ESTADO DO PARANÁ POLÍCIA MILITAR ESTADO-MAIOR 1ª SEÇÃO PORTARIA DO COMANDO-GERAL Nº 361, DE 27 DE ABRIL DE 2006

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1 ESTADO DO PARANÁ POLÍCIA MILITAR ESTADO-MAIOR 1ª SEÇÃO PORTARIA DO COMANDO-GERAL Nº 361, DE 27 DE ABRIL DE 2006 Aprova as Instruções de Comunicação Oficial O Comandante-Geral da Polícia Militar do Estado do Paraná, no uso das atribuições que lhe confere o art. 4º da Lei n.º 6.774, de 8 de janeiro de 1976, resolve: Art. 1º Aprovar as Instruções Reguladoras de Elaboração, Arquivo e Eliminação de Documentos Instruções de Comunicação Oficial da PMPR (ICO PMPR), que com esta baixa. Art. 2º Determinar que esta Portaria entre em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas a Portaria CG nº 342/PM-1, de 23 de abril de 2004, e as demais disposições em contrário. Coronel QOPM Nemésio Xavier de França Filho, Comandante-Geral.

2 2 INSTRUÇÕES REGULADORAS DE ELABORAÇÃO, ARQUIVO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS INSTRUÇÕES DE COMUNICAÇÃO OFICIAL DA PMPR (ICO PMPR). ÍNDICE DOS ASSUNTOS Art. Pág. Capítulo I - Da Finalidade 1º 3 Capítulo II - Da Tramitação e dos Prazos 2º/6º 3 Capítulo III - Dos Tipos 7º 4 Capítulo IV - Da Técnica de Elaboração 8º/9º 4 Capítulo V - Das Abreviaturas 10/12 6 Capítulo VI - Da Numeração 13/16 7 Capítulo VII - Do Fecho, da Assinatura e da Identificação 17/18 7 do Signatário Capítulo VIII - Do Endereçamento, do Envio e dos Envelopes 19/24 9 Capítulo IX - Das Cópias 25/31 11 Capítulo X - Do Recebimento e da Expedição 32/34 12 Capítulo XI - Do Arquivamento e da Eliminação 35/38 12 Capítulo XII - Da Confecção 39/60 13 Seção I - Do Boletim Seção II - Da Cautela Seção III - Da Circular Seção IV - Do Despacho Seção V - Da Diretriz Seção VI - Da Guia Seção VII - Da Informação Seção VIII - Das Instruções Seção IX - Do Manual Seção X - Do Memorando Seção XI - Da Norma Seção XII - Da Nota para o Boletim Seção XIII - Do Ofício Seção XIV - Da Ordem Seção XV - Da Orientação Seção XVI - Da Parte Seção XVII - Da Portaria Seção XVIII - Da Remessa Seção XIX - Do Requerimento Seção XX - Da Restituição Seção XXI - Do Termo Seção XXII - Dos Documentos Diversos Capítulo XIII - Das Disposições Transitórias e Finais 61/62 51 Anexo - Fórmulas de Tratamento - 52 Capítulo I

3 3 DA FINALIDADE Art. 1º As presentes instruções destinam-se a traçar parâmetros acerca da elaboração, do arquivo e da eliminação de documentos em uso na Polícia Militar do Estado do Paraná, em caráter complementar, dadas as especificidades castrenses, às disposições constantes no Manual de Comunicação Escrita Oficial e no Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná, buscando ainda a padronização e a simplificação, mediante a fixação de modelos a serem utilizados na Corporação. 1º A elaboração dos documentos de planejamento será estabelecida por normas próprias. 2º Os documentos de caráter sigiloso terão suas disciplinas de elaboração, de arquivo e de eliminação regidas por regras específicas. Capítulo II DA TRAMITAÇÃO E DOS PRAZOS Art. 2º Os documentos em uso na PMPR apresentam tramitação: I - ordinária quando a tramitação, o estudo e a solução podem se dar normalmente, sem se revestir de prazo peremptório; II - urgente (U) quando, em face da natureza do assunto, devem ter tratamento preferencial, exigindo tramitação, estudo e decisão no menor prazo possível; III - urgentíssima (UU) quando a tramitação, o estudo e a solução devem ser imediatos. 1º São considerados documentos com tramitação urgente os recursos em geral e os expedientes relativos aos direitos dos militares estaduais. 2º Terão tramitação urgentíssima os documentos oriundos do Poder Judiciário (Mandado de Segurança, Ações Ordinárias, Habeas Corpus, etc.). Art. 3º O prazo para a tramitação e o estudo de um documento varia de acordo com a urgência e com a complexidade do assunto, devendo ser obedecidos aos seguintes critérios: I - tramitação ordinária até oito dias úteis; II - tramitação urgente até dois dias úteis; III - tramitação urgentíssima requer providência imediata. Art. 4º A contagem do prazo tem início com o registro do documento no protocolo da Unidade ou Seção e término no ato de sua expedição. Art. 5º Quando o assunto exigir maior prazo para estudo e decisão, o retardamento na tramitação deverá ser devidamente justificado pelo Comandante, Chefe ou Diretor, o qual informará, sempre que necessário, ao órgão interessado. Art. 6º O documento, cuja tramitação seja urgente ou urgentíssima, deverá ter tais circunstâncias expressas pela autoridade, no corpo do expediente, mediante o uso dos termos Tramitação Urgente ou Urgente ou Tramitação Urgentíssima ou Urgentíssimo. Capítulo III DOS TIPOS

4 4 Art. 7º São documentos utilizados pela PMPR, além daqueles constantes no Manual de Comunicação Escrita Oficial do Estado do Paraná: I boletim; II cautela; III certidão; IV circular; V- declaração; VI despacho; VII diretriz; VIII guia; IX informação; X instruções; XI manual; XII memorando; XIII norma; XIV nota para o boletim; XV ofício; XVI ordem; XVII orientação; XVIII parte; XIX portaria; XX remessa; XXI requerimento; XXII restituição; XXIII termo. Capítulo IV DA TÉCNICA DE ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS Art. 8º Os documentos, de modo geral, constam de três partes: I - cabeçalho; II - texto; III - fecho. 1º O cabeçalho varia conforme a espécie de documento. 2º O texto, parte principal, pode ser desdobrado em itens, subitens e outras subdivisões, de modo que as idéias se apresentem definidas em cada item, subitem ou subdivisão e em correlação com as anteriores.

5 5 3º O primeiro item deve ser destinado à exposição concisa e precisa do fato, apresentação do problema ou comunicação de uma situação existente. 4º Os itens, à exceção do primeiro, serão numerados em algarismos arábicos seguidos de um ponto, com um espaço em branco em relação à primeira letra do texto. Quando este constar de um só item tal não será numerado. 5º Com relação aos subitens, sua designação é feita com letras minúsculas, devendo, após a letra indicadora, seguir-se um ponto, com um espaço em branco entre este e a primeira letra do texto. 6º A subdivisão seguinte é feita com algarismos arábicos, seguidos do sinal de fechar parênteses, havendo um espaço em branco, depois do qual é escrita a primeira letra do texto. 7º Se outras subdivisões forem necessárias, serão feitas com letras minúsculas seguidas do sinal de fechar parênteses e obedecidas às demais prescrições para as subdivisões. 8º Se ainda forem necessárias subdivisões, estas serão designadas, necessariamente, por algarismos arábicos e letras minúsculas, ambos entre parênteses. 9º A designação dos subitens ou subdivisões deve ser colocada no alinhamento vertical do número do primeiro item, correspondendo o primeiro sinal gráfico do subitem ou subdivisão ao número do primeiro item. 10. O alinhamento vertical dos itens e subdivisões é dado pelo algarismo das unidades. Art. 9º Além das prescrições do artigo anterior, deverá ser observado o seguinte: I - os numerais e percentagens devem ser grafados por extenso, quando constituem apenas uma palavra: um, dois, quinze, um por cento. Quando forem formados por mais de uma palavra, deve-se escrever apenas o algarismo sem a sua forma por extenso entre parênteses. Exemplo: 142; 33%; II - as datas devem ser grafadas da seguinte forma: 1º de maio de 2005 (dia sem colocação de zeros à esquerda quando constituído de apenas um dígito); 2 de outubro de 2004; 10 de dezembro de 2006; nos documentos de trâmite preferencialmente interno, a exemplo do despacho, do memorando e da parte, pode a data ser redigida da seguinte forma: dia sem colocação de zeros à esquerda quando constituído de apenas um dígito, um espaço horizontal, mês em minúsculo seguido de ponto, um espaço horizontal e ano constituído de dois dígitos (1º jun. 05; 2 out. 05; 10 dez. 06); III - os números cardinais, quando designarem datas (anos), devem ser grafados sem ponto ou espaço, separando as classes. Ex. : ano de Quando designarem leis, devem conter ponto entre a casa do milhar e a da centena: Lei nº 1.943; IV - os documentos, quando citados sem indicação de número e data, isto é, indeterminadamente, devem ser escritos com letra minúscula; quando mencionados com número e data devem ser grafados com a inicial maiúscula: O ofício da 1ª Seção do EM esclareceu...; o Ofício n.º 007/PM/5, de 23 mar. 05 (ou 23 de março de 2005, quando for o caso), do EM, solicita...; V - na primeira vez que uma lei for citada, utiliza-se a sua forma completa, com respectivo nome se conhecido; ex.: Lei nº 1.943, de 23 de junho de 1954 (Código

6 6 da Polícia Militar do Paraná). A partir da segunda citação, emprega-se apenas Lei nº 1.943, de 1954; VI - as cifras monetárias devem ser grafadas da seguinte forma: R$ 320,00 (trezentos e vinte reais); VII os números devem ser escritos em classes de três algarismos, podendo a separação das classes ser feita por meio de ponto. Ex.: Tal regra não se aplica às datas; VIII a vírgula deve ser usada, exclusivamente, para separar a parte inteira da parte decimal. Ex.: 1,6. Capítulo V DAS ABREVIATURAS Art. 10. As abreviaturas militares devem ser empregadas somente entre militares e, sempre que viável, nos documentos internos da Corporação. Art. 11. Num mesmo documento, empregar-se-á a abreviatura livremente se, na primeira vez em que for empregada, vier precedida de seu significado por extenso. Art. 12. Principais regras para o emprego de abreviaturas: I - o nome dos meses será abreviado com as três primeiras letras seguido de ponto, sendo a letra inicial grafada em minúsculo (jan., fev., mar., abr., etc.); II - o grupo data-hora deverá ser escrito da seguinte maneira: dia constituído sempre de dois dígitos seguido da hora formada de quatro numerais, um espaço horizontal, mês em minúsculo seguido de ponto, um espaço horizontal e ano redigido com dois dígitos. Ex.: out. 05 (quinze horas de vinte e três de outubro de 2005); jan. 05 (quinze horas de três de janeiro de 2005); III - os postos, graduações, funções, unidades e subunidades deverão ser grafados com a letra inicial em maiúsculo, sendo seguidos de ponto: Cap. (capitão), Sd. (soldado); Ten.-Cel. (tenente-coronel); Cmt. (comandante); Subcmt. (subcomandante); Cia. (companhia); Pel. (pelotão); IV - limitar-se-á à letra inicial da palavra. Ex.: m. (masculino); V horas, minutos e segundos serão grafados: 7h32min5s (sete horas, trinta e dois minutos e cinco segundos); VI no plural, acrescentar-se-á s à abreviatura ou, conforme o caso, se ela for constituída por até duas letras maiúsculas, será esta duplicada. Ex.: OPM (OPMs), PM (PPMM Polícias Militares), FFAA (Forças Armadas), PMs (policiais-militares); VII utilizar-se-ão as letras iniciais da palavra. Ex.: ed. (edição); juríd. (jurídico); VIII serão empregadas a letra inicial e a final da palavra: Sr. (senhor); Dr. (doutor); IX símbolos científicos escrevem-se sem o ponto. Ex.: K (potássio); X geralmente as abreviaturas terminam em consoante, seguidas de ponto. Ex.: av. (avenida);

7 7 XI os símbolos de qualquer unidade de medida são escritos com letra minúscula (exceto quando derivados de nomes de cientistas), sem ponto, sempre no singular, não se devendo deixar espaço entre o número e o símbolo da unidade. Ex.: 2A (dois ampéres), 3K (três kelvin); 11h (onze horas), 20m (vinte metros); 33kg (trinta e três quilogramas); XII não se deve misturar escrita por extenso com símbolo. Ex.: 10km/h ou 10 quilômetros por hora (e não 10km/hora). 1º O mês de maio não será abreviado, mas grafado por inteiro. Ex.: 25 de maio de 2006 ou 25 maio 06 (documentos de trâmite preferencialmente interno, como o despacho, o memorando e a parte). 2º Há abreviaturas que permitem variação ao serem utilizadas. Ex.: f., fl., fol. (folha); p., pág. (página). 3º A acentuação da palavra conserva-se na abreviatura. Ex.: gên. (gênero); méd. (médico). Capítulo VI DA NUMERAÇÃO Art. 13. Para cada tipo de documento será adotada uma numeração seguindo a ordem natural dos números inteiros, iniciada a 1º de janeiro de cada ano e encerrada a 31 de dezembro. Art. 14. A numeração será escrita, normalmente com três algarismos, completando-se com zeros à esquerda, quando não houver algarismos significativos suficientes para totalizar esse número. Ex.: 010. Art. 15. Quando necessário, a numeração poderá ser escrita com mais de três algarismos. Art. 16. Após a numeração, seguem-se uma barra simples e a sigla da seção, diretoria, unidade ou gabinete, no qual o expediente foi estudado e elaborado. Exemplo: Ofício nº 032/Sec. Capítulo VII DO FECHO, DA ASSINATURA E DA IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO Art. 17. O fecho dos documentos da Corporação, antecedendo a assinatura, compreenderá a expressão Respeitosamente, quando o expediente destinar-se à autoridade superior, ou a expressão Atenciosamente, se endereçado à autoridade de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior, disposta de maneira centralizada ou alinhada à direita, em fonte Arial ou Times New Roman, 12. 1º Sob a assinatura ou rubrica, em documentos e processos, deverão constar, de forma digitada (fonte Arial ou Times New Roman, 11 ou 12) ou datilografada, as abreviaturas do posto ou graduação, com inicial maiúscula, e do quadro ou qualificação em letras maiúsculas, o nome completo do signatário, com iniciais maiúsculas, seguido de vírgula e, abaixo, a respectiva função, com inicial maiúscula e em negrito, seguida de ponto, permitindo-se ainda a utilização de carimbo (qualquer que seja a forma com letra de imprensa). A assinatura ou rubrica será redigida de 4 a 6 espaços simples da última linha do texto, alinhada à direita, neste caso iniciada a 8 cm da

8 8 margem esquerda, sempre que possível, ou ainda poderá ser disposta no documento de forma centralizada. Exemplo: Ten.-Cel. QOPM João da Silva, Cmt. 1º BPM. 2º Na assinatura do Comandante-Geral, a designação do posto poderá ser abreviada ou por extenso. Exemplo: Coronel QOPM João da Silva, Comandante-Geral. ou Cel. QOPM João da Silva, Comandante-Geral. Art. 18. Na eventual ausência do Comandante, Chefe ou Diretor, o documento com tramitação urgente ou urgentíssima poderá ser assinado pelo substituto daquela autoridade, que lhe apresentará, na primeira oportunidade, a cópia do respectivo documento. Neste caso, empregar-se-á a expressão No impedimento, manuscrita sobre o nome do impedido e, abaixo deste, assinará o substituto, de acordo com a forma estabelecida no art. 17, 1º. Exemplo: No impedimento Ten.-Cel. QOPM José de Souza, Cmt. 4º BPM. Maj. QOPM Audilene Rodrigues, Subcmt. 4º BPM. 1º Qualquer documento assinado No impedimento não provém da pessoa que o assina, mas da autoridade impossibilitada de fazê-lo e produzirá os mesmos efeitos decorrentes da assinatura desta. 2º Quando o documento assinado No impedimento motivar qualquer resposta ou solução, deverá ser esta dirigida sempre à autoridade que esteve impossibilitada de assiná-lo e nunca a quem o tenha assinado No impedimento. 4º Qualquer documento assinado No impedimento obriga tanto como se fosse subscrito pela própria autoridade; no entanto, deve entender-se que quem assina No impedimento não ordena, mas apenas transmite. 5º Não será objeto de assinatura No impedimento documento que envolva decisão sobre questão institucional, criminal ou disciplinar.

9 9 6º Quando o substituto assumir interinamente ou responder pelas funções de Comando, Chefia ou Direção, o seu nome será digitado na forma do art. 17, 1º, colocando-se, no espaço destinado à função, as expressões: Chefe Interino ou Respondendo pelo Comando, Chefia ou Direção. Capítulo VIII DO ENDEREÇAMENTO, DO ENVIO E DOS ENVELOPES Art. 19. Quando o documento for remetido por intermédio de serviço postal, de mensageiro ou de malote, deve ser envelopado, obedecendo às seguintes prescrições: I - o envelope deve conter, ao lado do Brasão de Armas, a expressão Estado do Paraná e Polícia Militar, seguidas das designações do Comando-Geral, Estado-Maior, Diretorias ou Comandos Intermediários e do nome da organização expedidora, se acaso não forem aqueles, tudo em letras maiúsculas e em negrito, em linhas separadas por um ou dois espaços verticais simples, conforme suas dimensões. A um ou dois espaços simples abaixo do nome da OPM expedidora e a 1,5cm do limite esquerdo do envelope, deve ser digitada a abreviatura do documento, e, se for o caso, de número; a outro espaço em branco, o número do documento, seguido de barra simples e da sigla da seção (se for o caso). No documento de tramitação urgente ou urgentíssima, tal circunstância deve ser digitada a um espaço simples abaixo da linha anterior. No envelope deve constar: a) fórmula de tratamento; b) função ou cargo do destinatário; c) rua, número (se for o caso) e bairro; d) código de endereçamento postal (CEP), seguindo-se o nome da cidade e abreviatura do Estado, na mesma linha. II - devem ser usados um ou dois espaços simples entre as linhas, a menos que o envelope seja de grandes dimensões, caso em que o espaço deve ser proporcional ao seu tamanho. Todas as linhas devem obedecer ao mesmo alinhamento vertical, a 1,5cm do limite do envelope; III - a 1,5cm do limite esquerdo do envelope e a quatro espaços simples acima do limite inferior do envelope, digitar-se-á a palavra Do seguida do posto/graduação e/ou função do signatário; IV - quando se tratar de documento interno da OPM, é dispensável o envelopamento; V - modelo de endereçamento: Of. nº 032/ 1ª Sec. Tramitação Urgente ESTADO DO PARANÁ POLÍCIA MILITAR ESTADO-MAIOR 1ª SEÇÃO

10 10 Ilmo. Sr. COMANDANTE DO 4º BATALHÃO DE POLÍCIA MILITAR Av. Mitsuzo Taguchi, 99 Vila Nova MARINGÁ PR Do Chefe da 1ª Seção do EM/PMPR Art. 20. Quando o documento for transmitido por intermédio de fax, o envio será precedido de folha contendo as informações constantes no inciso I, alíneas a e b, do art. 19, seguidas da expressão Assunto: com o resumo de seu conteúdo. Art. 21. O envelope usado nos documentos é de cor branca, exceto quando destinado ao envelopamento de processos, relatórios ou correspondência volumosa, que será em qualquer cor. Art. 22. Os envelopes para uso nas condições do artigo anterior terão os seguintes formatos: 229mm x 324mm, 162mm x 229mm, 110mm x 229mm e 114 mm x 162mm, figurando, unicamente, o Brasão de Armas do Estado e os dizeres Estado do Paraná (em maiúsculo e negrito) acima de quaisquer outros. Modelo ESTADO DO PARANÁ Art. 23. Ao se envelopar um documento, este deverá ser dobrado o menos possível e nunca de maneira a deixar parte com o texto para fora, a fim de se evitar inutilizá-lo pela goma, quando for fechada a sobrecarta. Art. 24. No timbre dos papéis de expediente da Corporação, serão utilizados, na extremidade esquerda, o Brasão de Armas do Estado do Paraná estabelecido pelo Decreto-Lei nº 2.457, de 31 de março de 1947 e, na extremidade direita, a insígnia oficial da Polícia Militar, instituída pelo Decreto nº , de 23 de junho de 1969, com as alterações trazidas pelo Decreto nº 3.568, de 2 de março de 2001, que aprovou o Regulamento de Uniformes da PMPR, da seguinte forma: Parágrafo único. Não será utilizado o timbre constante no caput deste artigo nos boletins, cautelas, circulares, despachos, diretrizes, guias, informações, ins-

11 11 truções, manuais, memorandos, normas, notas para o boletim, ordens, orientações, partes, portarias, remessas, requerimentos, restituições e termos. Capítulo IX DAS CÓPIAS Art. 25. De todo documento expedido, sempre que julgado necessário, dado o caráter do assunto tratado, tirar-se-á cópia destinada a arquivo pela autoridade de origem. Art. 26. O número de cópias dependerá dos diferentes destinos a serem dados ao documento. 1º Deverá ficar aposto, na parte inferior esquerda das cópias que ficarem arquivadas na repartição expedidora, o grupo indicador, que é o conjunto formado pelas iniciais do nome de quem redigiu o documento e o de quem o digitou, se for o caso, separados por uma barra (/). Exemplo: ADV/JS. Se o redator e o digitador forem os mesmos, basta colocar as iniciais após a barra diagonal. 2º A rubrica das cópias e anexos, à exceção do boletim, será lançada, quando o documento tiver mais de uma folha, no ângulo inferior direito de cada uma. 3º Pode-se enviar cópia dos expedientes às autoridades que, embora não sendo as destinatárias, tenham interesse direto no assunto de que tratam ou tenham de adotar alguma providência a respeito. Art. 27. As vias obtidas por qualquer meio de reprodução e assinadas pelo mesmo signatário da primeira via serão consideradas originais no documento designado como circular. Art. 28. Os ofícios e circulares obtidos por qualquer processo de reprodução deverão ter a assinatura de próprio punho do signatário, quando tal documento for dirigido à autoridade de posto superior ao signatário. Art. 29. As cópias autenticadas, a serem anexadas a expedientes, deverão reproduzir ipsis litteris o original. Art. 30. A indicação do número de cópias e da correspondente remessa deverá ser feita abaixo da assinatura. Em seguida à palavra CÓPIAS, deverão ser nominados, de forma abreviada, os órgãos destinatários e o número de cópias remetidas a cada um. 1º Nessa indicação deverão constar todas as cópias, incluindo as destinadas ao arquivo e à informação e distribuição interna. 2º No caso de documento destinado à autoridade estranha à Polícia Militar, a relação de cópias não constará do documento original, mas apenas dos exemplares destinados à autoridade no âmbito da Corporação e ao arquivo expedidor. Art. 31. Caso as cópias não sejam acompanhadas dos correspondentes anexos ao documento, tal fato será indicado entre parênteses (sem anexos), ou (sem tais e tais anexos), após a indicação do destino da cópia correspondente. Capítulo X DO RECEBIMENTO E DA EXPEDIÇÃO

12 12 Art. 32. Em toda OPM, a 1ª Seção ou seção equivalente, por intermédio de uma secretaria, fará o recebimento, protocolo, fichamento, expedição e arquivo de documentos elaborados, expedidos ou que nela vierem a transitar. Art. 33. O documento será entregue na mencionada secretaria para fins de expedição, já com o envelope endereçado pelo elaborador, de acordo com o art. 19. Parágrafo único. O envelope, sempre que possível, deverá ser datilografado ou digitado em fonte Arial ou Times New Roman. Art. 34. Na secretaria, os documentos permanecerão apenas o tempo necessário à sua tramitação. Capítulo XI DO ARQUIVAMENTO E DA ELIMINAÇÃO Art. 35. Em toda OPM haverá arquivos correntes nas seções, subunidades ou destacamentos destinados aos documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, devam ser conservados junto àqueles que os elaboraram em razão da freqüência com que são consultados. Parágrafo único. Os expedientes serão arquivados na sede do destinatário ou da autoridade que emitir o despacho final, salvo em se tratando de protocolos integrados cujo interessado não seja integrante da OPM. Art. 36. Cessada a necessidade de consulta por aqueles que os elaboraram, os documentos a serem guardados em função de seu valor para a eficácia da ação administrativa, ou ainda como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa, deverão ser classificados, de acordo com a codificação própria estabelecida no Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná, e recolhidos ao arquivo setorial da OPM ou ao Arquivo-Geral da Corporação, conforme o caso. 1º Os prazos a serem observados acerca da guarda de expedientes nos arquivos setoriais das OPMs e no Arquivo-Geral, bem como os relativos à transferência de documentos ao Departamento Estadual de Arquivo Público, serão os previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos constantes no sobredito Manual de Gestão. 2º A eliminação de documentos, atendido o prazo constante no parágrafo anterior, dar-se-á, com a observância das circunstâncias definidas no Manual de Gestão de Documentos, por intermédio de fragmentação mecânica. Art. 37. Os documentos relativos ao histórico da organização, a exemplo dos boletins internos, livro de registro de apresentação de oficiais, assentamentos de oficiais e praças, integrarão o arquivo setorial da OPM ou o Arquivo-Geral da Corporação, conforme o caso, e não serão objeto de eliminação. Art. 38. Caberá aos Oficiais P/4, Oficiais B/4, Chefes de Seção Administrativa, Chefes de Seção de Expediente, Chefe do Arquivo-Geral, ou funções equivalentes, a responsabilidade pela adoção das providências necessárias à classificação, à guarda, à conservação e à transferência de documentos constantes no arquivo setorial ou geral, bem como pela própria organização e manutenção destes arquivos, nas circunstâncias estabelecidas no Manual de Gestão de Documentos.

13 13 Capítulo XII DA CONFECÇÃO Seção I Do boletim Art. 39. Boletim é o documento pelo qual a autoridade competente divulga suas ordens, as ordens das autoridades superiores e os fatos que a OPM deva ter conhecimento, sendo dividido em quatro partes: I - serviços diários; II - instrução; III - assuntos gerais e administrativos; IV - justiça e disciplina. 1º Constarão no boletim: I - descrição do serviço a ser feito; II - ordens e decisões da autoridade; III - determinações das autoridades superiores; IV - alterações ocorridas com o pessoal e o material da Corporação; V - ordens e disposições gerais que interessem à Corporação ou à OPM e referência sucinta a novos regulamentos ou instruções. 2º Os originais do boletim ficarão arquivados na respectiva secretaria, sendo encadernados periodicamente, apondo-se a cada volume um índice de todos os nomes citados e outros de assuntos tratados. 3º Na segunda parte do boletim dar-se-á a publicação, entre outros atos administrativos, das indicações para freqüência em cursos, portarias de designação de instrutores, monitores e professores civis, editais de concursos internos, termos de matrícula e encerramento de cursos, além de estudos doutrinários. 4º Na terceira parte do boletim serão publicados atos administrativos de interesse institucional e individual, a exemplo de concessões de licença especial, licença para tratamento da própria saúde e de pessoa da família, licença para tratar de interesses particulares, certidões de tempo de serviço, adicionais, contagem de tempo de serviço, lavratura de atestados de origem, designações de comissões, eliminação de cédulas de identidade militar e ordens de movimentação. 5º Não serão publicadas em boletim ostensivo as situações revestidas de caráter sigiloso, bem como aquelas que, a juízo da autoridade competente, possam comprometer a disciplina e a hierarquia ou causar-lhes qualquer gravame. Nestes casos, a publicação poderá se dar em boletim reservado, o qual não será dividido em partes e cuja distribuição ficará restrita ao círculo hierárquico considerado, por aquela autoridade, como de interesse, ressalvadas disposições regulamentares. Modelo de primeira folha de Boletim Reservado 3cm 3cm ESTADO DO PARANÁ 2cm

14 14 POLÍCIA MILITAR COMANDO DO CORPO DE BOMBEIROS 5º GRUPAMENTO DE BOMBEIROS Quinta-feira, 30 de março de 2006 BOLETIM RESERVADO Nº Para conhecimento e devida execução pelo 5º GB, torno público o seguinte: SOLUÇÃO DE REQUERIMENTO OU NOTA DE PUNIÇÃO 6º Todas as folhas do original do boletim serão rubricadas pela autoridade competente, com exceção da última, que receberá a sua assinatura. 7º Na margem superior esquerda das folhas do boletim constarão a rubrica do ajudante-geral ou subcomandante, conforme o caso, a abreviatura do boletim, além do número da folha e da data. Exemplo: fl. - Bol. Int. nº de 8º As cópias do boletim serão rubricadas pelo ajudante-geral ou subcomandante, conforme o caso, e, na última folha da cópia, logo abaixo da expressão Confere com o original, à margem esquerda, será lançada a assinatura da mencionada autoridade. Exemplo: Confere com o original Maj. QOPM João da Silva, Subcmt. BPRv. Modelo de primeira folha do Boletim 3cm 3 cm 2cm ESTADO DO PARANÁ POLÍCIA MILITAR COMANDO DO POLICIAMENTO DA CAPITAL BATALHÃO DE POLÍCIA DE GUARDA

15 15 Terça-feira, 22 de fevereiro de 2006 BOLETIM INTERNO Nº Para conhecimento e devida execução pelo BPGd, torno público o seguinte: 1ª PARTE SERVIÇOS DIÁRIOS Para o dia 23 de fevereiro de 2006 (Quarta-feira) Oficial de Dia: Adjunto ao Oficial de Dia: Cabo da Guarda: Plantões: 2ª PARTE INSTRUÇÃO Sem alteração. 3ª PARTE ASSUNTOS GERAIS E ADMINISTRATIVOS Sem alteração. 4ª PARTE JUSTIÇA E DISCIPLINA Sem alteração. Seção II Da cautela Art. 40. Cautela é o documento em forma de recibo que serve para individualizar o recebimento de determinado material ou quantia em dinheiro para futura restituição ou prestação de contas e, por intermédio dela, o interessado assume inteira responsabilidade pela devolução do material dentro do prazo estabelecido. 1º Na confecção de cautelas podem ser utilizados modelos impressos e reunidos em talões com folhas de cores diferentes para originais e cópias, cujo cabeçalho terá, a três centímetros da margem superior do papel, a expressão ESTA- DO DO PARANÁ em negrito e fonte Arial ou Times New Roman, 14; abaixo dela, a expressão POLÍCIA MILITAR em negrito e fonte Arial ou Times New Roman, 14; logo após, as designações das OPMs intermediária e subordinada, se for o caso, em negrito e fonte Arial ou Times New Roman, 12. 2º A cópia da cautela fica, geralmente, em poder do militar estadual que receber o material. 3º As cautelas devem receber, pela Unidade ou Seção, número seqüencial nas vias emitidas. Modelo de Cautela

16 16 3cm Almoxarifado CAUTELA Atenda-se: 3 c m ESTADO DO PARANÁ POLÍCIA MILITAR COMANDO DO CORPO DE BOMBEIROS 1º GRUPAMENTO DE BOMBEIROS 2cm Almoxarife

17 17 CIA POSTO/GRAD. RG NOME DO RESPONSÁVEL MOTIVO Discriminação do Material Quantidade Obs. Declaro ter recebido o material constante desta cautela. Quartel em Curitiba, / /. O material acima deverá ser devolvido dentro de dias (ou horas). Responsável Dia ao Almoxarifado Seção III Da circular Art. 41. Circular é o documento mediante o qual o Comandante, Chefe ou Diretor envia mensagem simultaneamente a diversos subordinados, para transmitir avisos, ordens ou instruções, devendo observar o seguinte: I no cabeçalho, digitado a três centímetros da margem superior do papel, em fonte Arial ou Times New Roman, 12, constarão as expressões ESTADO DO PARANÁ, POLÍCIA MILITAR e o Comando, Diretoria ou Seção, centralizadas, em maiúsculo e negrito; abaixo, a um espaço simples, haverá um traço horizontal na extensão do papel, observadas as margens fixadas; II logo após o cabeçalho, serão digitados, de forma centralizada, em fonte Arial ou Times New Roman, 12, a expressão CIRCULAR, em letra maiúscula, seguida do número abreviado e, na mesma linha, a data por extenso em maiúsculo sem ponto; III o vocativo, centralizado, em fonte Arial ou Times New Roman, 12, será formado pela palavra Senhor(a) seguido do cargo ou função dos destinatários e de dois pontos; IV - o texto será elaborado em espaçamento simples entre linhas, em fonte Arial ou Times New Roman, 12, e, se possuir apenas um item, este não será numerado; apresentando vários itens, o primeiro não será numerado e os demais serão precedidos de algarismos arábicos, seguidos de ponto e um espaço, havendo um espaço simples entre eles; V na identificação e na assinatura da autoridade observar-se-á o contido nos artigos 17 e 18 das presentes instruções; VI - por se tratar de expediente interno, não devem ser empregadas, no fecho, as expressões constantes no caput do art. 17.

18 18 Modelo 3cm 3cm ESTADO DO PARANÁ POLÍCIA MILITAR DIRETORIA DE PESSOAL 1 EV 2cm CIRCULAR Nº 33, 1º DE MARÇO DE EV Senhores Oficiais P/1: A Portaria nº 922, de 8 de outubro de 2001, trata dos afastamentos temporários na PMPR. } 1EV 2. } 1EV 3. 2EV 4 a 6 EV Cel. QOPM Silas Constantino, Diretor de Pessoal. Seção IV Do despacho Art. 42. Despacho é a decisão proferida pela autoridade competente no caso submetido à sua apreciação, favorável ou desfavorável à pretensão solicitada, sendo constituído de uma (Aprovo, Autorizo, Indefiro) ou mais palavras (De acordo).

19 } 4 a 6 EV Maj. QOPM João da Silva, Subcmt. 12º BPM. 19 1º Os despachos, quando não se derem mediante carimbo, cuja composição variará conforme o caso, serão digitados em fonte Arial ou Times New Roman, 12, datilografados ou manuscritos, tendo: I - no alto e à esquerda, em negrito e maiúsculo, a expressão PMPR, seguida abaixo das abreviaturas do Órgão de Direção, do Comando Intermediário e da OPM; II - a expressão despacho, a dois espaços simples do cabeçalho, alinhada à esquerda, com inicial maiúscula, em negrito, seguida de número abreviado; III a referência ao processo, protocolo ou outro expediente a que se refere o despacho, abaixo deste, em negrito, e alinhada à esquerda; IV o texto, teor da decisão, elaborado a dois espaços simples da palavra referência e em espaçamento simples entre linhas; V a sigla da OPM e/ou local, centralizada ou alinhada à direita, de um a dois espaços simples do texto, seguida, na mesma linha, da data (dia, mês e ano.); VI a identificação e a assinatura da autoridade, de quatro a seis espaços simples da data, consoante dispõem os artigos 17 e 18 das presentes instruções. 2º Se constituídos de mais de um item, o segundo deles e os demais deverão ser numerados com algarismos arábicos seguidos de ponto e um espaço, havendo um espaço simples entre eles; 3º Quando necessário e conveniente, poderá o conteúdo do despacho ser disposto em duas colunas. 4º Por se tratar de expediente interno, não devem ser empregadas, no fecho, as expressões constantes no caput do art º O despacho, quando destinado a dar andamento a determinado expediente, sempre que possível, deve ser redigido no verso da última folha, ou, se existir espaço, ao final da última manifestação no documento. PMPR CPC 12º BPM } 2 EV Despacho nº / Referência: } 2 EV 1,5cm Encaminhe-se ao Comandante da 1ª Cia. } 1EV 2. Extraia-se cópia e registre-se na P/4, deixando-se o expediente original arquivado na P/1. } 1a 2 EV Curitiba, 12 dez. 06. Modelo

20 20 6º Nos despachos do Comandante-Geral, do seu Gabinete e do Chefe do Estado-Maior poderá ser colocada a insígnia da Corporação ao lado esquerdo do cabeçalho ou de forma a antecedê-lo o qual será elaborado por extenso e alinhado à esquerda. Modelo ESTADO DO PARANÁ POLÍCIA MILITAR GABINETE DO COMANDANTE-GERAL Despacho nº / Referência: } 2 EV 1,5cm Encaminhe-se ao Comandante do CPC. } 1EV 2. Extraia-se cópia e registre-se na DP/SJD. } 1a 2 EV Curitiba, 12 dez. 06. } 4 a 6 EV Cel. QOPM Matheus Oliveira, Comandante-Geral. 7º O despacho, quando compreender decisão em requerimento, sindicância ou qualquer outro processo disciplinar, poderá apresentar: I cabeçalho: a) a três centímetros da margem superior do papel, centralizadas, as expressões ESTADO DO PARANÁ e, abaixo, POLÍCIA MILITAR, em negrito e fonte Arial

21 21 ou Times New Roman, 12; abaixo delas, a designação da OPM intermediária, em negrito e fonte Arial ou Times New Roman, 12; d) abaixo da designação da OPM intermediária, por extenso, o nome da OPM elaboradora, centralizada, em negrito e fonte Arial ou Times New Roman, 12; c) logo após, a um espaço simples, haverá um traço horizontal na extensão do papel, observadas as margens fixadas. II - abaixo e a um espaço simples, a expressão SOLUÇÃO DE REQUERI- MENTO, SOLUÇÃO DE SINDICÂNCIA ou outra semelhante, centralizada, sublinhada, em maiúsculo e negrito, digitada em fonte Arial ou Times New Roman, 12, seguida abaixo, entre parênteses, da referência em fonte Arial ou Times New Roman, 10, em minúsculo e negrito, ao protocolo ou ao expediente sob análise; III texto a um ou dois espaços simples da referência, estruturado em parágrafos, sem numeração, ou em itens, cuja numeração dar-se-á a partir do segundo deles, com algarismos arábicos seguidos de ponto e um espaço, havendo um espaço simples entre eles; será elaborado em fonte Arial ou Times New Roman, 12, em espaçamento simples ou 1,5 entre linhas; IV em fonte Arial ou Times New Roman, 12, a sigla da OPM e/ou local, centralizada ou alinhada à direita, de um a dois espaços simples do texto, seguida, na mesma linha, da data (dia, mês e ano.); V identificação e assinatura redigidas de quatro a seis espaços simples da data, observarão o contido nos artigos 17 e 18 das presentes instruções; VI - por se tratar de expediente interno, não devem ser empregadas, no fecho, as expressões constantes no caput do art cm Modelo 3cm ESTADO DO PARANÁ POLÍCIA MILITAR GABINETE DO COMANDANTE-GERAL 1E V 1EV SOLUÇÃO DE REQUERIMENTO (protocolo integrado nº ) _1,5cm ABNER SEVERIANO, RG, postula, em requerimento datado de 21 de dezembro de 2006, sua reintegração, alegando, em síntese, que a decisão do Conselho de Disciplina nº, em virtude da qual foi excluído das fileiras da Corporação, desrespeitou disposições legais e regulamentares. Além disto assevera que o fato de haver sido condenado, na Justiça Comum, a pena inferior a dois anos descaracterizaria qualquer penalidade de exclusão... 2cm

22 22 Assim, esgotada se encontra a via administrativa, impossibilitando qualquer outra análise e deliberação acerca do pedido de retorno à Corporação formulado pelo postulante. Em face do exposto decido: 1. Não conhecer do pedido. 2. À Consultoria Jurídica para providenciar a publicação em Boletim Geral e a ciência ao interessado a 2 EV Curitiba, 22 de dezembro de 4 a 6 EV Cel. QOPM João da Silva, Comandante-Geral. Seção V Da diretriz Art. 43. Diretriz é um ato normativo exclusivo do Comandante-Geral, contendo prescrições de caráter geral, baixada por essa autoridade, visando a estabelecer objetivos, prioridades e regular a conduta para a realização de atividades administrativas, operacionais, de instrução ou de ensino, para cumprimento por todos os integrantes da Corporação. 1º A Diretriz não tem numeração específica e seu título corresponde a sua finalidade. Exemplo: DIRETRIZ OPERACIONAL PARA PLANEJAMENTO E EM- PREGO DA POLÍCIA MILITAR. 2º Sob o aspecto formal, por ser um documento de caráter pessoal, não possui uma apresentação fixa, variando sua esquematização de acordo com o assunto que encerra. Seção VI Da guia Art. 44. Guia é o documento em uso na Corporação destinado ao registro e ao acompanhamento de documentos (Guia de Tramitação GT) ou ao controle da entrega e do recebimento de material, na qual consta a relação do que nela se contém (Guia de Fornecimento). Parágrafo único. A Guia de Fornecimento serve de comprovante do que foi remetido/recebido e consta, geralmente, de: I cabeçalho contendo: a três centímetros da margem superior do papel, a expressão ESTADO DO PARANÁ em negrito e fonte Arial ou Times New Roman, 14; abaixo dela, a expressão POLÍCIA MILITAR em negrito e fonte Arial ou Times New Roman, 14; abaixo delas, as designações das OPMs intermediária e subordinada, se for o caso, em negrito e fonte Arial ou Times New Roman, 12; logo após, a um espaço simples, haverá um traço horizontal na extensão do papel, observadas as margens fixadas, seguido da expressão Guia, centralizada, em maiúsculo, negrito, sublinhada e fonte Arial ou Times New Roman, 12;

23 23 II - texto: redigido a um espaço simples da expressão Guia, nele será discriminado o material ou documentos remetidos/recebidos, conforme o caso; III fecho: contendo a data e assinaturas do agente expedidor e do agente recebedor.

24 24 Modelo de Guia de Fornecimento 3cm 3 c m 2cm ESTADO DO PARANÁ POLÍCIA MILITAR DIRETORIA DE APOIO LOGÍSTICO CENTRO DE SUPRIMENTO E MANUTENÇÃO DE INTENDÊNCIA GUIA DE FORNECIMENTO Nº. da Guia: Data: / / Unidade: Endereço: Bairro: Cidade: UF: Telefone: Contato: Função: Itens: Código: Descrição: Quantidade: Unidade: Tamanho: Modelo: Data do recebimento: / / Ass. Recebedor: Nome do Recebedor: RG: Resp. Almoxarifado: Assinatura Almoxarife: Nº.: Ass. Chefe de Seção Dist. Rec. Mat.

25 25 Modelo de Guia de Tramitação GT (Frente) SISTEMA DE PROTOCOLO INTEGRADO Guia de Tramitação GT DE: PARA: Número Protocolo Motivo Número Protocolo Motivo EMITIDO POR: NOME: ASSINATURA: DATA: / / RECEBIDO POR: NOME: ASSINATURA: DATA: / / Modelo Guia de Tramitação (verso) CÓDIGOS DOS MOTIVOS DE TRAMITAÇÃO 01 ANDAMENTO INICIAL 13 PAGAMENTO ARQUIVADO NO SETOR 25 PARA CONTESTAÇÃO 02 DAR CIÊNCIA 14 PENDÊNCIA ARQUIVADA NO SETOR 26 PARA AGUARDAR RECLAMAÇÃO 03 INFORMAR 15 ELIMINADO 27 RECURSO 04 PARA JULGAMENTO 16 DESANEXAÇÃO 28 PARCELAMENTO 05 ARQUIVAR 17 PROCESSO ENTREGUE AO INTERESSADO 29 REVELIA 06 ANALISAR 18 MALOTE 30 PARA DIVIDA ATIVA 07 ANEXAR DOCUMENTAÇÃO 19 CORREIO 31 ARQUIVAR POR IMPROCEDÊNCIA 08 PARA PAGAMENTO 20 PARA ESTIMATIVA 32 ARQUIVAR POR PAGAMENTO 09 PARA PROVIDÊNCIAS 21 PARA PUBLICAR 33 PARA SOBRESTAR 10 PARA RESOLUÇÃO 22 PARA COMPARECIMENTO 34 PARA DÍVIDA ATIVA PARCIAL 11 PARA DESPACHO 23 PARA AUTORIZAÇÃO EXTERNA 35 DILIGÊNCIA 12 ANEXADO 24 ASSINATURA 36 AGUARDAR HOMOLOGAÇÃO APOSENT. CONCLUSÃO/OBSERVAÇÃO Seção VII Da informação Art. 45. A informação é o documento mediante o qual a autoridade competente manifesta-se acerca de determinado assunto a ela submetido para análise, expondo circunstâncias e dados considerados relevantes. Parágrafo único. Constarão da informação: I cabeçalho - contendo:

26 26 a) a três centímetros da margem superior do papel, centralizadas, as expressões ESTADO DO PARANÁ e, abaixo, POLÍCIA MILITAR, em negrito e fonte Arial ou Times New Roman, 12; abaixo delas, a designação da OPM intermediária, em negrito e fonte Arial ou Times New Roman, 12; b) abaixo da designação da OPM intermediária, por extenso, o nome da OPM elaboradora, em negrito e fonte Arial ou Times New Roman, 12; c) logo após, a um espaço simples, haverá um traço horizontal na extensão do papel, observadas as margens fixadas; d) abaixo e a um espaço simples, a expressão informação, seguida da abreviatura de número, sendo ambas centralizadas, em maiúsculo e negrito, sublinhadas e digitadas em fonte Arial ou Times New Roman, 12; e) alinhada à esquerda e a dois espaços simples, a designação da autoridade superior a quem é dirigida a informação, com iniciais maiúsculas, em negrito e digitada em fonte Arial ou Times New Roman, 12; f) o termo assunto, alinhado à esquerda, com inicial maiúscula, em negrito e digitado em fonte Arial ou Times New Roman, 12; g) o termo referência, com inicial maiúscula, alinhado à esquerda, atinente ao protocolo ou outro expediente objeto de análise, em negrito e digitado em fonte Arial ou Times New Roman, 12. II texto a um ou dois espaços simples, estruturado em parágrafos e sem numeração, será elaborado em fonte Arial ou Times New Roman, 12, em espaçamento simples ou 1,5 entre linhas; III local e data, centralizados ou alinhados à direita, em fonte Arial ou Times New Roman, 12, e de um a dois espaços simples do texto (dia, mês e ano.); IV identificação e assinatura redigidas de quatro a seis espaços simples da data, observarão o contido nos artigos 17 e 18 das presentes instruções; V - por se tratar de expediente interno, não devem ser empregadas, no fecho, as expressões constantes no caput do art. 17. Modelo 3cm 3cm 2cm

27 27 ESTADO DO PARANÁ POLÍCIA MILITAR ESTADO-MAIOR 1ª SEÇÃO 1E V 1EV INFORMAÇÃO Nº 237/2006 2EV Ao Sr. Chefe da 1ª Seção do Estado-Maior Assunto: Termo de Cooperação Referência: Protocolo Integrado n.º EV 1 a 2 _1,5cm Chega a esta Seção, para análise, Termo de Cooperação (minuta) para celebração entre a SEJU/DEPEN e a SESP/PMPR, encaminhado pelo Sr. Coordenador-Geral do Departamento Penitenciário do Estado DEPEN, mediante o Ofício n.º 991/2006, de 17 nov. 06, e submetido ao crivo do Sr. Diretor-Geral da SESP.... Por fim, opinamos pelo encaminhamento do presente protocolado ao Sr. Chefe do Estado-Maior e Exmo. Sr. Comandante-Geral, para providências julgadas úteis, viabilizando a sua restituição à SESP/AJ. Curitiba, 20 dez a 2 EV 4 a 6 EV Seção VIII Das instruções Cap. QOPM Anderson Freitas, Chefe da Subseção de Convênios. Art. 46. Instruções são determinações baixadas pelo Comandante-Geral, visando a esclarecer a aplicação de leis, decretos e regulamentos, ou a definir matéria não constante desses atos, podendo ser: gerais, reguladoras e provisórias. 1º Instruções Gerais são as que prescrevem normas de procedimento relativas às atividades gerais da Polícia Militar, não especificadas em outras publicações, bem como aquelas dirigidas a todos os componentes de determinado sistema ou subsistema e atinentes às suas atividades globais.

28 28 2º Instruções Reguladoras são as que prescrevem normas de caráter essencialmente administrativo, relacionadas ao funcionamento e às atividades dos órgãos da PMPR. 3º Instruções Provisórias são aquelas que dizem respeito a publicações de caráter experimental, referentes a textos de futuros manuais policiais-militares com prazos de vigência pré-fixados. 4º As Instruções Gerais e Reguladoras não têm, sob o aspecto formal, uma apresentação rígida, podendo sua esquematização variar de acordo com o assunto que encerram, comportando Títulos, Capítulos, Artigos, Parágrafos, Itens e Letras. 5º As instruções são aprovadas e baixadas mediante portaria. Seção IX Do manual Art. 47. Manual é a publicação que regula as questões de doutrina e técnica na PMPR (organização, equipamento, adestramento, instrução e emprego) aprovada pelo Comandante-Geral, mediante portaria. 1º Os manuais, de acordo com as necessidades e possibilidades de repartição dos assuntos, devem ser fracionados, podendo atingir, em sua forma mais complexa, uma divisão sucessiva em: I partes; II capítulos; III artigos; IV parágrafos; V itens; VI subitens. 2º As partes devem ser enunciadas, literalmente, com caracteres maiúsculos e, logo abaixo, seu título, também em letras maiúsculas, tudo na região central de uma única página. 3º Os capítulos devem iniciar-se, obrigatoriamente, em uma nova página e serão enunciados com caracteres maiúsculos, numerados com algarismos arábicos, encimando a epígrafe, também em caracteres maiúsculos. 4º Os artigos devem ser digitados em caracteres maiúsculos, numerados seguidamente, dentro de cada capítulo, com algarismos romanos, encimando a epígrafe, também em letras maiúsculas. 5º Os parágrafos devem conter, necessariamente, um título, escrito em letras maiúsculas, precedido da numeração. 6º Os subparágrafos devem ser designados por letras minúsculas consecutivas, dentro de cada parágrafo, seguidas de um ponto; caso haja necessidade de se prosseguir a identificação, após o término do abecedário, deve-se proceder como se segue: aa, ab, ac, etc. 7º Os itens devem ser designados por algarismos arábicos, entre parênteses, seguidamente, dentro de cada subparágrafo.

29 29 8º Os subitens devem ser designados por letras minúsculas, entre parênteses, seguidamente, dentro de cada item. 9º Os anexos devem localizar-se no fim do manual e devem ser designados, no caso de existência de mais de um, por letras maiúsculas, seguidamente, podendo admitir apêndices e, estes, adendos que, no caso, devem ser designados, respectivamente, por algarismos arábicos e letras minúsculas apresentados seguidamente. Exemplo: ANEXO A, ANEXO B, ANEXO C, etc; Apêndices 1, 2, 3 e 4 ao ANEXO F; Adendos a, b, c e d ao Apêndice A numeração das páginas do manual deve ser feita por capítulos, no canto inferior externo de cada página, constando de um conjunto de algarismos arábicos separados por hífen, dos quais o da esquerda representa o número do capítulo e o da direita o da seqüência da página dentro do capítulo. 11. Os manuais devem conter, obrigatoriamente, dois índices: I índice dos assuntos por Partes, Capítulos e Artigos, com os respectivos títulos antecedendo o texto do manual; II índice alfabético com base nos títulos dos parágrafos no final do manual. Seção X Do memorando Art. 48. Memorando é a forma simplificada de correspondência pela qual a autoridade dá ciência de ordem, instrução, decisão, recomendação, esclarecimento ou informação, cujo uso fica restrito ao âmbito da OPM onde teve origem, observando as seguintes prescrições: I quando necessário, será elaborado com cópia, de forma que o destinatário possa apor nela o ciente ; II quando contiver ordem a ser cumprida a curto prazo, a assinatura ou rubrica do destinatário será precedida da hora e da data do recebimento; III no cabeçalho, digitado a três centímetros da margem superior do papel, em fonte Arial ou Times New Roman, 12, constarão, centralizadas, as expressões ESTADO DO PARANÁ, POLÍCIA MILITAR e a OPM (intermediária e subordinada, se for o caso), em maiúsculo e negrito; IV - logo após, a um espaço simples, haverá um traço horizontal na extensão do papel, observadas as margens fixadas; V - abaixo e alinhadas à esquerda, consignar-se-ão, em negrito, em fonte Arial ou Times New Roman, 12, a expressão memorando com inicial maiúscula e a abreviatura de número maiúsculo e, na mesma linha e à direita, a data por extensoseguida de ponto; VI a dois espaços simples, serão redigidos, em negrito, o nome do destinatário e, abaixo, o termo assunto, este com conteúdo seguido de ponto, ambas as expressões alinhadas à esquerda, com iniciais maiúsculas e em fonte Arial ou Times New Roman, 12; VII a dois espaços simples, será elaborado o texto em espaçamento simples entre linhas, em fonte Arial ou Times New Roman, 12, e, se possuir apenas um item, este não será numerado; apresentando vários itens, o primeiro não será nume-

30 30 3cm rado e os demais serão precedidos de algarismos arábicos, seguidos de ponto e um espaço, havendo um espaço simples entre eles; VIII a identificação e a assinatura da autoridade, redigidas de quatro a seis espaços simples do texto, observarão o contido nos artigos 17 e 18 das presentes instruções; IX por se tratar de expediente interno, não devem ser empregadas, no fecho, as expressões constantes no caput do art. 17. Modelo 3cm ESTADO DO PARANÁ POLÍCIA MILITAR OPM 1 EV 1 EV Memorando Nº 118/Sec. Em... de... de.... Ao Chefe do Centro de Tecnologia da Informação Assunto: Administração e instalação de microcomputadores. 2EV 2 EV _1,5cm Nos termos do Plano-Geral de Informatização, informo Vossa Senhoria que a instalação de três microcomputadores nesta OPM deverá ocorrer em data de } 1EV Seção. 2. } 1EV 3. O treinamento de pessoal para operação dos micros ficará a cargo da 4ª 2cm Cel. QOPM Abner Severino, Função. 4 a 6 EV Seção XI Da norma Art. 49. Norma é o documento em que se alinham preceitos destinados a facilitar a execução de atos de rotina e especificações referentes a expediente, material, equipamento, pessoal e procedimento de trabalho. 1º A norma deve complementar os regulamentos e regimentos internos, detalhando os elementos sujeitos às freqüentes variações, tais como modelos, rotinas e prazos, ou abordar assuntos específicos visando à sua simplificação. Não possuindo uma numeração específica, é conhecida pelo nome dado em função de sua