Bem-vindos ao Gestão de Crises 4: Matriz de Avaliação de Riscos

Transcrição

1 Bem-vindos ao Gestão de Crises 4: Matriz de Avaliação de Riscos Bem-vindo ao módulo 4 do treinamento em Gestão de Crises da AB Inbev. Este módulo baseia-se na sua compreensão da definição e estrutura básica da Gestão de Crises, os processos a seguir e as ações a tomar para gerir uma crise de maneira eficaz. Neste módulo, iremos nos concentrar na Matriz de Avaliação de Riscos, um elemento fundamental da nossa preparação para crises. Iremos apresentar a Matriz de Avaliação de Riscos: como é construída, como a utilizamos para avaliar e priorizar riscos ao nosso negócio e como utilizar o exercício anual de construção da Matriz de Avaliação de Riscos para aprimorar nossa preparação. Em primeiro lugar, vamos rever o fluxo de processo global da preparação para crises.

2 Revisão: Fluxo de Processo Global da Preparação para Crises A preparação para crises começa com uma avaliação dos riscos mais prováveis para nossa empresa. Riscos Probabilidade X Impactos Sensibilidade Atualizado e Revisado Regularmente Como vimos em módulos anteriores, as Regiões e Unidades de Operação conduzem avaliações regulares dos possíveis riscos para nosso negócio, a probabilidade e sensibilidade associada com cada um e o impacto esperado que teriam se tivessem ocorrido. A matriz de avaliação de risco fornece um quadro para avaliarmos esses riscos e os classificarmos em termos de probabilidade de ocorrência e impacto previsto. Construir a matriz de avaliação de risco é um exercício anual, o qual, juntamente com os resultados das lições aprendidas com crises reais, contribui para nossa preparação contínua para crises. Preparação Questão Crítica Incidente Crise Reação Retorno à Normalidade

3 PROPERTIES Allow user to leave interaction: Show Next Slide Button: Completion Button Label: Anytime Show always Next Slide

4 Antes de nos concentrarmos no processo de construção da matriz de avaliação de riscos, vamos primeiro revisar os papéis e responsabilidades dos principais membros da equipe de gestão de riscos. Diretor da Equipe de Gestão de Crises (CMT) O Diretor da CMT é responsável por: Matriz de Avaliação de Riscos Definir os riscos prioritários e elaborarum Plano de Prevenção para atacá-los Determinar quem é responsável por implementar o Plano de Prevenção Alocar esses recursos Facilitador / Coordenador da Equipe de Gestão de Crises (CMT) O Facilitador / Coordenador da CMT é responsável por: Organizar a reunião Facilitar o processo de avaliação de risco e a construção da Matriz de Avaliação de Riscos Definir as áreas prioritárias para ações Elaborar o Plano de Prevenção, acompanhar e monitorar sua implementação Distribuir materiais importantes para os responsáveis pela implementação de ações isso inclui a Unidade de Operação, o Gestor de Crise Regional e o Gestor de Crise Global Fornecer a Matriz de Avaliação de Risco para o Diretor Global, a Gestão de Risco e os Seguros. Membros da Equipe de Gestão de Crises (CMT) Os membros / participantes da CMT são responsáveis por: Participar na elaboração da Matriz de Avaliação de Riscos Contribuir para a implementação do Plano de Prevenção Gestor de Crise Regional O Gestor de Crise Regional é responsável por: Garantir que a Matriz de Avaliação de Riscos e o Plano de Prevenção sejam incluídos na agenda anual de CM Participar no preparo da Matriz de Avaliação de Riscos Validar os Planos de Prevenção do país / Unidade de Operação Analisar as matrizes locais, buscando riscos recorrentes na Área ou oportunidades de comparação interna

5 Potencial Impacto Matriz de Avaliação de Riscos Extremo Alto Moderado Baixo Insignificante Raro Improvável Possível Provável Muito Provável Probabilidade de ocorrência

6 Matriz de Avaliação de Riscos A matriz de avaliação de risco é uma ferramenta essencial do nosso processo de preparação para crises. A matriz leva estrutura ao processo de identificação, avaliação e, em última análise, gestão dos riscos para nosso negócio. O eixo X da matriz abrange a possibilidade ou probabilidade de ocorrência de um problema: enquanto o eixo Y indica o impacto previsto sobre a AB InBev de cada ocorrência ou item. Categorizamos a possibilidade ou probabilidade de ocorrência no eixo X, da seguinte forma: Raro Improvável Possível Provável Muito Provável Categorizamos o impacto no eixo Y, da seguinte forma: Insignificante Baixo Moderado Alto Extremo Vamos avançar para o próximo slide para mais detalhes sobre cada um desses critérios.

8 Ocorrência Rara: O incidente nunca ocorreu no país Distante de nossos negócios / atividade atual Exige circunstâncias excepcionais Ocorrência Improvável: O acidente não está alinhado com a cultura local Nunca ocorreu na indústria alimentícia Exige a combinação de vários fatores ao mesmo tempo Ocorrência possível: O acidente está alinhado com a cultura local Alinhado com nossos negócios ou atividade atual Ocorreu recentemente na indústria alimentícia Ocorrência Provável: O incidente, atualmente, faz parte do nosso negócio / atividade Não requer circunstâncias excepcionais Ocorreu recentemente na entidade Risk Assessment Matrix Ocorrência Muito Provável: O incidente irá ocorrer definitivamente, apenas não se sabe em que momento Casos semelhantes ocorreram recentemente (nos últimos meses) no negócio Circunstâncias atuais favoráveis para a ocorrência Impacto Insignificante: O impacto é muito limitado e pode ser facilmente controlado Não existe impacto para o negócio (em geral) ou nossos resultados O risco pode ser gerenciado por procedimento atualmente implementado e organização normal local

9 Impacto Menor: O incidente possui impacto limitado em intensidade e duração Nossa operação atual é garantida, mas não da forma ideal O produto pode ser ligeiramente afetado Nenhum interessado externo tem conhecimento Risk Assessment Matrix Impacto Moderado: O incidente afeta o trabalho atual ou a qualidade dos nossos produtos Processos específicos (reação) devem ser acionados para garantir o negócio O público pode estar ciente do problema, mas não é realmente afetado Entidades Reguladoras / Autoridades / ONGs não informadas Impacto Maior: Atividade interrompida por um tempo Existe um impacto direto sobre o negócio (entrega aos clientes) Produto no mercado pode estar fora de especificação (retirada) O público está ciente do problema, mas não é afetado Entidades Reguladoras / Autoridades / ONGs são informadas Impacto Máximo: Impossibilidade de trabalhar por um intervalo de tempo indefinido Processo extraordinário deve ser iniciado (relocalização, fabricação transversal) Produtos não seguros presentes no mercado (Recolha de Produtos) O público é afetado Entidades Reguladoras / Autoridades / ONGs / Mídias Sociais envolvidas Entidades Reguladoras / Autoridades / ONGs / Mídias Sociais envolvidas

10 PROPERTIES On passing, 'Finish' button: On failing, 'Finish' button: Allow user to leave quiz: User may view slides after quiz: User may attempt quiz: Goes to Next Slide Goes to Next Slide At any time At any time 2 times

12 Risk Assessment Matrix Com base na probabilidade e no impacto, os riscos serão distribuídos em uma das quatro áreas. Área Vermelha. Os elementos da área vermelha exigem a detecção predefinida e processos de resposta. Isso inclui: a descrição das funções e responsabilidades dos membros da CMT procedimentos registro de ações notificação e listas de contatos. A implementação de programas preventivos reduz o impacto ou a frequência (ou ambos) desses riscos. Área Laranja: Os elementos da área laranja exigem atenção específica da diretoria e a consciência da fragilidade organizacional, quando esse tipo de problema ou incidente ocorre. Área Amarela: Os elementos da área amarela exigem prevenção pela administração local, reação, e o estrito acompanhamento pela diretoria. Área Cinza Os elementos daqui devem estar sob controle por meio de processos e procedimentos padrão.

14 Preparação é fundamental

15 Identificação dos Riscos para nosso Negócio Riscos Internos Riscos relacionados a nossas políticas e ações Identificar riscos internos e externos Riscos Externos Riscos relacionados a fatores fora de nosso controle, como novas leis ou eventos externos, entre outros

16 Identificação dos Riscos para nosso Negócio Os riscos que podem potencialmente impactar nossa empresa se dividem em duas categorias: riscos internos e externos. Riscos internos se relacionam principalmente a decisões estratégicas tomadas pela própria empresa, por exemplo: aquisições, inovações de produtos ou tecnológicas, reestruturações ou nossas práticas e processos empresariais atuais ou históricas. Riscos externos derivam de terceiros que podem influenciar nosso negócio, como entidades legisladoras e reguladoras, fornecedores e a imprensa, ou de eventos incontroláveis, como, por exemplo, avanços na nossa própria ou outra indústria, acidentes, explosões, incêndios, adulteração de produto, extorsão, sequestro, desastres naturais, e daí em diante. A construção da matriz de avaliação de riscos exige que identifiquemos tanto riscos internos quanto externos

17 Potencial Impacto Avaliação dos Riscos para nosso Negócio Extremo Alto Moderado Baixo Insignificante Raro Improvável Possível Provável Muito Probabilidade de ocorrência Provável

18 Avaliação dos Riscos para nosso Negócio A preparação começa com uma avaliação dos riscos mais prováveis para nossa empresa. A matriz de avaliação de riscos fornece um quadro simples para avaliar esses riscos e classificá-los em termos de: - probabilidade de ocorrência, e - impactos Todos os membros da ManCom da região e da UO, bem como qualquer membro da equipe de gestão de crise que não faz parte da ManCom devem participar do exercício anual de construção da matriz para garantir que o processo englobe todos os colaboradores e partes interessadas. Após a construção da matriz de avaliação de riscos um plano de prevenção é criado, definindo os domínios de prioridade para ações que reduzem o impacto de incidentes à empresa.

19 Uma Atividade Anual A matriz é construída anualmente, a fim de acompanhar mudanças no ambiente empresarial e a eficiência da implementação do plano de prevenção de crise anterior. O conteúdo da matriz de avaliação de risco e do plano de prevenção relacionado serão revisados durante a revisão da CMT. O plano de prevenção de crise anterior foi implementado de forma eficiente? A CMT revisa a nova matriz e o plano de prevenção de crise para o ano seguinte. Como as mudanças no ambiente empresarial podem nos afetar?

20 Desenvolvimento da Matriz de Avaliação de Riscos Definição e escopo O facilitador estabelece o escopo da avaliação; mostra a matriz; destaca categorias/áreas Coleta de riscos Os participantes definem os 3 riscos mais importantes Preencher a matriz Participantes colam notas em Post-it na matriz com base na opinião/experiência pessoal Agrupar riscos semelhantes O facilitador agrupa os riscos semelhantes; direciona o grupo para esclarecer a definição dos riscos agrupados Encontrar a posição mais apropriada do risco na matriz O facilitador direciona o grupo à posição mais apropriada do risco na tabela Relatório O risco é colocado na célula da matriz acordada; nº de participantes indicado entre parênteses

22 Potencial Impacto Exemplo: Construção da Matriz de Avaliação de Riscos Extremo Alto Moderado Baixo Perda de Fábrica Interdição de publicidade Falha de fornecedor crítico Dependência excessiva de um pequeno número de clientes Recolha de produto Perda de dados críticos Condições climáticas adversas Banco de talentos Horas de condução excessivas Perda de Fábrica Dependência excessiva de um pequeno número de clientes principais Recolha de produto Banco de talentos Perda de dados críticos Horas de condução excessivas Interdição de publicidade Insignificante Raro Improvável Possível Provável Muito Provável Probabilidade de ocorrência Condições climáticas adversas Falha de fornecedor crítico

23 Colocando a Matriz de Avaliação de Risco em prática Comparação com a matriz anterior Desenvolvimento de um plano de prevenção de crise Consolidação e avaliação comparativa

24 Comparação com a Matriz Anterior Comparação com a matriz anterior Como as mudanças no ambiente empresarial afetam o risco? Desenvolvimento de um plano de prevenção de crise Avaliação de risco anual Consolidação e avaliação comparativa Detecção Quais as eficiências precoce de do implementação do problema, plano de de prevenção forma de crise que a área anterior? amarela ou laranja não se agrave

25 Desenvolvimento do Plano de Prevenção de Crise Comparação com a matriz anterior Consolidação e avaliação comparativa Riscos de acesso à área "vermelha" Desenvolvimento de um plano de prevenção de crise Ações preventivas Sistema de detecção precoce Primeira reação ou imediata Estratégia e orientações de resposta Funções e responsabilidades Listas de contatos de interessados Declaração da ações preliminar

26 Potencial Impacto Exemplo: Criação de um Plano de Prevenção Perda de Fábrica Extremo Alto Moderado Baixo Perda de Fábrica Interdição de publicidade Falha de fornecedor crítico Dependência excessiva de um pequeno número de clientes Revogação do produto Perda de dados críticos Risco Impacto em Potencial Ação/Mitigação Titular Interdição de publicidade Revogação do produto Banco de talentos Inabilidade de fornecer variedade ou volume de produto Inabilidade de comercializar produtos, perda de vendas, perda de caixa Prejuízo na reputação da marca, perda de vendas, perda de caixa Perda de conhecimento sobre os negócios, custo adicional de recrutamento e treinamento Realização de análise detalhada de riscos Análise detalhada de riscos, plano de ação para sensibilização dos interessados Banco de talentos Controles de qualidade em curso Condições nas fábricas, procedimentos climáticas documentados devem adversas ser realizados no caso de incidente Retenção de equipe, banco de talentos e desenvolvimento de equipe Fornecedor Assuntos corporativos Horas de condução excessivas Gestor de Crise Diretor de Departamen to Pessoal Perda de Fábrica Prazo de Implantação Dependência excessiva de um pequeno número de clientes principais Fim do Q1 Recolha do produto Fim do Q1 Banco de talentos Fim do Q1; Contínuo Perda de dados críticos Horas de condução excessivas Fim do Q2 Interdição de publicidade Perda de dados críticos Insignificante Horas de condução excessivas Inabilidade de processar pedidos, alocar produtos e atender os consumidores Acidente ou incidente sério Controles estritos em qualquer alteraçâo nos sistemas. Planos de contingência em desenvolvimento Certifique-se de que todos os motoristas estejam cientes de IBS e Gestor de Crise Gestores de Raro Improvável Possível Provável Muito que é proibido dirigir por muitas linha horas e também das políticas Provável Probabilidade de ocorrência Condições climáticas adversas Fim do Q1 Falha de fornecedor crítico Janeiro

27 Consolidação e Avaliação comparativa Desenvolvimento de um plano de prevenção de crise Comparação com a matriz anterior Comparar e testar Matriz da UO Matriz da UO Matriz da UO Matriz da UO Matriz da UO CMT Regional consolida Plano de mitigação em nível regional Consolidação e avaliação comparativa Existem riscos semelhantes com resultado ou impacto esperados significativamente diferentes?

29 Resumo Construir a matriz de avaliação de risco é um exercício anual, o qual, juntamente com os resultados das lições aprendidas com crises reais, contribui para nossa preparação contínua para crises. A construção da matriz de avaliação de riscos exige que identifiquemos tanto riscos internos quanto externos. A preparação começa com uma avaliação dos riscos mais prováveis para nossa empresa. A metodologia da matriz de avaliação de riscos é utilizada anualmente para avaliar esses riscos, classificá-los em termos de probabilidade de ocorrência e impactos, e acompanhar mudanças no ambiente empresarial e na eficácia da implementação do plano de prevenção de crise anterior. O plano de prevenção de crise inclui todas as ações identificadas pela CMT para aumentar o nível de preparação, o nome do responsável e os prazos para cada ação.

30 Parabéns! Você completou o quarto módulo do Treinamento de Gestão de Crise. Aqui estão alguns dos pontos principais do assunto que estudamos hoje. Revise-os atentamente. Nos vemos de novo no próximo módulo!