CONSULTORIA - Especial 12 anos Fundada em 2002
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1 Título Arquivamento de Documentos na JUCESP em Consonância com as Alterações Junto a Receita Federal que Envolvam o CNPJ (Necessário o Uso do Certificado Digital) Parte 6/ Data de Criação Base Técnica / Legal (B/T L) Público Alvo Entra em Vigor / Nº do Documento 13/01/2014 Relevância 1 Baixa Relevância (orientação, sem impacto financeiro) 2 Média Relevância (instrução com impacto financeiro) 3 Alta Relevância (financeiro e responsabilidades) B/T L Lei Resolução Circular Carta Circular IN Comunicado Portaria Ato Declaratório Órgão CMN BACEN Receita Federal PMSP INSS MTE CVM NCA (Interno / Orientativo) Outros 1 Cooperativa de Capital e Empréstimos 2 Cooperativa de Crédito Rural 3 Livre Admissão 4 Luzzatis 5 Cooperativa com DV, DP, Repro, BNDES, Outros 6 Todas Imediato Revoga / Altera / Complementa Revoga a Circular Operacional Impactos Impacto no Conselho de Administração / Diretoria Executiva 1 Sim 2 Não Impacto no Conselho Fiscal 1 Sim 2 Não Impacto na Contabilidade 1 Sim 2 Não Impacto no Operacional da Cooperativa 1 Sim 2 Não Necessidade de Criação de Manual de Controle ou Política Interna 1 Sim 2 Não Ciência / Conhecimento Necessidade de Registro em Ata de Reunião 1 Sim 2 Não Necessidade de Indicar Diretor (es) no UNICAD 1 Sim 2 Não Necessidade de Indicar Funcionário (s) no UNICAD 1 Sim 2 Não Comentários NCA Desde 11/03/2013, houve o início da implementação do convênio firmado entre a Junta Comercial do Estado de São Paulo JUCESP e a Receita Federal do Brasil RFB, que visa a simplificação dos procedimentos relativos ao Registro de ato constitutivo/alterador (entidades sujeitas ao registro no órgão em questão) e Inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica-CNPJ. Tais procedimentos passaram a ser de forma unificada nos dois órgãos mencionados.
2 Quando ocorrerem alterações perante o CNPJ (razão social, administradores, etc), deverão ser realizados os procedimentos necessários perante o Programa Gerador de Documentos do CNPJ PGD CNPJ (atentar-se sempre para a última versão) e anexar os documentos expedidos pelo programa, no processo de arquivamento da ATA junto a JUCESP, conforme as instruções descritas nessa Circular. As cooperativas de outras localidades (que estejam fora do Estado de São Paulo), deverão observar as regras locais de suas respectivas juntas comerciais. 1) Origem da Informação Lei Cooperativista 5.764, de 16/12/1971 e Normativos da JUCESP e Receita Federal do Brasil. 2) Impacto da Informação As COOPERATIVAS DO ESTADO DE SÃO PAULO deverão atentar-se quanto aos procedimentos, após homologação do Banco Central do Brasil, pois a ata da Assembléia Geral deverá ser arquivada na Junta Comercial, cumprindo as formalidades legais, porém, enviadas antecipadamente de forma eletrônica. O objetivo do arquivamento na Junta Comercial é dar garantia, publicidade, autenticidade, segurança e eficácia aos atos jurídicos das sociedades cooperativas, através das legislações pertinentes ao segmento. PROCEDIMENTO ELETRÔNICO No site da Junta Comercial do Estado de São Paulo, na página inicial, você visualizará a opção: CADASTRO WEB (no canto inferior esquerdo).
3 Quem não possui o acesso restrito, deverá se cadastrar na opção NOVO USUÁRIO, conforme descrito a seguir: Cadastramento de senha através da opção NOVO USUÁRIO.
4 Em NOVO USUÁRIO, preencher os campos obrigatórios e gravá-los, conforme tela reproduzida abaixo: Por meio da senha cadastrada, a Cooperativa acessará o sistema, nas opções abaixo: A)
5 B) Digitar o número do NIRE e clicar em Seleção de Atos Em Seleção de Atos, selecione apenas as opções necessárias. Obs: o ARQUIVAMENTO DE ATA é um procedimento à parte, conforme descrito adiante.
6 Continuação... Atentar-se aos itens Em Assembléia Geral Ordinária e Extraordinária, são deliberados os seguintes assuntos: Eleição dos membros do Conselho Fiscal; Reforma do estatuto social para alteração da razão social da sociedade e mudança de endereço da sede; Reforma do estatuto social para alteração de outros arquivos que não envolvam a razão social, nem o endereço da sede da sociedade. Neste caso, a cooperativa selecionará simultaneamente, os seguintes atos:
7 Exemplos Conforme Instruções da JUCESP B7 Alteração de nome empresarial; C1 Alteração de endereço; D0 Alteração de Outras Cláusulas Contratuais/Estatutárias; YK - Inclusão/Alteração de integrantes (somente quando há eleição da Diretoria/Conselho de Administração) Obs. 1: B4 Arquivamento de Ata (quando há eleição de membros do Conselho Fiscal e demais procedimentos internos, conforme Estatuto Social, Lei 5.764, de 16/12/1971 e Lei Complementar 130, de 17/04/2009). Marcando a opção Arquivamento de Ata (B4), as demais opções desabilitam. Esse procedimento deverá ser feito separadamente dos demais. Obs. 2: No caso de Eleição de Diretoria ou Recomposição de membros da Diretoria, incluir a opção YK. O Conselho Fiscal não entra como alteração e inclusão de membros. Portanto, não há exigência da Jucesp. Opção para ARQUIVAMENTO DE ATA (B4 - ARQUIVAMENTO DE ATA) Observação 1: DATA DA ATA: refere-se à data da realização da Assembléia Geral; Observação 2: RESUMO DA ATA PUBLICADA: (descrever as deliberações assembleares, resumidamente). Efetuar as seqüências: VALIDAR DADOS / PRÓXIMO Opção para alteração da RAZÃO SOCIAL (B7 Alteração de nome empresarial):
8 Efetuar as seqüências: VALIDAR DADOS / PRÓXIMO Opção para alteração do ENDEREÇO - (C1 Alteração de endereço): Efetuar as seqüências: VALIDAR DADOS / PRÓXIMO
9 Opção para reforma do ESTATUTO SOCIAL (D0 Alteração de Outras Cláusulas Contratuais / Estatutárias): Efetuar as seqüências: VALIDAR DADOS / PRÓXIMO Obs: No campo DESCRIÇÃO, mencionar os artigos, parágrafos ou incisos alterados. Opção para inserção dos INTEGRANTES (YK - Inclusão/alteração de integrantes): Na opção de INCLUSÃO/ ALTERAÇÃO DE INTEGRANTES DE COOPERATIVAS, devem ser informados todos os dados cadastrais do integrante (membro eleito para a Diretoria), inclusive seu endereço completo e principalmente o cargo para o qual foi eleito. Obs: quando houver saída de integrante, tal procedimento deverá ser feito inicialmente, antes da inclusão de novo integrante.
10 Continuação...
11 Observação 2: Ao selecionar o cargo do integrante, deverá a cooperativa informar a DATA DO INÍCIO DO MANDATO (data da posse) e DATA DO TÉRMINO DO MANDATO (Ex: 31 de Março de xxxx), se assim for. Observação 3: No campo: USO DA FIRMA, manter a opção NÃO. IMPORTANTE: Preenchidos todos os dados, acionar sequencialmente os botões: ADICIONAR / VALIDAR DADOS DESTE INTEGRANTE / GRAVAR OPERAÇÃO DESTE INTEGRANTE.
12 Continuação... CONSULTORIA - Especial 12 anos Fundada em 2002 Assim devem ser cadastrados um a um os membros do Conselho Fiscal e Diretoria, se for o caso. Observação 4: Através dos botões marcados em vermelho, poderá ser realizada a alteração e/ou complementação das informações registradas, bem como a exclusão do integrante informado. Observação 5: Incluídos todos os membros do Conselho Fiscal e Diretoria, se for o caso, estes aparecerão listados sequencialmente no campo TIPO DE OPERAÇÃO. Neste momento acionar os botões: VALIDAR DADOS / PRÓXIMO Irá aparecer, o RESUMO DAS ALTERAÇÕES referentes: B7 Alteração de nome empresarial; C1 Alteração de endereço; D0 Alteração de Outras Cláusulas Contratuais/Estatutárias; YK - Inclusão/alteração de integrantes. Observação1: No campo DATA DO DOCUMENTO deverá ser informada a data da ASSINATURA DO DOCUMENTO (data atual) ou a DATA DA ASSEMBLÉIA.
13 Observação 2: Preenchido o campo DATA DO DOCUMENTO, a cooperativa poderá optar: GRAVAR PARCIAL O processo poderá ser recuperado em momento posterior; ou GRAVAR Após a gravação, não poderá ser efetuada nenhuma inclusão ou alteração nos atos. Na opção GRAVAR, o sistema apresentará a seguinte mensagem: Na opção SIM, surgirá o Número de Controle Internet. Gerenciamento de impressão Na tela GERENCIAMENTO DE IMPRESSÃO, os dados apresentados devem ser validados.
14 Observações: No campo QUANTIDADE EXIGÊNCIA informar 0 (zero), salvo houver exigências anteriores no processo; No campo DADOS clicar duas vezes em AÇÃO para registrar as informações; No campo DADOS PARA ASSINATURA DO REQUERIMENTO, informar a data que os documentos serão assinados; No campo NOME / CARGO, informar os dados do Presidente da cooperativa. Tela para impressão de processos: IMPORTANTE: Preenchidos todos os dados, acionar sequencialmente os botões: VALIDAR DADOS DESTE INTEGRANTE / GRAVAR. Observação: Após a gravação, não poderá ser efetuada nenhuma inclusão ou alteração.
15 Tela para impressão de processos (continuação): NOTA: Após a gravação, não poderá ser efetuada nenhuma inclusão ou alteração Tela para impressão de processos (continuação): Data da assinatura dos processos Na tela GERENCIAMENTO DE IMPRESSÃO, os documentos devem ser impressos e assinados para protocolo na Junta Comercial.
16 Observação: Na figura da impressora, clicar duas vezes para ABRIR ou SALVAR os documentos que serão impressos e enviados à Jucesp. Importante: Inserir apenas os dados pertinentes ao processo, caso contrário irá gerar várias GARES e conseqüentemente mais de um pagamento, o que não é o correto. Informações Adicionais Taxa - DARF Preencher os campos: 01; 03; 04 (código 6621); 06 (preencher com a data em que a taxa será recolhida), 07 e 10.
17 TAXA DARE/GARE CONSULTORIA - Especial 12 anos Fundada em 2002 Preencher os campos: 02 (preencher com a data em que a taxa será recolhida); 03 (código 370-0); 05; 09; 14; 15; 16; 17; 19. Certidão negativa das cooperativas envolvidas (nos casos de incorporação/liquidação) FGTS (1 cópia autenticada); INSS (1 cópia autenticada); Tributos e Contribuições Federais (1 cópia autenticada). Deliberação Jucesp n 1 de 05/01/2012 S E R V I Ç O S Arquivamento de Atas (relacionadas abaixo)... 1) Constituição 2) Assembléia Geral Ordinária 3) Assembléia Geral Extraordinária 4) Assembléia Geral Ordinária e Extraordinária Cumulativas 5)Assembléia Geral de Fusão, Cisão, Incorporação, Transformação e Liquidação 6) Reunião do Conselho de Administração ou de Diretoria G A R E CÓD R$ D A R F CÓD R$ 54,00 21,00 Autenticações (anexar cópia da ata registrada pela JUCESP, referente alteração da razão social) 1) Livro encadernado ou conjunto de folhas contínuas... 13, ) Conjunto de fichas ou folhas soltas por conjunto de até 100 folhas... 19,00 -- Certidão... 25,00 -- Tabela consultada em Janeiro/2014 Obs: a tabela desse e de outros serviços, está disponível no endereço: Dados a Serem Enviados RG/ CPF/ Comprovante de Residência; CNPJ; Capa Jucesp; Exigência; 2 vias autenticadas do ATO ( 1 original e 2 vias autenticadas); 1 via autenticada da homologação do BACEN; Protocolo da JUCESP; Folha do Jornal original de Publicação; FC1 2 vias originais; FC2 2 vias originais; 1 declaração de desimpedimentos.
18 Endereço e Contatos da Jucesp CONSULTORIA - Especial 12 anos Fundada em 2002 R. Barra Funda, 836 São Paulo / SP CEP Telefones: (11) / (11) / (11) /(11) /(11) Horário de atendimento: segunda a sexta, das 9h às 16h Site: Nota: Os processos poderão ser acompanhados diretamente pelo site da JUCESP, na página principal: Alterações no Cadastro do CNPJ Desde 11/03/2013 iniciou-se a implementação do convênio firmado entre Junta Comercial do Estado de São Paulo JUCESP e a Receita Federal do Brasil RFB, que visa a simplificação dos procedimentos relativos ao Registro de ato constitutivo/alterador (entidades sujeitas ao registro no órgão em questão) e Inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica-CNPJ. O convênio firmado consiste na entrada em um único órgão (JUCESP) do pedido de Registro do Contrato Social e suas alterações. Ou seja, tanto o número do registro do ato constitutivo ou alterador, bem como o número de identificação no CNPJ, sairão simultaneamente. O contribuinte, na solicitação de inscrição ou alteração, deverá encaminhar o Documento Básico de Entrada - DBE/PROTOCOLO, dispensado o reconhecimento de firma, para a JUCESP contendo o evento pretendido, juntamente com os documentos a serem registrados. A JUCESP irá conferir as solicitações e DEFERIR o DBE/PROTOCOLO com o efetivo registro da documentação e geração do número do CNPJ. Seguem abaixo as instruções de inscrição e alteração do CNPJ pela JUCESP:
19 Obs: tais instruções estão disponíveis no site da Receita Federal do Brasil, no endereço: 3) Pessoal Envolvido Operacional e Contabilidade. 4) Rotinas Operacionais Envio da documentação e preenchimento das informações no site da Junta Comercial do Estado de São Paulo JUCESP. 5) Cronograma do Cumprimento de Normas Após o retorno da ata do Bacen, o prazo de envio do processo é de 30 DIAS CORRIDOS e contados da data da homologação do Banco Central, conforme o art. 36 da Lei 8.934, de 18/11/1994. Lei 8.934, de 18/11/ Dispõe sobre o Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins e dá outras providências Art. 36. Os documentos referidos no inciso II do art. 32 deverão ser apresentados a arquivamento na junta, dentro de 30 (trinta) dias contados de sua assinatura, a cuja data retroagirão os efeitos do arquivamento; fora desse prazo, o arquivamento só terá eficácia a partir do despacho que o conceder. Art. 32. O registro compreende: II - O arquivamento: a) dos documentos relativos à constituição, alteração, dissolução e extinção de firmas mercantis individuais, sociedades mercantis e cooperativas ; Informações Complementares Comunicado BACEN 6.323, de 21/08/ Atos Societários que Contenham Deliberações que Independem de Autorização do Banco Central do Brasil (Dispensa de Encaminhamento) Comunicamos que estão dispensados de encaminhamento ao Departamento de Organização do Sistema Financeiro (Deorf) ou representações regionais, os atos societários das instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil, que contenham exclusivamente deliberações sobre aprovação de contas, destinação do resultado do exercício, encerramento de dependência e outras que independam da aprovação previa deste órgão. Logo, quando ocorreram essas situações, o processo assemblear é dispensado de encaminhamento ao BACEN. Porém, deverá ser arquivado normalmente na JUCESP.
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