PLANO OPERACIONAL DA COMISSÃO ESATADUAL DE TRATAMENTO FORA BAHIA PARA O ANO DE 2010

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1 PLANO OPERACIONAL DA COMISSÃO ESATADUAL DE TRATAMENTO FORA DO DOMICÍLIO (TFD) NO ESTADO DA BAHIA PARA O ANO DE 2010 Janeiro 2010

2 Plano operacional 2010 da Comissão de Tratamento Fora do Domicílio (TFD) no Estado da Bahia 1. Introdução O presente plano visa organizar e sistematizar as intervenções referentes ao processo de trabalho da Comissão do Programa Estadual de Tratamento Fora do Domicílio (TFD) no Estado da Bahia, de acordo com as diretrizes estabelecidas na Política Nacional de Regulação e os eixos estratégicos desenhados na política estadual de Regulação e a política Nacional de Tratamento Fora do Domicílio. O objetivo é que as ações promovidas pela Comissão do Programa Estadual de Tratamento Fora do Domicílio o Estado da Bahia, juntamente com as outras coordenações da Diretoria de Regulação da Assistência à Saúde- DIREG sejam planejadas e organizadas. A elaboração do plano baseia-se na analise de situação do contexto do Estado no que diz respeito aos processos de trabalho, relacionados a Tratamento Fora do Domicílio, considera as dificuldades a serem enfrentadas e as perspectivas para o ano de A estruturação da proposta de planejamento prevê a identificação dos objetivos gerais e específicos a ser alcançados, a definição das estratégias a serem implementadas o cronograma e orçamento. 2. Situação atual O setor do Programa Estadual de Tratamento Fora de Domicílio pertence a DIREG/SUREGS, e é composto de uma Comissão, médicos e uma equipe de apoio administrativo. A Comissão é composta pelo Presidente (médico), 02 assistentes sociais e um técnico administrativo, responsáveis por análise, autorização das solicitações de TFD, bem como respostas a ofícios, solicitações pertinentes ao TFD e assistência aos municípios. Atualmente o TFD funciona com uma estrutura física desatualizada, de forma que as informações das pacientes encontram-se em arquivo com pastas suspensas e dados de suma importância como controle de diárias solicitadas, controle de passagens, patologias das pacientes são alimentadas em planilhas de Excel diariamente. Além disto, todos os processos de trabalho também são realizados de forma rudimentar e manual, desde o agendamento, até solicitação de ofícios de diárias e passagens, bem como pareceres médicos. Este esquema de trabalho, além de tornar os processos de trabalho muito lentos, é passível de vários erros. A assistência aos municípios tem sido realizada através de telefone, ou presencialmente na medida que os municípios solicitam. Isto tem ocorrido devido a intensa demanda do TFD estadual, que tem dificultado uma maior assistência aos municípios. A existência virtual de uma Comissão Intermunicipal de TFD torna este relação mais difícil. Em alguns casos, tem sido instituída uma Portaria constituindo uma Comissão Intermunicipal TFD para fins de cadastro no Programa TFD; posteriormente, esta Comissão tem sido desfeita,

3 ficando apenas um profissional responsável na maioria das vezes sem o conhecimento necessário, gerando dúvidas em relação ao Programa e dificuldade de controle e avaliação do TFD intermunicipal, visto que esta Comissão deveria se reportar à DIRES e a DIRES ao TFD estadual. A falta de RH capacitado dificulta os processos de trabalho de TFD, complicando até a distribuição de tarefas. Há, portanto, uma necessidade imperiosa de um sistema informatizado no TFD estadual com paralela capacitação dos RH, já que na equipe, uma considerável quantidades de pessoas não tem capacitação para lidar com um software, bem como com atividades simples de informática. 3. SWOT análise 3.1. Pontos Fortes Adequação a PPI Definição gestora de operacionalização da alta complexidade pelo Estado 3.2. Pontos Fracos Falta de um sistema informatizado para registro, consolidação, analise e gestão dos dados (epidemiológicos, de faturamento, etc.), e conseqüente controle e acompanhamento dos processos de trabalho de TFD Inexistência de Sistema de informação disponibilizado aos municípios pra preenchimento das planilhas Falta de RH no setor estadual de TFD Comprometimento dos profissionais médicos com processo de TFD Falta de conhecimento dos profissionais de saúde das unidades referenciadas sobre o Programa de TFD, dificultando o preenchimento dos formulários necessários Alimentação descontinua do CNES Conhecimento incompleto da estrutura e rotinas de trabalho de TFD nos municípios do Estado Agendamento de consultas para pacientes inscritos no programa e que necessitam renovação Concentração dos processos de trabalho da Comissão do Programa Estadual de Tratamento Fora do Domicílio do Estado da Bahia e da Coordenação Estadual, sem suficiente RH capacitado Indefinição da Política Estadual de Regulação e das diretrizes para descentralização e regionalização dos processos de trabalho de TFD.

4 Regulação não incluída na grade curricular das universidades Colegiados de gestão Microrregionais (CGMR) ainda não qualificados para divulgação e acompanhamento dos processos de trabalho de TFD Intersetorialidade com CER nos processos de CNRAC Intersetorialidade com o CSO Conhecimento do Ministério Público sobre Política e Programa de TFD, gerando demandas não pertinentes Obtenção da realização de procedimentos de média complexidade que não são realizados pela rede SUS no Estado da Bahia, ainda que deveriam ser feitos e que outros estados se recusam a receber Realização dos procedimentos previstos na rede SUS que não são garantidos (por questões de natureza econômica) e que o Ministério Público exige que sejam operacionalizados Oportunidades Definição e validação da Política de Regulação do Estado Conclusão da revisão da PPI Finalização do Manual do TFD 3.4. Ameaças Recursos escassos nos municípios para TFD Não priorização do TFD em termos de recursos humanos e financeiros

5 4. Quadro lógico Intervenção IOV Fonte Condição Objetivo geral 1) Melhorar o acesso da 1.1 Nº de solicitações de TFD 1.1. Relatórios 1. e 2. Profissional população do Estado da Interestadual por macrorregião do TFD com conhecimento Bahia aos serviços de saúde e por patologia de informática nos disponíveis. dois turnos 1.2 Nº de solicitações de TFD 1.2 Relatórios do Interestadual por macrorregião TFD por macro e por patologia Comparando Nº de municípios com 1.3 Relatórios e 1.3 Adesões dos Processos de trabalho de TFD planilhas Municípios intermunicipal organizados, comparando Objetivos específicos 1. Informatizar o sistema de 1. Sistema informatizado 1. Relatório 1. Recursos gestão do TFD funcionando no TFD DIREG financeiros disponibilizados 2. Aumentar número de 2.1 N.º de municípios com De 2.1 até Parceria com as municípios com processos Comissão efetiva e Relatório DIRES de TFD funcionando funcionante de TFD trimestral do TFD 2.2 Nº municípios preenchendo planilhas TFD 2.3 Nº municípios com TFD 2.3 Nº queixas na Ouvidoria (diminuídas em comparação ao 2009) 3.1 Nº de municípios 3. Estruturar a Comissão acompanhados pela Comissão 3.1 Relatórios do 3.1 Disponibilidade Estadual para cumprir seu (aumentado em comparação a TFD de RH papel de acompanhamento 2009) 3.2 Sistema do dos processos de TFD 3.2 % de relatórios municipais TFD informatizado Intermunicipal enviados as DIRES nos TFD estadual e 3.3 % de relatórios regionais municipal

6 enviados pelas DIRES para a Comissão de TFD Estadual 3.4 Nº relatórios mensais recebidos das DIRES, comparando Resultados 1. Disponibilidade de 100% dados informatizados 2. Fluxos e processos mais eficientes com processos não pertinentes reduzidos 3. Rotina de monitoramento dos processos de trabalho de TFD intermunicipais estabelecida 4. Ampliação e estruturação do TFD a nível municipal 5. Análise situação processos TFD intermunicipais realizada 6. Fluxo solicitações de TFD interestadual estabelecido 7. Pessoal TFD ampliado e capacitado 1. % de dados informatizados 2. Numero de processos não pertinentes 3. Numero de supervisões realizadas 4. Numero de municípios com TFD estruturado 5. Relatório de Analise de Situação disponível 6. Numero processos não pertinentes 7. Numero RH para TFD no Estado e nos municípios 1. Relatórios do TFD 2. Relatórios do TFD De 3. até 6. Relatórios de supervisão 7. Relatório DIREG 1. Sistema informatizado adquirido 2. Pessoal municipal treinado 3. RH suficientes no TFD estadual 4. Adesão dos gestores ao TFD 5. Visitas aos municípios realizadas 6. Municípios aderindo aos fluxos 7. Ampliação quadro RH autorizada por estado/municípios Atividades Recursos Custo Fonte 1.1 Visita de Avaliação do Sistema Informatizado para TFD de Mina Gerais 1.2 Compra do sistema informatizado para Bahia 1.3 Treinamento do pessoal do TFD para uso do sistema 2.1 Análise da situação dos processos de TFD intermunicipais no Estado 1.1 Passagens aéreas, diárias 1.2 Software para TFD 1.3 Facilitadores, sala, material didático 2.1 RH e dados 1.1 ate 1.3 Ver projeto atividade Sem custo Todos os recursos para financiamento das atividades do TFD estão inclusos no projeto/atividade

7 2.2 Visita aos municípios 2.2 Passagens, diárias 2.2 Ver projeto 2695 atividade Oficinas de treinamento 3. RH 3. e 4 Ver projeto para implantação e atividade 2695 funcionamento das comissões 4. Visitas de supervisão aos 4. Passagens, diárias municípios 5. Divulgação TFD web site 5. Site da Regulação (Ofício 5. Sem custo 6.1 Elaboração circular para as DIRES) cartilhas e 500 manuais 6.2 Contratação de Gráfica 6.1 Pacote com a Gráfica Custos para arte final e impressão a serem 6.3 Elaboração de Manual avaliados para ser distribuído aos secretários municipais 7. Reuniões Comissão TFD De 7. até 9. Sala e RH De 7. até 9 e DIRES Sem custo 8. Reuniões CER/ CERAC 9. Reuniões com a SUPERH para inclusão do tema TFD nas capacitações dos novos profissionais 4. Objetivo geral Melhorar o acesso da população do Estado da Bahia aos serviços de saúde disponíveis 5. Objetivos específicos 5.1 Informatizar o sistema de gestão do TFD 5.2 Aumentar o número de municípios com os processos de TFD funcionando 5.3 Estruturar a Comissão Estadual para cumprir seu papel de acompanhamento dos processos de TFD Intermunicipal 6. Resultados 6.1. Disponibilidade de 100% dados informatizada para coleta, processamento e analise 6.2. Fluxos e processos mais eficientes com processos não pertinentes reduzidos

8 6.3. Rotina de monitoramento dos processos de trabalho de TFD intermunicipais estabelecida 6.4. Ampliação e estruturação do TFD a nível municipal 6.5. Análise da situação dos processos de TFD intermunicipais no Estado realizada 6.6. Fluxo de solicitações de TFD interestadual, junto com a CER/ CERAC estabelecido 6.7. Pessoal para TFD ampliado e capacitado 7. Indicadores 7.1. Nº de solicitações e atendimentos via TFD 7.2. Nº de solicitações de alta complexidade pelas unidades referenciadas SUS, já com marcação prévia da CER 7.3. Nº de solicitações de TFD Interestadual por macrorregião e por patologia 7.4. Nº de solicitações de TFD Interestadual por macrorregião e por patologia comparando Nº de municípios com Processos de trabalho de TFD intermunicipal organizados, comparando N.º de municípios com Comissão de TFD 8. Estratégias Para alcançar os objetivos acima descritos será necessário implementar uma ampla variedade de estratégias que, no conjunto, e através das atividades correspondentes, viabilizarão o sucesso do plano Informatização do sistema do TFD, através de um estudo de viabilidade que prevê uma visita a Belo Horizonte (Mina Gerais) para avaliar o sistema já em uso naquele Estado e verificar a possibilidade de copiá-lo/trazê-lo/comprá-lo, adaptando-o as necessidades da Bahia. Após implantação do sistema, previa aquisição dos equipamentos de informática, haverá necessidade de treinar os profissionais do setor do TFD para utilização do sistema Para aumentar o numero de municípios com processo do TFD funcionando, haverá necessidade (1) que as DIRES fiscalizem os municípios, no intuito de garantir a existência real das Comissões municipais do TFD e o funcionamento das mesmas; (2) O TFD estadual deverá acompanhar indiretamente as comissões municipais, através de relatórios que serão cobrados periodicamente as DIRES; (3) A comunicação entre a Comissão estadual e as DIRES devera melhorar através da utilização do meio eletrônico, telefone ou fax que poderão ser utilizados para discussão dos problemas encontrados e a busca de soluções em parceria; (4) Oficinas de atualização serão organizadas para os representantes do TFD nas DIRES (um por cada DIRES) no intuito de apresentar o manual

9 atualizado, orientar sobre elaboração dos relatórios periódicos e preenchimento de planilhas, esclarecer duvidas Para estruturar a Comissão Estadual do TFD haverá necessidade de se autorizar a portaria da Comissão descrevendo os componentes da Comissão (indicando o presidente, e os membros); uma ampliação do quadro que compõe a equipe atual do TFD será fundamental para o desenvolvimento das atividades de rotina, treinamento, supervisão e acompanhamento do plano; haverá também um curso de atualização para os profissionais da equipe estadual e novo instrumento de trabalho serão introduzidos e utilizados Promover a divulgação da política de Tratamento Fora de Domicílio para gestores municipais, profissionais de saúde e sociedade civil, através da divulgação no site da DIREG, do envio de ofícios circulares para as DIRES, de confecção de manuais para os municípios e sociedade civil e da parceria com instituições de ensino Melhorar a relação entre a Comissão, a CER e as unidades referenciadas SUS para a alta complexidade, através de reuniões que permitam melhorar o fluxo de comunicação e de trabalho Melhorar a relação entre o Ministério Público e a Comissão de TFD para que os processos do Ministério estejam de acordo com a Política do TFD, evitando processos que interferem negativamente no acesso dos usuários Criar fluxos de referencia e contra-referência, estabelecendo as responsabilidades dos atores envolvido no preenchimento da documentação necessária para inclusão dos pacientes no TFD. As planilhas a serem preenchidas já existem e encontram-se no manual. 9. Beneficiários Os beneficiários diretos do plano serão os usuários do SUS do Estado da Bahia que terão maior acesso aos serviços de saúde (TFD). Beneficiários indiretos serão os profissionais de saúde que participarão dos cursos de capacitação, atualização, seminários. 10. Partes envolvidas As instituições envolvidas serão a Secretaria Estadual de Saúde, as Secretarias Municipais de Saúde de todos os municípios do Estado da Bahia, as Macrorregionais, as Microrregionais, as DIRES. 11. Atividades Para implementação das estratégias identificadas, serão realizadas as seguintes atividades: Visita de Avaliação do Sistema Informatizado para TFD de Mina Gerais

10 Compra do sistema informatizado para Bahia Treinamento do pessoal do TFD para uso do sistema Análise da situação dos processos de TFD intermunicipais no Estado Visita aos municípios Oficinas de treinamento para implantação e funcionamento das comissões Visitas de supervisão aos municípios Divulgação TFD web site Elaboração cartilhas e 500 manuais Contratação de Gráfica para arte final e impressão Elaboração de Manual para ser distribuído aos secretários municipais Reuniões Comissão TFD e DIRES Reuniões CER/ CERAC Reuniões com a SUPERH para inclusão do tema TFD nas capacitações dos novos profissionais 7. Monitoramento e avaliação Para assegurar a implementação do presente plano de trabalho será necessário acompanhar e coordenar as atividades previstas, o que será feito pela coordenação do TFD da DIREG. Para o monitoramento (que será trimestral) serão utilizados os indicadores estabelecidos e apresentados no quadro lógico e elaborados relatórios periódicos. Uma avaliação final com elaboração do respectivo relatório será ser feita pela Diretoria da DIREG. 8. Orçamento Para a realização das atividades do TFD está previsto um total de , Cronograma O cronograma das atividades esta representado na tabela abaixo.

11 ATIVIDADE J F M A M J J A S O N D Visita de Avaliação do Sistema Informatizado para TFD de Mina Gerais Compra do sistema informatizado para Bahia Treinamento do pessoal do TFD para uso do sistema Análise da situação dos processos de TFD intermunicipais no Estado Visita aos municípios Oficinas de treinamento para implantação e funcionamento das comissões Visitas de supervisão aos municípios Divulgação TFD web site Elaboração cartilhas e 500 manuais Contratação de Gráfica para arte final e impressão Elaboração de Manual para ser distribuído aos secretários municipais Reuniões Comissão TFD e DIRES Reuniões CER/ CERAC Reuniões com a SUPERH para inclusão do tema TFD nas capacitações dos novos profissionais