Plano de Acções de Melhoria 2010/12

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1 Plano de Acções de Melhoria 2010/12 CAF - Common Assessment Framework (Estrutura Comum de Avaliação)

2 Índice ÍNDICE... II OBJECTIVO INTRODUÇÃO ESTRUTURA DO PAM PLANO DE ACÇÕES DE MELHORIA IDENTIFICAÇÃO DA ESCOLA ÁREAS DE MELHORIA IDENTIFICAÇÃO DAS AM MATRIZ DE PRIORITIZAÇÃO DAS AM Critérios de prioritização das AM Tabela de prioritização das AM VISÃO GLOBAL DO PAM FICHA DA ACÇÃO DE MELHORIA... 9 ii

3 Objectivo É objectivo deste documento servir de suporte à implementação de Acções de Melhoria no. 1 Introdução O plano de acções de melhoria (PAM) resulta do relatório da auto-avaliação, baseando-se, assim, em evidências e dados provenientes da própria escola e, sobretudo, na perspectiva da comunidade escolar. O PAM pode ainda incorporar acções de melhoria identificadas no Observatório (da Qualidade ou de Satisfação), resultantes das recomendações dos Grupos de Reflexão, da Auto-Avaliação da Biblioteca Escolar, bem como do Relatório da Avaliação Externa (IGE). O PAM a elaborar é determinado pelas acções de melhoria seleccionadas pela Equipa de Auto-Avaliação. Este deve conduzir directamente ao plano de acções para melhorar o desempenho da escola. Depois da apresentação dos resultados da auto-avaliação e das acções de melhoria à comunidade educativa, segue-se a criação das equipas que têm de elaborar um plano de implementação das AM identificadas, de acordo com um planeamento. Cada AM terá assim uma equipa responsável pela sua implementação, e essa equipa é coordenada por uma pessoa, o Coordenador da Acção. O PAM é um dos principais objectivos da auto-avaliação e as acções que constam do plano representam actividades fundamentais para o bom desempenho das pessoas e da própria organização. Estas acções, no seu conjunto, representam aquilo que poderá determinar, de forma positiva ou negativa, a identificação e o empenho das pessoas nos objectivos de melhoria do serviço, assim como mostrar à organização que o esforço que lhes foi solicitado ao longo de todo este processo tem, de facto, resultados concretos. 1

4 2 Estrutura do PAM O relatório de auto-avaliação tem como objectivo apoiar a Direcção da escola na implementação de um conjunto de acções que permitam melhorar o desempenho organizacional, através da definição de um Plano de Acções de Melhoria, contribuindo assim para uma maior qualidade, eficiência e eficácia da escola. Os Pontos que foram considerados como Fortes devem também ser objecto de acompanhamento, de modo a reforçar a vantagem competitiva e sustentabilidade dos esforços já realizados. Os Aspectos a Melhorar são analisados pela equipa de auto-avaliação e de seguida são hierarquizados como acções de melhoria. O PAM é integrado no planeamento estratégico da escola (Projecto Educativo e Plano de Intervenção), sendo fundamental a sua divulgação e efectiva implementação. Vejamos a estrutura do PAM: Tabela 1 Estrutura do documento Plano de Acções de Melhoria Capítulo Identificação da Escola Áreas de Melhoria (AM) Identificação das AM Matriz de prioritização das Acções de Melhoria (AM) Visão global do PAM Fichas da AM Descrição Designação e Contactos da Organização Nome e contactos do Coordenador da EAA Período da Auto-avaliação (diagnóstico CAF) Lista de sugestões de melhoria agregadas por áreas Lista de acções de melhoria relevantes Critérios de prioritização das AM e tabela de ranking Quadro geral que permite visualizar todo o PAM (cronograma) Fichas para cada AM (planeamento) 2

5 3 3.1 Identificação da Escola Tabela 2 Elementos da escola Elementos da Escola Designação da Organização Nome do Coordenador da EAA Descrição Helena Silva Contacto do Coordenador Período da Auto-avaliação (diagnóstico CAF) 3.2 Áreas de Melhoria Sugestões de melhoria propostas, agregadas por áreas de melhoria: Tabela 3 Identificação das Áreas de Melhoria Áreas de Melhoria Aspectos a Melhorar 1 Avaliação estratégica Avaliação interna Avaliação do desempenho dos RH Formação RH Melhorar a acção junto do pessoal não docente: reuniões periódicas com registos escritos Avaliação do planeamento Participação do pessoal não docente no planeamento e estratégia do com registos formais O pessoal não docente é chamado a avaliar o funcionamento dos serviços e funções da sua área de responsabilidade (assistentes técnicos) O pessoal não docente apresenta propostas de melhorias a introduzir nas áreas da sua responsabilidade (assistentes técnicos) Implementar mecanismos de avaliação comum da eficácia dos materiais didácticos e recursos, com criação de Bases de Dados No processo de avaliação do desempenho, a Escola avalia os funcionários de forma justa e de forma a incentivar a qualidade do seu trabalho (assistentes operacionais do 2º e 3º Ciclos) Criar protocolos específicos para apoiar a melhoria do desempenho do PND 1 Descrição genérica da área em causa e dos aspectos detectados como áreas passíveis de melhoria 3

6 Áreas de Melhoria Aspectos a Melhorar 1 Articulação curricular Desenvolvimento estratégico Benchmarking Clima de escola Clima de escola Eficácia pedagógica Satisfação da comunidade escolar Satisfação da comunidade escolar Eficácia pedagógica Relação escola/família Satisifação da comunidade educativa Eficácia pedagógica Melhorar a articulação entre ciclos Abertura à inovação O Agrupamento aprende com as inovações de outros Agrupamentos (nacionais e internacionais), demonstrando disponibilidade e iniciativa (cerca de 25% do pessoal docente do 2º e 3º Ciclos e 30% do Pré-Escolar e 1º Ciclo não sabe ou não responde) Aumentar a assertividade dos comportamentos dos alunos Os alunos têm um comportamento disciplinado, quer dentro da sala de aula quer nos recreios (pessoal docente do 2º e 3º Ciclos) A frequência de aulas de recuperação/compensação e sala de estudo permite aos alunos superarem as suas dificuldades (cerca de 20% dos alunos da escola sede não sabe ou não responde) O serviço de refeitório é de qualidade e existe preocupação com uma alimentação racional (alunos) A Associação de Estudantes funciona de maneira satisfatória e tem uma palavra a dizer na Escola As aulas de substituição têm ajudado a melhorar os resultados escolares dos alunos Os encarregados de educação procuram informar-se regularmente sobre a situação escolar dos seus educandos Melhorar a participação do pessoal não docente nas tomadas de decisão; Nesta Escola, o pessoal não docente participa na tomada de decisões (2º e 3º Ciclos) Aumentar a projecção do no território, quer através da participação em acções propostas pela comunidade, quer dinamizando acções em parceria com outras entidades Aumentar a eficácia dos apoios educativos 4

7 3.3 Identificação das AM Ações de melhoria (abrangentes e relevantes): Tabela 4 Identificação das Acções de Melhoria Áreas de Melhoria Acções de Melhoria 2 Satisfação da comunidade educativa Formação dos RH Processos de benchmarking/ benchlearning Nº1 - MELHORAR A QUALIDADE DOS SERVIÇOS PRESTADOS NO REFEITÓRIO E O SEU FUNCIONAMENTO GLOBAL Nº2 - Elaborar registos escritos das reuniões entre a direcção executiva e o pessoal não docente. Nº3 - Envolver o pessoal não docente no planeamento e estratégias do com registos formais (actas) Nº4 - Avaliar o funcionamento dos serviços e funções da responsabilidade do pessoal não docente(a.t) pelos assistentes técnicos Nº5 - Criar uma caixa de sugestões. Reunião entre os representantes para avaliar as sugestões e redigir um documento final a apresentar á direcção do Agrupamento Nº6 - Estabelecer protocolos com outras entidades ( Escolas, Autarquias ) com vista à realização de Acções de Formação para o PND Nº7 - Bench marking / bench learning (processos de) - Propor a 4/5 escolas da área a realização conjunta de um seminário anual sobre práticas de gestão dos DC. Será escolhido um tema integrador e uma escola diferente em cada ano cujo director passará a ser o coordenador da acção Nº8 - Levar a efeito um estudo, com o PND, sobre a sua particpação na tomada de decisão 3.4 Matriz de prioritização das AM Critérios de prioritização das AM Critério(s) de prioritização utilizado(s), tendo em conta a visão e estratégia geral da escola (Projecto Educativo, Regulamento Interno, Plano Anual de Actividades e Projecto de Intervenção da Direcção). 2 Indicação do nome da Acção de Melhoria a implementar, que será descrita pormenorizadamente mais à frente neste documento 5

8 Critérios: 1 Relação com a visão, estratégias e objectivos do Projecto Educativo 2 Articulação com o Plano de Actividade do 3 Articulação com o Plano de Actividades de outros OG (Conselho Pedagógico) 4 Dar resposta às áreas de melhoria definidas pela CAF Tabela de prioritização das AM Uma das formas para prioritizar as AM consiste em combinar três critérios: impacto, capacidade e satisfação. Deste modo, as acções de melhoria são prioritizadas de acordo com a capacidade da escola em as implementar num determinado período de tempo, bem como na capacidade de mobilizar os recursos necessários, tendo sempre em conta o impacto que cada acção de melhoria irá ter no desempenho da escola e o que poderá contribuir para a melhoria da satisfação da comunidade escolar. Tabela 5 Pontuação a usar na prioritização das AM Níveis a usar para pontuar cada AM Nível Baixo (0 pontos) Nível Médio (3 pontos) Nível Elevado (5 pontos) Impacto Capacidade É improvável que tenha impacto em qualquer objectivo da organização ou indicador de desempenho Improvável de ser implementada no curto prazo; requer um número significativo de recursos que a organização não possui Terá um impacto em pelo menos um objectivo da organização ou indicadores de desempenho É possível implementar no curto prazo; requer um número razoável de recursos Terá um impacto significativo em mais do que um objectivo da organização ou indicadores de desempenho Pode ser implementada no curto prazo; requer recursos que a organização possui ou irá possuir a curto prazo Satisfação Improvável impacto na satisfação da comunidade escolar A acção tem impacto indirecto na melhoria da satisfação da comunidade escolar A acção tem impacto directo da satisfação da comunidade escolar Prioridade das AM, de acordo com os critérios estabelecidos: 6

9 Tabela 6 Priorização das Acções de Melhoria 3 Priori dade Acção de Melhoria (identificadas na Tabela 4) Impacto (a) Capacida de (b) Satisfaçã o (c) Pontuaçã o (a x b x c) 1 Nº Nº Nº Nº Nº Nº Nº Nº Depois de Preenchida a tabela, deverá ser seleccionada na íntegra, ir ao menu Ferramentas da Tabela -> Esquema seleccionar e escolher OK. A tabela fica automaticamente ordenada. (opção disponível no Microsoft Office Word 2007) 7

10 3.5 Visão global do PAM Quadro relativo ao cronograma de actividades: Tabela 7 Cronograma do PAM Prioridade AM Responsável pelo Projecto Data prevista para conclusão Cronograma temporal da actividade (assinalar com "X") Estado 4 J F M A M J J A S O N D 1. Nº1 Ana Karas x x x x x x 2. Nº2 Maria do Carmo x x x x x x x x 3. Nº3 João Luís Carapeta x x x x x x x x 4. Nº4 Conceição Falcão x x x x x x x x x x x x 5. Nº5 João Luís Carapeta x x x x x x x x 6. Nº6 Rui Moura x x x x x x x x x 7. Nº7 Director x x x x x x x x x x x x 8. Nº8 Ana Lúcia Silva x x x x x Data: / 4 Utilizar uma cor, de acordo com a legenda. 8

11 3.6 Ficha da Acção de Melhoria A tabela seguinte descreve os campos exigidos para cada AM: Tabela 8 Descrição da Ficha da Acção de Melhoria Título Descrição Designação da Acção de Melhoria Título da Acção de Melhoria 5 Coordenador da Acção Equipa operacional Critério dominante da CAF Pessoa responsável pela acção As pessoas identificadas para desenvolver e implementar a acção Critério da CAF onde foi identificada a AM Descrição da acção de melhoria Descrição da AM Objectivo(s) da acção de melhoria Actividades a realizar Resultado(s) a alcançar Factores críticos de sucesso Constrangimentos Datas de início e conclusão Recursos humanos envolvidos O que se pretende efectivamente obter com a aplicação da AM Descrição da forma como a AM será implementada, indicando as acções/actividades a realizar neste âmbito. As metas ou indicadores utilizados para a implementação da AM As condições necessárias e suficientes para que os objectivos sejam atingidos O que pode influenciar negativamente a concretização dos objectivos estabelecidos Datas em que a implementação da AM se deve iniciar e deve estar totalmente concluída As pessoas necessárias para implementação da AM Custos estimados Revisão e avaliação da acção Os custos envolvidos na implementação da AM Os mecanismos/suportes 6 e as datas para monitorização do progresso da AM de forma a assegurar a implementação da Acção conforme previsto e, se necessário, efectuar correcções 5 Sugere-se que o nome da Acção de Melhoria seja precedido do número do critério a que a mesma diz respeito. 6 Ex: questionário, entrevista, relatórios, etc. Em qualquer caso, se possível, anexar uma ficha/grelha de avaliação da AM. 9

12 Designação da Acção de Melhoria FICHA DE ACÇÃO DE MELHORIA N.º 1 FUNCIONAMENTO DO REFEITÓRIO HORA DE COMER Coordenador da Acção ANA KARAS Critério dominante da CAF Equipa operacional CRISTINA FERREIRA, ISABEL SILVA, EQUIPA DE SAÚDE ESCOLAR (DOCENTES) ALUNAS DO CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE APOIO À INFÂNCIA (11ºD) CRITÉRIO 6 RESULTADOS ORIENTADOS PARA OS CIDADÃOS/CLIENTES Descrição da acção de melhoria MELHORAR A QUALIDADE DOS SERVIÇOS PRESTADOS NO REFEITÓRIO E O SEU FUNCIONAMENTO GLOBAL. Objectivo(s) da acção de melhoria PROMOÇÃO DE ESTILOS DE VIDA SAUDÁVEIS ASSOCIADOS À ALIMENTAÇÃO; EDUCAR PARA O SABER ESTAR NO REFEITÓRIO; DESENVOLVER HÁBITOS DE HIGIENE; MONITORIZAR O GRAU DE SATISFAÇÃO DOS UTENTES DO REFEITÓRIO. Actividades a realizar - IMPLEMENTAÇÃO DE ROTINAS NA FORMAÇÃO DE FILAS E NA UTILIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DO REFEITÓRIO; - MELHORIA DO ESPAÇO FÍSICO DO REFEITÓRIO; - ACOMPANHAMENTO E ACONSELHAMENTO DOS ALUNOS, NOMEADAMENTE, DO 2ºCICLO; - VERIFICAÇÃO DIÁRIA DO CONTEÚDO DO TABULEIRO DA REFEIÇÃO DOS ALUNOS, SOBRETUDO DO 2ºCICLO; - APLICAÇÃO DOS INQUÉRITOS DE SATISFAÇÃO E AVALIAÇÃO DO PROJECTO. Resultado(s) a alcançar - MENOR TEMPO DE ESPERA DOS UTENTES; - MELHOR ATENDIMENTO; - MAIOR FREQUÊNCIA DE HÁBITOS DE HIGIENE; - ATITUDES COMPORTAMENTAIS MAIS ADEQUADAS; - MELHORES E MAIS SAUDÁVEIS HÁBITOS ALIMENTARES. Factores críticos de sucesso Data de início - EFICÁCIA E EMPENHO DA EQUIPA OPERACIONAL. SETEMBRO 2010 Constrangimentos - COLABORAÇÃO DOS UTENTES DO REFEITÓRIO E DOS SERVIÇOS DA EMPRESA CONCESSIONÁRIA; - COLABORAÇÃO E APOIO FINANCEIRO DA DIRECÇÃO DO AGRUPAMENTO. Recursos humanos envolvidos - EQUIPA OPERACIONAL; - ALUNOS UTENTES DO REFEITÓRIO; - EMPRESA CONCESSIONÁRIA. Data de conclusão JUNHO 2011 Custos estimados 2.535,00 Revisão e avaliação da acção - OBSERVATÓRIO DE SATISFAÇÃO; - ACOMPANHAMENTO DUAS VEZES POR PERÍODO LECTIVO DA EAA PELA ANOTHER STEP NA MONITORIZAÇÃO FEITA PELA EAA DA ACÇÃO DE MELHORIA. 10

13 Designação da Acção de Melhoria FICHA DE ACÇÃO DE MELHORIA N.º 2 Elaborar registos escritos das reuniões entre a direcção executiva e o pessoal não docente. Coordenador da Acção Maria do Carmo Alves Equipa operacional Chefe das AO Critério dominante da CAF 1. Liderança Descrição da acção de melhoria Todas as reuniões do e com o PND têm registos escritos (actas) Objectivo(s) da acção de melhoria Valorizar o papel do PND na definição da política e estratégia do Actividades a realizar Resultado(s) a alcançar Factores críticos de sucesso Data de início Constrangimentos Data de conclusão Recursos humanos envolvidos Custos estimados Revisão e avaliação da acção 11

14 Designação da Acção de Melhoria FICHA DE ACÇÃO DE MELHORIA N.º Participação do pessoal não docente no planeamento e estratégia do com registos formais. Coordenador da Acção Representante do P.N.D. no C. Geral- João Luís Critério dominante da CAF Critério 2. Planeamento / estratégia Equipa operacional Conceição Falcão Maria do Carmo Descrição da acção de melhoria Envolver o pessoal não docente no planeamento e estratégias do com registos formais (actas) Objectivo(s) da acção de melhoria Melhorar a participação do pessoal não docente no planeamento e estratégia do com registos formais /acta Actividades a realizar Elaborar um modelo de acta Realizar uma reunião entre o P.N.D. no inicio do ano lectivo para apresentação de propostas que integrem os documentos políticos da escola com registo formal/acta Resultado(s) a alcançar 80% do pessoal não docente participe na reunião e apresente propostas que integrem o PAA Exista registo formal da respectiva reunião. Factores críticos de sucesso Data de início Constrangimentos Data de conclusão Recursos humanos envolvidos Custos estimados Revisão e avaliação da acção Questionários de satisfação 12

15 FICHA DE ACÇÃO DE MELHORIA N.º 4 Designação da Acção de Melhoria 2.2 O pessoal não docente(a.t) é chamado a avaliar o funcionamento dos serviços e funções da sua área de responsabilidade. Coordenador da Acção Conceição Falcão Critério dominante da CAF Equipa operacional João Luís Assunção Cruz Critério 2. Planeamento / estratégia Descrição da acção de melhoria Avaliar o funcionamento dos serviços e funções da responsabilidade do pessoal não docente(a.t) pelos assistentes técnicos Objectivo(s) da acção de melhoria Melhorar o funcionamento dos serviços e funções da área de responsabilidade dos Assistentes Técnicos. Actividades a realizar Elaborar uma ficha/inquérito aos participantes Tratar os dados Elaborar um relatório Resultado(s) a alcançar Avaliar pelo menos 70% dos serviços. Factores críticos de sucesso Data de início Constrangimentos Data de conclusão Recursos humanos envolvidos Custos estimados Revisão e avaliação da acção 13

16 FICHA DE ACÇÃO DE MELHORIA N.º 5 Designação da Acção de Melhoria 2.4 O pessoal não docente(a.t) apresenta propostas de melhoria a introduzir nas áreas da sua responsabilidade. Coordenador da Acção João Luís Critério dominante da CAF Critério 2. Planeamento / estratégia Equipa operacional Conceição Falcão Anabela Sousa Descrição da acção de melhoria Apresentar propostas de melhoria dos serviços pelos assistentes técnicos. Objectivo(s) da acção de melhoria Melhorar as áreas da responsabilidade dos assistentes técnicos. Actividades a realizar Criar uma caixa de sugestões Reunião entre os representantes para avaliar as sugestões e redigir um documento final a apresentar á direcção do Agrupamento Resultado(s) a alcançar Ter o contributo dos assistentes técnicos nas áreas de melhoria da sua responsabilidade Factores críticos de sucesso Data de início Constrangimentos Data de conclusão Recursos humanos envolvidos Custos estimados Revisão e avaliação da acção 14

17 Designação da Acção de Melhoria FICHA DE ACÇÃO DE MELHORIA N.º 6 Estabelecer protocolos com outras entidades ( Escolas, Autarquias ) com vista à realização de Acções de Formação para o PND Coordenador da Acção Rui Moura Equipa operacional Chefe das AO Chefe dos SADM Critério dominante da CAF 4 Parcerias e recursos Descrição da acção de melhoria Objectivo(s) da acção de melhoria Estabelecimento de parcerias para formação do PND Actividades a realizar Contactar entidades formadoras Resultado(s) a alcançar Assinatura de dois protocolos Factores críticos de sucesso Disponibilidade de eventuais parceiros Constrangimentos Data de início Data de conclusão Recursos humanos envolvidos Custos estimados Revisão e avaliação da acção 15

18 Designação da Acção de Melhoria FICHA DE ACÇÃO DE MELHORIA N.º 7 Benchmarking no âmbito das práticas de gestão intermédia nos DC Coordenador da Acção Director Critério dominante da CAF Equipa operacional Secretariado da AP10 1 CDC por escola participante Critério 8 Impacto na sociedade Descrição da acção de melhoria Propor a 4/5 escolas da área a realização conjunta de um seminário anual sobre práticas de gestão dos DC. Será escolhido um tema integrador e uma escola diferente em cada ano cujo director passará a ser o coordenador da acção Objectivo(s) da acção de melhoria Melhorar o trabalho a nível da gestão dos DC através de um execrício de benchamrking entre os CDC de várias escolas no âmbito da gestão dos DC. Actividades a realizar Seminário com a presença de um especialista. Sessões por DC. Sessão plenária final. Resultado(s) a alcançar Melhoria das práticas organizacionais de gestão curricular anível dos DC Factores críticos de sucesso Grau de adesão das diferentes escolas Constrangimentos Articulação de Calendários entre as várias escolas Recursos humanos envolvidos CDC das escolas participantes Data de início Março de 2011 Data de conclusão Julho de 2011 Custos estimados 100 (reprografia, coffeebreaks) Revisão e avaliação da acção Questionário aos participantes; Reunião de directores da AP10. 16

19 Designação da Acção de Melhoria FICHA DE ACÇÃO DE MELHORIA N.º 8 Melhorar a participação do pessoal não docente nas tomadas de decisão Coordenador da Acção Ana Lúcia Silva Equipa operacional Ana Lúcia Silva Maria do Carmo Alves Conceição Falcão Critério dominante da CAF Critério 7 Resultados relativos às pessoas Descrição da acção de melhoria Levar a efeito um estudo, com o PND, sobre a sua particpação na tomada de decisão Objectivo(s) da acção de melhoria Saber a perspectiva do PND sobre os vários tipos de tomadas de decisão que ocorrem no. Actividades a realizar Elaborar um questionário /guião de entrevista Resultado(s) a alcançar Obter um relatório que informe expressamente sobre o tipo de tomada de cidaão Factores críticos de sucesso Data de início Grau de participação do PND 2 de Novembro de 2010 Constrangimentos Recursos humanos envolvidos Estagiária do PEPAC; PND (2) Revisão e avaliação da acção Data de conclusão 15 de Março de 2011 Custos estimados 50 (impressões, fotocópias) Abril de

20 Preencha uma ficha para cada Acção de Melhoria: Designação da Acção de Melhoria FICHA DE ACÇÃO DE MELHORIA N.º Coordenador da Acção Equipa operacional Critério dominante da CAF Descrição da acção de melhoria Objectivo(s) da acção de melhoria Actividades a realizar Resultado(s) a alcançar Factores críticos de sucesso Data de início Constrangimentos Data de conclusão Recursos humanos envolvidos Custos estimados Revisão e avaliação da acção 18