Sistema Acrópole. Sistema de Gestão de Solicitações da Superintendência do Espaço Físico

Transcrição

1 Sistema Acrópole Sistema de Gestão de Solicitações da Superintendência do Espaço Físico

2 Objetivos desta Apresentação 1. Esclarecer a finalidade do sistema 2. Apresentar a nova página de abertura de Solicitações 3. Demonstrar como será feito o acompanhamento das Solicitações em andamento

3 Universo de Solicitantes (86/100) REITORIA (11/25) GABINETE DPI SEC. GERAL DA CODAGE ARQ. GERAL PG DRH USPINOVAÇÃO B. MINDLIN AUCANI CEUMA INOVAUSP CORAL USP PRO-G CPC PRO-PG CINUSP PRO-P E. CIÊNCIA PRO-CEU OSUSP R. ERASMOS P. CIENTEC TUSP UNIDADES DE ENSINO E PESQUISA (33) EACH ECA EE EEFE EP FAU FCF FD FE FEA FFLCH FM FMVZ FO FSP IAG IB ICB IEA IEB IEE IF IGc IME IMT IO IP IQ IRI MAC MAE MP MZ UNIDADES DE ENSINO E PESQUISA DO INTERIOR (20) FOB EERP FMRP IFSC EEL FCFRP FORP IQSC ESALQ FDRP EESC CDCC FZEA FEARP IAU CEBIMAR EEFERP FFCLRP ICMC CENA PREFEITURAS (9) PUSP-QSD PUSP-RP PUSP-LQ PUSP-CL PUSP-SC PUSP-B PUSP-C PUSP-L PUSP-P SUPERINTENDÊNCIAS (6) SPPU SCS STI SAS SGA SAU OUTRAS UNIDADES (7) CEPEUSP EDUSP HU HRAC SIBi SVOC SVOI

4 Universo de Solicitantes da Capital REITORIA (11/25) GABINETE DPI SEC. GERAL DA CODAGE ARQ. GERAL PG DRH USPINOVAÇÃO B. MINDLIN AUCANI CEUMA INOVAUSP CORAL USP PRO-G CPC PRO-PG CINUSP PRO-P E. CIÊNCIA PRO-CEU OSUSP R. ERASMOS UNIDADES DE ENSINO E PESQUISA (33) EACH ECA EE EEFE EP FAU FCF FD FE FEA FFLCH FM FMVZ FO FSP IAG IB ICB IEA IEB IEE IF IGc IME IMT IO IP IQ IRI MAC MAE MP MZ PUSP-QSD PUSP-CL PUSP-C PREFEITURAS (3) SUPERINTENDÊNCIAS (6) SPPU SCS STI SAS SGA SAU OUTRAS UNIDADES (5) P. CIENTEC CEPEUSP EDUSP HU TUSP SIBI SVOC (58/72)

5 Principais Atribuições da SEF Conforme definido pelas resoluções USP 4946/2002, 4952/2002 e 5493/2008 Categorias A, B e C Elaborar planos executivos anuais e quadrienais de obras; Elaborar planos diretores e estudos de viabilidade física de empreendimentos; Elaborar anteprojetos, projetos executivos e material técnico para licitação de projetos e obras; Elaborar pareceres e laudos técnicos sobre terrenos, edificações e seus usos; Elaborar licitações e contratos; Fiscalizar as obras e a gestão dos contratos; Cadastrar plantas, áreas, índices de ocupação; Avaliar e aprovar projetos externos (encaminhados por Unidades e demais Órgãos da USP).

6 Plano de Obras disponível em Total de Itens em Maio de 2018: 334 Solicitações em andamento, 198 obras concluídas

7 Plano de Obras Em 2014, o inventário de Solicitações atingiu o número aproximado de 1500 itens, o que inviabilizava o seu atendimento com os recursos disponíveis; Frente ao grande volume de Solicitações, foram estabelecidos critérios de priorização: urgências e emergências, notificações de órgãos públicos, e projetos estratégicos; O Plano de Obras vigente é derivado de consultas oficiais feitas às Unidades em 2014 e 2017 e reuniões com seus Dirigentes entre março e setembro de 2018, leva em conta tais critérios, e é submetido ao Conselho da SEF; Para inclusão de novas demandas no Plano, uma Solicitação deve corresponder às atribuições da SEF e aos critérios de priorização, e serem submetidas à aprovação do Conselho da SEF; Os recursos para o atendimento de Solicitações só são disponibilizados após a aprovação destas pelo Conselho da SEF.

8 Objetivos do Sistema Acrópole Modernizar e informatizar o processo de gestão de Solicitações da SEF, centralizando informações em uma base gerencial unificada; Facilitar a gestão interna do desenvolvimento dos trabalhos para o atendimento das Solicitações; Reduzir a emissão e a tramitação de processos em papel, quando permitido pela legislação; Facilitar a consulta de informações relativas aos processos pelas Unidades e público externo; Integração com outros Sistema USP (Proteus, Mercúrio etc.).

9 Fluxo Simplificado de Solicitações Em elaboração pelo Solicitante Preenchimento da Solicitação Em triagem TRIAGEM Em análise prévia ANÁLISE PRÉVIA Em análise técnica ANÁLISE TÉCNICA Em atendimento REALIZAÇÃO da(s) Intervenção(ões) Solução expedita? Anexar Ofício e outros documentos Ofícios e outros documentos encaminhados? Informações necessárias disponíveis? Solicitação qualificada para o Plano de Obras? Aguardando manifestação do Solicitante Enviar informações complementares Urgência? Aprovação do Superintendente Aguardando manifestação do Solicitante Solicitação compete à SEF? Aprovação no CONSELHO da SEF Inserção no Plano Solução expedita? É necessário o atendimento imediato? Encerrado Para ciência e encerramento Orientações / Pareceres Aguardando atendimento Intervenções concluídas Atendimento concluído sim não

10 Usos da Ferramenta (Exemplos) Criação de novas Solicitações; Resposta a pendências; Acompanhamento da situação.

11 Novas Solicitações Ao cadastrar uma Solicitação, será necessário: 1. Identificar em qual categoria de serviço se enquadra a Solicitação a ser cadastrada

12 Novas Solicitações Ao cadastrar uma Solicitação, será necessário: 1. Identificar em qual categoria de serviço se enquadra a Solicitação a ser cadastrada 2. Qualificar a Solicitação conforme os critérios de priorização estabelecidos

13 Problemas Frequentes Falta de documentação necessária (ofício da Direção da Unidade, notificação de órgão público, ata de reunião de colegiado etc.); Solicitações de atividades que não são atribuições da SEF; Desconhecimento em relação aos critérios de priorização adotados.

14 Demonstração do Sistema

15 Obrigado pela Atenção! Lembre-se: O Acrópole é um sistema em constante aprimoramento.