Comissão Vitivinícola Regional Alentejana

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1 Data: Pág:1/9 Comissão Vitivinícola Regional Alentejana Código de Conduta e de

2 Data: Pág:2/9 1. ÍNDICE 2. Histórico de Revisão 2 3. Introdução Estrutura Organizacional 3 5. dos Serviços Confidencialidade 4 7. Imparcialidade e Independência Conflitos de Interesse Pedido de Certificação Obrigações da CVRA e do Agente Económico Emissão da Marca de Conformidade (Selos de Garantia) Marcas de Certificação Acompanhamento Uso Indevido do Certificado e da Marca de Certificação Retirada da Certificação Recursos Aprovação e Divulgação HISTÓRICO DE REVISÃO Versão nº. Data Razão Criação do documento - Versão inicial Inclusão no documento do Código de

3 Data: Pág:3/9 3. INTRODUÇÃO Este código foi estruturado de acordo com os requisitos aplicáveis à Comissão Vitivinícola Regional Alentejana (CVRA), de modo a definir as regras de funcionamento na sua interacção com os Agentes Económicos. Pretende também reflectir os princípios que sustentam o modelo de gestão, assim como o comportamento da CVRA e dos seus colaboradores, concretizado num conjunto de metodologias estabelecidas no Manual da Qualidade e enquadradas no seu Sistema de Gestão. Os princípios estabelecidos no presente código deverão ser respeitados por todos os colaboradores da CVRA, seus órgãos de gestão, entidades por si subcontratadas, consultores, ou qualquer pessoas que esteja a agir em nome de, ou a representar a CVRA. A CVRA fornece serviços a pessoas, empresas ou sociedades comerciais (denominados por Agentes Económicos ), que pretendam produzir e /ou comercializar produtos com a Denominação de Origem Alentejo ou Indicação Geográfica Alentejano. 4. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Por solicitação, está disponível a cópia do organigrama do Organismo de Certificação, onde se expõe a estrutura dos diversos níveis da organização com a correspondente responsabilidade associada, bem como a documentação identificativa do estatuto legal da CVRA. 5. INTEGRIDADE DOS SERVIÇOS A CVRA pretende manter uma relação de confiança com os seus clientes. Todos os serviços prestados, de acordo com a Política da Qualidade definida, deverão pautarse por: eficiência, agilidade, imparcialidade, independência, inovação, transparência, excelência e objectividade, agindo em conformidade com as normas, regulamentos, legislação e procedimentos em vigor. Os princípios éticos e de justiça e o respeito pelos outros são valores fundamentais para a CVRA.

4 Data: Pág:4/9 6. CONFIDENCIALIDADE A CVRA assegura a confidencialidade a todos os níveis da sua organização em relação a toda e qualquer informação obtida no decurso dos seus serviços. Nenhuma informação será divulgada a terceiros, excepto no caso de uma acção judicial, quando requisitada por Organismos de Acreditação (como parte de um processo) ou pelos Organismos Reguladores e de Controlo. A designação do Agente Económico, localização, âmbito de certificação e números de contacto poderão constar em directórios relevantes. 7. IMPARCIALIDADE E INDEPENDÊNCIA No exercício das actividades desenvolvidas, todos os colaboradores e órgãos de gestão deverão actuar com responsabilidade, lealdade, profissionalismo, independência e confidencialidade, no conhecimento da missão e das políticas de qualidade, sempre tendo em vista o interesse da CVRA. A CVRA garante a actividade de certificação a todos os Agentes Económicos de forma não discriminatória, isto é, assegura a inexistência de qualquer circunstância condicionante ou impeditiva do acesso de candidatos à actividade de certificação independentemente do seu volume e/ou tipo de negócio. 8. CONFLITOS DE INTERESSE A CVRA assume que lhe estão vedados quaisquer serviços e/ou actividades que, de forma directa ou indirecta, possam estar ligados a actividades de consultoria ou quaisquer outras, que possam comprometer os princípios de competência, responsabilidade, transparência, confidencialidade, objectividade, imparcialidade e independência de todo e qualquer serviço disponibilizado e realizado pela CVRA. A CVRA compromete-se a identificar, analisar, e documentar as potenciais situações de conflito de interesses decorrentes da prestação do serviço de certificação, incluindo quaisquer conflitos levantados pelos seus relacionamentos, nomeadamente a propriedade, a liderança, a gestão, o pessoal, os recursos partilhados, a situação

5 Data: Pág:5/9 financeira, os contratos, o marketing, assumindo que os relacionamentos que estabelece não constituem nem induzem qualquer conflito de interesse, comprometendo-se que sempre que o relacionamento possa ser considerado como uma ameaça à imparcialidade, a CVRA analisá-la-á, avaliará as suas causas e acções a implementar, implementá-las-á e avaliará os seus efeitos, assumindo a documentação do referido. Os Colaboradores são incentivados a relatar à Direcção quaisquer preocupações ou suspeitas de que o presente código esteja a ser violado. A CVRA assegura que a disponibilização das actividades já existentes, e as que venha a desenvolver no futuro, são cuidadosamente analisadas de forma a garantir o cumprimento dos princípios de competência, responsabilidade, transparência, confidencialidade, objectividade, imparcialidade e independência. 9. PEDIDO DE CERTIFICAÇÃO Após a recepção de um Pedido de Certificação é iniciado um Processo de Certificação, que sempre que obtenha aprovação poderá originar produto vínico certificado, de acordo com os procedimentos em vigor na CVRA. 10. OBRIGAÇÕES DA CVRA E DO AGENTE ECONÓMICO A CVRA compromete-se a manter actualizada a lista de produtos vitivinícolas que certifica, a qual é referida no Manual da Qualidade. A CVRA compromete-se a analisar os potenciais conflitos de interesses que possam eventualmente constituir ameaças à imparcialidade, independência. A CVRA pode prestar os seus serviços directa ou, indirectamente, através dos seus colaboradores, por qualquer outra pessoa ou organização endossada para o efeito. Em caso de subcontratação, a CVRA mantém responsabilidade total na concessão, suspensão ou cessação da certificação, bem como assegurar que são firmados os acordos devidamente documentados. A CVRA notificará os Agentes Económicos de qualquer alteração nos requisitos da certificação, dentro de um prazo razoável.

6 Data: Pág:6/9 De modo a obter e manter a certificação, o Agente Económico e a CVRA devem cumprir com os seguintes procedimentos e regras: (a) o Agente Económico deve fornecer à CVRA todos os documentos, amostras de produtos, especificações e outras informações solicitadas, de modo a completar o programa de avaliação; (b) a CVRA, quando não satisfeita com o cumprimento total dos requisitos de certificação, deve informar o Agente Económico sobre os aspectos que falharam no seu pedido; (c) quando o Agente Económico demonstra que as acções correctivas, para cumprir com todos os requisitos, já foram desenvolvidas dentro do prazo limite especificado pela CVRA, esta providenciará a repetição da avaliação; (d) o Agente Económico compromete-se com a correcta utilização da Marca de Conformidade (expressa através dos Selos de Garantia), a qual identifica a conformidade do produto, a partir do seu levantamento nas instalações da CVRA. A principal missão da CVRA é garantir a genuinidade e qualidade dos produtos vínicos com direito a Denominação de Origem Alentejo e Indicação Geográfica Alentejano. Deste modo, são realizadas periodicamente auditorias aos Agentes Económicos, de modo a assegurar um controlo eficaz da produção, armazenamento, circulação e comércio das uvas e dos produtos vínicos provenientes da região Alentejo. Assim sendo são realizadas periodicamente auditorias aos processos dos Agentes Económicos. Para tal devem ser cumpridos os seguintes requisitos: (a) o Agente Económico deverá facultar para consulta ou para extracção de cópias, a documentação que a equipa auditora achar adequada para o correcto diagnóstico dos vários itens;

7 Data: Pág:7/9 (b) a CVRA reserva-se o direito de realizar fiscalizações, às instalações do Agente Económico, devendo para tal ser autorizada a sua presença nas mesmas; (c) o Agente Económico, quando solicitado, deverá autorizar a presença de observadores durante as avaliações. 11. EMISSÃO DA MARCA DE CONFORMIDADE (Selos de Garantia) Quando se cumprirem todos os requisitos de certificação por parte do Agente Económico, a CVRA deve informá-lo e autorizar o levantamento da Marca de Conformidade (Selos de Garantia). O uso da Marca de Conformidade permanecerá válido durante o período definido pela CVRA, excepto se as actividades de acompanhamento revelarem que os produtos do Agente Económico já não cumprem os padrões, normas ou regulamentações aplicáveis. A CVRA reserva-se o direito discricionário de decidir, caso a caso, mediante os seus próprios critérios e após considerar os requisitos locais, que a entrega dos selos de garantia será condicionada ao total pagamento dos honorários e custos relacionados com o dito processo de certificação ou qualquer serviço prévio prestado ao Agente Económico. 12. MARCAS DE CERTIFICAÇÃO Após a certificação de um produto, a CVRA pode autorizar o Agente Económico a usar uma determinada marca de certificação, através dos Selos de Garantia. O direito do Agente Económico usar essa marca deve ser contingente à manutenção de uma certificação válida, em relação aos produtos certificados, e em relação ao cumprimento das regras para uso da marca emitidas pela CVRA. O uso indevido dessas marcas é uma não conformidade para com os requisitos da certificação e pode resultar na suspensão da mesma.

8 Data: Pág:8/9 13. ACOMPANHAMENTO Devem ser realizados acompanhamentos periódicos que abranjam todos os aspectos dos processos e metodologias de trabalho do Agente Económico. O Agente Económico deve permitir pleno acesso a todos os locais ou produtos para fins de avaliação, sempre que necessário. A CVRA reserva-se o direito de realizar fiscalizações sem aviso prévio às instalações do Agente económico quando entender necessário. O Agente Económico deve manter um registo de todas as reclamações dos seus Clientes, comunicadas por autoridades legais ou por consumidores, relativas aos produtos vínicos, processos ou serviços abrangidos pelo âmbito da Certificação, e que deve estar disponível a pedido da CVRA. O Agente Económico deve ser informado sobre os resultados de cada visita de acompanhamento. As condições de concessão, suspensão e cessação da certificação encontram-se descritos no Regulamento Interno da CVRA e no Manual de Certificação. 14. USO INDEVIDO DO CERTIFICADO E DA MARCA DE CERTIFICAÇÃO A CVRA tomará as medidas necessárias no caso de existirem referências incorrectas ou duvidosas sobre a certificação ou o uso indevido da sua Marca de Conformidade. As medidas sancionatórias estão previstas no Regulamento Disciplinar dos Operadores Económicos Inscritos na CVRA. O Agente Económico não pode usar nenhuma marca de conformidade em qualquer produto que tenha a certificação suspensa ou anulada. 15. RETIRADA DA CERTIFICAÇÃO A certificação poderá ser retirada no caso do não cumprimento das normas, padrões ou regulamentações, ou se o Agente Económico tomar medidas inadequadas no caso de suspensão. Em qualquer dos casos, a CVRA tem que notificar o Agente Económico por escrito.

9 Data: Pág:9/9 16. RECURSOS O Agente Económico tem o direito de recorrer de qualquer decisão tomada pela CVRA (ver Manual de Certificação). 17. APROVAÇÃO E DIVULGAÇÃO A Direcção da CVRA aprovou e assegurará a divulgação deste código, comprometendo todos os colaboradores (internos e externos) no estrito cumprimento do estabelecido neste código de Conduta e.