ERP AIRC Apresentado por: AIRC
Índice 1. INTRODUÇÃO... 4 1.1 ÂMBITO... 4 1.2 OBJETIVOS... 4 2. TRANSIÇÃO POCAL SNC-AP NO ERP AIRC... 5 2.1 FASE DE PREPARAÇÃO... 5 2.2 FASE DE TRANSIÇÃO... 5 2.3 FASE DE APLICAÇÃO... 5 2.4 CHECK-LIST DE TRANSIÇÃO POCAL SNC-AP... 6 3. FASE DE PREPARAÇÃO... 7 3.1 LEGISLAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO DE SUPORTE... 7 3.1.1 Legislação / documentos por publicar... 7 3.2 PEDIDO DE CREDENCIAIS / FORMAÇÃO... 8 3.2.1 DGAL SISAL... 8 3.2.2 UniLeo S3CP... 8 3.3 CONSTRUÇÃO DO PLANO DE CONTAS MULTIDIMENSIONAL (PCM) NO SCA... 9 3.4 REGISTO DA INFORMAÇÃO DOS CONTRATOS NO SCA E SNC... 10 3.5 RECLASSIFICAÇÃO DOS BENS DO PATRIMÓNIO NO SIC... 11 4. FASE DE TRANSIÇÃO... 12 4.1 INSTALAÇÃO DAS APLICAÇÕES SNC, SNP E SNT... 12 4.1.1 Utilizadores e permissões para as novas aplicações... 13 4.2 EXECUTAR ROTINA DE INICIALIZAÇÃO DO SNC... 13 4.3 DEFINIÇÃO DE ENTIDADES NO SNC... 14 4.3.1 Grupo autárquico e perímetro de consolidação de contas... 14 4.4 ENCERRAMENTO DO ANO NA TESOURARIA (SGT)... 15 4.5 ENTRADA EM VIGOR DO ORÇAMENTO NO SNC... 16 4.6 ABERTURA DO ANO NA TESOURARIA (SNT)... 17 4.7 ROTINAS DE TRANSIÇÃO DA RECEITA NO ERP AIRC... 18 4.8 ROTINAS DE TRANSIÇÃO DE DÍVIDA E SALDOS INICIAIS NO SNC... 19 4.9 CONFIGURAÇÃO DAS FOLHAS DE VENCIMENTOS NO SNC... 20 4.10 ROTINAS DE ENCERRAMENTO DE ANO DOS ARMAZÉNS... 22 4.11 TRANSIÇÃO DO PATRIMÓNIO... 23 4.11.1 Abertura do ano no SNP... 23 4.11.2 Reclassificação dos ativos... 23 4.11.3 Encerramento do SIC... 23 AIRC, 2018 Página 2 de 25
4.11.4 Após encerramento do ano no SIC... 23 4.12 CONSTRUÇÃO DO BALANÇO DE ABERTURA NO SNC... 24 4.13 ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO DE 2018 (POCAL) NO SCA... 25 AIRC, 2018 Página 3 de 25
1. Introdução 1.1 Âmbito Este documento surge no âmbito do processo de transição do atual sistema contabilístico para as Autarquias Locais (POCAL), para o novo Sistema de Normalização Contabilística para a Administração Pública (SNC-AP), em Entidades que utilizem as aplicações financeiras do ERP AIRC. 1.2 Objetivos Tem como objetivo servir de guia para uma transição simples para o novo normativo, no âmbito das aplicações do ERP AIRC, detalhando as diferentes fases do processo de transição, e os passos a levar a cabo em cada fase, servindo de check-list para a execução de todo o processo de transição. De forma a não tornar o documento demasiado maçudo, em cada passo são resumidas as principais tarefas a levar a cabo, sendo indicado o público alvo e a aplicação a quem se destinam os conteúdos. No caso de passos mais extensos, o documento contém ligações para manuais mais específicos sobre o tema em causa. O conteúdo deste manual poderá ser atualizado com o evoluir do processo, dada a indefinição de algumas questões relacionadas com legislação por publicar, e com a necessidade de ajustar alguns procedimentos face ao feed-back que vamos recebendo dos nossos clientes e de outras entidades oficiais envolvidas na implementação do SNC-AP. AIRC, 2018 Página 4 de 25
2. Transição POCAL SNC-AP no ERP AIRC A AIRC concebeu um pequeno diagrama que pretende ilustrar de forma simples as diferentes fases que compõem o processo de transição do atual normativo contabilístico (POCAL) para o normativo contabilístico que irá entrar em vigor no dia 1 de janeiro de 2019 (SNC-AP). POCAL SNC-AP 2018 2019 2020 Set. Out. Nov. Dez. Jan. Fev. Mar. Abr. Mai. Jun. Jul. Ago. Set. Out. Nov. Dez. Jan. Preparação Transição Aplicação 2.1 Fase de Preparação A fase de preparação iniciou-se com a publicação do DL 192/2015 e da subsequente legislação complementar. Nela estão incluídas uma série de trabalhos que as Entidades devem realizar, quer ao nível dos seus sistemas de informação, quer ao nível dos seus procedimentos administrativos, para ajustar o seu funcionamento às normas introduzidas pelo SNC-AP. Esta fase termina no último dia útil de 2018, e descrevemos detalhadamente no capítulo 3, todas as tarefas de preparação a realizar nas diferentes aplicações do ERP AIRC, de forma a tornar a transição mais simples. 2.2 Fase de Transição Esta fase iniciar-se-á na 2ª/3ª semana de dezembro de 2018, com a disponibilização das novas aplicações do ERP AIRC que implementam o SNC-AP, a saber: SNC (Sistema de Normalização Contabilístico), SNP (Sistema de Normalização de Património) e SNT (Sistema de Tesouraria para SNC-AP). Terá uma série de tarefas associadas nas diferentes aplicações do ERP AIRC, que detalharemos no capítulo 4, até ao encerramento de contas de 2018 (tipicamente, abril de 2019). Pequenas tarefas de acertos e ajustes ao novo normativo poderão ainda prolongar-se durante 2019 e estender-se a 2020, mas já serão menos significativas. 2.3 Fase de Aplicação Inicia-se a 2 de janeiro de 2019, com a entrada em vigor do orçamento para 2019, sendo este momento o arranque efetivo do novo normativo contabilístico SNC-AP. Detalharemos no capítulo 5 as primeiras tarefas do dia-a-dia a realizar no novo normativo, bem como as mais frequente e as mais relevantes. AIRC, 2018 Página 5 de 25
2.4 Check-list de transição POCAL SNC-AP Fase Passo Público Alvo Aplicações Terminado Preparação Transição Legislação e documentação de suporte Dirigentes, Contabilista Público, Contabilidade, Informática, Serviços Credenciais / Formação Dirigentes, Contabilista Público, Contabilidade, Serviços Construção do PCM Registo de Informação dos Contratos Reclassificação de Bens do Património Contabilista Público, Contabilidade Contabilista Público, Contabilidade Contabilista Público, Contabilidade, Património N/A N/A SCA SCA SIC, SCA Instalação das aplicações Informática SNC, SNP, SNT, SCA, SIC, SGT, TAX, SGF, GES, OAD, SCE, GCP, SGR Rotina de inicialização do SNC-AP Definição de Entidades no SNC Encerramento da Tesouraria Entrada em vigor do Orçamento Abertura da Tesouraria Transição da Receita Transição da Dívida e Saldos Iniciais Configuração das Folhas de Vencimento Encerramento dos Armazéns Transição do Património Balanço de Abertura Encerramento do POCAL Contabilista Público, Contabilidade Contabilista Público, Contabilidade Tesouraria, Contabilista Público, Contabilidade Contabilista Público, Contabilidade Tesouraria, Contabilista Público, Contabilidade Contabilista Público, Contabilidade, Serviços Emissores Contabilista Público, Contabilidade Contabilista Público, Contabilidade, Recursos Humanos Armazéns, Aprovisionamento, Contabilista Público, Contabilidade Património, Contabilista Público, Contabilidade Contabilista Público, Contabilidade Contabilista Público, Contabilidade SNC SNC SGT SNC SNT TAX, SGF, SNT, SNC, SEF, SGA, SGR SNC SNC, SGP GES, OAD SNP, SIC Aplicação N/A N/A N/A N/A SNC SNC AIRC, 2018 Página 6 de 25
3. Fase de Preparação O Sistema de Normalização Contabilística para a Administração Pública (SNC-AP) é o novo normativo contabilístico a adotar por toda a administração pública a partir de 1 de janeiro de 2019. Nesta fase do processo de transição do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL) para o SNC-AP, a AIRC recomenda a leitura atenta da documentação abaixo elencada, bem como a execução dos passos detalhados nos pontos seguintes, nas diferentes aplicações que constituem o ERP AIRC. 3.1 Legislação e documentação de suporte Público Alvo: Dirigentes, Contabilista Público, Contabilidade, Informática e Serviços Aplicação: N/A Construímos uma pequena tabela com o resumo cronológico de toda a documentação relevante para o estudo e compreensão do SNC-AP, que passamos a elencar: Data Documento Descrição 11/09/2015 DL 192/2015 Estabelece o Sistema de Normalização Contabilístico (SNC- AP); 14/07/2016 Portaria 189/2016 Estabelece as Notas de Enquadramento ao PCM; 09/08/2016 Portaria 218/2016 Estabelece o Regime Simplificado do SNC-AP; 21/12/2016 DL 85/2016 Estabelece o Adiamento da entrada em vigor do SNC-AP; 05/04/2017 Portaria 128/2017 Estabelece a estratégia de disseminação e implementação do SNC-AP; 26/07/2017 Manual de Implementação V. 2.0 Estabelece as Normas de Implementação do SNC-AP com base nas indicações e exemplos práticos da CNC; 17/10/2017 Despacho Nº 9101/2017 Estabelece o Plano Global de Formação para o SNC-AP; 3.1.1 Legislação / documentos por publicar Relativamente ao DL 192/2015, encontram-se ainda por publicar os seguintes diplomas: Diploma Texto do Artigo 16º do DL 192/2015 Contabilista Público Certificação Legal de Contas 2 No prazo de 90 dias após a data da entrada em vigor do presente decreto-lei, é regulamentada por diploma próprio, após audição da Ordem dos Técnicos Oficiais de Contas, a formação específica inicial e a formação subsequente em contabilidade pública a que se refere o n.º 2 do artigo 8.º 3 No prazo de 180 dias após a data da entrada em vigor do presente decreto-lei, o membro do Governo responsável pela área das finanças aprova a portaria que regulamenta a certificação legal de contas das demonstrações orçamentais a que se refere o n.º 1 do artigo 10.º, após audição da Ordem dos Revisores Oficiais de Contas. AIRC, 2018 Página 7 de 25
3.2 Pedido de credenciais / Formação Público Alvo: Dirigentes, Contabilista Público, Contabilidade, Informática e Serviços Aplicação: N/A 3.2.1 DGAL SISAL Para a prestação mensal de contas, a Direção Geral das Autarquias Locais (DGAL) está a implementar um novo sistema informático, o Sistema de Informação do Subsetor da Administração Local (SISAL) onde todas as Entidades do setor da Administração Local deverão submeter regularmente os reportes legais obrigatórios. Pode aceder a esta plataforma a partir do endereço: https://appls.portalautarquico.pt/sisal/ As credenciais para este novo sistema, são as mesmas que a Entidade já possuía para o atual Sistema Integrado de Informação das Autarquias Locais (SIIAL). Caso a Entidade ainda não possua credenciais para o SIIAL, deverá solicitálas à DGAL, enviando o pedido por E-Mail, para o endereço: helpdesk.snc-ap@dgal.pt Ainda relativamente a esta última forma de prestação de informação, durante o ano de 2019, embora possa ser o normativo do SNC-AP em vigor, as entidades do subsetor da Administração Pública deverão remeter a sua informação contabilística na plataforma do SIIAL. O reporte de informação para o SISAL só poderá acontecer quando a plataforma estiver disponível e as regras definidas para que as mesmas possam ser integradas no nosso ERP. 3.2.2 UniLeo S3CP Todas as Entidades abrangidas por este novo normativo contabilístico devem de igual forma solicitar credenciais de acesso ao sistema de prestação contas S3CP, da Unidade de Missão para a Implementação da Lei de Enquadramento Orçamental (UniLeo), que é o organismo do Estado responsável pelo acompanhamento e monitorização da implementação do SNC-AP na Administração Pública, que irá centralizar a informação prestada por todos os setores da Administração Pública. Pode solicitar essas credenciais a partir do endereço: https://www.unileo.gov.pt/acesso-ao-s3cp AIRC, 2018 Página 8 de 25
3.3 Construção do plano de contas multidimensional (PCM) no SCA Público Alvo: Contabilista Público, Contabilidade Aplicação: SCA Esta será a primeira tarefa a realizar nesta fase, em que o Contabilista Público de cada Entidade deve adaptar o PCM base do SNC-AP às necessidades específicas da sua realidade, e estabelecer as devidas correspondências com o normativo anterior (POCAL). Com efeito este procedimento reveste-se como o mais importante, uma vez que se trata da parametrização do plano de contas, que servirá de base para o registo contabilístico. Neste sentido, aconselhamos a execução de alguns procedimentos que consideramos essenciais: Detalhar contas de entidades (clientes, fornecedores, outros credores e outros devedores). Filtrar as contas de clientes, fornecedores, outros credores, outros devedores e operações de tesouraria que não apresentem movimentos nos últimos dois ou três anos e validar a possibilidade de eliminação, antes do processo de conversão; Ajustar as contas bancárias de acordo com a natureza do banco e dos depósitos; Identificar a natureza das contas de operações de tesouraria para desagregação das contas 07; Estabelecer a ligação das contas de gastos e rendimentos, com os diferentes códigos de IVA. Esta operação deverá ocorrer antes da atualização das classificações associadas aos artigos de receita (procedimento inicial do SGF), uma vez que as contas de rendimentos serão ajustadas (automaticamente), com a respetiva ligação dos códigos de IVA, em consonância com a definição de cada artigo de receita; Este procedimento encontra-se detalhado no documento: Construção do PCM AIRC, 2018 Página 9 de 25
3.4 Registo da informação dos contratos no SCA e SNC Público Alvo: Contabilista Público, Contabilidade Aplicação: SCA Dada a necessidade de extrair informação para mapas obrigatórios, torna-se necessário inserir / complementar toda a informação dos contratos no SCA, através do módulo existente para o efeito (Mov. Diária> Execução Contratual> Contratos). Vai existir um reporte a submeter mensalmente à DGAL, via SISAL, referente a Encargos Contratuais da Entidade. Sem o preenchimento da informação no módulo de Execução de Contratos, não será possível submeter esta informação ao SISAL. Adicionalmente, neste módulo de Execução de Contratos, deverão ser registados (se existirem), contratos de concessão, locação (operacional e financeira) e subsídios ao investimento associado ao ativo fixo tangível. O registo desta informação é particularmente importante para a extração de dados para os mapas do anexo às demonstrações financeiras (por exemplo, pontos 4.1, 4.2, 5.1, 6.1, da versão 2 do Manual de Implementação do SNC- AP da CNC). Este procedimento encontra-se detalhado no documento: Contratos SNC AIRC, 2018 Página 10 de 25
3.5 Reclassificação dos bens do património no SIC Público Alvo: Contabilista Público, Contabilidade, Património Aplicação: SIC, SCA Dada a alteração introduzida pelo SNC-AP, em que é revogado o classificador do Cadastro e Inventário de Bens do Estado (CIBE), sendo substituído pelo novo Classificador Complementar 2 (CC2), uma das tarefas principais é a reclassificação de todos os registos do património existentes no ERP AIRC, na aplicação SIC. Esta tarefa, a efetuar com a supervisão do Contabilista Público da Entidade, deve seguir as seguintes recomendações: Deverão ser analisados todos os bens classificados nos grupos homogéneos, que terminem em 99 e na medida do possível, serem reclassificados para um grupo homogéneo mais correto; Verificar todos os bens definidos como incorpóreos e sua correspondência para a definição de ativo intangível. Ou seja, através da NCP 3 - Ativos Intangíveis, nem todos os bens anteriormente classificados como incorpóreos serão considerados ativos intangíveis; Analisar os bens corpóreos (imóveis) de acordo com a NCP 8 - Propriedades de Investimento. Ou seja, deverão verificar se cada um dos bens se enquadra na referida definição da norma e desse modo, inscrita ou não no novo sistema contabilístico, como propriedade de investimento. Para aqueles que se enquadrem na definição, aconselhamos, a sua reclassificação na conta 414 ainda em POCAL, caso ainda não estejam; Validar a informação constante da conta 44 (Imobilizado em curso) do POCAL, para posterior carregamento, como fichas de bens de investimento em curso, que passam a constar do SNP. Neste sentido, os planos de contas que apresentem o detalhe por obra (desagregação da conta 44), têm o processo facilitado. Neste sentido, a desagregação da conta 45 (SNC-AP), pode ser construída assumindo a mesma estrutura da conta 44 (POCAL); AIRC, 2018 Página 11 de 25
4. Fase de Transição A fase de transição iniciar-se á entre 11 e 22 de dezembro de 2018, com a disponibilização das novas aplicações do ERP AIRC, que irão implementar o SNC-AP. 4.1 Instalação das aplicações SNC, SNP e SNT Público Alvo: Informática Aplicação: listadas abaixo Serão disponibilizadas no sítio web da AIRC, como habitualmente, as aplicações que vão implementar o SNC-AP no ERP AIRC, nomeadamente: Aplicação SNC SNT SNP SCA SGT SIC TAX SGF GES OAD SCE GCP Descrição Nova aplicação de Contabilidade que implementa o SNC-AP. Deve ser instalada em todos os PC s onde atualmente está instalado o SCA. Nova aplicação de Tesouraria que implementa o SNC-AP. Deve ser instalada em todos os PC s onde atualmente está instalado o SGT. Nova aplicação de Património que implementa o SNC-AP. Deve ser instalada em todos os PC s onde atualmente está instalado o SIC. Atualização do SCA preparada para conviver com o novo regime de SNC-AP. Segue o habitual processo de atualização automática das aplicações do ERP AIRC. Atualização do SGT preparada para conviver com o novo regime de SNC-AP. Segue o habitual processo de atualização automática das aplicações do ERP AIRC. Atualização do SIC preparada para conviver com o novo regime de SNC-AP. Segue o habitual processo de atualização automática das aplicações do ERP AIRC. Atualização do TAX preparada para conviver com o novo regime de SNC-AP. Segue o habitual processo de atualização automática das aplicações do ERP AIRC. Atualização do SGF preparada para conviver com o novo regime de SNC-AP. Segue o habitual processo de atualização automática das aplicações do ERP AIRC. Atualização do GES preparada para conviver com o novo regime de SNC-AP. Segue o habitual processo de atualização automática das aplicações do ERP AIRC. Atualização do OAD preparada para conviver com o novo regime de SNC-AP. Segue o habitual processo de atualização automática das aplicações do ERP AIRC. Atualização do SCE preparada para conviver com o novo regime de SNC-AP. Segue o habitual processo de atualização automática das aplicações do ERP AIRC. Atualização do GCP preparada para conviver com o novo regime de SNC-AP. Segue o habitual processo de atualização automática das aplicações do ERP AIRC. AIRC, 2018 Página 12 de 25
SGR Atualização do SGR preparada para conviver com o novo regime de SNC-AP. Segue o habitual processo de atualização automática das aplicações do ERP AIRC. 4.1.1 Utilizadores e permissões para as novas aplicações De forma a reduzir o esforço de configuração informática das novas soluções, a instalação do SNC, SNP e SNT faz automaticamente a cópia das permissões dos utilizadores das aplicações POCAL para SNC-AP. Desta forma, todos os utilizadores que tinham permissão para trabalhar com o SCA, ficam exatamente com o mesmo nível de permissão para o SNC, não sendo necessário definir novos logins nem atribuir permissões. O mesmo automatismo foi criado em relação à Tesouraria (utilizadores do SGT transitam automaticamente para o SNT) e do Património (do SIC para o SNP). 4.2 Executar rotina de inicialização do SNC Público Alvo: Contabilista Público, Contabilidade Aplicação: SNC A primeira vez, que for estabelecida a ligação à base de dados, com a nova aplicação SNC, será disponibilizado O utilizador deverá premir no botão Inicializar Tabelas, para que o processo tenha início Muito importante: esta rotina deverá ser executada previamente à entrada em vigor do orçamento para o ano de 2019, para que a rotina de entrada em vigor crie e movimente as contas da classe 0 pertencentes ao plano de contas multidimensional (PCM) do SNC-AP, conforme configurado previamente no SCA, na fase de preparação. Igualmente importante: salientamos que caso continuem a construir o plano a partir do SCA, depois de executar esta rotina, as contas criadas no SCA não serão alvo de cópia, uma vez que o processo já foi executado. Por este motivo, aconselhamos que este procedimento seja executado, o mais próximo possível do fim de ano ou no princípio do seguinte. AIRC, 2018 Página 13 de 25
4.3 Definição de entidades no SNC Público Alvo: Contabilista Público, Contabilidade Aplicação: SNC 4.3.1 Grupo autárquico e perímetro de consolidação de contas Para a construção do balancete mensal do SISAL (novo Sistema de prestação de contas à DGAL) é necessário detalhar os movimentos por NIF, no caso dos que constam do perímetro de consolidação da Entidade. Paralelamente, para efeitos de construção de Demonstrações Financeiras Consolidadas (consolidação de contas), será igualmente necessário definir, dentro das entidades que constituem o Grupo Autárquico, quais se encontram dentro do perímetro de consolidação. Neste sentido, disponibilizamos no SNC, no menu Tabelas Grupo Autárquico um interface para o preenchimento desta informação. É muito importante que esta informação se encontre introduzida antes de se iniciar a movimentação diária, para que os Balancetes submetidos estejam corretos. AIRC, 2018 Página 14 de 25
4.4 Encerramento do ano na tesouraria (SGT) Público Alvo: Tesouraria, Contabilista Público, Contabilidade Aplicação: SGT Para o encerramento da Tesouraria, o utilizador deverá encerrar a última folha de caixa do ano, na aplicação do SGT e no primeiro dia útil do ano seguinte, deverá entrar com a aplicação SNT. Deste modo, no SGT não ocorrerá qualquer encerramento do ano, uma vez que passará a existir uma nova aplicação de tesouraria (o SNT), que irá requerer o registo de saldos iniciais. Nota: A inscrição dos saldos iniciais de 2019 deverá ser efetuada com base no Resumo Diário de Tesouraria da última folha de caixa de 2018. AIRC, 2018 Página 15 de 25
4.5 Entrada em vigor do Orçamento no SNC Público Alvo: Contabilista Público, Contabilidade Aplicação: SNC A entrada em vigor do orçamento para o ano de 2019 só pode ser executada após a rotina de inicialização do SNC. Caso ainda não o tenha feiro, consulte por favor o Capítulo 4.2 deste documento. Posteriormente ao procedimento de arranque no SNC, deverá proceder-se à entrada em vigor do orçamento no ano 2019, que decorrerá de forma similar aos anos anteriores. Neste sentido, o utilizador deverá aceder ao SNC e através do menu Documentos Previsionais> Entrada em vigor> Orçamento em Preparação entrar em vigor com o orçamento. Nota: previamente à entrada em vigor, o utilizador deverá aprovar o orçamento e incluir a data de aprovação do mesmo. AIRC, 2018 Página 16 de 25
4.6 Abertura do ano na tesouraria (SNT) Público Alvo: Tesouraria, Contabilista Público, Contabilidade Aplicação: SNT Conforme referido no capítulo 4.4, a abertura do ano na nova aplicação de tesouraria (SNT) irá requerer a inserção dos saldos iniciais. A primeira vez que o Responsável pela Tesouraria entrar no SNT, será executado o assistente de abertura do ano: Este procedimento encontra-se detalhado no documento: Abertura da Tesouraria AIRC, 2018 Página 17 de 25
4.7 Rotinas de transição da receita no ERP AIRC Público Alvo: Contabilista Público, Contabilidade, Serviços Emissores Aplicação: TAX, SGF, SNT, SNC, SEF, SGA, SGR O processo de transição da receita no ERP AIRC é em tudo semelhante ao realizado habitualmente pelos utilizadores nos anos anteriores, e só pode ser executado após a entrada em vigor do orçamento no SNC. A principal alteração no processo é transparente para os utilizadores, dado que nesta transição, as aplicações vão utilizar as tabelas de correspondência POCAL SNC-AP para reclassificar automaticamente os artigos de receita para 2019. Com a entrada em vigor do orçamento no início de 2019 e o PCM (Plano de Contas Multidimensional) estruturado em conformidade com as regras do normativo (SNC-AP), existe a necessidade efetuar a atualização das classificações associadas aos artigos de receita. Por conseguinte, o utilizador deverá aceder ao menu Ferramentas> Transição das Classificações dos artigos de receita e proceder à atualização para o plano de 2019. De salientar, que este processo utiliza a correspondência existente na conversão de planos entre anos da aplicação do SNC-AP. Por conseguinte, se todo o plano estiver estruturado, a maioria das contas estarão correspondidas (entre os planos POCAL e SNC-AP). Mais se acrescenta, que dentro do possível, o objetivo último, nesta conversão, será a correspondência linear das classificações patrimoniais, ou seja, a uma conta POCAL deverá corresponder uma conta SNC-AP. Nota: previamente ao processo de atualização de classificações, as contas da classe 7 deverão ter associadas os códigos de IVA Este procedimento encontra-se detalhado no documento: Transição da Receita AIRC, 2018 Página 18 de 25
4.8 Rotinas de transição de dívida e saldos iniciais no SNC Público Alvo: Contabilista Público, Contabilidade Aplicação: SNC Após a entrada em vigor do orçamento para o ano de 2019, o utilizador poderá iniciar o processo de reconhecimento da informação no novo normativo. Este deverá ser iniciado pela transição obrigatória dos compromissos assumidos e não pagos (no SNC, através do menu Abertura e Encerramento> Transferência Orçamental). Este procedimento, será semelhante aos ocorridos nos períodos anteriores. Seguidamente, deverá ser inscrita a informação, ao nível dos saldos iniciais 2019, através do menu Abertura e Encerramento> Saldos Iniciais. Em virtude da adoção do novo normativo, a transição dos saldos não poderá ser automática como em anos anteriores, mas a aplicação SNC disponibiliza alguns mecanismos auxiliares, que ajudarão na obtenção dos valores a inscrever como saldo inicial. Este procedimento encontra-se detalhado no documento: Transição de Dívida e Saldos Iniciais AIRC, 2018 Página 19 de 25
4.9 Configuração das folhas de vencimentos no SNC Público Alvo: Contabilista Público, Contabilidade, Recursos Humanos Aplicação: SNC, SGP Para o processamento de vencimentos, na nova aplicação do SNC-AP, será necessária a adaptação das contas de terceiros e de gastos aos códigos de remuneração. Deste modo, para o efeito o utilizador deverá aceder ao menu Mov. Diária > Despesa > Ligação a Vencimentos > Classificação dos códigos de Remuneração. Seguidamente, os códigos de remuneração, que estejam associados às folhas de vencimentos deverão ser os mesmos selecionados individualmente e através do acesso aos detalhes, deverão ser preenchidas as contas de terceiros e de gastos. Conforme consta no exemplo, que se segue: Paralelamente alertamos para as seguintes subdivisões existentes nas contas de gastos e que poderão necessitar de reconfiguração da estrutura de folhas de vencimentos. 630 - Remunerações dos titulares de órgãos de soberania e membros de órgãos autárquicos; 631 - Remunerações dos órgãos sociais e de gestão; 632 - Remunerações do pessoal A distinção destes gastos implica que as folhas de vencimentos apresentem esta subdivisão. De salientar, que o registo das remunerações dos titulares de órgãos sociais e de gestão das entidades públicas com conselho de administração ou conselho diretivo, das instituições de ensino superior, de outras instituições públicas com órgãos sociais, não será aplicável à administração local autárquica. AIRC, 2018 Página 20 de 25
Relativamente à remuneração do pessoal, temos agora uma tipificação do vínculo contratual nas contas de gastos, o que poderá implicar, que esta subdivisão seja repercutida na estrutura de folhas de vencimentos (na componente de despesas com pessoal). 63211 Remuneração base 632111 Pessoal em regime de nomeação definitiva e contrato de trabalho em funções públicas por tempo indeterminado 632112 Pessoal em regime de nomeação transitória e contrato de trabalho em funções públicas a termo resolutivo 632113 Pessoal em regime de contrato individual de trabalho a termo resolutivo incerto 632114 Pessoal em regime de contrato individual de trabalho a termo resolutivo certo 632115 Pessoal em cedência de interesse público e em comissão de serviço 632116 Pessoal em comissão de Serviço Dirigentes 632117 Pessoal em mobilidade especial 632119 Pessoal em qualquer outra situação Pretende-se que seja possível distinguir as diferentes contas de gastos, o que não poderá ocorrer se tivermos os vencimentos de pessoal processados numa única folha de vencimentos. AIRC, 2018 Página 21 de 25
4.10 Rotinas de encerramento de ano dos armazéns Público Alvo: Armazéns, Aprovisionamento, Contabilista Público, Contabilidade Aplicação: GES e OAD O processo de encerramento do GES/OAD é em tudo semelhante ao realizado habitualmente pelos utilizadores nos anos anteriores. Este procedimento encontra-se detalhado no documento: Encerramento GES e OAD AIRC, 2018 Página 22 de 25
4.11 Transição do Património Público Alvo: Património, Contabilista Público, Contabilidade Aplicação: SNP, SIC De forma muito resumida, as tarefas a executar na nova aplicação de Património para SNC-AP (SNP) e na antiga (SIC) deverão ser as seguintes: 4.11.1 Abertura do ano no SNP A abertura do ano no SNP pode ocorrer em qualquer momento, após a entrada em vigor do SNC-AP. 4.11.2 Reclassificação dos ativos Preencher e validar as equivalências CIBE CC2 para as quais a aplicação não tenha conseguido determinar a correspondência de forma automática; Associação dos contratos de locação financeira aos ativos respetivos; 4.11.3 Encerramento do SIC O processo de encerramento do SIC é em tudo semelhante ao realizado habitualmente pelos utilizadores nos anos anteriores. 4.11.4 Após encerramento do ano no SIC Transferir ou abater os ativos que não sejam intangíveis, ao abrigo da NCP 3 - Ativos Intangíveis; Carregar os ativos de investimentos em curso, de acordo com os saldos apurados no processo de transição POCAL SNC-AP das contas 45. Reconhecer / desreconhecer ativos da entidade de acordo com o princípio da substância sobre a forma conforme a NCP 3, NCP 5 e NCP 8; Atribuir classificador CC2 aos ativos, de acordo com as equivalências CIBE CC2 anteriormente definidas; Este procedimento encontra-se detalhado no documento: Transição do Património AIRC, 2018 Página 23 de 25
4.12 Construção do Balanço de Abertura no SNC Público Alvo: Contabilista Público, Contabilidade Aplicação: SNC Durante toda a fase de transição, e fase de aplicação do SNC-AP, o Contabilista Público deverá ir registando os ajustamentos necessários face ao último Balanço preparado em POCAL, de forma a constituir o Balanço de Abertura do SNC-AP. Seguem-se alguns exemplos das operações a registar: Reconhecer todos os ativos e passivos cujo reconhecimento é exigido pelas Normas de Contabilidade Pública; Reconhecer itens como ativos apenas se os mesmos forem permitidos pelas Normas de Contabilidade Pública; Reclassificar itens que foram reconhecidos de acordo com o POCAL, numa categoria, mas de acordo com as Normas de Contabilidade Pública pertencem a outra categoria; Aplicar as Normas de Contabilidade Pública na mensuração de todos os ativos e passivos reconhecidos; Construção do mapa de reconciliação para o balanço de abertura de acordo com o SNC-AP, conforme definido no Manual de Implementação do SNC-AP; Os ajustamentos acima referidos deverão ser lançados no SNC, através do menu Abertura e Encerramentos> Regularização de Saldos Iniciais, onde são apresentados os tipos de documentos passíveis de serem utilizados. Desta forma, o mapa de reconciliação para o balanço de abertura apresentará a transposição para o novo normativo (SNC-AP). Este procedimento encontra-se detalhado no documento: Balanço de Abertura AIRC, 2018 Página 24 de 25
4.13 Encerramento do exercício de 2018 (POCAL) no SCA Público Alvo: Contabilista Público, Contabilidade Aplicação: SCA, SNC A contabilidade encerrará o ano de 2018 (em POCAL) após se proceder ao apuramento do resultado líquido. Tal procedimento poderá ser executado através do apuramento de resultados, constante do menu Prestação de Contas> Apuramento de Resultados do SCA. O processo habitual de encosto de saldos não irá ocorrer, uma vez que os saldos iniciais de 2019 são inseridos no SNC, conforme descrito no capítulo 4.8. O processo de transição de saldos retomará a sua forma totalmente automatizada na transição de 2019 para 2020 e seguintes. AIRC, 2018 Página 25 de 25