Estado do Piauí Tribunal de Contas Controle Interno

Transcrição

1 RELATÓRIO SOBRE A VERIFICAÇÃO DAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS PELA SEÇÃO DE TRANSPORTES DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO PIAUI TCE/PI Objeto: Verificação das atividades desenvolvidas pela Seção de Transportes do TCE/PI sob o aspecto operacional e administrativo diante das dimensões de economicidade, de eficiência e de eficácia. Controlador: Conselheiro Abelardo Pio Vilanova e Silva PERÍODO ABRANGIDO PELA ANÁLISE: 1º trimestre de 2011 PERÍODO DE EXECUÇÃO DOS TRABALHOS: 1º a 15/04/2011 (18 horas) EQUIPE DE TRABALHO: TÉCNICO CARGO MATRÍCULA Francisco das Chagas Avelino de Auditor Fiscal de Controle Macedo Externo Egídio Portela Soares Assessor Especial

2 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO METODOLOGIA VERIFICAÇÃO DOS CONTROLES E CIRCUNSTÂNCIAS ENCONTRADOS (ACHADOS) Normas específicas Planejamento das atividades finalísticas e de suporte Utilização compartilhada dos veículos do TCE-PI Controle e monitoramento da frota de veículos do TCE-PI Qualidade dos trabalhos desenvolvidos no âmbito da Seção de Transportes CONSIDERAÇÕES FINAIS

3 1. INTRODUÇÃO A verificação é iniciada com o planejamento prévio das ações a serem desenvolvidas diretamente na Seção de Transportes, devidamente estruturada pela Matriz de Planejamento onde se encontram os questionamentos tidos com base para o desenvolvimento desse trabalho. As atividades desenvolvidas no âmbito da Seção de Transportes têm como marco inicial o Memorando n 005/11, de 28/03/2011 às fls. 02 do Processo nº TCA /11 do dessa Corte de Contas, apresentando à Diretoria Administrativa a metodologia e o cronograma de execução de atividades. As ações desenvolvidas no período especificado têm como objetivo analisar as atividades desenvolvidas pela Seção de Transportes, os controles utilizados, o estado de conservação dos veículos e o grau de satisfação dos servidores usuários desses serviços, sempre voltadas às respostas dos questionamentos apresentados na Matriz de Planejamento. O resultado advindo desse estudo encontra-se na Matriz de Achados, estruturada para apresentar os critérios, as análises e evidências, as causas e efeitos, as boas práticas e recomendações, bem como os benefícios esperados com a implementação das recomendações apresentadas nesse trabalho. 3

4 2. METODOLOGIA A Matriz de Planejamento é o instrumento usado para estruturar todas as ações a serem executadas durante o período de verificação das atividades desenvolvidas no âmbito da Seção de Transportes deste. Na verificação das atividades da Seção de Transportes é observado o princípio da amostragem, aplicado na extensão julgada necessária e obedecidos os critérios próprios de auditoria, cujo aprofundamento do exame leva em conta a fragilidade dos controles e as falhas detectadas no gerenciamento da frota de veículos do TCE. O tempo determinado para a realização do trabalho é de 18 horas distribuído no período de 01 a 15/04/2011. A operacionalização das atividades da Seção de Transportes, evidenciada quando da realização dos trabalhos in loco e comprovada pelos documentos desenvolvidos na própria área de transportes, é analisada a partir dos controles estabelecidos, conforme modelos apensados a este Processo, até ao grau de satisfação dos servidores usuários desses serviços. O resultado dessa verificação está detalhado na Matriz de Achados e encontra-se apensada no Processo nº TCA /11às fls 44 a 50. 4

5 3. VERIFICAÇÃO DOS CONTROLES E CIRCUNSTÂNCIAS ENCONTRADOS (ACHADOS) 3.1 Normas específicas A inexistência de normas específicas que disciplinem o uso da frota de veículos deste dificulta a operacionalização dos serviços de transporte, carreando à equipe dessa área um maior esforço para atender a demanda por esses serviços, dificultando, ainda, o controle dessas atividades. A sistematização dessas ações faz-se necessária a partir do estabelecimento dos critérios estabelecidos, visando à identificação das causas para a devida correção dos efeitos negativos e a possibilidade de se alcançar as boas práticas com a adoção das recomendações apresentadas, bem como os benefícios esperados, quais sejam: normas que disciplinem as rotinas e os procedimentos da área de transportes, viabilizando o uso racional de veículos do TCE-PI e planejamentos específicos por área, divulgados de forma tempestiva, cujo detalhamento está disposto na Matriz de Achados, às fls. 44 do Processo nº TCA /11. Dada a necessidade e a complexidade crescentes das atividades executadas na área de transportes no âmbito do TCE-PI, são de vital importância esses normativos já especificados durante a execução do Projeto de Redesenho concluído em Planejamento das atividades finalísticas e de suporte O exame presencial dos procedimentos seguidos pela equipe da área de transportes na execução de suas atividades comprova as dificuldades operacionais apresentadas pela Chefia da Seção quanto a não disponibilização dos planos de ação dessas áreas usuárias de transportes. A ausência desse instrumento gerencial (plano de ação) leva à solicitação de deslocamento no momento da utilização, causando sobrecarga no gerenciamento da frota de veículos com reflexos nos custos operacionais desses serviços. 5

6 Vale ressaltar que mesmo com o plano de ação enviado tempestivamente à Seção de Transportes, torna-se necessária a motivação do deslocamento apresentada em tempo suficiente ao bom gerenciamento dos transportes do TCE-PI, conforme sugestão apresentada na Matriz de Achados às fls. 44 e 46 do Processo nº TCA / Utilização compartilhada dos veículos do TCE-PI A boa prática com a utilização compartilhada dos veículos deste quando da execução de atividades concomitantes reflete positivamente nos custos operacionais desses serviços (economicidade), cuja implementação depende da atuação conjunta das áreas usuárias dos transportes a partir do planejamento das atividades, com a elaboração de um plano de ação a ser divulgado a todas as áreas envolvidas, de forma tempestiva. Essa cultura deve ser assimilada por todos os servidores desta Corte de Contas, sendo importante a participação da Seção de Transportes no estímulo ao alcance desse objetivo, conforme detalhamento no item 3 da Matriz de Achado às fls. 46 a 47 do Processo nº TCA / Controle e monitoramento da frota de veículos do TCE-PI O exame da base documental relativa à execução das atividades da Seção de Transportes comprova a existência de excessivo controle manual que, seguramente, gera retrabalho e consequente peso no gerenciamento da frota de veículos. Essa situação aponta para um controle quantitativo e intempestivo. Esse tipo de controle gera inconsistência de dados, a exemplo dos achados relacionados a seguir: 1. foram apresentados apenas 5 (cinco) Termos de Responsabilidades dos 10 (dez) motoristas disponíveis para o atendimento dos serviços demandados; 6

7 2. divergência na quilometragem rodada (final do expediente de 12/04/2011 e início do expediente de 13/04/2011) entre a informada pela área de transporte a verificada, dos veículos Gol de placa NIE 1970 e Gol de placa LVL 2779, conforme documentos às fls. 28 do Processo nº TCA /11; 3. não apresentação do Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo CRLV do exercício de 2010 do Gol de placa NIE-1970; 4. falta de assinatura do motorista na Ordem de Abastecimento de veículo, 23 (vinte e três) Ordens de 2011examinadas, 3 (três) estão sem assinaturas; 5. foram examinados 239 (duzentos e trinta e nove) Controles de Saída, em 2011, e inúmeros controles com ausência de assinatura do servidor usuário e sem a especificação do destino. A ausência de uma sistematização do gerenciamento da frota de veículos do TCE- PI, seja por meio de um Sistema de Gerenciamento de Frotas ou por planilha eletrônica, contribui para o aumento das dificuldades operacionais e para a inconsistência de dados, reforçada pelo não planejamento conjunto das ações a serem desencadeadas pelas áreas usuárias desses serviços. Tem-se como efeitos negativos as dificuldades de elaboração de relatórios gerenciais, de atendimento aos serviços demandados, de deficiência no gerenciamento da frota de veículos, dentre outras. Convém salientar que uma análise detalhada se encontra na Matriz de Achados, às fls. 44 a 50 do Processo nº TCA /11. Diante dessa constatação, vale ressaltar a importância do arcabouço normativo voltado à institucionalização das rotinas e procedimentos já especificados durante os trabalhos realizados quando da execução do Projeto de Redesenho, a fim de que essa Instituição alcance as dimensões: economicidade, eficiência e eficácia no exercício de sua missão institucional. 3.5 Qualidade dos trabalhos desenvolvidos no âmbito da Seção de Transportes O enfrentamento das dificuldades apresentadas pela equipe dos transportes e constatada quando da verificação in loco possibilita a prestação dos serviços com 7

8 qualidade tendo em vista a satisfação dos servidores expressada pelos Diretores das áreas finalísticas, bem como pela chefia da Seção de Almoxarifado - Compras ao atribuírem uma nota acima de 8 de uma escala de 0 a 10. A manutenção ou a melhoria dessa qualidade dos serviços prestados pela Seção de Transportes depende diretamente da harmonização entre as áreas usuárias desses serviços e essa Seção, como também da normatização das rotinas e dos procedimentos e da sistematização dos controles que possam minimizar a sobrecarga dos trabalhos desenvolvidos nessa área, oferecendo, indubitavelmente, maior segurança e tempestividade das informações gerenciais dessa Seção. 4. CONSIDERAÇÕES FINAIS Diante do exposto, acredita-se que para o alcance do aprimoramento dos trabalhos desenvolvidos no âmbito da Seção de Transportes é de vital importância que se torne uma cultura operacional nesta Corte de Contas, o planejamento e a divulgação das ações de cada área (finalística e de suporte), o compartilhamento dos recursos disponíveis quando da execução de atividades concomitantes (havendo possibilidade), o estabelecimento e o cumprimento das normas sobre rotinas e procedimentos operacionais já especificados durante execução do Projeto de Redesenho, além disso, a sistematização das atividades do sistema de transportes do TCE-PI. Os trabalhos de verificação das atividades inerentes à área de transportes do TCE- PI tomam como base a Matriz de Planejamento que está centrada em três questões de Auditoria e tem como objetivo o alcance satisfatório desse questionamento, a partir de uma análise que permita atender às cinco premissas contidas nessa mesma Matriz, às fls. 6 a 9 do Processo nº TCA /11. O conteúdo da Matriz de Achados, às fls. 44 a 50 do Processo nº TCA /11, complementa o referido trabalho ao dispor os achados principais com os respectivos critérios, as análise e as suas evidências, a relação de causas e efeitos, as boas práticas 8

9 encontradas e as recomendações quando se fizerem necessárias, bem como os benefícios esperados. Diante do exposto, acredita-se na possibilidade de melhoria qualitativa dos serviços prestados no âmbito da Seção de Transportes que depende diretamente da ação conjunta de todas as áreas, em especial, daquelas demandantes dos serviços de transportes, tendo em vista que há limitações quantitativas quanto aos meios disponíveis. Este é o relatório colocado à apreciação do Exmo. Conselheiro Abelardo Pio Vilanova e Silva, Controlador deste do Estado do Piauí, Teresina, 15 de abril de Francisco das Chagas Avelino de Macedo Auditor Fiscal de Controle Externo Egídio Portela Soares Assessor Especial