DICAS PRÁTICAS PARA UM CANAL DE DENÚNCIAS EFICAZ

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1 Conheça as vantagens de se ter um canal de denúncias e aprenda como torná-lo mais eficiente dentro da sua empresa. DICAS PRÁTICAS PARA UM CANAL DE DENÚNCIAS EFICAZ

2 SUMÁRIO Introdução 1 O Canal de Denúncias 2 A Importância do Canal de Denúncias 3 Dicas Práticas para um Canal Efetivo e Eficaz Conclusão

3 INTRODUÇÃO O Canal de Denúncias é uma ferramenta essencial para um programa efetivo de compliance, pois é por meio do canal de denúncias que a empresa consegue tomar conhecimento de atitudades de não conformidade de seus colaboradores. É pelo canal de denúncias que se identificam casos de assédio, fraudes, corrupções e má conduta. A partir da identificação desses casos a equipe de compliance pode começar a trabalhar para promover um ambiente mais ético. Apenas com a denúncia o setor de compliance pode começar a investigar o caso e reunir os melhores esforços para conseguir apurar de forma completa os fatos e então submeter para a alta administração da empresa tomar as devidas providências. Além disso, com uma análise da recorrência de chamados a equipe de compliance pode propagar medidas para combater as atitudes de não conformidade e promover ações para incentivar as boas práticas empresariais, fomentando dessa forma um ambiente empresarial ético. O ambiente ético é fundamental para que os colaboradores da empresa possam se desenvolver profissionalmente, essencial também para promover uma boa convivência entre os funcionários, o que garante um ambiente de trabalho mais colaborativo, com resultados melhores para todos.

4 No entanto, é comum que as empresas a primeira vista negligenciem o poder do canal de denúncias e subestimem o potencial dessa ferramenta para o compliance. Uma pesquisa com 450 empresas brasileiras realizada pela KPMG*, 20% das empresas entrevistas disseram não possuir um canal de denúncias implementado, sendo que para as 80% das empresas que disseram ter um canal de denúncias apenas 16% informaram receberem mais de 100 registros nos últimso 12 meses. Ainda, 24% das empresas que possuem canal de denúncias disseram que o canal está disponível apenas para os funcionários da empresa e não para o público externo e terceiros relacionados a empresa. Com essa pesquisa vemos que as empresas brasileiras ainda podem amadurecer no compliance e tornarem seus ambientes empresariais mais éticos, contribuindo para a formação de uma equipe de colaboradores engajados, de forma a aumentaqr a eficiência em suas operações, possibilitando a retenção de jovens talentos em busca empresas com propósitos éticos, além de possibilitar um aumento no número de vendas e parceiros estratégicos que buscam o relacionamento com empresas compliance. A Be Compliance elaborou esse material prático para possibilitar que a sua empresa possa ter um canal de denúncias efetivo. Acreditamos que um Brasil mais ético começa com a sua empresa e já o parabenizamos pela iniciativa com esse material. Boa leitura! *Pesquisa de Maturidade do Compliance no Brasil. KPMG. 3a Edição. 2017/2018. Disponível em:

5 Capítulo 1 O Canal de Denúncias

6 Por onde começar? A prevenção é a melhor forma de enfrentar os problemas diários de uma empresa. Por meio do canal de denúncias é possível combater fraudes e irregularidades, pois é comum que os colaboradores presenciem ou recebam noticias das irregularidades da empresa. O canal de denúncia é uma ferramenta extraordinária para se ter notícias dessas fraudes e economizar, pois, a corrupção é um dos principais fatores que oneram o faturamento de uma empresa. Comece contratando um canal de denúncias de um terceiro especializado, capaz de atender de forma completa o denunciante e também com capacidade para reportar os casos para a sua empresa.

7 O PROGRAMA DE INTEGRIDADE O Compliance é o mecanismo usado para combater a corrupção a fraude e é o principal responsável pela propagação da cultura e da ética dentro da empresa. Através do programa de Compliance é possível proteger a empresa e os colaboradores, de atitudes antiéticas, buscando prever, detectar e remediar tais condutas. O canal de denúncia tem grande relevância, pois é o único meio de garantir o anonimato do denunciante e levar a alta gestão tais informações para que seja tomada a medida cabível.

8 Lei da Empresa Limpa: A lei de 2016 prevê que, nos casos que a empresa tenha mecanismos de incentivo a denúncia de irregularidades, a multa aplicada em caso de fraude, pode cair significativamente, tendo em vista que as multas aplicadas podem chegar a 20% do faturamento da empresa. Na esfera administrativa, serão aplicadas às pessoas jurídicas consideradas responsáveis pelos atos lesivos previstos nesta Lei as seguintes sanções: I - multa, no valor de 0,1% a 20% do faturamento bruto do último exercício anterior ao da instauração do processo administrativo, excluídos os tributos, a qual nunca será inferior à vantagem auferida. Art. 6º - Lei /2016

9 Capítulo 2 A Importância do Canal de Denúncias

10 Por que implementar um canal de denúncias? O Canal de denúncias é um meio eficaz para a apuração de condutas de não conformidade por parte dos colaboradores da empresa, sendo possível apurar práticas de má conduta, má gestão e até mesmo crimes. O canal possibilita que a alta administração da empresa possa tomar as devidas providências para solucionar os casos e assim conseguir promover um ambiente ético. Além disso, a detecção de condutas de não conformidade e a solução de tais casos pela empresa demonstra que a empresa é empenhada com o combate a práticas não conformes, promoção da ética e da lei anticorrupção. Há uma série de práticas que podem ser evitadas com o canal de denúncias, confira na próxima página algumas delas. VANTAGENS DO CANAL DE DENÚNCIAS Promove uma cultura ética Expõe uma imagem positiva perante a sociedade e parceiros; Auxilia de forma clara e precisa a identificar e reduzir os riscos; Melhora o monitoramento, os controles internos garante o cumprimento das leis e regulamentos internos.

11 Práticas que podem ser evitadas com o Canal de Denúncias (A) CRIMES 1. Furto 2. Desvio de Mercadorias 3. Corrupção 4. Suborno 5. Sabotagens 6. Conflito de Interesses 7. Vazamento de Informações 8. Descumprimento dos Padrões de Ética, qualidade e segurança 9. Desrespeito à Legislação 10. Assédio Sexual 11. Discriminação - Perseguição - Abuso do Poder 12. Acidentes Pessoais - Acidentes Materiais 13. Acidentes Ambientais 14. Uso de Drogas 15. Porto de Armas Fraudes Contábeis 16. Sonegação Fiscal 17. Desvios Financeiros 18. Superfaturamentos 19. Desperdício de Recursos 20. Sobrepreço de Reembolsos 21. Utilização Inapropriada de Recursos da empresa (B) MÁ CONDUTA 1. Atos contrários aos códigos e políticas internas da empresa 2. Atos contrários a boas práticas de gestão 3. Atos que possam deixar funcionários desmotivados

12 Capítulo 3 Dicas Práticas

13 DICAS PRÁTICAS 1 DIVULGUE! O Canal de denúncias deve ser divulgado para todos os funcionários e terceiros relacionados a empresa. Deve-se colocar o número em cartazes pela empresa, divulgar em folders para parceiros e fornecedores e informar via o número do canal. INCENTIVE! 2 Não Basta divulgar o canal de denúncias, a empresa deve promover a utilização do canal, para isso sugerimos que sejam acionados os setores de marketing e de Recursos Humanos para promover campanhas de utilização do canal de denúncias pela empresa e terceiros. Inclusive, recomendamos a disponibilização de verba para apoiar ações de compliance. 3 GARANTA O SIGILO! As denúncias somente acontecerão se os denunciantes tiverem a certeza de que a denúncia poderá ser anônima. Há uma grande preocupação com retaliação em caso de denúncias.

14 4 profissionalismo CANAL INDEPENDENTE As pessoas se sentem mais a vontade para realizar denúncias para empresas que realizam o canal de denúncias independente da empresa. Isso garante o sigilo do denunciante e atribui mais ao compliance. ATENDIMENTO POR PESSOAS QUALIFICADAS A enorme maioria dos denunciantes ao realizarem denúncias desejam ser atendidos por uma pessoa e não por um robô ou apenas comunicar via . O atendimento pessoal é capaz de fornecer empatia e mais segurança ao funcionário. Principalmente, o atendimento da denúncia feita por advogados garante o profissionalismo e o comprometimento da apuração completa da denúncia. 6 procedimento 5 GARANTA A APURAÇÃO É essencial que seja garantido aos funcionários a apuração de denúncia de forma completa, dessa forma gera-se o denunciante que a empresa está preocupada com a ética e com a promoção de um ambiente empresarial saudável. Para isso recomenda-se que a empresa trace um plano de interno para apuração de denúncias.

15 7 GARANTA O ACOMPANHAMENTO Os denunciantes devem poder acompanhar o andamento de sua denúncia, dessa forma conseguem entender que a empresa está se esforçando para solucionar a questão. Para isso recomendamos que seja gerado um número de protocolo para cada denúncia que a empresa tenha um sistema de acompanhamento da denúncia. ANALISE OS RESULTADOS Após a solução do caso é importante que a empresa analise os dados que obteve com o canal de denúncias, dessa forma o compliance consegue promover ações específicas para mitigação de riscos. Para isso recomendamos que a empresa análise o motivo das denúncias, o número de denúncias e o desfecho dos casos. Recomendamos a elaboração de gráficos e implementação de softwares para auxiliarem na apuração. 9 compliance 8 INVESTIGAÇÃO SIGILOSA A investigação interna da denúncia feita pelo canal de denúncias deve ser sigilosa de forma a não causar uma exposição do investigado. Essa prática garante o profissionalismo e imparcialidade do setor de da sua empresa, evita precipitados.

16 Capítulo 4 Conclusão

17 Conclusão O canal de denúncias é a ferramenta chave para o bom funcionamento de um programa de integridade. É com o canal de denúncias que se consegue promover um ambiente empresarial mais ético e mitigar grandes riscos. Pensando nisso a Be Compliance desenvolveu um plataforma de monitoramento e acompanhamento das denúncias. Além disso, nossa plataforma conta com gráficos de riscos, bem como gráficos para apontar a quantidade e os motivos da denúncia, tornando possível que o setor de compliance interno da sua empresa consiga promover ações de compliance focadas para mitigar os riscos da sua empresa. Além disso, a Be Compliance possui o atendimento de canal de denúncias 100% anônimo e atendido por advogados, capazes de dar uma resposta adequada aos denunciantes segundo as legislações do nosso país, o que confere maior credibilidade e profissionalismo ao compliance a sua empresa. A Be Compliance acredita que um país ético começa com as ações empresariais, tornando cidadãos mais responsáveis e íntegros por meio da promoção de programas de integridade. É por isso que buscamos dar o completo apoio e incentivo às empresas na implementação de programas de integridade.

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