Pré-qualificação de Fornecedores

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1 P-CoP-06 Entidade Responsável pela Gestão do DGPCP Localização Física do Documento DGPCP Aprovado por: Nome Paulo Soares Cargo Director Geral do Património Data:

2 Versão Data de elaboração Alteração Motivos da Alteração Versão inicial Página 1

3 GLOSSÁRIO Acto Administrativo Decisões e deliberações dos órgãos da Administração que, ao abrigo de normas de direito público, visam produzir efeitos numa situação individual e concreta (artigo 8º do Decreto-Lei nº 15/97, de 10 de Novembro). Concorrente Toda a pessoa física ou jurídica que tenha apresentado, dentro do prazo para tal concedido, uma proposta num processo de contratação pública. Contratado A expressão que genericamente designa toda a pessoa física ou jurídica que tenha assinado com uma Entidade Adjudicante um contrato previsto na Lei, seja fornecedor, empreiteiro, Concessionário de obra, Concessionário de serviço ou Consultor. Contratante A entidade do sistema subscritora de um dos contratos previstos na Lei as aquisições s. Contrato Acordo ou convenção para a execução de algo sob determinadas condições. Entidade Adquirente A Entidade Adjudicante, enquanto beneficiária directa de um dos contratos previstos na Lei das Aquisições s e realizadora, com uma UGA e outras Entidades do Sistema, de um processo de contratação. Entidades Adjudicantes as entidades previstas nas alíneas do número 3 do artigo 1º e no artigo 2º, do presente Regulamento: (i) Estado, (ii) os organismos públicos dotados de personalidade jurídica, com ou sem autonomia financeira, que não revistam natureza, forma e designação de empresa pública, (iii) os serviços personalizados do Estado, (iv)os fundos autónomos, (v) as autarquias locais e entidades equiparadas sujeitas à tutela administrativa, (vi) as associações exclusivamente formadas por autarquias locais ou por outras pessoas colectivas de direito público mencionadas nas alíneas anteriores, (vii) Estado de Cabo Verde e países terceiros quando executem ou explorem conjuntamente um dado projecto e (viii) organizações internacionais a que Cabo Verde pertença. Entidades do Sistema - A ARAP, o Primeiro-Ministro, as Entidades Adjudicantes e Adquirentes, as UGA, a UGAC e os responsáveis directos do sistema de informação das contratações públicas. Fornecedor - A contraparte da Contratante num contrato de aquisição de bens ou serviços gerais. Interessados em Contratar - Todo o potencial Concorrente, incluindo o Candidatos, o Concorrente e o Adjudicatário. Plano Definitivo de Aquisições Agrupadas (PDAA) É o documento de planeamento constituído por mapas de aquisições agrupadas e por documentos anexos àquele contendo as características identificadoras de cada bem ou serviço a adquirir no conjunto agrupado. É elaborado a partir do consenso sobre os requisitos dos bens ou serviços a adquirir estabelecido pelas Entidades Adquirentes constituintes do agrupamento e coordenadas por uma UGA previamente seleccionada. Plano Anual de Aquisições Não-Agrupadas da Administração (PAA/AP) - É o documento de planeamento constituído por mapas de aquisições e por documentos anexos àquele contendo as características identificadoras de cada bem ou serviço a adquirir, não passível de agrupamento. ACRÓNIMOS E ABREVIATURAS ARAP Autoridade Reguladora das Aquisições s PAA/AP Plano Anual de Aquisições Não-Agrupadas da Administração UGA Unidade de Gestão de Aquisições PDAA Plano Definitivo de Aquisições Agrupadas Página 2

4 1. Objectivo do O presente procedimento tem como finalidade descrever as actividades necessárias à execução do Concurso de Pré-qualificação de fornecedores. 2. Campo de Aplicação O presente procedimento tem como finalidade a avaliação prévia das capacidades técnicas, comerciais, financeiras e administrativas dos Concorrentes, visando a constituição de uma bolsa de fornecedores préqualificados. 3. Situações de excepção Este tipo de procedimento não é aplicável nas seguintes situações: Empreitadas de Obras s e Concessão de Obras e Serviços Públicos Razões de segurança pública interna ou externa Razões de urgência não imputáveis à entidade adquirente Situações de dação a título de pagamento Determinado em contrário em acordos internacionais Fornecedor único/exclusivo 4. Legislação Aplicável Lei 17/VII/2007, de 10 de Setembro (Lei das Aquisições s) Regulamento da Lei das Aquisições s, aprovado pelo Decreto-Lei nº 1/2009, de 5 de Janeiro 5. Responsabilidades É da responsabilidade de todas as entidades abrangidas pela Lei das Aquisições s a correcta aplicação dos preceitos definidos neste procedimento A actualização do procedimento, visando adaptá-lo às necessidades, é da responsabilidade da Direcção Geral que tutela a área da contratação pública. Compete à ARAP a responsabilidade de fiscalização da aplicação do presente procedimento Página 3

5 6. Prazos relevantes 6.1 Das Fases do Fase Apresentação de candidaturas Manutenção de candidaturas (artigo 89º do Regulamento) Esclarecimentos (artigo 93º do Regulamento) Modificação dos documentos do concurso Definido nos documentos concursais Prazo 60 dias, contados da data limite para entrega, prorrogáveis por iguais períodos, se nada for requerido em contrário Podem ser pedidos pelos concorrentes até ao final do 1º terço do prazo para apresentação de propostas (nº 1 do artigo 93º) Podem ser prestados por iniciativa do júri, sem que haja solicitação dos concorrentes, até ao final do 1º terço do prazo para apresentação de propostas (nº 1 do artigo 93º) Devem ser respondidos pelo júri até ao fim do 2º terço do prazo fixado para a entrega das propostas (nº 2 do artigo 93º) Pode ocorrer modificação dos documentos do concurso, por iniciativa da UGA ou em resposta a um pedido de esclarecimento, até ao fim do 2º terço do prazo fixado para a entrega das propostas (nº 3 do artigo 93º) 6.2 Das Formalidades Formalidade Comprovação da veracidade das declarações prestadas pelos Concorrentes por documentos ou outros meios previstos em directivas da ARAP (nº2 do artigo 53º do Regulamento). Comprovação da prestação da caução devida pelo Adjudicatário (nº1 do artigo 108º do Regulamento). Tempo a contar após o envio da minuta do contrato. O prazo é interrompido quando houver reclamação contra a minuta (nº4 do artigo 109º do Regulamento). Validade da pré-qualificação (artigo 83º do Regulamento) Prazo 3 a 10 dias úteis 5 a 10 dias úteis 120 dias Página 4

6 7. Descrição das actividades 7.1 Descrição O presente procedimento tem como finalidade a avaliação prévia das capacidades técnicas, comerciais, financeiras e administrativas dos Concorrentes, visando a constituição de uma bolsa de fornecedores préqualificados. A pré-qualificação é válida por um período de 120 dias (artigo 83º do Regulamento da Lei das Aquisições s). A pré-qualificação é obrigatória para a aquisição de serviços de consultoria de valor superior a $00, devendo ser pré-qualificados entre 3 e 6 fornecedores. Surge na sequência das necessidades identificadas e consagradas no Plano Anual de Aquisições Não- Agrupadas da Administração (PAA/AP) ou do Plano Definitivo de Aquisições Agrupadas (PDAA). 1 Preparação dos documentos do Concurso A UGA, com a colaboração da Entidade Adquirente, procede à caracterização genérica das capacidades técnicas, profissionais, financeiras e outras a assegurar pelo potencial fornecedor e elabora os procedimentos concursais inerentes (Programa de Concurso). 2 Publicitação do procedimento Uma vez concluídas as peças que regem o procedimento, a UGA procede à publicação do anúncio nos termos definidos no artigo 64º da Lei 17/VII/2007, que implica a publicação: No Portal do Governo subárea Compras s No Boletim Oficial Num dos jornais de maior divulgação do País, caso se trate de concurso nacional, e, caso se trate de concurso internacional, publicação concomitante em órgãos de comunicação estrangeiros, considerados adequados, sendo apenas publicados os anúncios. A responsabilidade pela publicação é da UGA responsável pelo procedimento em causa 3 Fornecimento do Programa do Concurso A UGA fornece o Programa do Concurso aos interessados que o requeiram e regista no formulário Registo de Pedidos de Documentos (em anexo), a identificação dos potenciais concorrentes. Página 5

7 4 Nomeação e funcionamento do Júri A Entidade Adquirente procede à nomeação do Júri, sob proposta da UGA. O Júri poderá integrar pessoal da própria UGA, para as componentes processuais e pessoal técnico qualificado da entidade adquirente (nº 2 do artigo 90º do Regulamento 1 ), para as componentes técnicas da aquisição. Os membros do júri não podem ter, ou ter tido, qualquer ligação com os concorrentes ou potenciais concorrentes, devendo lavrar declaração em conformidade, de acordo com o Modelo de Declaração de não Incompatibilidade, em anexo (nº 3 do artigo 48º do Regulamento) Nos casos em que exista ligação com os concorrentes ou potenciais concorrentes os elementos nestas condições devem pedir dispensa. O facto deve ficar registado no processo de contratação e, tratando-se de funcionário público, no respectivo processo individual. O júri é constituído por um número ímpar de membros, sendo, no mínimo, 3 efectivos e dois suplentes. Ao júri compete: Presidir ao acto público Decidir sobre a admissibilidade dos concorrentes e das candidaturas Avaliar as candidaturas admitidas, evidenciando as que melhor respondam e se adaptem às necessidades da Administração. O júri pode, neste domínio, ser assessorado por entidades externas à UGA e à Entidade Adquirente (artigo 98º do Regulamento) O júri só pode funcionar quando estiver presente um número de membros equivalente ao número de elementos efectivos (nº 1 do artigo 91º do Regulamento). Das reuniões do júri são lavradas actas. As deliberações do júri devem ser fundamentadas, tomadas por maioria de votos, não sendo admitida a abstenção (nº 2 do artigo 91º do Regulamento). Nas deliberações em que haja voto de vencido de algum membro do júri, o mesmo deve constar da acta, incluindo as razões fundamentadas da discordância (nº 3 do artigo 91º do Regulamento). O júri pode designar um dos seus membros para exercer as funções de secretário, competindo-lhe, nomeadamente, a elaboração das actas, ou ser assessorado por um funcionário da UGA para estas funções. 5 Esclarecimentos e modificação dos documentos do concurso Os concorrentes podem pedir esclarecimentos até ao fim do 1º terço do prazo estabelecido para apresentação das candidaturas (nº 1 do artigo 93º do Regulamento). O Júri pode, de sua própria iniciativa, prestar esclarecimentos até ao fim do 1º terço do prazo estabelecido para apresentação da candidatura (nº 1 do artigo 93º do Regulamento). Os esclarecimentos devem ser respondidos pelo júri, por escrito, até ao fim do 2º terço do prazo fixado para a entrega das candidaturas (nº 2 do artigo 93º do Regulamento). 1 Existe (aparente) incompatibilidade entre o nº 1 e o nº 2 do artigo 90º Página 6

8 Os esclarecimentos prestados devem ser comunicados a todos os candidatos que hajam pedido os documentos do concurso (Programa de Concurso) e devem ser publicitados pela UGA no Portal do Governo (subárea Compras s ). Até ao fim do 2º terço do prazo estipulado para apresentação de candidaturas, a UGA pode modificar os documentos base do concurso, por iniciativa própria ou na sequência de um pedido de esclarecimento (nº 3 do artigo 93º do Regulamento). A modificação dos documentos do concurso reveste a forma de adenda e pode levar ao alargamento do prazo para apresentação de candidaturas, bem como ao estabelecimento de novo período de esclarecimentos. A adenda deve ser comunicada a todos os concorrentes e, se aplicável, deve indicar os novos prazos em vigor para o procedimento. 6 Publicitação dos esclarecimentos Os esclarecimentos prestados devem ser publicitados nos termos definidos no artigo 64º da Lei 17/VII/2007, designadamente, no Portal do Governo (subárea Compras s ). 7 Recepção de Candidaturas A UGA, ou o Serviço com esta responsabilidade, deve registar todas as candidaturas recebidas no formulário Registo de Documentos em anexo, e guardá-las em segurança até à realização do acto público (artigo 87º do Regulamento). A UGA, ou o Serviço com esta responsabilidade, deverá passar recibo das candidaturas recebidas, de acordo com o modelo Recibo de Entrega de Documentos anexo. 8 Acto Público do Concurso Realiza-se no local, data e hora designados no Programa do Concurso. Ao acto público pode assistir qualquer entidade. Participam no acto público: O júri, que preside Podem participar no acto público: Os representantes dos concorrentes devidamente credenciados para o efeito Descrição da sequência de operações do acto público (artigo 97º do Regulamento): O acto público inicia-se com a identificação do concurso. O júri procede à abertura das candidaturas e todos os elementos do júri rubricam todas as folhas de cada proposta. As propostas são abertas pela ordem de chegada Página 7

9 Seguidamente o júri procede à verificação da admissibilidade dos concorrentes 2 e das candidaturas 3, de acordo com o estipulado na legislação e documentos do concurso. Em relação às candidaturas aceites, ou aceites condicionalmente, é lida em voz alta a identificação dos concorrentes e outra informação considerada relevante Os concorrentes podem reclamar das deliberações do Júri, quanto à admissão ou exclusão de concorrentes ou de propostas. A reclamação deve ocorrer no próprio acto público e pode revestir a forma de declaração ditada para a acta ou de petição escrita ao júri. O júri delibera sobre a reclamação no próprio acto público. Da decisão do júri cabe recurso para a Comissão de Resolução de Conflitos da ARAP, a apresentar num prazo de 5 dias úteis. O recurso para a Comissão tem efeitos suspensivos (artigo 71º da Lei 17/VII/2007). Se a Comissão não der resposta no prazo de 5 dias úteis, o recurso é considerado tacitamente indeferido (número 2 do artigo 73º da Lei 17/VII/2007) 9 Avaliação das candidaturas A avaliação das candidaturas é da responsabilidade do júri, que pode, para o efeito, fazer-se assessorar por entidades externas às UGA e à entidade adquirente (artigo 98º). O processo de avaliação das candidaturas compreende três momentos: 1º - Exame preliminar, tendo em vista determinar se as candidaturas cumprem os requisitos estabelecidos nos documentos do procedimento. O desrespeito pelos requisitos estabelecidos no procedimento quanto à forma de apresentação das candidaturas implica a respectiva exclusão. A exclusão de candidaturas, em sede de avaliação, deve ficar registada no Relatório de Avaliação. 2º - Esclarecimentos O júri pode pedir esclarecimentos sobre as candidaturas. Os pedidos de esclarecimento que se mostrem necessários podem ser solicitados e respondidos por escrito ou ser dirimidos em reunião entre as partes, da qual será lavrada acta, contendo todos os detalhes das questões tratadas. 2 São admitidos os concorrentes que apresentem todos os documentos pedidos no procedimento, na forma e com o conteúdo prédeterminado. Se faltar algum documento ou se houver diferenças quanto à forma e conteúdo, o concorrente é admitido condicionalmente, sendo-lhe fixado um prazo para a apresentação do documento em falta ou não conforme Findo o prazo estipulado, o concorrente é admitido, se apresentar os documentos em causa ou excluído se tal não se verificar, devendo os restantes concorrentes ser notificados da ocorrência 3 São admitidas as candidaturas apresentadas nos moldes definidos nos documentos do procedimento, no que diz respeito à forma de apresentação externa das mesmas. São excluídas as candidaturas que não respeitam a forma de apresentação externa definida nos documentos do concurso ou que sejam entregues fora de prazo Página 8

10 Não é admissível, nesta fase, proceder a alterações das propostas, quer no aspecto das técnicas, metodologias, prazos, produtos a utilizar, quer no que diz respeito ao preço. Os esclarecimentos solicitados e as respostas que lhe couberem constituem peça do processo de contratação e devem constar no relatório de avaliação. 3º - Aplicação do modelo de avaliação O júri procede à avaliação das candidaturas, de acordo com o modelo de avaliação definido. O júri procede à elaboração do Relatório de Avaliação, donde constará a recomendação quanto aos concorrentes qualificados. O Relatório é enviado à UGA (artigo 100º do Regulamento). 10 Comunicação da qualificação prévia A UGA comunica a todos os concorrentes o resultado final da qualificação prévia. Discordando, ou tendo dúvidas quanto à classificação obtida, os concorrentes podem apresentar reclamação, bem como solicitar, para o efeito, os elementos necessários à boa compreensão da aplicação do modelo de avaliação, no prazo de dois dias úteis a contar da data de comunicação da qualificação prévia. A apresentação da reclamação deve ser efectuada, perante a UGA, num prazo de 5 dias úteis contados da data de recebimento das informações solicitadas. A UGA analisa a reclamação e, tratando-se de questão do domínio da aplicação do modelo de avaliação da candidatura, envia-a ao júri, para que este reavalie as suas recomendações, face aos factos apresentados pelo concorrente, ou conteste os argumentos deste. Da decisão final da Entidade Adquirente cabe recurso para a ARAP a interpor num prazo de 5 dias úteis, contados da data de comunicação da decisão final. O recurso para a ARAP tem efeitos suspensivos (artigo 71º da Lei 17/VII/2007). Se a ARAP não der resposta no prazo de 5 dias úteis, o recurso é considerado tacitamente indeferido (número 2 do artigo 73º da Lei 17/VII/2007) O processo de aquisição desenvolve-se, a partir daqui, de acordo com as regras do procedimento aquisitivo adequado (Concurso Público, Aquisição Competitiva, Ajuste Directo) Página 9

11 7.2 Fluxograma Legenda: Actividade Decisão Comentário / Esclarecimento X Conector Fluxo Página 10

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14 B UGA (10) Comunicação da pré-qualificação Reclamações? Sim C Provimento? Não Não Recurso Comissão Resolução Conflitos? Sim P-ReH-01 Recurso Não Bens e Serviços Tipo de aquisição Serviços de Consultoria P-CoP-01 Concurso Público P-CoP-05 Aquisição de Serviços de Consultoria Resultado Fornecedores pré-qualificados Página 13

15 8. Documentos relacionados F-CoP-01 Registo de Pedido de Documentos F-CoP-02 Registo de Recepção de Documentos F-CoP-03 Recibo de Entrega de Documentos F-CoP-04 Declaração de não Incompatibilidade 9. s relacionados P-CoP-01 Concurso Público P-CoP05 Aquisição de Serviços de Consultoria P-ReH-01 Recurso Hierárquico P-PaA-01 Planeamento Anual de Aquisições (Sector / Entidade) P-PaA-02 Planeamento Anual de Aquisições da Administração P-PaA-03 Aquisições não previstas no Plano Anual 10. Contactos para esclarecimento Para o esclarecimento de dúvidas resultantes da aplicação deste procedimento deve ser contactado: [nome] [telefone] [ ] 11. Anexos Anexo I: F-CoP-01 Registo de Pedido de Documentos Anexo II: F-CoP-02 Registo de Recepção de Documentos Anexo III: F-CoP-03 Recibo de Entrega de Documentos Anexo IV: F-CoP-04 Declaração de não Incompatibilidade Página 14

16 Património e Código: [A definir] Versão: 1 Anexo I F-CoP-01 Registo de Pedido de Documentos Registo de Pedido de Documentos Entidade: Identificação do de Contratação [UGA responsável pelo procedimento de em causa] [Código e/ou designação que identifica o de Contratação] Identificação do Concorrente e Elementos de Contacto Nome Morada Correio Electrónico Telefone Fax Documentos Pedidos Data de envio Observações F-CoP-01 Versão: 1 Página: 1 / 1 Página 15

17 Património e Código: [A definir] Versão: 1 Anexo II F-CoP-02 Registo de Recepção de Documentos Registo de Recepção de Documentos Entidade: [UGA responsável pelo procedimento de em causa] Identificação do de Contratação [Código e/ou designação que identifica o de Contratação] Nome da Empresa Identificação do Concorrente e Elementos de Contacto Contacto na Empresa Data e Hora de Recepção de Documentos Nome Correio Electrónico Telefone Fax Documento Data Hora Nº do Recibo F-CoP-02 Versão: 1 Página: 1/ 1 Página 16

18 Código: [A definir] Versão: 1 Anexo III F-CoP-03 Recibo de Entrega de Documentos Recibo de Entrega de Documentos Entidade: [UGA responsável pelo procedimento de em causa] de Contratação Identificação do Concorrente Identificação da pessoal que faz a entrega Documentos Entregues Quantidade Tipo Data de Recepção Hora de Recepção Nome da pessoa que assina o recibo F-CoP-03 Versão: 1 Página 17

19 Código: [A definir] Versão: 1 Anexo IV F-CoP-04 Declaração de não Incompatibilidade Declaração de não Incompatibilidade [Nome], abaixo assinado, [estado civil], nascido em [data], de nacionalidade [nacionalidade], morador em [morada], portador do Bilhete de Identidade nº [número BI], emitido em [data], pelo Arquivo de Identificação de [arquivo], declaro por minha honra que não tenho, nem tive no passado, qualquer ligação aos concorrentes ao procedimento de contratação pública [identificação do procedimento]. Mais declaro que, caso venha a verificar-se qualquer incompatibilidade, me comprometo a pedir escusa de pertença ao júri do procedimento em causa., / / (Assinatura) F-CoP-04 Versão: 1 Página 18