UFF. SDC. COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS

UFF. SDC. COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS

1 SUMÁRIO 1 APRESENTAÇÃO... 3 2 ESTRUTURA PROPOSTA PARA O ROTEIRO... 3 2.1 Informações Gerais... 3 2.2 Estrutura Física e Recursos... 4 2.2.1 Equipamentos... 4 2.2.2 Recursos Humanos... 5 2.3 Acervo... 6 2.4 Serviços ao Usuário... 8 2.5 Divulgação... 11 2.6 Conclusão e Recomendações... 11 3 COLETA DE DADOS... 12 REFERÊNCIAS... 12

2 LISTA DE QUADROS QUADRO 1 Horário e período de funcionamento... 3 QUADRO 2 - Programas desenvolvidos na Biblioteca... 4 QUADRO 3 - Espaço físico... 4 QUADRO 4 - Equipamentos... 5 QUADRO 5 - Atividades de gestão do espaço físico da biblioteca... 5 QUADRO 6 - Recursos humanos por categoria... 5 QUADRO 7 Aperfeiçoamento de pessoal... 6 QUADRO 8 - Produção Intelectual... 6 QUADRO 9 Acervo no período... 7 QUADRO 10 - Aquisições no período... 7 QUADRO 11 - Acervo atual... 8 QUADRO 12 - Consultas e empréstimos... 8 QUADRO 13 - Comutação... 9 QUADRO 14 - Treinamento de usuários... 9 QUADRO 15 - Eventos/atividades especiais... 9 QUADRO 16 - Fichas catalográficas... 10 QUADRO 17 Empréstimos entre bibliotecas... 10 QUADRO 18 - Outros serviços... 10 QUADRO 19 - Serviços de disseminação da informação... 11 QUADRO 20 - Alimentação de bases de dados... 11 Quadro 21 - Plano de trabalho para próximo ano... 11

3 1 APRESENTAÇÃO Um relatório deve ser definido a partir de critérios básicos que sirvam de padrão para a coleta de dados. Além disso, é preciso que haja um alinhamento de conceitos, ou seja, um entendimento único de cada termo definido no relatório e da natureza de cada serviço. (ALMEIDA, 2005, p.39)... é indispensável na coordenação de um sistema de bibliotecas, servindo para o gerenciamento de projetos e para o acompanhamento e avaliação do desempenho tanto das unidades, isoladamente, quanto do sistema como um todo. É com base no conjunto dos relatórios das bibliotecas que a coordenação poderá definir metas para o sistema... (ALMEIDA, 2005, p.39). Dentro desse contexto o relatório é considerado como um instrumento nos processos de planejamento e avaliação do desempenho da biblioteca. Nesse sentido a Coordenação de Bibliotecas propõe um roteiro estruturado para a apresentação dos dados dos relatórios de gestão das 27 bibliotecas do Sistema, no qual busca: Definir as variáveis necessárias a este instrumento; Padronizar os conceitos a serem utilizados; Utilizar o Pergamum como ferramenta de gestão. 2 ESTRUTURA PROPOSTA PARA O ROTEIRO 2.1 Informações Gerais OBJETIVO: mostrar de forma sucinta a situação da unidade. Neste item é necessário informar o período de abrangência 1 do relatório. Dados como cursos atendidos, horário de atendimento, número de dias em que a biblioteca permaneceu aberta para atendimento ao público, fluxo de usuários que entraram na biblioteca e programas e/ou atividades desenvolvidas devem constar da introdução. Os resultados alcançados e as dificuldades apresentadas durante o desenvolvimento destas atividades deverão ser descritos no item Conclusão e Recomendações deste roteiro (Item 6). QUADRO 1 Horário e período de funcionamento UNIDADE HORÁRIO DE ATENDIMENTO DIAS DE FUNCIONAMENTO FREQUÊNCIA DIAS DE FUNCIONAMENTO: número de dias em que a biblioteca permaneceu aberta para atendimento ao público. FREQUÊNCIA: fluxo de usuários que utilizaram a biblioteca para as mais diversas finalidades: uso de catálogos, consulta, empréstimo, etc. 1 Período a ser considerado para a coleta de dados: 01/12 do ano anterior a 30/11 do ano em curso.

4 OBSERVAÇÕES: 1) Dias de funcionamento: informação fornecida pelo Pergamum (https://sistemas.uff.br/pergamum/estatistica/index.php) no link Estatísticas Gerais desde que sejam marcados no calendário de Atendimento os dias em que a Biblioteca não funcionou. (Caminho: Circulação de materiais Calendário Agendamento Atendimento) 2) Frequência: para as unidades que utilizam os dados fornecidos por contador de frequência deve-se levar em consideração o movimento de entrada e saída, logo o número de acessos deve ser dividido por 2 (dois). As unidades que não tem contador de frequência devem utilizar como estimativa a soma total dos empréstimos e consultas. QUADRO 2 - Programas desenvolvidos na Biblioteca UNIDADE ATIVIDADE/PROGRAMA OBJETIVO 2.2 Estrutura Física e Recursos QUADRO 3 - Espaço físico UNIDADE CONSTRUÍDA DESTINADA AO ACERVO ÁREA POSTOS DE ESTUDO ACESSIBILIDADE ESTUDO INDIVIDUAL ESTUDO EM GRUPO INDIVIDUAL EM GRUPO ÁREA: espaço disponível, em m 2. POSTOS DE ESTUDO: quantidade de assentos disponíveis. ACESSIBILIDADE: existe algum recurso na unidade para atender pessoas com necessidades especiais? Em caso positivo os equipamentos deverão ser inseridos no Quadro 4. Qualquer observação relacionada ao assunto deverá ser incluída neste item. 2.2.1 Equipamentos OBJETIVO: Mapear o tipo de equipamento disponível nas unidades. Discriminar separadamente os equipamentos disponíveis para uso administrativo e os disponíveis para atendimento ao usuário e serviço de empréstimo.

5 QUADRO 4 - Equipamentos UNIDADE EQUIPAMENTO QUANTIDADE EQUIPAMENTO: computadores; impressoras; scanners; equipamentos para acessibilidade. QUADRO 5 - Atividades de gestão do espaço físico da biblioteca UNIDADE DESCRIÇÃO DAS TAREFAS ÊXITO SIM NÃO OBSERVAÇÕES DESCRIÇÃO DAS TAREFAS: solicitações de reparo e manutenção, retirada de bens inservíveis e ociosos, etc. ÊXITO: informar se a situação foi resolvida ou não. 2.2.2 Recursos Humanos OBJETIVOS: Fornecer dados sobre a movimentação de pessoal na unidade. Mapear os esforços de desenvolvimento e aperfeiçoamento feitos pela equipe, trabalhos apresentados e/ou publicados, treinamento para exercício das atividades promovidas pela biblioteca. Ocorrências como, como licenças, afastamentos, aposentadorias, etc. devem ser relatadas de forma concisa. QUADRO 6 - Recursos humanos por categoria CATEGORIA Bibliotecário Assistente em administração Auxiliar administrativo Estagiário Bolsista Prestador de serviço QUANTIDADE

6 QUADRO 7 Aperfeiçoamento de pessoal TIPO DO EVENTO TÍTULO INSTITUIÇÃO PARTICIPANTES TIPO DO EVENTO: congresso; curso; encontro; jornada; oficina; fórum; palestra; reunião; seminário; treinamento. TÍTULO: número e nome do evento (se houver); local e data de realização. Exemplo: XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias; Belo Horizonte, 16 a 21 de novembro INSTITUIÇÃO: nome da instituição onde aconteceu o evento. Eventos na UFF, indicar também o órgão que organizou o evento. Ex: UFF. PROPPI; UFF. SDC. QUADRO 8 - Produção Intelectual TÍTULO AUTORIA REFERÊNCIA TÍTULO: título do trabalho. Exemplo: Mapeamento de processos em uma biblioteca universitária: o caso da Biblioteca do Aterrado AUTORIA: nome do autor na ordem direta. Exemplo: Rosiane Pedro do Nascimento. REFERÊNCIA: indicar onde foi publicado o trabalho, no formato de referência bibliográfica: Exemplo: XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias; Belo Horizonte, 16 a 21 de novembro. 2.3 Acervo Objetivo: Fornecer dados totais dos vários tipos de material encontrados na biblioteca distinguindo: acervo processado e não processado; forma de aquisição; movimentação do acervo (aquisições e baixas) no período abrangido pelo relatório.

7 QUADRO 9 Acervo no período TIPO DE MATERIAL PROCESSADO NÃO PROCESSADO TOTAL TIPO DE MATERIAL: preencher de acordo com os tipos de material existentes no sistema: livro, dissertação, tese da UFF, etc.. PROCESSADO: indicar o quantitativo de exemplares recebidos, processados e disponibilizados para o usuário. NÃO PROCESSADO: indicar o quantitativo de exemplares recebidos que não foram processados. TOTAL: soma das colunas Processado e Não processado. QUADRO 10 - Aquisições no período TIPO DE MATERIAL COMPRA DOAÇÃO TOTAL Quantidade Valores (R$) Quantidade Títulos Exemplares UFF Convênios Títulos Exemplares Títulos Exemplares TIPO DE MATERIAL: preencher de acordo com os tipos de material existentes no sistema: livro, dissertação, tese da UFF, etc.. QUANTIDADE: indicar o quantitativo de acervo adquirido no período: títulos e exemplares. VALORES: indicar os valores investidos na aquisição TOTAL: soma das colunas Títulos e Exemplares por doação e aquisição. OBSERVAÇÃO: Os dados para preenchimento deste quadro devem ser retirados do módulo de relatórios do Pergamum: Estatísticas-Levantamentos bibliográficos-geral do acervo (18) Relatório-Dados de aquisição-gastos baseados nos processos de cadastro-aquisições (94)

8 QUADRO 11 - Acervo atual TIPO DE MATERIAL Exercíci o anterior TÍTULOS Aquisiçõ es no ano Baixas no ano Total Exercíci o anterior EXEMPLARES Aquisiçõ es no ano Baixas no ano Total TIPO DE MATERIAL: preencher de acordo com os tipos de material existentes no sistema: livro, dissertação, tese da UFF, etc.. EXERCÍCIO ANTERIOR: indicar o quantitativo existente no ano anterior para cada tipo de material. Para as unidades que tem todo o acervo no sistema, o período a ser considerado para preenchimento da coluna Exercício Anterior deve incluir todo o acervo que foi migrado do Argonauta. A data inicial 01/01/2000 / Data final: 30/11/2013. AQUISIÇÕES NO ANO: repetir os valores da coluna Total (por tipo de material) do Quadro 10. BAIXAS NO ANO: indicar as baixas realizadas no acervo (por tipo de material) no período de abrangência do relatório. TOTAL: resultado da expressão: Exercício Anterior + Aquisições no ano Baixas no ano. OBSERVAÇÃO: Os dados para preenchimento deste quadro devem ser retirados do módulo de relatórios do Pergamum: Estatísticas-Levantamentos bibliográficos-geral do acervo (18) 2.4 Serviços ao Usuário QUADRO 12 - Consultas e empréstimos ATIVIDADE Consultas Empréstimos QUANTIDADE CONSULTA: uso do material no recinto da biblioteca; EMPRÉSTIMO: retirada do material da biblioteca para circulação externa, empréstimos domiciliares; QUANTIDADE: número de ocorrência das atividades.

9 OBSERVAÇÃO: Os dados para preenchimento deste quadro devem ser retirados do módulo de relatórios do Pergamum: Consultas: Estatísticas-Consultas-Internas no acervo (136) desde que o sistema seja alimentado com as informações do material consultado através da leitura do código de barras (Caminho: Circulação de Materiais Coleta de dados Manual / Leitor) Empréstimos: Estatísticas-Circulação de materiais-geral (12) considerar os dados de empréstimo da coluna Total Geral deste relatório. QUADRO 13 - Comutação Solicitado Recebido NÃO ATENDIDO ATENDIDO TOTAL COMUTAÇÃO: serviço de fornecimento de cópias. SOLICITADO: artigos solicitados a outras bibliotecas; RECEBIDO: artigos fornecidos pela biblioteca. ATENDIDO: número de artigos solicitados/recebidos e atendidos. NÃO ATENDIDO: número de artigos solicitados/recebidos e não atendidos. TOTAL: soma do número de artigos atendidos e não atendidos. QUADRO 14 - Treinamento de usuários TIPO DE ATIVIDADE QUANTIDADE N O DE PARTICIPANTES TREINAMENTO DE USUÁRIOS: atividades realizadas com a finalidade de dar orientação e treinamento aos interessados, tendo em vista a maximização do uso da biblioteca e de seus recursos. TIPO DE ATIVIDADE: descrever a atividade: Treinamento, Palestra, Visita Guiada, etc.; QUANTIDADE: número de vezes que a atividade foi realizada; N O DE PARTICIPANTES: quantidade de usuários beneficiados pela atividade. QUADRO 15 - Eventos/atividades especiais NOME DO EVENTO TIPO DE ATIVIDADE N O DE PARTICIPANTES

EVENTOS/ATIVIDADES ESPECIAIS: eventos especiais desenvolvidos na biblioteca ou por atividade dela. Deverá ser incluída neste item a participação da biblioteca no Acolhimento Estudantil e na Agenda Acadêmica e as atividades realizadas. NOME DO EVENTO: informar o nome do evento. TIPO DE ATIVIDADE: descrever a atividade realizada. N o DE PARTICIPANTES: quantidade de usuários beneficiados pela atividade. QUADRO 16 - Fichas catalográficas 10 Categoria Aluno (Graduação) Aluno (Pós- Graduação) Funcionário da UFF Professor Quantidade FICHAS CATALOGRÁFICAS: catalogação na fonte; CATEGORIA: indicar a categoria do usuário que solicitou o serviço QUANTIDADE: número de fichas elaboradas. QUADRO 17 Empréstimos entre bibliotecas Solicitado Recebido NÃO ATENDIDO ATENDIDO TOTAL EMPRÉSTIMO ENTRE BIBLIOTECAS: intercâmbio com outras instituições de ensino ou pesquisa. SOLICITADO: total de solicitações feitas a outras bibliotecas; RECEBIDO: total de solicitações recebidas de outras bibliotecas; ATENDIDO: número de solicitações recebidas e atendidas pela biblioteca; NÃO ATENDIDO: número de solicitações recebidas e não atendidas pela biblioteca; TOTAL: soma do número de solicitações atendidas e não atendidas. QUADRO 18 - Outros serviços UNIDADE SERVIÇO QUANTIDADE OUTROS SERVIÇOS: indicar outros serviços prestados pela biblioteca e não previstos por este relatório. Indicando, sempre, a quantidade de usuários beneficiados pelo serviço prestado.

11 NOME DO SERVIÇO: indicar o serviço prestado; QUANTIDADE: indicar o número de usuários beneficiados pelo serviço. 2.5 Divulgação OBJETIVO: Mapear os serviços que visem à disseminação da informação, bem como as ações no sentido de divulgar a biblioteca em geral e o compartilhamento e socialização da produção acadêmica da UFF QUADRO 19 - Serviços de disseminação da informação UNIDADE TIPO ENDEREÇO ELETRÔNICO ESTATÍSTICAS DE USO/ACESSO TIPO: Indicar o tipo de serviço/ação: boletim informativo; folder; site; Twitter; Facebook; Blog. Indicar, também, outro tipo de ação/serviço que não esteja nesta lista. ENDEREÇO ELETRÔNICO: indicar endereço dos recursos disponíveis na internet: site; Twitter; Facebook; Blog ESTATÍSTICAS DE USO/ACESSO QUADRO 20 - Alimentação de bases de dados NOME DA BASE Biblioteca Digital de Teses e Dissertações (BDTD) Biblioteca Virtual em Saúde (Integralidade) Biblioteca Virtual em Saúde (Educação Profissional em Saúde) DOCUMENTOS INSERIDOS 2.6 Conclusão e Recomendações Chamar a atenção para os pontos principais levantados ao longo do relatório que devem ser acompanhados de recomendações que serão aproveitadas em planos de trabalho para o próximo período. Devem ser avaliados neste item os resultados alcançados e os problemas existentes no período abrangido pelo relatório. Quadro 21 - Plano de trabalho para próximo ano UNIDADE ATIVIDADE/PROGRAMA OBJETIVO

12 3 COLETA DE DADOS Para uma melhor contribuição à proposta feita, aconselhamos que a coleta dos dados seja feita de forma regular. O período a ser considerado vai de 01/12 do ano anterior até o dia 30/11 do ano em curso. O Pergamum deverá ser utilizado como instrumento de coleta para os seguintes dados conforme descrito ao longo do roteiro: dias de funcionamento; acervo adquirido; consultas ao acervo e empréstimos. REFERÊNCIAS ALMEIDA, Maria Christina Barbosa de. Relatórios como instrumento de planejamento e avaliação de serviços de biblioteca. In:. Planejamento de bibliotecas e serviços de informação. 2.ed.rev.ampl. Brasília: Briquet de Lemos, 2005. p.37-52. MACIEL, Alba Costa. Niterói: EduFF, 1995. Instrumentos para o gerenciamento de bibliotecas.