Depósito de documentos no RIA:

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1 Depósito de documentos no RIA: o processo de auto arquivo passo-a-passo 1

2 Sumário 1. Primeiro passo: LOGIN no RIA Permissões de depósito Espaço pessoal para depositantes Indicações gerais para iniciar o depósito de documentos no RIA requisitos para depositar documentos no RIA auto arquivo opções de depósito Tipologia de documentos Nível de acesso e as políticas de copyright Versões dos documentos Preprint, Postprint e Versão final do Editor Opção1: auto arquivo Opção 2: Importação de um ou mais ficheiros Validação de registos Direitos de Autor e Políticas de copyright Serviço de Helpdesk

3 1. Primeiro passo: LOGIN no RIA RIA - Repositório Institucional da Universidade de Aveiro Os utilizadores com afiliação à Universidade de Aveiro (UA) não necessitam de efetuar registo no RIA Repositório Institucional da UA, a entrada é realizada através das credenciais de Utilizador Universal. Assim, aceda ao RIA em e selecione a opção Entrar no menu lateral esquerdo. Nesta página selecione a opção utilizador da UA (iniciar sessão com as credenciais de Utilizador Universal da UA) e digite o seu UA e a password respetiva. 1.1 Permissões de depósito O auto arquivo de documentos no RIA implica a atribuição de permissões de depósito. Podem assumir funções de depositante docentes/ investigadores, investigadores bolseiros, alunos/funcionários/colaboradores em projectos com afiliação à Universidade de Aveiro. Para agilizar o processo foi atribuído a todos os docentes/investigadores da UA funções de depositante e foram associados às comunidades em que se encontram afiliados. No caso de não estar associado a determinada comunidade com funções de depositante é necessário que envie um para com a indicação das comunidades do RIA em que pretende depositar documentos. 2. Espaço pessoal para depositantes Para aceder à Área Pessoal no RIA, basta efetuar login (selecione a opção Entrar na barra lateral) com as credenciais da UA (UU). Sendo depositante no RIA, na Área Pessoal poderá iniciar o processo de depósito de documentos e aceder a informação útil. Na Área Pessoal pode: a) Auto arquivar documentos no RIA através de uma das opções de depósito (Opção1 - Autoarquivo Opção2 - Importação de um ou mais ficheiros); b) Ver depósitos aceites: acesso à lista de depósitos que foram aceites e estão disponíveis no RIA. c) Depósitos por terminar: no momento de auto aqrquivo de documentos no RIA pode interromper o processo e gravar o mesmo. Nesta secção pode retomar o processo de depósito dos 3

4 documentos que interrompeu e/ou remover os mesmos. Para retomar o processo de depósito basta selecionar a opção Abrir > Editar. d) Depósitos em processo de aceitação: Lista dos documentos que foram submetidos por si e que se encontrar em processo de validação para posterior disponibilização no RIA. e) Os meus documentos: visualização da lista dos últimos 10 documentos disponibilizados no RIA em que figuro como autor e possibilidade de acesso à lista completa (ver todos). f) As minhas formas de nome: esta secção apresenta as diferentes formas de nome presentes nos registos do RIA em que figuro como autor/coautor/orientador e em que foi realizado o controlo de autoridade/validação da autoria (ligação das formas de nome aos dados que me identificam na Instituição - nome completo e IUPI). g) Editar conta: selecione esta opção no menu larteral esquerdo do RIA se pretende efetuar alterações ao seu perfil no Repositório (nome, contacto, senha de acesso). 3. Indicações gerais para iniciar o depósito de documentos no RIA As seguintes indicações pretendem salientar alguns dados ou conceitos que podem ser úteis reter antes de iniciar o processo de auto arquivo. 3.1 Requisitos para depositar documentos no RIA - estar afiliado à UA - ter permissões para depositar (ver ponto 1.1). 4

5 3.2 Auto arquivo opções de depósito RIA - Repositório Institucional da Universidade de Aveiro O auto depósito pode ser efetuado de duas formas, através do preenchimento manual do formulário de dados descritivos do documento (Opção1 Auto arquivo), ou pelo carregamento automático de registos através da importação de ficheiros com dados bibliográficos oriundos de bases de dados (Opção2: Importação de um ou mais ficheiros). As opções de depósito referidas implicam sempre a inserção do ficheiro digital do registo. (Ex. PDF). Para finalizar o processo de auto arquivo é necessário associar sempre o ficheiro digital correspondente. 3.3 Tipologia de documentos Pode ser auto arquivado no Repositório a seguinte tipologia de documentos: artigos científicos, livros, capítulo de livros, comunicações (papers de conferência), recensão de livro/ artigo, relatórios, working papers. O depósito das Dissertações de Mestrado e Teses de Doutoramento defendidas na UA são da responsabilidade das Bibliotecas da UA. 3.4 Nível de acesso e as políticas de copyright A definição do nível de acesso é uma das etapas do processo de auto arquivo e deve ser definido com base na política de copyright estabelecida pelo Editor/Revista onde o documento foi publicado. Estas questões ligadas aos direitos de autor/copyright são válidas para todas as tipologias de documentos sendo que a fonte para obter informação sobre a autorização para disponibilização dos documentos em Repositórios Institucionais nem sempre é a mesma. Para obter informação sobre as políticas de copyright no momento de auto arquivo: - verifique se é permitido o depósito em repositórios institucionais no contrato realizado entre si e o editor; - se não tiver o contrato poderá verificar na plataforma Sherpa/RoMEO através da pesquisa por nome do editor, revista ou ISSN se é autorizado o depósito e qual a versão autorizada; é importante salientar que esta plataforma abrange na sua grande maioria revistas científicas o que significa que para o caso de outras tipologias de documentos (ex. livros, conference papers, realatórios, etc.) será mais difícil obter informação; - em último caso poderá solicitar ao editor a disponibilização do documento publicado no Repositório na sua Instituição RIA. 5

6 3.5 Versões dos documentos Preprint, Postprint e Versão final do Editor As políticas de copyright e a autorização para depositar em Repositórios Institucionais está relacionada com a versão do documento. As diferentes versões de um documento, definem-se como Preprint, Postprint e Versão final. a) Preprint: versão do documento que ainda não passou pelo processo de avaliação pelos pares (peer-review); b) Posprint: versão aceite para publicação, depois de avaliada (peer-review); trata-se da versão final sem a formatação da revista (cabeçalho/rodapé, indicação do copyright C, etc.); c) versão final: documento com peer-review e com a formatação referente à revista/editor; tratase da versão final do editor. 4. Opção1: auto arquivo Depósito no RIA através do preenchimento de um formulário de dados descritivos do documento. Esta opção permite apenas a inserção de um documento de cada vez e é indicado para a inserção de documentos que não se encontrem indexados em bases de dados nem guardados no EndNoteX5 (nestes casos deve selecionar a opção 2: importação de um ou mais ficheiros). Auto arquivo em 3 passos: 1. Aceda ao RIA ( e faça login (menu lateral Entrar, com as credenciais da UA). Na sua área pessoal na opção1 Auto arquivo clique em iniciar novo depósito e selecione a comunidade (departamento) e a coleção (tipologia do documento) em que pretende depositar. Ex. BIO - artigos 2. Preencha o formulário de descrição do documento Alguns campos são de preenchimento obrigatório (autor, orientador, título, título e data da publicação) bem como a identificação da autoria, definição do nível de acesso e upload do ficheiro digital. Nota: a) Campo Autor/Orientador - é obrigatório validar os autores e coautores afiliados à UA, para isso basta clicar em validar autor e na janela seguinte em procurar. No caso dos coautores que não pertencem à UA ou que não encontra informação quando faz pesquisa deve selecionar a opção externo. b) Campo Nível de acesso deve indicar qual o nível de acesso do documento digital que irá anexar ao registo acesso livre, período de embargo por 6meses, 1-2 anos, acesso restrito. A 6

7 definição do nível de acesso deve respeitar as políticas de copyright da editora, estas políticas podem ser consultadas em É importante realçar que a maioria das revistas permite o depósito em acesso livre da versão do autor (postprint) em Repositórios Institucionais. A versão Postprint é a versão recomendada para depósito no RIA. c) Durante o processo de depósito é necessário proceder à inserção o ficheiro digital correspondente ao documento inserido. O sistema não permite que o depositante finalize o processo de auto arquivo sem que seja indexado um ficheiro digital (ex. PDF). 3. A etapa final passa por conceder à Universidade de Aveiro a Licença de distribuição não exclusiva e por fazer a ligação do registo inserido à plataforma de gestão de currículos DeGóis (esta último é facultativo, se não tiver conta no DeGóis selecione a opção Saltar); 5. Opção 2: Importação de um ou mais ficheiros A funcionalidade de importação de um ou mais ficheiros no RIA permite a exportação de registos a partir de bases de dados (ex. Web of Science/ Scopus) e do EndNoteX5. Importação em lote em 5 passos: 1. Selecione uma base de dados e efetue pesquisa ou abra a sua biblioteca EndNoteX5 no caso de ser o local onde guarda os seus registos. Dicas para a exportação de registos de uma das fontes selecionadas: Web of Science (WOS) 1. Aceda em 2. Efetue pesquisa (por autoria, para obter mais rapidamente a lista dos documentos em que é autor/coautor) e na página de resultados selecione os registos que pretende exportar; 3. No menu inferior da página de resultados selecione a opção Save to other reference software e clique em Save para guardar este ficheiro num sitio da sua máquina (ex. Desktop); SCOPUS 1. Aceda em 2. Efetue pesquisa (por autoria, para obter mais rapidamente a lista dos documentos em que é autor/coautor) e na página de resultados selecione os registos que pretende exportar; 3. No menu superior clique em Export, selecione a opção RIS format e guarde este ficheiro num sítio da sua máquina (ex. Desktop); 7

8 EndNote 1. Na sua biblioteca EndNoteX5 verifique se tem o estilo RefMan (RIS) Export ou EndNoteExport. No caso de não ter selecione a opção Edit > Output Styles > Open Style Manager e selecione um dos estilos referido; 2. Selecione as referências/registos que pretende exportar e selecione o estilo RefMan (RIS) Export ou EndNote Export; 3. Depois no menu File selecione Export e guarde este ficheiro num sítio da sua máquina (ex. Desktop); 2. Aceda ao RIA ( e faça login (menu lateral Entrar, com as credenciais da UA). Na sua área pessoal, na opção2 - Importação de um ou mais ficheiros, selecione a comunidade (departamento) e a coleção (tipologia do documento) em que pretende depositar. Ex. BIO artigos. Faça o upload do ficheiro guardado. 3. Depois de ter realizado a importação em lote dos registos é necessário que volte à sua área pessoal para poder finalizar o processo de auto arquivo. No menu depósitos por terminar, estão presentes todos os registos importados e terá que editar registo a registo, para isso basta selecionar a opção abrir e editar. 4. Ao editar terá que percorrer as várias páginas de descrição do documento, alguns campos são de preenchimento obrigatório (ao percorrer as páginas os campos obrigatórios serão assinalados com uma mensagem destacada). A identificação da autoria, definição do nível de acesso e upload do ficheiro digital são exemplos de requisitos obrigatórios para finalizar o processo. Nota: a) Campo Autor/Orientador - é obrigatório validar os autores e coautores afiliados à UA, para isso basta clicar em validar autor e na janela seguinte em procurar. No caso dos coautores que não pertencem à UA ou que não encontra informação quando faz pesquisa deve selecionar a opção externo. b) Campo Nível de acesso deve indicar qual o nível de acesso do documento digital que irá anexar ao registo acesso livre, período de embargo por 6meses, 1-2 anos, acesso restrito. A definição do nível de acesso deve respeitar as políticas de copyright da editora, estas políticas podem ser consultadas em É importante realçar que a maioria das revistas permite o depósito em acesso livre da versão do autor (postprint) em Repositórios Institucionais. A versão Postprint é a versão recomendada para depósito no RIA. c) Durante o processo de depósito é necessário proceder à inserção o ficheiro digital 8

9 correspondente ao documento inserido. O sistema não permite que o depositante finalize o processo de auto arquivo sem que seja indexado um ficheiro digital (ex. PDF). 5. A etapa final passa por conceder à Universidade de Aveiro a Licença de distribuição não exclusiva e por fazer a ligação do registo inserido à plataforma de gestão de currículos DeGóis (esta último é facultativo, se não tiver conta no DeGóis selecione a opção Saltar); 6. Validação de registos Finalizado o processo de auto arquivo de documentos no RIA, os registos passam pelo processo de validação que está a cargo da equipa do RIA (Biblioteca UA). Ao processo de validação de registos estão associadas as seguintes tarefas: a) validação dos metadados inseridos (dados bibliográficos) e inclusão de informação em falta ou que se considere relevante nos registos (DOI, ISSN, referência dos projetos, etc.); b) verificação dos dados relacionados com o controlo de autoridade; c) nível de acesso dos registos: verificação da política de copyright; Nota: A validação não é um processo imediato ao depósito de documentos no Repositório está dependente do número de documento depositados no período em questão. 7. Direitos de Autor e Políticas de copyright Para mais informação: Copyright e direitos de autor: no depósito de documentos no RIA 9

10 8. Serviço de Helpdesk Este serviço tem como objetivo principal responder a qualquer dúvida ou esclarecimento e apoiar o depositante no processo de auto arquivo, bem como na clarificação de questões de direitos de autor e políticas de copyright. O serviço de Helpdesk do RIA tem como finalidade dar resposta às questões relacionadas com o funcionamento da plataforma, o processo de auto arquivo de documentos e sobre as temáticas ligadas à disponibilização de informação num sistema de informação (copyright/direitos de autor). Em caso de dúvida ou qualquer esclarecimento, contacte: Telefone: ; Ext Presencial: na Biblioteca da UA 10