A Arte de Fazer Acontecer

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1 A Arte de Fazer Acontecer A Arte da Produtividade sem Estresse (Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity) por David Allen Penguin 2002, 267 páginas Copyright David Allen, Utilizado por meio de acordo com a Penguin, um membro da Penguin Group (EUA) Inc. Foco Gestão & Liderança Estratégia Vendas & Marketing Finanças Recursos Humanos TI, Produção & Logística Carreira & Desenvolvimento Pessoal Pequenas e Médias Empresas Economia & Política Indústria Negócios Globais Conceitos & Tendências Ideias Fundamentais Geralmente as pessoas dão muita atenção a tarefas pouco importantes e muito pouca atenção aos objetivos críticos. Uma mente livre de estresse reage a novas tarefas, como pedras caindo em uma lagoa. As pedras grandes criam ondulações grandes, as pequenas criam ondulações pequenas. Um bom sistema de organização gera respostas adequadas a todas as tarefas. Coloque todas as tarefas que você precisa fazer agora, mais tarde ou no futuro em um sistema lógico e organizado. Transfi ra tudo que estiver em sua cabeça para um sistema confi ável que você possa rever regularmente. Por saber que determinada tarefa está capturada em seu sistema, você pode parar de se preocupar com ela. Armazene todas as suas coisas em cestas, caixas ou pastas designadas. Utilize os controles horizontais para colocar tudo o que comanda a sua atenção em uma estrutura organizada. Utilize os controles verticais para planejar projetos de forma efi caz. Para pôr projetos em andamento, defi na seus objetivos e princípios pessoais, visualize os resultados, faça brainstorming, organize e identifi que ações. Avaliação (máx. 10) Geral Aplicabilidade Inovação Estilo Para comprar assinaturas pessoais ou soluções corporativas, visite o nosso site envie um para info@getabstract.com, ou ligue para nosso escritório nos EUA ( ) ou nosso escritório na Suiça ( ). A getabstract é uma editora de resumos e serviço web de classifi cação de conhecimento. A getabstract mantém a responsabilidade editorial completa por todas as partes deste resumo. Direitos autorais de autores e editores reconhecidos. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte deste resumo pode ser reproduzida ou transmitida em qualquer forma ou por qualquer meio, fotocópia, eletrônico ou outro, sem autorização prévia e por escrito da getabstract Ltd (Suíça).

2 Relevância O que você vai aprender Neste resumo você vai aprender: 1) Como dominar a produtividade de uma forma livre de estresse; 2) Como priorizar tarefas de forma eficaz; 3) Quais são os cinco passos que ajudarão você a controlar seu fluxo de trabalho; e 4) Como pôr novos projetos em andamento. Recomendação A metáfora da mente livre de estresse como uma lagoa serena retrata bem a mensagem deste bestseller de David Allen. Quando uma pedra é atirada num lago, o tamanho das ondulações correspondem ao tamanho da pedra. Allen lembra que a essência da vida livre tem a ver com tornar as ondas da sua mente compatíveis com o tamanho das tarefas existentes na sua lista. Mas você não vai chegar à lagoa serena de Allen através de um caminho zen e silencioso. Em vez disso, você vai acalmar as águas da sua mente construindo e mantendo um rígido sistema de organização que seja tão eficiente que você nunca terá que se preocupar com tarefa alguma após inserida na máquina. A popularidade deste livro provavelmente se deve tanto ao nível de estresse do público como ao nível de inovação encontrado no método de organização do autor. Muitas vezes, as técnicas de gestão propostas por Allen são um pouco fantasiosas e envoltas em jargões. Mas a getabstract recomenda este manual cheio de boas ideias para promover uma vida produtiva aos que procuram lidar com o estresse e a acumulação de afazeres na lista de tarefas. Resumo Se algo estiver em sua mente, sua mente não está livre. Além do Calendário Muitas pessoas hoje em dia assumem mais projetos do que conseguem lidar adequadamente, aumentando assim os seus níveis de estresse. Os próprios projetos são problemáticos. Muitos são afetados pela mudança contínua e questões a resolver, por isso nem sempre é claro se o trabalho foi concluído ou não. Essa falta de fronteiras cria uma preocupação adicional nas organizações e obriga a reuniões e memorandos desnecessários sobre o trabalho em andamento. Para realizar seus projetos de forma eficaz e eficiente, você precisa atender a esses dois objetivos: 1. Capturar tudo o que precisa ser feito agora, mais tarde ou em algum momento no futuro através de sistema de confiança lógico e organizado que registre tudo fora de sua própria memória, para que você não tenha que pensar sobre essas questões até que esteja pronto para tal. 2. Discipline-se em tomar decisões antecipadas sobre a quantidade de informações e instruções que você permitirá entrar em sua vida para que continue sempre apto a planejar sua tarefa atual e mudar seus planos quando necessário. Sua agenda provavelmente já está cheia, mas ela não é uma ferramenta de organização boa o suficiente, já que mostra apenas uma pequena parte do que você tem que organizar. Em vez disso, você precisa de um sistema de organização minucioso e abrangente. Isto é particularmente útil para pessoas que sofrem muita distração no dia-a-dia, ou de hora em hora, o que torna difícil a concentração ou atingir objetivos de forma eficaz. A Arte de Fazer Acontecer getabstract de 5

3 Tudo o que você considerar inacabado de alguma forma deve ser capturado em um sistema confiável fora da sua mente, ou o que chamo de caixa de entrada, para que possa ser revisto e classificado regularmente. Os principais ingredientes do controle sem estresse são: resultados claramente definidos (projetos) e as próximas ações necessárias para tocá-los adiante, bem como lembretes inseridos em um sistema confiável que possam ser revistos periodicamente. Sua mente passa por cinco etapas para realizar praticamente qualquer tarefa: definir objetivos e princípios, visualizar os resultados, fazer brainstorming, organizar (e) identificar as próximas ações. Um bom sistema de organização também é útil quando você precisa gerenciar trabalho de conhecimento, combinando os detalhes diários com os resultados do panorama geral. Criando as Ondulações Adequadas Para que você se mantenha no estado mental correto para fazer as coisas, imagine sua mente como uma lagoa. Se você atirar uma pedra, as águas reagem de forma adequada. As ondas criadas na superfície são proporcionais à massa da pedra e à força do impacto. Uma vez tendo absorvido este impacto, as águas retornam a um estado calmo e tranquilo. Tente abordar suas tarefas de forma semelhante, dando a cada uma a quantidade adequada de atenção e esforço: nem reagindo a mais nem a menos. Para ser eficiente, devese gerir os compromissos de forma adequada, não prometendo demais e sem aumentar o estresse. Siga estes três princípios: 1. Se algo estiver inacabado, retire-o da sua mente Insira-o em um sistema de confiança, ou uma caixa de entrada, que facilite o acesso quando for oportuno. 2. Saiba exatamente quais compromissos você assumiu Saiba com exatidão o que tem que fazer para honrar cada compromisso. 3. Depois de decidir quais ações devem ser executadas, estabeleça um sistema de lembretes Revise seus lembretes regularmente para manter-se a par. Para testar o funcionamento desta abordagem, anote o nome do projeto ou situação que o preocupa mais no momento. Em seguida, escreva uma lista de tudo o que você precisa fazer para levar o projeto adiante: quais os passos que você deve tomar, com quem você precisa entrar em contato, entre outros. Somente este exercício já deve lhe trazer uma maior sensação de relaxamento, controle e foco. Arquive suas preocupações e ações em um local seguro, fora da sua mente, até que esteja pronto para lidar com elas. Gerenciando Suas Ações Utilize bem o seu tempo limitado gerenciando suas ações. Para começar, identifique o que você precisa com antecedência. Estude os passos de cada projeto antes de iniciá-los, ao invés de avançar e ter que gastar mais tempo ainda lidando com eventuais problemas. Embora muitas empresas partam da missão para os objetivos e daí para os detalhes menores de implementação, a maior parte das pessoas está tão envolvida no dia-a-dia dos compromissos que não tem tempo para respirar e se concentrar adequadamente na visão do todo. Assim, um bom ponto de partida seria atualizar-se e assumir o controle agora mesmo de todas as questões que dizem respeito a você e depois trabalhar para ampliar sua visão. É possível assumir as rédeas dos seus compromissos, projetos e ações por meio de controles horizontais ou verticais. Os controles horizontais coordenam suas ações em todas as atividades que envolvem sua participação. Os controles verticais orientam o seu pensamento através de tópicos e projetos individuais, como a sequência de tarefas envolvidas em um projeto em particular. Se você utilizar os controles horizontais e verticais efetivamente, vai ter condições de esvaziar sua mente e terminar o que começou com maior tranquilidade. Dominando o Seu Fluxo de Trabalho Para assumir o controle da sua vida, siga os cinco passos para dominar o seu fluxo de trabalho. Esses cinco estágios vão ajudar você a gerenciar o aspecto horizontal, combinando em um sistema organizado tudo o que merece a sua atenção em um determinado momento: A Arte de Fazer Acontecer getabstract de 5

4 A maior parte das pessoas atribuem às coisas maior ou menor atenção do que seria necessário, simplesmente porque suas mentes não funcionam como as águas de uma lagoa. Como as águas reagem? A resposta é totalmente compatível com a força e a massa do input; em seguida, retornam à calmaria. Não reagem nem a mais nem a menos. Assim que decidir sobre todas as ações que precisam ser executadas, você deve manter lembretes organizados sobre elas em um sistema que possa ser revisto regularmente. Pensar nos resultados é um dos meios mais eficazes disponíveis para tornar seus desejos em realidade. 1. Coletar Você pode utilizar vários tipos de ferramentas de coleta, tais como uma bandeja para papéis que sirva como caixa de entrada, um quadro ou dispositivo eletrônico para anotações, um dispositivo de gravação de voz ou uma mensagem de . Tire da sua cabeça tudo o que chame a sua atenção e insira nas ferramentas o que for possível. Esvazie suas ferramentas de coleta regularmente, descartando ou processando as informações. 2. Processar Com cada item, pergunte-se o que é isto? e decida se vai arquivá-lo para ser utilizado mais tarde ou descartá-lo. 3. Organizar Estabeleça um sistema de organização, tal como a colocação de itens que não exigem ação imediata em categorias. Se servirem para uma ação imediata, coloque-os na categoria apropriada, tal como uma lista de projetos, planos de projetos e materiais, agenda, lista de lembretes das próximas ações ou lista de lembretes de coisas que você está à espera. Encontre uma forma física para conter cada uma dessas categorias de forma organizada, tais como uma caixa, um caderno ou um arquivo suspenso. 4. Rever Estabeleça um horário para fazer uma revisão semanal. Em seguida, dê uma olhada em todas as suas ações e opções identificadas. Durante este tempo, processe todos os itens, reveja o seu sistema e atualize suas listas. 5. Fazer Utilize quatro critérios para determinar o que fazer. Primeiro, considere o contexto, que é o local ou ferramentas necessárias para realizar uma ação (por exemplo, em casa com seu computador pessoal). Em segundo lugar, veja se tem o tempo disponível para tal. Em terceiro lugar, pergunte a si mesmo se tem energia física ou mental suficiente para a tarefa. E, quarto, estabeleça prioridades. Ou seja, se há contexto, tempo e energia disponíveis, qual é a ação mais importante agora? O Planejamento do Projeto Para iniciar seus projetos com sucesso, utilize as cinco fases do planejamento. Estes passos compõem o componente vertical da gestão da produtividade. Os passos refletem a maneira como as pessoas pensam e planejam de forma inconsciente, embora muitas não os sigam necessariamente quando planejam de forma consciente. Por essa razão, o planejamento informal e natural muitas vezes acumula melhores resultados. É o tipo de processo de pensamento ao qual você se submete para resolver as tarefas diárias, como vestir-se, almoçar ou simplesmente ter uma conversa. Os cinco passos envolvem: 1. Definir seus objetivo e princípios Defina o que funciona para você, concentre-se, alinhe os seus recursos e motive-se para a ação. 2. Visualizar o resultado Ao criar esta visão, você cria um foco que ajuda a gerar ideias e padrões de pensamento que de outra forma não teriam surgido. Essa clareza ajuda você a imaginar os resultados que deseja. 3. Fazer brainstorming Para lidar com múltiplas ideias, utilize ferramentas que ajudem você a pensar em opções, como desenhar mapas mentais (exibir graficamente sequências de pensamento) ou anotar ideias e mantenha sua mente aberta para não julgá-las ou criticá-las; enfatize qualidade e não quantidade. Mais tarde você poderá analisar e organizar estas ideias. 4. Organizar Identifique as peças importantes essenciais para o seu projeto e as separe e ordene de acordo com vários componentes, processos ou prioridades. 5. Identificar as próximas ações Selecione a próxima ação para este projeto e para outros no futuro. Sinalize as tarefas que você está aguardando que outros cumpram. A Arte de Fazer Acontecer getabstract de 5

5 A verdadeira questão é como tomar as decisões adequadas sobre o que deve ser feito em um determinado momento. A verdadeira questão é como devemos gerenciar as ações. O objetivo da gestão horizontal e da vertical é o mesmo: tirar as coisas da sua mente e tocar os projetos adiante. Produtividade sem Estresse Agora você vai poder colocar todos esses princípios básicos em prática, implementando seus projetos de acordo com as seguintes ações: Configure o seu espaço, tempo e ferramentas Crie um bloco de tempo e prepare uma estação de trabalho onde você terá o espaço, mobiliário e ferramentas necessárias. Basicamente, você precisa de uma superfície de escrita e espaço para uma bandeja para papéis, embora você possa querer adicionar um fax, impressora e outros. Mesmo que você tenha um escritório externo, coloque um pouco de espaço em casa com um sistema que seja idêntico ao do seu escritório, assim você vai poder trabalhar em dois lugares. Suas ferramentas devem incluir suprimentos do dia-a-dia, como uma agenda, pastas de arquivos, fita adesiva e elásticos. Colete a tralha Separe algumas horas para esta etapa. Comece procurando por coisas que se encontram no lugar errado ou estejam incompletas. Coloque esses itens na sua caixa de entrada. Posicione suprimentos, materiais de referência, decoração e equipamentos no local adequado. Se algo que necessite da sua ação for muito grande para sua bandeja de papéis, basta escrever uma nota que o represente em uma folha de papel, coloque a data e o adicione ao seu sistema. Comece colocando as coisas da sua mesa na sua caixa de entrada e depois repasse-as para outras partes do seu espaço de trabalho, incluindo gavetas, mesas de apoio, armários, prateleiras entre outros. Uma lista de ações incompletas pode ajudar você a se lembrar de outras coisas que deseja adicionar à sua caixa de entrada, como uma lista de projetos que você precisa começar, projetos não concluídos, compromissos que você deve honrar, obrigações financeiras, comunicações que precisam ser feitas, seminários de treinamento que você pretende frequentar e assim por diante. Processe sua caixa de entrada Seu objetivo aqui é esvaziar completamente sua bandeja. Descarte qualquer coisa que não seja essencial, faça tudo que puder ser feito em dois minutos, delegue tudo o que for possível, coloque lembretes sobre ações futuras em seu sistema de organização e identifique os projetos maiores. Para ser eficaz, processe primeiramente o item de cima, passe por um item de cada vez e nunca coloque nada de volta na sua caixa de entrada. Use etapas e ferramentas para ajudá-lo a organizar o processo Crie listas e grupos de itens que você deseja organizar. Use pastas digitais ou físicas para manter suas listas e qualquer informação de referência ou apoio que se aplique aos seus projetos. Escolha as melhores opções de ação Agora que você está organizado, vai conseguir determinar o que fazer a seguir, com base no contexto do projeto, no seu tempo e energia disponíveis a na prioridade de cada ação. Sobre o autor David Allen é o presidente da David Allen & Company e tem mais de 20 anos de experiência como consultor de gestão, coach executivo e educador. Ele é especialmente conhecido por seu trabalho sobre a produtividade, e tem sido convidado como palestrante e facilitador em muitas organizações, incluindo a Oracle, LL Bean, QVC e Banco Mundial. Ele escreve uma newsletter quinzenal chamada Productivity Principles e seu trabalho tem destaque em várias revistas e jornais, incluindo Fast Company, Fortune e Los Angeles Times. A Arte de Fazer Acontecer getabstract de 5