Terminologia Documental e sua aplicação: circuito do documento, análise documental, acesso e recuperação da informação

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1 Terminologia Documental e sua aplicação: circuito do documento, análise documental, acesso e recuperação da informação

2 Cadeia documental REUNIÃO Identificação Selecção Aquisição TRATAMENTO PRELIMINAR Carimbagem Registo Cotação (localização) TRATAMENTO FÍSICO Catalogação

3 Cadeia documental TRATAMENTO INTELECTUAL Indexação Classificação ARMAZENAMENTO Arrumação nas estantes (utilizando as cotas) DIFUSÃO Serviços (Referência, empréstimo ) Produtos (Catálogos, bibliografias, Web OPACs, bases de dados )

4 A análise documental Conjunto de operações realizadas para representar o conteúdo de um documento de forma diferente do documento original. O resultado da análise serão as referências ou notícias bibliográficas que formarão os documentos secundários, tais como catálogos e bibliografias.

5 Operações de análise documental Descrição bibliográfica ou catalográfica: conjunto de informações que descrevem um documento de forma única e normalizada - resultam em Bibliografias e Catálogos; Indexação: extracção de um ou mais conceitos que descrevem o conteúdo de um documento de forma normalizada - resultam em Índices; Resumo: descrição abreviada e precisa do conteúdo de um documento; podem ser analíticos (mais detalhados) ou indicativos (mais genéricos) - resultam em Boletins de resumos.

6 NORMAS de Catalogação: ISBD (International Standard Bibliographic Description) Descrição bibliográfica - Norma específicas: Geral - ISBD (G) Monografias - ISBD (M) Publicações em série - ISBD (S) Documentos cartográficos - ISBD (CM) Livro antigo - ISBD (A) Música impressa - ISBD (PM) Parte de documentos - ISBD (CP) Doc. Não-livro, registos sonoros, registos visuais, audiovisuais, objectos - ISBD (NBM) Documentos electrónicos ISBD (ER)

7 8. Zona do ISBN Catalogação - ZONAS DA ISBD Qualquer parte Zonas Fontes de informação em Monografias 1. Zona do título e menção de responsabilidade 2. Zona da edição 3. Zona da numeração Página de título ou seu substituto Página de título ou seu substituto, págs. preliminares e colofão Só se aplica às Publicações Periódicas 1ª página ou capa. 4. Zona da publicação ou pé de imprensa 5. Zona da descrição física ou colacção 6. Zona da colecção 7. Zona das notas Página de título ou seu substituto, págs. preliminares e colofão. A própria publicação Qualquer parte da publicação Qualquer parte

8 INDEXAÇÃO A actividade de indexação/classificação por assuntos visa a organização do catálogo de assuntos, ou a preparação de índices de assuntos, com o principal objectivo de facilitar o acesso à informação contida nos documentos. Na verdade, a questão central nas actividades informacionais/documentais pode ser resumida na busca de soluções para alcançar o acesso ao conteúdo, sem descuidar o acesso físico ao documento

9 INDEXAÇÃO A indexação requer um trabalho intelectual de análise, síntese e representação, e para determinar os assuntos dos documentos deve - se estar apoiado por uma terminologia que atenda aos diversos perfis socio-culturais e socio-profissionais dos utilizadores. Nesse sentido a biblioteconomia e a ciência da informação vêm elaborando, ao longo dos tempos, ferramentas para apoiar a representação dos conteúdos dos documentos, facilitando a busca e recuperação da informação.

10 INDEXAÇÃO POR ASSUNTOS: LINGUAGENS DOCUMENTAIS Linguagem natural Linguagem científica Linguagem documental

11 Linguagem documental Linguagem constituída por vocabulário controlado que procura resolver os problemas inerentes à linguagem natural (sinonímia, evolução da linguagem e da ortografia, etc.), de maneira a poder ser aplicada à determinação dos assuntos exactos dos documentos.

12 Tipos de linguagens documentais Baseadas na informação: Linguagens pré-coordenadas (Classificações) Linguagens pós-coordenadas (Thesaurus, listas estruturadas de termos) Baseadas na relação entre o utilizador e a informação: Linguagens pós-coordenadas estabelecidas a partir das teorias cognitivas da recuperação da informação

13 Classificações: a CDU (Classificação Decimal Universal) A Classificação Decimal Universal CDU) é um esquema internacional de classificação de documentos. Baseia-se no conceito de que todo o conhecimento pode ser dividido em 10 classes principais, e estas podem ser infinitamente divididas numa hierarquia decimal.

14 A CDU As principais divisões são: 0 Generalidades. Informação. Organização. 1 Filosofia. Psicologia. 2. Religião 3 Ciências Sociais. Economia. Direito. Política. Assistência Social. Educação. 4 Classe vaga 5 Matemática e Ciências Naturais. 6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia. 7 Arte. Belas-Artes. Recreação. Diversões. Desportos. 8 Linguagem. Linguística. Literatura. 9 Geografia. Biografia. Historia.

15 Usos da CDU Usa-se para determinar os assuntos dos documentos de forma muito precisa; Na maior parte das bibliotecas portuguesas, é usada para arrumar os documentos nas estantes, de acordo com os assuntos genéricos ou mais específicos em que se enquadram é a partir da CDU que se fazem as cotas.

16 Se tomamos uma classe principal, por exemplo: 6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia. podemos ver como se sub divide: 61 Ciências Médicas. 62 Engenharia. Tecnologia em Geral. 63 Agricultura. Silvicultura. Agronomia. Zootecnia. 64 Economia Doméstica. Ciência Doméstica. 65 Organização e Administração da Indústria, do Comércio e dos Transportes.. 66 Indústria Química. Tecnologia Química. 67 Indústrias, Artes Industriais e Ofícios Diversos. 68 Indústrias, Artes e Ofícios de Artigos Acabados ou Montados. 69 Indústria da Construção. Materiais de Construção. Prática e Processos de Construção.

17 A subclasse 62 Engenharia. sub divide-se por sua vez em: 620 Engenharia em Geral. Testes dos Materiais. Energia 621 Engenharia Mecânica 622 Minas 623 Engenharia Naval e Militar 624 Engenharia Civil...etc Engenharia Civil divide-se em áreas diferentes que podem por sua vez ser divididas novamente em áreas ainda mais especializadas: Engenharia civil e estrutural em geral Estruturas e materiais de origem orgânica Estruturas de alvaneleria Estruturas de betão armado Sub-estruturas. Terraplenagem. Fundações. Alicerces. Túneis Construção de pontes...etc. e assim infinitamente...

18 Acesso e recuperação da informação Acesso: tudo aquilo que se relaciona com a actividade do indivíduo quando procura satisfazer uma necessidade de informação implica aquisição de um novo conhecimento; Recuperação: operações realizadas por intermédio de um sistema de recuperação da informação o sistema recupera informação que já reconheceu anteriormente.

19 Acesso e recuperação da informação O utilizador acede à informação, mas é o sistema que a recupera. Recuperação: aplica-se à gestão de bases de dados Acesso: aplica-se às necessidades informativas ou à aprendizagem do utlizador

20 Sistemas formais de acesso à informação Fontes de informação externas: Unidades de informação (Bibliotecas, Arquivos, Centros de Documentação ) Fontes de informação internas: Redes e sistemas de informação (Bases de dados, catálogos )

21 Estratégias analíticas e de browsing no acesso à informação Estratégias analíticas: implicam planificação, precisão nos termos de consulta, capacidade de reformular pesquisas e avaliar resultados (uso de linguagens documentais e estratégias formalizadas de pesquisa); realizam-se por fases e requerem conhecimentos prévios.

22 Estratégias analíticas e de browsing no acesso à informação Estratégias de browsing: são casuais, dependem do reconhecimento por parte do utilizador da informação pertinente; são interactivas, implicando uma colaboração em tempo real entre o utilizador e o sistema de informação; requerem menos conhecimentos prévios e são frequentemente uma forma de aprendizagem; usam-se muito quando não há um objectivo claramente definido; são permitidas actualmente, nos sistemas que usam formas de acesso à informação em texto livre.

23 Estratégias analíticas e de browsing no acesso à informação Os sistemas de informação tradicionais (manuais ou semi-automatizados) e os primeiros sistemas de informação automatizados exigiam estratégias de pesquisa analíticas; Os sistemas de informação actuais são mais inteligentes e prestam mais atenção às estratégias cognitivas do utilizador, utilizando principalmente técnicas de browsing. Na realidade, os utilizadores tendem a usar uma combinação das duas estratégias nas suas pesquisas de informação: muitas vezes começam no browsing e passam para estratégias analíticas, ou ao contrário.

24 Termos de pesquisa Autores Títulos Assuntos Exigem um tratamento documental prévio dos documentos e associam-se a pesquisas de tipo analítico; As pesquisas podem combinar as três variáveis, ou ainda outras incluídas no sistema (ISBN, datas, etc.)

25 Termos de pesquisa A automatização dos processos de armazenamento e recuperação da informação tornou possível a realização de pesquisas em texto livre, ou por termos que se encontrem em qualquer parte da descrição do documento. A automatização tornou também possível a realização de pesquisas usando a lógica booleana, através de três operadores: e, ou, não.

26 Operadores Booleanos (Boole: matemático inglês do séc. XIX, um dos percursores da lógica moderna) Português Inglês Símbolos E AND + & OU OR! NÃO NOT -

27 Operador E (AND): Pesquisa dos termos biblioteca E Internet Biblioteca Biblioteca E Internet (recupera os dados ao centro, que conjugam as duas expressões) Internet Biblioteca B. & I. Internet

28 Operador NÃO (NOT): Pesquisa dos termos biblioteca NÃO Internet Biblioteca Biblioteca NÃO Internet (recupera apenas os dados com o termo Biblioteca, excluindo os que integram também o termo Internet) Biblioteca NÃO Internet Internet

29 Operador OU (OR): Pesquisa dos termos biblioteca NÃO Internet Biblioteca Biblioteca OU Internet (recupera todos os dados que contêm o termo Biblioteca, e todos os que contêm o termo Internet) Internet Biblioteca Internet

30 A Lógica Booleana na Internet Os motores de pesquisa da Internet assumem automaticamente as expressões AND ou OR quando se faz uma pesquisa simples; Muitos permitem a realização de pesquisas avançadas, utilizando os operadores booleanos e ainda outras formas de delimitação (língua, país, domínio, etc.)

31 Sistemas de recuperação da informação Actualmente, os Web OPACs permitem realizar todos estes tipos de pesquisa, interagindo com o utilizador no processo de recuperação da informação. No entanto, o facto de existir um tratamento técnico prévio da informação, feito por profissionais com bases científicas, aliado a um desenho amigável e fácil de usar do SRI, ao nível das possibilidades de pesquisa, da interactividade com o utilizador e do desenho gráfico, permite uma recuperação mais eficaz, evitando os níveis de ruído e silêncio que caracterizam os sistemas não profissionais (vide a Internet).