ESCOPO A Conduent Incorporated e suas subsidiárias fornecem esta política como uma orientação para os funcionários. Esta política se aplica a todos os funcionários da Conduent Incorporated e suas subsidiárias e qualquer referência futura à Conduent é uma referência à Conduent Incorporated e suas subsidiárias. Esta política se aplica aos funcionários globalmente. RESUMO Esta política descreve a conduta comercial ética que a Conduent exige de seus funcionários enquanto trabalham para a Conduent. Os funcionários da Conduent devem cumprir todas as leis que regem nossas operações e devem conduzir os negócios de acordo com os mais elevados padrões éticos. Ao conduzir negócios para a Conduent ou representar a Conduent em qualquer capacidade, tanto dentro quanto fora da propriedade da Conduent, espera-se que os funcionários mantenham consistentemente elevados padrões de comportamento ético. POLÍTICA A seguir estão os princípios da da Conduent que regem todas as práticas relativas à ética corporativa: Os funcionários não devem se envolver em qualquer atividade, incluindo investimento pessoal, que crie ou aparente um conflito de interesses com os negócios da Conduent. Um conflito de interesses pode surgir quando, por exemplo, um funcionário ou familiar imediato de um funcionário for um conselheiro, diretor, funcionário ou consultor de uma empresa que seja um negócio concorrente ou que tenha relações comerciais com a Conduent nas quais o funcionário participe ou seja capaz de exercer influência. Todos esses interesses comerciais externos exigem a aprovação prévia por escrito da Conduent, por meio de seu gerente. Os funcionários que lidam com contratados, transportadores, fornecedores, agentes, revendedores, distribuidores, consultores, clientes e outros que tenham negócios com a Empresa devem conduzir suas atividades nos melhores interesses da Conduent, sem favorecimento ou preferência. Os funcionários não aceitarão presentes, gratificações, entretenimento ou qualquer coisa de valor, além dos níveis autorizados pela Política da Conduent, de qualquer pessoa que mantenha negócios com a Conduent. Essa proibição também se aplica aos familiares imediatos dos funcionários e a qualquer pessoa que more na mesma casa que eles. Os funcionários que fazem negócios com qualquer governo (nacional ou estrangeiro) são responsáveis por conhecer e aderir às leis, regulamentos e políticas específicos do destinatário em relação às cortesias comerciais, além de todas as políticas da Conduent. Os funcionários, assim como os agentes ou representantes que trabalham em nome da Conduent, não podem oferecer, prometer ou fornecer qualquer coisa de valor, direta ou indiretamente, a qualquer funcionário público que não seja dos EUA, qualquer funcionário de uma organização internacional pública ou partido político, candidato ou oficial que não seja dos EUA, ou membros de sua família imediata, para obter ou reter negócios para qualquer pessoa, encaminhar negócios para qualquer pessoa ou garantir qualquer outra vantagem indevida. Funcionários e consultores da Conduent não podem oferecer nem fornecer qualquer coisa de valor, incluindo presentes, favores ou entretenimento, a qualquer funcionário ou oficial (ou membros da família imediata) do governo dos Estados Unidos. Para oficiais e funcionários de governos estaduais e locais nos Estados Unidos, determinados presentes, favores e entretenimento com valor inferior a US$ 25 podem ser estendidos se, e somente se, os requisitos específicos das políticas aplicáveis da Conduent forem atendidos. Os funcionários são obrigados a entrar em contato com o Departamento Jurídico se não tiverem certeza se um presente, gratificação, pagamento ou entretenimento proposto para qualquer cliente do governo Site do Programa de Ética da Conduent: www.conduent.com/ethics Página 1 de 5
estadual ou local é ou não permissível. Os registros financeiros da unidade de negócios devem refletir com precisão a natureza de qualquer transação aprovada. Os funcionários não devem assinar qualquer contrato por escrito ou verbal com clientes, revendedores, parceiros, fornecedores, distribuidores ou quaisquer outros terceiros com os quais a Conduent faça negócios. Uma carta complementar é um acordo não autorizado que modifica ou altera qualquer um dos termos e condições especificados no contrato original, acordo ou ordem de compra preparados fora ou separados dos processos e procedimentos padrão de uma unidade de negócios para uma emenda de contrato/ordem de compra. Cartas complementares são estritamente proibidas e podem ter graves repercussões, incluindo rescisão do contrato de trabalho. A aceitação passiva ou a ciência de tais cartas também serão consideradas violação desta política. Nenhum funcionário interno, incluindo funcionários e pessoas que trabalhem em nome da Conduent, deve comprar ou vender valores mobiliários da Conduent ou de suas subsidiárias, ou valores mobiliários de qualquer outra empresa, enquanto estiver em posse de informações não públicas relevantes sobre essa empresa nem compartilhar essas informações não públicas com outras pessoas. Os funcionários não devem negociar valores mobiliários da Conduent, exceto de acordo com as políticas da Conduent, ou comprar valores mobiliários da Conduent, exceto para investimento. Como regra geral, os funcionários não devem vender valores mobiliários da Conduent dentro de um período de seis meses a partir da data mais recente de compra. Os funcionários não devem negociar opções negociadas publicamente que envolvam valores mobiliários da Empresa, incluindo opções de venda, opções de compra e casamentos de opções, além das opções concedidas por quaisquer planos da Empresa. O exercício de opções de ações para funcionários deve ser considerado da mesma forma que a negociação de ações da Conduent. O período de aquisição de direitos para opções de ações para funcionários atende aos critérios para demonstrar que as opções foram mantidas para fins de investimento. Os diretores corporativos e outros gerentes seniores estão sujeitos a restrições adicionais e devem consultar o Departamento Jurídico antes de iniciar qualquer ação envolvendo valores mobiliários da Conduent. Os funcionários não devem investir em nenhuma empresa conhecida pelo funcionário como sendo considerada ou que tenha sido, no ano anterior, considerada e rejeitada para aquisição, alienação, investimento ou outro acordo comercial semelhante pela Conduent. Os funcionários não devem fazer em nome da Conduent, ou fazer com que sejam feitas por ou em nome da Conduent, contribuições políticas para qualquer partido político, comitê, funcionário público ou candidato a qualquer cargo de qualquer governo local/estadual ou nacional, seja nacional ou estrangeiro, incluindo o Governo Federal dos Estados Unidos. Contribuições para candidatos fora dos Estados Unidos devem estar de acordo com as leis aplicáveis e ocorrer somente com a aprovação da gerência designada. Independentemente de suas funções como representantes da Conduent, a maioria dos funcionários é livre para se envolver em atividades políticas legais individuais, conforme considerarem apropriado. Diretores corporativos, executivos, gerentes seniores e funcionários que lidam diretamente com entidades governamentais podem estar sujeitos a restrições adicionais, conforme promulgadas por diversas leis estaduais ou locais de financiamento de campanhas. Os funcionários dessas categorias devem consultar o Escritório de Assuntos Governamentais Globais antes de fazer contribuições para campanha política, participar de eventos políticos de arrecadação de fundos ou fazer declarações públicas sobre candidatos ou autoridades políticas. Ao concorrer ou aceitar contratos ou subcontratos do governo, os funcionários da Conduent devem cumprir todas as leis e regulamentos de contratação do governo. Todos os produtos e serviços entregues devem atender às especificações acordadas e aos elevados padrões de qualidade e integridade da Conduent. A Conduent, de forma independente e unilateral, determina os preços e as condições de venda de nossos produtos e serviços. Os funcionários não devem fazer qualquer acordo com um concorrente que afete os preços, termos ou Site do Programa de Ética da Conduent: www.conduent.com/ethics Página 2 de 5
Substitui: Nova Política condições de venda de produtos ou serviços da Conduent em relação aos de um concorrente. Os funcionários não devem fazer qualquer acordo com um concorrente que afete licitações, termos de ofertas ou a decisão de participar da licitação. Os funcionários não devem trocar informações com relação a preços, custos ou outros aspectos da concorrência com qualquer concorrente da Conduent. Os funcionários envolvidos nas atividades de associações comerciais ou em qualquer atividade de definição de padrões devem consultar o Departamento Jurídico antes de e durante qualquer envolvimento desse tipo. Exigir e/ou concordar com transações recíprocas obrigatórias é contra as práticas de negócios da Conduent. Celebrar um relacionamento comercial com um cliente que exija que a Conduent compre os produtos ou serviços do cliente como uma condição contratual para que o cliente possa comprar produtos ou serviços da Conduent é contra a política da empresa. Da mesma forma, as decisões de compras não devem ser tomadas com base na condição de que o fornecedor concorde em usar produtos ou serviços da Conduent. Decisões de obtenção devem geralmente ser tomadas com base na qualidade, preço e o nível de serviço/confiabilidade do fornecedor. No entanto, como os relacionamentos com o cliente são vitais para o sucesso da Conduent, as decisões de compra podem, quando apropriado, considerar o relacionamento com o cliente como um fator favorável, entre outros. O pessoal de compras deve consultar a gerência e obter orientação junto ao Departamento Jurídico nessas situações. Os funcionários não devem usar ou divulgar informações proprietárias e segredos comerciais da Conduent além do que é exigido pela Conduent para realizar negócios em nome da Empresa. Os funcionários deverão tomar todas as precauções razoáveis, incluindo classificação adequada de informações e proteção de dispositivos eletrônicos que contenham ou acessem tais informações, para assegurar que as informações internas da Conduent ou as informações que tenham sido confiadas à Conduent por terceiros (como clientes, fornecedores, revendedores e distribuidores) não sejam divulgadas dentro ou fora da Conduent. Os funcionários devem executar suas obrigações trabalhistas para a Conduent sem depender de ou, de outras formas, usar, baixar ou armazenar em uma instalação da Conduent, ou em seus recursos de computação, informações de segredo comercial de outra empresa, a menos que autorizado pela outra empresa. Os funcionários da Conduent devem respeitar os direitos de privacidade de todos os funcionários da Conduent em relação às suas próprias informações pessoais. Os funcionários da Conduent devem cumprir todas as leis aplicáveis referentes aos direitos de privacidade dos funcionários. Site do Programa de Ética da Conduent: www.conduent.com/ethics Página 3 de 5
A Conduent conduz nossos negócios com grande respeito pelos direitos humanos. Nosso apoio a esses princípios está incorporado em nossa Política de Direitos Humanos, nosso Código de Conduta Empresarial, nossa posição nas relações trabalhistas, nossas práticas empregatícias, nossas relações com fornecedores e no modo como desenvolvemos nossos negócios em mercados emergentes. Não toleramos qualquer violação dos direitos humanos básicos relativos às nossas operações comerciais, incluindo a proibição estrita de envolvimento em qualquer forma de tráfico humano. A Conduent tem o compromisso de proteger o meio ambiente, a saúde e a segurança de seus funcionários, clientes e comunidades nas quais conduzimos negócios. A Conduent operará de maneira a conservar os recursos naturais e cumprirá todas as leis que regulam esses assuntos. A Conduent promove elevados padrões de conduta ética em toda a cadeia de suprimentos. Os gerentes da Conduent devem criar uma atmosfera que conduza ao cumprimento da mensagem e do espírito desta e apoiar as políticas e práticas da Empresa. Empresas operacionais, grupos, divisões e subsidiárias devem adotar práticas apropriadas às suas unidades de negócio em apoio a esta. Essas práticas de apoio devem incluir a transferência em cascata do Código de Conduta Empresarial da Conduent e o treinamento para todos os funcionários. Todas as unidades de negócios devem nomear Diretores de Ética e Conformidade Corporativa para desenvolver, manter e comunicar as práticas de negócios apropriadas em suas unidades, a fim de garantir a adesão às políticas de Ética Corporativa da Conduent. Todos os funcionários devem comunicar imediatamente ao Escritório de Ética ou aos Recursos Humanos todas as violações de políticas, inadvertidas ou não, que se tornem conhecidas, incluindo suspeitas de violação das políticas, Código de Conduta Empresarial ou processos comerciais ou de controle interno da Empresa. Alguns exemplos de suspeitas de violações de políticas que devem ser sempre relatados incluem, mas não são limitados a, assuntos que envolvam fraude (por exemplo, práticas enganosas e outras irregularidades nos controles internos, como auditoria, relatórios contábeis ou financeiros), divulgações inadequadas, uso ou outra violação das informações confidenciais/de segredo comercial da Conduent, violação de acordos de não concorrência e/ou não solicitação, violação de direitos de propriedade intelectual, práticas impróprias/pagamentos impróprios e/ou suspeita de violação da Foreign Corrupt Practices Act (Lei de Práticas de Corrupção no Exterior), informações privilegiadas e descumprimento regulatório (por exemplo, violação da Lei Sarbanes Oxley, regras da SEC ou regulamentações de governança/supervisão semelhantes). A Conduent aborda e determina prontamente ações corretivas apropriadas em todas as violações de políticas e práticas. Violações desta política ou de quaisquer leis e regulamentos associados podem resultar em ação disciplinar, incluindo rescisão do contrato de trabalho. Além disso, os indivíduos culpados podem enfrentar responsabilidade civil e criminal por má conduta corporativa. A Conduent não tolera qualquer forma de represália contra qualquer funcionário que, de boa-fé, faça uma denúncia ou participe da investigação de uma suspeita de violação. Não será tolerado, e é considerado uma violação da política da Conduent, o uso da Linha Direta de Ética ou de outro processo de denúncia inadequadamente para assediar alguém ou para registrar informações falsas intencionalmente. Os funcionários que tiverem dúvidas sobre esta ou sobre suas políticas e práticas de apoio à Empresa podem consultar o Código de Conduta Empresarial da Conduent. Recursos adicionais também estão disponíveis para os funcionários: Site do Programa de Ética da Conduent: www.conduent.com/ethics Página 4 de 5
Para perguntas gerais, os funcionários podem entrar em contato com o gerente, o Departamento de Recursos Humanos ou o Departamento Jurídico. Para perguntas sobre conflitos de interesse e interesses comerciais externos, os funcionários devem entrar em contato com o gerente ou com o departamento de Recursos Humanos. Para dúvidas e suspeitas de violações de ética ou conformidade e respectivas preocupações, os funcionários devem entrar em contato com a Linha Direta de Ética da Conduent, disponível em www.conduent.com/ethicshelpline ou pelo telefone 844-330-0221 no Canadá e nos EUA. Números de discagem gratuita e instruções detalhadas de discagem estão disponíveis no site externo do Programa de Ética: www.conduent.com/ethics. Site do Programa de Ética da Conduent: www.conduent.com/ethics Página 5 de 5