GUIA DE PREENCHIMENTO DO TERMO DE REFERÊNCIA COMPRAS

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1 GUIA DE PREENCHIMENTO DO TERMO DE REFERÊNCIA COMPRAS Seguem abaixo as notas explicativas de cada campo do Termo de Referência. Aquisição de materiais de custeio e de bens patrimoniais. Conforme a Lei 8.666/1993 e Instrução Normativa SLTI/MPOG nº 1 de 19/01/2010, deve-se observar a definição precisa do seu objeto, existência de recursos orçamentários e verificação de disponibilidade e vantagem de reutilização de bens, por meio de materiais ociosos de instituição. No cabeçalho: No corpo: TERMO DE REFERÊNCIA Nº.: (número obrigatório a ser digitado pelo usuário) PROCESSO Nº: (número do processo - opcional. No momento da geração do TR, esse número não existirá. Somente depois da entrada no processo pelo SIPAC é que esse campo deve ser alimentado automaticamente pelo sistema). UNIDADE SOLICITANTE: (campo de preenchimento obrigatório para indicar a unidade solicitante) CAMPO 1 - OBJETO Descreva o objeto de interesse de forma precisa, suficiente e clara, incluindo também, a sua finalidade. São vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou sua realização. CAMPO 2 - JUSTIFICATIVA E OBJETIVO DA CONTRATAÇÃO Escreva minuciosamente a necessidade da contratação para o seu órgão, fazendo o alinhamento com os planos estratégicos dele. É importante demonstrar os benefícios esperados com a contratação e, se possível, justificar, numericamente, com o intuito de que esta seja priorizada, demonstrando que o tipo de solução escolhido é o que mais se aproxima dos requisitos e especificações definidos, e que mais promove a competição, levando em conta os aspectos de economicidade, eficácia, eficiência e padronização, bem como práticas de mercado. Vale ressaltar que a justificativa deve envolver todos os itens que compõem o objeto de interesse,. Um dos mais importantes momentos do início da contratação é a justificativa, em que minuciosamente deve a autoridade descrever a necessidade da contratação para seu órgão.

2 O artigo 15, inciso I, da Instrução Normativa SLTI/MPOG n 2, de 30 de abril de 2008, arrola os principais elementos que deverão constar na justificativa do Termo de Referência, na contratação de serviços, conforme a pertinência: a. motivação da contratação; b. benefícios diretos e indiretos que resultarão da contratação; c. conexão entre a contratação e o planejamento existente, sempre que possível; d. agrupamento de itens em lotes, quando houver; * e. critérios ambientais adotados, se houver; f. natureza do serviço, se continuado ou não; g. inexigibilidade ou dispensa de licitação, se for o caso; e h. referências a estudos preliminares, se houver. * Caso o demandante deseje que a licitação seja processada por lotes dos itens, deve individualizar os lotes e justificar o agrupamento pretendido nesse campo (3.1 - Detalhamento da solução ou da especificação do objeto) de forma que não fira os princípios da ampla concorrência e isonomia entre os licitantes. Assim, o demandante deve incluir em sua justificativa a resposta às seguintes perguntas: 1) É tecnicamente viável dividir a solução? 2) É economicamente viável dividir a solução? 3) Não há perda de escala ao dividir a solução? 4) Há o melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competitividade ao dividir a solução? Cabe informar que, caso as quatro respostas sejam positivas e possam ser fundamentadas, a solução pode ser dividida em lotes. A justificativa, em regra, deve ser apresentada pelo setor requisitante. Quando o objeto possuir características técnicas especializadas, deve o órgão requisitante solicitar à unidade técnica competente a definição das suas especificações, e, se for o caso, do quantitativo a ser adquirido. CAMPO 2.1 Embasamento da quantidade demandada Justificativa da(s) quantidade(s) do(s) item(ns) a comprar/contratar a fim de documentar o método utilizado para a estimativa de quantidades no processo de contratação. Caso haja documentação que tenha subsidiado as quantidades demandadas, anexar ao Termo de Referência. CAMPO 3 - ESPECIFICAÇÃO DO OBJETO A recomendação mais importante é descrever detalhadamente o objeto a ser contratado, com todas as especificações necessárias e suficientes para garantir a qualidade da contratação. Deve-se levar em consideração as normas técnicas eventualmente existentes, elaboradas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas ABNT, quanto a requisitos mínimos de qualidade, utilidade, resistência e segurança, nos termos da Lei n 4.150, de 1962.

3 É ilegal a indicação de marcas, salvo quando devidamente justificada por critérios técnicos ou expressamente indicativa da qualidade do material a ser adquirido, nos termos do 7º do art. 15 da Lei no 8.666/1993. Quando necessária a indicação de marca como referência de qualidade ou facilitação da descrição do objeto, deve esta ser seguida das expressões ou equivalente, ou similar e ou de melhor qualidade, devendo, nesse caso, o produto ser aceito de fato e sem restrições pela Administração. Pode a Administração inserir em seus editais cláusula prevendo a necessidade de a empresa participante do certame demonstrar, por meio de laudo expedido por laboratório ou instituto idôneo, o desempenho, qualidade e produtividade compatível com o produto similar ou equivalente à marca referência mencionada no edital. Acórdão 2300/2007 Plenário, TCU. Deve a Administração, ainda, observar o princípio da padronização que imponha compatibilidade de especificações técnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as condições de manutenção, assistência técnica e garantia oferecidas. A regra a ser observada pela Administração nas licitações é a do parcelamento do objeto, conforme disposto no 1º do art. 23 da Lei nº 8.666, de 1993, mas é imprescindível que a divisão do objeto seja técnica e economicamente viável e não represente perda de economia de escala (Súmula 247 do TCU). Por ser o parcelamento a regra, deve haver justificativa quando este não for adotado. No mesmo sentido, e especificamente para compras, o 7 o do art. 23 da Lei nº 8.666, de 1993, aplicável subsidiariamente ao pregão (art. 9º da Lei nº , de 2002), prevê a cotação de quantidade inferior à demandada na licitação, com vistas a ampliação da competitividade, podendo o edital fixar quantitativo mínimo para preservar a economia de escala. Nas aquisições e contratações governamentais, deve ser dada prioridade para produtos reciclados e recicláveis e para bens, serviços e obras que considerem critérios compatíveis com padrões de consumo social e ambientalmente sustentáveis (artigo 7º, XI, da Lei nº , de Política Nacional de Resíduos Sólidos). Por outro lado, nos termos da Instrução Normativa SLTI/MPOG n 1, de 19/01/2010, as especificações para a aquisição de bens, contratação de serviços e obras por parte dos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverão conter critérios de sustentabilidade ambiental, considerando os processos de extração ou fabricação, utilização e descarte dos produtos e matérias primas, tomando-se a cautela de não restringir injustificadamente a competitividade do certame (arts. 1 e 2 ). Por vezes, a exigência de determinado requisito ambiental deriva de imposição normativa, editada pelos órgãos de proteção ao meio ambiente (Conselho Nacional do Meio Ambiente CONAMA, IBAMA, Ministério do Meio Ambiente, etc.). Nesses casos, a especificação técnica do objeto deve ser definida de acordo com as determinações da norma vigente: por exemplo, automóveis que respeitem parâmetros máximos de emissão de poluentes, produtos que não contenham substâncias degradadoras da camada de ozônio em sua composição, etc. (vide o Guia Prático de Licitações Sustentáveis do NAJ/SP para uma lista mais completa de objetos abrangidos por disposições normativas de caráter ambiental). Nos demais casos, cabe ao órgão a opção pelas especificações do objeto que melhor atendam às exigências ambientais. Tal decisão deve ser motivada com base em critérios técnicos. Vale lembrar que o art. 5 da mesma Instrução Normativa exemplifica alguns dos critérios de sustentabilidade ambiental que podem ser exigidos na descrição do bem:

4 a) que os bens sejam constituídos, no todo ou em parte, por material reciclado, atóxico, biodegradável, conforme normas da ABNT; b) que sejam observados os requisitos ambientais para a obtenção de certificação do INMETRO como produtos sustentáveis ou de menor impacto ambiental em relação aos seus similares; c) que os bens sejam, preferencialmente, acondicionados em embalagem individual adequada, com o menor volume possível, que utilize materiais recicláveis, de forma a garantir a máxima proteção durante o transporte e o armazenamento; d) que os bens não contenham substâncias perigosas em concentração acima da recomendada na diretiva RoHS (Restriction of Certain Hazardous Substances), tais como mercúrio (Hg), chumbo (Pb), cromo hexavalente (Cr(VI)), cádmio (Cd), bifenil-polibromados (PBBs), éteres difenil-polibromados (PBDEs). Uma vez exigido qualquer requisito ambiental na especificação do objeto, deve ser prevista a forma de comprovação de seu respectivo cumprimento no decorrer da licitação: normalmente, na fase de julgamento, por meio da apresentação de certificação emitida por instituição pública oficial ou instituição credenciada, ou por outro meio de prova que ateste que o bem fornecido atende às exigências ( 1 do art. 5 da citada Instrução Normativa) Lembrar que referida IN n. 01/2010 determina no art. 7, 1 que se verifique a disponibilidade e a vantagem de reutilização de bens por meio de consulta ao fórum eletrônico de materiais ociosos, que integra o Portal Comprasnet, conforme art. 9. Nos termos do art. 48, III da Lei Complementar n. 123, de 2006 (atualizada pela LC n. 147/2014), a Administração deverá estabelecer, em certames para aquisição de bens de natureza divisível, cota de até 25% (vinte e cinco por cento) do objeto para a contratação de microempresas e empresas de pequeno porte. Por essa razão, parcela de até 25% (vinte e cinco por cento) dos quantitativos divisíveis deverão ser destinados exclusivamente a ME/EPP/COOP beneficiadas pela LC n. 123/2006. Essas cotas reservadas deverão ser definidas em função de cada item separadamente ou, nas licitações por preço global, em função do valor estimado para o grupo ou o lote da licitação que deve ser considerado como um único item (art. 9º, inciso I do Decreto n , de 2015). O Termo de Referência deverá identificar as cotas reservadas para ME/EPP, assim como os respectivos itens/grupos de origem, de onde foram desmembradas. A fixação das cotas reservadas poderá ser justificadamente excepcionada nas hipóteses do art. 10, incisos I, II e IV do Decreto nº 8.538, de 2015, a saber: I - não houver o mínimo de três fornecedores competitivos enquadrados como microempresas [...] capazes de cumprir as exigências estabelecidas no instrumento convocatório; II - o tratamento diferenciado e simplificado para as microempresas e as empresas de pequeno porte não for vantajoso para a administração pública ou representar prejuízo ao conjunto ou complexo do objeto a ser contratado, justificadamente; (...) IV - o tratamento diferenciado e simplificado não for capaz de alcançar, justificadamente, pelo menos um dos objetivos previstos no art. 1º. Considera-se não vantajosa a contratação quando: I - resultar em preço superior ao valor estabelecido como referência; ou II - a natureza do bem, serviço ou obra for incompatível com a aplicação do benefício (Decreto nº 8.538, de 2015, art. 10, parágrafo único).

5 A indicação das cotas reservadas, nos termos do inciso III do art. 48, da LC n. 123, de 2006, não é aplicável para os itens e grupos alcançados pela exclusividade de que trata o inciso I do mesmo dispositivo (nota explicativa anterior) ou pela possibilidade de afastamento do tratamento diferenciado previsto no art. 49. A previsão de prioridade de aquisição das cotas reservadas deverá ser incluída quando houver a possibilidade de entrega parcelada. A decisão pela inviabilidade de aquisição preferencial da cota reservada deverá ser justificada caso a caso pela Administração, em função dos quantitativos mínimos e máximos de demanda, definidos no Termo de Referência. O Decreto n , de 2015, estabelece que, a partir de 1º de Janeiro de 2016, do total de recursos destinados no exercício financeiro à aquisição de gêneros alimentícios pela Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, pelo menos 30% (trinta por cento) deverão ser destinados à aquisição de produtos de agricultores familiares e suas organizações, empreendedores familiares rurais e demais beneficiários que se enquadrem na Lei nº , de 2006, e que tenham a Declaração de Aptidão ao Pronaf - DAP. As situações de exceção deverão ser justificadas na forma do art. 2º do referido Decreto. Para preenchimento dos campos de especificação do objeto é necessário antes preencher planilha de Orçamento Detalhado, correspondente à pesquisa de preços realizada, a qual deve ser anexada ao Termo de Referência. A IN SLTI n. 05, de 27 de junho de 2014, dispõe sobre o procedimento administrativo destinado a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral, segundo a qual, excepcionalmente, mediante justificativa da autoridade competente, será admitida a pesquisa com menos de três preços ou fornecedores (art. 2º, 5º). Dessa forma, o preenchimento dos campos que compõem a especificação detalhada do objeto deve ser feito conforme as orientações abaixo: No. Item: número sequencial em ordem crescente (ex: 1, 2, 3, etc). Descrição do produto:corresponde a especificação do material no CATMAT, ou seja, o seu nome padrão. Copie e cole-o nesse campo. Identificação CATMAT: corresponde ao código alfanumérico gerado pelo sistema CADMAT (Catálogo de Materiais) do governo federal. Para obter esse código, acesse o site do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais SIASG (Acessar: Rede SERPRO; para este procedimento o usuário tem que estar habilitado no sistema SIASG; caso a senha tenha expirado, providenciar nova senha junto à PRADM) e execute os seguintes procedimentos: > insira seu CPF e sua senha > Digite os dados solicitados Selecione a opção SIASG no menu Marque a opção "Produção" no campo "Confirmação do ambiente" Pressione a tecla "Enter" duas vezes Selecione a opção "CATMAT" Selecione a opção "Item de material" Selecione "CONITEMMAT" (Consulta item de material) Para consulta por nome padrão, digite uma palavra-chave de no mínimo três radicais.

6 Unidade de medida: corresponde a unidade de medida do produto a ser adquirido (ex:metro, caixa, etc). Quantidade: número indicando a quantidade de produto a ser adquirido conforme unidade de medida especificada. Valor Unitário Médio: valor em real, correspondente a média aritmética das propostas de preços, diferentes de zero, que forem cotadas conforme ordem de preferência e os parâmetros estabelecidos pela Instrução Normativa SLTI/MPOG n 5, de 27/06/2014 Valor Total Médio: valor calculado automaticamente. Corresponde ao resultado da multiplicação do valor unitário do item pela sua quantidade. ATENÇÃO: Observação sobre agrupamento de itens por lotes: Caso o demandante deseje que a licitação seja processada por lotes dos itens, deve individualizar os lotes e justificar o agrupamento pretendido nesse campo (3.1 - Detalhamento da solução ou da especificação do objeto) de forma que não fira os princípios da ampla concorrência e isonomia entre os licitantes. Assim, o demandante deve incluir em sua justificativa a resposta às seguintes perguntas: 1) É tecnicamente viável dividir a solução? 2) É economicamente viável dividir a solução? 3) Não há perda de escala ao dividir a solução? 4) Há o melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competitividade ao dividir a solução? Cabe informar que, caso as quatro respostas sejam positivas e possam ser fundamentadas, a solução pode ser dividida em lotes. CAMPO 4 - ESTIMATIVA DE VALOR Esse campo é calculado automaticamente pelo programa, gerado pela soma dos valores totais, mostrados no campo 3. CAMPO 5 - DA SELEÇÃO DE AMOSTRA O usuário deve especificar para qual(is) item(ns) vão ser criados critérios de avaliação e julgamento. Sugere-se que para todo item de material a ser adquirido seja especificado critério de seleção da amostra. GRUPO Nº ITEM CRITÉRIO DE AVALIAÇÃO E JULGAMENTO TÉCNICO

7 CAMPO 6 MÉTODOS E ESTRATÉGIA DE SUPRIMENTO O usuário deve selecionar as seguintes informações. 6.1 O prazo de entrega do(s) bem(ns) é de <escrever a quantidade de dias> [...] remessa <selecionar a palavra única ou parcelada> IMPORTANTE: quando houver a previsão de entregas parceladas, o Termo de Referência deverá indicar os quantitativos mínimos por demanda, prazos e condições, a fim de permitir a adequada cotação dos custos de logística por parte das licitantes. 6.2 O horário da entrega deverá ser das <escrever a hora. Sugere-se 8:00 às 12:00 horas>, e de < 13:00 às 16:00 horas >, no seguinte endereço: <escrever o endereço do responsável. Sugere-se o Almoxarifado, situado à Av. Humberto MonteS/N, Parquelândia CEP: Campus do Pici Fortaleza Ceará PATRIMÔNIO/ ALMOXARIFADO CENTRAL >> 6.3 No caso de produtos perecíveis, o prazo de validade na data da entrega não poderá ser inferior a <escrever a quantidade de dias ou anos> (<especificar se dias, meses ou anos>) ou (escreva a parcela a ser entregue, com por exemplo: metade, dois terços, etc) do prazo total recomendado pelo fabricante. CAMPO 7 RECEBIMENTO E CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO DO OBJETO 7.1 [...] Nos termos do art. 74 da Lei n 8.666, de 1993, poderá ser dispensado o recebimento provisório nos casos de gêneros perecíveis e alimentação preparada. b) Definitivamente, após a verificação da qualidade e quantidade do material e consequente aceitação mediante termo circunstanciado, no prazo de <escrever a quantidade de dias> dias do recebimento provisório 7.2 [...] devendo ser substituídos no prazo de <escrever a quantidade de dias> dias O prazo para recebimento definitivo não pode ser superior a 90 dias do recebimento provisório, conforme art.73, 3º, da Lei 8.666/93. Casos excepcionais devem ser justificados nos autos para que seja previsto no edital. CAMPO 8 CRITÉRIOS DE QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS FORNECEDORES Nesse campo devem ser informados ou esclarecidos os critérios de qualificação/capacidade técnica para fins de habilitação. CAMPO 9 - OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE O usuário pode, opcionalmente, preencher o campo de "Informações complementares", tanto para o item 9.1 como para o item 9.2.

8 CAMPO 10 - OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA [...] As indicações referentes ao objeto deverão ser aquelas exigidas no Edital. A garantia da qualidade (ou prazo de validade) do objeto deve guardar conformidade com o prazo de garantia ou validade exigido no edital ou com aquele ofertado pelo licitante na proposta, se for o caso. ATENÇÃO: As cláusulas elencadas são as mínimas necessárias. As peculiaridades da contratação podem recomendar a adoção de outras obrigações. CAMPO 11 - DA SUBCONTRATAÇÃO Não se admite a exigência de subcontratação para o fornecimento de bens, exceto quando estiver vinculado à prestação de serviços acessórios. Observe-se, ainda, que é vedada a sub-rogação completa ou da parcela principal da obrigação (Decreto nº 8.538, de 2015, art. 7º, inciso I e 2º). CAMPO 12 - ALTERAÇÃO SUBJETIVA CAMPO 13 - CONTROLE DA EXECUÇÃO [...] A fiscalização da execução contratual deve ser realizada de forma adequada, preferencialmente, por profissional com experiência na área O acompanhamento e fiscalização da entrega do objeto em questão ficará sob a responsabilidade de O usuário deve preencher o seguinte quadro, informando o (s) responsável(is) pela fiscalização. O programa não deve limitar a quantidade de tipos de fiscais. Todos os campos são obrigatórios. Nome Completo SIAPE Unidade de Lotação Tipo Fiscal do Contrato Suplente do Fiscal do Contrato Fiscal Coordenador * Para contratos de alta complexidade, que envolvem vários campi. Definições: Fiscal do Contrato: servidor representante da Unidade Demandante para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos administrativos; Suplente do Fiscal do Contrato: servidor que substituirá o Fiscal do Contrato na ausência ou impossibilidade deste fiscalizar.

9 Fiscal Coordenador: Quando o objeto de contratação for considerado complexo e a unidade demandante tiver que designar vários fiscais, como no caso de compras a ser entregue diretamente em vários campi, por exemplo, será necessário designar um Fiscal Coordenador para coordená-los e comandar o processo de fiscalização. CAMPO 14 SANÇÕES No item 14.3 multa moratória de<escrever a quantidade do percentual. Recomenda-se até 0,07%> % por dia de atraso injustificado sobre o valor da parcela inadimplida, até o limite de <escrever a quantidade de dias. Recomenda-se até 30 dias> dias. A Administração deve decidir, caso a caso, de acordo com o objeto, qual o prazo limite para a mora da contratada, a partir do qual a execução da prestação deixa de ser útil para o órgão e enseja a rescisão do contrato. Lembre-se que esse modelo é apenas uma sugestão; é possível escalonar as multas conforme os dias de atraso, por exemplo multa compensatória de <escrever a quantidade do percentual. Recomenda-se até 10%> % sobre [...] Conforme as recomendações , e do Acórdão 1545/2016 do TCU, no que diz respeito à aplicação de multa, o usuário deve, sempre que possível, atrelá-la às obrigações da contratada estabelecidas no modelo de execução do objeto. Logo, é importante definir a gradação da multa aplicável a cada obrigação inadimplida (e.g. multas por atraso de entrega de produtos, por recusa de produtos, por atraso na entrega da garantia), definindo o seu rigor de forma proporcional ao prejuízo causado pela desconformidade. Além disso, o usuário deve definir de forma clara, simples e objetiva a metodologia de cálculo da multa aplicável em cada caso (base de cálculo e percentual, por exemplo) sem prejuízo da garantia de observância dos demais aspectos inerentes a definição da multa já previstos. Exemplo: A multa por atraso na entrega da garantia é de 2% ao dia do valor do contrato. Para uma empresa cujo contrato é de R$ ,00, resultará em uma multa de R$ ,00/dia e representará ao final do período um encargo de R$ ,00 para o fornecedor, valor bastante significativo e incompatível ao dano causado a Universidade, dado que a garantia contratual é de no máximo 5% do valor do contrato. Dessa forma, o usuário deve usar da razoabilidade para notar que um percentual pode parecer baixo, mas ter grande impacto em contratos vultosos. Por isso também que é importante deixar claro sobre qual valor o percentual da multa incidirá: se sobre o valor global do contrato ou se sobre o valor da garantia, por exemplo. Para registrar essas gradações, o usuário deve utilizar o campo de "Informações complementares" e deixar em branco os itens 14.3 e CAMPO 15 ALINHAMENTO COM O PLANO DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL (PDI) O usuário deve pesquisar as informações para Eixo, Objetivo estratégico e Estratégia/ação que constam no PDI.