2 RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES - 2005 Em atendimento à determinação contida na Instrução Normativa SFC/MF nº 01/2001, apresentamos o Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna que trata dos trabalhos realizados no período de 02/01/2005 a 31/12/2005.
3 I - DADOS DA INSTITUIÇÃO A Universidade Federal do Pará - UFPA é uma autarquia especial de Ensino Superior vinculada ao Ministério da Educação e do Desporto, criada em 1957, sediada no Campus Universitário do Guamá, à Rua Augusto Corrêa, nº 01, na Cidade de Belém, Estado do Pará, CEP 66075-900, inscrita no CGC/MF sob o nº 34.621.748.0001-23. 1.1 - MISSÃO DA UFPA "Gerar, difundir e aplicar o conhecimento nos diversos campos do saber, visando à melhoria da qualidade de vida do ser humano em geral e, em particular do amazônida, aproveitando as potencialidades da região, mediante processos integrados de ensino, pesquisa e extensão, com princípios de responsabilidade, de respeito à ética, a diversidade biológica, étnica e cultural, garantindo a todos o acesso ao conhecimento produzido e acumulado, de modo a contribuir para o exercício pleno da cidadania mediante formação humanística, crítica, reflexiva e investigativa, preparando profissionais competentes e atualizados para o mundo".
4 1.2 - ASPECTOS ORGANIZACIONAIS DA UFPA 1.2.1- A Instituição abriga uma população de aproximadamente 51.000 pessoas, distribuídas da seguinte forma: 2.337 professores, incluindo efetivos do 3º grau, efetivos do ensino básico, substitutos e visitantes; 2.342 servidores técnico-administrativos, sendo 780 lotados nos Hospitais Universitários; 5.942 estudantes de cursos de Pós-Graduação, sendo 2.078 estudantes de cursos de Pós-Graduação stricto sensu; 35.213 estudantes matriculados nos cursos de Graduação, sendo 20.534 na capital e 14.679 no interior do Estado; 2.116 estudantes do Ensino Fundamental, Médio e Educação Infantil acolhidos pela Escola de Aplicação; 3.645 alunos dos Cursos Livres oferecidos pelo CLA, Escola de Teatro e Dança, Escola de Música e Casa de Estudos Germânicos. 1.2.2 A estrutura organizativa está assim distribuída: 11 Centros de formação acadêmica e de produção de conhecimento, que compreendem 72 Departamentos Acadêmicos, distribuídos em Belém ; 09 Campi no interior do Estado, com sedes nas cidades de Abaetetuba, Altamira, Bragança, Breves, Cametá, Castanhal, Marabá, Santarém e Soure; 266 Cursos de Graduação, sendo 196 cursos nos Campi do Interior; 06 Núcleos de produção e integração de conhecimento, que respondem também pela formação de recursos humanos no Ensino Médio e Fundamental, Especialização, Mestrado e Doutorado; 91 Pólos 32 Bibliotecas Universitárias, sendo: 01 Biblioteca Central, 22 setoriais localizadas na capital e 09 nos campi do interior; 01 Centro de Capacitação, com capacidade para atender 200 pessoas simultaneamente;
02 Hospitais Universitários, situados na cidade de Belém. O Hospital João de Barros Barreto, com 300 leitos operacionais, referência regional em pneumologia, especializado em doenças tropicais e parasitárias e do controle da tuberculose, além de grande referência nacional em DST - AIDS. O Hospital Bettina Ferro e Souza, proporciona importante suporte para as atividades ambulatoriais de serviços de diagnóstico e terapêutico; 01 Sistema de Incubadoras de Empresas em parceria com a Fundação de Amparo e Desenvolvimento da Pesquisa / FADESP, destinado à implantação de parques tecnológicos na Amazônia e que atuam nas áreas de química de alimentos, cosméticos, perfumes, óleos naturais, essências, fármacos, informática e biotecnologia; 94 Cursos de Pós-Graduação lato-sensu, especialização. 45 Cursos de Pós-Graduação stricto-sensu, sendo 33 de mestrado e 12 de doutorado; 14 Programas de Residência Médica 44 Atividades de Ensino dos Hospitais Universitários 134 Projetos de ensino integrados à extensão 415 Projetos de pesquisa, sendo 381 em andamento e 34 concluídos; 94 Obras Intelectuais (Propriedade Intelectual) Direitos do Autor, Marcas e Patentes 23 Programas de prestação de serviço à comunidade. 52 Projetos de Prestação de serviço à comunidade. 05 Empresas residentes na Incubadora de Empresas e 4 associadas. 274 Cursos de Graduação, sendo 72 na capital e 202 no interior. 6.124 vagas ofertadas/contratadas, nos Processo Seletivo Seriado PSS sendo 4.705 para cursos regulares, 465 intervalares, 679 para o vestibulinho e 275 para contrato 5 1.3 - AUDITORIA INTERNA A Coordenadoria de Auditoria Interna da UFPA é um órgão técnico de controle e avaliação, vinculado ao Conselho Superior - CONSUN, em conformidade com o parágrafo 2º, artigo 15 do Decreto nº 3.591 de 06 de setembro de 2000.
Os trabalhos de verificação e orientação, realizados pela Auditoria Interna são registrados em papéis de trabalho próprios e arquivados na sala da AUDIN Prédio da Reitoria 2º andar, à disposição da Administração Superior e dos órgãos fiscalizadores. Os procedimentos adotados pela AUDIN são fundamentados nas normas e procedimentos da Secretaria Federal de Controle Interno que tem como órgão central a Controladoria Geral da União - CGU. 1.3.1 Pessoal; assim: A efetiva força de trabalho da AUDIN durante o exercício de 2005 estava composta Coordenação 6 Assessor Secretaria Equipe de Auditores Coordenadora - Angela Maria Rodrigues Santos - Contadora Assessora - Sônia Maria Pereira Rabelo - Administradora Corpo Técnico: Apolinário Alves Filho Contador Elinete de Lima Pinheiro - Técnico em Assuntos Educacionais (Lic. Matemática e Arquiteta). Ester Helena Brabo Arero - Contadora José Guilherme Barbosa Dergan Economista (Advogado) Mildéa Maria Carvalho Coutinho Contadora Secretária - Hirna Ivaneide Marechal Saunders Administradora 1.3.2 Objetivos Os principais objetivos da AUDIN para o exercício de 2005 foram os seguintes: 1.3.2.1- Examinar a adequacidade dos registros patrimoniais e contábeis; 1.3.2.2 -Verificar o cumprimento às normas legais e as diretrizes estabelecidas pela Administração Superior da UFPA 1.3.2.3 - Avaliar a utilização dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais quanto à qualidade, eficiência, efetividade, economicidade e qualidade. 1.3.2.4 - Avaliar se as operações e programas foram executados conforme planejados; 1.3.2.5 - Propor ações corretivas para melhoria da gestão;
7 1.3.2.6 - Assessorar o dirigente quanto aos atos e fatos de gestão; 1.3.2.7 - Avaliar os procedimentos, rotinas e controles internos existentes. 1.3.3 Ações realizadas: 1.3.3.1- A Auditoria Interna procedeu ao Parecer sobre a Prestação de Contas Anual da UFPA sob o Protocolo nº 23073-004382/2006 004382/2006-61 61referente ao exercício de 2005, apresentada pelo Departamento de Finanças, por sua Setorial de Contabilidade. 1.3.3.2 Emitiu Parecer de apreciação referente à Tomada de Contas do Almoxarifado Central, apresentada pelo Departamento de Recursos Materiais e Patrimônio da Universidade sob o Protocolo nº 23073-031082/2005 031082/2005-19 19. 1.3.3.3 Subsidiou os trabalhos de Auditoria de Avaliação de Gestão, relativa ao exercício financeiro de 2004, realizado pela Equipe da Controladoria Geral da União no Pará CGU/PA, no período de 28/03 a 06/06/2005. 1.3.3.4 Assessoramento e acompanhamento junto a Procuradoria Geral da UFPA nas razões de justificativas do Magnífico Reitor ao Tribunal de Contas da União por meio do Ofício nº 156 569/2005 - GR referente ao Ofício nº 1193/2005 AUDIÊNCIA Seccex Pará, das ocorrências registradas no Relatório de Auditoria de Avaliação de Gestão relativo ao exercício de 2003. 1.3.3.5 - Emissão de 47 (quarenta e sete) Pareceres e 25 (vinte e cinco) manifestações sobre os assuntos a seguir descritos: Aposentadorias 47 o Voluntárias = 23 o Invalidez = 14 o Compulsória = 6 o Revisão = 4 - Suprimento de Fundos 12 (doze) - 7Contratos 04 (quatro). - Reajuste de Preço 04 (quatro) - Proc. Adm. Disciplinar - 05 (cinco) - Prestação de Contas (contratos e convênios) 03 (três) - Tomada de Contas especial 03 (três) - Outros 05 (cinco) 1.3.3.6 Elaboração do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna PAAAI /2006. 1.3.3.7 Elaboração de entradas de dados ao Sistema de Planejamento e Orçamento SISPLO para a orçar as despesas da AUDIN na proposta orçamentária da UFPA.
8 1.3.3.8 Auditorias realizadas no exercício de 2005 nas seguintes unidades; Unidade Período Auditada Início Fim Modalidade de Auditoria Campus Avançado de 21 a 25/02/ - 28/02 a 30/03 - Auditoria de Gestão Altamira Altamira Belém Centro de Geociência 16/05 03/06 Auditoria de Gestão 13 a 17/06 20 a 30/06 Campus Avançado de Cametá Auditoria de Gestão Cametá Belém 13 a 30/07 Campus Avançado de Soure 06 a 10/06 Soure Auditoria de Gestão Belém Campus Avançado de 16 a 20/08 Santarém 1 Santarém Campus Avançado de 07 a 11/11 Castanhal 2 Castanhal 12/09 a... Auditoria de Gestão e Monitoramento a Auditoria de Gestão de 2003. 16/11 a... Auditoria de Gestão Nota: 1 e 2 Com o advento da greve instaurada em 23/08/2005 e terminada em 16/12/2005 os técnicos da auditoria encontrara dificuldades em concluir os relatórios das respectivas unidades dentro do exercício em referência, tendo as conclusões ocorridas em 2006. 1.4 - PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS E CURSOS Em 2005, os técnicos da AUDIN participaram dos seguintes eventos e cursos: 1.4.1 Auditoria Planejada no Sistema SIAFI Participante (s): Apolinário Alves Filho Elinete de Lima Pinheiro Ester Helena Brabo Arero José Guilherme Barbosa Dergan Mildéa Maria Carvalho Coutinho Sônia Maria Pereira Rabelo Período: 02 a 06/05/2005 Carga Horária: 40h Local: Belém 1.4.2 - Programa de Ética Aplicada às Organizações Participante (s): Elinete de Lima Pinheiro Período: 17 a 20/05/2005 1º módulo => carga horária = 12h 21 a 24/06/2005 2º módulo => carga horária = 15h Local: Belém
9 1.4.3 Legislação de Pessoal Como se Atualizar? Participante (s): Elinete de Lima Pinheiro Sônia Maria Pereira Rabelo Período: 30/05 a 03/06/2005 Carga Horária: 25h Local: Belém 1.4.4 XXII Fórum Nacional de Auditoria Interna FONAI/MEC Participante (s): Angela Maria Rodrigues Santos Elinete de Lima Pinheiro Período: 16 a 20/05/2005 Local: Porto Alegre RS 1.4.5 XXIII Fórum Nacional de Auditoria Interna FONAI/MEC Participante (s): Ester Helena Brabo Arero José Guilherme Barbosa Dergan Período: 21 a 25/11/2005 Local: Brasília DF 1.4.6 Qualidade dos Gastos Públicos: Contribuição dos Órgãos de Controle à Gestão Municipal Participante (s): Apolinário Alves Filho Ester Helena Brabo Arero José Guilherme Barbosa Dergan Mildéa Maria Carvalho Coutinho Período: 17 e 18/03/2005 Carga Horária: 16h Local: Belém 1.4.7- Programa de Atualização de Competências Secretariais Participante (s): Hirna Ivaneide Marechal Saunders Período: Mai/2005 Módulo I Atualizações e Competências Secretariais => CH= 30h Jun/2005 Módulo II Inglês Instrumental => CH = 30h Nov/2005 Módulo III Comunicação Administrativa => CH = 30h 1.5 AVALIAÇÃO: 1.5.1 - As atividades desenvolvidas pela AUDIN, durante o ano de 2005 obedeceram ao Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAAAI, entretanto, instalada a greve dos servidores públicos federais no período de 23/08 a 16/12/2005, não foram realizadas todas as ações programadas.
1.5.2 - No que diz respeito às comissões de sindicância e administrativo disciplinar, não ocorreu novamente à interface necessária para o atingimento dos objetivos tais como: agilidade, capacitação dos membros das comissões e orientação sistemática, para evitar situações que podem levar inclusive ao decurso de prazo, bem como a elaboração de Manual de Processo Administrativo Disciplinar, que também será atribuição das mencionadas Comissões, não obstante, as solicitações expedidas desta Unidade de Controle para as unidades afins. Vale ressaltar, que diretrizes e ações ficaram acordadas para implementação na Universidade em reunião presidida pelo então à época Pró-Reitor de Administração Profº. Murilo Morhy, com a presença da Presidente da Comissão de Processo Administrativo Disciplinar e Sindicância - Profª Ana Cláudia (Responsável direta para demandar o que ficou estabelecido na reunião), Diretora do Arquivo Central Suely Palheta, Coordenadora dos Recursos Humanos Cáritas Lopes de Souza, Procuradora Federal Dra. Fátima do Rosário e a Coordenadora da AUDIN/UFPA. 1.5.3 - Quanto aos processos de suprimento de fundos, houve uma significativa melhora, principalmente em função da atuação conjunta desta AUDIN e da Divisão de Contabilidade do Departamento de Finanças. 1.5.4 - Constatamos que a administração do acervo patrimonial, móveis e imóveis, continua se empenhando para melhoria de seu gerenciamento nos sistemas de compras, controle e atendimento. Tendo a Direção do Departamento se comprometido em dar continuidade no aprimoramento dos controles necessários ao bom desempenho de suas atribuições junto às unidades descentralizadas da UFPA. 1.5.5 - Os contratos e convênios celebrados no âmbito desta UFPA houve uma sensível melhoria quanto ao atingimento das metas e objetivos estabelecidos, porém, a unidade incumbida de seus registros e fiscalização de sua execução, ainda encontra dificuldades na sua atuação em decorrência de informações intempestivas de algumas unidades envolvidas no processo para serem consolidadas. 1.5.6 - As solicitações e diligências desta Auditoria, em parte, em algumas unidades continuam não sendo atendidas nos prazos assinalados, prejudicando muitas vezes, a emissão de pareceres, relatórios, a execução de determinadas atividades, e, principalmente, justificativas/respostas às auditorias externas. Desse modo, é necessário que procure uma forma de estreitar as relações entre o auditor (AUDIN) e o auditado (dirigentes), visando reduzir o grau de rejeição a Auditoria, com isso, reduziríamos também os números de auditorias de conformidades e expandiríamos as auditorias de desempenho. A exemplo deste fato temos o Centro de Geociência - CG e o Centro de Ciências Biológicas, que até a data presente, não apresentaram suas justificativas/esclarecimentos referentes ao Relatório de Auditoria de Gestão nº 160760-CGU/PA, mesmo ante as reiterações expedidas por esta AUDIN, fato este, repassado ao Gestor Máximo. 10
11 1.6 - CONSIDERAÇÕES FINAIS As ações desenvolvidas pela Auditoria Interna, no exercício de 2005, ora apresentadas neste Relatório, embora não tenham atingindo a plenitude de suas ações programadas, em decorrência de fatos alheios a vontade própria, demonstra a preocupação na busca pela melhoria de suas atribuições e desempenho. É verdade também, que ainda se confronta com uma cultura dos anos 80, 90, porém não podemos deixar de perceber o avanço que está ocorrendo na conduta dos gestores. Temos como fato, para evidenciar essa mudança, a ação do Reitor ao assumir no 2º semestre de 2005 com sua nova equipe para a gestão 2005-2009 que implementou a Reitoria Itinerante. Essa ação itinerante teve como objetivo, além da apresentação da nova equipe da Administração Superior à comunidade universitária, como também, conhecer a realidade de cada campus, levantar potencialidades e necessidades (de pessoal, recursos financeiros, reformas, equipamentos, etc...) e estabelecer estratégias de superação dos problemas, na perspectiva de oferecer aos campi melhor condição de funcionamento e qualidade nas áreas acadêmica e administrativa. Acreditamos que teremos mais avanços no próximo quadriênio, quanto ao aprimoramento dos controles nas ações administrativas, buscando o atingimento dos objetivos e metas com qualidade, eficiência, eficácia, efetividade e cumprindo a finalidade da Universidade Multicampi, bem como a regular aplicação dos recursos públicos. Belém, 10 de março de 2006.
12 Serviço Público Federal Universidade Federal do Pará Gestão 2005 1º Semestre Prof. Dr. Alex Bolonha Fiúza de Mello Profª M.Sc Marlene R. Medeiros de Freitas Profª M.Sc Iracy de Almeida Gallo Ritzmann Prof. Murilo de Souza Morhy Prof. Dr. Roberto Ferraz Profª Dra. Regina Fátima Feio Barroso Prof. Dr. João Farias Guerreiro Prof.Dr. Francisco de Assis Matos de Abreu Prof.Dr. Edison da Silva Farias Profª M.Sc Maria Cristina Cezar de Oliveira Prof. Dr. Luiz Acácio Centeno Cordeiro Reitor Vice-Reitora Chefe de gabinete Pró-Reitor de Administração Pró-Reitor de Ensino de Graduação Pró-Reitora de Extensão Pró-Reitor de Pesquisa e Pós-Graduação Pró-Reitor de Planejamento e Desenvolvimento Prefeito do Campus Procuradora Geral Diretor Executivo da FADESP 2º Semestre Alex Bolonha Fiúza de Mello Regina Fátima Feio Barroso Silvia Helena Dias de Arruda Câmara Brasil Iracy de Almeida Gallo Ritzmann Licurgo Peixoto de Brito Roberto Dall Agnol Ney Cristina Monteiro de Oliveira Sinfrônio Brito Moraes Sibele Maria Bitar de Lima Caetano Marcus Vinícius Menezes Neto Maria Cristina Cezar de Oliveira João Farias Guerreiro Reitor Vice-Reitora Chefe de Gabinete Pró-Reitor de Administração Pró-Reitor de Ensino de Graduação Pró-Reitor de Pesquisa e Pós-Graduação Pró-Reitora de Extensão Pró-Reitor de Planejamento e Desenvolvimento Pró-Reitora de Desenvolv. e Gestão de Pessoal Prefeito do Campus Procuradora Geral Diretor Executivo da FADESP Campus Universitário Auditoria Interna Rua Augusto Correa nº 01 Guamá CEP: 66075-110 Belém - Pará Prédio da Reitoria 2º andar Fone: (91) 3201-7467 Fone (fax) 3201-7493