INSTRUÇÃO NORMATIVA PROAD Nº 01, de 31 de agosto de 2018.

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1 INSTRUÇÃO NORMATIVA PROAD Nº 01, 31 agosto 018. Regulamenta o Plano Anual Aquisições e Contratações 019 no âmbito do Instituto Feral Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Gran do Sul. A PRÓ-REITORA DE ADMINISTRAÇÃO DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO RIO GRANDE DO SUL, no uso suas atribuições legais que lhe são conferidas pela portaria 384/016, resolve: Art. 1º. O Plano Anual Aquisições e Contratações do IFRS (PAAC) é um documento que consolida as mandas comuns dos campi e reitoria e estabelece a forma atendimento das mesmas, finindo os responsáveis pela condução cada processo () e os prazos atendimento. 1º. As aquisições e contratações não comuns a vários campi e reitoria serão provinciadas por cada unida no prazo necessário ao atendimento das mandas específicas. º. No caso haver mandas específicas comuns a vários campi, haverá a possibilida as unidas provinciarem processos conjuntos que estejam fora do calendário compras, s que o objeto não esteja previsto no Plano Anual Aquisições e Contratações do IFRS. 3º. Os campi do IFRS encaminharão à Diretoria Licitações e Contratos (DLC) a lista processos contratação serviços com manda específica planejados para o exercício até o mês fevereiro cada ano. Art. o. O Plano Anual Aquisições e Contratações do IFRS ve ser construído em consonância com o Plano Ação e a Proposta Orçamentária Anual, vendo ser concluído até setembro cada ano. Art. 3 o. O Comitê (COAD) e a (PROAD) consolidarão o documento e organizarão a forma atendimento das mandas compartilhadas através calendário por ciclos compras. Art. 4 o. Em cada ciclo compras serão planejados processos aquisições/contratações compartilhadas, com calendários prazos específicos para cada etapa necessária ao processo licitatório (fase planejamento, interna e externa).

2 1º Na finição dos processos licitatórios em cada ciclo compras serão consirados: a. as mandas comuns aos campi do IFRS; b. os vencimentos das Atas SRP; c. os contratos que não serão renovados no exercício seguinte ou que tenham limitações valor para aditivo, conforme previsão legal; d. a disponibilida orçamentária. º Na finição das unidas responsáveis pela condução dos processos licitatórios (es), serão consirados: a. histórico realização pregões anteriores (know how do ); b. a estrutura execução cada unida do IFRS; c. urgência atendimento manda individual; d. o ve ter manda do objeto; e. mais situações. Art. o. Cada processo licitatório do ciclo compras terá uma equipe planejamento e uma lista itens institucionais. I DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO Art. 6 o. Cada equipe planejamento será nomeada por portaria pelo reitor e composta por, no mínimo, servidores: 1 (um) do setor, 01 (um) da área requisitante do, mais 03 (três) servidores dos campi participantes que tenham conhecimento do objeto. 1º A indicação dos servidores que farão parte da equipe planejamento ficará a cargo do Colégio Dirigentes (CD). º Os servidores requisitantes, integrantes da equipe planejamento, verão possuir afinida com o segmento materiais/serviços a serem adquiridos ou contratados. 3º O coornador da equipe planejamento será o servidor da área requisitante do. 4º. São atribuições da equipe planejamento: I - Executar as atividas planejamento conforme etapas dos Ciclos do PAAC, ntro dos prazos do cronograma do Pregão; II - Criar/analisar a lista/planilha itens institucionais conforme manda dos campi, pesquisa mercado e logística entregas.

3 III - Provinciar a pesquisa mercado, mapa comparativo e Termo Referência. Nas contratações serviço, provinciarão também Estudos Preliminares e Mapa Riscos. º. São atribuições do servidor do setor licitações da equipe planejamento: I - Dar início ao processo do pregão e executar as atividas que estão sob sua responsabilida conforme etapas dos ciclos compras; II - Criar cronograma execução do pregão modo que a homologação ocorra ntro da etapa estabelecida no Ciclo que o pregão está planejado; III - Realizar o levantamento dados e documentos da anterior, encaminhando à equipe planejamento a lista itens preliminar indicando os adjudicados, cancelados, sertos e os motivos para estas ocorrências (falhas na unida medida, no scritivo, na pesquisa mercado, no levantamento das quantidas, problemas na logística entrega, problemas advindos do agrupamento itens, etc); IV - Incluir código CATMAT/CATSER: verificar se os utilizados no pregão anterior estão ativos. Se não estiverem, indicar novo código; V - Acompanhar e controlar a execução das etapas do pregão, conforme cronograma, e manter atualizada a planilha compartilhada controle do PAAC; VI - Realizar o compartilhamento das planilhas sempre que necessário, informando os prazos do cronograma; VII - Encaminhar aos servidores requisitantes da equipe planejamento o Termo Referência molo da Advocacia Geral da União (AGU) contendo as informações da área licitações preenchidas, e indicando os itens a serem preenchidos pela área técnica/requisitante; VIII - Atuar como apoio e contato entre os participantes, equipe planejamento e Diretoria Licitações e Contratos (DLC); IX - Encaminhar a lista itens finalizada para a DLC para que seja feita a publicida no site do IFRS; X - Assinar o Mapa Comparativo, juntamente com o coornador da equipe planejamento. 7º. Atribuições do coornador da equipe planejamento: I - Coornar as ações para o cumprimento das atribuições da equipe planejamento nos prazos previstos no cronograma execução do pregão, mantendo o contato constante com os requisitantes outras unidas; II - Realizar a pesquisa mercado e provinciar o Termo Referência junto aos mais servidores requisitantes da equipe planejamento;

4 III Elaborar e assinar o Mapa Comparativo e encaminhar os documentos comprobatórios da pesquisa mercado ao servidor. 8º. Atribuições dos servidores requisitantes da equipe planejamento: novos itens. I - Analisar a lista itens do pregão anterior, propor e cidir sobre a inclusão II - Especificar o objeto/item finindo um scritivo comum mercado, buscando a gradativa padronização; III - Definir a lista padrão do IFRS consirando o quantitativo mandado por cada, modo que se mantenham preferencialmente os itens com mandas comuns à maioria das unidas, sem repetição scritivos; IV - Consirar o preço referência homologado no pregão anterior e o indicado pelos participantes na finição da lista itens padrão, para que os itens e a logística sejam interesse do mercado; V - Realizar a pesquisa mercado conforme disciplina a Instrução Normativa MPOG N o. 03/017 e provinciar o Termo Referência, conforme Decreto.40/00, art. 9º, I e Acórdão TCU 4.848/010. Art. 7º. Além da equipe planejamento da, participam do processo aquisição e contratação compartilhada no IFRS os setores licitações da reitoria e campi, os Diretores e as áreas requisitantes das mandas, conforme objeto do pregão. 1º Atribuições dos servidores do setor participante: I - Encaminhar os documentos solicitados pelo ntro dos prazos do cronograma do pregão; I - Atuar como apoio e contato na busca documentos junto aos requisitantes do seu ; III - Indicar códigos CATMAT/CATSER para os itens novos incluídos pelo requisitante do seu. º Atribuições do Diretor do e participante do pregão: I - Executar as atividas das etapas dos Ciclos Compras que estão sob sua responsabilida; II - Realizar a análise previsão recursos para a emissão da disponibilida orçamentária, em conjunto com a área requisitante;

5 III - Realizar a revisão da planilha dos itens no último dia inserção das mandas, para verificar junto ao requisitante se os itens incluídos por outros campi são interesse sua unida; IV - Acompanhar o andamento dos pregões do PAAC visualizando periodicamente a planilha controle compartilhada no Google Drive. 3º Requisitante é o servidor (técnico administrativo e docente) e o setor do IFRS que usufruirá do material a adquirir ou da solução a contratar. 4º Atribuições da área requisitante: I - Realizar e encaminhar o levantamento das mandas para os itens da planilha do pregão, analisando o quantitativo necessário, o recurso disponível e o período vigência da ata, ntro do prazo solicitado pelo setor seu ; II - Caso necessário, inserir novos itens na planilha, na etapa stinada a esta ativida, incluindo a scrição especificada, a quantida estimada e a previsão valor; III - Caso solicitado pela equipe planejamento do pregão ou pelo setor licitações, auxiliar na especificação do objeto e pesquisa mercado; IV - Terminada a, é responsabilida do requisitante realizar as gestões necessárias à so para emissão da Nota Empenho e/ou contrato, que verá ser requerido na exata medida que venha acontecer a necessida dos materiais, bens e serviços. Art. 8º. As etapas e os períodos tempo (fases planejamento, interna e externa) estão previstas nos Calendários cada Ciclo Compras. Art. 9º. O calendário cada ciclo compras verá ser cumprido pelas equipes planejamento, unidas as e unidas participantes, observada a presente instrução normativa. Art. 10. Caso haja motivo fundamentado, o porá solicitar auxílio aos campi participantes, conforme Decreto 7.89/013, Capítulo III, Art. º. II DAS ETAPAS DO PROCESSO LICITATÓRIO ETAPAS PARA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS FASE DA LICITAÇÃO ETAPAS PROCEDIMENTOS RESPONSÁVEL DESTINO PRAZO (13 dias) PLANEJA MENTO (63 dias) 1 Análise da lista itens do pregão anterior (itens sertos, problemas na, valor homologado, códigos do CATSER...), Setor licitações do Equipe planejamento

6 quando houver. Criação planilha itens no Google Drive. Compartilhamento da planilha em envio do cronograma execução. Análise/construção da lista itens e alterações, se necessário. Compartilhamento da planilha. Equipe planejamento Diretores 10 3 Preenchimento da planilha do consirando previsão disponibilida orçamentária: verificação dos scritivos e quantitativos. Caso haja necessida inclusão itens, indicar o código CATSER e previsão valor unitário. Diretor, Setor requisitante e participante Equipe planejamento Obs: ao final do prazo, verificar se os itens incluídos por outros campi são interesse sua unida. 4 Análise da planilha itens consirando as quantidas, scritivos e mercado, consolidando-a. Serão efetuadas as alterações necessárias conforme critérios estabelecidos pela equipe. Informar aos Diretor a eventual exclusão itens. Equipe Planejamento da Construção e envio do Estudo Preliminar, Mapa Riscos e Mapa Comparativo. Equipe Planejamento Setor 0 6 Encaminhamento do Estudo Preliminar e Mapa Riscos por . Disponibilização Setor licitações do Diretor e Setor 3

7 da planilha bloqueada com os valores médios orçados. participante So do Documento Formalização da Demanda Pregões do PAAC e disponibilida orçamentária. 7 Preenchimento e envio do Documento Formalização da Demanda Pregões do PAAC e documento Disponibilida Orçamentária. Caso haja a necessida alguma alteração, comunicar para que o atualize a planilha. Diretor e setor participante Setor 8 Construção e envio do Termo Referência (assinado pela autorida competente da área requisitante do ). Equipe Planejamento da Setor 10 9 Estruturação do edital. Setor FASE INTERNA (30 dias) Abertura da IRP. Setor Manifestação da manda na IRP (confirmar exatamente a quantida do documento formalização manda). Diretor e setor participante Diretor e setor participante 1 Setor 1 Consolidação do edital, incluindo todos os documentos que compõem o processo e encaminhamento Setor licitações do Procuradoria Jurídica

8 para análise e parecer jurídico. 13 Parecer jurídico Procuradoria Jurídica Setor 10 FASE EXTERNA (4 dias) Publicação legal do edital, abertura e operacionalização do certame. Comunicação a todos os campi sobre a homologação do pregão, através . Elaboração e envio relatório das ocorrências do pregão. Manter cópia do relatório paginada no processo. Setor Setor Diretor e setores IFRS Pregoeiro Diretoria Licitações e Contratos 40 Até 1 dias após a homologação do pregão FASE DA LICITAÇÃO ETAPAS PARA AQUISIÇÃO DE MATERIAL ETAPAS PROCEDIMENTOS RESPONSÁVEL DESTINO PRAZO (13 dias) PLANEJAMENTO (63 dias) 1 Levantamento dos dados e documentos da anterior, localizando a lista itens e informações relevantes (itens sertos, problemas na, valor homologado, códigos do CATMAT...), para análise da equipe planejamento. Criação planilha itens no Google Drive. Compartilhamento da planilha com cronograma execução do pregão. Servidor do setor, participante da equipe planejamento. Equipe planejamento

9 Análise/construção da lista itens com base nas informações levantadas, e alterações, se necessário. Compartilhamento da planilha. Equipe planejamento Diretores 10 3 Divulgação da lista itens aos requisitantes do. Diretores setores licitações e Setor requisitante 4 Verificação dos scritivos, inclusão itens e quantitativos estimados e previsão valor unitário. Setor requisitante Diretor e setor Consolidação das mandas do (consirando a previsão disponibilida orçamentária), inclusão códigos CATMAT para os itens novos e inserção das informações na planilha oficial do. Diretor e setor licitações do participante Equipe planejamento Obs: ao final do prazo, verificar se os itens incluídos por outros campi são interesse sua unida. 6 Análise da planilha itens consirando as quantidas, scritivos e mercado, consolidando-a. Serão efetuadas as alterações necessárias conforme critérios estabelecidos pela equipe e provinciada a pesquisa mercado conforme IN MPDG 03/017. Informar aos Diretores Equipe Planejamento da Setor 30

10 a eventual exclusão itens. Início da estruturação do Termo Referência. 7 Disponibilização da planilha itens bloqueada solicitando a conferência e preenchimento do Documento Formalização da Demanda Pregões do PAAC e Disponibilida Orçamentária. Setor licitações do Diretor e setor s campi participantes 8 Preenchimento e envio do Documento Formalização da Demanda (consolidar as mandas dos requisitantes do num único documento) e Disponibilida Orçamentária. Caso as quantidas sejam alteradas, comunicar para que o atualize a planilha. Diretor e setor licitações do participante Setor 9 Encaminhamento do Mapa Comparativo (assinado pelo Coornador da equipe planejamento), documentos comprobatórios da pesquisa mercado e Termo Referência (assinado pela autorida competente da área requisitante do ). Equipe Planejamento da Setor FAS E INT ERN A 10 Estruturação do edital. Gerenciador da

11 11 Abertura da IRP. Gerenciador da Diretor e setor participante 1 Manifestação da manda na IRP (confirmar exatamente a quantida do documento formalização manda), e envio da Disponibilida Orçamentária. Diretor e setor licitações do participante Setor 1 13 Consolidação do edital, incluindo todos os documentos que compõem o processo e encaminhamento para análise e parecer jurídico. Gerenciador da 14 Parecer jurídico Procuradoria Jurídica 10 FASE EXTERNA (4 dias) 1 16 Ajustes conforme parecer jurídico, publicação legal do edital, abertura e operacionalização do certame, assinaturas atas (seguir procedimentos padronizados dos fluxos pregão do IFRS). Comunicação a todos os campi sobre a homologação do pregão, através e- mail. Gerenciador Gerenciador da da Diretor e setores IFRS Elaboração e envio relatório das ocorrências do pregão. Manter cópia do relatório paginada no processo. Pregoeiro Diretoria Licitações e Contratos Até 1 dias após a homologação do pregão

12 III DOS CICLOS DE COMPRAS CICLO 1 DEMANDA CAMPUS GERENCIADOR 019 Telefonia móvel Merenda escolar Vacinas e Medicamentos veterinários Insumos uso veterinário Medalhas e arbitragem Material divulgação institucional Material expediente Certificação Digital Canoas Bento Bento Rio Gran CICLO DEMANDA CAMPUS GERENCIADOR 019 Seguro da frota veículos Material elétrico Material para laboratório mecânica e polímeros Insumos agrícolas, sementes e mudas Material para laboratórios - reagentes Serviços Transporte Materiais diversos Rolante Rio Gran Sertão Caxias Feliz Farroupilha CICLO 3 DEMANDA CAMPUS GERENCIADOR 019 Seguro alunos Manutenção elevadores Rações, núcleos vitamínicos e insumos Manutenção predial Itens TI Manutenção preventiva e corretiva ar condicionado Gás liquefeito petróleo Serviços Transporte mudança para servidores Material para laboratórios - vidrarias (manda para anos) Ibirubá Osório Alvorada Vacaria Erechim

13 IV DOS PRAZOS DOS CICLOS CICLO 1 FASES DA LICITAÇÃO DATA DE INÍCIO PRAZO FINAL Planejamento 1/10/018 1/1/018 Fase interna da 0/01/019 31/01/019 Fase externa da 01/0/019 14/03/019 CICLO FASES DA LICITAÇÃO DATA DE INÍCIO PRAZO FINAL Planejamento /0/019 30/04/019 Fase interna da 0/0/019 01/06/019 Fase externa da 03/06/019 1/07/019 CICLO 3 FASES DA LICITAÇÃO DATA DE INÍCIO PRAZO FINAL Planejamento 0/0/019 8/06/019 Fase interna da 01/07/019 30/07/019 Fase externa da 01/08/019 13/09/019 V DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 11. Os itens uma so, que após o certame restarem fracassados ou sertos, porão ser objeto novo processo licitatório a cargo da(s) unida(s) interessada(s). Art. 1. A Diretoria Licitações e Contratos provinciará a construção das Instruções Normativas para os Ciclos Compras e Calendários cada exercício e publicará as listas itens institucionais aprovadas no site do IFRS. Art. 13. A e os Diretores Gerais darão ciência aos servidores da reitoria e dos campi sobre esta instrução normativa. Art. 14. Os casos omissos e as alterações necessárias nos Ciclos e Calendários Compras serão cididos pela PROAD.

14 Art. 1. Recomenda-se a utilização do regramento dos pregões do PAAC nos processos específicos cada, no que couber. Art. 16. Ficam revogadas as INs IFRS PROAD 01/017 e 0/018. publicação. Art. 17. Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data sua Tatiana Weber Pró-reitora do IFRS Portaria N o 70/018