O FUNDO DE MANEIO. Breviário de funções do secretário de justiça ENTRAR. Direção-geral da Administração da Justiça. Ver instruções de utilização

Transcrição

1 O FUNDO DE MANEIO Centro de Formação de Funcionários de Justiça ENTRAR Ver instruções de utilização Direção-geral da Administração da Justiça

2 Bem vindo ao Manual sobre o Fundo de Maneio Esta apresentação é composta com alguns botões e ícones de atalho que pretendem guiar cada utilizador num percurso pedagógico ou sugerir a visualização de mais informação. Na barra inferior da apresentação base surgem os botões de ação que o irá guiar entre diapositivos. Em alguns diapositivos surgem botões que sobre o assunto abordado direcionam o utilizador para um maior detalhe da informação. No diapositivo que detalha a informação, encontrará este tipo de botões de ação para permitir o regresso à apresentação base. fechar Voltar No índice cada botão de ação irá direcioná-lo para o capítulo respetivo Clique em Avançar para consultar o índice Direção-geral da Administração da Justiça

3 1. Princípios gerais 2. O regime do fundo de maneio 3. Procedimentos para utilizar o fundo de maneio 4. As fases do regime do fundo de maneio 5. Os procedimentos contabilísticos 6. Legislação relevante 7. Síntese Pode clicar em cada tópico para ser direcionado para o respetivo tema Direção-geral da Administração da Justiça 2012

4 1. Princípios Gerais Os procedimentos a seguir expostos seguem: Os procedimentos estabelecidos pelo Ofício Circular n.º 30/2008 e pela Informação da DGAJ/DSGF de 02/02/09; As regras no que refere à delegação de competências e limites de autorização. Nota: A lista dos elementos com poderes de movimentação de contas bancárias deve encontrar-se constantemente atualizada. Clique em Avançar para continuar

5 1. Princípios Gerais Os procedimentos de utilização do Fundo de Maneio visam garantir: Uma adequada gestão de tesouraria nas secretarias judiciais e do Ministério Público dos tribunais de 1.ª instância; A elaboração de demonstrações financeiras de acordo com o preconizado na respetiva legislação. A prática dos princípios básicos de tesouraria: Clique no botão para saber mais ou em Avançar para continuar

6 1. Princípios Gerais Os procedimentos de utilização do Fundo de Maneio visam garantir: Uma adequada gestão de tesouraria nas secretarias judiciais e fechar A definição do valor do fundo de maneio cabe à DGAJ. do Ministério Público dos tribunais de 1.ª instância; O montante que se encontra alocado ao fundo de maneio deve ser fixo. A elaboração de demonstrações financeiras de acordo com o preconizado na respetiva legislação. Desta forma, a qualquer momento, o valor de cada fundo de maneio deverá impreterivelmente corresponder à soma dos valores em caixa e dos documentos de despesa pagos através dele. A prática dos princípios básicos de tesouraria: Clique no botão para saber mais ou em Avançar para continuar

7 2. O regime do fundo de maneio O Fundo de Maneio considera-se uma pequena-caixa (depositada na conta-orçamento ou em cofre do tribunal) para pagamentos de baixo montante, urgentes, imprevisíveis e inadiáveis cuja movimentação é da exclusiva competência da(o) secretária(o) de justiça ou quem legalmente a(o) substituir. Clique no botão para saber mais

8 2. O regime do fundo de maneio O Fundo de Maneio considera-se uma pequena-caixa (depositada na conta-orçamento ou em cofre do tribunal) para pagamentos de baixo montante, urgentes, imprevisíveis e inadiáveis cuja movimentação é da exclusiva competência da(o) secretária(o) de justiça ou quem legalmente a(o) substituir. fechar Como sabemos, as despesas de natureza processual são asseguradas pelo IGFIJ. Apenas o facto de a(o) secretária(o) de justiça estar confrontada(o) com a necessidade de realizar uma despesa de caráter urgente, imprevisível e inadiável permite, nos termos do protocolo celebrado entre a DGAJ e o IGFIJ, que essa despesa seja excecionalmente paga pelo orçamento do tribunal. Clique no botão para saber mais

9 2. O regime do fundo de maneio O Fundo de Maneio considera-se uma pequena-caixa (depositada na conta-orçamento ou em cofre do tribunal) para pagamentos de baixo montante, urgentes, imprevisíveis e inadiáveis cuja movimentação é da exclusiva competência da(o) secretária(o) de justiça ou quem legalmente a(o) substituir. Clique no botão para saber mais Clique em Avançar para continuar

10 2. O regime do fundo de maneio A utilização do Fundo de Maneio deve ser sempre encarada como uma situação excecional, devendo apenas ser empregue em pequenas aquisições para as quais se adotará o procedimento de ajuste direto simplificado. Na eventualidade de num determinado mês se mostrar necessário ultrapassar o valor do fundo de maneio atribuído, a DGAJ atribui um valor que designa de fundo de maneio extraordinário, de acordo com a justificação apresentada. Clique em Avançar para continuar

11 3. Procedimentos para utilizar o fundo de maneio Apenas podem ser pagas através do Fundo de Maneio despesas que cumpram a totalidade dos seguintes critérios: Se tratem de bens ou serviços cuja aquisição se mostre urgente; Imprevisível; inadiável e necessária, de modo a que a atividade, processual ou corrente, do tribunal ou dos serviços do Ministério Público não sejam afetados. Clique em Avançar para continuar

12 3. Procedimentos para utilizar o fundo de maneio O registo do movimento realizado a coberto do fundo de maneio deve ser efetuado pela(o) secretária(o) de Justiça ou quem legalmente a(o) substitua no próprio dia em que for efetuada a aquisição. A data constante no documento de despesa tem de corresponder à data efetiva do seu pagamento. Clique em Avançar para continuar

13 3. Procedimentos para utilizar o fundo de maneio O pagamento da despesa pelo fundo de maneio pode efetuar-se por meio de: - transferência bancária, privilegiando o recurso ao Homebanking; - cheque bancário; - numerário; - cartão de débito. Clique no botão para saber mais

14 3. Procedimentos para utilizar o fundo de maneio O pagamento da despesa pelo fundo de maneio pode efetuar-se por meio de: - transferência bancária; As transferências bancárias realizadas ao balcão da dependência da Caixa Geral de Depósitos podem ter custos de operação associados, portanto o procedimento deve ter em conta esse acréscimo de despesa. - cheque bancário; - numerário; - cartão de débito. fechar

15 3. Procedimentos para utilizar o fundo de maneio O pagamento da despesa pelo fundo de maneio pode efetuar-se por meio de: - transferência bancária; - cheque bancário; Se existir uma importância em numerário em caixa, adequado às necessidades diárias da secretaria, esse montante é definido pela(o) secretária(o) de justiça ou quem legalmente o substitua - numerário; - cartão de débito. fechar

16 3. Procedimentos para utilizar o fundo de maneio O pagamento da despesa pelo fundo de maneio pode efetuar-se por meio de: - transferência bancária, privilegiando o recurso ao Homebanking; - cheque bancário; - numerário; - cartão de débito. Clique em Avançar para continuar

17 4. As fases do regime do fundo de maneio O regime do Fundo de Maneio percorre três fases: Constituição Reconstituição Liquidação Clique em cada caixa para saber mais

18 4. As fases do regime do fundo de maneio O regime do Fundo de Maneio percorre três fases: Constituição Reconstituição A constituição do Fundo de Maneio é realizada pela DGAJ no início de cada ano económico, sendo transferido um determinado montante para cada conta bancária à ordem da secretaria do tribunal de 1ª instância ou dos serviços do Ministério Público Liquidação Clique em cada caixa para saber mais Direção-geral da Administração da Justiça 2012

19 4. As fases do regime do fundo de maneio O regime do Fundo de Maneio percorre três fases: Ao público em geral Reconstituição Liquidação A reconstituição do fundo de maneio é realizada pela DGAJ mensalmente de forma automática em função da despesa realizada e registada na aplicação informática de suporte à gestão orçamental, por crédito na conta bancária. Para esse efeito torna-se necessário o envio, no prazo máximo de 3 dias úteis, do original do documento comprovativo das despesas pagas pelo fundo de maneio. Clique em cada caixa para saber mais Direção-geral da Administração da Justiça 2012

20 4. As fases do regime do fundo de maneio O regime do Fundo de Maneio percorre três fases: Ao público em geral Reconstituição Liquidação A liquidação do fundo de maneio, posto à disposição dos tribunais e serviços do Ministério Público, terá em conta os prazos fixados pela DGAJ através da emissão de guia de reposição (SABER +). No último trimestre de cada ano serão emitidas, pela DGAJ, instruções com vista à liquidação do fundo de maneio. Clique em Avançar para continuar Direção-geral da Administração da Justiça 2012

21 4. As fases do regime do fundo de maneio O regime do Fundo de Maneio percorre três fases: SABER + fechar Ao público em As geral regras constantes A da liquidação Lei de do Execução fundo de Orçamental, maneio, posto neste à disposição caso, vinculam somente a DGAJ, nessa medida, deve-se ter em conta as dos tribunais e serviços do Ministério Público, terá em determinações emanadas pela DGFT/DGAJ para liquidação do saldo do Reconstituição conta os prazos fixados pela DGAJ através da emissão de fundo de maneio. guia de reposição (SABER +). Deve-se ter em conta também que, as transferências bancárias Liquidação realizadas ao balcão No da último dependência trimestre da de Caixa cada ano Geral serão de Depósitos emitidas, pela podem ter custos de operação associados, portanto, na transferência, DGAJ, instruções com vista à liquidação do fundo de deve-se acautelar esse acréscimo de despesa. maneio. Clique em Fechar para continuar Direção-geral da Administração da Justiça 2012

22 5. Os procedimentos contabilísticos A criação de um Fundo de Maneio é da competência da DGAJ, tem uma base anual (de 1 de Janeiro a 31 de Dezembro) e não se encontra afeto a nenhuma concreta rubrica de classificação económica de despesas. A utilização do Fundo de Maneio está naturalmente sujeita às regras da execução orçamental, nomeadamente: - respeito pelas dotações orçamentais; - regular inscrição na rubrica de classificação económica; - regime de autorização da despesa; - cabimento prévio da despesa; - registo do compromisso; - regime de autorização de pagamento. Clique no botão para saber mais

23 5. Os procedimentos contabilísticos A criação de um Fundo de Maneio é da competência da DGAJ, tem uma base anual (de 1 de Janeiro a 31 de Dezembro) e não se encontra afeto a nenhuma concreta rubrica de classificação económica. fechar Pese embora não se encontrar afeto a qualquer rubrica de A utilização do Fundo de Maneio está naturalmente sujeita às regras da execução classificação económica, a sua utilização pressupõe orçamental, nomeadamente: obrigatoriamente que a despesa assumida pelo fundo de maneio esteja corretamente classificada. - respeito pelas dotações orçamentais; - regular inscrição na rubrica de classificação económica; - regime de autorização da despesa; - registo exemplo). do cabimento prévio; - registo do compromisso; - regime de autorização de pagamento. Os despachos de autorização decorrem de um procedimento, previsto no Código dos Contratos Públicos, nomeadamente de ajuste direto segundo o regime simplificado (Veja aqui um Clique em Avançar para continuar

24 5. Os procedimentos contabilísticos Muito Importante: Os documentos suporte de despesa devem ser emitidos em nome da DGAJ. Os documentos suporte de despesa devem indicar o NIF , com exceção de faturas de telefone, agua e eletricidade que cujo NIF a figurar é o do respetivo serviço. Os documentos suporte de despesa devem respeitar o preconizado no artigo 36.º do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (saber +). Talões de caixa, talões de balcão ou outros semelhantes, não são aceites por não satisfazerem os requisitos legais. Clique em Avançar para continuar

25 6. Legislação relevante Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de Julho Estabelece o novo regime da administração financeira do Estado Decreto-Lei n.º 191/99, de 5 de Junho - Aprova o regime da tesouraria do Estado Decreto-Lei n.º 32/2012, de 13 de Fevereiro - Estabelece as normas de execução do Orçamento do Estado para 2012 Clique em Avançar para continuar

26 Artigo 36.º CIVA Prazo de emissão, formalidades das facturas e documentos equivalentes 1 - A factura ou documento equivalente referidos no artigo 29.º devem ser emitidos o mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao do momento em que o imposto é devido nos termos do artigo 7.º Todavia, em caso de pagamentos relativos a uma transmissão de bens ou prestação de serviços ainda não efectuada, a data da emissão do documento comprovativo coincidirá sempre com a da percepção de tal montante. 2 - Nos casos em que seja utilizada a emissão de facturas globais, o seu processamento não pode ir além de cinco dias úteis do termo do período a que respeitam. 3 - As facturas ou documentos equivalentes são substituídos por guias ou notas de devolução, quando se trate de devoluções de mercadorias anteriormente transaccionadas entre as mesmas pessoas, devendo a sua emissão processar-se o mais tardar no 5.º dia útil seguinte à data da devolução. 4 - Os documentos referidos nos números anteriores devem ser processados em duplicado, destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor. 5 - As facturas ou documentos equivalentes devem ser datados, numerados sequencialmente e conter os seguintes elementos: a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto; b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efectivamente transaccionadas devem ser objecto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução; c) O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável; d) As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido; e) O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso; f) A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da factura. No caso de a operação ou operações às quais se reporta a factura compreenderem bens ou serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, os elementos mencionados nas alíneas b), c) e d) devem ser indicados separadamente, segundo a taxa aplicável. / Clique em Voltar para continuar Voltar

27 Exemplo de um despacho proferido no âmbito de um procedimento realizado através de um ajuste direto sob o regime simplificado, pago pelo Fundo de Maneio: Procedimento n.º Ajuste Direto Regime Simplificado. Este Tribunal, para seu regular desempenho bem como para o bom funcionamento do sistema de justiça, necessita de adquirir (1). O custo do bem/serviço cifra-se em ( ) com IVA incluído. Dado estarmos perante uma despesa de baixo montante, urgente, imprevisível e inadiável torna-se imprescindível a utilização do fundo de maneio afeto ao orçamento de delegação deste Tribunal. Tendo em conta o Protocolo estabelecido entre a DGAJ e o IGFIJ e/ou o Ofício-Circular n.º 30/2008, procedeu-se à cabimentação e registo do compromisso da despesa que ficou registada na rubrica de classificação económica.... (2). Esta autorização da despesa é tomada no uso da delegação de competências conferida através do Despacho n.º (3)., de de 20. (assinatura) (1) Identificar o bem ou o serviço cuja aquisição se vai realizar. (2) Indicar a respetiva classificação orçamental. (3) Identificar o despacho de delegação, incluindo o local e data da respetiva publicação (no caso de regime de substituição o despacho de delegação mantém-se para o substituto, devendo invocar o despacho do Juiz-presidente). Clique em Voltar para continuar Voltar

28 Parabéns! Terminou este Módulo Vamos ver uma síntese deste Módulo Clique em Avançar para continuar Direção-geral da Administração da Justiça 2012

29 7. Síntese O fundo de maneio é um montante em caixa destinado a satisfazer pequenas despesas urgentes, cujo valor é definido, para cada serviço, pela DGAJ. Para despesas de âmbito processual o Fundo de Maneio só pode ser utilizado em casos de caráter urgente, imprevisível e inadiável, pelo que, só em casos excecionais o orçamento do tribunal poderá ser utilizado para esse fim. A sua utilização é da competência exclusiva da(o) secretária(o) de justiça, ou de quem a(o) substitua, no cumprimento rigoroso das regras contabilísticas e orçamentais. Os pagamentos são realizados com apresentação imediata da fatura/recibo ou documento equivalente. Na sequência do pagamento de qualquer fatura/recibo pelo fundo de maneio, os respetivos originais serão remetidos para a DGAJ num prazo máximo de 3 dias, sendo certo que esses documentos serão emitidos em nome da DGAJ com o respetivo NIF , embora nos pagamentos relacionados com água, eletricidade e telefones é o NIF do serviço respetivo que deve figurar.. Clique em Avançar para continuar Direção-geral da Administração da Justiça 2012

30 Coleção: Procedimentos Orçamentais Autor: Centro de Formação de Funcionários de Justiça Titulo: O Fundo de Maneio Coordenação técnico-pedagógica: José Cabido Colaboração: João Campos Coleção pedagógica: Centro de Formação de Funcionários de Justiça 1.ª edição Abril de 2012 Feche a janela para terminar o estudo deste recurso Direção-geral da Administração da Justiça 2012