NÚCLEO DE ARQUIVO (NARQ)

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1 A informação constante nestas páginas é parte integrante do documento Regulamento da Direcção Executiva do IST, aprovado em reunião do Conselho Directivo de 4 de Maio de 2006, que pode ser consultada em DIRECÇÃO TÉCNICA COMPETÊNCIAS Área de Apoio Geral: Núcleo de Arquivo; Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos; Núcleo de Reprografia; Núcleo de Serviços Gerais. NÚCLEO DE ARQUIVO (NARQ) Compete ao Núcleo de Arquivo, designadamente: Estabelecer e aplicar critérios de gestão de documentos; Analisar e organizar a documentação com interesse administrativo, probatório e cultural de acordo com um sistema de classificação definido a partir do estudo da instituição; Organizar e manter actualizada a documentação recebida e produzida pelo IST no desenvolvimento das suas actividades; Elaborar instrumentos de pesquisa e de acesso à informação, tais como guias, catálogos ou índices, de forma a tornar acessível a documentação; Promover a divulgação interna das normas, regulamentos e demais directivas de carácter genérico; Apoiar o utilizador, orientando-o na pesquisa de registos e documentos apropriados. NÚCLEO DE GESTÃO E ACOMPANHAMENTO DE CONTRATOS (NGAC) Compete ao Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos: Assegurar o cumprimento das normas e orientações para a utilização e funcionamento de todas as unidades que possuam serviços contratados e/ou concessionados, sendo responsável por todo o acompanhamento dos contratos de Outsourcing, designadamente nas seguintes áreas: - Prestação de Serviços de Limpeza; - Prestação de Serviços de Segurança e Vigilância; - Concessão de Exploração de Bares e Refeitórios; - Conservação e Manutenção de Espaços Verdes; - Concessão e Aluguer de Espaços; Efectuar o acompanhamento e verificação do cumprimento das cláusulas contratuais; Proceder à verificação mensal da facturação e posterior envio à Área Contabilística para efeitos de processamento; Propôr a abertura de novos procedimentos administrativos em ordem a novas contratações;

2 Garantir e assegurar os procedimentos administrativos subsequentes, nomeadamente concursos públicos, desde a respectiva abertura até à celebração do contrato. NÚCLEO DE REPROGRAFIA (NR) Ao Núcleo de Reprografia compete: Promover a edição ou reedição de folhas, textos de apoio ou didácticos, Promover a venda de edições científicas, técnicas e textos didácticos, do próprio estabelec. de ensino; Executar encadernações; Manter um sistema de controlo de gestão de stocks; Zelar pela manutenção e conservação do equipamento afecto ao serviço. NÚCLEO DE SERVIÇOS GERAIS (NSG) Ao Núcleo de Serviços Gerais compete, designadamente: Assegurar a funcionalidade e a adequação dos espaços dos Pavilhão Central, Acção Social, Matemática, Física, Jardim Norte 1 e espaços exteriores, de forma a permitir a criação das melhores condições para o desenvolvimento das actividades de ensino e investigação da Escola; Apoiar a gestão dos edifícios referidos, colaborando na programação e planeamento das actividades, permanentes e eventuais, e assim garantir, em colaboração com outros núcleos do IST, em particular com o Gabinete de Organização Pedagógica (GOP), no respeitante à ocupação das salas de aula, e com o Núcleo de Manutenção (NM), no respeitante à disponibilidade e bom funcionamento dos equipamentos, a realização de aulas e de outras actividadesde ensino e investigação nas melhores condições possíveis 2 ; Cooperar com o Núcleo de Segurança, Higiene e Saúde (NSHS), através da colaboração na implementação da vigilância dos referidos edifícios e na realização de operações de rotina para solução de eventuais problemas relacionados com a segurança de pessoas e bens, ou de higiene e segurança no trabalho; Garantir, em estreita colaboração com o Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos (NGAC), o funcionamento adequado de todos os serviços externos contratados (Outsourcing); Organizar e gerir todos os chaveiros de todos os edifícios referidos; Recepcionar e registar toda a correspondência, distribui-la internamente pelas várias entidades e Núcleos departamentais, assim como recolher e expedir a correspondência dos serviços do IST; Analisar e organizar a documentação com um sistema de classificação; 1 À data de Junho de 2006, as competências do NSG referentes aos espaços dos Pavilhões de Física, Matemática e Acção Social foram imputadas ao Director da Direcção Técnica. 2 Destaca-se também a colaboração com o Gabinete de Comunicação e Relações Públicas (GCRP), no respeitante à utilização do Salão Nobre e da Sala de Reuniões do Pavilhão Central. IST/DT, /7

3 Efectuar o expediente que lhe seja solicitado pelos serviços do IST, assim como a organização, manutenção e permanente actualização de um arquivo do Núcleo; Recepcionar, registar e organizar os serviços de transporte; Zelar pela manutenção e conservação das viaturas que estiverem ao seu serviço, nomeadamente através de revisões periódicas; Remeter para os serviços competentes toda a documentação justificativa das despesas, nomeadamente os elementos necessários à cobrança; Manter permanentemente actualizado um sistema de controlo de utilização que permita um conhecimento das deslocações efectuadas e/ou a efectuar; Fornecer aos serviços competentes dados estatísticos sobre consumos e quilometragem das viaturas; Garantir e assegurar o serviço de mudanças dentro do IST; Elaborar os processos administrativos de mudanças. Área de Apoio Social: Núcleo de Alojamentos; Núcleo de Apoio ao Estudante; Núcleo de Apoio Médico e Psicológico 3. NÚCLEO DE ALOJAMENTOS (NAIST) Compete ao Núcleo de Alojamentos: Assegurar o cumprimento das normas e orientações estabelecidas para o funcionamento e utilização de todas as unidades de alojamento administradas directamente pelo IST 4 ; Propor a regulamentação de utilização das residências e sua administração, bem como assegurar o cumprimento dos regulamentos em vigor; Organizar os processos de candidatura aos alojamentos; Efectuar previsões de utilização, fornecimento e consumos de bens, assim como calcular quantidades de encomenda/utilização e manter permanentemente actualizado um sistema de controlo de utilização e de consumos de todas as unidades de alojamento. NÚCLEO DE APOIO AO ESTUDANTE (NAPE) Ao Núcleo de Apoio ao Estudante compete, designadamente: 3 À data de 05 de Fevereiro de 2009, o plenário do Conselho Directivo aprovou uma alteração ao Regulamento da Direcção Executiva e respectivo organigrama, i.e. o Núcleo de Apoio Médico e Psicológico, NAMP, passa a depender directamente do Director da Dir.Executiva. 4 Actualmente a Residência de Estudantes Eng.º Duarte Pacheco (Av. D. Joao II, Lote , Parque das Nações Norte, Lisboa) e a Residência Universitária Baldaques (Rua dos Baldaques, n.º 43, Lisboa). IST/DT, /7

4 Promover o sucesso escolar no Instituto Superior Técnico, nomeadamente através de acções de Divulgação/Ingresso e Acolhimento/Acompanhamento dos alunos (Programa de Mentorado); Promover a Divulgação do IST e das suas Licenciaturas junto dos alunos do ensino secundário, através da organização e acompanhamento de visitas de estudo ao IST (campi da Alameda e Taguspark), em particular, junto dos potenciais candidatos ao ensino superior; Promover a Divulgação do IST e das suas Licenciaturas junto dos alunos do ensino secundário, através da organização e acompanhamento de deslocações a estabelecimentos do ensino secundário, a feiras e mostras de Engenharia, Ciência e Tecnologia, em particular, as orientadas para estudantes; Colaborar com o Gabinete de Comunicação e Relações Públicas (GCRP) na distribuição desta brochura em todas as escolas secundárias; Coordenar e organizar os processos de matrícula, inscrição e colocação dos novos alunos, através da disponibilização de Guias, bolseiros, afectos ao Núcleo de Apoio ao Estudante; Promover, organizar e desenvolver junto dos novos alunos, nacionais e estrangeiros, todas as actividades inerentes à implementação do Programa de Mentorado; Promover e organizar, em colaboração com os professores coordenadores de licenciatura, o acompanhamento de alunos com necessidades especiais; Promover e desenvolver uma actividade contínua de atendimento e informação personalizada junto de todos os utentes do IST, em particular da população estudantil; Promover e organizar, em colaboração com outros departamentos do IST, um conjunto de actividades extra-curriculares, de âmbito sócio-cultural e desportivo, como complemento da função de integração dos estudantes e com o objectivode fomentar o convívio entre os novos alunos e todos os outros utentes da Escola, incluindo funcionários docentes e não docentes, nomeadamente, nas áreas de cinema, fotografia, teatro, dança e música, literatura, artes plásticas e puzzles, literatura, voluntariado e desporto; Promover e incentivar o estabelecimento de protocolos com várias entidades externas promotoras de actividades sócio-culturais e desportivas, com o objectivo de estabelecer parcerias para o financiamento das actividades extra-curriculares referidas no ponto anterior; Efectuar o recrutamento, selecção e gestão dos recursos humanos, nomeadamente, das equipas de Guias, bolseiros, alunos de licenciatura do IST, no âmbito da implementação do Programa de Mentorado. Área de Instalações e Equipamentos 5 : Núcleo de Manutenção; Núcleo de Obras; Núcleo de Telecomunicações; Núcleo de Segurança, Higiene e Saúde. 5 Os espaços pertencentes às Residências (DP/BD) consideram-se parte integrante do campus do IST. IST/DT, /7

5 NÚCLEO DE MANUTENÇÃO (NM) Compete ao Núcleo de Manutenção: Promover a manutenção estética e funcional dos espaços físicos do IST em todas as suas vertentes, nomeadamente, edifícios, espaços exteriores e infra-estruturas; Providenciar para que todos os equipamentos e instalações existentes estejam em boas condições de utilização, nomeadamente executando as reparações e/ou beneficiações necessárias, e instruindo os utilizadores sobre o manuseamento dos equipamentos e as normas de segurança a cumprir; Zelar pela conservação e existência do equipamento, máquinas, ferramentas e instalações que lhes forem confiadas e manter actualizado um ficheiro de trabalhos, executados e a executar, e do material, mão-de- -obra e acessórios, utilizados e a utilizar; Providenciar a existência de um stock mínimo de material e acessórios indispensáveis à execução das reparações e/ou beneficiações necessárias em todo o equipamento e instalações existentes no IST; Preparar, para cada exercício económico, uma previsão das necessidades dos serviços de reparação e manutenção (assistência técnica) a contratar ao exterior, equipamentos, máquinas, utensílios, materiais, ferramentas e outros bens necessários ao desenvolvimento da actividade normal da Área e remetê-la ao coordenador de cada Departamento para aprovação superior e elaboração do respectivo orçamento; Elaborar os processos administrativos de pequenas obras de conservação e manutenção, bem como de aquisição de bens e serviços necessários aos diversos pedidos solicitados; Identificar, sistematizar e priorizar os elementos necessários à elaboração dos programas de trabalho e remeter para a Área Contabilística, toda a documentação justificativa das despesas realizadas. NÚCLEO DE OBRAS (NO) Compete ao Núcleo de Obras: Promover o desenvolvimento dos espaços físicos do IST em todas as suas vertentes, nomeadamente edifícios, espaços exteriores e infra-estruturas; Utilizar os recursos humanos e materiais que lhe estão adstritos, sem prejuízo do dever de cooperação entre todos os sectores e funcionários dos serviços técnicos, e recurso a terceiros para o fornecimento de serviços e bens e para a execução de obras; Preparar, coordenar e desenvolver acções e instrumentos relativos a obras e a projectos, com especial incidência nas seguintes tarefas: - Execução de estudos, planos e projectos; - Organização dos processos necessários à adjudicação de empreitadas ou prestação de serviços; - Acompanhamento dos trabalhos das equipas projectistas contratadas; - Acompanhamento das empreitadas e fiscalização da obra; Coordenar e acompanhar a execução financeira e material do plano de investimentos legalmente instituído, bem como organizar os processos de candidatura às diversas fontes de financiamento estabelecidas; IST/DT, /7

6 Programar e promover as intervenções de nível médio e profundo em edifícios e infra-estruturas; NÚCLEO DE TELECOMUNICAÇÕES (NTEL) Ao Núcleo de Telecomunicações compete, designadamente: Assegurar a operacionalidade dos equipamentos de telecomunicações e a adequação dos mesmos de acordo com as necessidades do Instituto; Assegurar e gerir a rede telefónica do IST, de modo a garantir um perfeito funcionamento da mesma; Assegurar que todos os equipamentos e instalações existentes estejam em permanentes condições de utilização, através da realização de reparações e/ou beneficiações necessárias e de recomendações aos utilizadores sobre a boa utilização dos equipamentos; Assegurar a instalação de novas linhas telefónicas, bem como todas as modificações solicitadas na rede telefónica; Assegurar, via rede telefónica, a interligação dos equipamentos de segurança, tais como, centrais de alarme e elevadores, entre todos os edifícios do IST e a central de segurança; Assegurar, via rede telefónica, a interligação dos relógios de marcação de ponto com o Núcleo de Processos de Pessoal; Assegurar e manter a existência de um stock de material e acessórios indispensáveis à execução das reparações e/ou beneficiações necessárias em toda a rede telefónica do IST; Proceder à actualização de endereços, listas telefónicas e outras relações de interesse à população do IST. Manter actualizado um registo de todos os serviços a efectuar e do tráfego e respectivos custos de toda a rede telefónica; Elaborar mensalmente relatórios de custos telefónicos e enviá-los ao respectivos serviços. NÚCLEO DE SEGURANÇA, HIGIENE E SAÚDE (NSHS) Compete ao Núcleo de Segurança, Higiene e Saúde: Zelar pela segurança dos bens, edifícios, pessoas e espaços preparando, coordenando e desenvolvendo acções de planificação de segurança e vigilância; Conceber, estruturar e propor medidas de prevenção e protecção; Implementar e acompanhar a execução de medidas de prevenção e protecção, assegurando a respectiva eficiência e eficácia dos sistemas de prevenção e protecção; Elaborar o plano de prevenção do campus da Alameda; Conceber, estruturar e implementar os planos de emergência internos referentes aos edifícios que constituem o campus da Alameda, nomeadamente os específicos de combate a incêndios, evacuação e primeiros socorros; IST/DT, /7

7 Identificar e avaliar os riscos para a segurança e saúde no trabalho, identificando os perigos associados às condições de segurança, aos agentes químicos, biológicos e físicos, elaborando os relatórios e respectivos procedimentos a implementar após avaliação, bem como mantendo actualizados os resultados das avaliações de riscos relativos aos grupos de funcionários; Acompanhar e organizar os processos administrativos de aquisição de bens e serviços necessários ao bom funcionamento dos espaços físicos do IST, nas suas vertentes de segurança, higiene e saúde; Afixar a sinalização de segurança nos espaços físicos do IST, fazer a manutenção do material de combate a incêndios e da sinalização de emergência; Colaborar com o Núcleo de Manutenção (NM) no controlo e planificação da manutenção de sistemas de segurança, redes de incêndios e extintores; Conceber e desenvolver programas de informação e formação sobre prevenção de riscos profissionais; Colaborar com o Núcleo de Gestão do Pessoal para promover a elaboração de registos de listas de acidentes de trabalho e listas de baixas por doenças de trabalho e absentismo por motivos de doença profissional; Elaborar relatórios e fichas de exames de vigilância da saúde e realizar os respectivos exames de vigilância da saúde (admissões, periódicas e ocasionais); Assegurar a remoção de resíduos banais (RSU) produzidos no campus da Alameda e assegurar a remoção de resíduos perigosos; Colaborar com o Conselho Directivo na elaboração do regulamento de acesso aos Parques de Estacionamento do IST e definir, em harmonia com orientações superiores, os respectivos locais de estacionamento; Definir, de acordo com orientações superiores, a elaboração da política de segurança do IST para posterior aprovação e publicação; Chefiar e orientar o trabalho dos vigilantes e empresas exteriores de segurança. IST/DT, /7