Ofício Circular nº 01/2016-DTAd Ilma Sra. Profa. Dra. Célia Maria David DD Diretora da FCHS UNESP Campus de Franca Franca, 11 de janeiro de 2016. Prezada Professora Célia, Vimos através deste solicitar à Vossa Senhoria autorização para estabelecer prazos para a inserção das requisições de materiais e serviços no sistema administrativo, para o ano de 2016 e que os referidos prazos sejam aplicados também à verba recebida pela Pós-Graduação, desde que não estabelecidos outros prazos pela Reitoria. Informamos ainda que o Sistema Administrativo, para a inserção de RMS, permanecerá da seguinte maneira: - 1ª quinzena de cada mês: ABERTO - 2ª quinzena de cada mês: FECHADO Requisições de Materiais e Serviços: a) Último dia para a inserção de qualquer RMS no sistema para o ano de 2016, desde que não estabelecidos outros prazos abaixo: 15/10/2016; b) Os períodos de inserção de compras no sistema estão estabelecidos no quadro em anexo, respeitando o limite final acima citado no item a ; c) Projetos de extensão e núcleos de ensino: 15/09/2016, desde que não estabelecidos outros prazos abaixo. Há a possibilidade de alteração do prazo anterior ao presente, fixado por determinação superior, da PROEX, PROGRAd, cuja a alteração será previamente comunicada; d) Material permanente*, equipamentos de informática*, peças e acessórios: - as solicitações efetivadas até o dia 15/03/2016 serão empenhadas até 30/04/2016; - as solicitações efetivadas até o dia 15/06/2016 serão empenhadas até 30/07/2016; - as solicitações efetivadas até o dia 15/09/2016 serão empenhadas até 30/10/2016. * condicionada a compra à disponibilidade de receita própria. 1
Observações: 1) Equipamentos de Informática: as RMS deverão conter a descrição detalhada do produto, fornecida pela DTI* e anexada à solicitação, inclusive com marca e modelo dos produtos, que atendam as especificações solicitadas; 2) Demais Materiais Permanentes: os solicitantes deverão descrever detalhadamente o bem, buscando dados na internet e/ou em pregões já realizados ou com servidores com conhecimento na área (exceto cotação de preços); 3) Todas as RMS deverão conter no campo justificativa, o local e o responsável pelo recebimento do(s) bem(ns) solicitado(s). * para obter a descrição do produto de informática a ser adquirido, é necessário solicitar no Sistema de Suporte da DTI. e) Aquisição de livros: entrega da relação dos livros até 15/09/2016 (exceto para a Biblioteca). f) Confecção de livros: inserção de RMS no Sistema até 15/09/2016 (o material deverá ser anexado na RMS). g) Gêneros Alimentícios para s (Padaria): inserção de RMS no Sistema até 05 dias úteis antes do início do (itens solicitados deverão ser anexados na RMS). h) Serviços Gráficos (confecção de banner, folder, faixa, etc) inserção de RMS no Sistema até 05 dias úteis antes do (arte deverá ser anexada na RMS). i) Diagramação, serviços de revisão de texto e correção de provas de proficiência inserção de RMS no Sistema com até 30 dias de antecedência. j) Locação de Espaço inserção de RMS no Sistema com até 30 dias de antecedência. k) Locação de Cadeiras inserção de RMS no Sistema com até 15 dias de antecedência. l) Locação de Som inserção de RMS no Sistema com até 30 dias de antecedência. m) Passagens Aéreas inserção de RMS no Sistema até 15 dias úteis antes da data de embarque (todas as informações necessárias deverão ser anexadas na RMS ou descritas na justificativa). n) Materiais de consumo, hidráulico, elétrico, limpeza, escritório, suprimentos de informática, solicitados na 1ª quinzena de cada mês, têm previsão de entrega ao solicitante, no mês seguinte (caso não haja intercorrência na entrega pelo fornecedor). 2
o) Serviço de manutenção de equipamentos o prazo para atendimento será de até 45 dias (a descrição do defeito deverá constar na RMS, com auxílio da Seção de Conservação e Manutenção). p) Vale Transporte inserção de RMS no Sistema até o dia 15 de cada mês, para recarga no 1º dia útil do mês seguinte. q) Materiais em estoque - almoxarifado: devem ser solicitados até o dia 24 de cada mês. r) Entrega dos itens constantes no almoxarifado: até o dia 25 de cada mês. s) Ajuda de custo (docentes convidados como palestrantes, membros de bancas examinadoras, entre outros, não pertencentes aos quadros da Unesp, bem como a docentes aposentados da Unesp e a docentes voluntários): inserção de RMS no Sistema - até o dia 15 do mês anterior ao, constando, obrigatoriamente, os seguintes dados do convidado: nome completo, endereço completo, RG, CPF, Passaporte (estrangeiros), vínculo, motivo da vinda (nome do ), data de permanência do convidado na Unidade (incluindo trânsito) e valor da Ajuda de Custo. ou - quando ainda não se têm os dados acima citados, do palestrante/convidado, envio de Ofício à Seção Técnica de Finanças até o dia 25 do mês anterior ao, sem prejuízo da inserção da RMS no Sistema Administrativo, no período do dia 01 a 15 do mês de realização do, antes do pagamento da despesa, e nos moldes acima citados. No Ofício deverá constar o(s) valor(es) que serão despendidos, para a abertura do processo de adiantamento, no 1º dia útil do mês (modelo anexo). t) Pagamento de taxa de inscrição em s acadêmicos para discentes inserção de RMS no Sistema até o dia 15 do mês anterior ao. Observações: 1) relação de materiais e serviços para aquisição através do registro de preços estarão disponíveis aos usuários na página da S. T. de Materiais à medida que forem realizados, e seguem as mesmas orientações e prazos estabelecidos no item b acima. 2) as diárias, de acordo com o Ofício Circular nº 08/2014 PRAD, deverão ser inseridas no sistema com pelo menos 03 dias úteis antes da data que antecede a viagem, sendo que os valores correspondentes serão depositados diretamente na conta corrente do respectivo servidor, no Banco do Brasil, cadastradas no banco de dados da Seção Técnica de Recursos Humanos. 3) os prazos máximos estabelecidos para a emissão de Notas de Empenho encontram-se na página da web da Seção Técnica de Finanças. 3
Quadro sintetizado dos prazos sem prejuízo das informações acima citadas Requisição Prazo para emissão Prazo máximo Todas durante o ano de 2016 15/10/2016 Compras (Outubro)* (último prazo do ano) 15/10/2016 Projetos de Extensão e Núcleo de Ensino 15/09/2016 Material Permanente, Equipamentos de 15/03/2016 empenho 30/04/2016 Informática, Peças e Acessórios 15/06/2016 15/09/2016 empenho 30/07/2016 empenho 30/10/2016 Aquisição de Livros (exceto Biblioteca) 15/09/2016 Confecção de Livros STAEPE 15/09/2016 Gêneros Alimentícios (Padaria) Serviços Gráficos Diagramação, revisão de textos e correção de provas de proficiência até 05 dias úteis do início do até 05 dias úteis do início do até 30 dias de antecedência Locação de Espaço até 30 dias de antecedência Locação de Cadeiras até 15 dias de antecedência Locação de Som até 30 dias de antecedência Passagens Aéreas Materias de consumo, hidráulico, elétrico, limpeza, escritório, suprimentos de informática até 15 dias úteis antes da data do embarque Solicitado até a 1ª quinzena de cada mês, serão entregues no mês seguinte (caso não haja intercorrência) Manutenção de equipamentos até o dia 15 de cada mês será atendido em até 45 dias após a solicitação Vale transporte até o dia 15 de cada mês recarga no 1 dia útil do mês seguinte Almoxarifado até o dia 24 de cada mês até o dia 25 de cada mês Ajuda de Custo, inscrições em s RMS até o dia 15 do mês anterior e Ofício até o dia 25 do mês anterior Pagamento de taxa de inscrição de discentes até o dia 15 do mês anterior ao * O Sistema não permite o acesso à opção Solicitação de Compras, fora dos prazos estabelecidos. Respeitosamente, Mariângela Marques da Silva Veronez Diretor Técnico de Divisão 4
Ofício nº... - Seção/Departamento Franca, data/mês e ano. À Senhora Tânia Mara Cintra Martins Supervisora da Seção Técnica de Finanças Campus de Franca Prezada Senhora, Solicito reserva dos valores a seguir para serem usados no...(nome)..., no período de dia/mês/ano a dia/mês/ano, nos itens relacionados: Item Despesa Valor(es) 3.3.90.36.16 Ajuda de custo a colaboradores eventuais R$ 3.3.90.14.01/C Diárias pessoal civil R$ Atenciosamente, Nome completo Seção/Departamento solicitante 5