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1 Guia Prático SIADAP 3 DARH/DRH Lisboa, dezembro 2018 Av. Columbano Bordalo Pinheiro, 5, Lisboa Portugal Telef. (+351) ihru@ihru.pt

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3 Índice 1.Enquadramento Geral do SIADAP Enquadramento Princípios Objetivos Ciclo de Gestão Subsistemas do SIADAP Metodologia de Avaliação do SIADAP Requesitos de Avaliação Âmbito de aplicação Periodicidade Quais são os requisitos necessários à Avaliação? Parâmetros de Avaliação Quando deve ocorrer a contratualização dos parâmetros? Objetivos Quais os critérios que devem orientar a definição dos objetivos? Quantos objetivos têm que ser fixados? Como se avaliam os objetivos? Competências Como são escolhidas as competências? Quantas competências têm que ser escolhidas? Como se avaliam as competências? Avaliação Final Qual é a ponderação dos dois parâmetros para a classificação final? Como se efetua a avaliação final? Como é expressa a avaliação final? Como se efetua uma avaliação final? Diferenciação de Desempenhos Como se efetua a diferenciação de desempenhos? Como se reconhece o mérito (Desempenho Excelente)? Quem pode pedir o reconhecimento do mérito? Desempenho Inadequado O que implica a menção qualitativa de desempenho inadequado? Avaliador Quais são as funções do avaliador? Avaliado Quais são os direitos do Avaliado? GUIA PRÁTICO SIADAP 3 1

4 Quais são os deveres do Avaliado? Conselho Coordenador de Avaliação Qual é a sua constituição? Quais são as suas competências? Comissão Paritária Qual é a sua competência? Qual é a sua composição e qual é a duração do seu mandato? Dirigente Máximo Quais são as suas competências? Processo de Avaliação de Desempenho Fluxograma do Processo de Avaliação Fase 1 Planeamento do Processo de Avaliação Fase 2 Auto-Avaliação e Avaliação Fase 3 Harmonização das Propostas de Avaliação Fase 4 Reunião de Avaliação Fase 5 Validação e Reconhecimentos Fase 6 Intervenção da Comissão Paritária Fase 7 Homologação das Avaliações Fase 8 Reclamação e Outras Impugnações Fase 9 Monitorização das Avaliações Calendário do Processo Avaliativo Situações Especiais Ponderação Curricular Quando há lugar à avaliação por ponderação curricular? A avaliação por ponderação curricular é feita com base em que elementos? Quem é que solicita a ponderação curricular? E como deve proceder? Avaliação com base apenas nas Competências Quando é que pode haver lugar a avaliação com base apenas nas competências? Quem decide a aplicação deste tipo de avaliação? Quantas competências têm que ser selecionadas? Qual é a ponderação das competências para a classificação final? Como se efetua a avaliação final? Como é expressa a avaliação final? Outras informações Efeitos da Avaliação de Desempenho Quais são os efeitos decorrentes diretamente do diploma do SIADAP? Quais são os efeitos decorrentes da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (LGTFP)? Critério de Desempate Anexos Anexo 1: Definição e objetivos em mygiaf GUIA PRÁTICO SIADAP 3 2

5 1.Enquadramento Geral do SIADAP 1.1.Enquadramento 1.2.Princípios 1.3. Objetivos 1.4. Ciclo de Gestão 1.5. Subsistemas do SIADAP GUIA PRÁTICO SIADAP 3 3

6 1.1.Enquadramento O Sistema de gestão e avaliação do desempenho (SIADAP) é enquadrado pela Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro e respetivas alterações, nomeadamente, a Lei n.º 64- A/2008, de 31 de dezembro, Lei n.º 55-A/2010, de 31 de dezembro e Lei n.º 66-B/2012, de 31 dezembro. O SIADAP visa contribuir para a melhoria do desempenho e qualidade de serviço da Administração Pública, para a coerência e harmonia da ação dos serviços, dirigentes e demais trabalhadores e para a promoção da sua motivação profissional e desenvolvimento de competências Princípios O SIADAP subordina-se aos seguintes princípios: a) Coerência e integração, alinhando a ação dos serviços, dirigentes e trabalhadores na prossecução dos objetivos e na execução das políticas públicas; b) Responsabilização e desenvolvimento, reforçando o sentido de responsabilidade de dirigentes e trabalhadores pelos resultados dos serviços, articulando melhorias dos sistemas organizacionais e processos de trabalho e desenvolvimento das competências dos dirigentes e dos trabalhadores; c) Universalidade e flexibilidade, visando a aplicação dos sistemas de gestão do desempenho a todos os serviços, dirigentes e trabalhadores, mas prevendo a sua adaptação a situações específicas; d) Transparência e imparcialidade, assegurando a utilização de critérios objetivos e públicos na gestão do desempenho dos serviços, dirigentes e trabalhadores, assente em indicadores de desempenho; e) Eficácia, orientando a gestão e ação dos serviços, dos dirigentes e dos trabalhadores para a obtenção dos resultados previstos; f) Eficiência, relacionando os bens produzidos e os serviços prestados com a melhor utilização de recursos; g) Orientação para a qualidade nos serviços públicos; h) Comparabilidade dos desempenhos dos serviços, através da utilização de indicadores que permitam o confronto com padrões nacionais e internacionais, sempre que possível; Artigo 5.º GUIA PRÁTICO SIADAP 3 4

7 i) Publicidade dos resultados da avaliação dos serviços, promovendo a visibilidade da sua atuação perante os utilizadores; j) Publicidade na avaliação dos dirigentes e dos trabalhadores; l) Participação dos dirigentes e dos trabalhadores na fixação dos objetivos dos serviços, na gestão do desempenho, na melhoria dos processos de trabalho e na avaliação dos serviços; m) Participação dos utilizadores na avaliação dos serviços. 1.3.Objetivos a) Contribuir para a melhoria da Administração Pública; b) Desenvolver e consolidar práticas de avaliação e auto-regulação; c) Identificar as necessidades de formação; d) Promover a motivação e o desenvolvimento de competências; e) Reconhecer e distinguir serviços, dirigentes e trabalhadores pelo seu desempenho e pelos resultados obtidos; f) Melhoria de processos; g) Melhoria da prestação da informação e transparência; h) Apoiar o processo de decisão estratégica. Artigo 6.º 1.4. Ciclo de Gestão A Lei n.º 66-B/2007 prevê a articulação do SIADAP com o sistema de planeamento de cada ministério que, em permanência, coordena e acompanha a articulação do SIADAP com o ciclo de gestão de cada serviço. O ciclo de gestão integra as seguintes fases: Fixação dos objetivos do serviço para ano seguinte (tendo em conta a missão, as atribuições, os objetivos estratégicos plurianuais determinados superiormente, a cartão de missão, os resultados da avaliação e as disponibilidades orçamentais; Aprovação do Orçamento e do Mapa de Pessoal; Elaboração e aprovação do Plano de Atividades; Monitorização e eventual revisão dos objetivos do serviço e de cada unidade orgânica; Elaboração do Relatório de Atividades (que inclui Balanço Social e relatório de auto-avaliação do serviço). Artigo 7.º e 8.º GUIA PRÁTICO SIADAP 3 5

8 1.5. Subsistemas do SIADAP O SIADAP integra os seguintes subsistemas: a) SIADAP 1 Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Serviços da Administração Pública; b) SIADAP 2 Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Dirigentes da Administração Pública; c) SIADAP 3 Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Trabalhadores da Administração Pública. Estes subsistemas funcionam de forma integrada pela coerência entre objetivos fixados no âmbito do planeamento, objetivos do ciclo de gestão do serviço, objetivos fixados na carta de missão dos dirigentes superiores e objetivos fixados aos demais dirigentes e trabalhadores. Artigo 9.º GUIA PRÁTICO SIADAP 3 6

9 2.Metodologia de Avaliação do SIADAP 2.1. Requisitos de Avaliação 2.2. Parâmetros de Avaliação 2.3. Objetivos 2.4. Competências 2.5. Avaliação Final 2.6. Diferenciação de Desempenho 2.7. Desempenho Inadequado GUIA PRÁTICO SIADAP 3 7

10 2.1.Requesitos de Avaliação Âmbito de aplicação Aplica-se aos trabalhadores da Administração Pública Periodicidade A avaliação do desempenho dos trabalhadores é de caráter bienal, sem prejuízo dos modelos adaptados. A avaliação respeita ao desempenho do trabalhador dos dois anos civis anteriores Quais são os requisitos necessários à Avaliação? Artigo 2.º Artigo 41.º A avaliação dos trabalhadores pressupõe, como regra, a verificação, cumulativa, dos seguintes requisitos: Ter uma relação jurídica de emprego público (RJEP); Pelo menos um ano de relação jurídica de emprego público no biénio anterior e, consequente, serviço efetivo, independentemente do serviço onde o tenha prestado; O serviço deve ser prestado em contacto funcional ou em situação funcional que, apesar de não ter permitido contacto direto, admita, por decisão favorável do Conselho Coordenador de Avaliação (CCA), a realização da avaliação. Artigo 42.º Nota 1: Apenas existem condições efetivas para a avaliação quando a contratualização dos objetivos tenha sido assinada até pelo menos 12 meses antes do final do período em avaliação, ou seja, o serviço efetivo só começa a ser contabilizado a partir da assinatura da contratualização dos objetivos (ofício circular n.º 13/GDG/08 ponto 14). Nota 2: Sempre que ocorra uma alteração do avaliador (dentro ou fora do mesmo serviço) devem ser assinada nova ficha (ainda que os objetivos sejam os mesmos), de modo a que não haja interrupção do serviço efetivo. Nota 3: dado que a lei fixa como requisitos essenciais da avaliação a posse, por parte do avaliado, de vínculo de emprego público com, pelo menos, um ano e o correspondente serviço efetivo, devendo este ser prestado em contacto funcional com o respetivo avaliador, considera-se que, uma vez verificados esses requisitos, o desempenho do trabalhador deve ser objeto de avaliação, sendo competente para a realizar, caso haja sucessão de avaliadores, aquele que tenha tido maior período de contacto funcional com o avaliado, em regra por um período mínimo de um ano, devendo este recolher dos demais os contributos escritos adequados a uma efetiva e justa avaliação (Fonte DGAEP FAQ SIADAP ver n.s 2,3 e 4 do artigo 42.º). Nota 4: No caso de mudança de serviço, será competente o avaliador que tenha tido maior período de contacto funcional com o avaliado, em regra por um período mínimo de um ano. (Fonte: DGAEP FAQ SIADAP ver n.s 2,3 e 4 do artigo 42.º). GUIA PRÁTICO SIADAP 3 8

11 A avaliação não é realizada nas seguintes situações: Quando no ano civil anterior ao da realização do ciclo avaliativo, o trabalhador tenha constituído a relação jurídica de emprego há menos de seis meses, a avaliação daquele período deve fazer-se em conjunto com a do ciclo avaliativo seguinte; Se no biénio anterior, o trabalhador tiver RJEP com pelo menos um ano, mas sem exercício efetivo de funções ou não tiver havido contacto funcional com o superior hierárquico que permita decisão favorável do CCA. Se a contratualização dos objetivos for assinada em data inferior a 12 meses do fim do ciclo avaliativo. Nota: Neste último dois casos, releva a última avaliação atribuída, não estando sujeita às percentagens fixadas no artigo 75.º. Contudo, não havendo avaliação que possa relevar, ou caso se pretenda a sua alteração, o trabalhador pode solicitar avaliação por ponderação curricular n.º7 do artigo 42.º e artigo 43.º (Para mais informações ver Ponto 5.1.). Artigo 42.º 2.2.Parâmetros de Avaliação A avaliação do desempenho dos trabalhadores integra-se no ciclo de gestão de serviço e efetua-se com base nos parâmetros: A. Resultados obtidos na prossecução dos objetivos individuais, devidamente articulados com os da respetiva unidade orgânica; B. Competências que visam avaliar conhecimentos, capacidades técnicas e comportamentais adequadas ao exercício da função. Nota: Em casos excecionais, pode efetuar-se a avaliação com base apenas nas competências. (Ver Ponto 5.2.) Quando deve ocorrer a contratualização dos parâmetros? Artigo 45.º No início de cada ciclo de avaliação; No começo do exercício de um novo cargo ou função; Na mudança de organismo. Artigo 66.º 2.3. Objetivos Quais os critérios que devem orientar a definição dos objetivos? Os objetivos devem: Ser redigidos de forma clara e rigorosa; Ser coerentes e harmónicos com os objetivos do serviço e da unidade orgânica; Ser proporcionais entre os resultados visados e os meios disponíveis e o tempo em que são prosseguidos; Enquadrar-se nos tipos da figura 1, tendo em conta a caraterização do posto de trabalho ocupado pelo trabalhador; Ter indicadores de medida de desempenho para cada objetivo, contemplando obrigatoriamente a possibilidade de superação, e estes não devem ultrapassar os três por objetivo; Definidos por acordo entre avaliador e avaliado, prevalecendo a posição do avaliador. Artigo 46.º GUIA PRÁTICO SIADAP 3 9

12 Nota: Obrigatório identificar resultados de aperfeiçoamento e desenvolvimento individual num dos objetivos se tiver havido desempenho inadequado. Figura 1. Tipos de objetivos De produção de bens e atos ou prestação de serviços - visando a eficácia e satisfação dos utilizadores De qualidade - orientada para a inovação, melhoria do serviço e satisfação das necessidades dos utilizadores OBJETIVOS De eficiência - simplificação e racionalização de prazos e procedimentos e diminuição de custos De aperfeiçoamento e desenvolvimento - das competências individuais, técnicas e comportamentais do trabalhador Quantos objetivos têm que ser fixados? Mínimo: 3 objetivos Máximo: 7 objetivos Fonte: adaptado da Lei n.º66-b/2007 Nota: Só podem ser fixados objetivos de responsabilidade partilhada, se os mesmos implicarem, o trabalho de equipa ou esforço convergente para uma determinada finalidade Como se avaliam os objetivos? No final de cada ciclo avaliativo, caberá ao avaliador efetuar a avaliação dos objetivos definidos no início do período de avaliação, tendo em conta a escala definida. A avaliação dos resultados é expressa em três níveis: Artigo 46.º, n.º4 Artigo 46.º, n.º3 Tabela 1. Avaliação dos resultados Avaliação dos resultados Pontuação Objetivo superado 5 Artigo 47.º Objetivo atingido 3 Objetivo não atingido 1 Fonte: adaptado da Lei n.º66-b/2007 Pontuação final dos objetivos = Média aritmética Nota: Embora com desempenho efetivo, caso se verifique a impossibilidade de prosseguir alguns objetivos previamente fixados, devido a condicionantes estranhas ao controlo dos intervenientes, e não tenha sido possível a renegociação, a avaliação passa a ser referente aos que não tenham sido prejudicados por essas condicionantes. Artigo 47.º, n.º3 GUIA PRÁTICO SIADAP 3 10

13 2.4. Competências Como são escolhidas as competências? As competências são escolhidas de entre as constantes na Portaria n.º 359/2012, de 13 de dezembro: Por acordo entre avaliador e avaliado (preferencialmente); Pelo avaliador, não havendo acordo; Fixadas pelo Dirigente máximo, ouvido o CCA Quantas competências têm que ser escolhidas? Número mínimo de competências: Como se avaliam as competências? No final de cada ciclo avaliativo, caberá ao avaliador efetuar a avaliação das competências definidas no início do período de avaliação, tendo em conta a escala definida. A avaliação das competências é expressa em três níveis: Artigos 48.º, n.º2 e 36.º, n.ºs 6 e7 Artigo 48.º, n.º1 Tabela 2. Avaliação das competências Avaliação das Competências Pontuação Demonstrada a nível elevado 5 Artigo 49.º Demonstrada 3 Não demonstrada 1 Pontuação final das competências = Média aritmética 2.5. Avaliação Final Fonte: adaptado da Lei n.º66-b/ Qual é a ponderação dos dois parâmetros para a classificação final? 60% Mínima para os resultados 40% Máxima para as competências Nota: Contudo, por despacho do membro do governo responsável pela área da AP, podem ser estabelecidos limites diferentes em função de carreiras, e por despacho conjunto com o membro do Governo da Tutela podem ser fixados limites diferentes em razão de carreiras especiais ou em razão das atribuições ou especificidades da gestão dos serviços Como se efetua a avaliação final? A avaliação final resulta da média ponderada das pontuações obtidas no parâmetro resultados e no parâmetro competências. Nota: as pontuações finais dos parâmetros e da avaliação final são expressas até às centésimas e, quando possível, milésimas Artigo 50.º, n.º 2 Artigo 50.º, n-º 3 Artigo 50.º, n-º 1 Artigos 50.º, n-º 5, e 36.º, n.º Como é expressa a avaliação final? A avaliação final é expressa em menções qualitativas em função das pontuações finais. GUIA PRÁTICO SIADAP 3 11

14 Tabela 3. Menções qualitativas em função das pontuações finais Avaliação qualitativa Avaliação quantitativa mínima Avaliação quantitativa máxima Desempenho relevante 4 5 Desempenho adequado 2 3,999 Artigo 50.º, n-º 4 Desempenho inadequado 1 1, Como se efetua uma avaliação final? Tabela 4. Exemplo prático de como se efetua uma avaliação Fonte: adaptado da Lei n.º66-b/2007 Objetivo Pontuação Competência Pontuação O1 3 C1 5 O2 3 C2 3 O3 3 C3 5 O4 5 C4 1 C5 3 Total por parâmetro 3,500 3,400 Parâmetro Pontuação Ponderação Resultado Objetivos 3,500 60% 2,100 Competências 3,400 40% 1,360 Avaliação Final 3,460 Fonte: elaboração própria Neste caso prático, o trabalhador obteve, no ciclo avaliativo, uma avaliação de desempenho adequado (3,460) Diferenciação de Desempenhos Como se efetua a diferenciação de desempenhos? É garantida pela fixação de quotas máximas: Relevante 25% total de trabalhadores Excelente 5% do total de trabalhadores que tiveram desempenho relevante Nota 1: O universo de incidência das percentagens é constituído pelos trabalhadores a desempenhar funções no serviço que reúnam os requisitos de avaliação e pelos trabalhadores que requeiram avaliação por ponderação curricular, não sendo considerados os trabalhadores que possam e queiram fazer relevar a última avaliação que lhes tenha sido atribuída. Artigo 75.º, n-º 1 Artigo 75.º, n.ºs 2, 3 e 4 GUIA PRÁTICO SIADAP 3 12

15 Nota 2: Estas percentagens devem ser do conhecimento de todos os avaliados. Nota 3: Cabe ao Dirigente máximo atribuir as percentagens e assegurar o seu cumprimento Como se reconhece o mérito (Desempenho Excelente)? Só são admissíveis para reconhecimento de mérito (desempenho excelente) os trabalhadores com menção de Desempenho Relevante Quem pode pedir o reconhecimento do mérito? Avaliador e/ou Avaliado. Especificando os respetivos fundamentos e análise do impacto do desempenho, evidenciado os contributos relevantes para o serviço Desempenho Inadequado O que implica a menção qualitativa de desempenho inadequado? A atribuição da menção qualitativa de Desempenho inadequado deve ser fundamentada (por parâmetro), de modo a possibilitar decisões no sentido de: Analisar os fundamentos de insuficiência no desempenho; Identificar necessidades de formação; Planear o desenvolvimento profissional adequado à melhoria do desempenho; Tomar decisões com objetivo de aproveitar capacidades do trabalhador. Nota: O desempenho inadequado tem que ser validado pelo CCA. Artigo 75.º, n-º 1 Artigo 51.º, n-º 1 Artigo 51.º, n-º 2 Artigo 53.º Artigo 58.º, alínea d) GUIA PRÁTICO SIADAP 3 13

16 3.Intervenientes no Processo de Avaliação 3.1. Avaliador 3.2. Avaliado 3.3. Conselho Coordenador da Avaliação (CCA) 3.4. Comissão Paritária 3.5. Dirigente máximo do serviço GUIA PRÁTICO SIADAP 3 14

17 3.1. Avaliador É o superior hierárquico imediato ou, na sua ausência ou impedimento, o de nível seguinte Quais são as funções do avaliador? Negoceia objetivos: o Tendo em conta os objetivos e resultados fixados para a sua Unidade orgânica ou em execução das suas competências; o Tendo em conta a fixação de indicadores e critérios de superação de objetivos; Monitoriza e revê objetivos negociados; Negoceia Competências; Avalia trabalhadores na sua dependência direta; Pondera as expetativas dos trabalhadores; Fundamenta as avaliações de desempenho relevante e desempenho inadequado Avaliado Quais são os direitos do Avaliado? Avaliação do seu desempenho; A garantia de que os meios e condições necessárias ao seu desempenho estão em harmonia com os objetivos e resultados que tenha contratualizado; Garantia do conhecimento dos objetivos, fundamentos, conteúdo e funcionamento do sistema de avaliação; Direito de reclamação, de recurso e de impugnação jurisdicional Quais são os deveres do Avaliado? Artigo 56.º Artigo 57.º, n.º 1 Proceder à auto-avaliação, como garantia de envolvimento ativo e responsabilização no processo avaliativo; Negociar, em conjunto com o avaliador, os objetivos, competências e indicadores de medida. Artigo 57.º, n.º Conselho Coordenador de Avaliação Funciona junto do dirigente máximo do serviço Qual é a sua constituição? Dirigente máximo (que preside ao Conselho); Responsável pela gestão de Recursos Humanos; Três a cinco dirigentes designados pelo Dirigente máximo Quais são as suas competências? Estabelece diretrizes para aplicação objetiva e harmónica do SIADAP 3, tendo em consideração os documentos que integram o ciclo de gestão referido no artigo 8.º; Estabelece orientações gerais em matéria de fixação de objetivos, escolha das competências e indicadores de medida (em especial indicadores de superação); Artigo 58º, n.º 1 Artigo 58º, n.º 2 GUIA PRÁTICO SIADAP 3 15

18 Estabelece o número de objetivos e de competências a que se deve subordinar a avaliação de desempenho (por serviço, Unidade orgânica ou carreira); Garante o rigor e a diferenciação de desempenhos do SIADAP 3, cabendo-lhe validar as avaliações de desempenho relevante e desempenho inadequado, bem como proceder ao reconhecimento do Desempenho excelente; Emite pareceres sobre os pedidos de apreciação das propostas dos dirigentes intermédios Comissão Paritária Funciona junto do dirigente máximo do serviço Qual é a sua competência? Tem competência consultiva para apreciar propostas de avaliação dadas a conhecer a trabalhadores avaliados, antes da homologação, podendo solicitar elementos de avaliação ao avaliador, ao avaliado e ao CCA Qual é a sua composição e qual é a duração do seu mandato? A Comissão paritária é composta por quatro vogais, sendo dois representantes da Administração designados pelo dirigente máximo (um dos representantes tem que ser membro do Conselho de Coordenador da Avaliação) e dois representantes dos trabalhadores por estes eleitos. Os quatro vogais tem um mandato de quatro anos. Nota: Se não houver eleição não haverá Comissão Paritária, no entanto o processo de avaliação prossegue, sendo irrelevantes os pedidos para esse órgão. Artigo 59º, n.º 1 Artigo 59.º 3.5. Dirigente Máximo Quais são as suas competências? Garantir adequação do sistema às realidades específicas do serviço; Coordenar e controlar o processo avaliativo, de acordo com os princípios e regras definidos na presente lei; Fixar níveis de ponderação dos parâmetros de avaliação; Garantir o cumprimento de percentagens de diferenciação; Homologar as avaliações; Decidir das reclamações dos avaliados; Assegurar a elaboração do relatório da avaliação de desempenho (que é parte integrante do relatório de atividades do serviço); Quando não homologar as avaliações atribuídas pelos avaliadores ou pelo CCA, no caso previsto no artigo 69.º n.º 5, atribui nova menção qualitativa e respetiva quantificação, com o respetiva fundamentação Nota: A competência de homologação das avaliações pode ser delegada nos vogais do Conselho Diretivo. Artigo 60.º GUIA PRÁTICO SIADAP 3 16

19 4.Processo de Avaliação de Desempenho 4.1. Fluxograma do Processo de Avaliação 4.2. Calendário do Processo Avaliativo GUIA PRÁTICO SIADAP 3 17

20 4.1. Fluxograma do Processo de Avaliação Fase 1 Planeamento do Processo de Avaliação Fase 2 Auto-Avaliação e Avaliação Fase 3 Harmonização das Propostas de Avaliação Fase 4 Reunião de Avaliação e contratualização dos parâmetros Fase 5 Validações e reconhecimentos Fase 6 Apreciação pela Comissão Paritária Fase 7 Homologação das Avaliações Fase 8 Reclamação e outras impugnações Fase 9 Monitorização da avaliação Fonte: adaptado da Lei n.º66-b/2007 GUIA PRÁTICO SIADAP 3 18

21 Fase 1 Planeamento do Processo de Avaliação Quando ocorre Descrição Intervenientes Durante o último trimestre do ano anterior ao início do ciclo avaliativo Na fase do planeamento estabelecem-se as articulações necessárias na aplicação dos vários subsistemas que constituem o SIADAP, nomeadamente visando o alinhamento dos objetivos do serviço, dos dirigentes e demais trabalhadores Dirigente máximo (iniciativa e responsabilidade),devendo envolver os respetivos Dirigentes e Trabalhadores na definição dos objetivos e resultados a atingir pelas unidades orgânicas Artigo 62.º Fonte: adaptado da Lei n.º66-b/2007 Fase 2 Auto-Avaliação e Avaliação Quando ocorre Descrição Intervenientes 1.ª Quinzena de Janeiro do ano seguinte aquele em que se completa o ciclo avaliativo Auto-Avaliação Obrigatória e concretiza-se através do preenchimento de ficha própria para efeito Tem como objetivo envolver o avaliado no processo de avaliação e identificação de oportunidades de desenvolvimento profissional Tem caráter preparatório da atribuição da avaliação É solicitada pelo avaliador ou entregue por iniciativa do avaliado Avaliado Recomendação: sempre que possível deve ser feita a análise da autoavaliação com avaliador Artigo 63.º, n.º s 1,2,4 e 5 Avaliação Avaliador Trata-se de uma avaliação prévia feita pelo avaliador É feita em ficha própria Avalia os parâmetros e indicadores de desempenho As avaliações são presentes ao CCA para efeitos de harmonização de propostas de Desempenho relevante, Desempenho inadequado, bem como o reconhecimento do excelente Artigo 63.º, n.º s 3 e 4 Requerimento de Ponderação Curricular Avaliado Referente ao ciclo avaliativo que se completou Ponderação deve ser requerida pelo Trabalhador Recomendação: A fim de garantir a harmonização das propostas de avaliação, o Departamento de Recursos Humanos deve fazer um levantamento de todos os trabalhadores que preencham os requisitos da ponderação curricular, notificando-os através de ofício, de que tem até dia 15 de Janeiro (prazo limite), para requerem este tipo de avaliação, de modo a que o restante processo de avaliação não seja posto em causa. Deve ser ainda referido no ofício que caso não seja feito o requerimento, relevará a última avaliação, nos termos previstos na lei Artigos 42.º e 43.º Fonte: adaptado da Lei n.º66-b/2007 GUIA PRÁTICO SIADAP 3 19

22 Fase 3 Harmonização das Propostas de Avaliação Quando ocorre Descrição Intervenientes 2.ª Quinzena de Janeiro do ano seguinte àquele em que se completa o ciclo avaliativo Análise das propostas de avaliação Harmonização das propostas e assegurar o cumprimento das percentagens de diferenciação Emissão de novas orientações para os avaliadores (se for necessário) Início do processo que conduz à validação dos desempenhos relevantes, inadequados e de reconhecimento dos desempenhos excelentes CCA Artigo 64.º Fonte: adaptado da Lei n.º66-b/2007 Fase 4 Reunião de Avaliação Quando ocorre Descrição Intervenientes Durante o mês de Fevereiro, no ano seguinte àquele em que se completa o ciclo avaliativo Dar a conhecer a avaliação ao trabalhador Análise conjunta do perfil de evolução do trabalhador e identificação das suas expetativas de desenvolvimento Contratualização dos parâmetros de avaliação para o biénio seguinte, em linha com os da unidade orgânica Avaliador Avaliado Nota 1: caso a reunião não seja marcada pelo Avaliador, o Avaliado pode requer a sua marcação Nota 2: se o requerimento não obtiver resposta o avaliado pode requerer ao dirigente máximo a marcação da reunião. Mesmo assim, se não obtiver resposta, pode solicitar a intervenção do membro do Governo respetivo Artigos 64.º, 65.º, 66.º, 67.º e 68.º Nota 3: A reunião de negociação dos parâmetros pode ser precedida de reunião de análise do dirigente com todos os avaliados que integrem a respetiva unidade orgânica ou equipa, sendo a mesma obrigatória quando existirem objetivos partilhados Fonte: adaptado da Lei n.º66-b/2007 GUIA PRÁTICO SIADAP 3 20

23 Fase 5 Validação e Reconhecimentos Quando ocorre Descrição Intervenientes Depois das reuniões de avaliação Validação das propostas de relevante e de inadequado CCA procede à análise de impacto do desempenho, designadamente para efeitos de reconhecimento de Desempenho excelente (implica declaração formal do CCA) Em caso de não validação da proposta de avaliação, o CCA devolve o processo ao avaliador, fundamentando a não validação Se o avaliador decidir manter a proposta de avaliação, tem que apresentar fundamentação adequada Caso a proposta do avaliador não seja acolhida o CCA estabelece a avaliação final, transmitindo-a ao avaliador Avaliador dá conhecimento ao avaliado e remete para homologação CCA Avaliador (em caso de não validação das propostas de avaliação) Artigo 69.º Fonte: adaptado da Lei n.º66-b/2007 Fase 6 Intervenção da Comissão Paritária Quando ocorre Descrição Intervenientes O pedido de parecer por parte do avaliado ocorre até 10 dias úteis após a tomada de conhecimento da proposta de avaliação, antes de estar homologada. Facultativo (é uma opção do avaliado) Pedido de apreciação pela Comissão Paritária, mediante requerimento do Avaliado ao Dirigente máximo O pedido tem que ser fundamentado e acompanhado dos documentos de suporte necessários Comissão Paritária pode solicitar elementos ao avaliador, avaliado ou CCA, ou convidar avaliador e avaliado a exporem a sua posição em audição Avaliado Dirigente máximo Comissão Paritária Nota: Dirigente máximo não pode recusar audição da Comissão Paritária, sempre que a mesma exista Artigo 70.º, n.º 5 No prazo de 10 dias úteis após a solicitação do parecer Apreciação da Comissão Paritária, com a elaboração de um relatório fundamentado, com proposta de avaliação Nota: o relatório tem que ser subscrito por todos e, não havendo consenso, deve conter as propostas alternativas apresentadas e respetiva fundamentação Comissão Paritária Artigo 70.º, n.ºs,1,2.,3, e 4 Fonte: adaptado da Lei n.º66-b/2007 GUIA PRÁTICO SIADAP 3 21

24 Fase 7 Homologação das Avaliações Quando ocorre Descrição Intervenientes Até dia 30 de abril Homologação das avaliações Dirigente máximo do serviço 5 dias úteis após homologação Dar conhecimento ao avaliado Avaliador Artigo 71.º Fase 8 Reclamação e Outras Impugnações Fonte: adaptado da Lei n.º66-b/2007 Quando ocorre Descrição Intervenientes 5 dias úteis após o conhecimento da homologação Facultativo (é uma opção do avaliado) Apresentação da reclamação ao Dirigente máximo Na decisão, o Dirigente máximo tem em conta os fundamentos apresentados pelo avaliado e pelo avaliador, bem como os relatórios da Comissão Paritária, sobre anteriores pedidos Avaliado Dirigente máximo Artigo 72.º Nota: a decisão à reclamação deve ser proferida pelo dirigente máximo no prazo de 15 dias úteis Depois do conhecimento da decisão sobre a reclamação apresentada ao Dirigente máximo Apresentação de recurso hierárquico, ou tutela, ou de impugnação jurisdicional Se o trabalhador obtiver decisão administrativa ou jurisdicional favorável, tem direito a ver revista a sua avaliação ou a serlhe atribuída nova avaliação Avaliado Membro do Governo Tribunal Artigo 73.º Fonte: adaptado da Lei n.º66-b/2007 Fase 9 Monitorização das Avaliações Quando ocorre Descrição Intervenientes No decorrer do ciclo de avaliação (em permanência) A monitorização da avaliação visa a análise conjunta (avaliador e avaliado) do desempenho real. Os resultados da monitorização deverão ser registados, nas respetivas Fichas de Monitorização, de modo a permitir a reformulação dos objetivos e dos resultados ou clarificação de aspetos que se mostrem úteis no futuro ato de avaliação e a recolha participada de reflexões sobre o modo efetivo do desenvolvimento do desempenho As reuniões de monitorização podem ocorrer de acordo com a planificação prévia (reuniões ordinárias) ou convocadas pelo avaliador ou requeridas pelo avaliado em caso de aparecimento de condicionantes que impeçam o previsto desenrolar das atividades (reuniões extraordinárias) Avaliado Avaliador Fonte: adaptado da Lei n.º66-b/2007 Artigo 74.º GUIA PRÁTICO SIADAP 3 22

25 8 RECLAMAÇÃO E OUTRAS 4.2 Calendário do Processo Avaliativo Ç Fase do Processo Planeamento do Processo de Avaliação Auto-Avaliação e Avaliação Prazo Último trimestre do ano anterior ao início do ciclo avaliativo 1.ª quinzena de janeiro Harmonização das propostas 2.ª quinzena de janeiro Reunião de avaliação fevereiro Homologação Até 30 de abril Conhecimento ao interessado 5 dias úteis após homologação Reclamação Decisão da reclamação Outras impugnações Monitorização 5 dias úteis após tomada de conhecimento da homologação 15 dias úteis após reclamação Depois do conhecimento da decisão sobre a reclamação apresentada ao Dirigente máximo No decorrer do ciclo avaliativo Fonte: adaptado da Lei n.º66-b/2007 GUIA PRÁTICO SIADAP 3 23

26 S FASE 7 HOMOLOGAÇÃO DAS AVALIA 5.Situações Especiais 5.1. Ponderação Curricular 5.2. Avaliação com base apenas nas competências GUIA PRÁTICO SIADAP 3 24

27 5.1. Ponderação Curricular Quando há lugar à avaliação por ponderação curricular? Há lugar à avaliação por ponderação curricular quando o trabalhador permaneça em situação que inviabilize a sua avaliação do desempenho por objetivos individuais e competências, designadamente por: Não ter, no biénio a avaliar, um ano de serviço efetivo; ou Ter, no biénio, um ano de serviço efetivo mas sem contacto funcional com o superior hierárquico, e não haver, neste caso, decisão favorável do CCA que admita a realização de avaliação. Trabalhadores em Comissão de Serviço Nestas situações, em norma releva a última avaliação atribuída. No entanto, não havendo avaliação que possa relevar ou, se pretender a sua alteração, o trabalhador pode solicitar avaliação por ponderação curricular. Recomendação: A fim de garantir a harmonização das propostas de avaliação, o Departamento de Recursos Humanos deve fazer um levantamento de todos os trabalhadores que preencham os requisitos da ponderação curricular, notificando-os através de ofício, que tem até dia 15 de Janeiro (Prazo limite), para requererem este tipo de avaliação, de modo a que o restante processo de avaliação não seja posto em causa. Deve ser ainda referido no ofício que, caso não seja feito o requerimento, relevará a última avaliação A avaliação por ponderação curricular é feita com base em que elementos? A avaliação por ponderação curricular é feita com base nos seguintes elementos: Habilitações académicas e profissionais; Experiência profissional e a valorização curricular; Exercício de cargos dirigentes ou de interesse público ou relevante interesse social, designadamente de dirigente sindical; Nota 1: A ponderação é expressa através de valoração que respeite a escala qualitativa e quantitativa e as regras relativas à diferenciação de desempenhos (sujeição a quotas). Nota 2: A valoração dos elementos previstos no n.º1 do artigo 43.º são determinados segundo critérios previamente fixados pelo CCA, constantes em ata, que é tornada pública. Nota 3: Os critérios para avaliação por ponderação curricular estão fixados pelo Despacho Normativo n.º4-a/2010, de 8 de fevereiro Quem é que solicita a ponderação curricular? E como deve proceder? A ponderação curricular é solicitada pelo trabalhador no início do ano civil imediato àquele a que a mesma respeita, através de um requerimento apresentado ao dirigente máximo do seu serviço de origem, o qual deve ser acompanhado do currículo do trabalhador, da documentação comprovativa do exercício de cargos, funções ou atividades, bem como de outra documentação que o trabalhador considere relevante. Artigo 42.º Artigo 43.º, n.º 1 Artigo 43.º, n.ºs 2 e 3 Artigo 2.º, do despacho normativo n.º4-a/ Avaliação com base apenas nas Competências GUIA PRÁTICO SIADAP 3 25

28 Tem natureza excecional e incide apenas sobre o parâmetro competências Quando é que pode haver lugar a avaliação com base apenas nas competências? Só é admissível aos trabalhadores que cumulativamente reúnam as seguintes condições: No recrutamento para a respetiva carreira, foi exigida habilitação literária igual ou equivalente a escolaridade obrigatória; e Que desenvolvam habitualmente atividades ou tarefas de rotina, com caráter de permanência, padronizadas, previamente determinadas e executivas Quem decide a aplicação deste tipo de avaliação? Por despacho do Dirigente máximo do serviço, ouvido o Conselho Coordenador da Avaliação. Recomendação: O dirigente máximo no início de cada ciclo avaliativo deve identificar, por despacho, quais os trabalhadores ou grupos de profissionais ou carreiras (assistente técnico e/ou assistente operacional) que vão ser avaliados com base apenas nas competências Quantas competências têm que ser selecionadas? No mínimo 8 competências. Nota: com obrigatoriedade de uma competência que realce a capacidade de realização e orientação para os resultados Qual é a ponderação das competências para a classificação final? A cada competência pode ser atribuída uma ponderação diversa de forma a destacar a respetiva importância no exercício de funções e assegurar a diferenciação de desempenhos Como se efetua a avaliação final? A avaliação final é a média aritmética simples (quando não tiver sido atribuída ponderação a cada competência) ou ponderada (quando tiver sido atribuída ponderação a cada competência) das pontuações atribuídas às competências escolhidas para cada trabalhador Como é expressa a avaliação final? De modo igual à avaliação de desempenho geral (Ver Ponto 2.5.3). Artigo 80.º, n.ºs 1 e 2 Artigo 80.º, n.ºs 1 e 2 Artigo 80.º, n.ºs 4 e 5 Artigo 80.º, n.º 8 Artigo 80.º, n.º 9 GUIA PRÁTICO SIADAP 3 26

29 6.Outras informações 6.1. Efeitos da avaliação de desempenho 6.2. Critérios de desempate GUIA PRÁTICO SIADAP 3 27

30 6.1. Efeitos da Avaliação de Desempenho Os efeitos da avaliação de desempenho podem decorrer: Diretamente do diploma do SIADAP; De outros diplomas legais; De instrumentos de regulamentação coletiva de trabalho Quais são os efeitos decorrentes diretamente do diploma do SIADAP? Identificação de potencialidades pessoais e profissionais a desenvolver; Diagnóstico de necessidades de formação; Identificação de competências e comportamentos profissionais merecedores de melhoria; Melhoria do posto de trabalho e dos processos a ele associados; Alteração de posicionamento remuneratório na carreira; Atribuição de prémios de desempenho; Sequência de duas menções de excelente: o Estágios; o Ações de formação. Nota: Os estágios e as ações de formação são considerados como serviço efetivo Quais são os efeitos decorrentes da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (LGTFP)? Tabela 5. Alteração do posicionamento remuneratório Artigo 52.º Alteração por opção gestionária (nº de menções) Excelente - 1 menção = 2 anos Relevante - 2 menções = 4 anos Adequado - 3 menções = 6 anos Alteração obrigatória (pontos correspondentes às menções) Excelente 2 menções = 4 anos Relevante - 3 menções = 6 anos Adequado 5 menções = 10 anos Artigo 156.º LGTFP Fonte: adaptado da LGTFP Nota 1: Na alteração obrigatória é necessário que o trabalhador tenha acumulado 10 pontos nas avaliações do desempenho. Nota2: Equivalência das Menções: o o o o Excelentes = seis pontos Relevante= quatro pontos Adequado = dois pontos Inadequado = dois pontos negativos Nota 3: A alteração de posicionamento remuneratório por opção gestionária encontra-se condicionada à disponibilidade orçamental para o efeito Critério de Desempate Quando for necessário proceder ao desempate entre trabalhadores com a mesma classificação final, releva consecutivamente a avaliação obtida: 1. No parâmetro resultados; 2. Última avaliação de desempenho; 3. O tempo de serviço na carreira e no exercício de funções públicas. Artigo 84.º GUIA PRÁTICO SIADAP 3 28

31 Anexos GUIA PRÁTICO SIADAP 3 29

32 Anexo 1: Definição e objetivos em mygiaf Dirigentes Definição de objetivos 1. Aceda ao mygiaf 2. De seguida escolha os seguintes menus e submenus laterais: a. SIADAP b. Avaliador c. Fichas de avaliação Deverá surgir uma página semelhante à que abaixo se apresenta, com a lista dos diferentes anos /períodos em avaliação. Selecione o ciclo (biénio) em que pretende consultar / definir objetivos (ex.: 101-SIADAP DRH) GUIA PRÁTICO SIADAP 3 30

33 3. Em seguida deve surgir a lista de avaliados, conforme imagem exemplificativa abaixo. 4. Do lado direito, de cada nome, surgem vários logotipos, como abaixo se apresentam: Editar Anular (se anular não poderá editar a ficha) Imprimir ficha 5. Para definir os objetivos de um trabalhador(a) deve selecionar editar, surgindo uma página semelhante à que se apresenta: 6. Existem duas hipóteses: a. Adicionar, para o caso de ter parametrizado objetivos pré-definidos GUIA PRÁTICO SIADAP 3 31

34 b. Novo, para criar um objetivo novo para o(a) trabalhador(a), surgindo neste caso uma página semelhante à que abaixo se apresenta: Deve definir o n.º de objetivos correspondente às orientações dadas, para cada carreira. 7. Em seguida, deve selecionar o separador competências, e selecionar para o(a) trabalhador(a) em questão, as competências que deverão ser avaliadas. Tenha em atenção que, para cada carreira, podem existir orientações relativamente às competências obrigatórias. 8. Na fase de definição de objetivos deve ainda registar a data de tomada de conhecimento pelo avaliado, selecionando o símbolo de calendário abaixo. GUIA PRÁTICO SIADAP 3 32

35 9. De seguida escolha gravar. 10. É agora necessário imprimir a ficha formulada e, quer avaliador, quer avaliado, devem assinar a mesma. a. Deve selecionar, no menu lateral direito, Fichas de Avaliação, escolher o ciclo avaliativo (biénio), surgindo a lista de avaliados, com a opção de imprimir: Surgirá uma nova janela com a ficha que deve imprimir e, se pretender, guardar o ficheiro no seu PC. GUIA PRÁTICO SIADAP 3 33

36 11. O trabalhador/a, entrando no mygiaf, na área SIADAP, poderá, também, tomar conhecimento dos objetivos que lhe foram definidos. Este processo não invalida a assinatura da ficha impressa, extraída pelo avaliador do mygiaf. GUIA PRÁTICO SIADAP 3 34