MANUAL DE POLITICAS E NORMAS ADMINISTRATIVAS NORMA ADMINISTRATIVA NA 006 PROCEDIMENTO DE ARQUIVO DE DOCUMENTOS LEGAIS

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1 1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes quanto ao controle e guarda física dos documentos Legais das empresas do grupo BEVAP. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se a todas as áreas e empresas do grupo BEVAP. 3. DEFINIÇÕES Os documentos Legais classificam-se em: Institucionais; Normativos; Contratos com fornecedores; Registros em órgãos Público e Privado; Certidões; Complementares; Normativos da Qualidade. 3.1 Composição dos Documentos Legais: Institucionais: Estatuto Social; Atas de AGO e AGE; Atas de reuniões do Conselho de Administração; Atas de reuniões de diretoria; Outros Normativos Politicas administrativas; Normas administrativas Página 1

2 Estrutura Organizacional Contratos Prestação de Serviços; Fornecimento de material; Locação de Equipamentos; Locação de Imóveis; Outros Registro em Órgãos Público e Privado CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica; Alvarás de funcionamento; Inscrição no INSS Certidões Débito Fiscal; Falência e Concordata; Negativas: INSS, FGTS, CADIN, OBJETO E PÉ e ISS Complementares Processo em geral; Procurações; Documentos de Acionistas; Documentos pessoais de Diretores; Proposta junto ao poder concedente (DER) Normativos da Qualidade Manual de Padrões, Normas e Procedimentos da Qualidade; Manual de Princípios e Práticas compreendidas pela série ISO 9000; Página 2

3 Manual da Filosofia da Qualidade da BEVAP Recursos Humanos Documentos legais referentes a contrato de trabalho; Documentos referentes à Folha e recibos de pagamento; Processos Trabalhistas; Comprovantes de pagamento Arquivo de Documentos A guarda física dos documentos legais deve atender as seguintes premissas: a) Devem ser arquivados, sempre que possível, em sala privativa, com acesso reservado; b) Devem estar sob a responsabilidade de uma única pessoa (em cada área); c) O arquivo será dos originais dos documentos; d) Consultas são permitidas mediante retirada, via protocolo, com prazos pré-definidos para devolução e controle de posse; e) Devem ser arquivados em ordem de: Assunto, Datas, Alfabética e/ou numérica Arquivo de Documentos Legais A guarda física dos documentos legais, que compreende os documentos institucionais, contratos de prestação de serviço, de fornecimento de materiais, de locação, comodato ou arrendamento, registro em órgãos público ou privado, certidões e documentos relacionados como complementares, ficarão sobre a responsabilidade da gerência jurídica. Página 3

4 3.4. Arquivo de Documentos Normativos e da Qualidade A guarda física dos documentos normativos e da qualidade ficarão sobre a responsabilidade da Assessoria da Qualidade Arquivo de Documentos de Recursos Humanos A guarda física dos documentos ficarão sobre a responsabilidade do Setor de Recursos Humanos. Os documentos de uso específico do Setor de Recursos Humanos são: Documentos Legais: Ficha de Registro do Empregado; Livro/Cartão de Ponto; Exames médicos de funcionários; Contrato de Trabalho; Folha de Pagamento e Resumos da folha; Cópias de Guias de Recolhimento (FGTS, INSS e IRRF) próprio e terceiros; Relatório Anual de Informações Sociais (RAIS); Acordos com Sindicato; Processos Trabalhistas; Documentos de Controle Interno Fichas de Solicitação de Emprego e curriculum de candidatos; Cópias de Documentos Pessoais de funcionários; Ficha Financeira do funcionário; Crachá (após desligamento do funcionário o crachá deverá ser destruído); Relatório de avaliação de funcionários. Página 4

5 Para o arquivo dos documentos individuais dos colaboradores, deve ser elaborado um prontuário onde fiquem arquivados todos os documentos pertinentes Para os demais documentos, exemplo: cartões de ponto, recibo de pagamento, folha de pagamento, deve ser elaborado uma pasta/caixa por mês de competência, arquivados por seqüência de mês e ano Por ocasião do desligamento de um colaborador, os documentos individuais serão arquivados em envelope fechado onde conste o nome completo do colaborador e o número da ficha de registro. Os envelopes serão arquivados em rigorosa ordem alfabética Arquivo de Documentos de Contabilidade A guarda dos documentos ficarão sobre a responsabilidade do Setor de Contabilidade. Os documentos de uso específico do Setor de Contabilidade são: Livro Diário, Razão e Balancetes; Livro de ISS; Livro de Registro de Inventários; Demonstrações Financeiras Arquivo de Documentos Jurídicos A guarda dos documentos ficarão sobre a responsabilidade da Gerência Jurídica. São classificados como Documentos Jurídicos os seguintes: Estudos e pareceres advocatícios (internos ou contratados com terceiros); Estudos de casos (internos ou contratados com terceiros); Processos: Ocorridos e em trânsito. Página 5

6 4. PERIODO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS A guarda dos documentos seguirá o descrito a seguir: Societário durante a vigência da sociedade; Contábeis 10 anos; Fiscais (tributos diretos e indiretos) 10 anos Fiscais previdenciários 35 anos 5. DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS APÓS PERIODO IDENTIFICADO NO ITEM ANTERIOR Transcorrido os prazos descritos acima, os documentos deverão ser digitalizados e não havendo nenhum impedimento à época, dos documentos deverão ser incinerados e/ou picotados com a presença dos responsáveis pelas áreas de contabilidade e/ou jurídico. 6. APROVAÇÃO Qualquer inclusão, alteração ou exclusão nesta política, deverá ser aprovada pela Diretoria Executiva. 7. CONTROLE DAS REVISÕES Revisão nº Data Descrição da Revisão ELABORADO POR APROVADO POR 00 09/03/2012 Emissão inicial E. Camargo M. Gotlib; R. Germino; E. Camargo Página 6