Rito Processual no Crea-RS

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1 Rito Processual no Crea-RS 1. PROCESSO Definição Ato de proceder, ir por diante; seguimento, curso, marcha. É um conjunto de autos, que visam a um único objetivo: permitir a tomada de uma decisão sobre determinado caso concreto. 2. AUTOS Definição Palavra derivada do verbo autuar, que significa registro escrito e autenticado de qualquer ato; reunir papéis e documentos em forma de processo, ou seja, ordenadamente, seguindo uma ordem numeral e cronológica, de forma a permitir identificar, a qualquer momento, o que veio antes e o que veio após. As peças, devidamente encadernadas, devem ser rubricadas pelo funcionário administrativo nos atos em que intervir. Na capa ou rosto dos autos devem ser colocados os seguintes dados: a identificação do protocolo numérico; data do documento inicial; nome e endereço do interessado principal e o assunto, discriminando o tipo de expediente. 3. CRONOLOGIA DOS AUTOS A cronologia é o rigoroso respeito à ordem temporal, tendo importância relevante quanto à decisão do processo, além de definir situações de revelia e prescrição, bem como a compreensão do mesmo. É indispensável o rigor na juntada aos autos, seja quanto à numeração de folha a folha, de documento a documento, ademais da certificação, que adiante falamos. 4. CERTIFICAÇÃO DOS AUTOS É o ato de registrar todas as ocorrências que envolvem a movimentação do processo, mediante identificação do agente público ou funcionário, que poderá consistir, por exemplo, em: - Confere com o original; - Data da anexação de documentos; - Solicitação de cópias com o respectivo recebimento do requerente; - Desentranhamento de originais com substituição por cópias ; - Renumeração de páginas; - Encaminhamentos e deliberações, etc. Obs. : As cópias substitutas dos documentos originais desentranhados devem ser anexadas de forma sequencial nos autos, ou seja, as cópias não devem ser colocadas no lugar Versão: março/2016 Atualizado por Adriana Regina dos Santos 1

2 em que estava a documentação original, tampouco ser repaginada, permanecendo a lacuna, seguidas da certificação do fato. É importante ressaltar que qualquer omissão, lacuna, desleixo, ou rasura pode conduzir a uma compreensão ou decisão equivocada dos fatos, podendo, inclusive, ocasionar a nulidade do processo, sendo o agente/funcionário passível de responsabilização, nos termos da Lei n , de TRIAGEM E PROTOCOLIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Para definir corretamente o procedimento a ser utilizado na documentação encaminhada ao Conselho por partes externas, o atendente deve avaliar a intenção do interessado (signatário; requerente; demandante; consulente; denunciado; denunciante; autuado; etc.) mediante leitura da mesma quando fornecida via postal e/ou inquirir o atendido no ato da entrega quando presencial com o fim de identificar se trata-se de nova demanda ou se a mesma possui vínculo com algum outro assunto que tenha tramitado ou esteja em tramitação no Regional. Após esta avaliação prévia, o atendente deverá de pronto aferir o carimbo de recebimento e o carimbo que contenha sua identificação como colaborador do Crea na margem inferior da primeira folha, preenchê-los e assiná-lo. Na sequência, deverá observar as seguintes possibilidades de enquadramento da documentação e adotar os procedimentos pertinentes ao caso: 5.1. O ASSUNTO TRATA-SE DE NOVA DEMANDA A documentação deverá ser etiquetada com número de protocolo, o qual deverá ser incluído/registrado/cadastrado no Sistema Corporativo, conforme treinamento ministrado ao atendendo por ocasião de seu ingresso no Regional Dentre a rotina de protocolização de documentos, destacamos a questão de identificar corretamente em nome de quem o expediente será cadastrado, ao qual é atribuído o status de principal no Sistema Corporativo, conforme abordamos algumas situações para exemplificar: Consulta sobre atribuições; sobre o papel do Crea; solicitação de indicação de nome de profissionais habilitados para determinadas atividades; etc.: a) signatário trata-se de pessoa física (leiga ou com registro) - o expediente deverá ser cadastrado em nome da própria pessoa física, que figurará como principal; b) signatário trata-se de pessoa jurídica (leiga ou com registro: empresas; áreas internas de órgãos públicos; prefeituras; varas judiciais; varas criminais; ministérios; etc.) o expediente deverá ser cadastrado em nome da própria pessoa jurídica, que figurará como principal Denúncias: Ver Padrão Operacional-POp específico, no qual é abordado a forma de protocolizá-las no Sistema Corporativo. Versão: março/2016 Atualizado por Adriana Regina dos Santos 2

3 5.2. O ASSUNTO TEM VÍNCULO COM EXPEDIENTE (PROCESSO) JÁ EXISTENTE NO CREA-RS Os documentos que tiverem relação com processos, em andamento ou arquivados, são chamados de anexação. A chegada da anexação, após ser devidamente aferida com os carimbos pertinentes, conforme introdução do capítulo 5, deverá ser registrada no Sistema Corporativo, junto ao Módulo Protocolo (selecionar permissão de acesso) submenu ANEXAÇÃO, no mesmo dia em que o fato ocorreu. Também deverão ser encaminhadas ao destino onde se encontra o processo, cuja movimentação deverá ser verificada previamente na página inicial do Sistema Corporativo, função Consulta Protocolo. Os seguintes casos não se enquadram na regra acima: a) Processo lotado na Unidade de Controle Documental (Arquivo Geral). A anexação deve ser encaminhada ao organismo/à área que o tramitou àquele destino; b) Os processos encaminhados para arquivamento pelas Câmaras Especializadas, em se tratando de expedientes de competência da Gerência Executiva das Câmaras Especializadas- GECE, a anexação deverá ser encaminhada à Célula do Setor de Processos/GECE correspondente à modalidade da câmara que o tramitou. No exemplo abaixo, o pedido será encaminhado fisicamente à Célula Civil-Setor de Processos/GECE. Versão: março/2016 Atualizado por Adriana Regina dos Santos 3

4 6. MONTAGEM DE PROCESSOS ASPECTOS RELEVANTES QUE DEVEM SER OBSERVADOS 6.1. DA INICIAL Independentemente do tipo de expediente que será montado, em qualquer um deve ser acostado primeiramente o documento que originou sua abertura, o chamado fato gerador, e, na sequência, os demais documentos em ordem cronológica de datas. A peça inicial do processo deve identificar o seu objeto, podendo ser constituído de uma ou mais páginas, tais como: EXPEDIENTE PEÇA INICIAL Auto de Infração Ver POp específico Auto de Infração autuação direta, art. 8º, 2º, Res. Ver POp específico proveniente de outro AI transitado em julgado sem ilícito regularizado Consulta Comissão ou Consulta Fiscalização, quando Relatório de Fiscalização ou decisão da provenientes de outro processo câmara Solicitações de serviços cartoriais (visto em atestado; Requerimentos padrões do Crea-RS registro de empresa; ART não emitida na época devida; etc) Consulta de origem externa; denúncia por motivos Ofício (formalizado por órgãos); carta diversos (obra possivelmente irregular; empresa (formalizado por pessoas físicas ou atuando sem registro; etc) empresas privadas); ; disquedenúncia Leigo anunciando serviço de Engenharia, Agronomia e O próprio anúncio, podendo ser em afins. revistas; jornais; folders; sites; cartões de visita; etc. Qualquer tipo de expediente cuja abertura tenha sido Cópia do documento que contém tal requisitada ou determinada por uma das áreas da determinação, seja ele um estrutura do Crea-RS. memorando; ou um parecer de câmara; etc DA MONTAGEM É imprescindível que a montagem de processos siga as definições dos Padrões Operacionais de cada expediente, devendo, quando necessário, ser instruídos com os respectivos Relatórios de Pessoa Física (RPFs) ou de Pessoa Jurídica (RPJs), conforme o caso; ou com o relatório corporativo pertinente que demonstre a inexistência de registro (ou de restabelecimento; anotação de responsável técnico, etc); bem como relatórios de ARTs citadas em documentos ou apresentadas, independentemente da legibilidade. No caso do relatório de ART, deverá ser informado se o mesmo se constitui em defesa do autuado ou se resulta de pesquisa por iniciativa do funcionário, o qual deve subscrever tal informação no formulário de instrução de uso do empregado a ser inserido no processo, por Versão: março/2016 Atualizado por Adriana Regina dos Santos 4

5 CREA-RS (sigla ou nome da área) Fl. exemplo, nos roteiros de análise de processos oriundos ou não de fiscalização; folhas de encaminhamentos; etc. Além disso, deve-se avaliar o assunto e, quando couber, adotar o seguinte procedimento: a) nos processos de consulta e denúncia, o relatório corporativo pertinente a ser inserido no processo é o do profissional ou o da pessoa jurídica a que se refere a consulta ou a denúncia, não somente do consulente ou denunciante. b) Todas as folhas do processo devem ser paginadas somente na face superior da mesma (nunca no verso!), utilizando-se, para tanto, o carimbo paginador em formato padronizado, que deverá ser aposto preferencialmente no lado direito da margem superior da página, conforme exemplo acima. Nota: Caso não seja possível aferir o carimbo conforme o modelo acima, o mesmo poderá ser aposto em outro espaço em branco na face superior da folha, preferencialmente próximo à borda direita, evitando ocultar informações do documento. Data Matrícula Rubrica / / c) Caso ocorra a necessidade de repaginar documentos dos autos, a numeração a ser substituída deverá ser anulada com um X, precedida da palavra digo, para então numerá-la corretamente, conforme exemplo aposto neste cabeçalho. CREA-RS (sigla ou nome da área) Data Matrícula Rubrica 68 Digo, 67 / / E d) Nunca apor o carimbo no verso da folha quando esta requeira dobradura, em função de seu tamanho. 6.3 ABERTURA E ENCERRAMENTO DE TOMOS/VOLUMES O processo instaurado será constituído de tantos tomos/volumes quantos forem necessários, contendo até 200 folhas cada, numeradas sem interrupção. a) O tomo a ser fechado deverá ser instruído com a seguinte informação a ser impressa numa folha à parte, a qual será anexada imediatamente após a última página deste tomo e não deverá ser numerada: Processo de (descrever o tipo do expediente, de acordo com a forma que está no Sistema Corporativo) Protocolo n. Fechado Tomo (I, II, III, etc.) Última folha paginada: b) Deverá ser anotado na capa do tomo/volume encerrado, na próxima primeira linha em branco da tabela de tramitação: Encerramento de tomo em / /, com folhas paginadas de xx a xx (finalizar com a rubrica do responsável). Versão: março/2016 Atualizado por Adriana Regina dos Santos 5

6 c) O tomo a ser aberto deverá ser instruído com a seguinte informação a ser impressa em folha à parte, a qual será a primeira folha deste novo e não deverá ser numerada: Processo de (descrever o tipo do expediente, de acordo com a forma que está no Sistema Corporativo) Protocolo n. Aberto Tomo (II, III, IV, etc.) Primeira folha paginada: (esta folha refere-se à documentação sequencial do tomo anterior). 6.4 DEMAIS ESCLARECIMENTOS É vedado fazer qualquer instrução, ainda que subsequente, no rodapé da folha de documentos importantes, como na folha de relato da câmara - somente os membros da própria especializada poderão fazê-lo: assessores, analistas, conselheiros, desde que não tenham ocorrido outras ações posteriores; Também deve ser evitado instruir os processos com letras manuscritas, ou digitar relatos com fonte inferior a IDENTIFICAÇÃO DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS QUE TRAMITAM NO CREA-RS Para auxiliar o colaborador no momento da montagem de um processo, reuniram-se os expedientes ativos em uma tabela, contendo detalhes sobre descrição, código pertinente, departamento responsável pela elaboração/atualização do POp, quais expedientes exigem a utilização de capa e qual cor, bem como se é analisado ou não pelas câmaras. Para visualizá-la, clique aqui. 8. APENSAMENTO DE PROCESSOS FISICAMENTE E NO SISTEMA CORPORATIVO Os expedientes que, por força de seu vínculo processual, exigem que sejam tratados em conjunto, e que necessariamente não podem ser tramitados em separado, devem ter esta condição representada no Sistema Corporativo, estejam eles no âmbito das inspetorias, dos setores ou, ainda, das câmaras. Essencialmente, para fins de unir estes expedientes também no Sistema Corporativo, junto ao módulo Protocolo função Apensar, a um deles deverá ser atribuído o status de principal, sendo que os demais ficarão a ele vinculados virtualmente. Esta medida visa, tão somente, agilizar a tramitação destes processos e o registro de providências (representam as ações internas adotadas pelas áreas em que os mesmos estiveram lotados). Esta função, Apensar, permite o envio ao mesmo destino e o recebimento simultâneo de tantos quantos forem os processos agrupados, a partir da utilização de um único número de protocolo: o do expediente especificado como principal. Considerando que existe uma variedade de processos que tramitam no Crea, não há uma regra específica que estabeleça qual dos protocolos que tramitam agrupados deva ser classificado como principal. Versão: março/2016 Atualizado por Adriana Regina dos Santos 6

7 Para auxiliar o colaborador no momento de avaliar qual será o processo que receberá o vínculo de apensado do(s) outro(s), elencamos alguns exemplos a seguir: ORDEM SITUAÇÃO 8.1 Várias autuações lavradas na mesma data contra o mesmo autuado (exemplo: Exercício Ilegal- Acobertamento, na área da Agronomia) Organizar os processos pelos números dos protocolos em ordem crescente, considerando que o menor ficará na frente de todos os demais e este deve ser tratado no Sistema Corporativo como principal. Exemplo: ; ; ; etc. O processo n , atribuído como principal, receberá os demais protocolos como apensados. 8.2 RFIs instruindo processos de autuação. O processo de autuação será o principal deste exemplo, pois o de RFI é anexado a ele para fins de mera instrução. 8.3 Processos de registro de empresa instruindo Consultas. O processo que tem o enfoque central é o de consulta, logo, este será o principal. O protocolo dos autos do expediente de Registro a ser escolhido como apensado deverá ser aquele que esteja tramitando, ou que tenha sido protocolado por último. 8.4 Qualquer processo que seja solicitado para instruir outro. O processo que configurar a necessidade de ser instruído com outro expediente será o principal. Esse outro expediente será apensado a ele. 9. DO ENCAMINHAMENTO DE PROCESSOS ÀS CÂMARAS (COMPETÊNCIA) A câmara especializada competente será determinada em função da(s) atividade(s) técnica(s) desenvolvida(s) ou do título profissional relacionado à atividade. Nos casos em que a atividade envolver mais de uma modalidade, encaminhar inicialmente à câmara especializada a que pertence a atividade principal do evento. Quando a atividade for de competência de mais de uma modalidade, encaminhar à especializada que contiver menor número de processos a analisar, exceto os casos em que já houve instrução por parte de comissões. Se houver dúvida quanto à identificação da câmara a qual o profissional pertença, consultar-se-á o anexo da Resolução do Confea n. 473, de Se houver dúvidas sobre qual profissional possui atribuição para desenvolver determinada atividade, contatar os analistas das câmaras. Nota: Os processos repassados às respectivas Comissões para instrução ou análise deverão receber o registro da etapa 890 Instrução da Comissão. Versão: março/2016 Atualizado por Adriana Regina dos Santos 7

8 10. INSTÂNCIAS JULGADORAS, RECURSO E RECONSIDERAÇÃO No Sistema Confea/Creas existem três instâncias julgadoras: as câmaras, o plenário de cada Regional e o Plenário do Confea. Das decisões das câmaras especializadas cabe à parte interessada interpor recurso ao Plenário do Crea, e, das decisões deste, ao Plenário do Confea, em ambos os casos no prazo de 60 dias a partir do efetivo conhecimento da decisão. Quanto a pedido de reconsideração, o mesmo encontra previsão nas Resoluções do Confea n , de 2003, e n , de 2004, respectivamente, em seus art. 56 e 33, aplicada nos casos dos processos disciplinares e de autos de infração, a saber: Res Art. 56. O pedido de reconsideração será admitido, depois de transitada em julgado a decisão, quando apresentados fatos novos ou circunstâncias relevantes suscetíveis de justificar a inadequação da sanção aplicada. Res Art. 33. Da decisão proferida pelo Plenário do Confea, cabe um único pedido de reconsideração, que não terá efeito suspensivo, efetuado pelo autuado no prazo máximo de sessenta dias contados da data do recebimento da notificação. 11. CONTAGEM DE PRAZOS Tem início no primeiro dia útil subsequente ao recebimento pessoal do auto de infração; do ofício; ou do Aviso de Recebimento (AR), pelo destinatário. Exemplificando: a) recebimento em 6ª feira, a contagem do prazo se dá na 2ª feira subsequente; b) recebimento em véspera de feriado, a contagem do prazo começa no primeiro dia útil subsequente; c) recebimento em 5ª feira, começa a contagem na 6ª feira, incluindo o sábado e o domingo. Não se interrompe a contagem nos finais de semana, apenas são desprezados os sábados e domingos quando o recebimento se dá na 6ª feira. Neste caso, a contagem começa na 2ª feira; d) quando o último dia do prazo cair no sábado ou no domingo, é tempestiva a manifestação apresentada na 2ª feira subsequente; e) da mesma forma, quando o último dia do prazo cair em feriado, será considerada tempestiva a manifestação apresentada no próximo dia útil. f) considera-se prorrogado o prazo até o primeiro dia útil se o vencimento cair em feriado ou em sábado e domingo. 12. CADASTRAMENTO DE DEFESA E DE RECURSO DE AUTO DE INFRAÇÃO DIRIGIDOS ÀS CÂMARAS E AOS PLENÁRIOS DO CREA E DO CONFEA A tempestividade da defesa e do recurso é o fator condicionante para ser cadastrado no Sistema Corporativo junto ao módulo Financeiro, cujos prazos pertinentes são os seguintes: Versão: março/2016 Atualizado por Adriana Regina dos Santos 8

9 a) 10 dias ininterruptos contados a partir do recebimento do Auto de Infração; b) 60 dias ininterruptos contados a partir do recebimento da ciência da decisão da câmara ou dos plenários dos Creas A competência para emissão dos Autos de Infração e dos ofícios cientificando sobre as decisões das câmaras e do Plenário do Crea-RS cabe às seguintes áreas: a) Auto de infração: agentes fiscais; b) Decisão de câmaras: células do Setor de Processos da Gerência Executiva das Câmaras Especializadas, representadas nos processos de autuação pela providência 1006 Emitir carta de 60 dias; c) Decisão do Plenário do Crea-RS: Setor de Recurso ao Plenário/NADC/GIGA O cadastramento de defesas e recursos é realizado no Sistema Corporativo através do Módulo Financeiro, função Contas a Receber, opção Defesa de Processos/Inserir Defesa. 13. SOLICITAÇÃO E CONCESSÃO DE CÓPIAS DE PROCESSOS OU DE OUTROS TIPOS DE DOCUMENTOS 13.1 A reprodução de cópia de qualquer documento em tramitação ou arquivado do Crea-RS deverá ser solicitada por meio do formulário denominado REQUERIMENTO DE CÓPIA REPROGRÁFICA, e que deverá ser preenchido e assinado pelo próprio requerente As cópias de processos de qualquer natureza serão fornecidas para pessoas que se enquadrarem nas seguintes condições e mediante aferição de recebimento, por meio do formulário denominado TERMO 1: a. parte diretamente interessada do processo; b. por sócios de empresa que seja parte diretamente interessada no processo, mediante a apresentação do último contrato social que contenha tal informação; ou c. por terceiros, por meio de procuração ou autorização da parte diretamente interessada. Observação 1. Do terceiro deverá ser apresentado documento civil com foto, podendo ser RG, ou CNH, ou carteira do Crea, ou carteira da OAB, por exemplo, original ou cópia autenticada; Observação 2. Da parte diretamente interessada deverá ser apresentado documento de identidade para comprovação de assinatura da procuração ou da autorização, podendo ser RG, ou CNH, ou carteira do Crea, ou carteira da OAB, por exemplo. Observação 3. Poderão ser aceitas procurações sem o reconhecimento de firma do outorgante, desde que a assinatura aferida nesses documentos seja semelhante àquela constante do documento de identidade apresentado. Caso contrário, o órgão administrativo pode exigir o reconhecimento de firma da assinatura posta nesses documentos. Versão: março/2016 Atualizado por Adriana Regina dos Santos 9

10 d. Órgãos do poder judiciário Na reprodução de cópias de processo de qualquer natureza, o requerimento de cópia deverá ser tratado como Anexação, e encaminhado ao destino onde se encontra o processo, sendo a reprodução entregue pela própria gerência onde a documentação/processo se encontra Caso o processo em questão esteja no Arquivo Geral, a anexação deverá ser encaminhada à gerência/supervisão que o tramitou àquele destino. a. Nos expedientes arquivados de competência da Gerência Executiva das Câmaras Especializadas, cuja tramitação tenha sido efetivada pelas próprias Câmaras Especializadas, a anexação deverá ser encaminhada à Unidade Operacional da Supervisão de Processos correspondente à câmara que o tramitou No caso das demais documentações que não constituam peças de processos, aplicam-se os dispositivos expressos na Lei de Acesso a Informações, número , de 2011, concedendo ao requerente a reprodução do documento solicitado, mediante aferição de recebimento por meio do formulário denominado TERMO 2, cujo requerimento deverá ser protocolizado no Sistema Corporativo, com o expediente pertinente e tramitado ao destino onde se encontra a documentação. a. Enquadra-se, igualmente neste item, o requerimento de cópia de processo cuja competência seja exclusiva da Gerência de Registro, o qual deverá ser encaminhado àquela área, independentemente do destino Na sede do Conselho, a responsabilidade pela autorização e reprodução de documentos será da Gerência onde se encontra o expediente ou da Supervisão que esta delegar na sua ausência, sendo que nas Câmaras Especializadas será dos Analistas de Processos Nas Inspetorias do Conselho, os responsáveis pela reprodução de documentos solicitados serão os empregados administrativos lotados na Regional, desde que atendido ao disposto nos incisos deste padrão operacional. FIM Versão: março/2016 Atualizado por Adriana Regina dos Santos 10