ESCREVENTE TÉCNICO JUDICIÁRIO TJ SP. Colaboradora: Renata dos Santos

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1 ESCREVENTE TÉCNICO JUDICIÁRIO TJ SP Colaboradora: Renata dos Santos 2017

2 NORMAS DE SERVIÇOS DA CORREGEDORIA GERAL DE JUSTIÇA 371 CAPÍTULO XI NORMAS DE SERVIÇOS DA CORREGEDORIA GERAL DE JUSTIÇA 1. INTRODUÇÃO A Corregedoria Geral de Justiça do Tribunal de Justiça de São Paulo editou um compêndio de normas dos ofícios de justiça conhecido como Normas de Serviços da Corregedoria Geral de Justiça. Podemos destacar desde obrigações aos servidores públicos do Poder Judiciário quanto a efetivação do sistema de correição do Tribunal. O sistema de correição do Tribunal de Justiça de São Paulo possui entre seus agentes as figuras do Corregedor Geral de Justiça, dos Juízes Assessores da Corregedoria e dos Juízes Corregedores Permanentes. Enquanto o Corregedor Geral de Justiça e os Juízes Assessores atuam diretamente na unidade Corregedoria Geral de Justiça, os Juízes Corregedores Permanentes atuam em suas respectivas comarcas. Assim, teremos a instauração de sindicâncias e procedimentos disciplinares tanto na Corregedoria Geral de Justiça quanto nas Comarcas pelos Juízes Corregedores Permanentes. Os itens a seguir abordarão o Capítulo II: Seção II, e o Capítulo III: Seções I, II, V, VI, VII, VIII subseções I e II IX a XV, XVII a XIX do Tomo I das Normas de Serviços da Corregedoria Geral de Justiça, atualizados até o provimento n. 04/2017. NORMAS DA CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA 2. LIVROS, CLASSIFICADORES E CONTROLES Para o efetivo exercício da função correcional é necessário que as informações se encontrem devidamente registradas e os documentos arquivados conforme pertinência temática. Assim, foram criados livros, como instrumentos de registros de informações e os classificadores, como instrumentos de guarda de documentos por temas específicos. A seguir, quadro dos livros obrigatórios: Livro Tipo de Registro Localização 1 De visitas e correições Registro dos termos de visitas daqueles que exercem a função de correição e correições aplicadas à unidade Serventias judiciais, repartições e demais estabelecimentos sujeitos à fiscalização correcional 2 De registro de feitos administrativos Registro de sindicâncias, procedimentos disciplinares, representações

3 372 Escrevente Técnico Judiciário TJ SP Doutrina Volume Único Livro Tipo de Registro Localização 3 De registro de portarias e ordens de serviço Registro de portarias e ordens de serviço, contendo índice 4 De registro de decisões terminativas proferidas em feitos administrativos Registro de decisões terminativas de sindicâncias, procedimentos disciplinares, representações 5 De protocolo de autos e papéis em geral Registro do protocolo de autos e papéis em geral 6 De tombo 7 De cargas de autos Registro de objetos, móveis e pertences do Estado existentes no edifício do Fórum Registra a retirada e devolução de autos de processos 8 De cargas de mandados Registro dos mandados judiciais 9 De registro de sentenças Registro das sentenças judiciais. Em provas anteriores de concurso para escrevente do TJ/SP, o examinador abordou a questão dos livros criando um filtro para sua localização. Por exemplo, prova de 2014, (...) assinale a alternativa que corretamente discorre sobre os livros e classificadores que devem ser mantidos pela. O livro de registro de visitas e correições será organizado em folhas soltas, contendo as atas de correições e visitas, assinadas pelo juiz corregedor permanente, pelo escrivão e demais servidores da unidade. Em regra, o livro não excederá 100 (cem) folhas, salvo em determinação judicial ou para manutenção da peça correcional. Nesses casos, o volume poderá ter mais ou menos que 100 (cem) folhas. Concluso o livro, as folhas serão encadernadas. Os livros de registros de feitos administrativos e de registro de sentenças serão dispensados quando seus registros possam ser realizados por sistema informatizado oficial. Os livros de registros de decisões terminativas proferidas em feitos administrativos e sentenças serão formados pelas vias emitidas para esse fim e numeradas em série anual. O livro de cargas de autos será desdobrado conforme os destinatários: juízes, promotores de justiça, advogados, contadores, etc. O livro de cargas de mandados será desdobrado em número equivalente ao dos oficiais de justiça em exercício e dispensado na vara judicial que for atendida por Seção Administrativa de distribuição de mandados. Compete ao escrivão judicial realizar a abertura, numeração, autenticação e encerramento dos livros, sendo vedada a substituição de folhas. Os livros em andamento e encerrados serão conservados em local adequado e seguro dentro do ofício de justiça, ordenados, e quando for o caso, encadernados, classificados ou catalogados. Os livros de cargas de autos e de mandados poderão ser inutilizados após 2 (dois) anos do último registro, mediante prévia autorização do juiz corregedor permanente.

4 NORMAS DE SERVIÇOS DA CORREGEDORIA GERAL DE JUSTIÇA 373 Cabe ao juiz corregedor permanente coibir eventuais abusos ou excessos aos livros e apurar desaparecimentos e danos. Os procedimentos disciplinares e as sindicâncias administrativas da corregedoria permanente (juízes corregedores permanentes) serão cadastrados diretamente no Sistema de Automação da Justiça de Primeiro Grau (SAJ/PG), pelos ofícios judiciais, sujeitos ao segredo de justiça. Quanto aos classificadores, são 9 (nove) os obrigatórios: Classificador Localização 1 Para cópias dos ofícios expedidos 2 Para ofícios recebidos 3 4 Para autorizações e certidões de inutilização de livros e classificadores obrigatórios Para atos normativos e decisões da Corregedoria Permanente (juízes corregedores permanentes), com índice por assunto NORMAS DA CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA Para Guias de Recolhimento de Diligências do oficial de justiça (GRD) Para cópias das guias de levantamento expedidas em favor dos auxiliares da justiça não servidores da Justiça Estadual Para mensagens eletrônicas enviadas ou recebidas que não forem juntadas a autos de processo 8 Para relatórios de cargas eletrônicas 9 Para petições e documentos desentranhados O classificador para cópias dos ofícios expedidos será organizado em ordem cronológica, com numeração sequencial e renovável anualmente. Poderão ser arquivados os respectivos avisos de recebimento. Os ofícios e mensagens eletrônicas mencionados nos classificadores 1, 2 e 7 do quadro anterior serão conservados pelo prazo de 1 (um) ano, a partir da data de expedição ou do recebimento no ofício de justiça. Após esse prazo, reputados sem utilidade, tais documentos serão inutilizados mediante autorização do juiz corregedor permanente. DICA IMPORTANTE Tanto os livros, quanto os classificadores obrigatórios possuem a mesma quantidade: 9 (nove). Além dos livros e classificadores, existem controles que serão utilizados quando ausente sistema informatizado ou sistema de ponto biométrico:

5 374 Escrevente Técnico Judiciário TJ SP Doutrina Volume Único Controle De remessa e recebimento de feitos aos Tribunais, até que seja implementado sistema informatizado oficial De horário de entrada e saída de servidores não cadastrados no sistema de ponto biométrico Localização O Corregedor Geral de Justiça, os Juízes Assessores da Corregedoria Geral ou o Juiz Corregedor Permanente poderão determinar o encaminhamento dos livros, classificadores e autos, presentes na, ou em demais unidades, para o local em que estejam atuando. 3. OFÍCIOS DA JUSTIÇA EM GERAL 3.1. Atendimento Prioritário As pessoas com deficiência, os idosos, as gestantes, as lactantes e as pessoas acompanhadas com crianças de colo receberão atendimento prioritário pelos servidores da justiça. O tratamento prioritário se dará por: a) lugar privilegiado em filas; b) distribuição de senhas adequadas ao atendimento preferencial; c) espaço exclusivo no balcão; d) qualquer outro sistema que assegure a prioridade. FIQUE POR DENTRO: Princípio constitucional da Igualdade O princípio determina que as pessoas em mesmas condições deverão receber tratamento igual, no entanto, pessoas em condições diferentes terão tratamento diferenciado a exercer equilíbrio nas relações. Em razão desse princípio que os ofícios de justiça deverão conceder condições mais benéficas, prioritárias, às pessoas descritas acima Sistema Informatizado Oficial Os procedimentos de registro e documentação de processos judiciais e administrativos serão realizados no sistema informatizado oficial ou em livros e classificadores. Essa prática tem duas finalidades: a) preservação da memória do dados extraídos dos documentos; b) controle dos processos. É dever dos servidores da justiça se adaptar às evoluções do sistema Segurança do Sistema Com o intuito de garantir a integridade dos dados no sistema, os servidores da justiça possuem níveis diferenciados de acesso às informações do sistema com a utilização de senhas.

6 NORMAS DE SERVIÇOS DA CORREGEDORIA GERAL DE JUSTIÇA 375 Os dados eletrônicos que forem retificados, alterados ou excluídos, permanecerão conservados no sistema para futura consulta, inclusive com a indicação do servidor que produziu a modificação. Semanalmente, os escrivães judiciais do serviço de distribuição e dos ofícios de justiça realizarão auditoria no sistema. Constatada qualquer irregularidade, a Corregedoria Geral da Justiça deverá ser comunicada. O servidor é proibido de ceder ou permitir a utilização de sua senha por outra pessoa Cadastramento, Movimento e Controle Eletrônico de Processos A inserção de dados no sistema informatizado oficial deverá ser a mais completa possível. O objetivo é transcrever para o ambiente virtual todas as ocorrências do processo físico. O cadastro de um processo deverá conter as principais informações, como qualificação completa das partes, eventuais representantes e advogados, objeto da ação, litisconsortes, intervenientes, terceiros interessados, etc. NORMAS DA CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA As vítimas identificadas em denúncia ou queixa e as testemunhas de processo criminal que sofrerem coação ou ameaça grave poderão solicitar a não identificação de seus dados de qualificação e endereço. No instante do arquivamento dos autos, o servidor responsável deverá conferir o cadastro e, verificada alguma inconsistência, atualizá-lo. São deveres dos distribuidores e dos ofícios de justiça: a) cadastrar no sistema informatizado oficial todos os feitos distribuídos no juízo, incluindo cartas precatórias, contendo a indicação completa do juízo deprecante, os nomes das partes, a natureza da ação e diligência deprecada; b) anotar a movimentação e a prática dos atos processuais no sistema informatizado oficial, incluindo a extinção dos processos, sendo vedada elaboração de fichário em nome do autor e a utilização de fichas em papel ou em outros sistemas não oficiais; c) consignar os serviços administrativos no sistema informatizado oficial, como desarquivamentos, inutilização ou destruição dos autos; Além dos anteriores, os ofícios de justiça deverão cadastrar no sistema informatizo oficial a decretação de segredo de justiça, a concessão de justiça gratuita, o deferimento de tramitação prioritária ou o reconhecimento de qualquer benefício processual a alguma das partes. As fichas individuais em papel com informações dos processos físicos elaboradas antes da implementação do sistema informatizado oficial serão mantidas em local próprio no ofício de justiça até a extinção dos respectivos processos.

7 376 Escrevente Técnico Judiciário TJ SP Doutrina Volume Único 3.3. Escrituração A escrituração consiste na lavratura de atos, termos, requisições, ordens, autorizações, informações, certidões ou traslados que constarão de livros, autos de processo ou papéis avulsos e tem requisitos, práticas a serem evitadas e vedações: Requisitos Práticas a serem evitadas Vedações O papel utilizado terá fundo totalmente branco ou ser reciclado, exceção disposição expressa em contrário; Utilização da língua portuguesa (vernáculo), preferencialmente por meio eletrônico, com tinta preta ou azul, que não pode ser apagada (indelével); Os numerais serão expressos em algarismos e por extenso; Os espaços em branco e não aproveitados, nos livros e autos de processo, serão inutilizados; As assinaturas deverão ser colhidas imediatamente após a lavratura do ato ou termo e identificadas com o nome por extenso Entrelinhas, erros de digitação, omissões, emendas, rasuras ou borrões; Anotações de sem efeito Anotações a lápis nos livros e autos de processo, mesmo que provisórias. Utilização de borracha, raspagem por outro meio eletrônico, uso de corretivo, detergente ou outro meio químico de correção; A assinatura de atos ou termos, total ou parcialmente, em branco; Utilização de abreviaturas, abreviações, acrônimos, siglas ou símbolos, excetuando as formas consagradas pelo vocabulário ortográfico, as adotadas por órgãos oficiais e as convencionadas por área de conhecimento. A utilização de chancela ou qualquer recurso que propicie a reprodução mecânica da assinatura do juiz A escrituração de termos, atos e papéis deverá adotar clareza, objetividade e síntese, não olvidando da individualização das pessoas físicas e jurídicas (qualificação), dos fatos ou coisas. Já os instrumentos de ordens, requisições, precatórias, ofícios, autorizações judiciais e atos e termos processuais deverão conter o nome completo, o cargo ou função da autoridade judiciária e dos servidores que os lavrem e subscrevam, com o intuito de se permitir rápida identificação. Quando não utilizado o sistema informatizado oficial na expedição de alvarás de soltura, mandados ou contramandados de prisão, requisições de presos, demais atos que a lei exige certificação e quando houver dúvida sobre a autenticidade da firma, o escrivão certificará a autenticidade da firma do juiz. DICA IMPORTANTE O tema prisão, por sua sensibilidade, exige tratamento mais rigoroso, por isso a necessidade de certificação de autenticidade de firma.

8 NORMAS DE SERVIÇOS DA CORREGEDORIA GERAL DE JUSTIÇA 377 Os escrivães poderão assinar mandados, cartas postais e ofícios gerais de comunicação, em cumprimento de ato judicial, desde que não haja determinação em sentido contrário e que o fazem por ordem do juiz. No entanto, a assinatura do juiz será obrigatória quando: a) normas expressamente exigirem; b) houver determinação de desconto de pensão alimentícia; c) os documentos ou papéis forem dirigidos a autoridades. Todas essas disposições sobre escrituração física se aplicam, no que couber, à escritura no sistema informatizado oficial Ordem dos Serviços dos Processos em Geral Autuação, Abertura de Volumes e Numeração de Feitos O ofício de justiça possui o prazo de 24 (vinte e quatro) horas do recebimento da petição inicial ou da denúncia para providenciar a autuação, fixando etiqueta gerada pelo sistema informatizado oficial contendo número do processo e outros dados relevantes, além de tarjas coloridas para assinalar situações especiais, quando houver. Cada volume dos autos de processo não poderá exceder a quantidade de 200 (duzentas) folhas. O encerramento e a abertura de volumes serão certificados em folhas numeradas. NORMAS DA CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA? QUESTÃO: Não há possibilidade do volume dos autos ter mais ou menos que 200 (duzentas) folhas? RESPOSTA: Sim, nos casos de determinação judicial ou para manutenção da peça processual com seus documentos anexos. Nesses casos, o volume poderá ter mais ou menos que 200 (duzentas) folhas. Alguns feitos podem possuir procedimentos preparatórios. Nesses casos a peça inaugural terá numeração própria a indicar, após o número da folha, a letra i. O objetivo é aproveitar a numeração dos procedimentos preparatórios. A correta numeração das folhas dos autos é dever dos escrivães judiciais ou dos escreventes, quando supervisionados pelos escrivães. Em caso de erro na numeração não poderá ocorrer renumeração, apenas certificar a ocorrência. Já no caso de numeração repetida, acrescentar letra do alfabeto em sequência (10-a, 10-b, 10-c...) Recepção e Juntada de Petições, dos Atos e Termos Judiciais e das Cotas dos Autos Como regra, os ofícios de justiça só podem receber e promover a juntada de petições que tiverem sido encaminhadas pelo setor do protocolo. São duas as exceções: a) as petições de requerimento de juntada de procuração ou de substabelecimento apresentadas pelo interessado diretamente no ofício de justiça; b) quando houver decisão fundamentada do juiz do feito a dispensar o protocolo no setor próprio.

9 378 Escrevente Técnico Judiciário TJ SP Doutrina Volume Único As petições e documentos juntados deverão conter termo de juntada.? QUESTÃO: Caso sejam apresentadas várias petições e documentos em uma mesma oportunidade, haverá termo de juntada para cada um? RESPOSTA: Não, quando apresentados em uma mesma oportunidade, haverá apenas um termo de juntada contendo a relação das petições e documentos. Petições em fac-símile ou por correio eletrônico recebidas diretamente no ofício de justiça ou na vara deverão ter número de protocolo lançado imediatamente no corpo do documento para controle de prazos. No caso de petição inicial ou intermediária conter objetos de inviável entranhamento aos autos, competirá ao escrivão conferir, arrolar, lavrar certidão e mantê-los sob sua guarda até o encerramento da demanda. Os atos e termos judiciais serão certificados nos autos e anotados no sistema informatizado oficial. São dispensados de certificação e anotação a emissão de documentos que passem a fazer parte integrante dos autos imediatamente. São vedados os seguintes lançamentos em petições, documentos, etc.: a) De termos em seus versos. Quando necessários, deverão ocorrer em outra folha. Exceção, certidão de publicação; b) De cotas marginais ou interlineares, assim como a prática de sublinhar palavras a tinta ou a lápis, ou emprego de expressões injuriosas. Nesses casos, o serventuário deverá comunicar imediatamente o juiz Papéis em Andamento ou Findos Assim como os livros, os papéis em andamento ou encerrados serão conservados em local adequado e seguro dentro do ofício de justiça, e quando for o caso, encadernados, classificados ou catalogados. Os papéis poderão ser inutilizados após 2 (dois) anos do último registro, mediante prévia autorização do juiz corregedor permanente Certidões Os ofícios de justiça possuem a atribuição de expedir certidões de breve relatório ou de inteiro teor. As certidões serão expedidas, sempre que possível, conforme os dados presentes no sistema informatizado, sendo admitida a consulta aos documentos físicos. O prazo para expedição de certidão é de 5 (cinco) dias contado do protocolo do pedido. Exceções: a) Quando houver necessidade de consultar autos presentes no Arquivo Geral, o prazo se iniciará com a chegada dos autos ao ofício de justiça; b) Quando o pedido de certidão de objeto for solicitado por correio eletrônico institucional de um ofício de justiça para outro, o prazo será de 5 (cinco) dias úteis;

10 NORMAS DE SERVIÇOS DA CORREGEDORIA GERAL DE JUSTIÇA 379 c) Quando se tratar de certidão do teor de sentença cível, transitada em julgado, que reconheça a obrigação de pagar quantia ou alimentos, para fins de protesto extrajudicial, o prazo será de 3 (três) dias. Certidão de processo em segredo de justiça dependerá de despacho do juiz competente Mandados Mandado é uma ordem judicial escrita editada por autoridade judicial. Os mandados expedidos deverão conter: a) número do respectivo processo; b) número de ordem da carga correspondente registrada no livro próprio; c) os endereços dos destinatários da ordem judicial; d) o seguinte texto, ao pé do instrumento: É vedado ao oficial de justiça o recebimento de qualquer numerário diretamente da parte. A identificação do oficial de justiça, no desempenho de suas funções, será feita mediante apresentação de carteira funcional, obrigatória em todas as diligências. Caso o mandado anterior não contenha alguma das informações essenciais que acarrete em prejuízo para o cumprimento de diligência, será expedido novo mandado. Como regra, os mandados serão entregues ou encaminhados aos encarregados da diligência, salvo os mandados de prisão que serão encaminhados ao Instituto de Identificação Ricardo Gumbletom Daunt IIRGD. Compete ao escrivão, mensalmente, relacionar os mandados em poder de oficiais de justiça que estejam com prazos de cumprimento ultrapassados e comunicar ao juiz corregedor permanente Ofícios A lavratura de ofícios seguirá as mesmas disposições para escriturações. Quanto à numeração: a) os ofícios extraídos de processos terão numeração sequencial e renovável anualmente. Serão datados e identificados com o número dos respectivos autos; b) os ofícios que não se refiram aos feitos próprios do ofício de justiça terão numeração sequencial e renovável anualmente, de acordo com as datas de expedição, e cópia será arquivada no classificador Comunicações Oficiais, Transmissão de Informações Processuais e Prática de Atos Processuais por Meio Eletrônico Serão transmitidos eletronicamente: a) informações que devem ser prestadas à segunda instância, conforme determinação do relator; b) ofícios; NORMAS DA CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA

11 380 Escrevente Técnico Judiciário TJ SP Doutrina Volume Único c) comunicações; d) solicitações; e) pedidos e encaminhamento de certidões de objeto e pé, certidões criminais e certidões de distribuição; f) cartas precatórias, nos casos de urgência. Os responsáveis por realizar a transmissão eletrônica de informações e documentos são: o dirigente, o escrivão judicial, o chefe de seção e o escrevente técnico judiciário. São requisitos para o responsável pela transmissão eletrônica de informações (remetente): a) utilizar seu correio eletrônico institucional para enviar a mensagem; b) preencher o campo para com o endereço eletrônico da unidade destinatária e o campo assunto com o número do processo e o objeto da transmissão; c) digitar no corpo do texto da mensagem eletrônica os dados do processo e o endereço de correio eletrônico institucional da unidade em que está lotado; d) anexar os documentos necessários em formato PDF e sem restrição para impressão e salvamento; e) assinar a mensagem com seu certificado digital; f) selecionar as opções de confirmação de entrega e de leitura da mensagem; g) juntar aos autos cópia da mensagem eletrônica enviada e seus comprovantes de entrega e leitura, não sendo necessária a juntada de anexos que consistirem em peças do processo, ou quando não se tratar de feito do ofício de justiça, arquivar no respectivo classificador; h) inserir no sistema informatizado de andamento processual a informação de envio da mensagem eletrônica. DICA IMPORTANTE Os requisitos para transmissão eletrônica de informações visam facilitar a compreensão, controlar o procedimento e permitir maior rapidez ao atendimento. São deveres do ofício de justiça que receber a mensagem (destinatário): a) expedir as confirmações de entrega e leitura da mensagem elas terão efeito de protocolo; b) imprimir a mensagem e seus eventuais anexos para juntada aos autos do processo ou no classificador respectivo; c) inserir no sistema informatizado de andamento processual a informação de recebimento da mensagem eletrônica; d) promover a conclusão quando a mensagem se tratar de providências do juiz; e) encaminhar eletronicamente a mensagem para o correio eletrônico institucional do juiz ou do servidor a quem couber a resposta.