OBJETIVOS. Apresentamos aqui uma Proposta do Plano de Comunicação e Imagem para 2013.

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1 Apresentamos aqui uma Proposta do Plano de Comunicação e Imagem para Este plano resulta da AVALIAÇÃO 2012 (ver documento) e das necessidades que consideramos prioritárias responder para que GBU possa informar melhor os seus públicos e, assim, torna-los mais próximos e participantes do nosso ministério. Este documento é uma PROPOSTA aberta. Queremos ouvir o vosso feedback e completá-lo convosco. Temos algumas perguntas específicas para alguns órgãos, sobre as quais pedimos que reflitam. Queremos ter uma reunião com cada órgão entre os meses de janeiro e fevereiro. OBJETIVOS Propomos alcançar 6 objetivos em 2013 com a finalidade de melhorar a comunicação do GBU com os seus públicos. OBJETIVO GERAL Melhorar a comunicação com os públicos do GBU. OBJETIVO 1 Informar e aproximar do GBU os seus atuais públicos. OBJETIVO 2 Divulgar o GBU junto mais estudantes universitários - Campanha "INTEGRA-TE" OBJETIVO 3 Aumentar o alcance da informação. OBJETIVO 4 Melhorar os meios e produtos de comunicação. OBJETIVO 5 Promover a consistência da identidade visual do GBU. OBJETIVO 6 Melhorar os procedimentos e formação da comunicação a nível interno.

2 PLANO DE COMUNICAÇÃO & IMAGEM 2 1. INFORMAR E APROXIMAR Pensamos que informar é uma das principais formas de motivar estudantes e restantes públicos para participarem na vida da organização. Sugerimos um mix que combine a comunicação digital ( + site + Facebook) com o envio de 2 mailings por correio para doadores, graduados e colaboradores do GBU. OBJETIVO 1 Informar e aproximar do GBU os seus atuais públicos. RESULTADO 1.1. Envio de newsletter mensal personalizada de acordo com os públicos: estudantes; não-estudantes; organizações. RESULTADO 1.2. Envio de s (extraordinários) de divulgação de eventos e iniciativas de acordo com os públicos-alvo. RESULTADO 1.3. Envio do GBULETIM/Relatório anual + Postal de natal na versão impressa, no início de dezembro (para doadores, colaboradores do GBU e presidentes dos grupos locais) e envio na versão digital para os restantes públicos. RESULTADO 1.4. Envio de mailing de agradecimento a doadores e colaboradores do GBU - na Páscoa - com testemunho de 2 ou 3 pessoas que se aproximaram de Deus com a colaboração do GBU. Enviar esta informação em formato digital para restantes públicos. RESULTADO 1.5. Aumentar para 20 a média mensal de publicações no Facebook. RESULTADO 1.6. Atualização mensal dos conteúdos do site. RESULTADO 1.7. Responder com relativa rapidez (até 2 dias úteis) na resposta aos s e mensagens/publicações no Facebook. 2. DIVULGAR Pretendemos a levar a cabo a Campanha INTEGRA-TE em curso até final de Março e lançar uma nova versão desta campanha de divulgação de Maio a Março de Para tal, pensamos em renovar ligeiramente a imagem da campanha e produzir novos vídeos com a colaboração pro-bono da empresa MotionStripes. OBJETIVO 2 Divulgar o GBU junto mais estudantes universitários - Campanha "INTEGRA-TE" RESULTADO 2.1. Lançamento da nova versão da campanha de divulgação INTEGRA-TE de Maio a Março. CONDIÇÕES NECESSÁRIAS: Confirmação da parceria com a MotionSripes para a produção de vídeos. Conseguimos voluntário para fazer "refresh" da imagem. Confirmação da parceria com a COMACEP, media evangélico e acampamentos de verão.

3 PLANO DE COMUNICAÇÃO & IMAGEM 3 3. AUMENTAR O ALCANDE DA INFORMAÇÃO Atualmente só 13,8% dos nossos contactos abrem os s que enviamos. Queremos combater este problema crítico para a informação dos públicos do GBU a baixo custo. Para tal precisamos da colaboração da pessoa responsável pelo Escritório Nacional na atualização destes contactos. Por outro lado, cremos aproveitar o potencial de alcance da nossa página do Facebook, passando a fazer publicações mais regulares e integradas com a newsletter e site. Queremos, por fim, aumentar o número de visitas ao nosso site e perceber se os nossos recursos estão a ser utilizados pelos estudantes e restantes interessados. OBJETIVO 3 Aumentar o alcance da informação. RESULTADO 3.1. Newsletter: aumentar o número (médio) de newsletters mensais abertas em 50% (cerca de s). RESULTADO 3.2. Facebook: aumentar o alcance total mensal em 30% (uma média de 500 pessoas). RESULTADO 3.3. Site: aumentar a média de visitas mensais para 700, a consulta de visitantes únicos para 500 e o número de downloads dos recursos. RESULTADO 3.4. Correio: perceber o nível de atualização da base de dados ao nível das moradas com na correspondência devolvida CONDIÇÕES NECESSÁRIAS: A equipa do CDCI continua a ter capacidade para enviar uma newsletter mensal personalizada de acordo com os públicos: estudantes, não-estudantes; organizações; Colaboração pessoa responsável pelo secretariado no escritório nacional na atualização da Base de Dados: 14h semanais (fevereiro a maio) este período pode ser reduzido para metade se encontrarmos um voluntário que colabore com a Cláudia; 7 h semanais (maio a dezembro). 4. PRODUTOS & MEIOS DE COMUNICAÇÃO São vários os desafios. O maior consiste em começarmos a utilizar a base de dados no Salesforce de forma a permitir uma gestão integrada dos contactos, envio de informação, atividade nas redes sociais e Fundraising acreditamos que esta ferramenta (gratuita) pode acrescentar muito valor ao GBU se for implementada e utilizada devidamente.

4 PLANO DE COMUNICAÇÃO & IMAGEM 4 OBJETIVO 4 Melhorar os meios e produtos de comunicação. RESULTADO 4.1. Importação e utilização (pelo escritório nacional) da base de dados (única) no Salesforce. RESULTADO 4.2. Integração da base dados com o programa de envio de newsletter e com os formulários de registo. RESULTADO 4.3 Melhorar a segurança e otimização do site e servidor. RESULTADO 4.4. Site: criar mecanismo de venda e aluguer de livros. RESULTADO 4.5. Renovação visual de publicações existentes. RESULTADO 4.6. Produção de nova versão do Manual (de instruções) do GBU RESULTADO 4.7. Garantir a reportagem fotográfica (e vídeo) dos principais eventos nacionais: EBU, Fóruns, Bênçãos de Finalistas, Encontros de Graduados, etc. CONDIÇÕES NECESSÁRIAS: Conseguimos o apoio de voluntário da área da programação para nos ajudar na configuração e integração das plataformas online; Conseguimos uma nova licença anual gratuita do Salesforce; O mecanismo de pagamento, envio e assistência é definido em conjunto com o Escritório Nacional e Conselho Editorial; Coordenação do Conselho Editorial na definição das publicações prioritárias e colaboração na revisão do texto; Conseguimos voluntários e material para a cobertura fotográfica (e vídeo) dos principais eventos. 5. IDENTIDADE VISUAL Queremos dar continuidade ao trabalho iniciado nesta área. OBJETIVO 5 Promover a consistência da identidade visual do GBU. RESULTADO 5.1. Conclusão do Manual de Identidade Visual. RESULTADO 5.2. Aplicação da Identidade a material de comunicação (papel carta, envelopes, assinaturas de , etc.).

5 PLANO DE COMUNICAÇÃO & IMAGEM 5 6. FORMAÇÃO & PROCEDIMENTOS Não basta termos ferramentas mais potentes Precisamos de as tornar funcionais dentro da estrutura do GBU e ensinar as pessoas a mexer com elas. OBJETIVO 6 Melhorar os procedimentos e formação da comunicação a nível interno. RESULTADO 6.1. Implementação e formação sobre mecanismo de atualização entre a base de dados nacional e as bases dos grupos locais. RESULTADO 6.2. Dar assistência técnica e formação para uma boa utilização dos s institucionais. RESULTADO 6.3. Dar assistência técnica e formação a assessores sobre o envio de newsletters individuais a partir da base de dados no Salesforce a partir de setembro de RESULTADO 6.4. Criação de manual de gestão do site, servidor e base de dados para a formação a novos gestores. RESULTADO 6.5. Formação sobre o Manual de Identidade Visual a estudantes e colaboradores do GBU. RESULTADO 6.6. Informar os colaboradores do GBU das ações de divulgação em primeira-mão (marketing interno).

6 PLANO DE COMUNICAÇÃO & IMAGEM 6 CUSTOS DA COMUNICAÇÃO PARA 2013 A necessidade de adicionar formas de comunicação por correio para aumentar o alcance da informação e potenciar mais donativos, a necessidade de utilizar o telefone para facilitar a atualização da base de dados e a necessidade de renovar o stock de material de escritório com a imagem do GBU (papel de carta e envelopes), levarão a um aumento dos custos imputados ao CDCI. No entanto, este orçamento tem de ser lido à luz dos benefícios que este plano poderá trazer ao GBU: Maior alcance na forma como comunica e mobiliza os estudantes para a missão nas universidades; Motivação gerada nos doadores para continuarem a sustentar o movimento - através das notícias enviadas regularmente; Retorno financeiro direto de novos doadores em resposta aos mailings; Poupança de tempo (e dinheiro) no futuro para a atualização da base de dados. ORCAMENTO CDCI 2013 CUSTOS DO CDCI ORÇAMENTADO 4.597,06 SITE 27,06 Domínio "gbu.pt" - DNS (anual) 27,06 CAMPANHA DIVULGAÇÃO 550,00 Impressão 100,00 Deslocações e ajudas de custo 350,00 Eventos 100,00 Publicidade: Facebook 40,00 MAILING 2.750,00 GBULETIM 1.350,00 Impressão 750,00 Envio 600,00 Mailing de Páscoa 1.400,00 Impressão 600,00 Envio 800,00 PUBLICAÇÕES - IMPRESSÃO 170,00 MANUAL GBU exemplares 100,00 IMPRESSÃO 70,00 MATERIAL DE ESCRITÓRIO 600,00 Papel carta, envelopes 600,00 ATUALIZAÇÃO DE CONTACTOS 400,00 Telefonemas 400,00 EQUIPA 100,00 Deslocações estudantes p/ reunião 100,00 CONDIÇÃO NECESSÁRIA: Além dos custos diretos e das condições mencionadas em cada objetivo, este plano e orçamento foi pensado na condição do coordenador do CDCI poder despender 20h semanais de trabalho para este fim. Isto potenciará a coordenação do trabalho e a mobilização de recursos e voluntários.

7 PLANO DE COMUNICAÇÃO & IMAGEM 7 VAMOS CONSTRUIR ISTO JUNTOS? Colocamos aqui algumas questões de partida aos diferentes órgãos do GBU para possamos afinar este plano de forma mais participada e rica. CONSELHO GERAL Que diretrizes e recomendações sobre a comunicação do GBU? O que vos parece este plano? C.D. GRADUADOS Gostaríamos de tornar a newsletter que enviada mensalmente para os graduados mais adequada aos vossos interesses. Estariam disponíveis para: Ajudar-nos a definir os conteúdos da newsletter? Que conteúdos os graduados sentem falta na newsletter? Escrever 1 ou 2 conteúdos específicos para a newsletter enviada mensalmente aos graduados? Podem colaborar com um 1 artigo para o GBULETIM? Que atividades ou eventos gostariam de divulgar em 2013? Outras ideias para a comunicação com os graduados? Podemos marcar uma reunião entre os dias 11 e 14 de janeiro para falarmos sobre estas questões? Seria bom que refletissem sobre estes assuntos até lá. DNE O que pensam sobre os conteúdos das newsletters? Como poderíamos adequar melhor este plano aos projetos da DNE e às necessidades dos estudantes? C.D. FINANÇAS Quais sãos os objetivos de Fundraising para 2013? Como o podemos ajudar no alcance desses objetivos? Neste plano reforçámos o investimento no envio de informação por correio para doadores e potenciais doadores por forma a mante-los informados, confiantes no trabalho do GBU e desafia-los a doar Mailing da Páscoa (março) e GBULETIM (dezembro). Parece-vos adequado? C.D. EDITORIAL Que objetivos têm ao nível ao nível da divulgação dos recursos do GBU? Que publicações são prioritárias repaginar e disponibilizar no site? Podem assegurar a revisão do texto e conversão para o novo acordo ortográfico destas publicações? Podem descrever um pouco melhor o projeto da Mala andante coordenada pelo Tiago Farnco e Rira Lopes - e a associação entre este projeto e o mecanismo de empréstimo de livros da biblioteca do GBU? ESCRITÓRIO NACIONAL & CONSELHO GERAL Percebem a pertinência e a necessidade de ter a ajuda da pessoa responsável pelo escritório na atualização dos contactos da base de dados? É possível investir as 14h semanais durante um período curto de tempo (2 a 4 meses) e cerca de 7h semanais durante os restantes meses? O que pensam da ideia de ter um voluntário coordenado pela Cláudia para ajudar num período inicial da atualização dos contactos?