RESERVAS PARA EVENTOS Folha : 1 de 7 Elaborado por: Daniel Ribeiro / Fabiana Cantelmo Revisado por : Aprovado: Leandro L. Trindade. Data emissão: 18/06/2014 Data Revisão: 21/07/2014 Natureza da Modificação: Revisão dos Procedimentos. 1. OBJETIVO Orientar e padronizar o processo de planejamento e execução de eventos no campus da UNIFEI. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Este procedimento aplica-se a toda comunidade interna e externa da UNFEI que demandam pela reserva e disponibilização dos espaços públicos da universidade para a realização de eventos acadêmicos, técnico-científicos, culturais, esportivos e não institucionais. 3. RESPONSABILIDADES É responsabilidade da PROEx analisar as solicitações e autorizar a execução dos eventos nos espaços públicos da Universidade. É responsabilidade da SECON, gerenciar todas as solicitações de reserva dos espaços públicos e demais providências necessárias a realização dos eventos autorizados pela PROEx. É responsabilidade da PCI, corroborar para manutenção física e estrutural dos espaços e fornecer pessoal para suporte técnico dentro das suas competências. 4. PROCEDIMENTO Reserva e disponibilização dos espaços públicos da Universidade à realização de eventos. Início Solicitar autorização p/ evento na PROEx Verificar disponibilidade do espaço solicitado Preencher formulário de reserva Não Evento autorizado Sim Checklist de abertura do evento Acionar o Responsável Não Espaço Disponível? Sim Executar evento Apurar responsabilidade Checkout de encerramento do evento Ressarcir / restituir dano causado Não Alguma ação corretiva? Sim Encerrar Processo
RESERVAS PARA EVENTOS Folha : 2 de 7 5. DESCRIÇÃO DA INSTRUÇÃO Todos os eventos, independentes da sua natureza, devem ser comunicados inicialmente a PROEx (Pró-Reitoria de Extensão). A PROEX ficará responsável pela autorização do evento e seu registro junto aos demais setores/secretárias/centros, em atendimento ao disposto no memorando eletrônico n.º 486/2014 PROEX. NOTA: A medida visa eliminar transtornos ocasionados quanto ao registro, apoio financeiro, logístico, etc. Esta determinação entra em vigor a partir do segundo semestre de 2014. Para os anos subsequentes, está previsto a elaboração de um edital de eventos similar ao da Extensão já adotado, o qual será aberto em novembro deste ano onde será fechada a agenda de eventos apoiados pela UNIFEI para o ano seguinte. Aproveitamos para informar que o simples registro de um evento ou mesmo um pedido de apoio junto a está Pró-Reitoria não implica em uma ação de execução direta ou indireta da mesma. Para os eventos técnico-científicos autorizados pela PROEx, a coordenação estará sob a responsabilidade dos institutos. A PROEx irá definir o seu grau de envolvimento no evento em função da sua disponibilidade. 5.1. Reserva de Auditórios Dirigir-se a SECOM; Informar a natureza do evento e as suas necessidades físicas e estruturais para o evento; Retirar, ler e preencher o formulário de Solicitação de Reserva; É obrigatória a identificação na solicitação de um responsável pelo evento com vínculo à UNIFEI; Remeter o formulário a SECOM com o máximo de informações disponíveis; As solicitações deverão ser encaminhadas a SECOM com prazo mínimo de 15 dias; Aguardar análise da solicitação e autorização formal para a realização do evento; Comunicar decisão ao solicitante; Após autorização a SECOM irá aprovisionar a reservar o espaço solicitado e comunicar as providencias aos setores responsáveis; O solicitante juntamente com a SECOM deverá verificar o atendimento das suas solicitações preenchendo o Check-List de conformidade em até 02 dias antes do evento; 5.2. Poliesportivo / Centro de ComVivência / Espaços abertos Dirigir-se ao CEFE (Centro de Educação Física e Esporte da UNIFEI); Informar a natureza do evento e as suas necessidades físicas e estruturais para o evento; Retirar, ler e preencher o formulário de Solicitação de Evento; É obrigatória a identificação na solicitação de um responsável pelo evento com vínculo à UNIFEI; Remeter o formulário ao CEFE com o máximo de informações disponíveis; As solicitações deverão ser encaminhadas ao CEFE com prazo mínimo de 15 dias Institucionais; As solicitações deverão ser encaminhadas ao CEFE com prazo mínimo de 30 dias Não Instituc.; Aguardar análise da solicitação e autorização formal para a realização do evento; Comunicar decisão ao solicitante; Após autorização a CEFE irá providenciar a reservar do espaço solicitado e comunicar as providências aos setores responsáveis e a SECOM para divulgação, Encaminhar ofício a PCI informando o evento e as demandas a serem atendidas; O solicitante juntamente com a CEFE deverá verificar o atendimento das suas solicitações preenchendo o Check-List para Eventos em até 02 dias antes do evento; O check-out do evento será realizado pela PCI com acompanhamento e anuência do solicitante; OBS: Será observada e analisada a relevância do evento à Universidade e a disponibilidade dos locais; Serão realizadas vistorias de chek-in e check-out; Todo e qualquer dano será imputado ao Responsável pelo evento; Alvarás e licenças (PMI, PM, Bombeiros) são de responsabilidade do solicitante; Informações incorretas ou não conformidades acarretarão no cancelamento do evento; Não é permitida a comercialização ou consumo de bebidas alcoólicas na UNIFEI. Os casos omissos serão analisados pela CEPEAd.
RESERVAS PARA EVENTOS Folha : 3 de 7 6. AARO (Auditório Dr. Antônio Rodrigues de Oliveira) Dirigir-se ao AARO (Prédio Central da UNIFEI, próx. a Igreja Matriz); Informar a natureza do evento e as suas necessidades físicas e estruturais para o evento; A reserva deverá ser solicitada com pelo menos 05 dias de antecedência; Retirar, ler e preencher o formulário de Solicitação de Evento; É obrigatória a identificação na solicitação de um responsável pelo evento com vínculo à UNIFEI; Aguardar análise da solicitação e autorização formal para a realização do evento; Comunicar decisão ao solicitante; O check-out do evento será realizado pelo servidor do AARO acompanhado pelo solicitante; 7. CRITÉRIOS, PRIORIDADES E CAPACIDADE 7.1. Critérios: Toda reserva tem como critério de atendimento a ordem cronológica e posterior análise da prioridade. Faz-se obrigatória a consulta antecipada, junto a SECOM e CEFE, da agenda de reservas e a verificação das datas disponíveis. 7.2. Prioridades As prioridades de agendamento que deverão ser observados para a reserva dos locais são: 1. Prerrogativa de uso dos Conselhos, Reitoria, Pró-reitorias; 2. Atividades didático-acadêmicas (Graduação e Pós-Graduação); 3. Defesas de doutorados, mestrados, especialização e TCC; 4. Eventos culturais e de extensão; 5. Eventos realizados por público externo. 7.3. Capacidade dos Auditórios Auditório Capacidade/Pessoas AARO Prof.º Antônio Rodrigues de Oliveira 100 ELÉTRICA Prof.º João Luiz Carneiro Rennó 200 Saguão de leitura da BIM 400 OBS: O auditório Prof.º Luiz Goulart de Azevedo (BIM) está permanentemente indisponível para empréstimos e reservas. A reserva e utilização do mesmo estão condicionados a autorização direta da Reitoria. 8. DISPONIBILIDADES A consulta da disponibilidade de reserva pode ser consultada no portal da UNIFEI. http://www.unifei.edu.br/event http://adm-net-a.unifei.edu.br/scripts/php/sistemas/includes/prefeitura/auditorios_consulta/gerar_relatorio.php 9. REGISTROS Solicitação de Reserva. Solicitação de Evento. Check-list. 10. ANEXOS Anexo 01 - Solicitação de Reserva. Anexo 02 Solicitação de Evento Anexo 03 Check-list Anexo 04 Reserva do AARO
RESERVAS PARA EVENTOS Folha : 4 de 7 Anexo 01 - Solicitação de Reserva - Auditórios
RESERVAS PARA EVENTOS Folha : 5 de 7 Anexo 02 Solicitação de Evento - CEFE
RESERVAS PARA EVENTOS Folha : 6 de 7 Anexo 03 Check-list Eventos Culturais
RESERVAS PARA EVENTOS Folha : 7 de 7 Anexo 04 Reserva do AARO