08.23 Alojar infraestrutura de email do CEGER/Governo 2 6 100% DGO-eSPap Rigore Central - Melhorias do produto Fase 1 GeRHuP BE Fase 1 - Lote 1 Gestão administrativa e vencimentos GeRHuP BE Fase 1 - Lote 2 Gestão de assiduidade e trabalho extraordinário GeRHuP BE Fase 1 - Lote 3 Gestão de deslocações GeRHuP FE Portal do Trabalhador e Dirigente Disponibilizar processos de negócio de férias GeRHuP FE Portal do Trabalhador e Dirigente Disponibilização de 9 processos de negócio Entregar projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes internos (dentro da espap) Implementar serviço de email SaaS DSPF DSI DITIC DGO DSPF DSI DSPRH DSPRH DSPRH DSPRH DSI DSPRH DSI DSI DITIC espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 34
Objetivo estratégico OE2. Redução da despesa pública Objetivo Operacional OO02. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Contributo para Objetivo Estratégico Indicador Meta Atividade Resp. OE1 OE2 OE3 OE4 60% 40% OE2.OO02.24 N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de procedimento no ano) (QUAR IND.4) 100% OE2.OO02.26 % de sistemas integrados 14% 5 Aumentar o nº de acordos quadro (AQ) Lançar procedimento concursal conducente a celebração de AQ Sistema Integrado de Informação e Gestão do SNCP (SIIG) Integração dos diversos sistemas de informação de Compras Públicas existentes na espap, criando um cockpit único, que permita monitorizar o desempenho do SNCP Objetivo Operacional OO04. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Contributo para Objetivo Estratégico Indicador Meta Atividade Resp. OE1 OE2 OE3 OE4 50% 50% OE2.OO04.27 N.º de centros de dados consolidados na espap (no ano) (QUAR IND.7) 4 Disponibilizar apoio a processos de desenho e operacionalização de migração e consolidação de infraestruturas tecnológicas Objetivo Operacional OO05. Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Contributo para Objetivo Estratégico Indicador Meta Atividade Resp. OE1 OE2 OE3 OE4 100% OE2.OO05.28 100% OE2.OO05.29 % média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base (QUAR IND.8) N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos ao abrigo de Acordo Quadro (QUAR IND.9) 15,00% Aquisição de veículos Reduzir preço médio de contratação 40% 30% 30% OE2.OO05.30 Proposta de revisão da legislação sobre parques de veículos apreendidos 44 100% Aquisição de veículos Reduzir prazo médio de aquisição Centralização da gestão dos parques de veículos apreendidos Apresentar proposta de revisão da legislação DCP DCP DITIC DVEL DVEL DVEL espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 35
Objetivo estratégico OE3. Excelência operacional e qualidade do serviço Objetivo Operacional OO03. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Contributo para Objetivo Estratégico Indicador Meta Atividade Resp. OE1 OE2 OE3 OE4 50% 50% OE3.OO03.31 50% 50% OE3.OO03.32 50% 50% OE3.OO03.33 % Disponibilidade dos principais sistemas em produção (média anual) (QUAR IND.6) Plano de Continuidade de Negócio desenhado % de políticas de backup executadas com sucesso 99,80% 100% Objetivo Operacional OO06. Assegurar a satisfação dos organismos clientes Renovação da infraestrutura core de rede e da infraestrutura de balanceamento e firewall do CPD (Centro de Processamento de Dados) Desenhar PCN (Planos de Continuidade de Negócio) para serviços TIC da espap certificados no âmbito do SGS ISO 20000 DITIC DITIC 90% Prestar serviço de backup DITIC Contributo para Objetivo Estratégico Indicador Meta Atividade Resp. OE1 OE2 OE3 OE4 100% OE3.OO06.34 100% OE3.OO06.35 100% OE3.OO06.36 100% OE3.OO06.37 100% OE3.OO06.38 Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados de Finanças (PS e PP) (1-5) N.º de processos com definição, em n.º de dias, do tempo de execução da DCP Grau de satisfação dos organismos vinculados ao PVE (escala 1-4) N.º de projetos em produtivo (considerando os pedidos aprovados, de acordo com o plano de projeto e para o âmbito acordado) % Cumprimento de níveis de serviço (Catálogo Serviços Partilhados das áreas de negócio) (média anual) (QUAR IND.10) 3,5 4 2,4 10 Avaliação do nível de satisfação do cliente com os SPFIN (Prestação de Serviço e Plataforma Partilhada) Definir níveis de serviço para os seguintes processos/serviços de Compras Públicas: gestão de procedimentos centralizados, pedidos de exceção, adesões voluntárias ao SNCP e atualização dos bens e ou serviços dos AQ. Gestão do PVE Avaliar nível de satisfação dos organismos vinculados Entregar projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes externos à espap 100% OE3.OO06.39 % de utilizadores do Centro de Contacto com grau de satisfação superior ou igual a médio 85% 75% Monitorizar os níveis de serviço da espap Avaliação do nível de satisfação aos serviços do Contact Center DSPF DCP DVEL DSI DSPF DSPRH DCP DVEL DITIC DSI DGCSI espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 36
Objetivo Operacional OO07. Aumentar a qualidade dos serviços prestados Contributo para Objetivo Estratégico Indicador Meta Atividade Resp. OE1 OE2 OE3 OE4 50% 50% OE3.OO07.40 N.º de Formações efetuadas 6 55% 45% OE3.OO07.41 Manual publicitado 100% 50% 50% OE3.OO07.42 20% 60% 20% OE3.OO07.43 50% 50% OE3.OO07.44 20% 60% 20% OE3.OO07.45 Definição e implementação do Plano de Comunicação e com publicação de documento explicativo sobre o PVE N.º de sistemas de gestão ISO em produção (acumulado) (QUAR IND.12) % de clientes dos serviços certificados no âmbito da ISO 20000 com chargeback (efetivo ou pedagógico) Data de aprovação do SGSI - Dezembro 2015 100% 2 90% 100% Definir e implementar o plano de formação para as entidades compradores vinculadas e voluntárias do SNCP Manual de boas Práticas Identificar e sistematizar as melhores práticas de contratação pública ao abrigo dos AQ Gestão do PVE Definir e implementar plano de comunicação Implementar normas ISO relevantes para a prestação de serviços TIC na espap Efetuar showback e/ou chargeback dos custos dos serviços prestados pela área de infraestruturas da espap Implementação do Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI) ISO 27001 Objetivo Operacional OO09. Aprofundar as metodologias de capacitação da espap Contributo para Objetivo Estratégico Indicador Meta Atividade Resp. OE1 OE2 OE3 OE4 50% 50% OE3.OO09.46 20% 60% 20% OE3.OO09.47 60% 40% OE3.OO09.48 N.º de funcionalidades em produção Percentagem de Processos Organizacionais objeto de Compliance % de monitorizações ao PESPAP, QUAR e PA da espap 3 20% 100% 60% 40% OE3.OO09.49 Fases 3 e 4 em produção 100% SGPVE Melhorar as funcionalidades do sistema Fortalecimento dos mecanismos de controlo interno Planear e Monitorizar os instrumentos de gestão da espap (QUAR, PA, RA, PESPAP) e@espap Implementar o projeto do novo site institucional da espap Fases 3 e 4 60% 40% OE3.OO09.50 100% OE3.OO09.51 Lançar projeto (adjudicação e análise funcional de requisitos) % de unidades orgânicas com modelo de custeio 100% 80% i@espap Implementar o projeto intranet 2.0 da espap Alargamento do modelo de custeio DCP DCP DVEL DITIC DITIC DITIC DVEL DSI DGCSI DAG GPDO GPDO DSI GPDO DSI DAG espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 37
Objetivo estratégico OE4. Capacidades e competências críticas Objetivo Operacional OO10. Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas Contributo para Objetivo Estratégico Indicador Meta Atividade Resp. OE1 OE2 OE3 OE4 100% OE4.OO10.52 % de implementação do plano de formação de colaboradores Objetivo Operacional OO11. Desenvolvimento organizacional 80% Execução do plano de formação de colaboradores Contributo para Objetivo Estratégico Indicador Meta Atividade Resp. OE1 OE2 OE3 OE4 30% 70% OE4.OO11.53 40% 60% OE4.OO11.54 40% 60% OE4.OO11.55 40% 60% OE4.OO11.56 Grau de satisfação com ações de comunicação interna / externa (1-4) % de implementação da nova imagem nos produtos espap Média do grau de satisfação global de colaboradores (1 a 5); e, espap 180º (vertentes: Liderança e Envolvimento e desenvolvimento de pessoas) % de fichas atualizadas e/ou concebidas no ano 2,5 80% 3 60% Elaborar e Implementar o Plano de Comunicação Interna/Externa rebr@nding dos produtos espap Avaliar a satisfação de colaboradores e obter feedback a dirigentes Elaboração do manual de acolhimento/saída espap DAG GPDO GPDO GPDO GPDO DAG espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 38
04 recursos financeiros e pessoas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 39