INFORMATIVO CARTÓRIO. 1º Boletim Informativo Agosto de 2015 Página 1 de 10 EXTRA! EXTRA!

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1 1º Boletim Informativo Agosto de 2015 Página 1 de 10 EXTRA! EXTRA! CARTÓRIO DO 2º OFÍCIO DE BARRA DO BUGRES/MT CONQUISTA CERTIFICAÇÃO NBR ISO 9001 E NBR Compartilhamos a todos os clientes e demais partes interessadas, o Cartório do 2º Oficio de Barra do Bugres-MT conquistou no dia 25 de agosto a certificação de duas normas na área da qualidade: NBR ISO 9001 da área do Sistema de Gestão da Qualidade com reconhecimento internacional e da NBR para a área de Gestão Empresarial para serviços notariais e de registro com reconhecimento nacional, além da conquista do selo de responsabilidade social do Colégio Notarial do Brasil. EQUIPE UNIDA, A FORÇA MULTIPLICA! Esta é primeira publicação do Boletim Informativo de nossa Serventia, uma forma rápida, contagiante e eficiente para a divulgação do nosso Sistema de Gestão, com envolvimento de todos os colaboradores para a busca de novas ideias, modelos e inspirações para a Qualidade. Aproveite e se inspire também em nossas práticas! A Qualidade deve ser uma conquista de todos! Dra. Niuara Ribeiro Roberto Borges Durante todo nosso boletim, haverá destaque do depoimento da equipe.

2 PIQMT PQTA NBR NBR ISO 9001 SISTEMA INTEGRADO INFORMATIVO CARTÓRIO 1º Boletim Informativo Agosto de 2015 Página 2 de 10 O ÍNICIO DE TUDO 2013 Ingresso no Programa Inspire Qualidade da Anoreg-MT onde foram ministrados os treinamentos das normas a serem implementadas na Serventia 2014 Início da implantação das normas internamente. Destaque conquista premiação nacional Ouro no PQTA da Anoreg-BR Destaque premiação estadual Ouro no PIQMT da Anoreg-MT 2015 Destaque certificação pelas normas NBR ISO 9001 e NBR Em busca da maior premiação conferida nacionalmente no PQTA da Anoreg-BR, a ser entregue em novembro próximo. DEFINIÇÃO Programa Inspire Qualidade realizado para mobilizar os cartórios do Estado a buscar a implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade baseado nos critérios de normas internacionais. Prêmio Qualidade Total da Anoreg-BR o qual realiza o reconhecimento dos cartórios em todo o Brasil, através da avaliação de critérios focados na NBR Norma Brasileira de Gestão Empresarial para serviços Notariais e Registrais, que possui requisitos focados na gestão de um cartório. Norma Internacional para Sistema de Gestão da Qualidade, com requisitos focados no padrão da Gestão da Qualidade, utilizado por organizações do mundo todo. Nome utilizado para organizações que possuem mais de uma norma implementada para o seu Sistema de Gestão, no qual aumenta a credibilidade e efetividade de seu Programa Interno. METODOLOGIAS IMPLANTADAS Sob a consultoria da Íntegra Soluções Empresariais cumprimos os requisitos de todas as normas, implantadas que foram num prazo razoável de três meses. Diversas ações foram desenvolvidas no treinamento da equipe visando a continuidade e manutenção do Sistema de Gestão. Nesse período, foram ministrados treinamentos de capacitação para toda a equipe, com temas diversos, tal qual atendimento ao cliente, trabalho em equipe, relacionamento interpessoal, técnicas de coaching, comunicação entre outros temas, utilizando dinâmicas para facilitar o entendimento e interação de todos os colaboradores.. " Significa alcançar o reconhecimento dos nossos esforços na busca de uma gestão de qualidade, demonstrando que estamos no caminho certo, de modo que nos sentimos realizados tanto no caráter profissional, como no pessoal. Alcançar a certificação da ISO 9001 também serve como incentivo para sempre buscarmos fazer o melhor, pois sabemos que ao final do árduo trabalho, o resultado será gratificante." - Wanessa

3 1º Boletim Informativo Agosto de 2015 Página 3 de 10 A implantação dos requisitos de qualidade teve seu início com o projeto 5S, com intuito da melhoria do ambiente interno e sua manutenção diária para o bemestar de todos. Foram realizadas reformas internas, compras de novos móveis, computadores, impressora, utensílios, identificação geral de todo o cartório e auditorias periódicas realizadas pela equipe para a fiscalização dos 5S em cada área. Antes Depois Antes Antes Depois Depois "É de grande importância para o Cartório a conquista da ISO 9001, que demonstra a qualidade de todo nosso serviço com eficiência para todos os clientes" - Marcellen " O reconhecimento de um trabalho árduo que movimentou e incentivou toda a equipe com um objetivo em comum: 'Crescer Juntos', bem como a afirmação de que tudo o que plantamos foi colhido, que prosperou graças a união que só uma equipe verdadeira é capaz." - Mércia A caixa de sugestão foi outra ação interna para medir o grau de satisfação dos nossos clientes, caixa esta que fica à disposição de todos os usuários dos nossos serviços, cuja pesquisa é intensificada todo mês de julho e agosto com o preenchimento de um questionário por todos que foram atendidos no período. As informações são analisadas e transformadas em gráficos, que fica à disposição no mural da Serventia. Todos os clientes que respondem ao questionário e deixam sugestões, críticas ou elogios, que indicam ou telefone, recebem resposta da Serventia dando retorno e agradecendo sua participação. A caixa de sugestões para os colaboradores funciona igualmente.

4 1º Boletim Informativo Agosto de 2015 Página 4 de 10 "A conquista da ISO 9001 representa a comprovação de que estamos no caminho certo, que desde que assumimos o compromisso de fazer uma gestão de qualidade, preenchendo os requisitos para que conseguíssemos hoje ter essa certificação, tendo a consciência de que com o reconhecimento vem a cobrança: os clientes têm um canal aberto para exigir um trabalho rápido, eficiente e de qualidade, dando um feedback no momento que nos é solicitado. Por conta disso, temos que ser ainda mais comprometidos e procurar sempre superar a nós mesmos e motivar os demais colegas, para que alguém que esteja desanimado, sempre tem o outro pronto a nos ajudar." - Andréia "É uma ótima confirmação de que esta serventia junto com a equipe possui um serviço de ótima qualidade, aumentando a confiança dos clientes. Esta serventia com muito orgulho possui o certificado da ISO 9001!" - Jeniffer A realização da primeira avaliação da equipe de forma sistemática aconteceu em junho de 2014, no modelo 360º graus, ou seja, onde cada colaborador faz avaliação pessoal e de os integrantes da equipe. Essa avaliação ocorre anualmente, onde são computadas as informações e transformadas em relatório individual com entrega de feedback a todos os colaboradores para as melhorias necessárias. Para manter o clima ainda de manutenção de melhoria da performance, foi criado o Diário Pessoal, no qual todos os colaboradores têm acesso diário para realizar apontamentos dos colegas dando elogios ou deixando pontos a serem melhorados. Trimestralmente a Titular realiza o feedback do Diário pessoal a todos os colaboradores. Foram implantados diversos benefícios internos como cozinha equipada, plano de saúde, vale alimentação, lanche da tarde, bolsa de estudos, uniforme, biblioteca, massagem, entre outros. Foram implantados os indicadores internos para monitorar o tempo gasto no atendimento e na operação dos serviços internos. Anualmente, os colaboradores recebem uma carta parabenizando pelo desempenho obtido no período em sua performance de atendimento. Todo o arquivo interno do cartório foi digitalizado para facilitar a consulta de documentos. Os dados podem ser acessados pelos colaboradores de qualquer dispositivo conectado à rede interna, garantindo praticidade, segurança e confiabilidade o que reflete mais celeridade no atendimento ao público.

5 1º Boletim Informativo Agosto de 2015 Página 5 de 10 "Isso trouxe para a equipe uma visão diferenciada de trabalho, melhorando a organização interna, o desempenho, o amadurecimento e principalmente o crescimento profissional de cada um." - Rodrigo Formaram-se grupos entre os membros da equipe para realização de projetos internos e externamente. Destaque para os projetos realizados até o momento como Campanha da Vacinação para colaboradores, entrega de panfletos para conscientização dos clientes quanto a vacinação de crianças e mulheres, campanha contra o câncer de próstata, de mama e de útero, campanha de arrecadação de brinquedos para a creche municipal, festa junina, massagem para os colaboradores, festas de confraternização, garrafa térmica para a economia de copo plástico internamente, troca das lâmpadas para LED, troca de todos os computadores para DELL e parceria da logística inversa do lixo eletrônico para o próprio fabricante, sensores de presença para áreas de menor transitoriedade, câmeras de segurança, entre outros temas.

6 1º Boletim Informativo Agosto de 2015 Página 6 de 10 "Representa para mim o resultado de um trabalho realizado em equipe, onde houve grande desempenho e dedicação de todos os colaboradores para um funcionamento eficaz, para levar a todos os clientes a satisfação pelo serviço prestado com qualidade. A certificação é o fruto de uma conquista que vem coroar nosso trabalho em equipe, como família do Cartório do 2 Oficio." - Neucilene "Representa para mim um grande avanço, tanto na experiência profissional quanto no pessoal, pois os valores e objetivos alcançados são reflexos de uma equipe unida e qualificada para realizar o seu trabalho com eficiência e excelência, reconhecidos internacionalmente. É um orgulho fazer parte dessa equipe de grandes méritos!" - Aline 27 DE AGOSTO: DIA DO PSICÓLOGO Há 51 anos, nessa mesma data, a profissão foi regulamentada por lei. Atualmente, esse profissional que se dedica a estudar o comportamento e as funções mentais já tem sua importância bem estabelecida. Entre outras coisas, não restam dúvidas de que os conflitos psíquicos podem influenciar no aparecimento de doenças físicas e está aí um dos profissionais mais aptos a colocar a mente em um lugar sereno. CAMPANHA DO MÊS

7 1º Boletim Informativo Agosto de 2015 Página 7 de 10 HISTÓRIA: DE ONDE VIERAM OS CARTÓRIOS? Comumente nos encontramos diante de coisas que sempre existiram e, vez por outra, nos perguntamos de onde vieram, como começaram? Assim são os registros públicos, que equivocadamente são por vezes referidos como herança portuguesa esquecida. É verdade que existiram e funcionam em terras lusas, além-mar, mas não nasceram aí. Os registros fazem sua própria história, mas seu surgimento pode ser confundido com o nascimento da própria civilização. A preocupação com a publicidade imobiliária parece estar presente desde a transição da civilização pré-histórica. Na Mesopotâmia há indícios de procedimentos voltados a publicidade registral, bem antes do Código de Hamurábi (c a.c.). Chega-nos informações acerca de contratos de transmissão imobiliária lavrados por escribas (notários) em tabuletas de argila, que apresentavam o selo do notário (kunuku). Essas tabuletas seriam entregues aos compradores em um recipiente contendo a inscrição da tampa e, muitas vezes, cópias eram guardadas por autoridades públicas (registros públicos). A Bíblia, em Jeremias, registra a formalidade da compra de um imóvel nos tempos de Nabucodonosor. Nesta passagem, Javé ordena a Jeremias: toma estes documentos, este contrato de compra, o exemplar selado e a cópia aberta e coloca-os em um lugar seguro, para que se conservem por muito tempo. Porque assim disse Iahweh dos Exércitos, o Deus de Israel: ainda se comprarão casas, campos e vinhas nesta terra (Jer. 32:14-15). Uma forma bem sofisticada de publicidade registral existiu no antigo Egito. Os registros denominados katagrafe foram organizados na época ptolomaica, por volta do século III a.c., que tinham à frente funcionários encarregados do registro de contratos e da cobrança dos impostos. Já nesta época, os notários (que redigiam os contratos) eram obrigados a exigir certidões dos teminai (responsáveis pelos registros) para que se pudesse dispor de imóveis. O mais antigo registro egípcio conhecida data do ano de 185 a.c. Nesta época, pagava-se de emolumentos o equivalente ao vigésimo do preço. Já sob o reinado de Evergetes II ( a.c.), os emolumentos dobraram, elevando-se ao décimo do preço, sendo certo que ficavam a cargo do comprador. Na praxe egípcia se encontravam a escritura, o cadastro, o registro e o importo de transmissão, sendo exigência da lei que os contratos fossem depositados no conservador dos contratos. Chegou-nos um processo judicial egípcio no qual um tal Hermias reivindica a propriedade de uma casa. Para tanto, alega a existência de uma lei segundo a qual os contratos egípcios não inscritos no Registro não têm valor. Na Grécia antiga encontramos a presença dos mnemons e dos hieromnemons, que podem ser vertidos para o português como notários e arquivistas. Na Ática, marcos hipotecários teriam sido colocados em prédios, como forma de se dar publicidade do encargo. Em Rodes, por seu turno, nenhuma transmissão imobiliária era válida sem antes estar inscrita nos registros da cidade. Alguns autores chegam a identificar nos funcionários responsáveis pelos registros gregos a função qualificadora. Ou seja, fazia exame prévio no contrato, antes de admiti-lo para registro, rejeitando-o em caso de inconformidade (cf. Alvarez Suares, in Contrataction Escrita). A publicidade registral era de tal modo costume enraizada na cultura jurídica grega que se a estipulava nas convenções e tratados internacionais, como no primeiro tratado entre cartagineses e romanos: garantia-se a dívida dos comerciantes de passagem nas operações realizadas diante do registrador. Colaboração do Estado No Brasil, hoje em dia, os cartórios vão muito além de sua função de registrar. Os cartórios são hoje a mais efetiva máquina de fiscalização tributária do país. Ninguém pode comprar ou vende um imóvel sem que esta transação seja imediatamente informada à Receita Federal, seja pelo Registrador, para se verificar a compatibilidade das declarações de renda com o patrimônio. Nenhuma escritura é lavrada se não for apresentada a certidão de regularidade com o IPTU, além do pagamento do imposto de transmissão ITBI. Se for feito por instrumento particular, este não será registrado sem estas comprovações. Nenhuma construção é averbada sem a comprovação do recolhimento das contribuições previdenciárias dos operários que trabalharam na respectiva obra com a apresentação no Registro de Imóveis da CND Certidão Negativa de Débitos do INSS. Graças aos Registradores Civis, que informaram gratuitamente ao INSS todos os óbitos ocorridos no mês, o sistema previdenciário brasileiro economiza milhões de reais com a suspensão imediata do pagamento de benefícios que, sem esta informação, continuariam a ser pagos indevidamente. Qual o custo para o Estado deste exercício de fiscalização? Absolutamente nenhum. Quanto custaria trocar esta eficientíssima estrutura por contingentes de milhares de fiscais tributários vale acrescentar que para cada Tabelião seriam necessários, no mínimo, um fiscal da Receita Federal, um fiscal da Fazenda Estadual, um fiscal da Fazenda Municipal e um fiscal de Previdência Social, além dos técnicos e de todo o corpo administrativo necessário para movimentar a máquina estatal. Acrescente-se que, além de funcionarem como fiscais do Poder Público, os tabeliães ainda se tornam, nesta atividade, devedores solidários dos tributos que porventura deixarem de fiscalizar o devido recolhimento. Além de contar com o serviço gratuito destes Fiscais, as fazendas Públicas ainda multiplicam sua capacidade de arrecadação, com fundamento na RESPONSABILIDADE do notário ou registrador. A responsabilidade de um dos pilares do sistema registral brasileiro, que é exemplo e modelo para o mundo. Os notários e registradores, além de responderem pessoalmente e solidariamente pelos tributos que têm obrigação de fiscalizar, são responsáveis diretos por todos atos praticados no cartório. Quando se reconhece uma firma, autentica-se um documento, lavra-se uma escritura, registra-se um imóvel, notifica-se uma pessoa, protesta-se um título, outorga-se uma procuração pública, em todos estes atos, muito além do carimbo do cartório, agregase a este documento uma espécie de seguro, baseado na responsabilidade e fé pública do Tabelião. Esta responsabilidade, que garante efetivamente a segurança jurídica e econômica dos atos praticados em cartório, é decorrência direta e imediata da autonomia e independência dos notários e registradores, que exercem a atividade em caráter privado por delegação do Poder Público. Somente a manutenção do modelo atual, do exercício privado da atividade, garante a eficiência dos serviços e a garantia da responsabilidade do Tabelião. Além dos mais, assegura ao Estado a mais eficiente e segura estrutura de fiscalização, sem nenhum custo para os cofres públicos. Por estes motivos, países como Portugal querem seguir o modelo brasileiro, espanhol e chileno, entre outros, e por isso é cada vez mais forte o movimento de privatização dos cartórios portugueses. Fonte: Jornal Tribuna do Brasil-DF. Por Luiz Magalhães.

8 1º Boletim Informativo Agosto de 2015 Página 8 de 10 "É o reconhecimento de muito trabalho, dedicação, entrega e acima de tudo: UNIÃO! É uma das muitas conquistas que ainda virão!" - Giovana PREMIAÇÕES EM 2014 O Cartório do 2º Ofício de Barra do Bugres/MT teve destaque na premiação Nacional da Associação dos Notários e Registradores ANOREG-BR no evento do PQTA realizado em Gramado - SC, recebendo por suas práticas do Sistema de Gestão da Qualidade a qualificação OURO. Já na premiação estadual realizada pela Associação dos Notários e Registradores de Mato Grosso, o Cartório do 2º Ofício de Barra do Bugres/MT, através de sua equipe, recebeu em Cuiabá-MT na sede da ANOREG-MT o reconhecimento OURO, pontuação máxima da premiação estadual. "Significa reconhecimento do trabalho feito com muita dedicação. Valter "Renovação, inovação, conquista. Esse é o caminho trilhado desde o ano de 2004, ao dar início a um novo modo de trabalho cartorário, diante da abnegação de todos os funcionários que por aqui já passaram e estão aqui, conseguimos chegar na marca tão sonhada que é o reconhecimento de nosso trabalho, estudos e dedicação, trazendo para toda a população de Barra do Bugres e redondeza a ISO Dilza

9 VISÃO MISSÃO VALORES INFORMATIVO CARTÓRIO 1º Boletim Informativo Agosto de 2015 Página 9 de 10 CERTIFICAÇÃO SOCIOAMBIENTAL Em agosto o 2º Oficio de Barra do Bugres também conquistou o selo do Colégio Notarial do Brasil, que tem por objetivo: Incentivar a inserção socioambiental da atividade nas comunidades; Aumentar a percepção da sociedade sobre o engajamento dos notários e registradores nas questões de responsabilidade socioambiental; Disseminar as boas práticas de gestão de recursos, gestão de resíduos, educação ambiental e políticas sociais; Dar visibilidade a entidade cartório frentes aos problemas sociais e ambientais. Com essa certificação, foi escolhida pelo Cartório uma a entidade local Creche Municipal Manuel Custódio de Moura no qual o Fundesa Notarial (um fundo criado para consolidar ações de caráter socioambiental, através dos recursos obtidos com a certificação) será beneficiado com auxílio em suas necessidades (equipamentos, cursos, material de limpeza, medicamentos, alimentos, etc) conforme disponibilidade de recursos. Todas as ações serão divulgadas na página do projeto dentro do site do Colégio Notarial. Através do Fundesa Notarial também serão desenvolvidos e distribuídos materiais de educação socioambiental para todos os colaboradores dos cartórios envolvidos com o projeto. NOSSA POLÍTICA DA QUALIDADE, NOSSA FILOSOFIA! Fazer a diferença na vida das pessoas que utilizam nossos serviços. Assegurar cidadania e eficiência nas atividades notariais e registrais com qualidade e presteza para nossos clientes, contando com a equipe qualificada e preparada na busca da excelência da nossa Gestão. Honestidade, Responsabilidade, Ética, Gentileza, Pró-atividade, Disciplina Nossa Política da Qualidade está divulgada na sede do Cartório e em lugar de fácil acesso, Manual da Qualidade e no site. Foi criada pela Tabeliã e Registradora com o propósito de integrar e disseminar a filosofia da qualidade para toda a equipe e partes interessadas, com o objetivo de alcançar as metas estabelecidas no ano e melhorar cada vez mais o Sistema de Gestão da Qualidade. Sacrifício de uma equipe. Ter profissionais focados e comprometidos, amigos motivados e animados irradiando a alegria que está sentindo para os que estão ao redor. Representa a conquista não só da ISO, mas de muitas outras que virão! Equipe unida a força multiplica! Feliz! - Edimara

10 1º Boletim Informativo Agosto de 2015 Página 10 de 10 Parabéns a todos. São verdadeiramente merecedores de toda honra. Trabalharam com honestidade, presteza e afinco, dedicados ao bem comum e ao sucesso de todos. Uma verdadeira prova de competência. PARABÉNS com letras maiúsculas! Marcelo PALAVRAS FINAIS Unir-se é um bom começo, manter a união é um progresso e trabalhar em conjunto é a vitória. Estou imensamente feliz e orgulhosa pelos resultados obtidos, fruto de uma semente plantada há algum tempo passado e regada por cada um de nós, trabalho que foi cronologicamente elaborado. A comunhão de sonhos, comprometimento, responsabilidade, dedicação, valores e visão de um grupo que se mostrou muito mais que uma equipe, mas sim uma verdadeira família, alicerce de toda essa conquista. O crescimento pessoal de cada um ao longo desse processo se refletiu num amadurecimento profissional perceptível, com novas atitudes, ideais e de fato sabedores do significado da palavra qualidade. As dificuldades enfrentadas, que não foram poucas, e as que ainda há por vir serviram e continuarão servindo de degrau para cada passo em rumo de nossas vitórias. Iniciamos uma caminhada contínua e sem volta em busca da excelência na prestação de nossos serviços. Gratidão à minha equipe pela dedicação! Gratidão a Marcelo Borges, companheiro e parceiro em todos os momentos! Gratidão à família de cada colaborador pela compreensão! Gratidão aos usuários dos nossos serviços pela confiança em nosso trabalho! Gratidão à nossa Consultora Thais que acreditou em nossa capacidade desde o início! Parabéns família 2º Oficio! Dra. Niuara Ribeiro Roberto Borges Fique ligado! Esse informativo também é seu. Participe! Envie curiosidades, dicas, sugestões e críticas. Expediente: Este é o boletim eletrônico interno produzido pela consultoria Íntegra Soluções Empresariais para o 2ª Oficio de Barra do Bugres-MT Coordenação e editoração: Thais de Paula Ribeiro thais@consulteintegra.com.br.