AS NOVIDADES (decorrentes do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei nº 18/2008, de 29 de Janeiro)

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1 Escola de Ciências DOCUMENTOS DE DESPESA AS NOVIDADES (decorrentes do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei nº 18/2008, de 29 de Janeiro)

2 Este Manual, apesar de mencionar aspectos relevantes da diversa legislação aplicável, apenas tem como objectivo o apoio na elaboração de Documentos de Despesa. Portanto, em nada dispensa a consulta da respectiva legislação. Todas as alterações decorrentes do Código dos Contratos Públicos, serão assinaladas com este símbolo: CONSIDERAÇÕES O Pedido Inicial, Reconstituição e Encerramento de Fundo de Maneio devem ser impressos em quadruplicado - em papel de documento de despesa (anexos 3 e 4). [anexo II e III da Circular DFP-01/2006] Para cálculo de ajudas de custo e transporte para pagamento a funcionários públicos, deve ser respeitada a seguinte legislação: - Decreto-Lei nº 106/98 de 24 de Abril, que se refere a deslocações em território nacional (anexo 5), - Decreto-Lei nº 192/95 de 28 de Julho, que diz respeito a deslocações ao estrangeiro (anexo 6), - Para deslocações a Espanha deve ser cumprido o estipulado no ofício circular conjunto nº 1/2003 (anexo 7), - Além do estabelecido na legislação acima referida, devem, ainda, ser respeitadas as regras definidas no Despacho RT- 29/2002 alterado pelo Despacho RT-04/2004, que se refere a situações mais particulares (anexo 8) - Os valores das ajudas de custo, bem como o subsídio de refeição e valor por Km são fixados, por portaria, no início de cada ano. Quando são elaborados documentos de despesa para pagamento de despesas com deslocações de docentes da Escola de Ciências para integrar júris, os valores devem ser calculados de acordo com a legislação supracitada e respeitando ainda os limites fixados nas circulares da Escola de Ciências, em vigor, designadamente a Circular ECUM nº 2/2004 e a Circular ECUM nº 4/2007. (anexos 9 e 10) De acordo com a Circular RT-05/2008, o pagamento de ajudas de custo e despesas de transporte inerentes a deslocações para integrar júris de mestrado, são asseguradas pela instituição de origem. Para pagamento de despesas de deslocações e estadas a colaboradores sem vínculo à Função Pública, estas devem respeitar o estipulado na circular RT-10/2007. (anexo 11) Os documentos de despesa referentes a deslocações em serviço, de um determinado mês, devem ser enviados à Direcção de Recursos Humanos, até ao dia 10 do mês seguinte. [Circular RT 26/2003] 1

3 Os documentos de despesa referentes a pagamento de horas extraordinárias também devem ser enviados à Direcção de Recursos Humanos, depois de cumpridas todas as formalidades necessárias. Os Documentos de Despesa referentes a Bibliografia têm obrigatoriamente que passar nos Serviços de Documentação, antes de seguirem para a Direcção Financeira e Patrimonial. Os Documentos de Despesa referentes a Aquisições por Ajuste Directo (valor > 5.000,00 ) devem ser enviados à Direcção Financeira e Patrimonial ou ao Gabinete de Organização e Auditoria, com uma chamada de atenção para o facto de ser necessário publicitar o contrato no portal dos contratos públicos. Todos os restantes documentos devem seguir directamente para a Direcção Financeira e Patrimonial, depois de cumpridas todas as formalidades necessárias. Caso seja necessário pagar despesas, após o encerramento do ano económico, tem que ser pedida autorização ao Presidente do Conselho Administrativo, através de ofício para o efeito. Modelo Ofício Anexo 13 Quando é necessário pagar despesas do ano económico anterior, tem que se solicitar autorização prévia ao Presidente do Conselho Administrativo, através de ofício, para efectuar o pagamento. Desse pedido têm que constar, obrigatoriamente, os seguintes dados: o motivo do não pagamento no ano económico anterior, o centro de custos a débito, o nome da empresa a quem se vai efectuar o pagamento, o número e data de emissão da factura e o respectivo valor. Depois do pedido autorizado em Conselho Administrativo, pode ser elaborado o documento, de acordo com os trâmites habituais, tendo em conta as datas a colocar no documento. Modelo Ofício Anexo 14 A cópia do referido ofício tem que seguir juntamente com cada documento de despesa que seja emitido No caso de deslocações com apresentação dos recibos de transportes, os mesmos têm que estar devidamente preenchidos com o nome e o nº de contribuinte de quem fez a deslocação. Os Boletins Itinerários têm que ter sempre data posterior à data da realização da deslocação. No caso de reembolsos, os recibos têm que estar obrigatoriamente preenchidos com o nome da pessoa a quem vai ser pago o respectivo reembolso. No entanto, com a publicação do Código dos Contratos Públicos, os reembolsos devem ser evitados sempre que possível, uma vez que, recorrendo a esta forma de pagamento, está-se a contrariar o objectivo deste diploma, que é não limitar a concorrência. Deve-se, sim, recorrer aos reembolsos apenas em caso de urgência comprovada e inevitável. 2

4 .. é reconhecida às Universidades, nos termos da lei, Autonomia Administrativa e Financeira. [art. 1º do D.L. nº 252/97] Com excepção das dotações transferidas do orçamento do Estado, das receitas provenientes do pagamento de propinas pela formação inicial e dos saldos de gerência provenientes das dotações concedidas pelo Estado, podem as Universidades depositar em qualquer instituição bancária todas as demais receitas que arrecadam e geri-las anualmente através dos respectivos orçamentos privativos, conforme critérios por si estabelecidos. [art. 8º do D.L. nº 252/97] EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO As operações de execução do orçamento das despesas obedecem ao princípio da segregação, isto é, autorização da despesa, autorização de pagamento e o pagamento. [nº 1 do art. 39º da Lei nº 91/2001] Nenhuma despesa pode ser autorizada ou paga sem que, cumulativamente: 1. o facto gerador da obrigação de despesa respeite as normas legais aplicáveis, 2. a despesa em causa disponha de inscrição orçamental, tenha cabimento na correspondente dotação, esteja adequadamente classificada, 3. a despesa em causa satisfaça o princípio da economia, eficiência e eficácia. [nº 6 do art. 39º da Lei nº 91/2001] Assunção de compromissos - apenas podem ser assumidos compromissos de despesa, após os competentes serviços de contabilidade exararem informação prévia de cabimento no documento de autorização da despesa em causa. [art. 42º da Lei nº 91/2001] A realização de despesas referentes aos serviços e organismos dotados de autonomia administrativa e financeira será autorizada pelos respectivos dirigentes, os quais autorizarão também o seu pagamento. [art. 8º da Lei 8/90] O Reitor é o órgão que superiormente representa e dirige a Universidade. [nº1 do artº 16º dos Estatutos da UM] Compete, nomeadamente, ao Reitor: ( ) Superintender na gestão académica, administrativa e financeira, ( ), sem prejuízo da capacidade de delegação, nos termos dos presentes estatutos. [alínea f) do nº 2 do art. 16º. dos Estatutos da UM] 3

5 Os Presidentes das Escolas têm delegação para autorizar a realização de algumas despesas, nomeadamente: Autorizar a realização de despesas com prestações de serviços de carácter científico-pedagógico (conferências, seminários, congressos), por períodos inferiores a 60 dias, até ao limite de 2500, ( ); [al. h) do despacho RT-97/2008] Autorizar a realização de despesas com aquisição de bens, até ao limite de ,00, sempre que cumpridas as disposições legais a que se refere a alínea a) do nº 1 do artº 16º e a alínea a) do nº 1 do artº 20º do Decreto-Lei nº 18/2008, de 29 de Janeiro, ( ); [al. i) do despacho RT-97/2008] Autorizar a inscrição e a participação de docentes, investigadores, funcionários não docentes e colaboradores externos em estágios, congressos, reuniões, seminários, colóquios, cursos de formação ou outras iniciativas semelhantes que ocorram em território nacional, ( ); [al. j) do despacho RT-97/2008] Autorizar o uso de automóvel próprio nas situações referidas na alínea b) e c) do nº e nas alíneas a), b) e d) do nº do Despacho RT-29/2002, de 22 de Julho; [al. k) do despacho RT-97/2008] Autorizar a realização de despesas referentes às deslocações e ajudas de custo de colaboradores externos, nos limites legais, em território nacional, ( ); [al. l) do despacho RT-97/2008] Despacho RT-97/2008 (anexo 12) Para realização de despesas de pequeno montante podem ser constituídos fundos de maneio em nome dos respectivos responsáveis ( ) [nº 1 do art. 32º do D.L. nº 155/92] Os responsáveis pelos fundos de maneio, procederão à sua reconstituição de acordo com as respectivas necessidades. [nº 2 do art. 32º do D.L. nº 155/92] A competência para a realização e pagamento das despesas em conta de fundos de maneio caberá ao responsável do mesmo. [nº 3 do art. 32º do D.L. nº 155/92] 4

6 Com a entrada em vigor do Código dos Contratos Públicos (CCP), o regime de contratação pública foi significativamente alterado. O Código dos Contratos Públicos, foi aprovado pelo Decreto-Lei nº 18/2008, de 29 de Janeiro, sendo um anexo deste diploma. Portanto, quando se pretende aludir esta legislação, é necessário tem em conta que: ao abrigo do art.º α do Código dos Contratos Públicos ou ao abrigo do art.º α do CCP [CORRECTO] ao abrigo do art.º α do Decreto-Lei nº 18/2008, de 29 de Janeiro [INCORRECTO] A UNIVERSIDADE DO MINHO, COMO INSTITUTO PÚBLICO, INSERE-SE NO ÂMBITO DE APLICAÇÃO DO CCP. [Nº 1 DO ART 2º DO CCP] RELATIVAMENTE AO CCP, IMPORTA REFERIR ALGUNS ASPECTOS. De acordo com o CCP, os tipos de procedimentos que podem ser adoptados são: Ajuste Directo - Ajuste Directo Regime simplificado - Ajuste Directo Regime geral com convite a um interessado - Ajuste Directo Regime geral com convite a vários interessados (sem negociação/com negociação) Concurso Público Concurso público normal Concurso público urgente Concurso Limitado por qualificação prévia Procedimento de Negociação Diálogo Concorrencial Obs: À realidade da Universidade do Minho Escola de Ciências: os procedimentos que, em regra, serão aplicados são o Ajuste Directo, Concurso Público e Concurso Limitado por qualificação prévia. 5

7 Uma das alterações importantes introduzidas com o CCP prende-se com a noção do valor do contrato. O valor do contrato é o valor máximo do benefício económico que, em função do procedimento adoptado, pode ser obtido pelo adjudicatário com a execução de todas as prestações que constituem o seu objecto. [art. 17º do CCP] Normalmente, o valor do benefício económico = ao valor da despesa. Mas existem casos em que o benefício económico > ao valor da despesa. Exemplo: A UM celebra um contrato de prestação de serviços para impressão de teses (valor despesa 4.500,00 ). Mas para facilitar a entrega, a UM disponibiliza, no campus de Gualtar, um espaço para a empresa trabalhar. Portanto, neste caso o benefício económico que a mesma vai obter, será superior ao valor que a UM lhe vai pagar. Dado que a referida empresa vai receber o valor previsto no contrato, mas também vai usufruir de instalações em que não tem que pagar aluguer, luz e água. A avaliação destas despesas, que a empresa teria se não usufruísse das instalações, é no valor de 1.200,00. Então, neste contrato, o adjudicatário (a empresa) teria um benefício económico equivalente à soma de todos estes valores 5.700,00 (4.500, ,00). Na escolha do procedimento a adoptar, é necessário ter em conta os limites ao valor por contrato para cada tipo de procedimento, previstos no CCP: AJUSTE DIRECTO REGIME SIMPLIFICADO [nº 1 do art 128 do CCP] Aquisição ou locação de bens ou aquisição de serviços 5.000,00 AJUSTE DIRECTO REGIME GERAL [art 19 e 20 do CCP] UM - Institutos Públicos (entre outros) Bens e Serviços ,00 [nº 1 do art 2º, do CCP] Empreitadas ,00 CONCURSO PÚBLICO OU LIMITADO SEM ANÚNCIO NO JOUE [art 19 e 20 do CCP] UM - Institutos Públicos (entre outros) Bens e Serviços ,00 [nº 1 do art 2º, do CCP] Empreitadas ,00 CONCURSO PÚBLICO OU LIMITADO COM ANÚNCIO NO JOUE Qualquer contrato que se insira no âmbito de aplicação do CCP Sem limites 6

8 Além do limite de valor por contrato, existem também limites de escolha das entidades a convidar para o procedimento por Ajuste Directo [artº 113 do CCP]: - Não podem ser convidadas entidades às quais a entidade adjudicante já tenha adjudicado propostas para a celebração de contratos: Cujo objecto seja constituído por prestações do mesmo tipo ou idênticas às do contrato a celebrar, no ano económico em curso e nos dois anos económicos anteriores, na sequência de ajuste directo tenha adoptado ao abrigo da regra geral de escolha do procedimento e que o preço contratual acumulado seja igual ou superior aos limiares internos do Ajuste Directo (75.000,00 bens e serviços / ,00 - empreitadas). - Não podem igualmente ser convidadas a apresentar propostas entidades que tenham executado obras, fornecido bens móveis ou prestado serviços à entidade adjudicante, a título gratuito, no ano económico em curso e nos dois anos anteriores. Por outro lado, existem situações em que o Ajuste Directo, pode ser adoptado, independentemente do valor: - Na medida do estritamente necessário e por motivos de urgência imperiosa resultante de acontecimentos imprevisíveis pela entidade adjudicante, não possam ser cumpridos os prazos inerentes aos demais procedimentos, e desde que as circunstâncias invocadas não sejam, em caso algum, imputáveis à entidade adjudicante. [al. c) do nº 1 do art 1º] - Por motivos técnicos, artísticos ou relacionados com a protecção de direitos exclusivos, a prestação objecto do contrato só possa ser confiada a uma entidade determinada. [al. e) do nº 1 do art 1º] A parte da formação dos contratos do CCP não é aplicável quando existe Contratação in house [nº 2, art 5º do CCP]: Requisitos cumulativos:. a entidade adjudicante exercer sobre a outra entidade um controlo análogo ao exercido sobre os seus próprios serviços. a outra entidade desenvolver o essencial da sua actividade em benefício da entidade adjudicante (Pode-se incluir aqui a relação UM/SASUM) Existem, ainda, outros casos que se inserem na exclusão de aplicação formação dos contratos [ nº 4 do art 5º do CCP]: - Contratos de aquisição de serviços a celebrar com uma outra entidade adjudicante em função de um direito exclusivo (ex: CTT) - Contratos de aquisição de serviços que tenham por objecto os serviços de saúde e de carácter social mencionados no anexo IIB da Directiva 2004/18 - Contratos de aquisição de serviços que tenham por objecto os serviços de educação e formação profissional mencionados no anexo IIB da Directiva 2004/18 (desde que confiram certificação escolar ou certificação profissional) 7

9 A grande novidade em termos procedimentais surge com a introdução de um documento indispensável quando o procedimento a adoptar é o Ajuste Directo, incluindo os pagamentos por fundo de maneio: [Circular DFP-1/2008] A Requisição para Aquisições por Ajuste Directo 8

10 O DOCUMENTO DE DESPESA 9

11 Preenchimento da Requisição para Aquisições por Ajuste Directo O nº de Requisição deve ser o estipulado na Unidade - Dados da Unidade e do Departamento - Data de Emissão da Requisição (obrigatoriamente anterior à data da factura do fornecedor) - Assinatura do Responsável do CC (neste caso pode ser o responsável máximo do CC a assinar) Dados do Fornecedor pretendido Neste campo tem que se descrever os bens e/ou serviços que se querem adquirir através deste procedimento - Este campo tem que ser preenchido com o Iva incluído - O valor da Requisição tem que ser = ao do Documento de Despesa Depois de validada a Requisição pela DFP, podem encomendar-se os bens e/ou serviços. O original da Requisição, depois de validada, tem que acompanhar o Documento de Despesa. Modelo da Requisição para Aquisições por Ajuste Directo Anexo 1 VALIDAÇÃO DA DIRECÇÃO FINANCEIRA E PATRIMONIAL 10

12 Preenchimento do Documento de Despesa Nº de Requisição O nº de requisição a preencher deve ser o estabelecido para a respectiva unidade. Data de Cabimento A data de cabimento tendo em conta diversas situações e dependendo do documento de suporte para emissão do documento de despesa: factura, factura/recibo, recibo ou documento equivalente - A data de cabimento tem que ser igual ou posterior à data de validação da DFP na Requisição para Aquisição por Ajuste Directo; - A data de cabimento tem que ser anterior à data de emissão da factura; - Se na factura constar alguma data anterior à data da sua emissão, como por exemplo: data de encomenda, data de expedição, etc, a data de cabimento tem que ser anterior a essa data mencionada; - Se houver algum documento oficial de encomenda, tal como: um fax, um e.mail, ou outro, a data de cabimento tem que ser anterior à data desse documento. 11

13 aquisição de serviços - A data de cabimento pode ser a data em que se elabora o documento, mesmo que seja posterior à data de autorização da aquisição de serviços, mas terá sempre que ser anterior à data de emissão do recibo da prestação de serviços (vulgarmente designado por recibo verde ) ou à data de emissão de recibo de acto isolado, se for este o caso. reembolsos - A data de cabimento tem que ser anterior à data da factura ou documento equivalente. deslocações c/ documento de deslocação em serviço - No caso de deslocações c/ documento de deslocação em serviço, a data de cabimento no documento de despesa tem que ser igual ou posterior à data de emissão do documento referente ao pedido de autorização de deslocação e igual à data indicada nesse mesmo documento, e sempre anterior à data da autorização da realização da despesa. DATA DE EMISSÃO E DE CABIMENTO data de emissão data de cabimento AUTORIZAÇÃO DA DESLOCAÇÃO EM SERVIÇO data de autorização 12

14 deslocações c/ equiparações a bolseiro - No caso de deslocações c/ Equiparação a Bolseiro, a data de cabimento no documento de despesa tem que ser igual ou posterior à data de emissão da Equiparação a Bolseiro, e sempre anterior à data da autorização da mesma. data de emissão (no verso da equiparação) AUTORIZAÇÃO DA EQUIPARAÇÃO A BOLSEIRO data de autorização emissão de documentos de despesa após o encerramento do ano económico - Na emissão de documentos de despesa para pagamento de despesas que se realizaram após o encerramento do ano económico, a data de cabimento deve seguir as normas gerais, sendo necessária autorização do Reitor para pagamento da despesa. emissão de documentos de despesa para pagamento de despesas do ano anterior - Na emissão de documentos de despesa para pagamento de despesas do ano anterior, a data de cabimento deve ser a do ano em que está a ser emitido o documento (ex: no ano de 2009 para pagamento de uma despesa do ano de 2008, a data de cabimento deve ser do ano de 2009) 13

15 Identificação do Fornecedor nº de contribuinte pesquisa por nome preenchimento do nome para pesquisa - Para ter a identificação do fornecedor pode-se preencher apenas o campo do nº de contribuinte ou então pesquisar através do nome. - Se o fornecedor não constar na base de dados do programa de verbas, então os dados do fornecedor terão que ser todos preenchidos: 14

16 Preenchimento do campo Facturas - É muito importante não esquecer o preenchimento do campo com o número das facturas, uma vez que é um campo de preenchimento obrigatório, e o programa não emite qualquer chamada de atenção para o facto de este campo não estar preenchido. Existem algumas excepções, em que não se preenche este campo: quando se tratam de ajudas de custo e transporte, aquisições de serviço e documentos referentes a fundo de maneio. Preenchimento do Centro de Custos - O centro de custos a preencher é aquele de onde vai ser debitado o valor da despesa. Também pode ser debitado a vários centros de custos, fazendo para isso adicionar vários c. custos. - Pode-se ainda preencher um sub-centro, se o centro de custos em questão estiver dividido em sub-centros de custo. Preenchimento do campo Valor - O valor a preencher é o total da despesa, incluindo o IVA. 15

17 A classificação das despesas Descrição - A descrição da despesa deve dar uma ideia da rubrica na qual se vai enquadrar. despesas correntes - As despesas correntes têm que se enquadrar numa rubrica contabilística. Indicam-se alguns exemplos: Aquisição de Bens Livros e documentação técnica, Material de educação, cultura e recreio, Artigos honoríficos e de decoração, Prémios, condecorações e ofertas, Material de escritório (despesas com bens de consumo imediato, que não sejam consideradas equipamento de escritório), Ferramentas e utensílios (bens desta natureza cujo tempo de vida útil não exceda 1 ano), Limpeza e Higiene (materiais de limpeza e higiene a utilizar nas instalações do Organismo), Combustíveis e lubrificantes, Alimentação (refeições prontas), Alimentação (géneros para confeccionar), Produtos químicos e farmacêuticos, Material de consumo clínico, Outro material Peças, Outros bens. Aquisição de Serviços Limpeza e higiene, Conservação de bens (trabalhos de reparação, conservação e beneficiação de bens móveis e imóveis), Comunicações (despesas com telefones, telex, correios, taxas de internet, etc), Transportes, Seguros, Deslocações e estadas, 16

18 Estudos, pareceres, projectos e consultadoria, Seminários, exposições e similares, Publicidade (todo o tipo de publicidade), Assistência técnica (assistência técnica no âmbito de contratos), Outros trabalhos especializados, Outros serviços. No caso de Prestações de Serviços, o campo da classificação deve ser preenchido de forma específica, conforme o quadro seguinte: Valor deduzido de IRS despesas de capital - Para despesas de capital a classificação deve respeitar a listagem que consta no programa de verbas. pesquisa da classificação 17

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20 Quando se trata de um documento de despesa de capital, além do documento de despesa, é gerado ainda outro documento mapa CIME relativo à classificação do bem: Em relação a este documento, apenas deve ser impressa uma via em papel branco, que tem que seguir para a Direcção Financeira e Patrimonial, juntamente com o respectivo documento de despesa 19

21 A taxa de IVA - A taxa de IVA deve ser seleccionada de entre as taxas existentes. - No caso da taxa de IVA ser diferente das taxas existentes na listagem, o valor a preencher deve incluir o IVA. Mais à frente, no campo nota de utilizador, deverá ser indicada a taxa de IVA da despesa. - Em situações que a despesa esteja isenta de IVA, deverá ser indicado, no campo de nota de utilizador, a legislação na qual se enquadra a respectiva isenção. Preenchimento do campo Entidade - O campo entidade refere-se a quem autoriza a despesa e deve ser preenchido de acordo com quem tem autonomia para autorizar a realização da despesa em causa, como por exemplo: o Reitor, o Presidente de Escola, etc. 20

22 Preenchimento do campo Legislação Nas situações abaixo descritas, qualquer que seja a legislação aplicável, o tipo de procedimento adoptado foi definido antes da realização da despesa. No documento de despesa é apenas a indicação da respectiva legislação aplicável. No caso de documentos de despesa referentes ao pagamento de Ajudas de Custo e/ou Transporte, não deve ser indicada qualquer legislação, uma vez que a mesma não está prevista no programa de verbas. O mesmo se aplica aos reembolsos. Importa referir que a todos os procedimentos de aquisição de bens e serviços e empreitadas de obras públicas, iniciados antes de 30 de Julho de 2008, aplica-se o Decreto-Lei nº 197/99 de 09 de Junho e o Decreto-Lei nº 59/99 de 02 de Março. [Circular DFP-1/2008] Alguns exemplos de legislação ajuste directo - O Ajuste Directo aplica-se a despesas cujo valor é inferior a ,00 ajuste directo dispensa de formalidades legais - O Ajuste Directo pode ser adoptado qualquer que seja o objecto do contrato a celebrar, quando se verifique alguma das situações previstas no art. 24º do CCP (situações excepcionais - algumas já referidas neste manual) existem, ainda, outros procedimentos previstos no CCP: Concurso Público e Concurso Limitado por prévia qualificação 21

23 colaborações de docentes - De acordo com o artº 2 do D.L. nº 145/87, estas despesas referem-se a pagamentos a docentes convidados e professores visitantes, em regime de tempo integral, que declarem renunciar ao exercício de qualquer função ou actividade remunerada, pública ou privada, incluindo o exercício de profissão liberal ( ) prestação de serviços/exclusividade - funcionários - Pagamentos referentes a criação artística e literária, realização de conferências, palestras, acções de formação de curta duração e outras de idêntica natureza 22

24 Após estes passos, o documento de despesa está concluído e pronto a ser impresso. Depois terá que seguir os trâmites necessários para recolher as assinaturas obrigatórias. De acordo com o CCP, no caso do Ajuste Directo Regime Simplificado (<5.000,00 ), existe apenas uma formalidade legalmente exigida, que é a adjudicação sobre a factura. Portanto o responsável do Centro de Custos tem que escrever na factura do fornecedor: Adjudique-se, datar e assinar. Assinatura do Responsável do centro de custos - O documento tem que ser assinado pelo responsável do Centro de Custos Assinatura de quem Autoriza a Despesa e respectiva Data de Autorização - O Documento de Despesa deve ser assinado por quem autorizou a realização da despesa, ou, no caso de haver outro documento de autorização (p.ex. ofício), poderá ser assinado por um funcionário do quadro da Universidade do Minho. - A data de autorização é preenchida manualmente, obedecendo a regras específicas. 23

25 A data de autorização tendo em conta diversas situações e dependendo do documento de suporte para emissão do documento de despesa: factura, factura/recibo, recibo ou documento equivalente - A data de autorização tem que ser igual ou superior à data de cabimento e igual ou inferior à data da factura ou documento equivalente; - Se na factura constar alguma data anterior à data da sua emissão, como por exemplo: data de encomenda, data de expedição, etc, a data de autorização tem que ser anterior a essa data; - Se houver algum documento oficial de encomenda, tal como: um fax, um e.mail, ou outro, a data de autorização tem que ser anterior à data desse documento. DOCUMENTOS A ENVIAR PARA A DIRECÇÃO FINANCEIRA E PATRIMONIAL: DOCUMENTO DE DESPESA (EM TRIPLICADO) + ORIGINAL DA FACTURA OU OUTRO DOCUMENTO EQUIVALENTE + ORIGINAL DA REQUISIÇÃO DE AQUISIÇÃO POR AJUSTE DIRECTO (SE APLICÁVEL) aquisição de serviços - A data de autorização tem que ser igual à data de autorização da Aquisição de Serviços no despacho exarado no ofício para o efeito. DOCUMENTOS A ENVIAR PARA A DIRECÇÃO FINANCEIRA E PATRIMONIAL: DOCUMENTO DE DESPESA (EM TRIPLICADO) + CÓPIA DO OFÍCIO AUTORIZADOR DA AQUISIÇÃO DE SERVIÇOS + REQUISIÇÃO DE AQUISIÇÃO POR AJUSTE DIRECTO (SE APLICÁVEL) + RECIBO ORIGINAL (OPCIONAL) reembolsos - A data de autorização é a data em que o documento é emitido. DOCUMENTOS A ENVIAR PARA A DIRECÇÃO FINANCEIRA E PATRIMONIAL: DOCUMENTO DE DESPESA (EM TRIPLICADO) + FACTURA OU DOCUMENTO EQUIVALENTE deslocações c/ documento de deslocação em serviço - No caso de deslocações c/ documento de deslocação em serviço, a data de autorização no documento de despesa tem que ser igual à data da autorização da realização da despesa. AUTORIZAÇÃO DA DESLOCAÇÃO data de autorização Para pagamento de ajudas de custo: DOCUMENTOS A ENVIAR PARA A DIRECÇÃO DE RECURSOS HUMANOS: DOCUMENTO DE DESPESA (EM TRIPLICADO) + ORIGINAL DA AUTORIZAÇÃO DA DESLOCAÇÃO + BOLETINS ITINERÁRIOS (1 ORIGINAL + 1 CÓPIA) Para pagamento das despesas de transporte: DOCUMENTOS A ENVIAR PARA A DIRECÇÃO DE RECURSOS HUMANOS: DOCUMENTO DE DESPESA (EM TRIPLICADO) + CÓPIA DA AUTORIZAÇÃO DA DESLOCAÇÃO + BOLETINS ITINERÁRIOS (1 ORIGINAL + 1 CÓPIA) + BILHETES DO TRANSPORTE PÚBLICO (NO CASO DE A DESLOCAÇÃO SE TER REALIZADO EM TRANSPORTE PÚBLICO) 24

26 deslocações c/ equiparações a bolseiro - No caso de deslocações c/ Equiparação a Bolseiro, a data de autorização no documento de despesa tem que ser igual à data da autorização da mesma. AUTORIZAÇÃO DA EQUIPARAÇÃO A BOLSEIRO data de autorização Para pagamento de ajudas de custo: DOCUMENTOS A ENVIAR PARA A DIRECÇÃO DE RECURSOS HUMANOS: DOCUMENTO DE DESPESA (EM TRIPLICADO) + CÓPIA DA EQUIPARAÇÃO A BOLSEIRO AUTORIZADA + BOLETINS ITINERÁRIOS (1 ORIGINAL + 1 CÓPIA) Para pagamento das despesas de transporte: DOCUMENTOS A ENVIAR PARA A DIRECÇÃO DE RECURSOS HUMANOS: DOCUMENTO DE DESPESA (EM TRIPLICADO) + CÓPIA DA EQUIPARAÇÃO A BOLSEIRO AUTORIZADA + BOLETINS ITINERÁRIOS (1 ORIGINAL + 1 CÓPIA) + BILHETES DO TRANSPORTE PÚBLICO (NO CASO DE A DESLOCAÇÃO SE TER REALIZADO EM TRANSPORTE PÚBLICO) emissão de documentos de despesa após o encerramento do ano económico - Na emissão de documentos de despesa para pagamento de despesas realizadas após o encerramento do ano económico, a data de autorização deve seguir as normas gerais, sendo necessária autorização do Reitor, através de ofício (modelo anexo 11), para o respectivo pagamento. DOCUMENTOS A ENVIAR PARA A DIRECÇÃO FINANCEIRA E PATRIMONIAL: DOCUMENTO DE DESPESA (EM TRIPLICADO) + ORIGINAL DA FACTURA OU OUTRO DOCUMENTO EQUIVALENTE + REQUISIÇÃO DE AQUISIÇÃO POR AJUSTE DIRECTO (SE APLICÁVEL) + OFÍCIO A SOLICITAR O PAGAMENTO DA DESPESA emissão de documentos de despesa para pagamento de despesas do ano anterior - Na emissão de documentos de despesa para pagamento de despesas do ano anterior, a data de autorização tem que ser anterior ou igual à data da factura ou documento equivalente (ex: no ano de 2008 para pagamento de uma despesa do ano de 2007, a data de autorização deve ser do ano de 2007). Sendo necessária autorização prévia, através de ofício (modelo anexo 12). DEVE SEGUIR NUMA PRIMEIRA FASE APENAS O OFÍCIO PARA AUTORIZAÇÃO, PARA O PRESIDENTE DO CONSELHO ADMINISTRATIVO DOCUMENTOS A ENVIAR PARA A DIRECÇÃO FINANCEIRA E PATRIMONIAL: DOCUMENTO DE DESPESA (EM TRIPLICADO) + ORIGINAL DA FACTURA OU OUTRO DOCUMENTO EQUIVALENTE + REQUISIÇÃO DE AQUISIÇÃO POR AJUSTE DIRECTO (SE APLICÁVEL) + CÓPIA DO OFÍCIO A SOLICITAR O PAGAMENTO DE UMA DESPESA DO ANO ANTERIOR (DEVIDAMENTE AUTORIZADO) documentos de fundo de maneio - Nos documentos de fundo de maneio a data de cabimento e a data de autorização podem ser na data em que o documento de despesa é emitido. DOCUMENTOS A ENVIAR PARA A DIRECÇÃO FINANCEIRA E PATRIMONIAL: DOCUMENTO DE DESPESA (EM TRIPLICADO) + ORIGINAL DA FACTURA OU OUTRO DOCUMENTO EQUIVALENTE + ORIGINAL DA REQUISIÇÃO DE AQUISIÇÃO POR AJUSTE DIRECTO + MAPA DE RECONSTITUIÇÃO/ENCERRAMENTO DE FUNDO DE MANEIO 25

27 Com a entrada em vigor do CCP, surge, outra grande alteração, no que diz respeito a Aquisições por Ajuste Directo, apenas para contratos de valor superior a 5.000,00. Este novo procedimento consiste na publicitação, pela U.M., de uma ficha no portal da Internet dedicado aos contratos públicos ( A não publicitação desta ficha implica a não eficácia do contrato, nomeadamente para efeitos de pagamento. Em termos de procedimentos internos, o preenchimento desta ficha deve ser efectuado pela respectiva unidade, e ser enviado juntamente com o documento de despesa para a Direcção Financeira e Patrimonial ou para o Gabinete de Organização e Auditoria. Deve, também, ser feita uma chamada de atenção (post it) alertando de que aquele contrato necessita de ser publicitado. Modelo da Ficha Anexo 2 Protocolar os Documentos de Despesa Seleccionar um ou mais documentos de despesa APÓS A RECOLHA DE TODAS AS ASSINATURAS E, EVENTUALMENTE, OUTRAS FORMALIDADES, OS DOCUMENTOS DE DESPESA, DEPOIS DE DEVIDAMENTE PROTOCOLADOS, TÊM QUE SER ENVIADOS PARA A DIRECÇÃO FINANCEIRA E PATRIMONIAL, OU PARA DIRECÇÃO DE RECURSOS HUMANOS, OU PARA OS SERVIÇOS DE DOCUMENTAÇÃO, OU AINDA PARA O GABINETE DE ORGANIZAÇÃO E AUDITORIA. 26

28 ANEXOS 27

29 ANEXO 1 28

30 Artigo 127.º do Código dos Contratos Públicos Publicitação e eficácia do contrato ANEXO A celebração de quaisquer contratos na sequência de ajuste directo deve ser publicitada, pela entidade adjudicante, no portal da Internet dedicado aos contratos públicos através de uma ficha conforme modelo constante do anexo III do presente Código e do qual faz parte integrante. 2 A publicitação referida no número anterior é condição de eficácia do respectivo contrato, independentemente da sua redução ou não a escrito, nomeadamente para efeitos de quaisquer pagamentos. Identificação do anúncio (se aplicável) 1 Entidade adjudicante NIF Nome Adjudicatário NIF Inserir aqui informação (No caso de se tratar de um agrupamento, separar os sucessivos nomes e os sucessivos NIF por ponto e vírgula) Inserir aqui informação Inserir aqui informação (No caso de se tratar de um agrupamento, separar os sucessivos nomes e os sucessivos NIF por ponto e vírgula) Inserir aqui informação Nome Inserir aqui informação Objecto do contrato descrição sumária Inserir aqui informação Preço contratual ( ) valor sem IVA Inserir aqui informação Prazo da execução das principais prestações objecto do contrato (dias) Inserir aqui informação Local (Concelho) da execução das principais prestações objecto do contrato Inserir aqui informação No caso dos ajustes directos: critério material de escolha do tipo de procedimento (se aplicável) Inserir aqui informação 1 Código numérico do anúncio, tal como impresso no final do anúncio publicado em Diário da República. Se se tratar de ajuste directo, deixar este campo em branco. O MODELO DESTA FICHA PODE SER ENCONTRADA ATRAVÉS DO LINK: 29

31 ANEXO 3 Requisição de Fundo de Maneio O Reitor / / Unidade/Serviço Departamento Código C. Custos Responsável pelo C. Custos (Nome completo) Data Assinatura / / Solicita-se autorização para requisitar, como Fundo de Maneio, o montante de ( euros) Informação da Contabilidade: Data Assinatura / / Tesouraria Ch. nº. Banco O Responsável do FM (a) Recebi / / Obs: (a) Autorizo o(a), a levantar o montante que se requisita. O Responsável do FM 30

32 ANEXO 4 Reconstituição de Fundo de Maneio Unidade/Serviço: Departamento: Verificado: Direcção Financeira e Patrimonial Contabilidade C.Custos: Em / / Por: Mês/Ano: Requisição Nº Designação da Despesa Valor TOTAL Tesouraria Reconstituição de Fundo de Maneio: Em / / O Responsável do FM (a) Recebi / / Obs: (a) - Autorizo o (a), a levantar o montante da reconstituição. O Responsável do FM 31

33 ANEXO 5 Decreto-Lei n.º 106/98 de 24 de Abril O regime jurídico do abono de ajudas de custo e transporte ao pessoal da Administração Pública, quando deslocado em serviço público em território nacional, encontra-se fixado há cerca de 20 anos, no Decreto-Lei n.º 519-M/79, de 28 de Dezembro. Este regime tem-se mostrado, no essencial, adaptado à realidade. Porém, justifica-se a introdução de um conjunto significativo de alterações pontuais, de molde a adequá-la à nova realidade económica e social, contribuindo, ao mesmo tempo, para dignificar os funcionários e agentes da Administração Pública, quando no exercício de funções públicas. A maioria das modificações que ora se efectuam é resultado das negociações efectuadas no âmbito do acordo salarial para 1996 e compromissos de médio e longo prazo, celebrado com as organizações dos trabalhadores da Administração Pública, de entre as quais se realçam: a inclusão, no âmbito do diploma, do pessoal contratado a termo certo; a adopção do conceito de domicílio necessário consagrado no artigo 87.º do Código Civil e a consagração da faculdade de os funcionários e agentes optarem pelo reembolso das despesas de alojamento contra a apresentação de recibo da despesa efectuada em estabelecimento hoteleiro até 3 estrelas ou equivalente, desde que estes hajam celebrado acordo com o Estado. Foram ouvidos os órgãos de governo próprio das Regiões Autónomas, as associações sindicais e a Associação Nacional de Municípios Portugueses. Assim: Nos termos do n.º 5 do artigo 112.º e da alínea a) do n.º 1 do artigo 198.º da Constituição, o Governo decreta o seguinte: CAPÍTULO I Disposições gerais Artigo 1.º Âmbito de aplicação pessoal 1 Os funcionários e agentes da administração central, regional e local e dos institutos públicos, nas modalidades de serviços públicos personalizados e de fundos públicos, quando deslocados do seu domicílio necessário por motivo de serviço público, têm direito ao abono de ajudas de custo e transporte, conforme as tabelas em vigor e de acordo com o disposto no presente diploma. 2 Têm igualmente direito àqueles abonos os membros do Governo e dos respectivos gabinetes. 3 O disposto no presente diploma é aplicável, com as necessárias adaptações, ao pessoal contratado a termo certo que exerça funções em serviços e organismos referidos no n.º 1. Artigo 2.º Domicílio necessário Sem prejuízo do estabelecido em lei especial, considera-se domicílio necessário, para efeitos de abono de ajudas de custo: a) A localidade onde o funcionário aceitou o lugar ou cargo, se aí ficar a prestar serviço; b) A localidade onde exerce funções, se for colocado em localidade diversa da referida na alínea anterior; c) A localidade onde se situa o centro da sua actividade funcional, quando não haja local certo para o exercício de funções. CAPÍTULO II Ajudas de custo em território nacional Artigo 3.º Tipos de deslocação As deslocações em território nacional classificam-se em diárias e por dias sucessivos. Artigo 4.º Deslocações diárias Consideram-se deslocações diárias as que se realizam num período de vinte e quatro horas e, bem assim, as que, embora ultrapassando este período, não impliquem a necessidade de realização de novas despesas. 32

34 Artigo 5.º Deslocações por dias sucessivos Consideram-se deslocações por dias sucessivos as que se efectivam num período de tempo superior a vinte e quatro horas e não estejam abrangidas na parte final do artigo anterior. Artigo 6.º Direito ao abono Só há direito ao abono de ajudas de custo nas deslocações diárias que se realizem para além de 5 km do domicílio necessário e nas deslocações por dias sucessivos que se realizem para além de 20 km do mesmo domicílio. Artigo 7.º Contagem de distâncias As distâncias previstas neste diploma são contadas da periferia da localidade onde o funcionário ou agente tem o seu domicílio necessário e a partir do ponto mais próximo do local de destino. Artigo 8.º Condições de atribuição 1 O abono da ajuda de custo corresponde ao pagamento de uma parte da importância diária que estiver fixada ou da sua totalidade, conforme o disposto nos números seguintes. 2 Nas deslocações diárias, abonam-se as seguintes percentagens da ajuda de custo diária: a) Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas 25%; b) Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21 horas 25 %; c) Se a deslocação implicar alojamento 50%. 3 As despesas de alojamento só são consideradas nas deslocações diárias que se não prolonguem para o dia seguinte, quando o funcionário não dispuser de transportes colectivos regulares que lhe permitam regressar à sua residência até às 22 horas. 4 Nas deslocações por dias sucessivos abonam-se as seguintes percentagens da ajuda de custo diário: c) Restantes dias 100%. 5 Atendendo a que as percentagens referidas nos n.ºs 2 e 4 correspondem ao pagamento de uma ou duas refeições e alojamento, não haverá lugar aos respectivos abonos quando a correspondente prestação seja fornecida em espécie. Artigo 9.º Reembolso da despesa com alojamento 1 O pagamento da percentagem da ajuda de custo relativa ao alojamento (50 %), quer em deslocações diárias, quer por dias sucessivos, pode ser substituído, por opção do interessado, pelo reembolso da despesa efectuada com o alojamento em estabelecimento hoteleiro até 3 estrelas ou equivalente. 2 Caso o interessado use da faculdade prevista no número anterior, é obrigado a optar por estabelecimentos que tenham celebrado acordo com o Estado, nos termos a definir em despacho conjunto dos Ministros das Finanças e da Economia e do membro do Governo responsável pela Administração Pública. 3 Nas localidades em que os estabelecimentos hoteleiros não tenham celebrado acordo com o Estado, o interessado pode optar pelo reembolso da despesa efectuada com o alojamento, desde que aquela não ultrapasse o valor médio do custo de alojamento constante dos acordos celebrados com o Estado no respectivo distrito e 33

35 para a correspondente época. 4 Para efeitos do disposto no presente artigo, o Ministério das Finanças publicar, na 2.ª série do Diário da República, até ao final de cada ano civil, a lista dos estabelecimentos hoteleiros que tenham celebrado acordo com o Estado, bem como o valor médio do custo do alojamento por cada distrito e correspondentes épocas. 5 O disposto nos n.ºs 2, 3 e 4 não é aplicável à administração local. Artigo 10.º Casos especiais 1 Quando o funcionário ou agente não dispuser de transporte que lhe permita almoçar no seu domicílio necessário ou nos refeitórios dos serviços sociais a que tenha direito poderá ser concedido abono para despesa de almoço de uma importância equivalente a 25 % da ajuda de custo diária nas deslocações até 5 km, após apreciação pelo dirigente do serviço. 2 O dirigente do serviço poderá, em despacho proferido nos termos do número seguinte, proceder à atribuição dos quantitativos previstos no n.º 4 do artigo 5.º para deslocações entre 5 km e 20 km. 3 O despacho previsto no número anterior deverá conter os seguintes elementos: a) A distância entre o domicílio necessário do funcionário ou agente e a localidade onde se encontra; b) O meio de transporte utilizado na deslocação; c) Os transportes colectivos que estabelecem ligações entre as localidades referidas na alínea a) e respectivos horários compatíveis, tendo em conta não só os horários que permitam respeitar o horário normal de trabalho como outros aproximados; d) A distância aproximada entre o domicílio necessário do funcionário ou agente e o local mais próximo onde os transportes referidos na alínea c) podem ser tomados; e) Os meios de transporte utilizados nos percursos referidos na alínea anterior; f) O tempo gasto nas deslocações referidas nas alíneas c) e d) em circunstâncias normais; g) O incómodo da deslocação. 4 O dirigente do serviço poderá ainda, em despacho fundamentado e tendo em conta as circunstâncias referidas no número anterior, proceder à atribuição dos quantitativos previstos no n.º 2 do artigo 8.º para deslocações que ultrapassem 20 km. Artigo 11.º Abonos de ajudas de custo por conta de outros serviços As despesas com ajudas de custo abonadas a funcionários ou agentes que desempenhem funções noutros serviços e no interesse destes devem onerar as dotações dos organismos onde os deslocados exercem a sua actividade. Artigo 12.º Limite do tempo de deslocação 1 O abono de ajudas de custo não pode ter lugar para além de 90 dias seguidos de deslocação. 2 O limite de tempo previsto no número anterior pode, em casos excepcionais e devidamente fundamentados, ser prorrogado até 90 dias, por despacho conjunto do ministro da tutela, do Ministro das Finanças e do membro do Governo responsável pela Administração Pública. Artigo 13.º Faltas por falecimento de familiar e por doença 1 As faltas por falecimento de familiar não interrompem o abono de ajudas de custo até à chegada do funcionário ou agente ao seu domicílio necessário. 2 Os funcionários e agentes que adoeçam quando deslocados do seu domicílio necessário mantêm o direito ao abono de ajudas de custo se a doença os obrigar a permanecer nesse local ou o período previsível da doença for de tal forma curto que a manutenção do abono de ajudas de custo não provoque prejuízos, desde que observado o disposto no artigo 28.º do Decreto-Lei n.º 497/88, de 30 de Dezembro. Artigo 14.º Pessoal sem vínculo à função pública 1 O montante das ajudas de custo devidas aos indivíduos que, não sendo funcionários ou agentes, façam parte de conselhos, comissões, grupos de trabalho, grupos de projecto ou outras estruturas de carácter não permanente de serviços do Estado, quando convocados para reuniões em que tenham de ausentar-se do local onde exercem normalmente a sua actividade, é fixado globalmente por estrutura, de entre as estabelecidas na tabela em vigor, mediante despacho do ministro da tutela e prévio acordo do Ministro das Finanças, obtido por intermédio da Direcção-Geral do Orçamento. 34

36 2 A fixação de ajudas de custo nos termos previstos no número anterior deve ter em atenção as funções desempenhadas e as que estão fixadas para os funcionários ou agentes abrangidos pela tabela com cargos de conteúdo funcional equiparável. CAPÍTULO III Ajudas de custo por deslocações ao estrangeiro e no estrangeiro Artigo 15.º Deslocações ao estrangeiro e no estrangeiro O abono de ajudas de custo por deslocações ao estrangeiro e por deslocações no estrangeiro é regulado por diploma próprio. CAPÍTULO IV Transporte em território nacional e nas deslocações ao estrangeiro Artigo 16.º Direito a transporte Para além do pessoal a que se referem os n.ºs 1 e 2 do artigo 1.º, pode ser reconhecido o direito a transporte às pessoas que constituem o seu agregado familiar, nas condições previstas na lei. Artigo 17.º Transportes de móveis e bagagem Às pessoas com direito a transporte é assegurado ainda o pagamento das despesas de embalagem, seguro e transporte de móveis e bagagem, nas condições previstas na lei. Artigo 18.º Meios de transporte 1 O Estado deve, como procedimento geral, facultar ao seu pessoal os veículos de serviços gerais necessários às deslocações em serviço. 2 Na falta ou impossibilidade de recurso aos meios referidos no número anterior, devem utilizar-se preferencialmente os transportes colectivos de serviço público, permitindo-se, em casos especiais, o uso do automóvel próprio do funcionário ou agente ou o recurso ao automóvel de aluguer, sem prejuízo da utilização de outro meio de transporte que se mostre mais conveniente desde que em relação a ele esteja fixado o respectivo abono. Artigo 19.º Veículos de serviços gerais Na atribuição do contingente de veículos de serviços gerais aos diferentes serviços observar-se-á o disposto no Decreto-Lei n.º 50/78, de 26 de Março. Artigo 20.º Uso de automóvel próprio 1 A título excepcional, e em casos de comprovado interesse dos serviços nos termos dos números seguintes, pode ser autorizado, com o acordo do funcionário ou agente, o uso de veículo próprio nas deslocações em serviço em território nacional. 2 O uso de viatura própria só é permitido quando, esgotadas as possibilidades de utilização económica das viaturas afectas ao serviço, o atraso no transporte implique grave inconveniente para o serviço. 3 Na autorização individual para o uso de automóvel próprio deve ter-se em consideração, para além do disposto no número anterior, o interesse do serviço numa perspectiva económico-funcional mais rentável. 4 A pedido do interessado e por sua conveniência, pode ser autorizado o uso de veículo próprio em deslocações de serviço para localidades servidas por transporte público que o funcionário ou agente devesse, em princípio, utilizar, abonando-se, neste caso, apenas o montante correspondente ao custo das passagens no transporte colectivo. Artigo 21.º Uso de automóvel de aluguer O transporte em automóvel de aluguer só deve verificar-se nos casos em que a sua utilização seja considerada absolutamente indispensável ao interesse dos serviços e mediante prévia autorização. Artigo 22.º Casos especiais 1 Em casos especiais, e quando não for possível ou conveniente utilizar os transportes colectivos, pode ser autorizado o reembolso das despesas de transporte efectivamente realizadas ou o abono do correspondente subsídio, se for caso disso, mediante pedido devidamente fundamentado a apresentar no prazo de 10 dias após a realização da diligência. 2 Para efeitos do pagamento dos quantitativos autorizados, os interessados apresentam nos serviços os 35

37 documentos comprovativos das despesas de transporte ou os boletins itinerários devidamente preenchidos. Artigo 23.º Entidades competentes para a autorização As autorizações referidas nos artigos 20.º, 21.º e 22.º são da competência do respectivo director-geral ou funcionário de categoria equivalente ou superior e dos dirigentes dos serviços externos que tenham ordenado a diligência, podendo as mesmas ser subdelegadas em outros dirigentes dos serviços. Artigo 24.º Uso do avião A utilização de avião no continente tem sempre carácter excepcional, dependendo de autorização do membro do Governo competente. Artigo 25.º Classes nos transportes 1 O abono de transporte ao pessoal abrangido por este diploma é atribuído nas classes indicadas nos números seguintes. 2 Por caminho de ferro: 1.ª classe (em qualquer tipo de comboio): a) Membros do Governo, chefes e adjuntos dos respectivos gabinetes; b) Pessoal que receba remuneração igual ou superior à correspondente ao índice 405 da escala salarial do regime geral; c) Pessoal remunerado por gratificação, desde que possuidor de categoria ou exercendo funções equiparáveis às exercidas pelo pessoal abrangido pela alínea anterior; d) Funcionários que acompanhem os membros do Governo; 2.ª classe restante pessoal. 3 Por via aérea: 1.ª classe (ou equivalente): a) Membros do Governo, chefes e adjuntos dos respectivos gabinetes; b) Chefes de missão diplomática nas viagens que tenham por ponto de partida ou de chegada o local do respectivo posto; c) Directores-gerais ou equiparados; d) Funcionários que acompanhem os membros dos órgãos de soberania; Classe turística ou económica restante pessoal. 4 Por via marítima, a determinação da classe é sempre efectuada por despacho ministerial, mediante proposta fundamentada do respectivo serviço. 5 Os cônjuges ou familiares dos funcionários ou agentes têm direito a viajar na mesma classe destes, sempre que legalmente lhes seja atribuído o abono de transporte. 6 Na ocorrência de circunstâncias de natureza excepcional, pode ser autorizada a utilização da classe superior à que normalmente seria utilizada, por despacho ministerial, sob proposta devidamente fundamentada. 7 Nas missões de serviço público, todos os funcionários ou agentes viajam de acordo com a classe correspondente à categoria mais elevada. 8 Compete ao Ministro das Finanças e ao membro do Governo responsável pela Administração Pública determinar, por despacho conjunto, a classe a atribuir ao pessoal não previsto neste artigo. Artigo 26.º Âmbito das despesas de transporte e modos de pagamento As despesas de transporte devem corresponder ao montante efectivamente despendido, podendo o seu pagamento ser efectuado nas formas seguintes: a) Através de requisição de passagens às empresas transportadoras, quer directamente por reembolso ao funcionário ou agente; b) Atribuição de subsídio por quilómetro percorrido, calculado de forma a compensar o funcionário ou agente da despesa realmente efectuada. Artigo 27.º Subsídio de transporte 1 O subsídio de transporte depende da utilização de automóvel próprio do funcionário ou agente. 2 Para além do subsídio referido no número anterior, são fixados por despacho do Ministro das Finanças outros 36