Alteração do Suporte 1. (Cespe SERPRO 2013) A técnica da microfilmagem é utilizada nos documentos em suporte papel pertencentes a pessoas jurídicas. Não existe regulamentação legal para a produção de microfilmes a partir de documentos de pessoas físicas 2. (Cespe SEPRO 2013) A microfilmagem de documentos independe de prévia organização do acervo. 3. (FUNCAB Pref. Aracruz-ES / 2012 - Arquivista) Considere as seguintes afirmativas acerca da microfilmagem e da digitalização dos documentos arquivísticos. I. A digitalização permite que a instituição elimine completamente seus arquivos em suporte papel. II. Após microfilmagem, os documentos considerados de valor secundário podem ser eliminados. III. A microfilmagem possui legislação específica, que regulamenta o conjunto de suas atividades. Assinale a alternativa correta. (A) Somente a afirmativa I é verdadeira. (B) Somente as afirmativas I e II são verdadeiras. (C) Somente as afirmativas I e III são verdadeiras. (D) Somente as afirmativas II e III são verdadeiras. (E) Somente a afirmativa III é verdadeira. 4. (Cespe ANATEL 2014) A digitalização de documentos de arquivo é dirigida ao acesso, à difusão e à preservação do acervo documental. 5. (Cespe DPF- Escrivão 2009) A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais. 6. (Cespe CNJ 2013) São vantagens da microfilmagem: ser instrumento auxiliar na preservação de documentos originais, contribuir para a segurança do acervo contra extravios diversos pela ação humana e permitir a eliminação segura de documentos permanentes. 7. (Cespe AGU 2010) O microfilme de substituição é aquele que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço. 8. (Cespe TRT 17 Região 2009) A microfilmagem de documentos acarreta a necessidade de eliminação do original, mesmo que o documento tenha valor secundário. 9. (Cespe TCDF 2014) Os documentos do arquivo permanente devem ser digitalizados e os originais, eliminados após a digitalização Noções de Arquivamento - Professor Darlan Aula 5 10. (Cespe IFB 2011) Documentos públicos ou oficiais, produzidos em papel, após microfilmados de acordo com as leis vigentes, poderão ser eliminados, exceto os considerados de guarda permanente. 11. (Cespe MPU 2010) Os documentos originais considerados de guarda permanente somente poderão ser eliminados depois de microfilmados e digitalizados. 12. (Cespe DPF Papiloscopista 2012) O uso simultâneo de microfilmagem e digitalização consiste em solução viável para o arquivamento de grandes massas documentais com longos prazos de guarda. a microfilmagem contempla o aspecto de comprovação legal, e a digitalização possibilita acesso rápido e múltiplo aos documentos 13. (Cespe TCDF 2014) A microfilmagem, técnica de custo elevado, deve ser realizada em grandes volumes documentais cujo prazo de guarda seja longo. 14. (ESAF ANA/2009) A obsolescência de hardware e software é resolvida com a) migração. b) reformatação c) dublin core d) EAD e) MARC 15. (Cespe STF 2013) A definição de um formato para os documentos de arquivo digitais é uma importante medida para a preservação a longo prazo desses 16. (Cespe DPU 2016) Os documentos eletrônicos devem ser avaliados de acordo com a tabela de temporalidade e classificados a partir do plano de classificação 17. (ESAF MF 2012) Acerca dos documentos digitais, assinale a opção correta. a) Os documentos digitais devem ter uma tabela de temporalidade própria. b) Os documentos digitais, por sua natureza e facilidade de acesso, não precisam ser classificados. c) Os documentos digitais não devem ser eliminados. d) Os documentos digitais devem ser contemplados nos programas de gestão de 18. (Cespe MDIC 2014) No Brasil, o e-arq é o modelo de requisitos que devem ser adotados para o desenvolvimento de um sistema informatizado de gestão Arquivística de 19. Organização arquivística de documentos e estabelecimento de criteriosos programas de avaliação e seleção do acervo documental são pressupostos do bom serviço de microfilmagem. 20. (Cespe CADE 2014) A digitalização de documentos de arquivo é aconselhada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessado simultaneamente por diferentes usuários. 21. (Cespe MTE 2014) A microfilmagem, que garante a autenticidade de documentos, é uma maneira legalmente aceita de substituição do suporte documental. AUTOMAÇÂO 1. Documento Arquivístico Digital (Eletrônico) Conforme resolução nº 20, do Conarq, entende-se por documento Arquivístico digital aquele codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na internet, bases de dados e também textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital. 2. Alteração do Suporte 2.1 Digitalização A digitalização tem como finalidade promover o acesso rápido das informações arquivísticas, reduzir os danos causados ao suporte original e agilizar a execução das atividades administrativas. O processo constitui na captura de 1
imagens analógicas para a conversão em formato digital, por meio de um scanner, e permite a disponibilização dos documentos na internet e intranet, bem como o seu acesso simultâneo por diversos usuários. 2.2 Microfilmagem É a técnica de produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. Este procedimento, que encontra respaldo na legislação brasileira, possibilita a redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como a preservação dos documentos originais. 2.2.1 Tipos de Microfilme: Microfilme de preservação - é aquele que serve à preservação de documentos, protegendo-os do uso e manuseio constantes. Microfilme de segurança - é aquele que serve de cópia de segurança, devendo ser armazenado em local distinto daquele dos originais, de preferência em câmara de segurança. Microfilme de substituição é aquele que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço. 3. Preservação de Documentos Digitais Medidas Quando se fala em medidas de preservação para documentos em suporte tradicional, fala-se de vida útil por décadas. Contudo, quando se fala em programas e equipamentos utilizados para a recuperação e o processamento das informações armazenadas essa durabilidade é reduzida para anos ou meses. Como medida de preservação de documentos de guarda permanente recomenda-se efetuar: a) emulação processo de simulação de parte de um equipamento ou programa, de forma a disponibilizar o acesso a um processo lógico em seu formato original. b) migração processo de alteração do suporte ou de atualização ou alteração do programa (atualização do formato e caracteres do documento ou dado) ou conjugação desses dois. c) definição de formatos adequados para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open sources) por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor dependência de software e hardware. 4. e-arq Brasil O e-arq Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além disso, o e-arq Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais. O e-arq Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. Entendese por SIGAD o um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD. Segundo resolução nº 27 do Conselho Nacional de Arquivos, um SIGAD deve ser caracterizado pelos seguintes requisitos: a) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de b) documentos arquivísticos; c) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa; d) gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos; e) implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);(...), (Recortes da Legislação) RESOLUÇÃO Nº 20, DE 16 DE JULHO DE 2004 (..) 2º Considera-se documento arquivístico digital o documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na internet, bases de dados e também textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital. (...) 3º Os metadados são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Art. 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais. 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele. 2
Art. 2 Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos. DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências. Art. 1 A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.(...) (...)Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução. 1 Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original. 2 Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do original como para a extração de cópias. 3 O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia. Art. 6 Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução. Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas. Art. 9 Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original. Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. LEI Nº 12.682, de 9 de Julho de 2012 Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento em meios eletromagnéticos Art. 1 o A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei. Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital. Art. 2 o (VETADO). Art. 3 o O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil. Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados. Art. 4 o As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado 22. (Cespe TRE/MT 2010) O ar seco é um elemento que beneficia as condições físicas do papel. 23. (Cespe TCDF 2014) O instrumento utilizado para a classificação dos documentos do arquivo permanente é o quadro de arranjo. 24. (Cespe TRE/MS 2013) A embalagem de guarda de um documento, com o fim de preservação e acesso, denomina-se A encolagem. B acondicionamento. C armazenamento. D aditamento. E amostragem 25. (Cespe IBAMA 2012) Recomenda-se acondicionar os documentos cartográficos em pastas suspensas e armazená-los em estantes de aço com pintura antioxidante. 26. (CESPE ANAC 2012) Silking é o método de combate a insetos mais recomendado para a conservação e a preservação de 27. (Cespe TCDF 2014) Um modo eficiente de conservação de documentos de arquivo em suporte papel consiste em acondicioná-los em embalagens de papel de ph neutro. Arquivos Permanentes 28. (Cespe FUB 2014) A laminação é uma técnica utilizada para reparos em documentos de arquivo e consiste no envolvimento do documento em uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose 29. (Cespe MPU 2013) O acondicionamento de fotografia em arquivo deve ser realizado em folder confeccionado em papel de PH neutro, método diferente do utilizado para a guarda de negativos, que devem ser acondicionados em envelopes confeccionados em papel de ph básico ou polietileno 30. (Cespe MI 2006) A luz acelera a deterioração dos acervos dos arquivos. Qualquer exposição à luz, mesmo que por breve período de tempo, causa danos, e esses danos são cumulativos e irreversíveis. 31. (Cespe CADE 2014) Para a assinatura de documentos, recomenda-se a utilização de caneta esferográfica como forma de preservação do papel. 32. (Cespe DPF 2009) A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira são, a 3
médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos 33. (Cespe MS 2008) A ação antrópica não interfere na degradação dos arquivos. 34. (Cespe DPF Papiloscopista 2012) Como medida contra o acúmulo de poeira em documentos de arquivo em suporte papel, recomenda-se a higienização do documento com uma borracha fina em pó 35. (Cespe DPF Papiloscopista 2012) O acondicionamento que consiste na guarda dos documentos nos locais a eles designados - e o armazenamento - que se refere à embalagem do documento com vistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio- são procedimentos fundamentais para a conservação e preservação dos documentos de arquivo c) de produção documental, visando à racionalização administrativa. d) permanente, para ordenação dos conjuntos documentais. 40. (CESPE ANAC 2012) As condições ambientais de armazenamento de documentos em suportes especiais, tais como o fotográfico, são as mesmas dos documentos em suporte papel. 41. (Cespe ANAC 2012) Uma medida de conservação e de preservação documental consiste na elaboração de documentos identificados como de guarda permanente em papel de ph neutro. 42. (Cespe SERPRO 2013) Nos arquivos permanentes, a atividade de referência não tem qualquer vinculação com a política de acesso aos 36. (Esaf CVM 2010)Acerca da conservação de acervos documentais, assinale a opção correta. a) O excesso de poeira e gases não compromete a integridade dos b) O ar seco é importante para não enfraquecer o papel. c) A umidade deve ser mantida em altos níveis na área de armazenamento. d) A temperatura não deve sofrer grandes variações, devendo ser mantida acima de 40 graus na área de armazenamento. e) A luz do dia deve ser evitada na área de armazenamento. 37. (Cespe TRE/MT 2010) O alisamento é um método eficiente de combate aos insetos e todos os outros tipos de pragas que podem atacar o papel 38. (Cespe ABIN 2010) Embora pertençam a um mesmo fundo, os documentos produzidos em vários suportes devem ser armazenados em locais diferentes, conforme suas características físicas. 39. (ESAF CVM 2010) O quadro de arranjo resulta do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da análise do acervo por ela produzido e acumulado. Esse esquema é utilizado na fase: a) de avaliação, para efeitos de destinação do acervo. b) intermediária, para organização do acervo nos espaços de armazenamento. 43. (Cespe ICM Bio 2014) Uma forma eficiente de acondicionar documentos de arquivo consiste em colocá-los nas gavetas de arquivos de aço. 44. (Cespe ABIN 2010) São atividades características do arquivo permanente: arranjo, descrição, publicação, conservação e referência. 45. (FCC 2014 TRT 13ª). Dentre os equipamentos importantes para a higienização dos documentos e a remoção de partículas sólidas, recomenda-se a) o termoigrômetro. b) a máquina obturadora de papel. c) o negatoscópio. d) a mesa de sucção. e) o deionizador. 46. (FCC - 2012 - TRT - 11ª Região) No processo de conservação preventiva de documentos textuais manuscritos, datilografados ou impressos, convém: a) protegê-los com capas plásticas b) deixar ligado ininterruptamente o sistema de ar condicionado. c) manter a umidade relativa entre 55 e 70%. d) equilibrar a temperatura ambiente entre 20 e 25 C. e) arejar o ambiente com ozônio. Arquivos Permanentes Os arquivos permanentes são formados pelos documentos que constituem o patrimônio arquivístico da instituição, seja pelo seu valor informativo ou pelo valor histórico; estes valores estão relacionados ao potencial de pesquisa dos documentos como forma de criar um memorial das decisões passadas da instituição. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos Atividades Para cumprir a função de disponibilizar as informações sob sua guarda, os arquivos permanentes devem executar um conjunto de atividades destinadas à organização e disponibilização dos Segundo Paes, Marilena (Arquivo: teoria e prática, 2004), as principais atividades dos arquivos permanentes são: arranjo, descrição, publicação, conservação e referência. I. Arranjo: Consiste na reunião e ordenação dos conjuntos documentais de acordo com a estrutura administrativa que os originou ou conforme as funções executadas por essa entidade. Assim sendo, o arranjo pode ser o estrutural, no qual os documentos são organizados a partir da estrutura administrativa da entidade produtora, ou funcional, onde a ordenação tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora. As atividades de arranjo são físicas e intelectuais: as físicas são aquelas destinadas ao arquivamento e armazenamento dos documentos, enquanto que as intelectuais estão relacionadas a análise dos documentos quanto à sua forma, origem funcional e conteúdo. O arranjo pode ser feito por meio de dois critérios: estrutural ou funcional. Tipos de Quadros de Arranjo Direção (grupo) Assessoria Técnica (subgrupo) Coordenação (grupo) Cursos Regulares (subgrupo) Cursos Por Matéria (subgrupo) Quadro de Arranjo Estrutural Quadro de Arranjo Funcional Organização político-legislativa (grupo) Eleição da Mesa Diretora (subgrupo) Composição dos órgãos legislativos (subgrupo) Representação em missão externa (grupo) 4
II. Descrição Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as informações contidas no arquivo, por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa. Estes instrumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitando o acesso e controle do acervo. Os principais tipos de instrumentos de pesquisa são: o guia, o inventário, o catálogo, o catálogo seletivo, a edição de textos e o índice. guia: o primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arquivista é o guia, que fornece uma visão de conjunto dos fundos que a instituição abriga. Permite o pesquisador identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência das condições de consulta. inventário: instrumento de pesquisa que descreve as unidades de arquivamento de um fundo, ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica. catálogo: instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação. catálogo seletivo (repertório): traz relação seletiva de documentos pertencentes a uma ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita minuciosamente segundo critério temático, cronológico, onomástico (de nomes) ou geográfico. edição de textos (edição de fontes): instrumento que descreve na íntegra alguns documentos do fundo de arquivo. índice: é uma lista sistemática dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar a localização no texto. As principais normas de descrição arquivística são: NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística e ISAD (G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística III. Publicação Consiste na publicação dos instrumentos de pesquisa, de forma impressa, ou no próprio site da instituição. IV. Conservação de Documentos São técnicas aplicadas ao documento e à sua área de guarda, visando manter condições ideais para a conservação do suporte da informação. Estas atividades visam diminuir os danos causados aos documentos de arquivo por meio de técnicas que permitam a preservação do suporte da informação. Os fatores que causam danos aos documentos estão relacionados com sua própria estrutura (fatores intrínsecos), bem como aos agentes externos cuja ação prejudica o tempo de vida útil dos documentos (fatores extrínsecos); estes se dividem em: a) agentes físicos: a luz, temperatura e a umidade são agentes físicos causadores de danos aos A luminosidade natural e a artificial devem ser evitadas, pois causam o enfraquecimento das fibras dos Para evitar o mofo e a proliferação de insetos, os níveis de temperatura e umidade devem ser controlados de acordo com o tipo de suporte dos Tipos de suportes* Condições ambientais Convencionais T 20ºC +/- 1ºC 45% e 55%. Variação diária de +/- 5% Fotografias em preto e branco T 12ºC +/- 1ºC e UR 35%. Variação diária de +/- 5% Fotografias em cor T 5ºC +/- 1ºC e UR 35%. Variação diária de +/- 5% Registros magnéticos T 18ºC +/- 1ºC e UR 40%. Variação diária de +/- 5% *Dados extraídos das publicações Como fazer Conservação Preventiva em Arquivos e Bibliotecas e Recomendações para a construção de Arquivos b) agentes químicos: poluição atmosférica, tintas, gordura, oleosidade e objetos metálicos (clipes, grampos e hastes de metal). c) agentes biológicos: insetos, microorganismos, homem, roedores, entre outros. Para manter o tempo de vida útil dos documentos em meio as ameaças comentadas, torna-se necessária a aplicação das técnicas de conservação e restauração. Acondicionamento/Armazenamento de Documentos Os documentos de arquivo devem ser acondicionados e/ou armazenados, de acordo com as características e dimensões do seu suporte, visando a sua preservação. No quadro abaixo estão as principais formas de se acondicionar tais documentos Quadro de Acondicionamento/Armazenamento de Documentos Fotografias Negativo Documentos Convencionais (em papel) Fita magnética (Áudio e vídeo) Acondicionadas em folders de PH neutro e guardadas em pastas suspensas, com suportes de plástico Acondicionados em tiras, em envelopes de PH neutro ou polietileno Acondicionados em caixas e invólucros de papel neutro ou alcalino que devem corresponder às expectativas de preservação dos Fitas e cassetes deveriam ser transportadas da mesma forma em que são armazenados de pé e com o peso da fita sendo sustentado pelo eixo da bobina. Acondicionados em embalagens feitas com materiais que absorvam os choques (embalagens especiais, plástico-bolha), pela utilização de rótulos especiais e pelo transporte em veículos apropriados. Uma embalagem que absorve choques terá sempre a vantagem adicional de proporcionar um isolamento que contribui para a proteção dos meios contra as grandes variações de temperatura e umidade 5
Documentos de grandes formatos (mapas, plantas e cartazes) Para acondicionar documentos de grandes formatos devem serr armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas As gavetas das mapotecas não devem ter muita altura para evitar o acúmulo de documentos, o que acarretaria problemas de conservação. Técnicas de Conservação As principais técnicas de conservação são : 1. alisamento: processo de conservação que consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%) durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida são passados à ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. 2. higienização: é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, objetos de metal, de poeira, e outros resíduos, com vistas à preservação. A limpeza pode ser feita por meio de uma escova ou pincel macio, trincha, aspiradores de pó, pano macio, mesa de sucção ou por meio do pó de borracha; 3. desinfestação: processo de destruição ou inibição da atividade de microorganismos; A fumigação é considerada a técnica mais adequada para se promover a desinfestação. A fumigação consiste na exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros microorganismos 4. restauração: são intervenções que visam a recuperação de documentos deteriorados ou a interrupção dos danos por eles sofridos. As principais técnicas de restauração são: encapsulação: processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas; é considerado um dos mais modernos processos de restauração. laminação: processo em que se envolve o documento em papel de seda e acetato de celulose. Nesta técnica, a durabilidade e as qualidades do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando o documento imune à ação de fungos e pragas. Silking: Utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade. A legibilidade e a flexibilidade, a reprodução são pouco prejudicados. A matéria prima é de alto custo banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. Desvantagem: os documentos tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e fungos. V. Referência Esta atividade visa ao estabelecimento de políticas de acesso e de uso dos Entende-se por política de acesso os procedimentos a serem adotados em relação ao que pode ser consultado. Cabe ao arquivo estabelecer a liberação ou restrição de acesso, após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como o direito de terceiros. Devem ser promovidas também exposições de documentos e atividades culturais como cursos e palestras. Gestão de Documentos Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei nº8159/91) A Gestão de documentos é composta por três fases: produção, utilização e destinação. a) Produção: consiste na elaboração de documentos resultantes das atividades desenvolvidas pela instituição. Estabelece critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução. Visa evitar a reprodução desnecessária de b) Utilização (manutenção): inclui as atividades de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de controle (protocolo), acesso e recuperação da informação. c) Destinação (avaliação) após a análise dos valores que os documentos apresentam para a instituição acumuladora, eles serão avaliados para a definição de sua destinação final. Os documentos desprovidos de valor serão eliminados e aqueles que possuem valor secundário serão recolhidos à fase permanente. A gestão de documentos tem os seguintes objetivos : Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos; Melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos; Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos; Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico; Assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica; Assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitalização/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas 6
de gestão da informação 47. (Cespe MDIC 2014) A gestão de documentos é aplicada aos documentos considerados de valor permanente, ou seja, aqueles com valor histórico reconhecido pela sociedade. 48. (Cespe IBRAM 2009) Segundo a lei 8159/91, a gestão de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou transferência para guarda permanente. 49. (Cespe TCE/RS 2013) De acordo com a lei que trata da política nacional de arquivos públicos e privados, a gestão documental compreende quatro fases básicas: produção, acúmulo, utilização e destinação. 50. (TJ/AL 2012) A fase da gestão de documentos que compreende a elaboração do instrumento de classificação dos documentos de arquivo é a da: A destinação. B difusão. C utilização D criação. E produção. 51. (Cespe MPU 2010) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de 52. (Cespe MDIC 2014) O plano de classificação e a tabela de temporalidade são instrumentos arquivístico previstos nas fases de um programa de gestão de 53. (ESAF DNIT 2013) A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a eliminação de documentos é conhecida como a) conservação de b) destinação de c) produção de d) utilização de 54. (Cespe PRF 2012) A gestão de documentos envolve operações técnicas como produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. 55. (Cespe MPU 2010) A produção, uma das fases básicas da gestão de documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição dos documentos 56. (Cespe SERPRO 2013) A atividade de expedição de documentos, incluída na fase de utilização dos documentos, não é parte do programa de gestão de 57. (Cespe FUB 2014) A fase intermediária é prescindível na implementação do programa de gestão de 58. (Cespe TCE ES 2013) No programa de gestão de documentos, a listagem de eliminação de documentos é elaborada na fase: a) classificação de b) destinação de c) seleção de d) expurgo de Gabarito 1. F 2. F 3. e 4. V 5. V 6. F 7. V 8. F 9. F 10. V 11. F 12. V 13. V 14. a 15. V 16. V 17. d 18. V 19. V 20. V 21. V 22. F 23. V 24. b 25. F 26. F 27. V 28. V 29. F 30. V 31. F 32. V 33. F 34. V 35. F 36. e 37. F 38. V 39. d 40. F 41. V 42. F 43. F 44. V 45. d 46. b 47. F 48. F 49. F 50. c 51. V 52. V 53. b 54. V 55. F 56. F 57. F 58. b 7