UMA METODOLOGIA PARA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE EM ESCRITÓRIOS DE PROJETOS

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1 UMA METODOLOGIA PARA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE EM ESCRITÓRIOS DE PROJETOS Michele FOSSATI Engenheira Civil, Mestranda PPGEP/UFSC. Universidade Federal de Santa Catarina Campus Universitário Trindade Florianópolis SC. Ricardo Christello NAZÁRIO Graduando de Engenharia de Produção, Universidade Federal de Santa Catarina, Caixa Postal Florianópolis - SC. Correio eletrônico: ricn@brturbo.com Humberto Ramos ROMAN Eng. Civil, Prof. Dr. Universidade Federal de Santa Catarina. Universidade Federal de Santa Catarina Campus Universitário Trindade Florianópolis - SC. Correio eletrônico: humberto@ecv.ufsc.br RESUMO O presente trabalho originou-se do Programa SEBRAE/UFSC de Qualificação para o PBQP- H/SC - Projetos, uma parceria SEBRAE SC e da Universidade Federal de Santa Catarina, financiado pelo Programa de Apoio Tecnológico às Micro e Pequenas Empresas - PATME, que tem como objetivo principal contribuir de forma concreta para a competitividade das micro e pequenas empresas de Santa Catarina, qualificando-as para a implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade através da racionalização, melhoria tecnológica e controle dos processos produtivos. O foco do Programa está na qualificação de empresas de projeto de Engenharia e Arquitetura visando uma certificação de qualidade no âmbito do PBQP-H (Programa Brasileiro de Qualidade e Produtividade no Habitat) e obtenção da certificação ISO 9001:2000. O programa teve início em 23 de janeiro de 2003 e um grupo de 10 micro e pequenas empresas fornecedoras de projetos para a indústria da construção civil, situadas na região da Grande Florianópolis, está participando do mesmo. Dentre estas empresas encontram-se escritórios de arquitetura, de cálculo estrutural e de projetos complementares (hidro-sanitário, elétrico, telefônico e preventivo de incêndio) de grande destaque no mercado catarinense. 1.INTRODUÇÃO A certificação de sistemas da qualidade em escritórios de projetos para a indústria da construção civil começa a ser uma realidade. O PBQP-H, que primeiramente enfatizou a adoção de sistemas da qualidade em empresas construtoras, aos poucos fez com que a preocupação com a racionalização da produção se estendesse ao longo da cadeia de produção, tornando-se particularmente importante no caso das empresas de projeto. (ANDERY e VIEIRA LANA, 2002). Os projetos, integrantes fundamentais da cadeia produtiva no setor da construção civil, participam diretamente dos resultados finais dos empreendimentos em dois aspectos: primeiro como instrumento de decisão sobre as características geométricas, funcionais, econômicas, ambientais, mercadológicas, etc., do produto edifício; segundo, como ferramenta de auxílio à produção, fornecendo subsídios para seu desenvolvimento (ALBUQUERQUE NETO e MELHADO, 1998). Algumas iniciativas de elaboração de metodologias para implantação de sistemas da qualidade em empresas de projeto já foram observadas. Segundo BAÍA (1998), desde de março de 1997 até junho de 1998, foi desenvolvido o Programa de Gestão da Qualidade no Desenvolvimento de Projeto na Construção Civil, coordenado pelo CTE, que visa o desenvolvimento de uma

2 metodologia específica de gestão da qualidade para as empresas de projeto. Participaram desse programa 06 (seis) empresas de projeto de arquitetura, 04 (quatro) empresas de projeto estrutural, 02 (duas) empresas de projeto de sistemas prediais e 10 (dez) empresas construtoras e incorporadoras, todas atuantes no estado de São Paulo. 2. AÇÕES DESENVOLVIDAS Para atingir os requisitos exigido pelo PBQP-H e ISO 9001:2000, os fornecedores de projetos para a construção civil, devem atender ao SIQ - Projetos de Arquitetura e Engenharia, até esta data, ainda em fase de elaboração. Em alguns casos, o objetivo pode ser atingido apenas com a documentação do sistema informal da qualidade já em uso pela empresa. Em outros, a empresa terá de elevar o padrão de qualidade de seus produtos e atingir a padronização dos mesmos, a fim de assegurar sua vantagem competitiva. Para tanto, o Programa SEBRAE/UFSC de Qualificação para o PBQP-H/SC Projetos, trabalha especificamente com três objetivos: a) capacitação das empresas para implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade; b) avaliação do cumprimento dos requisitos constantes nas listas de verificação formuladas com base nas atuais versões da norma NBR ISO 9001 e no SIQ-Projetos de Arquitetura e Engenharia; e c) acompanhamento das atividades de implantação das ações sugeridas. 2.1 Auto-implantação do Programa de Qualidade Esta etapa, iniciada no final de janeiro de 2003, é baseada no Programa de Qualidade Total do SEBRAE e compreendeu 16 horas de treinamento divididos em 4 módulos: Compromisso com o êxito; Política da Qualidade; Indicadores da Qualidade e Sensibilização para o 5 S. Além disso, o programa incluiu 2 horas de consultoria por empresa para suporte de implantação da Política e Indicadores da Qualidade. 2.2 Definição dos requisitos para qualificação das empresas Nesta etapa foi elaborado um checklist baseado nas atuais versões da norma NBR ISO 9001 e no SIQ-Projetos de Arquitetura e Engenharia, definindo os requisitos mínimos que as empresas devem atender para estarem preparadas para a certificação. 2.3 Análise do Sistema de Gestão da Qualidade da empresa Após a intervenção do SEBRAE, teve início a parte desenvolvida pelo Grupo de Desenvolvimento de Sistemas em Alvenaria da UFSC GDA. A primeira ação foi a realização de uma visita em cada empresa participante para aplicação do checklist e avaliação das mesmas em relação à existência de um Sistema de Gestão da Qualidade. As reuniões tiveram a duração média de 4 horas e contaram com a participação dos responsáveis pelas empresa. Verificou-se com estas visitas que as empresas atendem a boa parte dos requisitos exigidos, embora de maneira informal e não sistematizada. 2.4 Apresentação e discussão do diagnóstico De posse dos resultados da lista de verificação foi elaborado um relatório de diagnóstico para cada empresa e uma nova visita para apresentação e discussão do diagnóstico foi realizada. O relatório compreendeu: - um diagnóstico da situação da empresa frente ao processo de certificação;

3 - ações sugeridas; - descrição das atividades de implantação das ações sugeridas na empresa; - apresentação de uma previsão do tempo necessário para implementação das ações sugeridas, antes da solicitação da certificação. 2.5 Curso de Qualificação Tecnológica para a Certificação Um curso de Qualificação Tecnológica para a Certificação, com duração de 12 horas, foi ministrado, onde foram abordados: - conceitos e fundamentos da qualidade; - Sistemas de Gestão da Qualidade em escritórios de projeto de engenharia e arquitetura; - padronização e normalização da qualidade; - certificação de empresas de projeto; - SIQ Projetos de Arquitetura e Engenharia; - Família NBR ISO 9000; - documentação de Sistemas de Gestão da Qualidade; 2.6 Curso de Auditoria Interna Como metodologia de transferência de conhecimento, foi ministrado um curso de Auditoria Interna às empresas participantes, com duração de 16 horas, visando capacitar os colaboradores selecionados pelas empresas para o processo de auditoria interna. O conteúdo compreendeu: - Conhecimentos nos princípios e práticas de auditoria de Sistemas de Gestão da Qualidade; - Capacitação para a execução de auditorias internas do Sistema de Gestão da Qualidade; - Interpretação dos requisitos da norma NBR ISO 9001:2000; - Interpretação dos requisitos da norma NBR ISO 19011: Diretrizes para auditorias do Sistema de Gestão da Qualidade; - Capacitação de auditores para identificar oportunidades de melhoria dos Sistemas de Gestão da Qualidade da própria empresa. 2.7 Apoio para a elaboração da documentação do Sistema de Gestão da Qualidade Após a realização das etapas acima, estagiários iniciaram o trabalho de acompanhamento de 10 horas semanais por empresa, por um período de três meses. O trabalho destes é auxiliar as empresas na implantação das ações sugeridas no relatório de diagnóstico, na elaboração dos procedimentos e manual da qualidade, bem como no Sistema de Gestão da Qualidade como um todo. Os estagiários receberam treinamento para execução dos trabalhos e são um elo de ligação entre as empresas e os consultores, para questionamentos e solução de dúvidas. 2.8 Acompanhamento via Semanalmente são enviadas às empresas dicas e sugestões para o desenvolvimento dos trabalhos de implantação do Sistema de Gestão da Qualidade. Este também é um meio de comunicação para questionamentos e solução de dúvidas.

4 2.9 Visitas de acompanhamento Estão previstas três visitas de acompanhamento de consultores às empresas, para verificação do andamento da implantação das melhorias sugeridas na apresentação do relatório de diagnóstico. 3. DIFICULDADES OBSERVADAS PARA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Dentre as dificuldades observadas nas empresas para implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade destacam-se: - Por se tratarem de empresas pequenas e com reduzido número de funcionários (variando de 4 a 11 funcionários), uma dificuldade inicial foi observada na definição do Representante da Direção e dos responsáveis pelas auditorias internas, uma vez que muitos acumulam diversas funções dentro da empresa. Na maioria dos casos, o Representante da Direção indicado pertence à Alta Direção das empresas e os auditores internos serão subcontratados para assegurar a independência da área que auditam; - Foi observada uma dificuldade de disponibilização de tempo por parte das empresas para elaboração da documentação e implantação do Sistema de Gestão da Qualidade. O papel dos estagiários para apoio nos trabalhos de desenvolvimento da documentação exigida por norma foi diferente daquele inicialmente previsto. Pela característica já citada de reduzido número de funcionários nas empresas, estes estagiários (únicos nas empresas com dedicação exclusiva para a implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade) passaram a atuar não mais apenas como auxiliadores, tornando-se, na maioria dos casos, coordenadores do trabalho em desenvolvimento; - Houve uma tendência generalizada de burocratizar o Sistema de Gestão da Qualidade, criando procedimentos em demasia e com elevado grau de detalhamento; - Dificuldade na busca por bibliografia específica para auxílio dos trabalhos de implantação do Sistema de Gestão da Qualidade foi observada. Exemplos de como poderiam ser atendidos os requisitos de norma para o caso específico de empresas de projeto raramente foram encontrados; - A falta de planejamento do processo de implantação do Sistema de Gestão da Qualidade foi observada. Os trabalhos foram desenvolvidos sem que houvesse cronogramas e definição de responsabilidades. - A falta de uma versão aprovada do SIQ Projetos de Arquitetura e Engenharia obrigou as empresas a se basearem nos requisitos exigidos pela NBR ISO 9001:2000, diferente do proposto inicialmente pelo programa. 4. CONCLUSÃO A certificação de empresas de projetos para a indústria da construção civil ainda não é uma exigência do PBQP-H, uma vez que o SIQ - Projetos de Arquitetura e Engenharia não pode ser considerado oficial antes da sua aprovação pela Comissão do PBQP-H que trata dos SIQs e pelo CTECH - Conselho do PBQP-H. Independente da obrigatoriedade da certificação, estas empresas buscaram a capacitação se antecipando na obtenção de diferencial competitivo num mercado com uma concorrência cada vez maior. Atualmente as empresas estão em fase de implantação do Sistema de Gestão da Qualidade e os consultores estão prestando atendimento através de visitas e via , para auxílio na solução das dúvidas existentes e análise da documentação elaborada. O trabalho dos estagiários encontra-se em fase final, sendo que algumas das empresas optaram por continuar com eles por conta própria.

5 Embora o Projeto ainda esteja em andamento, pode-se verificar que a proposta é adequada aos seus propósitos. O checklist está sendo reaplicado para avaliação do andamento do processo de implantação do Sistema de Gestão da Qualidade e os resultados obtidos são bastante satisfatórios. Pesquisas informais realizadas com os empresários e demais colaboradores das empresas também confirmam a adequação da proposta. Melhorias na organização da empresa, diminuição de retrabalhos e melhor integração com as diferentes interfaces envolvidas no projeto já foram relatadas. A maioria das empresas apresenta grandes avanços na implantação do Sistema de Gestão da Qualidade e a solicitação de certificação junto aos órgãos credenciados deve ocorrer em Novembro deste ano, conforme previsto no cronograma inicial do programa. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ALBUQUERQUE NETO, E.T.; MELHADO, S.B. A certificação de sistemas da qualidade pelas normas ISO 9000 e a sua aplicabilidade em escritórios de projetos no setor da construção civil no Brasil. Congresso Latino-Americano: Tecnologia e Gestão na Produção de Edifícios Soluções para o Terceiro Milênio: anais. São Paulo, EPUSP, v.2, p ANDERY, P.R.P.; VIEIRA LANA, M. P. C. e BORGES, G. Certificação de Empresas de Projeto: um Estudo de Caso. II Workshop Nacional Gestão do Processo de Projeto na construção de Edifícios. Porto Alegre, PUC, BAÍA, J.L. Sistemas de Gestão da Qualidade em Empresas de Projeto: aplicação às empresas de arquitetura. Dissertação (Mestrado). Escola Politécnica da Universidade de São Paulo. Departamento de Engenharia de Construção Civil. São Paulo, NOBRE, J. A. P. e BARROS NETO, J. de P. Análise da Situação das Empresas de Projeto do Estado do Ceará quanto à Implantação de Sistemas da Qualidade. Workshop Nacional Gestão do Processo de Projeto na Construção de Edifícios. São Carlos, Depto de Arquitetura e Urbanismo EESC - USP, 2001.