Secretaria-Geral do Ministério da Justiça Relatório de Atividades Abril de 2014

Secretaria-Geral do Ministério da Justiça Relatório de Atividades 2013 Abril de 2014

SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Relatório de Atividades 2013 Abril 2014 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Praça do Comércio 1149-019 Lisboa E-mail: correio@sg.mj.pt

Í n d i c e 1. Introdução... 3 2. Apresentação da SGMJ... 4 2.1. Missão e Atribuições... 4 2.2. Estrutura Orgânica... 6 3. Autoavaliação... 7 3.1. Resultados Alcançados - QUAR 2013... 7 3.2. Objetivos e atividades das unidades orgânicas... 13 3.3. Apreciação dos serviços prestados... 35 3.4. Audição dos dirigentes intermédios e demais trabalhadores na autoavaliação. 39 3.5. Avaliação do sistema de controlo interno... 39 3.6. Medidas para um reforço positivo do desempenho... 41 3.7. Comparação com o desempenho de serviços idênticos... 42 4. Recursos... 43 4.1. Recursos Financeiros... 43 4.2. Recursos Humanos... 46 5. Evolução nos últimos 3 anos... 49 6. Avaliação Final... 50 7. Anexos... 52 7.1. QUAR 2013... 52 7.2. Questionário de satisfação dos colaboradores... 54 7.3. Balanço Social Informação detalhada... 56 7.4. Siglas utilizadas... 65 i

1. Introdução Este relatório descreve a atividade desenvolvida pela Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ) ao longo de 2013, nos termos do n.º 1 do art.º 1.º do Decreto-Lei n.º 183/96, de 27 de Setembro e da Lei n.º 66-B/2006, de 28 de Dezembro, evidenciando a demonstração qualitativa e quantitativa dos resultados alcançados, descrevendo os meios e recursos de que se dispunha para a sua concretização e integrando os dados relativos ao Balanço Social. O Relatório de Atividades foi elaborado com a participação de todas as unidades orgânicas da SGMJ, e está estruturado em cinco capítulos - para além da nota introdutória e dos anexos: apresentação da SGMJ, autoavaliação, recursos financeiros e humanos, evolução nos últimos 3 anos e avaliação final do serviço. No ano de 2013 foi dada continuidade ao projeto que se tem desenvolvido na SGMJ de melhoria da qualidade dos serviços prestados, tendo-se adotando procedimentos mais eficientes e otimiza a utilização dos recursos humanos e financeiros disponíveis. Perante os novos desafios e profundas mudanças, a SGMJ conseguiu alcançar todos os objetivos a que se tinha proposto, tendo mesmo superado muitos deles. 3

2. Apresentação da SGMJ Neste capítulo é feita uma breve caracterização da SGMJ, designadamente a sua missão, atribuições e estrutura orgânica. 2.1. Missão e Atribuições Missão A SGMJ tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo, bem como assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ, o apoio aos demais serviços e organismos do Ministério nos domínios da gestão e administração de recursos humanos, a contratação pública de bens e serviços, o apoio técnico-jurídico e contencioso e as funções de documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo. Atribuições São atribuições da SGMJ: a) Prestar a assistência técnica e administrativa aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, não incluída nas atribuições dos demais serviços do MJ, bem como aos órgãos não dotados de estrutura de apoio administrativo, elaborando e executando os respetivos orçamentos; b) Promover, coordenar e acompanhar, no âmbito do MJ, as políticas de organização e de recursos humanos definidas para a Administração Pública, apoiando a tomada de decisão e a respetiva concretização, elaborando os necessários instrumentos de planeamento e de avaliação; c) Assegurar a gestão e a administração centralizada dos recursos humanos do MJ, designadamente nos domínios do recrutamento e seleção, da administração do pessoal em mobilidade especial e da formação em áreas comuns; d) Acompanhar a programação e a ação formativa dos trabalhadores dos demais serviços e organismos do MJ, com exceção da formação compreendida na competência exclusiva do Centro de Estudos Judiciários; e) Assegurar o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, bem como aos serviços e organismos do ministério, designadamente através da emissão de informações e pareceres, apreciação de reclamações e recursos hierárquicos que àqueles sejam dirigidos e da elaboração de peças processuais em ações e recursos em que sejam visados atos 4

praticados pelos membros do Governo, nas jurisdições comum ou administrativa, bem como de atos praticados por dirigentes de serviços do MJ, desde que solicitada pelo membro do Governo competente; f) Assegurar o acompanhamento de outros assuntos jurídicos atinentes ao MJ, designadamente em sede de execução de decisões judiciais proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em matérias relacionadas com o funcionamento dos tribunais, com atuações do MJ não imputáveis a serviço ou organismo determinado, ou de qualquer outra decisão em que a referida execução tenha sido determinada pelo membro do Governo competente; g) Assegurar, através da unidade ministerial de compras, a contratação pública centralizada de bens e serviços, sem prejuízo da intervenção específica do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P., (IGFEJ, I. P.) representando o MJ e conduzindo os respetivos processos aquisitivos, e colaborar com os serviços e organismos do MJ no levantamento e agregação de necessidades; h) Estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes a promover, de forma permanente e sistemática, a inovação, modernização e a política de qualidade, no âmbito do MJ, acompanhando os processos de certificação da qualidade; i) Liquidar, cobrar e registar as receitas próprias; j) Coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e arquivo histórico, promovendo boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos do MJ e procedendo à recolha, tratamento e conservação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores; k) Organizar e manter um centro de documentação com relevância para a área da justiça e desenvolver iniciativas de recolha, organização e divulgação de informação, nomeadamente legislativa e jurisprudencial, que revelem interesse direto para o MJ; l) Assegurar o serviço geral de relações públicas e de protocolo do MJ, em articulação com os demais serviços e organismos; m) Representar, por intermédio do secretário -geral, e assegurar o normal funcionamento do MJ nas áreas que não sejam da competência específica de outros serviços ou organismos e desde que tal representação não seja diretamente assumida pelos membros do Governo; n) Coordenar as matérias relativas à gestão de fundos comunitários afetos ao MJ, ao nível da apresentação de candidaturas conjuntas, acompanhar as execuções financeira e material efetuadas pelas entidades executoras, bem como a apresentação de propostas à entidade gestora dos 5

respetivos programas, com vista a eventuais alterações à programação financeira dos projetos, após audição dos demais serviços e organismos intervenientes. Cabe, ainda, à SGMJ assegurar o apoio administrativo e logístico à Comissão da Liberdade Religiosa, órgão independente de consulta da Assembleia da República e do Governo, à Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes, à Comissão de Programas Especiais de Segurança e à Comissão de Apreciação e Controlo da Atividade dos Administradores da Insolvência, que se regem por diploma próprio. 2.2. Estrutura Orgânica A estrutura orgânica da SGMJ, representada no organograma seguinte encontra-se consagrada na Lei Orgânica da SGMJ aprovada pelo Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho, e reflete a sua estrutura nuclear, constante da Portaria n.º 385/2012, de 29 de novembro e do Despacho n.º 2959/2013, de 2 de janeiro. Organograma da SGMJ 6

3. Autoavaliação 3.1. Resultados Alcançados - QUAR 2013 OBJETIVOS OPERACIONAIS Nos quadros abaixo é apresentado o nível de execução dos objetivos operacionais do QUAR Quadro de Avaliação e Responsabilização - da SGMJ para 2013 (no anexo 1 apresenta-se o QUAR no formato original). Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos INDICADORES Tempo médio de resposta a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis) Taxa de pertinência das orientações técnicas divulgada aos serviços e organismos (nº de respostas "pertinente"/nº total de respostas dos serviços) META Tolerância 2013 Valor RESULTADO crítico TAXA CLASSIFICAÇÃO REALIZAÇÃO 13 2 8 9 120% Superado 85% 5% 100% 100% 125% Superado Relativamente ao objetivo de garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos recursos humanos, este objetivo foi superado, dado que os resultados de ambos os indicadores foram mais favoráveis que a meta estabelecida. O tempo médio de resposta da SGMJ às solicitações dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos foi de 9 dias úteis e todos os serviços e organismos que responderam ao questionário consideraram as orientações técnicas divulgada pela SGMJ "pertinentes" ou muito pertinentes. Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo INDICADORES META 2013 Tolerância Valor crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Tempo médio de elaboração das peças jurídicas nos processos urgentes e não urgentes (nº de dias) 13 2 8 7,7 127% Superado 7

O objetivo de garantir a eficácia do apoio juridico prestado aos gabinetes dos membros do governo foi superado, na medida em que o tempo médio de elaboração das peças juridicas foi de 7,7 dias. Assegurar o financiamento do MAOC-N (Maritime Analysis and Operations Centre - Narcotics) INDICADORES Preparação e formalização da candidatura para 2013-2016 (prazo após abertura do respetivo edital) % de processos de despesa apresentados pelo MAOC-N verificados pela SGMJ, a partir da data de aprovação do projeto META Tolerância 2013 Valor RESULTADO crítico TAXA CLASSIFICAÇÃO REALIZAÇÃO 30 10 10 30 100% Atingido 75% 5% 100% 100% 125% Superado O objetivo de assegurar o financiamento do MAOC-N foi superado. No prazo previsto foi preparada a candidatura aos fundos comunitários para financiamento do MAOC-N, que ocorreu em março. Após a aprovação desta candidatura, que ocorreu em setembro, todos os documentos de despesa de outubro e novembro foram verificados. De referir que o segundo indicador deste objetivo foi objeto de reformulação (inicialmente era Percentagem de processos de despesa verificados previamente por cada transferência de verbas efetuada ), uma vez que a aprovação da candidatura só ocorreu no início de setembro, pelo que se corria o risco de não haver nenhuma transferência de verbas para o MAOC-N até final do ano. Apoiar a implementação do GERFIP na área da Justiça INDICADORES META 2013 Tolerância Valor crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Nº de ações de formação para apoio à implementação do GERFIP efetuadas pela SGMJ 5 1 10 7,0 110% Superado O objetivo de apoiar a implementação do GERFIP na área da Justiça foi superado, tendo sido realizadas 7 ações de formação, no âmbito da colaboração existente entre a SGMJ e a ESPAP, para responder às dificuldades identificadas pelos serviços do Ministério da Justiça. 8

Garantir a eficiência da contratação centralizada de bens e serviços para o MJ INDICADORES META 2013 Tolerância Valor crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Conceção e divulgação de instrumentos de planeamento e avaliação dos procedimentos que visam o cumprimento legal dos prazos em que vigoram os contratos (Prazo em nº de semanas) 8 1 5 8 100% Atingido O objetivo de garantir a eficiência da contratação centralizada de bens e serviços para o MJ foi atingido, uma vez que após a conceção dos instrumentos de planeamento e avaliação dos procedimentos, que visaram o cumprimento legal dos prazos em que vigoram os contratos, estes instrumentos foram divulgados aos serviços e organismos do MJ no prazo previsto. Este objetivo foi objeto de reformulação, tendo sido cancelado um segundo indicador: Grau médio de cumprimento dos cronogramas nos procedimentos de aquisição centralizada. Esta alteração deveu-se a registarem-se atrasos em alguns procedimentos, por motivos externos à SGMJ, que estavam a por em causa o cumprimento dos cronogramas em fases dos procedimentos aquisitivos e que não dependiam da SGMJ. Promover uma utilização mais eficiente dos espaços de arquivo do MJ INDICADORES Nº de orgão/serviços/organismos e outras estruturas que transferem os seus arquivos para o depósito das Laranjeiras META Tolerância 2013 Valor RESULTADO crítico TAXA CLASSIFICAÇÃO REALIZAÇÃO 2 1 4 4 125% Superado No que se refere ao objetivo de promover uma utilização mais eficiente dos espaços de arquivo do MJ, verificou-se a sua superação uma vez que se procedeu à transferência de arquivos intermédios dos dois Gabinetes dos membros do Governo, da SGMJ e da Comissão de Proteção das Vitimas de Crimes para o depósito das Laranjeiras. 9

Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ INDICADORES Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos membros dos gabinetes do Governo (escala de 1 a 5) META 2013 Tolerância Valor crítico RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO 3,5 0 5 4,7 120% Superado Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos outros organismos do MJ (escala de 1 a 5) 3,5 0 5 4,5 117% Superado O objetivo Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ foi superado, tendo o nível médio de satisfação pelos serviços prestados pela SGMJ sido superior à meta, quer pelos organismos do MJ, quer pelos membros dos gabinetes do Governo. Promover partilha de boas práticas e desenvolvimento de projetos comuns nas áreas de inovação, qualidade e gestão dos riscos de corrupção META INDICADORES Tolerância 2013 Valor RESULTADO crítico TAXA CLASSIFICAÇÃO REALIZAÇÃO Nº de organismos do MJ que a SGMJ apoiou a implementar melhorias nestas áreas 2 0 5 4 117% Superado O objetivo de promover partilha de boas práticas e desenvolvimento de projetos comuns foi superado, na medida em que 4 organismos implementaram um projeto divulgado pela SGMJ na área da qualidade, segurança e saúde no trabalho. Assim, após a implementação interna na SGMJ de um projeto de aquisição de equipamentos e formação de trabalhadores em suporte básico de vida e primeiros socorros, e considerando os bons resultados alcançados, a SGMJ divulgou este projeto pelos diversos organismos do MJ. Em resultado, este projeto foi Implementado pelo CEJ, pelo INPI, pelo IRN nas Conservatórias e pelo IGFEJ, sendo que este último procedeu à sua implementação em todos os edifícios do Campus da Justiça, abrangendo todos os organismos nele sediados. MEIOS DISPONÍVEIS RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS Na avaliação do QUAR é também apresentada a comparação entre os meios planeados para a prossecução dos objetivos propostos e os meios que efetivamente estiveram disponíveis para a obtenção dos resultados alcançados. 10

Nos meios humanos o cálculo é feito em pontos. Considerando uma determinada pontuação por efetivo, calculam-se os pontos planeados a partir do número de efetivos planeados e o número de dias úteis do ano. O total executado é determinado tendo em conta a pontuação definida por efetivo, o número de efetivos em funções, de facto, durante o ano e, o número dias úteis realmente trabalhados, por cada efetivo. O quadro seguinte ilustra a situação da SGMJ: Recursos Humanos 2012 Meios disponíveis - Recursos Humanos Pontuação por efetivo Nº efetivos Planeado Pontos Executado Nº efetivos 31/12/2013 Pontos Desvio do executado face ao planeado Nº efetivos Pontos Dirigentes - Direção Superior 7,7 2 15,4 2 15,4 0 0,0 Dirigentes - Direção Intermédia 5,8 11 63,8 10 58,0-1 -5,8 Técnico Superior 4,2 41 172,1 31 131,9-10 -40,2 Coordenador Técnico 2,8 3 8,5 3 8,5 0 0,0 Assistente Técnico 2,0 38 77,9 26 57,9-12 -20,0 Assistente Operacional 1,5 30 46,3 17 29,0-13 -17,3 Total: 125 384,0 89 300,8-36 -83,3 A pontuação executada em termos de recursos humanos ficou aquém do planeado em quase todas as carreiras profissionais, exceto nos dirigentes de direção superior e nos coordenadores técnicos, sendo que nos recursos humanos planeados se considerou os recursos humanos do mapa de pessoal da SGMJ, que não está todo preenchido. Outra das causas para a pontuação executada ser inferior à planeada foi a saída de alguns efetivos para outros organismos ou para aposentação. Recursos humanos - Diferença entre a pontuação planeada e executada 10,0-10,0-30,0-50,0 Direcção Superior Direcção Intermédia Técnico Superior Coordenador Técnico Planeado Executado Assistente Técnico Assistente Operacional Os meios financeiros planeados no QUAR 2013, referente à dotação orçamental inicial dos serviços próprios da SGMJ, eram de 4.612.220 euros. Não obstante a aplicação da cativação, a dotação disponível foi superior à dotação inicial, uma vez que o orçamento da SGMJ teve créditos especiais relativos a transição de saldos e transferências do IGFEJ, não previstos inicialmente, bem como o 11

reforço referente ao subsídio de férias. Desta forma, a dotação orçamental disponível foi de 5.259.886 euros. A despesa totalizou 5.003.704 euros, tendo-se verificado uma taxa de execução orçamental correspondente a 95%. O desvio da despesa face à dotação disponível ocorre exclusivamente por dois motivos: dotação orçamentado por conta de receita a transferir pelo IGFEJ, que não chegou a ser efetuada e despesa comprometida nos termos da portaria de extensão de encargos relativa ao procedimento de aquisição de serviços informáticos para implementação do Portal do Ministério da Justiça, com execução prevista para 2013, que não se confirmou por constrangimentos no processo de contratação adotado. De referir no entanto que o saldo verificado neste processo tem origem em receita própria, podendo eventualmente ser utilizados em 2014, mediante abertura do necessário pedido de crédito especial. Meios disponíveis - Recursos Financeiros 2013 Dotação Inicial Dotação disponível Despesa (em euros) Desvio da despesa face à dotação Total 4.612.220 5.259.886 5.003.704-256.182 Despesas c/pessoal 3.119.995 3.592.734 3.592.356-378 Aquisições de Bens e Serviços 980.509 855.306 602.529-252.777 Outras despesas correntes 511.716 811.846 808.819-3.027 12

3.2. Objetivos e atividades das unidades orgânicas DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS, PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO Objetivos Operacional QUAR / DSRHPO Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos Classificação Superado Tempo médio de resposta a solicitações (urgentes e não A DSRHPO procedeu à elaboração de pareceres e informações relativos urgentes) dos serviços às matérias de gestão e administração de recursos humanos, em 13 e organismos do MJ em reposta às solicitações dos serviços e organismos do MJ, em 9 dias 9 matérias relacionadas úteis, em média. com recursos humanos (nº de dias úteis) Taxa de pertinência Foi solicitado aos serviços e organismos do MJ avaliação sobre a das orientações pertinência e a oportunidade das orientações divulgadas pela SGMJ, em técnicas divulgada aos abril e setembro. serviços e organismos 85% Todos os serviços e organismos que responderam ao questionário (nº de respostas consideraram as orientações técnicas divulgada pela SGMJ "pertinente" "pertinente"/nº total ou muito pertinentes e "oportuna" ou "muito oportuna" (taxa de de respostas dos resposta de 60%). serviços) 100% Operacional DSRHPO Assegurar o cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos no MJ Classificação Atingido Percentagem de documentos de SIADAP 2 e 3 reportados pelos Serviços e Organismos do MJ 100% Todos os serviços e organismos do MJ remeteram à SGMJ os relatórios de aplicação do SIADAP 2 e 3 relativo a 2012, com excepção do IGFEJ, uma vez que aquele organismo não foi realizada avaliação no âmbito do processo SIADAP por estar em processo de fusão. Percentagem de Balanços Sociais reportados pelos Serviços e Organismos do MJ 100% Todos os serviços e organismos do MJ remeteram à SGMJ a informação relativa aos Balanços Sociais. Percentagem de Relatórios de Formação reportados pelos Serviços e Organismos do MJ 100% Todos os serviços e organismos do MJ reportaram à DGAEP os Relatórios de Formação (RAF). 100% 100% 100% 13

Operacional DSRHPO Garantir a elaboração e acompanhamento dos intrumentos de Planeamento e Gestão da SGMJ Classificação Superado Elaborar Relatório de Atividades da SGMJ de 2012 (data de finalização) 15 de abril Foi elaborado o Relatório de Atividade de 2012 da SGMJ. 15 de abril Foi realizada a monitorização quadrimestral do QUAR 2013 da SGMJ, Elaborar relatórios de monitorização quadrimestral do QUAR 2 com elaboração de dois relatórios para a DGPJ sobre o ponto de situação dos objetivos: avaliação do 1º e do 2º quadrimestre (em maio e setembro). Adicionalmente foi elaborado um ponto de situação em outubro, para avaliação da necessidade de reformulação de objetivos. 3 Elaborar proposta de QUAR da SGMJ para 2014 (data de 30 de novembro Foi elaborada uma proposta de QUAR 2014 da SGMJ, de acordo com as orientações da Direção Superior 26 de novembro finalização) Elaborar Plano de Atividades da SGMJ para 2014 (data de 31 de dezembro Foi elaborado o Plano de Atividade de 2014 da SGMJ com a colaboração de todas as unidades orgânicas 19 de dezembro finalização) Colaborar com as diferentes unidades orgânicas na elaboração de projetos Foi prestada colaboração à DSAE na elaboração da ficha do projeto de 1 a apresentar à Tutela arquivo do MJ. 1 ou aos diversos organismos do MJ. (nº de projetos) Operacional DSRHPO Rentabilizar a candidatura a fundos comunitários para a formação do MJ, trabalhando de forma articulada as necessidades formativas dos diferentes Serviços e Organismos do MJ Classificação Atingido Elaborar levantamento de necessidades de 1º Trimestre Foi efetuado o levantamento de necessidades de formação transversal em formação transversal do MJ 2013 todos os serviços e organismos do MJ. 1º Trimestre 2013 Recolher os elementos necessários à candidatura aos fundos comunitários 1º Trimestre 2013 Foi recolhida a informação base para se proceder a uma candidatura conjunta do MJ ao POPH. 1º Trimestre 2013 14

Atividades Área dos Recursos Humanos Foram asseguradas, em articulação com os serviços competentes da Administração Pública, as ações necessárias à prossecução dos objetivos definidos em matéria de gestão e administração de recursos humanos do departamento ministerial, nomeadamente as decorrentes do novo regime de vínculos, carreiras e remunerações: Foram divulgadas orientações com origem no interlocutor da DGAEP para o MJ, no âmbito da gestão de recursos humanos aos serviços e organismos do MJ, tais como: Reposição do subsídio de férias (Lei n.º 39/2013, de 21 de junho), processos de aposentação por incapacidade junta médica da CGA, Faltas por falecimento de familiar, Pagamento do subsídio de Natal, Prestação de trabalho em regime de jornada contínua, Horário de trabalho de 40 horas (Lei n.º 68/2013, de 29 de agosto), Estatuto de trabalhador estudante efeitos remuneratórios e faltas; Foram elaborados pareceres relativos às matérias de gestão e administração de recursos humanos, sendo destinatários os serviços e organismos deste departamento ministerial e os gabinetes dos membros do Governo. Garantiu-se a promoção, coordenação e acompanhamento da aplicação dos instrumentos de mobilidade no âmbito do MJ e foi assegurada a administração dos efetivos em situação de mobilidade especial/requalificação, em articulação com a GERAP/INA: A 31 de dezembro de 2013, estavam afetos à SGMJ 89 trabalhadores, em regime de mobilidade especial (41), em licença extraordinária (42) e (6) a aguardar aposentação; Foram efetuados os processamentos decorrentes de abonos e descontos na plataforma do SRH (sistema de processamento de vencimentos), aos colaboradores na situação de mobilidade especial ou de licença extraordinária (requalificação) num total de 1165 processamentos (considerando um processamento por pessoa); Foi garantida a administração e atualização permanente de dados dos trabalhadores em situação de mobilidade especial/requalificação, através do portal do SIGAme/GERAP; Foi garantida a articulação com a Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA), nomeadamente a preparação do processo de afetação dos trabalhadores em situação de mobilidade especial ou (requalificação) do MJ para aquela Direção-Geral; licença extraordinária Foi assegurado o atendimento presencial e telefónico aos trabalhadores em SME; Foram efetuados 21 procedimentos no âmbito da figura da mobilidade geral, prevista na Lei nº 12-A/2008, de 27.02, 4 publicações na Bolsa de emprego Público, 4 publicações em jornais de expansão nacional e 22 publicações em Diário da República. Efetuou-se o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal afeto aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ (466 processamentos) e do pessoal da SGMJ, da Comissão da Liberdade Religiosa, da Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes e da Comissão para a Eficácia das Execuções (1299 processamentos), num total de 1765 15

processamentos. Elaboração de 14 Guias de reposição e das correspondentes notas discriminativas dos valores a repor, bem como 32 guias de vencimento. Garantiu-se a gestão e a administração dos recursos humanos da SGMJ e dos recursos humanos afetos aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, da Comissão da Liberdade Religiosa, da Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes e da Comissão para a Eficácia das Execuções, realizando diversos procedimentos, nomeadamente: Celebração de 3 contratos de trabalho em funções públicas por tempo indeterminado na sequência de: consolidação de mobilidade interna na categoria (2) e recrutamento de licenciados pelo CEAGP (1); Procedimentos concursais para provimento de 2 cargos dirigentes de nível intermédio (chefe de Divisão de Apoio Especializado e chefe de Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial; Elaboração do mapa mensal de registo do pessoal nos termos da alínea j) do artigo 87.º da Lei n.º 59/2008, de 11 de setembro; Elaboração de 771 boletins de assiduidade; Registos e regularizações na plataforma de assiduidade num total de 16640 movimentos, apurando-se numa média simples 1387 registos mensais e 63 diários; Instrução de 17 processos de aposentação e 3 processos de contagem de tempo de trabalhadores do mapa de pessoal da SGMJ e de colaboradores em situação de mobilidade especial ou licença extraordinária; Elaboração de 62 declarações de vínculo laboral e de contagem de tempo de serviço e/ou registo biográfico; Elaboração de 11 Registos Biográficos; Elaboração de 61 registos referentes à Declaração Mensal de Remunerações por Internet perante a Segurança Social; Consolidação mensal do ficheiro de quotas e contribuições para a Caixa Geral de Aposentações (SGMJ, SGMJ-SME, Gabinetes e CPVC); Carregamento trimestral e semestral no Sistema de Informação e Organização do Estado (SIOE), respeitante à SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade Especial; Informação trimestral no âmbito da Resolução do Conselho de Ministros nº 22/2012, de 09 de março, para feitos do plano de redução de efetivos na Administração Pública; Elaboração do Balanço Social da SGMJ, com observância da matriz divulgada pela DGAEP; Emissão de 387 declarações de IRS; Preparação dos mapas de férias do pessoal da SGMJ, Mobilidade Especial, Gabinetes Ministeriais e Comissões sem estrutura de apoio técnico-administrativo. Emissão de 102 cartões de identificação e 5 de livre-trânsito; 16

Organização e submissão através de plataforma eletrónica da ADSE Direta de 81 pedidos de comparticipação em regime livre. Elaborou-se o Mapa de Pessoal da SGMJ para 2014, com preenchimento do mapa relativos aos postos de trabalho necessários à prossecução das atribuições da SGMJ, de acordo com as disposições do Decreto-Lei nº 162/2012, de 31 de julho. Foi efetuada a projeção de encargos com pessoal para as propostas do Orçamento do Estado para 2014 (SGMJ, Gabinetes Ministeriais, Mobilidade Especial e CPVC) e elaborados os respetivos mapas. Foram recolhidos os dados para as Contas de Gerência ordinárias relativas a 2012 (SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade Especial) e registo das alterações ocorridas através do preenchimento do modelo 10. Foi assegurada a criação mensal dos ficheiros SIGO (SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade Especial) para posterior registo pela DSRFPT na plataforma do MF. Foram elaborados os ficheiros associados às Declarações Mensais de Remunerações para a Autoridade Tributária e Aduaneira e ficheiros associados ao modelo 10 (Declaração de IRS) para SGMJ, Gabinetes Ministeriais, Comissão de Proteção às Vítimas e Mobilidade Especial. Elaboraram-se Minutas de Despacho para assinatura dos membros do Governo na área da Justiça, nomeadamente: designações para os gabinetes ministeriais, ao abrigo do DL 11/2012 de 20 de junho e designação em regime de substituição ou na sequência de procedimento concursal desenvolvido pela CRESAP de dirigentes de nível superior dos serviços e organismos do MJ. Elaboraram-se Despachos para assinatura da Secretária-Geral, nomeadamente: Despachos de dirigentes de nível intermédio para a SGMJ na sequência de procedimento concursal; Despacho que autoriza trabalhadores da SGMJ a realizar trabalho extraordinário; Despacho que designa trabalhadores para a função de secretariado ao dirigente máximo do serviço, Despachos de consolidação de situações de mobilidade na categoria, Despachos de renovação de Licença Especial na Região Administrativa de Macau. Foram elaborados os termos de posse dos dirigentes do MJ de nível superior de 1.º e 2.º graus. Compilaram-se e prepararam-se os dados para a auditoria interna realizada à unidade orgânica. Efetuou-se a instrução dos procedimentos administrativos associados a todos os pedidos formulados por trabalhadores da Justiça no âmbito do Programa de Rescisões por Mútuo Acordo, no âmbito da Portaria n.º 221-A/2013, de 8 de julho num total de 217 processos que deram origem a 135 acordos de rescisão. Foi prestada colaboração no levantamento ao nível do Ministério da Justiça para caracterização das necessidades no âmbito de higiene, segurança e saúde no trabalho, com vista a eventual aquisição agregada desses serviços. 17

Área do Planeamento e Organização Foi elaborado o Dossier Justiça relativo a 2014, para apoio à discussão do orçamento da Justiça na Assembleia da República, em colaboração com os gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça. Efetuou-se a monitorização da execução do Plano de Prevenção da Corrupção e Atividades Conexas em 2012 e elaborou-se um novo Plano de Prevenção da Corrupção e Atividades Conexas adaptado à nova orgânica da SGMJ, que incluiu a temática da gestão de conflito de interesses, conforme orientação do Conselho de Prevenção da Corrupção de novembro de 2012. Foi elaborado o relatório síntese relativo à aplicação do SIADAP 2 e 3 em 2012 no MJ, através do lançamento dos dados na aplicação para o efeito disponibilizada pela DGAEP, a partir dos relatórios parciais remetidos pelos serviços e organismos do MJ. Elaborou-se o Balanço Social consolidado do MJ referente ao ano de 2012, a partir da informação contida nos Balanços Sociais de todos os serviços e organismos do MJ. Foi elaborado o relatório de atividades de formação em 2012 da SGMJ (RAF 2012), enviado à DGAEP, através da aplicação para o efeito disponibilizada. Foi assegurada a gestão da formação do pessoal afeto à SGMJ no ano de 2013, tendo-se realizado 107 participações em ações de formação. Foi preparada uma versão atualizada do documento Dossier Gabinetes. Foi assegurada a disponibilização, manutenção e atualização de conteúdos na Internet e na Intranet da SGMJ: Na Internet foram introduzidos 131 novos conteúdos no site da SGMJ referentes a notícias e outras informações relevantes; Na Intranet, foram introduzidos 259 conteúdos, referentes a notícias e outras informações; Foi feita a monitorização da informação de forma a assegurar que a sua disponibilização on-line não fosse obsoleta; Apoio a outros organismos do MJ: elaboração de conteúdos no site da Comissão para a Liberdade Religiosa, apoio técnico à DGAJ e à Comissão de Proteção às Vitimas de Crimes. Foi realizada a gestão dos certificados digitais dos colaboradores da SGMJ, tendo efetuado 15 procedimentos para pedidos de emissão certificados digitais e 1 para pedido de revogação. Efetuou-se o reporte de dados da publicidade institucional da SGMJ na plataforma media@gov. Participou-se no projeto SPS - Modelo de Avaliação de Desempenho e Benchmarking de Sustentabilidade do Sector Público do CENSE- Center for Environmental and Sustainability 18

Research da Universidade Nova de Lisboa, através da resposta a dois questionários sobre sustentabilidade na Administração pública e de uma reunião com elemento do CENSE para análise dos dados. Foi efetuada a recolha junto de cada trabalhador de um número de telefone/telemóvel para contacto em caso de emergência médica, no âmbito das melhorias introduzidas na SGMJ na área da saúde e segurança no trabalho. DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS E PATRIMONIAIS Objetivos Operacional QUAR / DSRFPT Assegurar o financiamento do MAOC-N Classificação Superado Preparação e formalização da candidatura para 2013- A formalização da candidatura foi efetuada 30 dias após a data de 30 dias 2016 (prazo após abertura da candidatura 30 dias abertura do respetivo edital) % de processos de despesa apresentados pelo MAOC-IN Foram verificados 100% dos documentos de despesa de outubro e 75% verificados pela SGMJ, novembro. 100% a partir da data de aprovação do projeto Operacional QUAR / DSRFPT Apoiar a implementação do GERFIP na área da Justiça Classificação Superado Foram organizadas 7 ações de formação de apoio à implementação do GERFIP, no âmbito da colaboração existente entre a SGMJ e a ESPAP, às seguintes entidades: Nº de ações de - Tribunal da Relação de Lisboa; formação para apoio à - Tribunal da Relação de Évora; implementação do 5 - Tribunal da Relação de Coimbra; GERFIP efetuadas pela - Tribunal da Relação de Guimarães; SGMJ - Tribunal da Relação do Porto; 7 - Tribunal Central Administrativo Norte; - Tribunal Central Administrativo Sul. 19

Operacional DSRFPT Proceder à plena implementação do GERFIP na SGMJ Classificação Atingido Nº de orçamentos executados pela SGMJ A SGMJ executou todos os orçamentos com implementação plena do 5 com implementação GERFIP 5 plena do GERFIP Operacional DSRFPT Aperfeiçoar a execução orçamental da SGMJ Classificação Atingido Verificou-se aperfeiçoamento da execução orçamental em todos os orçamentos executados pela SGMJ: Nº de orçamentos - Taxa de execução orçamental superior a 2012, situando-se em executados pela SGMJ com aperfeiçoamento da execução orçamental 5 patamares na ordem dos 95% ou superior (3 dos orçamentos com taxa de 99%); - Diminuição das despesas correntes comparativamente ao ano anterior na SGMJ (602.528 euros em 2013 vs 672.448 euros em 2012); - Todos os orçamentos executados sem transição de dívidas para o ano seguinte. 5 Operacional DSRFPT Redução do consumo de energia elétrica no edifício sede da SGMJ Classificação Atingido Elaboração de plano de Foi identificado o ponto de partida e caracterizadas as medidas a implementar no âmbito do plano de redução do consumo energético do edifício; eficiência energética Foi elaborado um plano de redução do consumo energético do edifício 1 para o edifício sede do em 2,5%, com consequente redução da emissão de gases com efeitos de 1 MJ estufa, sendo que a implementação do plano depende das obras de remodelação da infraestrutura eletrica do edificio, da responsabilidade do IGFEJ e previstas para 2014. Operacional DSRFPT Garantir o pagamento aos fornecedores dentro do prazo legal estabelecido Classificação Superado Prazo de pagamento aos fornecedores 30 dias Os pagamentos forma efetuados dentro dos prazos legais estabelecidos, garantindo-se a conformidade legal ou contratual. 25 dias Operacional DSRFPT Apoio informático aos utilizadores Classificação Superado Taxa de resolução das ocorrências reportadas. 95% Foi prestado o apoio informático aos utilizadores, com uma elevada taxa de resolução das ocorrências reportadas. 98% 20

Operacional DSRFPT Desenvolvimento de plano interno de emergência Classificação Atingido Foram revistas todas as normas internas, verificadas e reforçadas as medidas de autoproteção (extintores e sinalização). Não foi possivel avançar com outras medidas de autoproteção e segurança, por se encontrar em curso no GSEAPEMJ um projeto cumum aos serviços do MJ, que englobe as valências de medicina no trabalho, higiene e segurança e medidas de autoproteção. Nestas últimas estão Elaboração de plano de emergência para o edifício sede do MJ 1 previstas formação da equipa interna de emergência e realização de um simulacro. Foi apresentado para apreciação superior a caracterização de todas as atividades mínimas legalmente exigidas, de forma a dar cumprimento às exigêcias da ACT, DGS e ANPC, que superintedem estas matérias. Internamente foram adquiridos equipamentos de suporte básico de vida e pasta de primeiros socorros, tendo sido ministrada fomação especifica, com certificação pelo INEM. Foi ainda preparada sala especifica para estas necessidades, localizada no R/C. 1 Atividades Gestão Orçamental Foram elaboradas as diversas propostas de orçamento para 2014 do Gabinete da Ministra da Justiça, do Gabinete do Secretário de Estado da Administração Patrimonial e Equipamentos do Ministério da Justiça, da Secretária-Geral do Ministério da Justiça, da Comissão de Proteção as Vitimas de Crime e do Sistema de Mobilidade Especial. Foram elaboradas e enviadas ao Tribunal de Contas, dentro dos prazos legais, as contas de gerência ordinárias, relativas ao ano de 2012. Foi garantida a elaboração e envio mensal aos Gabinetes Ministeriais, Secretária-Geral e Presidente da Comissão de Proteção às Vitimas de Crime, de todos os reportes orçamentais, com análise da execução orçamental e apresentação das necessárias propostas de correção da execução orçamental. Efetuou-se a prestação de contas ao IGFEJ, na sua qualidade de entidade de coordenação sectorial na área financeira. Foi realizada a verificação, processamento, liquidação e pagamento das despesas autorizadas. Foram elaboradas todas as propostas de alterações orçamentais necessárias, quer da competência do dirigente máximo, quer preparando o processo com vista à submissão à tutela (num total de 205 alterações). Foi garantida a constituição, reconstituição, liquidação e pagamento de 3 fundos de maneio. 21

Efetuou-se o processamento e pagamento de abono de todas as ajudas de custo solicitadas, incluindo as ajudas de custo antecipadas. Efetuou-se o registo mensal de informação contabilística na plataforma SIGO do Ministério das Finanças, ao nível das execuções, encargos assumidos, dívidas e encargos plurianuais. Garantiu-se o cumprimento das obrigações fiscais, com entrega das diversas declarações obrigatórias. Foi efetuada a identificação dos subsídios concedidos. Foi prestada colaboração na preparação do novo modelo organizacional ao nível financeiro do Ministério da Justiça preconizado para 2014; Foi prestada colaboração na preparação de sistema de atribuição de receitas à Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes, mediante o pagamento de injunções em determinadas situação de suspensão provisória do processo. Gestão Patrimonial Procedeu-se à elaboração dos procedimentos aquisitivos de bens e serviços não abrangidos pelo sistema de compras centralizadas necessários ao normal funcionamento da SGMJ. Foi garantida a gestão dos contratos de prestação de serviços, celebrados no âmbito dos orçamentos geridos pela SGMJ. Foi assegurada a gestão dos bens de consumo necessários ao regular funcionamento dos serviços. Efetuou-se a gestão da frota automóvel quer ao nível da sua utilização, bem como da respetiva manutenção e substituição. Garantiu-se a atualização permanente do inventário das viaturas e dos bens móveis; Foram preparados os documentos necessários ao lançamento do concurso público internacional com vista à aquisição de serviços informáticos para desenvolvimento do Portal do Ministério da Justiça. Realizou-se a preparação do espaço atribuído à Secretaria-Geral do Ministério da Justiça nas Laranjeiras, com identificação e realização das diversas obras necessárias à plena adaptação do espaço para arquivo. Foi prestada colaboração no levantamento ao nível do Ministério da Justiça para caracterização das necessidades no âmbito de higiene, segurança e saúde no trabalho, com vista a eventual aquisição agregada desses serviços. Foi realizada a aquisição de sistema de suporte básico de vida e a preparação das equipas internas da SGMJ, com formação nessa área, bem como em primeiros socorros, tendo-se preparando igualmente um espaço adequado para a realização destas atividades. 22

Foi prestada colaboração com o InCI - Instituto da Construção e do Imobiliário, com vista à organização de uma ação de formação na plataforma BaseGov, para os serviços do Ministério da Justiça. Foram realizadas diversas obras de manutenção das instalações do edifício sede do Ministério da Justiça, com identificação de outras intervenções de maior envergadura e da responsabilidade do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça. Liquidação do extinto Subsistema de Saúde da Justiça Foi concluído o processo de pagamento de todas as faturas existentes devidamente regularizadas, com devolução a título definitiva às entidades médicas das restantes. Efetuou-se o pagamento dos últimos casos de comparticipações médicas que se encontravam pendentes por necessidade de regularização processual. Foram elaboradas as contas correntes dos pagamentos efetuados e posterior envio às entidades médicas. Foi assegurada a elaboração e o envio dos mapas de cobrança relativos às despesas suportadas pelo extinto subsistema às entidades protocoladas e beneficiários, com vista à recuperação de encargos com a saúde. Procedeu-se à elaboração e envio das declarações para efeitos de IRS aos médicos e beneficiários, relativas aos pagamentos efetuados no ano económico de 2013. Foi criado o ficheiro de rendimentos e retenções e posteriormente enviado para a Autoridade Tributária e Aduaneira. Gestão de fundos comunitários Foi assegurada a representação do Ministério da Justiça na 7.ª reunião da Comissão de Acompanhamento do COMPETE (Programa Operacional Fatores de Competitividade) para apreciação e aprovação do Relatório de Execução anual de 2012, apreciação da execução global do Programa Operacional (PO) até 31 de maio de 2013 e do ponto de situação da avaliação intercalar do COMPETE. Foi prestada colaboração no acompanhamento dos projetos com financiamento comunitário no Ministério da Justiça, com vista à sua manutenção, extinção ou restruturação. Foi prestada colaboração na preparação de candidatura apresentada com vista ao financiamento do MAOC (N) Maritime Analysis and Operations Centre (Narcotics). Foi assegurado o acompanhamento da execução material e financeira deste projeto, com inicio em outubro de 2013. Foi prestada colaboração na identificação das medidas previstas para o Ministério da Justiça no âmbito do programa financeiro 2014-2020, nomeadamente ao nível do Fundo de Segurança Interna e do Programa Justiça, bem como na identificação dos diversos projetos 23

considerados prioritários e estruturantes para esse período no âmbito dos restantes fundos, com caracterização dos diversos projetos. Recursos Tecnológicos Garantiu-se a operacionalidade de toda a infraestrutura e sistemas existente, nomeadamente: Apoio aos utilizadores e as unidades orgânicas na exploração dos sistemas e aplicações em produção; Assegurar a operacionalidade e o desenvolvimento da infraestrutura tecnológica, designadamente ao nível das comunicações de voz e dados, em articulação com o ITIJ; Assegurar através de rotinas de backup, a salvaguarda de todo acervo de dados e informação armazenados nos sistemas centrais resultante da atividade de toda a organização; Proposta e acompanhamento da implementação de novas soluções informáticas. Efetuou-se a modernização do parque informático ao nível de e estações de trabalho e da infraestrutura de rede, com a aquisição de 39 novos equipamentos e de componentes de memória, permitindo melhorar e aumentar as capacidades de praticamente todo parque em produção. Foi garantida a disponibilização e manutenção dos meios tecnológicos necessários ao processo de extinção do Departamento de Saúde, garantindo o processamento e fecho da faturação remanescente. Efetuou-se o acompanhamento da implementação de novos sistemas e aplicações de suporte e gestão aos processos internos: Apoio à implementação na SGMJ do GeRFIP, a nova plataforma de Gestão de Recursos Financeiros; Apoio na implementação do sistema de Gestão Documental Edoclink, cujo projeto se iniciou no final de 2012, tendo entrado em exploração em abril de 2013. Outras atividades Foi prestada colaboração na elaboração do diploma que criou a CAAJ - Comissão para o Acompanhamento dos Auxiliares da Justiça. Foi prestada colaboração na elaboração do novo protocolo do Instituto de Apoio à Criança. Elaboração de diversos documentos técnicos avulsos, sempre que solicitados pela Senhora Secretária-Geral do Ministério da Justiça, não relacionados diretamente com a atividade da DSRFPT. 24

Foi prestado apoio ao desenvolvimento das atividades das diversas comissões que funcionam com o apoio administrativo da SGMJ, e pagamento das senhas de presença quando devidas, destacando-se a Comissão para a Eficácia das Execuções, Comissão da Liberdade Religiosa e Comissão de Programas Especiais de Segurança, bem como outras comissões de carater temporário criadas. DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE APOIO ESPECIALIZADO, RECURSOS DOCUMENTAIS E RELAÇÕES PÚBLICAS Objetivos Operacional DSAE Promover uma utilização mais eficiente dos espaços de arquivo do MJ Classificação Superado Foi elaborada a ficha do projeto de arquivo do MJ e fixados os Apresentação, em respetivos períodos de execução. colaboração com a Procedeu-se à reocupação do espaço no depósito das Laranjeiras divisão de 1 através da instalação de estantes móveis sobre carril e à instalçaão de planeamento, de um estantes fixas transferidas do depósito de V. Franca de Xira. projeto de arquivo Procedeu-se à identificação normalizada de todas as unidades de para o MJ. instalação da SGMJ e dos Gabinetes. 1 Nº de organismos que transferem os Procedeu-se à transferência de arquivos intermédios dos Gabinetes, da seus arquivos para o 2 SGMJ e da CPVC. depósito das 4 Laranjeiras Mapear os principais processos organizacionais da DSAE com vista à implementação Operacional DSAE de medidas de simplificação e racionalização de fluxos de trabalho Classificação Atingido Foram mapeados todos os porcessos identificados: - Entrada de correspondência GMG e SGMJ; - Saída de correspondência GMG e SGMJ; % de processos - Publicação de atos em publicação oficial; 100% mapeados - Elaboração de ofícios GMG; 100% - Difusão seletiva de informação; - Avaliação de fundos documentais; -Tratamento documental de suportes. Avaliação qualitativa do mapeamento numa escala de 0 a 5 3 O mapeamento foi avaliado com nível 4. 4 25

Operacional DSAE Especializar o apoio aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça considerando, sempre, as diversas necessidades dos mesmos Classificação Superado Foram implamentadas as seguintes 8 melhorias: - Redefinido o circuito interno dos processos exposições na DSAE, com melhoria dos tempos de resposta; - Garantida redação adequada dos ofícios GMG, por via de uma verificação prévia de conteúdos; - Reduzido o tempo de expedição de correspondência GMG, por via de uma (re)distribuição de tarefas; - Reduzido o tempo de resposta aos pedidos de material corrente dos Nº de melhorias GMG, por via da criação de um stock estratégico com inventariação e implementadas nos 2 controlo rigoroso do mesmo; fluxos de trabalho - Verificação e validação prévia da ortografia de atos sujeitos a 8 publicação oficial; - Normalização da identificação de assuntos nos documentos entrados na SGMJ, por via da elaboração de uma lista de autoridade; - Redesenho da arquitetura das pastas partilhadas de documentos digitais na DSAE; - Melhoria na verificação de processos de indulto, por via da criação de formulário de monotorização. Avaliação qualitativa do nível Foram realizadas 48 traduções/retroversões, tendo sido avaliadas com de especialização 4 nivel 4 realizada numa 4 escala de 0 a 5 Classificação Operacional DSAE Dinamizar o Espaço Justiça propondo soluções compatíveis com as reformas do MJ Atingido Realizaram-se os seguintes eventos: Nº de eventos 2 Exposição "Reinserção para a Liberdade" e Venda de Natal (produtos 2 realizados produzido em Estabelecimentos Prisionais) Avaliação qualitativa dos eventos realizados numa escala de 0 a 5 3 Os eventos foram avaliados com nivel 4 4 Aproveitar o conhecimento adquirido e testado como positivo e difundi-lo por todos Operacional DSAE os serviços do MJ Classificação Superado Nº de práticas A SGMJ partilhou 3 práticas na área do protocolo/organização de 3 5 partilhadas eventos e 2 na área de arquivos 26

Atividades Foi garantido o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça: Foi prestado apoio através do tratamento de 5 871 processos, distribuídos pelas seguintes tipologias: 2 607 exposições, 391 pedidos de nacionalidade, 449 pedidos de indulto, 278 pedidos de indeminização a vítimas de crimes e 2 146 reclamações; Procedeu-se à tradução de 48 documentos (Inglês/Português/Inglês); Foram produzidas 315 017 reproduções e realizadas 1 090 encadernações (239 a quente e 851 com argolas). Garantiu-se de forma eficaz e eficiente a gestão de correspondência da SGMJ e dos gabinetes dos membros do governo da área da Justiça: Procedeu-se ao registo em Base de Dados Documental de toda a correspondência rececionada na SGMJ, num total de 6 352 documentos; Procedeu-se ao registo em Base de Dados Documental de toda a correspondência expedida pela SGMJ, num total de 2 943 documentos. Procedeu-se ao registo em Base de Dados Documental de toda a correspondência rececionada (16 535 documentos) e expedida (15 462 documentos) nos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça; o o o Procedeu-se à abertura de 3 195 de processos nos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça; Procedeu-se à expedição de 9 196 documentos nos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça (7 689 GMJ e 1 507 GSEJ); Foram rececionadas 11 144 mensagens de correio eletrónico na conta institucional do apoio aos gabinetes ministeriais (apoio@mj.gov.pt). Foi apoiada a implementação de um sistema de gestão documental na SGMJ, que ocorreu a 1 de abril. Consequentemente foram redefinidos processos organizacionais ao nível da gestão de correspondência e dos fluxos documentais, normalizados campos de metadados (assunto) e constituída uma Base de Dados de Entidades Foi prestado apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos gabinetes dos membros do Governo e serviços do MJ não dotados de estruturas de arquivo: Procedeu-se ao controlo do movimento interno de 23 138 de processos/documentos (19 770 GMJ e 3 368 GSEJ); Procedeu-se à reorganização física e digital de 133 de processos documentais nos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça de acordo com uma lógica de organização visando uma recuperação mais eficaz e eficiente; Procedeu-se à transferência de 3 641 processos dos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça, relativos ao ano de 2007, para o depósito das Laranjeiras Promoveu-se a normalização de procedimentos arquivísticos no MJ, de forma a tornar mais eficaz e eficiente a recuperação e partilha de informação: 27

Foi dada continuidade à convergência do Plano de Classificação de Arquivo da SGMJ à MEF - Macro Estrutura Funcional (sistema de classificação de arquivo transversal à Administração Pública) como garantia de interoperabilidade semântica na tutela e na AP; Foi estruturado em colaboração com o Grupo de Trabalho de Arquivos do MJ o projeto PCA MJ - Plano de Classificação e Avaliação Documental do MJ, com o objetivo de elaboração de um instrumento de classificação e avaliação em arquivo transversal à tutela; Foram assinados protocolos com a DGPJ, o CEJ e a CPVC no âmbito do projeto PCA MJ. Aguarda-se a assinatura de protocolos com os restantes serviços e organismos do MJ. Promoveu-se a aplicação do Plano de Classificação de Arquivo da SGMJ Foi constituído um grupo de trabalho interno com interlocutores de todas as unidades orgânicas Foram promovidas ações de sensibilização para a aplicação efetiva do Plano de Classificação de Arquivo na SGMJ Foi promovida a aplicação do Regulamento de Conservação Arquivístico da SGMJ Foram promovidas ações de sensibilização para a aplicação efetiva do Plano do Regulamento de Conservação Arquivística na SGMJ Não foram elaborados autos de eliminação por a documentação existente em arquivo intermédio se encontrar dentro dos prazos de vigência administrativa Foram satisfeitas as necessidades de informação dos utilizadores do Arquivo Histórico do MJ, tendo sido recebidos e satisfeitos 19 pedidos. Promoveu-se a normalização de procedimentos biblioteconómicos no MJ de forma a rentabilizar recursos e tornar mais eficaz e eficiente a recuperação e partilha de informação, tendo sido mapeados os processos biblioteconómicos críticos da SGMJ Procedeu-se à atualização do fundo bibliográfico da SGMJ por via da aquisição de 31 títulos de monografias (14 títulos por compra e 17 títulos por oferta) e de 55 títulos de publicações periódicas (51 por compra e 4 por oferta) Foi efetuado o tratamento documental de todo o fundo bibliográfico adquirido (operações de registo, classificação, catalogação, indexação, cotação e carregamento em Base de Dados Bibliográfica) Procedeu-se à difusão seletiva de conteúdos pertinentes nas áreas de atuação da Justiça, de acordo com perfis de utilizadores previamente definidos Foram divulgados diariamente, por correio eletrónico, os sumários do Diário da República aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça e aos serviços e organismos do MJ (SGMJ, IRN, CPVC, CPES); Foi divulgada pelas unidades orgânicas SGMJ a legislação com interesse para a sua área de atuação; 28

Foram disponibilizadas, mensalmente, no sitio web SGMJ as referências bibliográficas e as imagens de capa e índices das publicações adquiridas. Foram satisfeitas as necessidades de informação dos utilizadores do Centro de Documentação da SGMJ: Foram satisfeitos 2 385 pedidos de informação e documentação; Foram atendidos presencialmente 717 utilizadores; Foram requisitadas 398 publicações. Foi assegurado o funcionamento dos serviços de receção e atendimento ao cidadão: Atendimento presencial e telefónico o No Espaço Justiça procedeu-se a 242 atendimentos presenciais o Foram rececionados 117 documentos no Espaço Justiça o Procedeu-se ao atendimento de 2 933 chamadas telefónicas na Linha Justiça (Espaço Justiça) o Procedeu-se ao atendimento de 16 965 chamadas na Central Telefónica (3 729 GMJ, 918 GSEJ e 12 318 SGMJ) o Efetuaram-se 12 104 chamadas na Central Telefónicas (49 GMJ, 18 GSEJ e 12 037 SGMJ) Tratamento dos pedidos de informação e reclamações registadas no Livro Amarelo o o Procedeu-se ao tratamento de 280 pedidos de informação rececionados por correio eletrónico (278) e via postal (2) Efetuou-se tratamento de 9 reclamações registadas no Livro Amarelo Foi assegurada a receção e acolhimento das entidades e visitas dirigidas aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça, num total de 1727 individualidades. Promoveu-se a divulgação de informação de interesse geral para os públicos interno e externo: o o o o Efetuaram-se 19 atualizações (10 GMJ e 9 SGMJ) nas listas de contactos internos da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça; Foram preparados e disponibilizados 40 conteúdos de cariz sociocultural para disponibilização na Intranet da SGMJ; Procedeu-se a 5 atualizações na informação de cidadania disponível no sítio internet da SGMJ; No âmbito da divulgação de informação de interesse geral para os públicos interno e externo, foram ainda preparados e divulgados por correio eletrónico 91 conteúdos (42 SGMJ e 49 GMG/MJ) e efetuadas 2 divulgações de eventos no sítio web. Foi assegurada a organização e o protocolo de 23 eventos promovidos pelos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça, pela SGMJ ou por outros serviços do MJ. 29

DIREÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO OBJETIVOS Operacional QUAR / DSJC Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo Classificação Superado Tempo médio de elaboração das peças jurídicas nos processos urgentes e não urgentes (nº de dias) 13 Nos processos jurisdicionais, o tempo médio foi de 4,6 dias para os processos urgentes e de 8,4 dias para os não urgentes. Nos processos graciosos, o tempo médio foi de 9,4 dias. Em termos globais, o tempo médio de elaboração das peças jurídicas foi de 7,7 dias. 7,7 Operacional DSJC Elaborar um relatório de análise dos processos instruídos em 2013 na DSJC Classificação Atingido Elaboração do Relatório anual DSJC 1 Foi elaborado um relatório com a atividade desenvolvida pela DSJC em 2013, que incluiu a análise dos processos instruídos na SGMJ e a caracterização do movimento processual e dos stakeholders. 1 Operacional DSJC Implementação de práticas de simplificação e agilização de procedimentos Classificação Atingido Elaboração de Manual de Boas práticas 1 Foi elaborado um relatório com especificação das boas práticas adotadas pela DSJC ao longo de 2013. 1 Atividades Foi assegurado o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos serviços e organismos do Ministério, designadamente mediante a emissão de estudos, pareceres e informações; Foi realizada a representação do MJ em processos de natureza jurisdicional em que tenham sido visados atos praticados por membros do Governo ou que não fossem da competência de outro serviço ou organismo; Realizou-se o acompanhamento de outros assuntos atinentes ao MJ, designadamente em sede de execução de decisões judiciais proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em matérias relacionadas com o funcionamento dos tribunais, com atuações do MJ não imputáveis a serviço ou organismo determinado, ou de qualquer outra decisão em que a referida execução tenha sido determinada pelo membro do Governo competente; Do total de 1566 distribuições tratadas na DSJC em 2013, 1050 (67%) corresponderam a matérias relacionadas com processos jurisdicionais e as restantes 516 (33%) a matérias relacionadas com processos graciosos; 30

Na jurisdição administrativa, num total de 93 sentenças/acórdãos, obteve-se ganho de causa em 61% dos casos; Foram instruídos 23 processos relativos a pagamentos de indemnizações fixadas pelo Tribunal Europeu dos Direitos do Homem; Foram apreciados 69 pedidos de abonos remuneratórios a Magistrados; Foi ainda assegurada a defesa do Ministério da Justiça em 8 ações judiciais relacionadas com as reduções remuneratórias previstas na Lei do Orçamento do Estado para 2013 e em 7 ações judiciais relacionadas com a entrada em vigor da Lei n.º 68/2013, de 29 de agosto. UNIDADE DE COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Objetivos Operacional QUAR / UCMJ Garantir a eficiência da contratação centralizada de bens e serviços para o MJ Classificação Atingido Conceção e divulgação de instrumentos de planeamento e avaliação dos procedimentos que visam o cumprimento legal dos prazos em que vigoram os contratos (Prazo em nº de semanas) 8 Até final de fevereiro foram elaborados e divulgados aos serviços e organismos do MJ os instrumentos de planeamento e avaliação dos procedimentos de aquisição centralizada. 8 Classificação Operacional UCMJ Garantir o acompanhamento da execução dos contratos Atingido Data de finalização do modelo de recolha de dados 30-03-2013 O modelo de recolha de dados foi elaborado e implementado no final do mês de fevereiro 28-02-2013 Prazo para elaboração dos relatórios quadrimestrais 1 mês Face ao atraso na conclusão dos procedimentos de que resultariam os contratos, optou-se por fazer um acompanhamento mensal, com a elaboração de 12 resumos de ponto de situação dos procedimentos em curso. 1 mês Operacional UCMJ Garantir uma resposta adequada e rápida às questões colocados pelos organismos Classificação Superado Prazo médio de resposta (nº de dias) 4 A UCMJ assegurou resposta às questões colocadas pelos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com as compras centralizadasem 2,6 dias úteis, em média. 2,6 31

Operacional UCMJ Realizar procedimento agregado fora das categorias centralizadas Classificação Atingido Número de processos 1 Foi realizado um procedimento fora das categorias centralizadas, relativo a Consultadoria software (PAQ/14/2013). 1 Atividades Realizaram-se os procedimentos pré contratuais resultantes da agregação das necessidades dos serviços e organismos do MJ: Lançamento de 34 novos procedimentos de aquisição de bens e serviços relativos a categorias já estabilizadas (27 incluídos em Acordo Quadro e 7 fora do Acordo Quadro), dos quais foram concluídos 16, tendo os restantes transitado para 2014. Refira-se o procedimento relativo à aquisição de serviços de limpeza e produtos de higiene, que, tendo sido iniciado em 2012, transitou para 2013 e, deste ano, para 2014. Tal prolongamento deveu-se a atraso das entidades contratantes no envio dos cabimentos e a dificuldades associadas quer à implementação do Gerfip no início do ano de 2013, quer a restrições orçamentais decorrentes do OE/2013, que obrigaram os organismos a ajustar as necessidades às verbas disponíveis ou a proceder a alterações orçamentais; por outro lado, a insuficiência orçamental de algumas entidades contratantes implicou a devolução do projeto de Resolução de Conselho de Ministros e a reprogramação do período de realização da despesa, com o correspondente reajustamento dos compromissos plurianuais; também por força de restrições orçamentais, verificaram-se atrasos no envio dos cabimentos por conta do OE/2014. Foi assegurado o acompanhamento da execução dos projetos anuais programados, através da utilização e controlo do cronograma de cada processo e do contato permanente com as entidades envolvidas, de modo a garantir o cumprimento de prazos. Nos procedimentos aquisitivos concluídos em 2013, no valor global de 85.159.598 euros, obteve-se uma poupança de 4.641.728 milhões de euros, o que corresponde a uma taxa de poupança de 5,2% (em 2012, foi alcançada uma taxa de poupança de 13%). Procedeu-se ao permanente estudo e inclusão nos processos da informação fornecida pelos organismos relativa a anteriores contratos da mesma categoria. Foi introduzida a consultadoria como uma nova categoria de serviços nos processos de aprovisionamento centralizado. Continuação do desenvolvimento, em articulação com os serviços e organismos do MJ, dos trabalhos de normalização e padronização dos consumos, de modo a assegurar a progressiva convergência na utilização dos bens e serviços constantes dos Acordos Quadro da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (ESPAP); Foi desenvolvido um esforço no sentido de se realizarem procedimentos centralizados em categorias de bens ou serviços não centralizados transversais a vários organismos. Promoveu-se junto dos serviços e organismos do MJ uma crescente participação no âmbito dos procedimentos de aquisição: 32

Foram realizadas reuniões com os organismos para esclarecimento de casos concretos e para apresentação e discussão do estado dos processos a cargo da UCMJ. Mantiveram-se os serviços e organismos permanentemente informados sobre o estado dos procedimentos e sua perspetiva de conclusão, assegurando-se também uma gestão criteriosa dos contratos celebrados de modo a reduzir, ao mínimo, a possibilidade de se verificar insatisfação por parte dos utilizadores. Promoveu-se o aumento da eficiência e da eficácia do processo de levantamento de necessidades junto dos organismos envolvidos em procedimentos de aquisição agregada: Foi dado todo o apoio aos serviços e organismos do MJ durante o processo de levantamento de necessidades por email, telefone e em reuniões - acompanhando-os e esclarecendo-os, de modo a facilitar-lhes o cumprimento dos prazos estabelecidos e, assim, tornar mais céleres os procedimentos de contratação e disponibilização de bens e serviços; Foi efetuado o acompanhamento permanente dos pedidos de levantamento de necessidades, enviando aos organismos alertas/recomendações de forma a garantir que os serviços e organismos do MJ cumprissem os prazos estabelecidos, de modo a tornar mais céleres os procedimentos de contratação e disponibilização de bens e serviços. Deu-se continuidade ao processo de racionalização dos catálogos, adequando o número de itens às efetivas necessidades dos serviços e organismos; Manteve-se a sensibilização junto dos organismos para, na medida do possível, adequarem as suas necessidades aos produtos e serviços disponibilizados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública I.P. (espap), tendo sempre sido solicitada a devida fundamentação para as situações não enquadráveis no Catálogo Nacional de Compras Públicas, (CNCP). Disponibilizou-se na página da Internet da SGMJ de informação sobre o estado e planeamento de execução de procedimentos a cargo da UCMJ. A atualização destes dados teve uma periodicidade mensal. Adicionalmente, em todos os procedimentos realizados, os organismos foram notificados por email e no próprio dia, das mudanças de fase nos procedimentos. No âmbito dos procedimentos de realizados pela UCMJ, por despacho de 18 de abril de 2013, o Senhor Secretário de Estado da Administração Patrimonial e Equipamentos do Ministério da Justiça estabeleceu os procedimentos necessários à formulação e submissão do pedido de parecer prévio à AMA,I.P., em sede da contratação de bens e serviços na área das TIC (Decreto-Lei nº 107/2012, de 18 de maio), no que concerne, designadamente, aos documentos, às entidades responsáveis e à respetiva articulação e, ainda, ao circuito administrativo a observar. Dinamizou-se a divulgação das tecnologias como instrumento de mudança dos processos de trabalho: Continuou-se a assegurar a utilização da Plataforma Transacional para efetuar encomendas de bens pelos organismos. A plataforma foi também utilizada para gestão de contratos uma vez que permite verificar, continuadamente, os saldos, relativamente aos valores carregados com despesas autorizadas. Utilizou-se a plataforma de compras que, em 2013, registou 1491 utilizadores ativos e 8.293 encomendas. Promoveu-se a inclusão nos convites e cadernos de encargos de cláusula que obriga à emissão de fatura eletrónica. 33

Forneceu-se o apoio possível relativamente ao uso da plataforma de contratação eletrónica. Foi assegurado o acompanhamento da execução dos contratos celebrados na sequência de procedimentos centralizados. Elaborou-se o modelo de recolha de dados sobre contratos em vigor. Avaliou-se a execução dos contratos. Diligenciou-se pela resolução de situações irregulares detetadas no acompanhamento dos contratos. Foram efetuadas avaliações dos contratos com relatórios mensais do estado dos procedimentos. Procedeu-se à compilação da informação a nível do Ministério da Justiça a enviar à ESPAP. EQUIPA MULTIDISCIPLINAR GESTÃO DE FUNDOS COMUNITÁRIOS Atividades Efetuou-se o diagnóstico, ao nível do Orçamento de Estado de 2013 do Ministério da Justiça, dos projetos desenvolvidos pelos diversos serviços e organismos que beneficiavam de financiamento comunitário, que permitiu, designadamente, apurar qual o peso do financiamento comunitário no orçamento do Ministério e a sua desagregação pelos diferentes fundos, quais os serviços e organismo do Ministério que eram beneficiários do referido financiamento e em que grau de importância relativamente ao orçamento que lhes estava afeto. As conclusões do trabalho desenvolvido foram posteriormente alvo de apresentação pela Secretaria-Geral do Ministério da Justiça junto do Senhor Secretário de Estado da Administração Patrimonial e Equipamentos do Ministério da Justiça. Participação no grupo de trabalho interno que procedeu à avaliação dos projetos dos diversos serviços e organismos do Ministério da Justiça que tinham sido objeto de financiamento comunitário mas que, face ao período já decorrido desde a sua aprovação e considerando o insuficiente grau de execução dos mesmos, importava avaliar quais os impactos/implicações desta situação e quais as eventuais medidas a adotar para os minimizar. Procedeu-se, em estreita cooperação e articulação com os serviços do MAOC-Maritime Analysis and Operations Centre (Narcotics), à elaboração e submissão de um projeto de financiamento comunitário, diretamente junto da Comissão Europeia, projeto este que, de entre os que foram apresentados pelos diferentes estados membro no âmbito do concurso, foi aquele que obteve o financiamento mais elevado. Para cada um dos avisos de abertura de concursos a financiamento comunitário, divulgados nas respetivas plataformas e sistemas de informação, quer pela Comissão Europeia, quer pelas estruturas/entidades nacionais, procedeu-se à elaboração de uma ficha de projeto onde são abordados, de forma resumida, os objetivos principais do financiamento, as prioridades e resultados a obter, as condições de financiamento, os potenciais destinatários/beneficiários do Ministério, bem como indicação da data limite de submissão de propostas. 34

Integrou-se o grupo de trabalho interministerial encarregue da elaboração da Proposta de Programa Nacional a estabelecer entre Portugal e a Comissão Europeia, que definirá o Quadro Financeiro Plurianual 2014-2020 no domínio dos Assuntos Internos. Apoiou-se tecnicamente o Gabinete do Senhor Secretário de Estado da Administração Patrimonial e Equipamentos do Ministério da Justiça na definição das áreas de intervenção que, no âmbito do Ministério da Justiça, deveriam ser incorporadas no documento PORTUGAL 2020, acordo de parceria a submeter por Portugal à Comissão Europeia, e que irá reger a aplicação em Portugal dos fundos europeus da Política de Coesão, da Política Agrícola Comum, da Política Comum das Pescas e da Política dos Assuntos do Mar. 3.3. Apreciação dos serviços prestados Um elemento importante na autoavaliação de uma organização é a auscultação dos clientes e dos colaboradores através de inquéritos de satisfação. A SGMJ promove diversos inquéritos no âmbito da sua atuação, quer junto dos seus clientes externos para avaliar o grau de satisfação com os serviços prestados, quer junto dos seus colaboradores para avaliar a sua satisfação com a SGMJ e com a formação profissional realizada. Em termos clientes externos da SGMJ, foram efetuados inquéritos aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça e aos organismos do MJ, para avaliar o seu grau de satisfação com os serviços prestados pela SGMJ. Relativamente aos colaboradores da SGMJ, foram efetuados inquéritos para avaliar a satisfação com a SGMJ e com a formação profissional. Inquérito de Satisfação Serviços prestados pela SGMJ Para avaliar a satisfação dos clientes com os serviços prestados pela SGMJ, foi enviado um questionário aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça e aos organismos do MJ por correio eletrónico, em fevereiro de 2014. Nos inquéritos solicitou-se uma classificação da satisfação com os serviços prestados pela SGMJ nas diversas áreas de atuação, numa escala de 1 a 5 (1 Muito Insatisfeito; 5 - Muito satisfeito) e também a classificação do contacto dos inquiridos com os serviços prestados (Muito, Pouco ou Nenhum). 35

O universo alvo destes inquéritos foram os organismos do Ministério da Justiça (total de 10 organismos) e os gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça (2 gabinetes) e as taxas de resposta aos diferentes inquéritos foram respetivamente 80% e 100%. Relativamente aos resultados dos inquéritos, verifica-se que os gabinetes e os serviços e organismos do MJ que responderam estão globalmente satisfeitos com os serviços prestados pela SGMJ, conforme evidenciado nos quadros seguintes. Área do Recursos Humanos Área das Compras centralizadas Área Jurídica e de Contencioso Área das Relações Públicas e Protocolo Área de Documentação Área Financeira Questionário de Satisfação aos Gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça do MJ Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 5,0 Qualidade da informação/serviço prestado 4,7 Tempo de resposta às solicitações 4,7 Disponibilização de informação 4,7 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos Qualidade da informação/serviço prestado Tempo de resposta às solicitações Disponibilização de informação Média das respostas Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 5,0 Qualidade da informação/serviço prestado 5,0 Tempo de resposta às solicitações 5,0 Disponibilização de informação 5,0 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,5 Qualidade da informação/serviço prestado 4,5 Tempo de resposta às solicitações 4,5 Disponibilização de informação 4,5 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 5,0 Qualidade da informação/serviço prestado 4,5 Tempo de resposta às solicitações 4,5 Disponibilização de informação 5,0 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 5,0 Qualidade da informação/serviço prestado 5,0 Tempo de resposta às solicitações 4,0 Disponibilização de informação 5,0 n.d. n.d. n.d. n.d. Avaliação Global da Secretaria-Geral 4,3 Média total das respostas 4,7 36

Área do Recursos Humanos Área das Compras centralizadas Área Jurídica e de Contencioso Área das Relações Públicas e Protocolo Área de Documentação Questionário de Satisfação aos Serviços e Organismos do MJ Média das respostas Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,5 Qualidade da informação/serviço prestado 4,5 Tempo de resposta às solicitações 4,3 Disponibilização de informação 4,3 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,6 Qualidade da informação/serviço prestado 4,3 Tempo de resposta às solicitações 3,9 Disponibilização de informação 4,3 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,7 Qualidade da informação/serviço prestado 4,7 Tempo de resposta às solicitações 4,6 Disponibilização de informação 4,7 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,5 Qualidade da informação/serviço prestado 4,3 Tempo de resposta às solicitações 4,5 Disponibilização de informação 4,2 Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos 4,8 Qualidade da informação/serviço prestado 4,8 Tempo de resposta às solicitações 4,3 Disponibilização de informação 4,5 Avaliação Global da Secretaria-Geral 4,4 Média total das respostas 4,5 Inquérito de Satisfação Colaboradores Foi efetuado um questionário de satisfação aos colaboradores, tomando como base os questionários CAF propostos pela DGAEP, com ligeiras adaptações. Os questionários foram disponibilizados na intranet da SGMJ em março e foi enviado um email a todos solicitando a sua participação. Num universo de 85 colaboradores da SGMJ (não foram ocultados os colaboradores em apoio às Comissões), obteve-se uma taxa de resposta de 44%. Nos inquéritos solicitou-se uma classificação da satisfação em diversas questões da SGMJ numa escala de 1 a 5 (1 Muito Insatisfeito; 5 - Muito satisfeito). 37

O quadro seguinte sintetiza os resultados obtidos no questionário de satisfação em termos de satisfação global com a SGMJ, sendo os resultados dos diversos itens avaliados apresentados mais detalhadamente no anexo 7.2. Questionário de satisfação Muito insatisfeito Nº de respostas % Insatisfeito Nº de respostas % Pouco satisfeito Nº de respostas % Satisfeito Nº de respostas % Muito Satisfeito Nº de respostas % Média Satisfação global com a SGMJ 0 0% 0 0% 7 23% 20 67% 5 17% 3,9 A informação recolhida com o questionário revela que o nível de Satisfação global dos colaboradores com a SGMJ situa-se em 3,9, que corresponde a Satisfeito. Inquérito de Satisfação Formação Profissional Para proceder à avaliação da formação profissional são realizados na SGMJ dois inquéritos por cada ação de formação frequentada pelos funcionários. No primeiro inquérito, efetuado imediatamente após a realização da formação e respondido pelo formando com o apoio da chefia, o formando faz a avaliação da formação. No segundo inquérito, preenchido pela chefia dois meses após a realização da formação, é aferido o impacto da formação na melhoria do desempenho do formando. Em 2014 foram aplicados questionários às formações que não foram objeto de avaliação durante a formação e com duração superior a 2 dias. Os quadros seguintes ilustram as respostas obtidas nos inquéritos. Avaliação imediatamente após a realização da formação Avaliação 2 meses após a realização da formação Necessidade de formação adficional Muito relevante Adequação da formação face às expectativas Impacto potencial da formação na melhoria do desempenho Impacto da formação na melhoria do desempenho do formando 17% 0% 0% Relevante 50% 67% 50% Reduzida 33% 33% 33% Nenhuma 0% 0% 17% Avaliação imediatamente após a realização da formação Avaliação 2 meses após a realização da formação Sim 83% 67% Não 17% 33% 38

3.4. Audição dos dirigentes intermédios e demais trabalhadores na autoavaliação Todo o processo de autoavaliação da SGMJ teve o envolvimento direto dos dirigentes intermédios, quer na fase inicial com a formulação dos objetivos operacionais das suas unidades orgânicas, quer com dos seus contributos para o presente relatório de autoavaliação. Também os trabalhadores participaram no processo de autoavaliação da organização, quer com a sua autoavaliação individual, no âmbito do SIADAP 3, quer com a sua participação nos inquéritos de satisfação que são realizados na SGMJ, conforme referido no ponto anterior. 3.5. Avaliação do sistema de controlo interno Relativamente à avaliação do sistema de controlo interno, os quadros seguintes evidenciam a situação da SGMJ relativamente às questões definidas pelo Conselho Coordenador de Avaliação dos Serviços neste âmbito. Questões 1 - Ambiente de controlo 1.1 - Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema de controlo interno? 1.2 - É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a legalidade, regularidade e boa gestão? 1.3 - Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a habilitação necessária para o exercício da função? 1.4 - Estão claramente definidos valores éticos e de integridade que regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta, carta do utente, princípios de bom governo)? 1.5 - Existe uma política de formação do pessoal que garanta a adequação do mesmo às funções e complexidade das tarefas? 1.6 - Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares entre a direcção e os dirigentes das unidades orgânicas? 1.7 - O serviço foi objecto de acções de auditoria e controlo externo? Aplicado S N NA X X X X X X X Fundamentação Manuais de procedimentos Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas Segregação de funções e um ou mais níveis de verificação. Manuais de procedimentos O colaborador afecto à monitorização e controlo da actividade possui habilitações necessárias. Manuais de procedimentos Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas Código de Ética e Conduta Declaração de compromisso relativa a incompatibilidades, impedimentos e conflito de interesses O Plano de Formação anual é elaborado com base no levantamento das necessidades de formação identificadas. Na SGMJ existe a prática de contactos regulares entre a direcção superior e os dirigentes das unidades orgânicas, quer através de reuniões formais, quer através de contactos mais informais. Em 2013 não foram realizadas auditorias externas à SGMJ. 39

Questões 2 - Estrutura Organizacional 2.1 - A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras definidas legalmente? 2.2 - Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3? 2.3 - Qual a percentagem de colaboradores do serviço que frequentaram pelo menos uma ação de formação? S N NA X Aplicado Fundamentação Lei Orgânica aprovada pelo Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho e estrutura nuclear e competências das unidades orgânicas pela Portaria n.º 385/2012, de 29 de novembro. 100% : todos os trabalhadores da SGMJ foram avaliados de acordo com SIADAP 2 e 3. 35% dos colaboradores da SGMJ frequentaram pelo menos uma ação de formação (30 formandos num total de 86 colaboradores) Questões Aplicado S N NA Fundamentação 3 Actividades e procedimentos de controlo administrativo implementados pelo serviço 3.1 - Existem manuais de procedimentos internos? Existem manuais de procedimentos para algumas X unidades organicas. 3.2 - A competência para autorização da despesa está claramente definida e formalizada? X Em normas legais e delegação de competências. 3.3 - É elaborado anualmente um plano de compras? X A UCMJ elabora um Plano Anual de Compras Públicas para todo o MJ, que envia à Agência Nacional de Compras Públicas. Embora previsto no Plano de Prevenção de Riscos de 3.4 - Está implementado um sistema de rotação de Corrupção e Infrações Conexas, não tem sido possivel X funções entre trabalhadores? implementar em algumas unidades orgânicas por escassez de trabalhadores. 3.5 - As responsabilidades funcionais pelas diferentes A responsabilidade funcional pelas diferentes tarefas tarefas, conferências e controlos estão claramente X está definida nos manuais de procedimentos. definidas e formalizadas? 3.6 - Há descrição dos fluxos dos processos, centros Os fluxos dos processos e a respetiva responsabilidade de responsabilidade por cada etapa e dos padrões de X está definida nos manuais de procedimentos. qualidade mínimos? Existe o mapeamento de processos organizacionais, 3.7 - Os circuitos dos documentos estão claramente X com definição dos circuitos dos documentos, em definidos de forma a evitar redundâncias? alguns dos processos. A SGMJ elaborou um Plano de Prevenção dos Riscos de Corrupção e Infrações Conexas em Dezembro de 2009. 3.8 - Existe um plano de gestão de riscos de X Elaborou novo Plano de Prevenção dos Riscos de corrupção e infrações conexas? Corrupção e Infrações Conexas em Fevereiro de 2013 para adequa-lo à nova lei orgânica. Foram elaboradas duas revisões do Plano de 3.9 - O plano de gestão de riscos de corrupção e X Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas infrações conexas é executado e monitorizado? da SGMJ e três monitorizações da sua aplicação. 40

Questões 4 Fiabilidade dos sistemas de informação 4.1 - Existem aplicações informáticas de suporte ao processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão documental e tesouraria? 4.2 - As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento de informação? 4.3 - Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas? 4.4 - A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos processos de decisão? 4.5 - Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de terceiros a informação ou ativos do serviço? 4.6 - A informação dos computadores de rede está devidamente salvaguardada (existência de backups)? 4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida? Aplicado S N NA x x x X x X X Fundamentação A SGMJ utiliza os sistemas de informação, no âmbito da RAFE, estabelecidos para organismos da Administração Pública (SIC, SRH e sigame), assim como outros nas áreas de gestão documental, aprovisionamento e gestão de ativos, desenvolvidos especificamente para a sua atividade. As aplicações dos Serviços Financeiros e de Recursos Humanos estão integradas (SIC e SRH e sigame), a Gestão Documental permite a gestão e controlo de parte significativa da informação conexa aos outros sistemas. Relativamente à fiabilidade, sim. Esporadicamente são efetuados controlos sobre os outputs. Os outputs dos sistemas de informação utilizados possibilitam a elaboração de relatórios e mapas de suporte à decisão. Existe uma política de acessos definida e o acesso às aplicações está protegido por passwords individualizadas. A informação nas pastas partilhadas é de acesso restrito a cada Serviço/Departamento e dos respetivos utilizadores. Existem sistemas de antivírus, anti-spam e firewall. Existe um plano de backups e de recuperação da informação alojada nos servidores da SGMJ. A informação é disponibilizada de acordo com os perfis de acesso definidos em cada aplicação. 3.6. Medidas para um reforço positivo do desempenho No decorrer de 2013 foram introduzidas algumas das ações de melhorias identificadas no processo de aplicação da ferramenta CAF na SGMJ, que contribuíram para melhorar o seu desempenho, nomeadamente a realização de auditorias internas e a melhoria das condições de trabalho, através da aquisição de um equipamento de suporte básico de vida, preparação de equipas internas e de um espaço adequado para a prestação de primeiros socorros. A realização das auditorias internas permitiu identificar oportunidades de melhoria de desempenho da SGMJ, a introduzir ao longo de 2014, com a concretização das recomendações apontadas. A implementação de sugestões de melhoria incluídas nos questionários de satisfação e consideradas relevantes pode também contribuir um reforço positivo de desempenho da SGMJ. 41

3.7. Comparação com o desempenho de serviços idênticos A SGMJ integra desde 2010 um Grupo de Trabalho (GT), com representantes das Secretarias-Gerais de todos os ministérios, que tem por objetivo a criação de um espaço de reflexão, partilha de experiências e de aprendizagens entre organizações congéneres. No trabalho desenvolvido pelo GT criou-se um conjunto de indicadores comuns que possibilitam a realização de exercício de benchmarking entre Secretarias-Gerais com o objetivo de identificar diferenças e possíveis ações de melhoria através da partilha de conhecimento e boas práticas. O exercício de benchmarking em 2013 abrangeu 5 Secretarias-Gerais e encontra-se refletido nos quadros seguintes. Quadro - Indicadores de Resultados por Áreas Áreas Indicadores Transversais MF MAI MJ MEC MSSS Nº total de Trabalhadores em exercício de funções 126 115 89 171 117 Recursos Humanos Recursos Financeiros Nº de Dirigentes Intermédios 9 10 10 12 11 Índice Tecnicidade 36% 44% 35% 47% 38% Percentagem de trabalhadores que frequentaram formação Valor do orçamento de funcionamento (em milhões de ] 51% 64% 34% 75% 62% 97,500 94,160 5,705 52,723 5,057 Taxa de Execução Orçamental (OF) 80,4% 74,0% 95,0% 96,9% 98,4% Prazo médio de pagamento a fornecedores (em dias) 0,24 30,0 25,0 13,4 9,6 Áreas Indicadores Transversais MF MAI MJ MEC MSSS Qualidade Gestão Jurídica Índice de Satisfação Global Clientes Externos Índice de Satisfação Global Clientes Internos Taxa de objectivos Operacionais Concretizado Prazo médio de resposta a pedidos de informação/pareceres em processos graciosos 3,99 ND 4,6 4,1 4,2 4,02 ND ND 4,0 4,0 86% 100% 100% 100% 100% 13 ND 9 11 8 UMC % de Categorias centralizadas 87% 73% 100% 85% 100% Notas: ND não disponível 42

4. Recursos 4.1. Recursos Financeiros A dotação orçamental disponível da SGMJ para 2013 foi de 5.962.567 euros, tendo a despesa totalizado 5.715.4924 euros, ao que corresponde uma taxa de execução orçamental de 96%. Orçamento de funcionamento de 2013 (em euros) Agrupamentos económicos Serviços próprios Mobilidade Especial Total Disponível Despesa Disponível Despesa Disponível Despesa Total 5.259.886 5.003.704 702.681 701.788 5.962.567 5.705.492 Pessoal 3.592.734 3.592.356 702.681 701.788 4.295.415 4.294.144 Remunerações certas e variáveis 2.323.312 2.323.025 612.188 612.115 2.935.500 2.935.140 Segurança social 1.269.422 1.269.331 90.493 89.673 1.359.915 1.359.004 Correntes 855.306 602.529 - - 855.306 602.529 Aquisição de bens 56.676 52.412 0 0 56.676 52.412 Aquisição de serviços 798.630 550.117 0 0 798.630 550.117 Outros 811.846 808.819 - - 811.846 808.819 Transferências e outras despesas correntes * 682.974 680.571 0 0 682.974 680.571 Aquisição de bens de capital 128.872 128.248 0 0 128.872 128.248 Dos dois orçamentos que compõem o orçamento da SGMJ, os encargos de funcionamento da SGMJ representam 87,7% do total da despesa (serviços próprios) e 12,3% destinaram-se ao pagamento a funcionários do MJ em situação de mobilidade. Distribuição das despesas de funcionamento em 2013 Mobilidade interna 12,3% Serviços próprios 87,7% 43

Nas despesas de funcionamento da SGMJ (serviços próprios), 71,8% das verbas destinaram-se ao pagamento de encargos com o pessoal, 12% referem-se a despesas correntes e 16,2% a outras despesas, nomeadamente com aquisição de bens de capital. Distribuição da despesa de funcionamento da SGMJ por agrupamento económico em 2013 Despesas correntes 12,0% Outras 16,2% Despesas com pessoal 71,8% No quadro seguinte é apresentada a comparação da despesa de funcionamento relativamente ao ano anterior nos dois orçamentos que compõem o orçamento da SGMJ. Despesas de funcionamento em 2012 e 2013 (em euros) Agrupamentos económicos Despesa 2012 Serviços próprios Despesa 2013 variação Despesa 2012 Mobilidade Especial Despesa 2013 variação Despesa 2012 Total Despesa 2013 variação Total 3.524.276 5.003.704 1.479.428 1.087.175 701.788-385.387 4.611.451 5.705.492 1.094.041 Pessoal 2.557.677 3.592.356 1.034.679 1.087.175 701.788-385.387 3.644.852 4.294.144 649.292 Remunerações certas e variáveis 2.189.584 2.323.025 133.441 1.004.064 612.115-391.949 3.193.648 2.935.140-258.508 Segurança social 368.093 1.269.331 901.238 83.111 89.673 6.562 451.204 1.359.004 907.800 Correntes 672.448 602.529-69.919 - - - 672.448 602.529-69.919 Aquisição de bens 76.740 52.412-24.328 0 0 0 76.740 52.412-24.328 Aquisição de serviços 595.708 550.117-45.591 0 0 0 595.708 550.117-45.591 Outros 294.151 808.819 514.668 - - - 294.151 808.819 514.668 Transferências e outras despesas correntes 105.096 680.571 575.475 0 0 0 105.096 680.571 575.475 Aquisição de bens de capital 189.055 128.248-60.807 0 0 0 189.055 128.248-60.807 Na despesa em serviços próprios destaca-se a redução de 10,4% verificada nas aquisições de bens e serviços. Não obstante, verificou-se um aumento da despesa, explicada pelo aumento nas despesas de pessoal e nas transferências correntes. O aumento das despesas de pessoal, relativamente a 2012 44

deve-se à inclusão na rubrica das remunerações certas e variáveis do pagamento de subsídio de férias em 2013, que não se verificou no ano anterior e pela contabilização na rubrica da segurança social dos últimos pagamentos referentes ao extinto subsistema de saúde da justiça. De referir que, excluindo o efeito do pagamento do subsidio de férias, a despesa em remunerações certas e variáveis teria diminuído face ao ano anterior. O aumento das transferências em 2013 reflete em parte a transição do saldo de 425.966 euros referentes a receitas próprias da SGMJ para o IGFEJ. Na despesa relativa ao pagamento a funcionários do MJ em situação de mobilidade verificou-se uma redução face a 2012, que reflete o impacto das medidas previstas para aqueles trabalhadores na Lei do Orçamento do Estado para 2013. Ações de publicidade institucional desenvolvidas No que se refere a ações de publicidade institucional desenvolvidas pela SGMJ em 2013, nos termos do disposto na Resolução do Conselho de Ministros n.º 47/2010, de 8 de junho, foram efetuadas despesas no valor total de 1.549,37 euros. Estas despesas referem-se a publicitações resultantes de obrigações previstas na lei, nomeadamente publicitação de procedimentos concursais na imprensa. DESPESAS EM PUBLICIDADE Orgão de Comunicação Montante em Público - Comunicação Social SA 251,66 Imprensa Nacional Casa da Moeda 1.297,71 Total 1.549,37 45

4.2. Recursos Humanos No final de 2013, a SGMJ dispunha de 89 efetivos em exercício de funções, conforme evidenciada no quadro seguinte. Recursos humanos, segundo as unidades orgânicas nucleares, género e cargo e carreira (em 31 de dezembro de 2013) Unidades orgânicas Dirigente superior Dirigente intermédio Técnico superior Coordenador técnico Especialista e Técnico de informática Assistente técnico Assistente operacional Direcção superior 2 0 0 0 0 0 0 2 1 1 Secretariado Cargos e carreiras 0 0 0 0 0 1 2 3 0 3 DSRHPO 0 3 4 0 1 4 0 12 3 9 DSRFPT 0 2 2 3 2 8 4 21 7 14 DSAE 0 2 7 0 0 10 9 28 6 22 DSJC 0 1 10 0 0 1 1 13 4 9 UCMJ 0 1 4 0 0 0 0 5 2 3 Gestão de Fundo Comunitários (E. Multidisciplinar) 0 1 0 0 0 0 0 1 1 0 Apoio a Comissões 0 0 3 0 0 0 1 4 1 3 Total 2 10 30 3 3 24 17 89 25 64 Dos quais: Homens 1 4 7 1 2 7 3 25 Mulheres 1 6 23 2 1 17 14 64 Total Dos quais: Homens Mulheres Em 2013 continuou a verificar-se a tendência de diminuição do número de efetivos da SGMJ, que resulta sobretudo da saída de diversos trabalhadores da SGMJ por aposentação ou para outros organismos. Número de efetivos a 31 de dezembro 148 125 104 98 89 2009 2010 2011 2012 2013 A distribuição dos efetivos pelas unidades orgânicas da SGMJ está espelhada no gráfico seguinte. 46

Distribuição dos efetivos pelas unidades orgânicas DSJC 15% UCMJ 6% E.M. 1% Apoio a Comissões 5% Direcção superior 2% Secretariado 3% DSRHPO 13% DSRFPT 24% DSAE 31% Em termos de carreira profissional, destacam-se as carreiras de assistente técnico e técnico superior, que representam mais de metade dos efetivos da SGMJ. Dirigente superior 2% Assistente operacional 19% Distribuição dos efetivos por cargos e carreiras Dirigente intermédio 11% Técnico superior 34% Coordenador técnico 4% Especialista e Técnico de informática 3% Assistente técnico 27% Formação profissional Em 2013 a SGMJ prosseguiu a qualificação dos seus recursos humanos, apostando na formação profissional, sobretudo em áreas identificadas no diagnóstico de necessidades de formação, tendo presente os objetivos a atingir e o perfil de competências a assegurar. A taxa de execução do plano de formação profissional em 2013 na SGMJ foi de 175%, uma vez que foram realizadas mais ações do que inicialmente previsto e praticamente não se verificaram ações anuladas ou adiadas pela entidade formadora. A formação na SGMJ em 2013 foi quer interna, quer externa, tendo-se realizado 107 participações em ações de formação, com um custo total de 4 246 euros. 47

Efetivos e formação profissional em 2013 Formação profissional Unidades orgânicas Efectivos envolvidos Interna Número de participações Número de horas de formação Externa Número de participações Número de horas de formação Total Número de participações Número de horas de formação Direcção superior 0 0 0 0 0 0 0 Secretariado 0 0 0 0 0 0 0 DSRHPO 9 7 49 8 36 15 85 DSRFPT 9 19 97 12 149 31 246 DSAE 6 4 28 8 80 12 108 DSJC 6 0 0 49 390 49 390 UCMJ 0 0 0 0 0 0 0 GFC 0 0 0 0 0 0 0 Total 30 30 174 77 655 107 829 No que se refere às áreas temáticas da formação, destacam-se os assuntos jurídicos e a gestão financeira e patrimonial. Distribuição das ações de formação, segundo as áreas em 2013 Liderança e Desenvolvimento Pessoal 7% Gestão de Pessoas 16% Assuntos Jurídicos 50% Gestão Financeira e Patrimonial 27% Avaliação de Desempenho Em resultado das alterações introduzidas ao SIADAP pela Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro, nomeadamente em termos da periodicidade da avaliação, na SGMJ em 2013 não se procedeu a avaliações de desempenho de trabalhadores (SIADAP 3), nem de dirigentes (SIADAP 2), tendo sido contratualizados objetivos individuais em consonância com duração dos ciclos avaliativos respetivos: para 2013 e 2014 no SIADAP 3 e para períodos de três ou cinco anos, consoante a duração da comissão de serviço, no SIADAP 2. 48

5. Evolução nos últimos 3 anos SGMJ Área dos Recursos Humanos, Planeamento e Organização Área Financeira e Patrimonial Área Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas Área Juridica Área Compras Públicas Indicadores Unidade 2011 2012 2013 Total de trabalhadores da SGMJ (31 dezembro) N.º 104 98 89 Índice de tecnicidade % 26% 30% 35% Satisfação dos clientes externos da SGMJ (escala 1-5) Nível n.d. 4,5 4,6 Taxa de concretização dos objetivos do QUAR % 107% 120% 116% Trabalhadores afetos à UO N.º 11 11 12 Trabalhadores administrados pela UO N.º 285 244 218 Tempo médio de resposta a pedidos de informação/parecer Dias 13 8 9 Pareceres/informações elaborados N.º 53 75 70 Orientações Técnicas no âmbito da Rede Interministerial de Trabalho Colaborativo N.º n.d. 22 45 Processamentos de abonos e descontos efetuados N.º 3.520 3.142 2.930 Novos Contratos de Trabalho em Funções Públicas celebrados N.º 9 4 3 Procedimentos concursais N.º 3 2 3 Boletins de assiduidade N.º 829 851 771 Processos de aposentação/contagem de tempo N.º 8 20 20 Certidões/notas biográficas/declarações de tempo de serviço N.º 126 65 73 Cartões de identificação/livre trânsito N.º 161 83 107 Processos tramitados no âmbito do Programa de Rescisões por Mútuo Acordo N.º 0 0 217 Participações em ações de formação N.º 122 51 107 Horas de formação ministradas Horas 2.216 1.511 829 Custos com formação Euros 7.066 1.080 4.236 Conteudos divulgados na internet N.º 321 135 131 Conteudos divulgados na intranet N.º 209 408 259 Trabalhadores afetos à UO N.º 30 30 21 Orçamentos geridos pela SGMJ N.º 6 5 5 Despesa total -serviços próprios Euros 4.286.420 3.524.276 5.003.704 Aquisição de bens e serviços Euros 785.660 672.448 602.529 Redução na despesa em aquisição de bens e serviços (face ao ano anterior) % 39% 14% 10% Taxa de execução orçamental % 89,6% 97,8% 95,0% Pagamentos efetuados N.º 4932 1080 1317 Alterações orçamentais efetuadas N.º 165 75 87 Prazo médio de pagamento a fornecedores Dias 31 20 25 Contratos prestação serviços celebrados N.º 42 29 24 Trabalhadores afetos à UO N.º 31 31 28 Gestão de correspondência -entradas (SGMJ) 1 N.º 22.340 18.343 6.352 Gestão de correspondência - saídas (SGMJ) 1 N.º 10.379 11.966 2.943 Gestão de correspondência - entradas (Gabinetes) 2 N.º - 18.032 16.535 Gestão de correspondência - saídas (Gabinetes) 2 N.º - 14.627 15.462 Apoio aos Gabinetes - Nº processos 2 N.º - 3.262 5.871 Trabalho reprográfico - reproduções e encadernações 2 N.º - 353.741 316.107 Pedidos de informação ao Arquivo Histórico N.º 45 19 19 Pedidos de informação ao Centro Documentação N.º 1.427 3.126 2.385 Atendimentos presenciais no Centro de Documentação N.º 531 133 717 Titulos de monografias adquiridos N.º 92 54 31 Publicações requisitadas ao Centro de Documentação N.º 616 177 398 Entidades encaminhadas para os gabinetes dos membros do Governo N.º 1.560 3.136 1.727 Eventos organizados/apoiados N.º 37 38 23 Atendimentos telefónicos na Linha Justiça N.º 2.942 2.433 2.933 Atendimentos presenciais no Espaço Justiça N.º 231 215 242 Trabalhadores afetos à UO N.º 10 11 13 Movimentos ou tramitações processuais N.º n.d. 1.078 1.566 Sentenças/acórdãos na jurisdição administrativa N.º 75 87 93 Ganho de causa % n.d. 69% 61% Tempo médio de elaboração peças juridicas Dias n.d. 11 8 Trabalhadores afetos à UO N.º 8 7 5 Categorias de bens e serviços objeto de aquisição centralizada N.º 12 14 13 Procedimentos de aquisição centralizada de bens e serviços abertos N.º 63 49 34 Taxa de poupança obtida nos procedimentos de aquisição centralizada % 14% 13% 5% Valor global dos procedimentos aquisitivos (milhões de euros) M euros 32 15 85 Encomendas realizadas na plataforma N.º 10.965 4.581 8.293 Tempo médio de resposta às questões Dias n.d. 2,5 2,6 1 A significativa redução do número de documentos entrados e saídos em 213 resulta da extinção do Sub-sistema de Saúde da Justiça 2 Não existe informação para 2011, uma vez que o apoio especializado aos gabinetes ainda não estava integrado na SGMJ. 49

6. Avaliação Final Em 2013 a SGMJ alcançou todos os resultados a que se tinha proposto, quer em termos de objetivos operacionais estabelecidos no QUAR, quer em temos de objetivos operacionais das unidades orgânicas e de atividades previstas, tendo mesmo superado muitos deles. No que se refere aos objetivos que constam no QUAR, dos 8 objetivos propostos a SGMJ atingiu 1 objetivo e superou 7 objetivos. Taxa de execução dos objetivos QUAR 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4 123% 127% 115% 110% Objetivo 5 100% Objetivo 6 Objetivo 7 Objetivo 8 118% 117% 125% A taxa de concretização global dos objetivos do QUAR da SGMJ em 2013 foi de 116,1%, conforme evidenciado no quadro seguinte. QUAR 2013 - Resultados Agregados Contribuição Eficácia Peso: 35% 41,5% Resultados dos Objectivos: 118,5% Eficiência Peso: 35% 39,4% Resultados dos Objectivos: 112,5% Qualidade Peso: 30% 35,3% Resultados dos Objectivos: 117,5% Resultado final 116,1% 50

O resultado final da SGMJ resulta da conjugação dos parâmetros de eficácia (118,5%), de eficiência (112,5%) e de qualidade (117,5%). Resultados 118,5% 112,5% 117,5% Metas 100% 100% 100% Eficácia Eficiência Qualidade Relativamente aos objetivos operacionais das unidades orgânicas, de um total de 24 objetivos estabelecidos, 50% foram atingidos (12 objetivos) e 50% foram superados (12 objetivos). Considerando a autoavaliação apresentada neste relatório, e de acordo com o n.º 1 do artigo 18.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, a Secretária-Geral propõe a atribuição da menção de Desempenho Bom à avaliação final do desempenho da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça em 2013. 51

7. Anexos 7.1. QUAR 2013 Secretaria-Geral do Ministério da Justiça QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO 2013 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA MISSÃO: A SGMJ tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo, bem como assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ, o apoio aos demais serviços e organismos do MJ nos domínios da gestão e administração de recursos humanos, a contratação pública de bens e serviços, o apoio técnico -jurídico e contencioso e as funções de documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo. Objetivos Estratégicos OE 1.Instituir novo modelo de apoio jurídico, técnico e administrativo especializado prestado aos gabinetes dos membros do Governo, reduzindo custos e recursos humanos, adotando procedimentos mais eficientes e promovendo a qualidade dos serviços prestados. OE 2. Otimizar a utilização dos recursos no âmbito do Ministério da Justiça, incentivando a adoção de práticas que promovam a sua partilha e rentabilização. OE 3.Promover boas práticas no âmbito da inovação, qualidade e gestão dos riscos de corrupção, através da incrementação de instrumentos adequados, fomentando a sua aplicação nos outros organismos do MJ. Objetivos Operacionais Eficácia O.1. Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos Ind.1 Ind.2 IN D IC A D OR ES Tempo médio de resposta a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis) Taxa de pertinência das orientações técnicas divulgada aos serviços e organismos (nº de respostas "pertinente"/nº total de respostas dos serviços) 2011 2012 M ET A 2013 T o lerância Valo r crí tico O.2. Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo P ESO R ESU LT A DO T A XA R EA LIZ A ÇÃ O 35,0 25,0 C LA SSIF IC A ÇÃ O n.d. 15 13 2 8 50,00 9,00 120% Superado n.d. n.d. 85% 5% 100% 50,00 100% 125% Superado 25,0 Ind.3 IN D IC A D OR ES 2011 2012 Tempo médio de elaboração das peças jurídicas nos processos urgentes e não urgentes (nº de dias) M ET A 2013 T o lerância Valo r crí tico P ESO R ESU LT A DO T A XA R EA LIZ A ÇÃ O C LA SSIF IC A ÇÃ O n.d. 18 13 2 8 100,00 7,7 127% Superado O.3. Assegurar o financiamento do MAOC-N (Maritime Analysis and Operations Centre - Narcotics) 25,0 Ind.4 Ind.5 IN D IC A D OR ES 2011 2012 Preparação e formalização da candidatura para 2013-2016 (prazo após abertura do respetivo edital) % de processos de despesa apresentados pelo MAOC-IN verificados pela SGMJ, a partir da data de aprovação do projeto O.4. Apoiar a implementação do GERFIP na área da Justiça M ET A 2013 T o lerância Valo r crí tico P ESO R ESU LT A DO T A XA R EA LIZ A ÇÃ O C LA SSIF IC A ÇÃ O n.d. n.d. 30 10 10 40,00 30 100% Atingido n.d. n.d. 75% 5% 100% 60,00 100% 125% Superado 25,0 Ind.6 IN D IC A D OR ES Nº de ações de formação para apoio à implementação do GERFIP efetuadas pela SGMJ 2011 2012 M ET A 2013 T o lerância Valo r crí tico P ESO R ESU LT A DO T A XA R EA LIZ A ÇÃ O C LA SSIF IC A ÇÃ O n.d. n.d. 5 1 10 100,00 7 110% Superado 52

Eficiência O.5. Garantir a eficiência da contratação centralizada de bens e serviços para o MJ 35,0 50,0 Ind.7 Ind.8 INDICADORES Conceção e divulgação de instrumentos de planeamento e avaliação dos procedimentos que visam o cumprimento legal dos prazos em que vigoram os contratos (Prazo em nº de semanas) Nº de orgão/serviços/organismos e outras estruturas que transferem os seus arquivos para o depósito das Laranjeiras 2011 2012 META 2013 O.6. Promover uma utilização mais eficiente dos espaços de arquivo do MJ INDICADORES Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO n.d. n.d. 8 1 5 100,00 8 100% Atingido 2011 2012 META 2013 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO n.d. n.d. 2 1 4 100,00 4 125% Superado 50,0 Qualidade O.7. Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ Ind.9 INDICADORES Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos membros dos gabinetes do Governo (escala de 1 a 5) 2011 2012 META 2013 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO n.d. 3,5 3,5 0 5 50,00 4,7 120% Superado 30,0 50,0 Ind.10 Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos outros organismos do MJ (escala de 1 a 5) n.d. 3,5 3,5 0 5 50,00 4,5 117% Superado O.8. Promover partilha de boas práticas nas áreas da inovação, qualidade e gestão dos riscos de corrupção Ind.11 Nº de organismos do MJ que a SGMJ apoiou a implementar melhorias nestas áreas AVALIAÇÃO FINAL Eficácia Eficiência Qualidade Recursos Humanos INDICADORES DESIGNAÇÃO Dirigentes - Direção Superior Dirigentes - Direção intermédia e chefes de equipa Técnico Superior - (inclui especialistas de informática) 2011 2012 META 2013 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO n.d. 2 2 0 5 100,00 4 117% Superado 50,0 116,1 35,0 118,5 35,0 112,5 30,0 117,5 REALIZADOS DESVIO 7,7 15,4 15,4 0,0 5,8 63,8 58,0-5,8 4,2 172,1 131,9-40,2 Coordenador Técnico 2,8 8,5 8,5 0,0 Assistente Técnico - (inclui técnicos de informática) PONTUAÇÃO PLANEADOS 2,0 77,9 57,9-20,0 Assistente operacional 1,5 46,3 29,0-17,3 Total 384,0 300,8-83,2 Recursos Financeiros DESIGNAÇÃO PLANEADOS EXECUTADOS DESVIO Dotação inicial Dotação disponivel Despesa Despesa vs Dd Orçamento de funcionamento 4.612.220 5.259.886 5.003.704-256.182 Despesas c/pessoal 3.119.995 3.592.734 3.592.356-378 Aquisições de Bens e Serviços 980.509 855.306 602.529-252.777 Outras despesas correntes 511.716 811.846 808.819-3.027 PIDDAC 0 0 0 0 Outros valores 0 0 0 0 TOTAL (OF+PIDDAC+Outros) 4.612.220 5.259.886 5.003.704-256.182 53

7.2. Questionário de satisfação dos colaboradores Nos gráficos seguintes apresentam-se de forma mais detalhada os resultados do questionário de satisfação aos colaboradores. SGMJ gere os conflitos de interesses institucionais Envolvimento dos colaboradores na tomada de decisão Envolvimento dos colaboradores na melhoria SATISFAÇÃO DOS COLABORADORES COM A SGMJ 3,5 3,6 3,9 Consulta e diálogo entre colaboradores e dirigentes 3,8 SATISFAÇÃO COM GESTÃO E SISTEMAS DE GESTÃO Aptidão da Direção Intermédia para conduzir a SGMJ 4,2 Aptidão da Direção Superior para conduzir a SGMJ 3,9 Aptidão da Direção Superior para comunicar 4,1 Aptidão da Direção intermédia para comunicar 3,9 Forma como objectivos são fixados 3,8 Forma como a SGMJ recompensa os esforços individuais Forma como a SGMJ recompensa os esforços de grupo Postura da SGMJ face à mudança e à modernização 3,1 3,1 3,9 Ambiente de trabalho SATISFAÇÃO COM AS CONDIÇÕES DE TRABALHO 3,9 Horário de trabalho 2,7 Possibilidade de conciliar o trabalho com a vida familiar e assuntos pessoais Possibilidade de conciliar o trabalho com assuntos relacionados com a saúde Igualdade de oportunidades para o desenvolvimento de novas competências profissionais 3,1 3,2 3,4 Politica de gestão de recursos humanos SATISFAÇÃO COM O DESENVOLVIMENTO DA CARREIRA 3,2 Oportunidades criadas para desenvolver novas competências 3,2 Acções de formação que realizou até ao presente 3,0 Nível de conhecimento que tem dos objectivos da SGMJ 3,9 54

Aprender novos métodos de trabalho MOTIVAÇÃO PARA... 3,8 Desenvolver trabalho em equipa 3,7 Participar em acções de formação 3,6 Participar em projectos de mudança na SGMJ 3,5 Sugerir melhorias 3,8 Lidera pelo exemplo DIREÇÃO INTERMÉDIA 3,7 Empenho na mudança Aceita críticas construtivas Aceita sugestões de melhoria Delega competências e Estimula iniciativa Encoraja a confiança mútua Assegura cultura de mudança Propõe acções de formação Reconhece esforços individuais Tratamento adequado 3,3 3,4 3,5 3,6 3,6 3,6 3,7 3,8 3,7 3,8 DIREÇÃO SUPERIOR Lidera pelo exemplo Empenho na mudança Aceita críticas construtivas Aceita sugestões de melhoria Delega competências e Estimula iniciativa 3,9 4,0 4,1 4,2 4,1 4,2 Encoraja a confiança mútua e o Assegura cultura de mudança Propõe acções de formação Reconhece esforços individuais Tratamento adequado 3,3 3,5 3,9 4,1 4,0 Equipamentos Software Informação na Intranet Equip. de comunicação Condições de higiene Condições de segurança Sala para refeições Salas de trabalho Salas de reuniões Espaços comuns Instalações sanitárias Elevadores SATISFAÇÃO COM EQUIPAMENTOS E SERVIÇOS 3,8 3,8 3,8 3,9 3,9 3,9 4,1 4,0 4,1 4,1 4,1 4,3 55

7.3. Balanço Social Informação detalhada Efetivos por grupo profissional, carreira e género (em 31 de dezembro de 2013) Grupo Profissional Homens Mulheres Total Número % do total Número % do total Número Pessoal Dirigente 5 41,7 7 58,3 12 Secretário-Geral 0,0 1 100 1 Secretário-Geral Adjunto 1 100,0 0,0 1 Diretor de Serviços 3 60,0 2 40,0 5 Chefe de Divisão 1 20,0 4 80,0 5 Pessoal Técnico Superior 7 23,3 23 76,7 30 Pessoal de Informática 2 66,7 1 33,3 3 Assistente Técnico 8 29,6 19 70,4 27 Assistente Operacional 3 17,6 14 82,4 17 TOTAL 25 28,1 64 71,9 89 Efetivos por grupo profissional e grupo etário (em 31 de dezembro de 2013) Grupo Profissional Menos 20 anos 20-24 anos 25-29 anos 30-34 anos 35-39 anos 40-44 anos Grupos etários 45-49 anos 50-54 anos 55-59 anos 60-64 anos 65-69 anos 70 anos e mais Pessoal Dirigente 2 2 4 2 2 12 Pessoal Técnico Superior 2 3 4 6 7 4 4 30 Pessoal de Informática 1 2 3 Assistente Técnico 1 5 6 11 4 27 Assistente Operacional 1 2 4 5 4 1 17 TOTAL 0 0 0 2 5 8 18 19 24 12 1 0 89 Total Trabalhadores portadores de deficiência por grupo profissional e grupo etário Grupo Profissional Menos 20 anos 20-24 anos (em 31 de dezembro de 2013) 25-29 anos 30-34 anos 35-39 anos 40-44 anos Grupos etários 45-49 anos 50-54 anos 55-59 anos 60-64 anos 65-69 anos 70 anos e mais Pessoal Dirigente 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 2 1 0 0 3 Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 4 2 0 0 6 Total 56

Efetivos por grupo profissional e nível de escolaridade (em 31 de dezembro de 2013) Grupo Profissional 4 Anos 6 Anos 9º ano ou equiv. Nível de escolaridade 11º Ano 12º Ano Bacharelato Licenciatura Mestrado Doutoramento Total Pessoal Dirigentes 11 1 12 Pessoal Técnico Superior 28 2 30 Pessoal Docente 2 1 3 Pessoal de Informática 0 Assistente Técnico 1 11 4 11 27 Assistente Operacional 7 4 5 1 17 TOTAL 8 4 16 4 14 0 40 3 0 89 Grupo Profissional Efetivos por grupo profissional e antiguidade (em 31 de dezembro de 2013) Nível de antiguidade Até 5 anos 5-9 anos 10-14 anos 15-19 anos 20-24 anos 25-29 anos 30-34 anos 35-39 anos 40 anos e mais Pessoal Dirigentes 3 1 4 2 2 12 Pessoal Técnico Superior 5 2 3 8 6 4 1 1 30 Pessoal de Informática 1 1 1 3 Assistente Técnico 2 3 1 5 10 4 2 27 Assistente Operacional 1 1 5 3 4 2 1 17 TOTAL 0 5 8 9 18 16 21 7 5 89 Total Trabalhadores por modalidade de vinculação e género (em 31 de dezembro de 2013) Modalidade de vinculação Grupo Profissional CT em Funções Públicas por tempo indeterminado Comissão de Serviço no âmbito do LVCR Total Homens Mulheres Total Homens Mulheres Total Pessoal Dirigente 0 5 7 12 12 Pessoal Técnico Superior 7 23 30 0 30 Pessoal de Informática 2 1 3 0 3 Assistente Técnico 8 19 27 0 27 Assistente Operacional 3 14 17 0 17 TOTAL 20 57 77 5 7 12 89 57

Postos de trabalho previstos não ocupados durante o ano por dificuldade de recrutamento Grupo Profissional Não abertura de procedimento concursal (em 31 de dezembro de 2013) Impugnação de procedimento concursal Dificuldade de Recrutamento Falta de autorização de entidade competente Procedimento concursal improcedente Procedimento concursal em desenvolvimento Pessoal Dirigente 0 Pessoal Técnico Superior 0 Pessoal de Informática 0 Assistente Técnico 0 Assistente Operacional 0 TOTAL 0 0 0 0 0 0 Total Admissão e regresso de trabalhadores de pessoal por grupo profissional e género (em 2013) Modo de Ocupação de Posto de Trabalho ou Modalidade de Vinculação Grupo Profissional Procedimento Concursal Cedência de Interesse Público Mobilidade Interna Regresso de Licença Comissão de Serviço CEAGP Outras situações Total Geral H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 Pessoal Técnico Superior 0 0 1 4 5 0 0 1 1 1 1 7 Pessoal Docente 0 0 0 0 0 0 0 0 Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 Assistente Técnico 0 0 1 1 0 0 0 0 1 Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 1 1 1 TOTAL 0 0 0 0 0 0 1 5 6 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 1 2 9 Saídas de trabalhadores nomeados ou em comissão de serviço por grupo profissional e género de acordo com o motivo (em 2013) Saídas de acordo com o motivo Grupo Profissional Morte Reforma / Aposentação Limite de idade Conclusão sem sucesso de período experimental Cessação por mútuo acordo Exoneração a pedido do trabalhador Aplicação de pena disciplinar expulsiva Mobilidade interna Cedência Comissão de serviço Outros Total Geral H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 2 3 4 Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 2 0 0 0 0 0 0 1 0 1 3 Assistente Técnico 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 2 0 0 0 0 0 0 0 4 4 7 Assistente Operacional 0 0 0 0 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 4 TOTAL 0 0 0 0 4 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 2 5 0 0 0 0 0 0 3 6 9 18 58

Saídas de trabalhadores contratados por grupo profissional e género de acordo com o motivo (em 2013) Saídas de acordo com o motivo Grupo Profissional Morte Caducidade (termo) Reforma / Aposentação Limite de idade Conclusão sem sucesso de período experimental Revogação (por mútuo acordo) Resolução (por iniciativa do trabalhador) Denúncia (por iniciativa do trabalhador) H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 (continua) (continuação) Grupo Profissional Despedimento por inadaptação Despedimento coletivo Saídas de acordo com o motivo Despedimento por extinção do posto de trabalho Mobilidade interna Cedência Outros H M T H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Pessoal de Justiça 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Total Geral 0 0 0 0 0 0 0 Efetivos por grupo profissional e mudanças de situação dos trabalhadores segundo o motivo e género (em 31 de dezembro de 2013) Grupo Profissional Promoções (Carreiras não revistas e carreiras subsistentes) Alteração obrigatória do posicionamento remuneratório Alteração da situação Alteração do posicionamento remuneratório por opção gestionária Procedimento concursal Consolidação da mobilidade na categoria H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Pessoal Técnico Superior 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 2 Pessoal de Informática 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Assistente Técnico 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 2 Total Geral 59

Efetivos por grupo profissional e modalidade de horário (em 31 de dezembro de 2013) Modalidades de horário Grupo Profissional Rígido Flexível Desfasado Jornada contínua Trabalho por turnos Específico Isenção de horário Total Pessoal Dirigentes 0 0 0 0 0 0 12 12 Pessoal Técnico Superior 0 17 2 4 0 0 7 30 Pessoal de Informática 0 3 0 0 0 0 0 3 Assistente Técnico 0 18 5 3 0 0 1 27 Assistente Operacional 2 2 4 7 0 0 2 17 Total 2 40 11 14 0 0 22 89 Efetivos por grupo profissional e modalidade de horário (em 31 de dezembro de 2013) Periodo normal de trabalho Grupo Profissional Tempo completo Inferior ao praticado no tempo completo 40 horas 42 horas Jornada Contínua Semana 4 dias Regime especial Pessoal Dirigentes 12 12 Pessoal Técnico Superior 26 4 30 Pessoal de Informática 3 3 Assistente Técnico 24 3 27 Assistente Operacional 10 7 17 Total 75 0 14 0 0 89 Total Horas de trabalho extraordinário prestado, por grupo profissional e por género (em 2013) Trabalho extraordinário Grupo Profissional Trabalho extraordinário Diurno Trabalho extraordinário Noturno Trabalho em dias de descanso semanal obrigatório Trabalho em dias de descanso semanal complementar Trabalho em dias feriados Total H M T H M T H M T H M T H M T Pessoal Dirigentes 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 Pessoal Técnico Superior 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 Pessoal de Informática 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 Assistente Técnico 537:00 524:20 1061:20 0:00 0:00 0:00 0:00 9:16 9:16 0:00 27:10 27:10 0:00 0:00 0:00 1097:46 Assistente Operacional 419:00 593:35 1012:35 0:00 0:00 0:00 0:00 24:16 24:16 0:00 9:40 9:40 0:00 0:00 0:00 1046:31 Total 956:00 1117:55 2073:55 0:00 0:00 0:00 0:00 33:32 33:32 0:00 36:50 36:50 0:00 0:00 0:00 2144:17 60

Dias de ausências ao trabalho por grupo profissional e motivo (em 2013) Ausências Grupo Profissional Protecção na parentalidade Falecimento de familiar Doença Acidente em serviço Assistência a familiares Trabalhador estudante Por conta do período de férias Greve Outros Total Pessoal Dirigentes 0 0 1 0 0 0 8 0 0 9 Pessoal Técnico Superior 130 2 55 0 14 29 65 3 5 303 Pessoal de Informática 0 5 0 0 0 0 2 0 2 9 Assistente Técnico 0 10 88 0 10 25 98 9 26 266 Assistente Operacional 0 13 97 0 2 0 32 0 3 147 TOTAL 130 30 241 0 26 54 205 12 36 734 Contagem dos trabalhadores em greve (2013) Identificação da greve Número de trabalhadores em greve Duração da paralização Motivo da greve Administração Pública - Geral (15-03-2013) 1 24h Outras reivindicações sobre condições de trabalho Greve-Geral (27-06-2013) 6 24h Organização do tempo de trabalho Administração Pública - Geral (08-11-2013) 5 24h Outras reivindicações salariais Acidentes em serviço (em 2013) Acidentes em Serviço TOTAL Inferior a 1 dia 1 a 3 dias de baixa No local de trabalho 4 a 30 dias de baixa superior a 30 dias de baixa Mortais TOTAL Inferior a 1 dia 1 a 3 dias de baixa In Itinere 4 a 30 dias de baixa superior a 30 dias de baixa Mortais TOTAL GERAL Número total de acidentes ocorridos no ano 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Número de acidentes com baixa ocorridos no ano 0-0 0 0-0 - 0 0 0-0 Dias de trabalho perdidos por acidentes ocorridos no ano 0-0 0 0-0 - 0 0 0-0 Dias de trabalho perdidos por acidentes ocorridos no ano anterior 0-0 0 0-0 - 0 0 0-0 61

Efetivos sindicalizados (em 31 de dezembro de 2013) Organização e actividade sindical no serviço Número de trabalhadores sindicalizados 8 Remunerações mensais ilíquidas (em dezembro 2013) Escalão de Remunerações/Género 1º Nível 2º Nível 3º Nível 4º Nível 5º Nível 6º Nível 7º Nível 8º Nível 9º Nível 10º Nível 11º Nível 12º Nível 13º Nível 14º Nível 15º Nível 16º Nível 17º Nível 18º Nível 19º Nível 20º Nível 21º Nível 22º Nível 23º Nível Total Parâmetros de Avaliação Homens Mulheres Total até 500 euros 0 0 0 501-1000 euros 6 23 29 1001-1250 euros 4 10 14 1251-1500 euros 3 4 7 1501-1750 euros 2 12 14 1751-2000 euros 2 4 6 2001-2250 euros 0 1 1 2251-2500 euros 4 6 10 2501-2750 euros 3 3 6 2751-3000 euros 1 0 1 3001-3250 euros 0 0 3251-3500 euros 1 1 3501-3750 euros 0 3751-4000 euros 0 4001-4250 euros 0 4251-4500 euros 0 4501-4750 euros 0 4751-5000 euros 0 5001-5250 euros 0 5251-5500 euros 0 5501-5750 euros 0 5751-6000 euros 0 mais de 6000 euros 0 25 64 89 Remuneração ( ) Mínima ( ) Máxima ( ) Homens Mulheres 583,58 532,08 2877,28 3360,65 62

Total dos encargos com prestações sociais Prestações Sociais 2013 Subsídio no âmbito da proteção na parentalidade (maternidade, paternidade e adoção) Total dos encargos com pessoal durante o ano (Euros) 6.875,95 Abono de familia 1.257,97 Subsidio de educação especial Subsídio mensal vitalicio Subsidio para assistência de 3ª pessoa Subsídio funeral Subsídio por morte Acidente de trabalho e doença profissional Subsídio de desemprego Subsídio de refeição 88.384,73 Outras prestações sociais 9.744,30 TOTAL 106.262,95 (Euros) Encargos com pessoal Valor Remuneração base (inclui subsídio de férias e natal) 2.120.964,00 Suplementos remuneratórios 113.646,06 Prémios de desempenho 0,00 Prestações sociais 106.262,95 Benefícios sociais 0,00 Outros encargos 490.648,86 Total 2.831.521,87 Suplementos Remuneratórios (Euros) Suplementos Remuneratórios Valor Trabalho extraordinário (diurno e nocturno) 42.118,91 Trabalho normal nocturno 0,00 Trabalho em dias de descanso semanal, complementar e dias feriados 0,00 Disponibilidade permanente 0,00 Outros regimes especiais de prestação de trabalho 0,00 Risco, penosidade e insalubridade 0,00 Fixação na perifiria 0,00 Abono para falhas 0,00 Participação em reuniões 3.398,19 Ajudas de custo 4.353,35 Representação 61.364,50 Secretariado 1.299,10 Outros suplementos 1.112,01 Total 113.646,06 63

Número de participações e de horas em ações de formação Grupo Profissional Número de participações Número de horas de formação Número de participações Número de horas de formação Número de participações Número de horas de formação Pessoal Dirigente 7 37 14 100 21 137 Pessoal Técnico Superior 9 54 63 555 72 609 Pessoal de Informática 1 7 0 0 1 7 Assistente Técnico 13 76 0 0 13 76 Assistente Operacional 0 0 0 0 0 0 TOTAL Formação interna Formação externa Total 30 174 77 655 107 829 Número de participações em ações de formação segundo a duração Tipo de ação Menos de 30 horas De 30 a 59 horas De 60 a 119 horas 120 ou mais horas Total Interna 30 0 0 0 30 Externa 75 2 0 0 77 TOTAL 105 2 0 0 107 64

7.4. Siglas utilizadas ADSE - DIREÇÃO GERAL DE PROTEÇÃO SOCIAL AOS FUNCIONÁRIOS E AGENTES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA ANCP - AGÊNCIA NACIONAL DE COMPRAS PÚBLICAS CAF - COMMON ASSESSMENT FRAMEWORK CEAJP - CURSO DE ESTUDOS AVANÇADOS EM GESTÃO PÚBLICA CEGER - CENTRO DE GESTÃO DA REDE INFORMÁTICA DO GOVERNO CEJ - CENTRO DE ESTUDOS JUDICIÁRIOS CPES - COMISSÃO DE PROGRAMAS ESPECIAIS DE SEGURANÇA CPVC - COMISSÃO DE PROTECÇÃO ÀS VITIMAS DE CRIME DGAEP - DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO E EMPREGO PÚBLICO DGAJ - DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA DGPJ - DIREÇÃO-GERAL DA POLÍTICA DE JUSTIÇA DGRSP - DIREÇÃO-GERAL DE REINSERÇÃO E SERVIÇOS PRISIONAIS DSJC - DIREÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO DSRFPT - DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS, PATRIMONIAIS E TECNOLÓGICOS DSRHPO - DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS, PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO ESPAP - ENTIDADE DE SERVIÇOS PARTILHADOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, I. P FAQ - FREQUENTLY ASKED QUESTIONS IGFEJ - INSTITUTO DE GESTÃO FINANCEIRA E EQUIPAMENTOS DA JUSTIÇA IGF - INSPECÇÃO-GERAL DAS FINANÇAS IGSJ - INSPECÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DA JUSTIÇA INA - DIREÇÃO-GERAL DA QUALIFICAÇÃO DOS TRABALHADORES EM FUNÇÕES PÚBLICAS INMLCF - INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL E CIÊNCIAS FORENSES IRN - INSTITUTO DOS REGISTOS E DO NOTARIADO MJ - MINISTÉRIO DA JUSTIÇA POPH - PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO QREN - QUADRO DE REFERÊNCIA ESTRATÉGICA NACIONAL QUAR - QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO SEAPEMJ - SECRETÁRIO DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL E EQUIPAMENTOS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA SIADAP - SISTEMA INTEGRADO DE AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA SIOE - SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DO ESTADO SGMJ - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA UCMJ - UNIDADE DE COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA 65

MINISTÉRIO DA JUSTIÇA R E L A T Ó R I O D E A C T I V I D A D E S 2010 SECRETARIA-GERAL 67