Aquisição de Serviços de Consultoria

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1 P-CoP-05 NOTAS A azul Aspectos não definidos, ou pouco claros na legislação Decisões de interpretação tomadas em reunião com o cliente Entidade Responsável pela Gestão do DGPCP Localização Física do Documento DGPCP Aprovado por: Nome Paulo Soares Cargo Director Geral do Património e Data:

2 Versão Data de elaboração Alteração Motivos da Alteração Versão inicial Página 1

3 GLOSSÁRIO Acto Administrativo Decisões e deliberações dos órgãos da Administração que, ao abrigo de normas de direito público, visam produzir efeitos numa situação individual e concreta (artigo 8º do Decreto-Lei nº 15/97, de 10 de Novembro). Concorrente Toda a pessoa física ou jurídica que tenha apresentado, dentro do prazo para tal concedido, uma proposta num processo de contratação pública. Contratado A expressão que genericamente designa toda a pessoa física ou jurídica que tenha assinado com uma Entidade Adjudicante um contrato previsto na Lei, seja fornecedor, empreiteiro, Concessionário de obra, Concessionário de serviço ou Consultor. Contratante A entidade do sistema subscritora de um dos contratos previstos na Lei as aquisições s. Contrato Acordo ou convenção para a execução de algo sob determinadas condições. Entidade Adquirente A Entidade Adjudicante, enquanto beneficiária directa de um dos contratos previstos na Lei das Aquisições s e realizadora, com uma UGA e outras Entidades do Sistema, de um processo de contratação. Entidades Adjudicantes as entidades previstas nas alíneas do número 3 do artigo 1º e no artigo 2º, do presente Regulamento: (i) Estado, (ii) os organismos públicos dotados de personalidade jurídica, com ou sem autonomia financeira, que não revistam natureza, forma e designação de empresa pública, (iii) os serviços personalizados do Estado, (iv)os fundos autónomos, (v) as autarquias locais e entidades equiparadas sujeitas à tutela administrativa, (vi) as associações exclusivamente formadas por autarquias locais ou por outras pessoas colectivas de direito público mencionadas nas alíneas anteriores, (vii) Estado de Cabo Verde e países terceiros quando executem ou explorem conjuntamente um dado projecto e (viii) organizações internacionais a que Cabo Verde pertença. Entidades do Sistema - A ARAP, o Primeiro-Ministro, as Entidades Adjudicantes e Adquirentes, as UGA, a UGAC e os responsáveis directos do sistema de informação das contratações públicas. Fornecedor - A contraparte da Contratante num contrato de aquisição de bens ou serviços gerais. Interessados em Contratar - Todo o potencial Concorrente, incluindo o Candidatos, o Concorrente e o Adjudicatário. Plano Definitivos de Aquisições Agrupadas (PDAA) É o documento de planeamento constituído por mapas de aquisições agrupadas e por documentos anexos àquele contendo as características identificadoras de cada bem ou serviço a adquirir no conjunto agrupado. É elaborado a partir do consenso sobre os requisitos dos bens ou serviços a adquirir estabelecido pelas Entidades Adquirentes constituintes do agrupamento e coordenadas por uma UGA previamente seleccionada. Plano Anual de Aquisições Não-Agrupadas da Administração (PAA/AP) - É o documento de planeamento constituído por mapas de aquisições e por documentos anexos àquele contendo as características identificadoras de cada bem ou serviço a adquirir, não passível de agrupamento. Serviço de Consultoria Consistem em trabalhos prestados por consultores individuais ou empresas de consultoria em que não existe relação de trabalho subordinado nem poderes de representação jurídica da Entidade Adquirente. ACRÓNIMOS E ABREVIATURAS ARAP Autoridade Reguladora das Aquisições s PDAA Plano Definitivo de Aquisições Agrupadas PAA/AP Plano Anual de Aquisições Não-Agrupadas da Administração Página 2

4 UGA Unidade de Gestão de Aquisições Página 3

5 1. Objectivo do O presente procedimento tem como finalidade descrever as actividades necessárias à aquisição de serviços de consultoria. 2. Campo de Aplicação O presente procedimento aplica-se à aquisição de serviços de consultoria, prestados através de: Consultores individuais, aplicável sempre que a experiência e o saber individual qualificado possa corresponder melhor ao objectivo pretendido (Alínea b) do artigo 117º do Regulamento da Lei das Aquisições s) Trata-se de situações em que predominam as prestações de carácter intelectual que se podem traduzir em trabalho continuado, com relevo para os serviços de acompanhamento e aconselhamento, e em que pode não existir um resultado pré-determinado (alínea b) do artigo 116º do regulamento da Lei das Aquisições s). A contratação, neste contexto, não pode ultrapassar um período de dois anos, renováveis (número 3 do artigo 134º do Regulamento da Lei das Aquisições s). Empresas, quando o trabalho a desenvolver implique a aplicação de conhecimentos multidisciplinares e o apoio de pessoal dotado de formação adequada (alínea a) do artigo 117º do Regulamento da Lei das Aquisições s) 3. Situações de excepção A tramitação definida no Capítulo IX do Regulamento aprovado pelo Decreto-Lei nº 1/2009, de 5 de Janeiro, que se descreve nos pontos 6 e 7 do presente documento, não é aplicável nas seguintes situações: Concessão de Obras e Serviços Públicos Razões de segurança pública interna ou externa Razões de urgência não imputáveis à entidade adquirente Situações de dação a título de pagamento Determinado em contrário em acordos internacionais Fornecedor único 4. Legislação Aplicável Lei 17/VII/2007, de 10 de Setembro (Lei das Aquisições s) Regulamento da Lei das Aquisições s aprovado pelo Decreto-Lei nº 1/2009, de 5 de Janeiro 5. Responsabilidades É da responsabilidade de todas as entidades abrangidas pela Lei das Aquisições s a correcta aplicação dos preceitos definidos neste procedimento A actualização do procedimento, visando adaptá-lo às necessidades, é da responsabilidade da Direcção Geral que tutela a área da contratação pública. Compete à ARAP a responsabilidade de fiscalização da aplicação do presente procedimento Página 4

6 6. Prazos relevantes 6.1 Das Fases do Fase Prazo para recepção de manifestações de interesse na préqualificação aquisição/obtenção do programa de concurso Prazo para apresentação de candidaturas Apresentação de propostas (artigo 88º do Regulamento) Manutenção de propostas (artigo 89º do Regulamento) Esclarecimentos (artigo 93º do Regulamento) Modificação dos documentos do concurso Prazo Mínimo de 5 dias úteis, contados da data da última publicação do Anúncio (alínea a) do número 1 do artigo 119º do Regulamento) Definido nos documentos concursais - mínimo de 10 dias úteis (número 1 do artigo 120º do Regulamento) - contados do termo do prazo fixado para obtenção do Programa de Concurso. Definido nos documentos concursais 60 dias, contados da data limite para entrega, prorrogáveis por iguais períodos, se nada for requerido em contrário Podem ser pedidos pelos concorrentes até ao final do 1º terço do prazo para apresentação de propostas (nº 1 do artigo 93º) Podem ser prestados por iniciativa do júri, sem que haja solicitação dos concorrentes, até ao final do 1º terço do prazo para apresentação de propostas (nº 1 do artigo 93º) Devem ser respondidos pelo júri até ao fim do 2º terço do prazo fixado para a entrega das propostas (nº 2 do artigo 93º) Pode ocorrer modificação dos documentos do concurso, por iniciativa da UGA ou em resposta a um pedido de esclarecimento, até ao fim do 2º terço do prazo fixado para a entrega das propostas (nº 3 do artigo 93º) 6.2 Das formalidades Formalidade Comprovação da veracidade das declarações prestadas pelos Concorrentes por documentos ou outros meios previstos em directivas da ARAP (nº2 do artigo 53º do Regulamento). Aceitação da minuta do contrato pelo Adjudicatário (nº2 do artigo 108º do Regulamento). A minuta considera-se aceite pelo Adjudicatário quando haja aceitação expressa ou quando não haja reclamação nos cinco dias subsequentes à respectiva notificação. Comprovação da prestação da caução devida pelo Adjudicatário (nº1 do artigo 108º do Regulamento). Tempo a contar após o envio da minuta do contrato. O prazo é interrompido quando houver reclamação contra a minuta (nº4 do artigo 109º do Regulamento). Resposta a reclamações da minuta apresentadas pelo adjudicatário (nº2 do artigo 109º do Regulamento). Resposta a reclamações da minuta apresentadas pelo adjudicatário, no caso de a entidade competente ser o Conselho de Ministros (nº3 do artigo 109º do Regulamento). Celebração do contrato (nº1 do artigo 110º do Regulamento). Prazo a contar a partir da presentação da prova da prestação da caução. Não havendo lugar à prestação de caução, o tempo conta-se a partir da aceitação da minuta ou, consoante o caso, do conhecimento da decisão sobre a reclamação contra aquela ou do termo do prazo fixado para o respectivo deferimento tácito. Comunicação da data, hora e local para a celebração do contrato (nº3 do artigo 110º do Regulamento). Prazo 3 a 10 dias úteis 5 dias 5 a 10 dias úteis 10 dias úteis 30 dias úteis 30 dias Pelo menos 5 dias Página 5

7 7. Descrição das actividades 7.1 Descrição O procedimento pode ser lançado na sequência do Plano Definitivo de Aquisições Agrupadas (PDAA), do Plano Anual de Aquisições Não-Agrupadas da Administração (PAA/AP), no que diz respeito às aquisições que não fazem parte do PDAA. Sempre que se trate de aquisições de valor superior a $00, é obrigatória a pré-qualificação de fornecedores. 1 Elaboração da lista de fornecedores a consultar A selecção de fornecedores a consultar para efeitos de aquisição de serviços de consultoria faz-se dentre a lista de fornecedores pré-qualificados para o âmbito em causa. Deve ser seleccionada uma lista de fornecedores que garanta, à partida, a existência de pelo menos três manifestações de interesse. A manifestação de interesse evidencia-se através da aquisição dos documentos concursais. 2 Verificação das condições prévias ao início do procedimento Antes do início do procedimento a UGA deve verificar se estão reunidas as condições previstas no artigo 30º do Regulamento e que, globalmente são as seguintes: Especificações técnicas completas Existência de financiamento disponível Cabimentação prévia da despesa no SIGOF 3 Convite A UGA informa os fornecedores pré-seleccionados da intenção de aquisição de serviços de consultoria, comunicando-lhes simultaneamente o custo dos documentos concursais (Programa do Concurso e Caderno de Encargos), bem como o local, datas e horas em que os mesmos podem ser consultados ou adquiridos e formas de pagamento admissíveis. 4 Nomeação e funcionamento do Júri A Entidade Adquirente procede à nomeação do Júri, sob proposta da UGA. O Júri poderá integrar pessoal da própria UGA, para as componentes processuais e pessoal técnico qualificado da entidade adquirente (nº 2 do artigo 90º do Regulamento 1 ), para as componentes técnicas da aquisição. Os membros do júri não podem ter, ou ter tido, qualquer ligação com os concorrentes ou potenciais concorrentes, devendo lavrar declaração em conformidade, de acordo com o Modelo de Declaração de não Incompatibilidade, em anexo (nº 3 do artigo 48º do Regulamento) 1 Existe (aparente) incompatibilidade entre o nº 1 e o nº 2 do artigo 90º Página 6

8 Nos casos em que exista ligação com os concorrentes ou potenciais concorrentes os elementos nestas condições devem pedir dispensa. O facto deve ficar registado no processo de contratação e, tratando-se de funcionário público, no respectivo processo individual. O júri é constituído por um número ímpar de membros, sendo, no mínimo, 3 efectivos e dois suplentes. Ao júri compete: Presidir ao acto público Decidir sobre a admissibilidade dos concorrentes e das propostas Avaliar o mérito das propostas admitidas, podendo, neste domínio, ser assessorado por entidades externas à UGA e à entidade adquirente (artigo 98º do Regulamento) O júri só pode funcionar quando estiver presente um número de membros equivalente ao número de elementos efectivos (nº 1 do artigo 91º do Regulamento). Das reuniões do júri são lavradas actas. As deliberações do júri devem ser fundamentadas, tomadas por maioria de votos, não sendo admitida a abstenção (nº 2 do artigo 91º do Regulamento). Nas deliberações em que haja voto de vencido de algum membro do júri, o mesmo deve constar da acta, incluindo as razões fundamentadas da discordância (nº 3 do artigo 91º do Regulamento). O júri pode designar um dos seus membros para exercer as funções de secretário, competindo-lhe, nomeadamente, a elaboração das actas, ou ser assessorado por um funcionário da UGA para estas funções. 5 Esclarecimentos e modificação dos documentos do concurso Os concorrentes podem pedir esclarecimentos até ao fim do 1º terço do prazo estabelecido para apresentação da proposta (nº 1 do artigo 93º do Regulamento). O Júri pode, de sua própria iniciativa, prestar esclarecimentos até ao fim do 1º terço do prazo estabelecido para apresentação da proposta (nº 1 do artigo 93º do Regulamento). Os esclarecimentos devem ser respondidos pelo júri, por escrito, até ao fim do 2º terço do prazo fixado para a entrega das propostas (nº 2 do artigo 93º do Regulamento). Os esclarecimentos prestados devem ser comunicados a todos os concorrentes que hajam pedido os documentos do concurso (Programa e Caderno de Encargos) e devem ser publicitados pela UGA no Portal do Governo (subárea Compras s ). Até ao fim do 2º terço do prazo estipulado para apresentação de propostas, a UGA pode modificar os documentos base do concurso, por iniciativa própria ou na sequência de um pedido de esclarecimento (nº 3 do artigo 93º do Regulamento). A modificação dos documentos do concurso reveste a forma de adenda e pode levar ao alargamento do prazo para apresentação de propostas, bem como ao estabelecimento de novo período de esclarecimentos. A adenda deve ser enviada a todos os concorrentes e, se aplicável, deve indicar os novos prazos em vigor para o procedimento. Página 7

9 6 Recepção de Propostas A UGA, ou o Serviço com esta responsabilidade, deve registar todas as propostas recebidas no formulário Registo de Documentos em anexo, e guardá-las em segurança até à realização do acto público (artigo 87º do Regulamento). A UGA, ou o Serviço com esta responsabilidade, deverá passar recibo das propostas recebidas, de acordo com o modelo Recibo de Entrega de Documentos anexo. 7 Acto Público do Concurso Realiza-se no local, data e hora designados no Programa do Concurso. Pode assistir ao acto público qualquer entidade. Participam no acto público: O júri, que preside Podem participar no acto público: Os representantes dos concorrentes devidamente credenciados para o efeito Descrição da sequência de operações do acto público (artigo 97º do Regulamento): O acto público inicia-se com a identificação do concurso. O júri procede à abertura das propostas e todos os elementos do júri rubricam todas as folhas de cada proposta. As propostas são abertas pela ordem de entrada. Seguidamente o júri procede à verificação da admissibilidade dos concorrentes 2 e das propostas 3, de acordo com o estipulado na legislação e documentos do concurso. Em relação às propostas aceites, ou aceites condicionalmente, é lida em voz alta a identificação dos concorrentes e do preço das respectivas propostas e outra informação considerada relevante. Os concorrentes podem reclamar das deliberações do Júri, quanto à admissão ou exclusão de concorrentes ou de propostas. A reclamação deve ocorrer no próprio acto público e pode revestir a forma de declaração ditada para a acta ou de petição escrita ao júri. O júri delibera sobre a reclamação no próprio acto público. 2 São admitidos os concorrentes que apresentem todos os documentos pedidos no procedimento, na forma e com o conteúdo prédeterminado. Se faltar algum documento ou se houver diferenças quanto à forma e conteúdo, o concorrente é admitido condicionalmente, sendo-lhe fixado um prazo para a apresentação do documento em falta ou não conforme Findo o prazo estipulado, o concorrente é admitido, se apresentar os documentos em causa ou excluído se tal não se verificar, devendo os restantes concorrentes ser notificados da ocorrência 3 São admitidas as propostas apresentadas nos moldes definidos nos documentos do procedimento, no que diz respeito à forma de apresentação externa das mesmas. São excluídas as propostas que não respeitam a forma de apresentação externa definida nos documentos do concurso ou que sejam entregues fora de prazo Página 8

10 Da decisão do júri cabe recurso para a ARAP, a apresentar num prazo de 5 dias úteis. O recurso para a ARAP tem efeitos suspensivos (artigo 71º da Lei 17/VII/2007). Se a ARAP não der resposta no prazo de 5 dias úteis, o recurso é considerado tacitamente indeferido (número 2 do artigo 73º da Lei 17/VII/2007) 8 Avaliação do mérito das propostas A avaliação do mérito das propostas é da responsabilidade do júri, que pode, para o efeito fazer-se assessorar por entidades externas às UGA e entidade adquirente (artigo 98º). O processo de avaliação das propostas compreende três momentos: 1º - Exame preliminar, tendo em vista determinar se as propostas cumprem os requisitos estabelecidos nos documentos do procedimento. O desrespeito pelos requisitos estabelecidos no procedimento quanto à forma de apresentação das propostas implica a respectiva exclusão. A exclusão de propostas, em sede de avaliação, deve ficar registada no Relatório de Avaliação. 2º - Esclarecimentos O júri pode pedir esclarecimentos sobre as propostas. Os pedidos de esclarecimento que se mostrem necessários podem ser solicitados e respondidos por escrito ou ser dirimidos em reunião entre as partes, da qual será lavrada acta, contendo todos os detalhes das questões tratadas. Não é admissível, nesta fase, proceder a alterações das propostas, quer no aspecto das técnicas, metodologias, prazos, produtos a utilizar, quer no que diz respeito ao preço. Os esclarecimentos solicitados e as respostas que lhe couberem constituem peça do processo de contratação e devem constar no Relatório de Avaliação. 3º - Aplicação do Modelo de Avaliação O mérito das propostas é aferido por aplicação do modelo de avaliação definido nos documentos concursais. O processo de avaliação decorre de acordo com o método de selecção definido: a) Qualidade e Custo Constitui o método preferencial. A ponderação dos factores de Qualidade, na fórmula global do Modelo de Avaliação, deve variar entre 70% e 80%. A ponderação do factor Preço pode variar entre 30% e 20%. A avaliação das propostas é feita em duas etapas: 1ª Avaliação da qualidade, de acordo com os parâmetros definidos no Modelo de Avaliação e que devem incorporar os definidos no artigo 127º do Regulamento da Lei das Aquisições. A passagem à fase seguinte implica a obtenção de uma classificação mínima, previamente definida, e que não pode ser inferior a 70 pontos numa escala de 100. Página 9

11 Durante a fase de avaliação da qualidade, o júri não tem acesso às propostas financeiras, que são guardadas pela UGA. As propostas financeiras dos fornecedores que não tenham atingido a pontuação mínima são devolvidas sem serem abertas. Comunicação dos resultados da avaliação técnica Uma vez terminada a avaliação técnica, a UGA informa os fornecedores das pontuações obtidas, comunicando a data e local do acto público de abertura das propostas financeiras. O acto público deve ocorrer entre 2 e 10 dias úteis contados da data da notificação. 2ª Avaliação do Custo, efectuada de acordo com a regra da proporcionalidade inversa, sendo atribuída a classificação de 100 à proposta de mais baixo preço (número 7 do artigo 128º do Regulamento da Lei das Aquisições). 3ª Classificação Final, obtém-se pela soma ponderada das classificações dos factores Qualidade e Preço b) Qualidade Este método de selecção utiliza-se quando (artigo 130º do Regulamento da Lei das Aquisições): Se esteja perante trabalhos complexos altamente especializados A qualidade constitua um factor primordial, face às repercussões futuras do trabalho em causa Seja necessário contar com profissionais altamente qualificados Trabalhos, cujas técnicas e metodologias de execução não sejam comparáveis. Podem ser pedidas apenas propostas técnicas, ou propostas técnicas e financeiras. Comunicação dos resultados da avaliação técnica Uma vez terminada a avaliação técnica, a UGA informa os fornecedores das pontuações obtidas. Quando são pedidas propostas financeiras estas são guardadas pela UGA até à selecção da proposta ganhadora do ponto de vista dos parâmetros da qualidade. A UGA e o fornecedor seleccionado negoceiam o valor financeiro e os termos do contrato a celebrar. Caso não seja possível chegar a acordo com o primeiro classificado, inicia-se o processo com o seguinte. c) Orçamento Fixo Aplica-se para os casos em que existe um orçamento pré-definido (artigo 131º do Regulamento da Lei das Aquisições). O montante do orçamento prefixado é comunicado aos fornecedores. São avaliadas as propostas técnicas, de acordo com o modelo de avaliação definido, sendo seleccionada a melhor proposta técnica, que se enquadre financeiramente nos limites fixados no orçamente pré-determinado. Página 10

12 Comunicação dos resultados da avaliação técnica Uma vez terminada a avaliação técnica, a UGA informa os fornecedores das pontuações obtidas, comunicando a data e local do acto público de abertura das propostas financeiras. Será seleccionado o fornecedor que apresente a melhor proposta técnica, desde que a proposta financeira se enquadre no orçamento pré-fixado. d) Preço Aplica-se quando os trabalhos a realizar são de natureza rotinada, por exemplo auditorias ou serviços de supervisão (artigo 132º do Regulamento da Lei das Aquisições). São apresentadas simultaneamente propostas técnicas e financeiras em envelopes separados. As propostas financeiras são guardadas pela UGA até à conclusão da avaliação técnica. É feita uma avaliação da qualidade da proposta passando à fase seguinte aquelas que obtenham a pontuação mínima definida, que não deverá ser inferior a 85 pontos numa escala de 100. As propostas financeiras dos fornecedores que não tenham passado à fase seguinte são devolvidas sem serem abertas. Comunicação dos resultados da avaliação técnica Uma vez terminada a avaliação técnica, a UGA informa os fornecedores das pontuações obtidas, comunicando a data e local do acto público de abertura das propostas financeiras. Ultrapassada a fase de avaliação da qualidade, as propostas que passam à fase seguinte competem apenas em relação ao preço. A adjudicação é feita à proposta de mais baixo preço. e) Antecedentes dos Fornecedores Pode aplicar-se para fornecimentos de valor igual ou inferior a $00 (artigo 133º do Regulamento da Lei das Aquisições). Não é obrigatória a pré-qualificação. A UGA elabora uma lista de, pelo menos, 3 fornecedores, de experiência, formação e conhecimentos similares, aos quais envia os documentos concursais, sendo seleccionado o fornecedor que apresente melhores qualificações (ver Guia de Boas Práticas Modelos e Processo de Avaliação Anexo I). O fornecedor seleccionado é convidado a apresentar proposta técnica e financeira, sendo negociados os termos do contrato. Avaliado o mérito das propostas, o júri procede à elaboração do Relatório de Avaliação, de acordo com o modelo aprovado, donde constará a recomendação de adjudicação, bem como os aspectos que, no seu entender, devam ser objecto de negociação. O Relatório é enviado à UGA (artigo 100º do Regulamento). Página 11

13 No Relatório de Avaliação o júri pode propor que seja realizada uma acção de pós-qualifcação, quando, no seu entender, tal se justifique, tendo em vista salvaguardar os interesses da Administração (artigo 100º do Regulamento). 9 Projecto de Adjudicação 4 Fixadas as condições contratuais e salvaguardados os interesses da Administração, a UGA elabora o projecto de adjudicação, que envia à Entidade Adquirente, com conhecimento à ARAP, acompanhado do Relatório de Avaliação do Júri e dos registos dos resultados das actividades de negociação e pós-qualificação. Tratando-se de aquisições agrupadas, o projecto de adjudicação é enviado à Entidade que deva representar todos os adquirentes, com conhecimento simultâneo à ARAP 10 Homologação (artigo 105º do Regulamento) A Entidade Adquirente analisa o projecto de adjudicação, bem como as peças que o acompanham e exara despacho de homologação. Tratando-se de aquisições agrupadas, a Entidade que deva representar todos os adquirentes ouve previamente a posição dos mesmos sobre o projecto de adjudicação. 11 Comunicação da intenção de adjudicação Homologado o projecto de adjudicação a UGA comunica a todos os concorrentes a intenção de adjudicação, informando-os das respectivas classificações. Discordando, ou tendo dúvidas quanto à classificação obtida, os concorrentes podem apresentar reclamação, bem como solicitar, para o efeito, os elementos necessários à boa compreensão da aplicação do modelo de avaliação, no prazo de dois dias úteis a contar da data de comunicação da intenção de adjudicação. A apresentação da reclamação deve ser efectuada, perante a UGA, num prazo de 5 dias úteis contados da data de recebimento das informações consideradas pertinentes. A UGA analisa a reclamação e, entendendo que a mesma é merecedora de provimento, envia-a ao júri, para que este reavalie o seu relatório, face aos factos apresentados pelo concorrente, ou conteste os argumentos deste. Da decisão final cabe recurso para a ARAP a interpor num prazo de 5 dias úteis, contados da data de comunicação da decisão final. O recurso para a Comissão tem efeitos suspensivos (artigo 71º da Lei 17/VII/2007). Se a Comissão não der resposta no prazo de 5 dias úteis, o recurso é considerado tacitamente indeferido (número 2 do artigo 73º da Lei 17/VII/2007). 4 O artigo 101º do Regulamento prevê que o projecto de adjudicação seja enviado à Entidade Adquirente, com conhecimento à ARAP, antes de se iniciarem as actividades de negociação e pós-qualificação. Contudo, dado que estas actividades podem introduzir modificações substantivas no projecto, entende-se que as mesmas devem ser temporalmente anteriores ao envio do referido projecto de adjudicação às entidades responsáveis. Parece existir conflito entre este artigo e o artigo 105º. Página 12

14 12 Adjudicação e aprovação da minuta do contrato O acto de adjudicação e de aprovação da minuta do contrato é efectuado pela Entidade competente para autorizar a despesa, tendo em atenção o disposto no artigo 42º do Regulamento: a) Directores-Gerais ou equiparados e dirigentes de serviços sem autonomia administrativa ou financeira: até contos b) Órgãos dirigentes de serviços dotados de autonomia administrativa e financeira: até contos c) Ministros: até contos d) Primeiro-Ministro: até contos e) Conselho de Ministros: superior a contos 13 Aceitação da minuta do contrato A minuta do contrato é enviada, para aceitação, ao Adjudicatário, considerando-se a mesma aceite quando haja aceitação expressa ou quando não haja reclamação no prazo de 5 dias. As reclamações contra a minuta são admitidas e dirimidas nos termos do artigo 109º do Regulamento. 14 Celebração do Contrato O contrato deve ser celebrado no prazo de 30 dias contados da data de aceitação da minuta do contrato. Os contratos são sujeitos a visto prévio do Tribunal de Contas, nos termos da legislação em vigor. Página 13

15 7.2 Fluxograma Legenda: Actividade Decisão Comentário / Esclarecimento X Conector Fluxo Página 14

16 Facto/Documento/Processo Desencadeador PDAA Plano Definitivo de Aquisições Agrupadas PAA/AP Plano Anual de Aquisições Não-Agrupadas da Administração P-CoP-06 Pré- Qualificação de Fornecedores UGA (01) Elaboração da lista de fornecedores a consultar UGA (02) Verificação das condições prévias ao início do procedimento UGA Convite (03) Esclarecimentos de iniciativa do Júri: Podem ser prestados, por iniciativa do Júri, até ao fim do 1º terço do prazo fixado para a apresentação de propostas O prazo de entrega das propostas pode ser ajustado, em função da natureza dos esclarecimentos Devem ser enviados a todos os concorrentes que hajam pedido/ adquirido os documentos concursais Modificação dos documentos do concurso: Podem ocorrer até ao fim do 2º terço do prazo fixado para a apresentação de propostas O prazo de entrega das propostas pode ser ajustado, em função da natureza das modificações Devem ser enviadas a todos os concorrentes que hajam pedido/ adquirido os documentos concursais ENTIDADE ADQUIRENTE (04) Nomeação do Júri (mediante proposta da UGA) JÚRI (05) Esclarecimentos de iniciativa do Júri UGA (05) Modificação dos documentos do concurso Concorrente Pedido de esclarecimentos Resposta aos esclarecimentos: Devem ser prestados até ao fim do 2º terço do prazo fixado para a apresentação de propostas Devem ser enviados a todos os concorrentes que hajam pedido/ adquirido os documentos concursais JÚRI (05) Resposta aos esclarecimentos pedidos pelos concorrentes A Página 15

17 Concorrente A Elaboração da proposta UGA Participantes no Acto Público: Júri, que preside Concorrentes credenciados para o efeito (06) Recepção das propostas Registo e emissão de recibo JÚRI (07) Acto Público: Identificação do Concurso Abertura das propostas de solução e rubrica pelo Júri Verificação da admissibilidade dos concorrentes e das propostas Leitura em voz alta da identificação dos concorrentes Reclamações? Sim JÚRI (07) Acto Público - Reclamações Decisão sobre as reclamações no acto público Não Recurso Comissão Resolução Conflitos? Sim P-ReH-01 Recurso Não JÚRI D (08) Avaliação das propostas de solução e elaboração de Relatório de Avaliação B Página 16

18 B UGA (09) Projecto de adjudicação (artigo 101º do Regulamento) ENTIDADE ADQUIRENTE (10) Homologação (artigo 105º do Regulamento) UGA (11) Comunicação da intenção de adjudicação aos concorrentes Reclamações? Sim D Provimento? Não Não Recurso Comissão Resolução Conflitos? Sim P-ReH-01 Recurso Não Celebração de contrato escrito? Fim da Fase de Formação do Contrato Sim C Página 17

19 Entidade Adquirente: Entidade competente para autorizar a despesa C ENTIDADE ADQUIRENTE (12) Adjudicação e aprovação da minuta do contrato ADJUDICATÁRIO (13) Aceitação da minuta Contrato: A celebrar no prazo de 30 dias (artigo 110º do Regulamento), contados a partir da aceitação da minuta ou da prestação da caução ENTIDADE ADQUIRENTE / ADJUDICATÁRIO (14) Celebração do contrato Envio para visto do TC Fim da Fase de Formação do Contrato Resultado Serviço adjudicado Página 18

20 8. Documentos relacionados F-CoP-01 Registo de Pedido de Documentos F-CoP-02 Registo de Documentos F-CoP-03 Recibo de Entrega de Documentos F-CoP-04 Declaração de não Incompatibilidade 9. s relacionados P-PaA-01 - Planeamento Anual de Aquisições (Sector/Entidade) P-PaA-02 Planeamento Anual de Aquisições da Administração P-PaA-03 Aquisições não previstas no Plano Anual P-ReH-01 Recurso Hierárquico 10. Contactos para esclarecimento Para o esclarecimento de dúvidas resultantes da aplicação deste procedimento deve ser contactada a Direcção-Geral que tutela a contratação pública através dos seguintes contactos: [nome] [telefone] [ ] 11. Anexos Anexo I: F-CoP-01 Registo de Pedido de Documentos Anexo II: F-CoP-02 Registo de Recepção de Documentos Anexo III: F-CoP-03 Recibo de Entrega de Documentos Anexo IV: F-CoP-04 Declaração de não Incompatibilidade Página 19

21 Património e Anexo I F-CoP-01 Registo de Pedido de Documentos Registo de Pedido de Documentos Entidade: Identificação do de Contratação [UGA responsável pelo procedimento de em causa] [Código e/ou designação que identifica o de Contratação] Identificação do Concorrente e Elementos de Contacto Nome Morada Correio Electrónico Telefone Fax Documentos Pedidos Data de envio Observações F CoP 01 Versão: 1 Página: 20 / 24 Página 20

22 Património e Anexo II F-CoP-02 Registo de Recepção de Documentos Registo de Recepção de Documentos Entidade: Identificação do de Contratação [UGA responsável pelo procedimento de em causa] [Código e/ou designação que identifica o de Contratação] Nome da Empresa Identificação do Concorrente e Elementos de Contacto Data e Hora de Recepção de Documentos Contacto na Empresa Nome Correio Electrónico Telefone Fax Documento Data Hora Nº do Recibo F CoP 02 Versão: 1 Página: 21 / 24 Página 21

23 Anexo III F-CoP-03 Recibo de Entrega de Documentos Recibo de Entrega de Documentos Entidade: [UGA responsável pelo procedimento de em causa] de Contratação Identificação do Concorrente Identificação da pessoal que faz a entrega Documentos Entregues Quantidade Tipo Data de Recepção Hora de Recepção Nome da pessoa que assina o recibo (Assinatura e Carimbo) F CoP 03 Versão: 1 Página 22

24 Anexo IV F-CoP-04 Declaração de não Incompatibilidade Declaração de não Incompatibilidade [Nome], abaixo assinado, [estado civil], nascido em [data], de nacionalidade [nacionalidade], morador em [morada], portador do Bilhete de Identidade nº [número BI], emitido em [data], pelo Arquivo de Identificação de [arquivo], declaro por minha honra que não tenho, nem tive no passado, qualquer ligação aos concorrentes ao procedimento de contratação pública [identificação do procedimento]. Mais declaro que, caso venha a verificar-se qualquer incompatibilidade, me comprometo a pedir escusa de pertença ao júri do procedimento em causa., / / (Assinatura) F-CoP-04 Versão: 1 Página 23