MANUAL DE PROCEDIMENTOS GERAIS DE QUALIDADE DA AAFDL

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1 QUALIDADE DA AAFDL 1. Identificação da AAFDL: A Associação Académica da Faculdade de Direito de Lisboa é a organização representativa dos estudantes da Faculdade de Direito da Universidade de Lisboa. São atribuições da Associação Académica da Faculdade de Direito de Lisboa: Defender os interesses dos estudantes e representá los em todas as manifestações e actividades escolares promovendo a sua integração na vida universitária e académica; Colaborar na acção educativa da Faculdade, nos campos da formação humana, cultural e física dos estudantes, intervindo na gestão dos espaços de convívio e outros afectos a actividades culturais, sociais e desportivas; Desenvolver actividades conducentes a uma maior ligação dos estudantes com a realidade socio económica, cultural, política e científica; Cooperar com todas as organizações estudantis nacionais e estrangeiras cujos princípios não contrariem os definidos nos presentes Estatutos. Torna se, desta forma, necessária a elaboração de um Manual de Procedimentos Gerais de Qualidade, de forma a garantir a qualidade dos serviços prestados aos alunos. 2. Objectivo o o Estipular de forma escrita, completa, detalhada e clara o método a usar na realização de uma tarefa ou função, tendo por base as instruções necessárias para o seu desempenho. Responsabilizar a Direcção pela correcta implementação e concretização deste Manual nas diversas vertentes por ele abrangidas e previstas.

2 3. Procedimentos Internos a) Actividades: i. Planificação do Mandato: Corresponde à definição, por parte de cada Departamento e Gabinete, do plano das actividades a realizar ao longo do mandato e apresentação do orçamento, e respectiva calendarização em reunião de vice presidência, para posterior harmonização na Comissão Coordenadora. ii. Planificação Trimestral O presente mandato está divido em quatro trimestres: Abril/Maio/Junho, Julho/Agosto/Setembro, Outubro/Novembro/Dezembro e Janeiro/Fevereiro/Março, devendo as actividades ser detalhadamente planeadas em função desta trimestralização. Deste planeamento constará: a. Calendário Trimestral de cada Vice Presidência; b. Orçamento de cada Vice Presidência e cada Departamento; c. Formulário de Actividade (anexo I) iii. Relatórios Trimestrais São elaborados, trimestralmente, por cada Vice Presidente para apresentação ao Presidente. Deverá conter o elenco das actividades realizadas, assim como a enumeração das actividades não realizadas e justificação para a sua não realização. 2

3 iv. Centro de Actividades Consiste no arquivo das actividades realizadas e respectivos orçamentos. 1. Orçamento por Actividade Planeadas as actividades, deverão os Departamentos e Gabinetes organizadores elaborar o orçamento da actividade em questão e enviá lo para o Tesoureiro, com a antecedência mínima de uma semana, para respectiva aprovação. Quando esteja em causa a aprovação de despesas avultadas ou sensíveis, deverá o respectivo orçamento ser enviado com a maior antecedência possível. 2. Relatório por Actividade Imediatamente após a realização de cada actividade deverá ser preenchido o respectivo relatório (anexo II), que contém: a. Data, Hora e Local de realização da actividade; b. Departamento/ Gabinete organizador; c. Descrição detalhada da actividade; d. Custos /Receitas; e. Participantes envolvidos, assim como outras informações relevantes. Depois de preenchido, o relatório deverá ser enviado à Secretária, que procederá ao respectivo arquivo no centro de actividades. 3

4 b) Representação Sendo a AAFDL representada pelos membros da Direcção, tanto interna como externamente, torna se necessário documentar essa representação. Nesse sentido, todas as reuniões dos Conselhos Directivo e Pedagógico, assim como ENDA, FNED, Conselho Geral da AAUL, Assembleia Magna da AAUL e Assembleia Geral da AAL, passarão a fazer parte de um arquivo. i. Avisos Aquando da convocatória para qualquer das reuniões mencionadas, deverá o responsável directo enviar para toda a Direcção a informação da data e hora de realização da respectiva reunião, a ordem de trabalhos, representantes da AAFDL, bem como eventuais posições da mesma. Todas as propostas a apresentar por parte da AAFDL deverão constar de modelo de documento a constar do Manual de Imagem. ii. Relatórios Imediatamente após a realização de cada reunião, deverão os responsáveis elaborar um relatório detalhado, no qual deverão constar as seguintes informações: a descrição do que foi discutido, as propostas apresentadas, incluindo moções da AAFDL, as decisões tomadas e a posição da mesma face a essas. Deverá este relatório ser enviado para a Secretária, no prazo máximo de uma semana desde a realização do evento, para respectivo arquivo. 4

5 c) Missivas e outros documentos i. Arquivo de Correspondência Compete à Secretária guardar a correspondência recebida em papel, em dossier próprio para o efeito, cabendo lhe também a abertura da correspondência não endereçada. No que diz respeito à correspondência endereçada, deverá a mesma ser arquivada pelos próprios Vogais e Coordenadores de Gabinete, e entregue uma cópia à Secretária para arquivo junto com a restante correspondência. Relativamente à correspondência digital, será da competência de cada Vogal e Coordenador de Gabinete arquivá la nos respectivos e mails. Toda a correspondência enviada em papel segue em envelopes próprios da AAFDL, disponibilizados para o efeito, devendo ser entregues ao Departamento Editorial e Financeiro para depósito nos serviços de correio. d) Assinaturas i. Todos os documentos respeitantes ao funcionamento da Direcção da AAFDL, deverão ter no final Pela Direcção da AAFDL e o respectivo Departamento. ii. Se for representativo da Direcção da AAFDL, deverá nesse caso ser assinado pelo seu Presidente utilizando a expressão Pela Direcção da AAFDL, o Presidente. iii. No caso de não ser possível, em tempo útil, ao Presidente produzir a assinatura, será substituído pelo Tesoureiro ou por um Vice Presidente. iv. Na informação a afixar não deve constar a assinatura do responsável. 5

6 e) Papel O papel a ser utilizado nos documentos deve seguir as normas constantes do Manual de Imagem Normas Gráficas da AAFDL 4. Procedimentos Comunicação a) Calendário Geral É da competência da Secretária, em colaboração com a Vice Presidente para o Acompanhamento Académico e com o Vogal do Departamento de Marketing e Comunicação elaborar e manter actualizado o calendário geral da AAFDL. Para o efeito, será disponibilizada uma ficha de planeamento de actividades, contendo a data, hora e local da actividade a realizar, assim como os departamentos e / ou Gabinetes envolvidos, que deverá ser preenchida por cada Vogal e Coordenador de Gabinete, após aprovação da respectiva actividade, nos termos do n.º 1, alínea a), ponto i., e posteriormente enviada à Secretária. Elaborada a planificação das actividades, será afixado o calendário em formato de papel no placard móvel junto às escadas principais no piso inferior, e enviado em formato digital para todos os membros da Direcção e Coordenadores de Gabinetes, ambos os formatos com actualização semanal. b) Newsletter É um meio de comunicação periódico entre a AAFDL e os alunos. Contém informação sobre as actividades e posições da AAFDL, questões pedagógicas, eventos da Faculdade e outras informações relevantes, dignas de destaque. i. E mail A newsletter é enviada a todos os sócios e alunos que forneçam os seus contactos para esse fim. 6

7 É enviada sempre que se justifique, não estando a sua periodicidade pré definida. ii. Papel Esporadicamente será também distribuída a todos os alunos uma edição em papel, contendo informação similar à versão digital. c) Site Contém todas as informações e documentação relativas à AAFDL e à Faculdade, o registo fotográfico dos eventos realizados, entre outras informações que a cada momento sejam consideradas relevantes. A informação a constar do site deve ser enviada em versão final, pelos Vogais e Coordenadores de Gabinete, para o Vogal do Departamento de Marketing e Comunicação e para o Coordenador do Gabinete de Informática, que serão os únicos com acesso à gestão do site. d) Cartazes / Panfletos Para a divulgação de actividades, existem os seguintes formatos: Cartaz a cores em formato A2; Cartaz a cores em formato A3; Cartaz a preto e branco em formato A1; Panfletos em formato A5 e A6; Desdobráveis. Para a elaboração de cada um destes formatos será criado pelo Departamento de Marketing e Comunicação um modelo, disponibilizado aos Vogais e Coordenadores de Gabinete. 7

8 Estes deverão preencher o respectivo modelo, a ser enviado para o Departamento de Marketing e Comunicação, podendo ainda indicar as quantidades desejadas. No caso específico dos cartazes a cores, deverá ser enviada a informação a constar do cartaz para o Vogal do Departamento de Marketing e Comunicação que ficará responsável pela produção do mesmo. 5. Procedimentos de Secretaria a) Atendimento aos alunos A recepção da AAFDL é o meio de contacto directo entre os alunos e a Direcção. Assim, presta se um conjunto de serviços, que vão deste informações e inscrições nas diversas actividades realizadas, até à Secretaria Nocturna. i. Inscrições As inscrições em qualquer actividade da AAFDL deverão ser realizadas na Recepção, devendo cada Departamento e Gabinete fornecer as informações necessárias às recepcionistas. Haverá uma ficha própria para cada actividade que deverá ser preenchida pelos inscritos. Para as actividades em que seja necessário pagamento, este deverá ser efectuado no acto de inscrição. ii. Informações No que diz respeito às informações, são prestadas preferencialmente pelas recepcionistas, que deverão ser previamente informadas pelos Departamentos e Gabinetes responsáveis pelas actividades ou área em questão. 8

9 Quando não disponham da informação solicitada deverão estas procurar obtê la junto dos respectivos responsáveis. Na ausência destes, e estando presentes outros membros da Direcção, deverão ser estes a prestar a informação solicitada, caso disponham da mesma. Não dispondo, deverá o interessado deixar o seu contacto, para que a informação lhe seja disponibilizada assim que possível. b) Requisições i. Instalações AAFDL/ FDL: A utilização das instalações da AAFDL por pessoas estranhas à Direcção, funcionários e colaboradores, depende de prévia autorização por parte da Direcção. A sala de reuniões destina se à realização de reuniões dos órgãos da AAFDL ou dos seus membros com terceiros. Desta forma, a sua utilização depende de prévia reserva em impresso próprio (anexo III) disponível na Recepção, contendo a data e hora de início da reunião, data expectável de fim, assim como os intervenientes na mesma e assinatura do requerente. Salvo casos excepcionais, a reunião poderá decorrer, ainda que ultrapassando a hora reservada. Ficam responsáveis pela utilização e conservação da Sala de Reuniões os utilizadores que procederam à sua reserva. O acesso de terceiros à Sala de Reuniões deverá ser efectuado, preferencialmente, pela porta exterior. A Sala de Núcleos destina se à utilização por parte dos núcleos da AAFDL e da FDL, assim como de outros grupos organizados de alunos, na prossecução das suas actividades próprias. 9

10 O acesso à Sala de Núcleos é feito através da requisição da respectiva chave de acesso junto da Recepção da AAFDL, através de impresso próprio (anexo IV), disponibilizado para o efeito, contendo a data e hora, assim como o motivo da sua utilização e identificação do requerente. O requerente ficará responsável pela utilização do espaço, devendo, finda a utilização, proceder à sua devolução A utilização dos espaços da faculdade depende de prévia autorização por parte do Conselho Directivo, nomeadamente da Vogal para as Instalações e Equipamentos, mediante apresentação de requerimento, com base num modelo uniforme (anexo V). A requisição de todos os espaços da faculdade, com excepção do Auditório, depende de prévia verificação, junto da Secretaria, da sua disponibilidade. ii. Reprografia Qualquer membro da Direcção poderá requisitar material e trabalhos na Reprografia devendo, em cada requisição, assinar uma Ficha de Cópias previamente disponibilizada para o efeito. iii. Livraria A requisição de material na Livraria da AAFDL será feita, exclusivamente, pelo Presidente, Tesoureiro, Secretária e Vice Presidentes, que aí terão a sua própria Ficha de Requisição, elaborada pelo Dep. Marketing e Comunicação. Para requisições superiores a 15 mensais, os Vice Presidentes e a Secretária deverão pedir autorização ao Presidente ou Tesoureiro. 10

11 iv. Equipamentos Todos os equipamentos da AAFDL deverão constar de um inventário elaborado pela secretária em colaboração com o Tesoureiro. Desta forma, quando necessária a utilização, por qualquer membro da Direcção, de equipamentos inventariados que não sejam de os de uso habitual, deverão estes ser requisitados à Secretária em ficha própria (anexo VI) disponibilizada para o efeito na Recepção da AAFDL. A utilização dos referidos equipamentos ficará sob a responsabilidade do membro da Direcção que efectuou a respectiva requisição, devendo os mesmos ser devolvidos assim que a sua utilização deixe de ser necessária. 11

12 Anexo I 12

13 Anexo II 13

14 Anexo III 14

15 Anexo IV 15

16 Anexo V 16

17 Anexo VI 17