Planeamento e Seguimento de Projectos Introdução Uma empresa sem objectivos a atingir é uma empresa desorientada, mas ter objectivos a atingir sem qualquer plano não deixa de ser apenas uma esperança. Muitos criticam, e todos sabemos que é verdade, que a grande maioria dos planos após concluídos ficam na gaveta e não são mais usados. Um plano nunca pode ser estático, pois é impossível prever-se o futuro e, assim, torna-se de imediato obsoleto mal esteja concluído. Por outro lado, também não devemos gastar nunca mais de 20% do tempo de um projecto a planear, sendo, lógico, este valor dependente da criticidade do projecto envolvido. Mas há uma coisa que todos ganhamos de certeza com planeamento: o processo. O obrigar-nos a pensar de forma estruturada e disciplinada é de certeza uma mais-valia que nos permite trabalhar O negócio em vez de NO negócio. Sabia que cerca de 95% das pessoas só ocupam 3% do seu tempo em tarefas que lhe fazem avançar para os objectivos, gastando todo o restante do seu tempo a vaguear por distracções tarefas não importantes e não urgentes ou ilusões tarefas não importantes, mas urgentes. Só com planeamento podemos dedicar-nos às tarefas importantes, que contribuem para os objectivos, sem que estas se tornem urgentes. Ou seja, conseguimos controlar o nosso destino em vez de sermos controlados por este. Assim, o que precisamos é de um método simples, flexível, prático e eficaz. É este o objectivo deste documento. Muitos métodos analíticos foram estudados ao pormenor, como Pert e Gant o fizeram, onde as tarefas são colocadas com ligações de precedências e limitações de recursos procurando evidenciar caminhos críticos. São altamente rigorosos e devem ser utilizados em situações muito críticas, mas, por experiência própria e confrontando com muitas outras pessoas, acabam sempre tornando-se em métodos de difícil manutenção e utilização.
O nosso método Em primeiro lugar foque-se em cada projecto elementar, um projecto realizável em nunca mais de um trimestre. Se tiver um projecto grande parta-o em projectos elementares e registe os seus pontos de interligação ou dependência. Numa matriz, abra várias colunas que representam semanas, Numa das semanas, mais perto do limite direito da matriz, mas sem ser a última coluna, marque a coluna com dia D, como sendo a semana em que terá o dia em que seu objectivo do projecto é atingido. É importante nesta fase não atribuir qualquer data específica. Depois, para as colunas seguintes numere com +1, +2, e assim sucessivamente, e para as colunas da esquerda numere com -1, -2, -3 e assim sucessivamente. Agora centre-se no dia do objectivo e imagine o que tem de estar pronto para que tudo corra bem e coloque essa informação nas linhas dessa coluna. Por exemplo, vamos imaginar que o nosso projecto seria dar um seminário. Neste dia D teríamos de ter uma sala, o material de projecção, dossiers para os participantes. Agora, em cada linha, ande para trás nas semanas e escreva uma tarefa importante que tem de estar concluída para que esta do dia D seja possível. Por exemplo, para ter uma sala necessitava de na semana anterior o acordo estar garantido e, porque em média das negociações até fechar acordo demora cerca de 4 semanas, então na semana -5 teria de concluir os pedidos de propostas. Siga este raciocínio para todas as questões levantadas e não desperdice muito tempo em detalhes, preocupando-se mais em dizer o que tem de conseguir terminar do que o que tem de fazer. Assim, está a partir o objectivo final em objectivos parciais semanais. Note a importância de não fixar o dia em específico dentro da semana, para haver a flexibilidade necessária a tantas questões que poderão surgir no futuro. É importante fixar-se apenas em tudo o que é verdadeiramente importante. Quando muito se dentro de uma mesma semana existirem tarefas dependentes, desenhe uma seta com a origem na tarefa precedente. Faça uma folha para cada projecto que tem em mãos e coloque num dossier de planeamento. Na primeira páginas deste dossier deve colocar a matriz que representa o planeamento dos vários projectos na prática. Esta folha pode ser uma matriz com 52 colunas que representam o ano, onde aí já cada semana está associada a uma data em concreto. Em cada linha desenhe um rectângulo com a identificação de um único projecto em concreto. É nesta altura que está à procura do melhor dia D para cada
projecto e deve claramente olhar para as precedências entre projectos e alguma rentabilização de recursos. Após ter isto concluído, a sua vida fica bem mais fácil de trabalhar desde que siga a seguinte lógica: Em cada semana do seu plano global procure nos projectos tarefas que podem se ter atrasado da semana anterior e resolva-as. Sabe isso porque as tarefas que se atrasaram, no final da semana você desenha uma seta a passar para a semana seguinte. Estas são tarefas que se tornaram urgentes. Depois olhe para todas as tarefas que pertencem a esta semana em concreto e resolva-as para que não se atrasem e se tornem, assim, urgentes na semana seguinte. Finalmente, e só se houver tempo, tente antecipar alguma tarefa possível da semana seguinte. Muitas pessoas bloqueiam porque quando pensam nos projectos estão sempre a pensar no seu âmbito total. Neste método, as pessoas passam a orientar-se ao que têm de completar na semana em causa e não no âmbito total de todos os projectos que têm entre mãos. Cria-se disciplina e simplificase, mantendo total flexibilidade. As semanas para além do dia D, servem para desmontar e devolver coisas, mas mais importante do que isso, avaliar o que aconteceu. Mais, você deverá tentar criar um template para projectos futuros semelhantes. Imaginemos os seguintes casos práticos simplificados, e provavelmente irrealistas. Projecto Seminário -4-3 -2-1 D +1 Negociar Adjudicar Receber Projector Construir conteúdo Desenhar Imprimir Colar Cartazes Imprimir Fechar reservas Dossier Pessoas Relatório de Análise
Projecto Testar Software -4-3 -2-1 D +1 Libertar Servidor Instalar Software Base Reservar lugar voo e estadia Servidor Preparado Instalar Protótipo em servidor Garantir Voo e Estadia Utilizadores Avaliar Protótipo Instrutor Plano 2008 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Seminário Testar Sfw Imaginemos que estamos na semana 6. Então temos os seguintes objectivos para atingir nessa semana que constitui o planeamento da semana 6: Semana -2 do projecto Seminário o Recuperar a tarefa construir conteúdo que está atrasada e tornou-se mais urgente o Colar cartazes Semana -4 do projecto Testar Software o Libertar Servidor Possíveis antecipações o Semana -1 do projecto Seminário Imprimir dossiers o Semana -3 do projecto Testar Software Instalar software base Reservar voo e estadia do instrutor Seguimento O responsável do projecto vai atribuindo as tarefas pelos executantes e deve olhar aos horários de defeito de cada um (ver documento sobre horários de defeito).
Uma ferramenta muito útil para depois estar em cima dos acontecimentos para que nada se atrase é folha de questões em aberto. Estas folhas são folhas que o executante preenche no final do dia e entrega ao responsável do projecto com toda a informação sobre bloqueios às tarefas que tinha em mão para executar. Por exemplo, imaginemos, que quem ficou com a tarefa de colar cartazes não conseguiu colar porque a cola existente em casa não estava em condições e ele não conseguiu adquirir nova cola porque era necessário a empresa, por exemplo, saldar a sua conta no fornecedor. Desta forma, a questão ficou em aberto e necessita de uma resolução que o ultrapassa. Em vez de ficar indefinidamente como uma desculpa para o executante, esta questão passa logo para as mãos do responsável do projecto que tem então a obrigação de desbloquear e corrigir planeamentos. Não tenha a mínima ilusão. Tarefas destas estão sempre a surgir e são quase impossíveis de prever quando se está a planear. Esta é a forma, por experiência própria, que encontrei para não travar os projectos ou desbloqueá-los o mais rápido possível. Ponta Delgada, 25 de Fevereiro de 2008 Ricardo Cabral (Business Coach)