ATO 02/2009/CGDP-MT. Institui e consolida a relação de livros e pastas obrigatórias e define a responsabilidade pela sua guarda e conservação.

Transcrição

1 ATO 02/2009/CGDP-MT Institui e consolida a relação de livros e pastas obrigatórias e define a responsabilidade pela sua guarda e conservação. O CORREGEDOR-GERAL DA DEFENSORIA PÚBLICA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 26, incisos de I a XIII, da Lei Complementar Estadual 146/2003 e pelo art. 39 do Regimento Interno da Corregedoria-Geral da Defensoria Pública e CONSIDERANDO o elevado número de papéis, documentos e procedimentos que tramitam nas Defensorias Públicas e nos Núcleos de Atuação Especial, de diversas espécies e natureza (difusos e coletivos, individuais, de acompanhamento etc.), havendo necessidade de se registrar tais dados de modo uniforme; CONSIDERANDO que, a Corregedoria-Geral necessita de precisão nas informações acerca de suas atividades e os Órgãos da Administração Superior, de perfeita identificação dos membros responsáveis pelo cumprimento dos deveres funcionais;

2 CONSIDERANDO que, nos termos do art. 17, do RICGDP/MT Os atos, as portarias, os ofícios e os procedimentos administrativos da Corregedoria-Geral serão registrados em livros próprios, obedecidas as normas estabelecidas neste Regimento Interno e em ato do Corregedor-Geral RESOLVE DETERMINAR QUE: Art. 1º - Os Núcleos da Defensoria Pública de Mato Grosso deverão conservar as pastas e livros obrigatórios, especificados neste ato ou previstos em outros atos normativos, efetuando os registros em ordem cronológica e especificando a natureza da matéria que componha o conteúdo do documento a ser arquivado ou do lançamento a ser registrado. 1º - Incumbe preferencialmente, ao Coordenador do Núcleo ou na falta deste de outro membro da Defensoria Pública Estadual, conservar os livros e pastas obrigatórios gerais da Defensoria Pública, zelando por sua ordem e regularidade, com a colaboração dos demais integrantes do Núcleo e o suporte administrativo dos serviços auxiliares. 2º - Incumbe a cada Procurador da Defensoria Pública ou Defensor Público manter os livros e as pastas obrigatórias relativas às atividades de seu cargo.

3 Art. 2º - São pastas obrigatórias, que devem ser mantidas nas Defensorias Públicas e nos Núcleos de Atuação Especial, as de: I - ofícios recebidos; II - ofícios expedidos; III relatórios mensais; IV - atestados de freqüência de estagiários; V - atos normativos e normas de serviço da Defensoria Pública; VI - atas das reuniões do Núcleo da Defensoria Pública; VII - atos homologatórios da divisão e redivisão de atribuições dos cargos da Defensoria Pública; VIII petições referentes a atuação de cada Procurador da Defensoria Pública e Defensor Público. 1º - Nas pastas de ofícios recebidos e expedidos deverão ser arquivadas apenas comunicações de caráter oficial e relativas a procedimentos de interesse da Defensoria Pública. Art. 3º - São livros obrigatórios, que devem ser mantidos nas Defensoria Públicas e Núcleos : I - natureza geral: protocolo geral de papeis e documentos recebidos e expedidos na Defensoria Pública. II - natureza criminal: registro único de procedimentos administrativos de natureza criminal (ex: comunicação de prisão em flagrante, pedidos de ingresso com ação penal privada etc.);

4 III Natureza Criminal : registro de visitas a estabelecimento penal ou unidade sócio-educativa, conforme prevê o art. 7º da Resolução 26/2008/CSDP. IV tutela dos interesses individuais indisponíveis: registro único de procedimentos administrativos de natureza individual indisponível; V Natureza geral: registro de atendimentos ao público. 1º - Os termos de abertura e encerramento dos livros obrigatórios devem ser subscritos pelo Procurador da Defensoria Pública ou Defensor Público, preferencialmente Coordenador do Núcleo, e conter as datas de abertura e encerramento e a indicação da finalidade dos registros. 2º - O livro de protocolo, que pode ser substituído por sistema de controle informatizado, deve conter os seguintes campos: número de registro de entrada, data, tipo de documento, o remetente ou interessado, assunto e encaminhamento, conforme modelo do Anexo I. 3º - O livro de registro único de procedimentos administrativos de natureza criminal, que pode ser substituído por sistema de controle informatizado, deve conter os seguintes campos: número de registro, data, tipo de documento, nome e qualificação do interessado (se houver), breve relato acerca do objeto do procedimento administrativo e desfecho do procedimento administrativo criminal, conforme modelo do Anexo 2.

5 Art. 4º - As Defensorias Públicas ou Núcleos deverão manter sistema de controle de recebimento e devolução de autos judiciais por Defensor Público quando inviável o controle por livros ou relações de remessa do Poder Judiciário. Art. 5º - Os livros atualmente existentes nas Defensorias Públicas devem ser adaptados as regras estabelecidas neste ato, a partir de sua vigência, não havendo necessidade de instauração de novos livros para manutenção da memória dos registros até então realizados. Art. 6º - Este ato normativo entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições ao contrário. Cuiabá MT, 14 de abril de ANDRÉ LUIZ PRIETO CORREGEDOR-GERAL DA DEFENSORIA PÚBLICA (MT)

6 Anexo 1 Modelo de Livro de Registro de Protocolo Número de Registro Data Tipo de Documento Remetente/ Interessado Assunto encaminhamento Anexo 2 Modelo de Livro de Registro de Procedimentos Administrativos de Natureza Criminal Número de Registro Data Tipo de Documento Nome/ Qualificação Interessado Assunto Desfecho