UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS DEPARTAMENTO TÉCNICO RELATÓRIO

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1 UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS DEPARTAMENTO TÉCNICO RELATÓRIO º Encontro Técnico de Aquisição do SIBiUSP Data: Horário: 9h às 14h. Local: Auditório do Departamento Técnico do SIBiUSP (Rua da Biblioteca, s/n 1 subsolo Complexo Brasiliana Cidade Universitária Armando Salles de Oliveira, São Paulo). Presentes: CENA, CQ, EACH, ECA, EE, EEFE, EEL, EESC, EP, ESALQ, FAU, FD, FE, FEA, FFLCH, FM, FMVZ, FO, FOB, FSP, FZEA, HU, IAG, IB, ICB, ICMC, IEB, IEE, IF, IFSC, IGC, IME, IMT, IO, IP, IQSC, MAC, MAE, MZ, PUSP-SC, RUSP-DA/USP, EXLIBRIS, Chefias Técnicas do DT/SIBiUSP, conforme lista de presença anexa. Convidados: Departamento de Administração DA/USP: Sandra Cristina Campos, Marcia Guimarães Apratto, Celma Cristina Cunha Cardoso, Leila Cristina Prazeres Silva, Marco Antônio do Nascimento Silva. Ausências justificadas: BCRP, CBM, CDCC, FDRP e MP. Ausente: BBM I EXPEDIENTE Abertura da Sessão pela Dra. Maria Fazanelli Crestana, Chefe Técnica do SIBiUSP. Desejando boas vindas e agradecendo a presença de todos informou que este encontro marca o início de uma série de reuniões com temas específicos que o SIBiUSP realizará no decorrer deste ano; além do assunto técnico, lembrou que será uma grande oportunidade para o Sistema voltar a se unir. Para esse encontro, contamos também com o importante apoio do Departamento de Administração (DA/USP) da Reitoria da USP, inclusive da própria Diretora, Sra. Sandra Cristina Campos, que falará sobre os fluxos e procedimentos da aquisição na Universidade, sobre o que podemos fazer em conjunto com as Bibliotecas e o DT/SIBiUSP, com vistas a facilitar o processo da aquisição e, ainda explicar sobre os processos indenizatórios. Passando a palavra para a Sra. Sandra, que se apresentou, informando que trabalha na área administrativa da Reitoria da USP há 28 anos e aproveitou para ressaltar a perda de pessoas que a USP sofreu com a adesão dos funcionários ao PIDV (Plano Individual de Demissão Voluntária) reduzindo o quadro de funcionários de vários setores, inclusive do próprio DA/USP que hoje conta com uma equipe de 4 (quatro) funcionários, Sras. Marcia, Celma, Leila e Sr. Marco Antônio, estes dois últimos transferidos do DT/SIBiUSP, justamente por compreender as especificidades da aquisição de material bibliográfico, que além de atender a demanda do SIBiUSP, atende outros Departamentos da Universidade.

2 Comentou sobre o momento que a USP está passando e o que fizemos para estarmos em tal situação. Citou a falta de recursos financeiros, a desmotivação de funcionários que, entre outros, resultou num grande número de adesão ao PIDV, decisões incorretas de diretorias passadas. Pensando na gestão atual, o que podemos fazer para resgatar a imagem do SIBiUSP e do DA/USP? Um ponto primordial é a transferência de conhecimento. Para a gestão do material bibliográfico há muitas pessoas no comando e, desta forma, deve ocorrer sinergia entre as equipes. Outro aspecto importante é ter noção do que somos e onde estamos. A Universidade é um órgão da Administração Pública que para melhor cumprir suas atividades recorre à colaboração de terceiros. A administração atual está focada na atividade fim e o livro/periódico é o melhor objeto vinculado a esta atividade, porém para realizar esta atividade temos que recorrer a terceiros, por meio da licitação. No caso do SIBiUSP temos compras de bens realizadas por licitação, dispensa de licitação (quando o valor não ultrapassa os R$8.000,00 oito mil reais) pregão e inexigibilidade de licitação. Na USP, o maior caso de compra por inexigibilidade de licitação é para o SIBiUSP, no caso a aquisição de periódicos. Inexigibilidade de licitação é um termo usado referindose à contratação, aquisição de determinado serviço ou produto com a dispensa do ato licitatório. Primeiro requisito para se obter a inexigibilidade de um bem é que seja único, um bem singular, como por exemplo uma edição especifica. Esse bem é adquirido de que forma? Existe alguém que o fornece de forma exclusiva? Se a resposta for sim já temos uma situação de inexigibilidade, pois só esse indivíduo/empresa detém o direito de vender com exclusividade. Isto é muito inerente no caso de periódicos. Inclusive, a legislação brasileira prevê que o representante exclusivo tenha registro junto a uma entidade de classe. O maior recurso da Universidade é gasto com essa condição e é muito importante ter o discernimento do que é exclusivo e o que vai para licitação para que não ocorra retrabalho. Outro fator importante é a justificativa da compra deste bem. A justificativa é realizada pela equipe do DT/SIBiUSP com a participação efetiva dos docentes, e deve ter a linha de raciocínio: é único, ninguém tem e, principalmente, qual o bem que isso trará para a comunidade. Licitação é o conjunto de procedimentos administrativos do preparatório do contrato destinado às contratações de interesse da administração pública. Por licitação seleciona-se a melhor proposta, quem dentro dos requisitos do mercado possui as melhores condições de fornecer o produto. O contrato é quem dita às regras, o que passa a ser lei, e só podemos fazer/cobrar o que está no contrato, conforme a Lei 8666/93 que institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. O edital define todas as regras da licitação, detalha o objeto pretendido, dispõe das responsabilidades da contratante e do fornecedor. O edital é a própria lei. As características que levamos para o edital são muito importantes, pois vincula as partes da execução do projeto como, por exemplo, qual a forma de entrega, se centralizada ou não, qual a responsabilidade de cada uma das partes, entre outras. Outro ponto importante é a habilitação da empresa, se a mesma está inabilitada, perdem-se todas as tratativas e o respectivo trabalho.

3 Uma dúvida comum entre os bibliotecários é se há algum impedimento de fazer uma licitação única de bens nacionais e internacionais. Sim, podemos, mas temos que atentar para o prazo de entrega que deve ser distinto, os preços são variados e diferentes, deixando o edital mais complexo. Por estes motivos optamos pela licitação separada. No caso dos periódicos lembrou que o pagamento é realizado antecipadamente e por este motivo temos que ser mais cautelosos, ter garantia. O que podemos fazer para dar segurança na negociação? Podemos fazer constar no edital que uma parte do pagamento só será realizada após a entrega de todo o lote. O controle tem de ser eficiente. Temos que receber o que compramos e também não podemos receber algo que não pedimos. Temos como exemplo o caso do edital em que solicitamos a edição mais recente do título, sendo que a edição a ser entregue é a edição mais recente no ato da licitação, do contrato, portanto, não refere-se à edição mais recente no ato da entrega. Se houver uma edição mais recente mas posterior ao ato público, não podemos exigi-la da editora. Outra questão importante é certificar o acesso às bases de dados. Enquanto administração pública temos nossos órgãos fiscalizadores, tais como Área Financeira, Auditoria USP, Tribunal de Contas do Estado, Corregedoria, Ministério Público e a própria Sociedade. Temos que aprender a utilizar os recursos de forma eficiente. Há uma quantidade significativa de bens adquiridos pela Universidade de alto valor, que estão estocados, sem uso, gerando sindicâncias, títulos que nunca foram acessados, mas foram pagos. Tudo é nossa responsabilidade. Qual a forma correta de minimizar nosso erro? Temos que aprender a delegar, mudar a forma de pensar. Somos todos USP. Para os processos de aquisição de livros apresentou breve cronologia das formas praticadas - até 1994 Nacionais:- a aquisição e entregas eram centralizadas pelo SIBiUSP; Internacionais: aquisição e entregas centralizadas pela RUSP/SIBiUSP. De 1995 a 2004 Nacionais e Internacionais Convite e tomada de preços: aquisição e entregas descentralizadas promovidas pelas Unidades/Órgãos da USP. De 2005 a 2010 Nacionais e Internacionais Pregão presencial: Aquisição e entregas centralizadas pela RUSP/SIBiUSP. Em 2011, Nacionais e Internacionais Pregão eletrônico: Aquisição centralizada pela RUSP/SIBiUSP mas com entregas descentralizadas. Em 2012 Nacionais e Internacionais Pregão presencial : Aquisição e entregas centralizadas pela RUSP/SIBiUSP (entrega realizada no IAG/USP experiência não muito positiva). Em 2013 Pregão FDRP com suporte do DA/USP outras Unidades compraram pela própria Unidade, houve solicitação à Codage para realização de um pregão único juntamente com o DA/USP. Foi realizado um piloto com as Unidades, mas o problema é que já estávamos no fim do ano e não houve tempo hábil para a compra. A prática do Departamento Financeiro (DF/USP) da Reitoria é resgatar o dinheiro não gasto no fim de cada ano para elaboração dos relatórios e devolve-los as Unidades no início do ano seguinte, porém, a partir deste ano, o orçamento não foi devolvido às respectivas Unidades, e em decorrência deste fator, o valor para o próximo ano foi diminuído. No ano de 2014, pregões com recursos alocados nas Unidades pelo SIBiUSP, requisições, entregas e pagamentos descentralizados (Gestão das Unidades). Em 2014 não obtivemos devolução dos recursos utilizados em Em 2015, pregão presencial, aquisição e entregas centralizadas pela RUSP/SIBiUSP. Para 2016, a sugestão é de um pregão centralizado com demanda consolidada pelo SIBiUSP

4 reserva, empenho, entregas e pagamentos descentralizados (gestão das Unidades), com pregão eletrônico. Com relação às entregas centralizadas, foram considerados alguns pontos críticos: espaço físico para recepção dos títulos, incidência de perda de títulos, número reduzido de funcionários, falhas e ruídos na comunicação entre DA/USP, SIBiUSP, Bibliotecas e contratadas, títulos diferentes do que foram contratados, entre outros; atenção especial ao comunicado de recusa tardia do material, a conferência deve ser imediata. O DA/USP crê que a entrega descentralizada produz resultados mais positivos, sendo mais ágeis, contudo alguns pontos necessitam ser otimizados como sinergia entre as equipes das Bibliotecas, das áreas financeiras das Unidades e Reitoria; quanto aos procedimentos para pagamentos: autenticação e anexação do arquivo XML nas Notas Fiscais e registro correto dos itens. Quanto aos procedimentos para títulos esgotados frisou-se a necessidade da carta ser em papel timbrado do contratado acrescido de carta da editora; no caso de aceite de títulos esgotados, importante mencionar o número do item que está esgotado, as solicitações devem ser claras. Com relação aos tombos, informar o número de tombo para cada volume a ser adquirido. A cronologia para os processos de aquisição de periódicos deu-se da seguinte forma: antes de 2005, a aquisição era realizada por dispensa e inexigibilidade e o Tribunal de Contas impugnou; após 2005, preferencialmente por pregão presencial ou eletrônico via RUSP/SIBiUSP bem como dispensa e inexigibilidade. Com relação à licitação, um ponto primordial é a demanda até final de agosto, início de setembro do exercício que antecede a contratação e com referência a contrato, os pontos críticos são: revisão dos procedimentos, responsabilidades do contrato, gestão compartilhada entre SIBiUSP e Bibliotecas, acompanhamento dos acessos e cumprimento dos prazos. Quanto à liberação do cheque caução é realizada quando da finalização do processo. Ressaltou, também, sobre a facilidade de compra por ano/calendário. Para tal fim, Dra. Maria (DT/SIBiUSP) salientou a importância de contarmos com evidências/documentação para comprovação futura. Sra. Eidi (FM/USP) se manifestou sobre a dificuldade em conhecer a data do pagamento dos referidos títulos, para o acompanhamento devido. Seguindo, Sra. Sandra (DA/USP) enfatizou a seriedade da comunicação interna, a necessidade de acompanhamento de acesso às bases e, nas demandas não colocar título esgotado e exclusivo e, sobretudo o cumprimento dos prazos. Informou, também, que as Bibliotecas com pessoal e recursos próprios, as Unidades podem fazer a requisição por lotes, facilitando a compra por pregão. Sra. Marcia (DA/USP) sugeriu que constasse em contrato a emissão de relatório trimestral de não acesso às bases pelas Bibliotecas ao SIBiUSP. Algumas Bibliotecas sugeriram mais campos no Banco de Aquisição e relatórios periódicos do que foi comprado/contratado, mais ações para otimizar os procedimentos de verificação de acesso. Dra. Maria (DT/SIBiUSP) aproveitou para informar sobre o lançamento, em breve, do Módulo de Aquisição do Sistema Aleph. Passando a palavra a Sra. Adriana Flamino, Chefe Técnica de Divisão de Formação e Manutenção de Acervos DGFA do DT/SIBiUSP, que agradeceu a todos pela presença Bibliotecas, equipe do DA/USP, Sra. Letícia da ExLibris e o Grupo de Implantação do

5 Módulo de Aquisição. Em seguida, apresentou os funcionários que trabalham na DGFA/DT/SIBiUSP informando as atribuições gerais da equipe, que é relativamente nova nesta área, tais como: estabelecer política de desenvolvimento de coleções; coordenar as atividades do Programa de Aquisição de Periódicos e de Livros e Outros Materiais não Periódicos; coordenar as atividades de manutenção do acesso online aos periódicos eletrônicos e bases de dados de interesse das Bibliotecas do SIBiUSP e outras demandas de serviços; gerenciar o Banco de Aquisição e participar de projetos do SIBiUSP e/ou Grupos de Trabalho e de Estudos. Com relação ao Banco de Aquisição informou que o mesmo estava sem atualização desde 2013 e com a realização de uma força tarefa foi totalmente atualizado e está disponível para consultas e acompanhamento do pagamento das assinaturas. Houve também a adequação para entrada de nova forma de pagamento dos contratos (80% - 1ª parcela e 20% - 2ª parcela) que, de acordo com a Sra. Sandra (DA/USP) foi pensada para minimizar a ocorrência na dificuldade para o fechamento dos processos. Sra. Marcia (DA/USP) chamou a atenção quanto à identificação do pregão, ou seja, não nomear o pregão por número/ano, pois nem sempre tal informação é a correta. Em 2014, foi formado o Grupo de Trabalho de Desenvolvimento de Coleções para efetuar uma avaliação das coleções de todas as Bibliotecas do Sistema, que teve como resultado as seguintes ações: 422 títulos cancelados de um total de títulos, sendo 361 títulos disponíveis na CAPES e 61 títulos cancelados pelas Bibliotecas. Hoje em dia, o banco conta com títulos, sendo demanda por pregão, 757 demanda por compra direta e standing order. Sobre o orçamento para 2015, temos para Assinatura de Periódicos Científicos o valor de R$ ,00 (dezesseis milhões de reais), para Aquisição de Livros e outros Materiais não Periódicos o valor de R$ ,00 (dois milhões e seiscentos mil reais) e para o Acesso Online a serviços de informação o valor de R$ ,00 (quatro milhões de reais), totalizando a quantia de R$ ,00 (vinte e dois milhões e seiscentos reais). Os critérios para distribuição de verba para o Programa de Aquisição de Livros e Outros Materiais não Periódicos se baseiam em 5 (cinco) indicadores (total de docentes, alunos de graduação, alunos de pós-graduação, cursos de graduação e programas de pósgraduação), a partir do Anuário Estatístico da USP, com seus devidos pesos e proporções devido as áreas do conhecimento. Apresentou-se demonstrativo dos recursos referentes aos anos de 2013 a 2015, uma vez que a verba de 2013 foi repassada para as Bibliotecas. Em 2014, foi realizado um remanejamento para que algumas Bibliotecas pudessem participar dos pregões com a demanda de 2013, sendo o restante do valor recolhido pela Reitoria no final de A verba referente ao ano de 2015 acrescida de transposição orçamentária (apoio a publicações) foi reservada para pagamento dos pregões 05/2014 e 01/2015 demanda 2014 pregões que não foram homologados ainda. Com a devolução de verba não utilizada em 2014 demanda 2013, mais um remanescente da verba de 2015, o SIBiUSP conta com um saldo de R$ ,42 (trezentos e vinte e quatro mil, cinquenta e um reais e quarenta e dois centavos).

6 A seguir, foi realizada votação para realização de um novo pregão de livros internacionais no 2º semestre de 2015, com a demanda dos livros de 2013 e 2014 que não foram adquiridos nos pregões PR e PR (demandas levadas e aprovadas pelo Conselho Supervisor CS/SIBiUSP, do SIBiUSP). Foi aprovado que não haverá demanda em 2015, e que o saldo referente ao Programa de Aquisição de Livros e Outros Materiais não Periódicos será utilizado para atender as demandas anteriores. Por meio de votação foi definido que a entrega do material será descentralizada, além da reserva, empenho e pagamento. Ficou decidido que o DT/SIBiUSP encaminhará às Bibliotecas documento oficial confirmando esta decisão, juntamente com a respectiva ata da reunião do CS/SIBiUSP, a qual só poderá ser divulgada após a respectiva aprovação da mesma pelos Senhores Membros deste Conselho. Sra. Erica (IGC/USP) solicitou ao DT/SIBiUSP o envio de fluxo de trabalho referente à parte financeira da aquisição. Devido às particularidades de cada Unidade, Sra. Sandra (DA/USP) solicitou que as Bibliotecas realizassem reuniões ou videoconferências com suas respectivas áreas financeiras para melhor compreender seu fluxo de trabalho. Em 2015, devido a grande demanda entre DT/SIBiUSP e Bibliotecas, foi formado grupo de E-books, com vistas ao estudo dos modelos de negócios e elaboração de políticas para aquisição desse tipo de material. Está em andamento, a realização de um workshop com a participação de fornecedores. Com relação ao Programa de Aquisição de Periódicos, foi encaminhada lista da demanda ao DA/USP, apenas em abril deste ano, dado o trabalho dispendido para tal finalização. Esta demanda diz respeito aos meses de janeiro a dezembro do ano corrente. Como já estamos em junho e o processo de pagamento só finalizaria em fim de setembro, isto resultaria em indenizatório, pagamento retroativo, e o setor jurídico da USP é contrário a este tipo de pagamento. Acrescentou que hoje todos os contratos possuem a seguinte clausula: a vigência do contrato é (por exemplo), de 2 de fevereiro de 2015 a 2 de fevereiro de 2016, a partir do dia 3 de fevereiro de 2016, este acesso deverá ser cortado. Com esta solução evitamos o pagamento de indenizatórios, já que anteriormente, algumas empresas deixavam o acesso aberto após o encerramento do contrato e como a USP não respondia de imediato sobre a renovação consideravam que sim acarretando pagamento retroativo. A sugestão do DT/SIBiUSP e DA/USP, já aprovada pelo CS/SIBiUSP foi que se realizasse no segundo semestre de 2015 o processo de licitação para Assim, conseguiríamos realizar as licitações, fechamentos de contratos ainda este ano e teríamos acesso já em janeiro de Tal proposta foi aprovada por todos os presentes. Com relação a bases de dados e alguns periódicos, com assinaturas realizadas em 2015 através de compra direta, ou seja, por inexigibilidade de licitação, foram assinados a Heinonline Core Collection e Hacco, LexisNexis, Economática, Wiley, Safari (ebooks) e UpToDate. Em andamento, estão os processos da Nature, Embase, DotLib, Ebsco e ITMS. De um total de 30 (trinta) processos antigos (2005 a 2013) referentes a pregões de periódicos, foram finalizados 3 (três), parcialmente finalizados 5 (cinco), em andamento 18 (dezoito) e sem andamento 4 (quatro).

7 Ainda sobre os periódicos, formato online, foi solicitado, novamente, colaboração das Bibliotecas para a verificação de acesso online. Para o formato print, solicitou-se que as Bibliotecas auxiliem na atualização do kardex eletrônico, o que auxiliará na automatização de todo o processo. Dando prosseguimento, Sra. Adriana (DT/SIBiUSP) informou que mais de 50% das Bibliotecas já realizaram o desdobramento de suas coleções. Sra. Ana Mara (IFSC/USP) lembrou que falta treinamento para os funcionários de Bibliotecas realizarem o desdobramento e padronização nos procedimentos. Sra Adriana (DT/SIBiUSP) complementou informando sobre a criação de um grupo de estudos sobre o desdobramento de coleções, do qual o Sr. Tiago (DT/SIBiUSP) é o coordenador. Dra. Maria (DT/SIBiUSP) aproveitou para informar que uma equipe do DT/SIBiUSP está trabalhando para que as Bibliotecas tenham autonomia para geração e customização de relatórios. Dando continuidade, Sra. Adriana (DT/SIBiUSP) relatou sobre o andamento da implantação do módulo de aquisição, item periódicos, que conta com a colaboração das equipes do DTSIBi: DGFA, DGAT e DGTI e 3 (três) Bibliotecas Pilotos (FFLCH/USP, EPUSP e MZ/USP), que tem como objetivo otimizar o processo de aquisição e identificar falhas na coleção, com previsão de implantação para o segundo semestre de 2015 e continuidade dos estudos para implantação do módulo de aquisição, item livros. Em seguida, apresentou os principais procedimentos da aquisição de livros, do qual compete ao DT/SIBiUSP: receber as planilhas de todas as Bibliotecas procedendo a verificação das informações, consolidar todas as planilhas em um único arquivo para encaminhamento ao DA/USP, participar do pregão, receber e conferir o material adquirido, gerenciar informações de falhas e incluir os comprovantes no processo para encerramento do mesmo. Ao DA/USP compete: proceder a aquisição do material bibliográfico, liberar caução, aplicar multas, cobrar créditos dos fornecedores para encerramento do processo. Para os procedimentos da aquisição de periódicos, compete às Bibliotecas: enviar ao DT/SIBiUSP solicitação de títulos novos com antecedência para a devida aprovação pelo CS/SIBiUSP, solicitar ao DT/SIBiUSP cancelamento de títulos quando estes estiverem na CAPES e/ou em acesso aberto e dar recebimento, verificando a disponibilidade de acesso e informando ao DT/SIBiUSP o encerramento do processo junto ao DA/USP. Ao DT/SIBiUSP compete: extrair lista do Banco de Aquisição, separar os títulos de periódicos, verificar se há itens disponíveis em acesso aberto ou na Capes, fazer levantamento de preços nos sites dos fornecedores, encaminhar lista consolidada ao DA/USP, participar de pregão, fazer acompanhamento do recebimento do periódico e solicitar o encerramento do processo junto ao DA/USP. Ao DA/USP compete: proceder a aquisição do material bibliográfico, liberar caução, aplicar multas, cobrar créditos dos fornecedores para encerramento do processo. Para os procedimentos da aquisição de base de dados, compete as Bibliotecas: enviar ao DT/SIBiUSP solicitação de base de dados novas para aprovação do CS/SIBiUSP e verificar disponibilidade de acesso da base de dados, informando, posteriormente, ao DT/SIBiUSP. Compete ao DT/SIBiUSP: efetuar compra direta com o editor, instruir o processo, informar sobre recolhimento de impostos, elaborar e atualizar minuta de

8 contrato e justificativa técnica sobre o produto a ser adquirido, elaborar requisição no sistema Mercúrio, efetuar pagamento, fazer acompanhamento da disponibilidade de acesso junto às Bibliotecas e solicitar encerramento do processo ao DA/USP. Compete ao DA/USP a tramitação do processo via Procuradoria Geral, Departamento Financeiro, Gabinete do Reitor e DT/SIBiUSP. Finalizando, Sra. Adriana/DGFA/DT/SIBiUSP agradeceu a presença de todos. Dra. Maria encerrou a reunião assegurando aos presentes que estamos buscando soluções, algumas podendo ser amargas, porém a missão do DT/SIBiUSP voltando a ser cumprida. Nada mais havendo a tratar, eu, Ana Cristina Domingues, lavro o presente relatório. São Paulo, 02 de Junho de 2015.