ASSOCIAÇÃO PINACOTECA ARTE E CULTURA - APAC ORGANIZAÇÃO SOCIAL DE CULTURA REGULAMENTO DE COMPRAS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E LOCAÇÕES

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1 ASSOCIAÇÃO PINACOTECA ARTE E CULTURA - APAC ORGANIZAÇÃO SOCIAL DE CULTURA REGULAMENTO DE COMPRAS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E LOCAÇÕES

2 SUMÁRIO CAPÍTULO I INTRODUÇÃO CAPÍTULO II DAS COMPRAS Titulo I Definição Título II Do procedimento de compras Título III Da dispensa de procedimento CAPÍTULO III DA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E LOCAÇÕES Título I Definição Título II Da contratação Título III Da inexigibilidade de procedimento CAPÍTULO IV DAS DISPOSIÇÕES FINAIS 2

3 ASSOCIAÇÃO PINACOTECA ARTE E CULTURA - APAC ORGANIZAÇÃO SOCIAL DE CULTURA REGULAMENTO DE COMPRAS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E LOCAÇÕES Capítulo I INTRODUÇÃO Art. 1º - O presente regulamento tem por finalidade estabelecer normas, rotinas e critérios para compras de materiais, contratação de serviços e locações no âmbito da Associação Pinacoteca Arte e Cultura, Organização Social de Cultura, doravante denominada APAC. 1º - As compras serão processadas por sistema centralizado no Setor de Compras, subordinado ao Núcleo Financeiro da Diretoria Administrativa Financeira. 2º - As compras de materiais, serviços e locações da APAC serão feitas de acordo com as normas deste Regulamento. 3º - O cumprimento das normas contidas neste Regulamento destina-se a selecionar, dentre as propostas obtidas, a melhor para a APAC, mediante julgamento objetivo. Capítulo II DAS COMPRAS Título I Definição Art.2º - Para fins do presente regulamento, considera-se compra toda aquisição remunerada de materiais de consumo e outros bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente com a finalidade de atender às necessidades da APAC no desenvolvimento de suas atividades. Título II Do procedimento de compras Art. 3º - As modalidades de contratação são as seguintes: I. Compras de pequeno valor; II. Compras com pesquisa simples; III. Compras com pesquisa escrita; IV. Carta Convite. Art. 4º - A modalidade será determinada em função dos seguintes valores estimados: I. Compras de pequeno valor: até R$ 500,00 (quinhentos reais); II. Compras com pesquisa simples: acima de R$ 500,00 (quinhentos reais) até R$ ,00 (quinze mil reais); III. Compras com pesquisa escrita: acima de R$ ,00 (quinze mil reais) até R$ ,00 (cento e cinquenta mil reais); IV. Compras por Carta Convite: acima de R$ ,00 (cento e cinquenta mil reais). 3

4 Art. 5º - Consideram-se compras de pequeno valor as aquisições de materiais de consumo inexistentes na APAC ou outras despesas devidamente justificadas, feitas com recursos do Caixa Pequeno. Esse tipo de compra dispensa as demais formalidades deste regulamento, e deverá ser autorizada pelo Coordenador do Núcleo responsável, diretamente no comprovante fiscal respectivo. Único Caixa pequeno é o valor disponível em espécie sob a responsabilidade de um funcionário, para pagamento de despesas até R$ 500,00 (quinhentos reais). Art. 6º - Compras acima de R$ 500,00 (quinhentos reais) até R$ ,00 (quinze mil reais) serão realizadas com a obtenção prévia de, no mínimo, 03 (três) cotações de diferentes fornecedores, obtidas por meio de pesquisa simples de mercado, por telefone, fax ou , registradas em mapa de cotações e dispensadas de confirmação escrita dos fornecedores. Único Pesquisa simples de mercado é a busca de fornecedores utilizando referências de outros Museus, guias de compras, internet e outros meios possíveis para desenvolver fornecedores para o produto. Art. 7º - Compras acima de R$ ,00 (quinze mil reais) até R$ ,00 (cento e cinquenta mil reais) serão realizadas com a obtenção prévia de, no mínimo, 03 (três) cotações de diferentes fornecedores, registradas em mapa de cotações e necessariamente acompanhadas da confirmação escrita em papel timbrado dos fornecedores por fax, carta ou . Art. 8º - Convite é a modalidade para as compras de valor superior a R$ ,00 (cento e cinquenta mil reais) em que os fornecedores do ramo pertinente ao objeto serão escolhidos e convidados pela APAC, em número mínimo de 03 (três). 1º - Quando, por limitações do mercado ou manifesto desinteresse dos convidados, for impossível a obtenção do número de participantes exigido no caput deste artigo, essas circunstâncias deverão ser devidamente justificadas no processo. 2º - Aplica-se, no que couber, à modalidade Convite o disposto no Art. 7º deste Regulamento. Art. 9º - A decisão das compras a que se referem os Incisos II e III do Art. 4º compete à área de Compras. No caso do Inciso IV, a decisão virá de uma Comissão composta de, no mínimo 03 (três) funcionários, um deles do Núcleo demandante, escolhidos pelo Diretor Administrativo Financeiro. Art. 10º - O procedimento de compras consiste no cumprimento do seguinte: 1. Responsabilidade do Núcleo Solicitante: I. Identificar a necessidade do material, serviço ou locação; II. Verificar a previsão e disponibilidade orçamentária; III. Verificar no módulo de compras do sistema de gestão PROTHEUS se há cadastro do produto; IV. Solicitar a inclusão de itens não cadastrados; V. Preencher a solicitação de compras; VI. O Coordenador do Núcleo ou Projeto deve aprovar a solicitação de compras; 4

5 VII. VIII. O Núcleo Solicitante e a recepção de serviços devem conferir e receber a compra; O Núcleo Solicitante carimba e preenche o Atesto recebimento no documento fiscal e o encaminha para a área de Compras, no Núcleo Financeiro. 2. Responsabilidade da Área de Compras: I. Buscar fornecedores no mercado e solicitar cotações; II. Atualizar o mapa de cotações; III. Analisar e selecionar a melhor proposta; IV. Gerar o pedido de compra; V. Enviar o pedido aprovado ao fornecedor selecionado. 1º - Sistema PROTHEUS é o sistema de gestão empresarial utilizado pela APAC e, dentre os módulos existentes, o módulo de compras é onde se realiza a gestão das compras da APAC. 2º - Mapa de cotações é o relatório onde são registradas as cotações realizadas junto aos fornecedores para cada produto e é utilizado para a tomada de decisão da melhor compra. 3º - Recepção de serviços é a área responsável pelo controle de entrada e saída de materiais e serviços do Museu. 4º - O Atesto recebimento significa que a compra, conforme descrita no Pedido de Compra, foi recebida e que o pagamento da respectiva Nota Fiscal está autorizado. Art. 11º - A Solicitação de Compra no sistema de gestão PROTHEUS será aprovada pelo Coordenador do Núcleo solicitante, e deverá conter as seguintes informações: I. Código do produto; II. Descrição detalhada com especificações técnicas; III. Quantidade a ser adquirida; IV. Centro de custo; V. Número do projeto, quando exigido; VI. Gestão de projeto (origem dos recursos) onde a compra será alocada; VII. Data da necessidade ou prazo máximo para entrega; VIII. Outras informações relevantes ao procedimento de compra. Art. 12º - O Setor de Compras deverá selecionar, criteriosamente, os fornecedores que participarão da cotação, considerando a melhor proposta aquela que resultar da verificação e comparação da somatória de fatores que, além de termos monetários, atribua peso relativo para os seguintes aspectos: 1. Custos de transporte e seguro até o local da entrega; 2. Forma de pagamento; 3. Prazo de entrega; 4. Custos para operação do produto, eficiência e compatibilidade; 5. Durabilidade do produto; 6. Credibilidade mercadológica da empresa proponente; 7. Disponibilidade de serviços; 8. Eventual necessidade de treinamento de pessoal; 9. Qualidade do produto; 5

6 10. Assistência técnica; 11. Garantia do produto; 12. Sustentabilidade ambiental. Único - Compras conforme especificado no art. 7º, com valores entre R$ ,00 (quinze mil reais) e R$ ,00 (cento e cinquenta mil reais), realizadas com recursos provenientes de repasse de Contrato de Gestão, deverão ser precedidas de divulgação no site da APAC. Art. 13º - Depois de apurada a melhor proposta, o Pedido de Compra será emitido e deverá ter as seguintes aprovações no sistema PROTHEUS : I. Até o valor de R$ ,00 (quinze mil reais) pelo Coordenador do Núcleo Financeiro; II. Valores acima de R$ ,00 (quinze mil reais) pelo Diretor Administrativo Financeiro. Art. 14º - Será obrigatória justificativa, por escrito, sempre que não houver opção de compra pela proposta de menor preço ou não for possível à obtenção de no mínimo 03 fornecedores que atendam adequadamente à solicitação de compra. I. Pedidos com valores até R$ ,00 (quinze mil reais), a justificativa será aprovada pelo Coordenador do Núcleo solicitante; II. Pedidos com valores acima de R$ ,00 (quinze mil reais), a justificativa será aprovada pelo Diretor do núcleo solicitante; Art. 15º - O Setor de Compras distribuirá o Pedido de Compra, pelo Correio Eletrônico, para os seguintes interessados: I. Fornecedor; II. Núcleo solicitante; III. Recepção de serviços do Museu. Art. 16º - O Pedido de Compra corresponde ao contrato formal com o fornecedor e deve representar, fielmente, as condições em que foi realizada a negociação. Art. 17º O recebimento dos bens e materiais será realizado pela Recepção de serviços do Museu e pelo Núcleo solicitante, responsáveis pela conferência dos materiais, consoante às especificações contidas no Pedido de Compra e, ainda, pelo encaminhamento imediato da Nota Fiscal, devidamente carimbada com o Atesto recebimento preenchido e assinado, ao Setor de Compras. Título III Da dispensa de procedimento Art Estão dispensadas do procedimento definido nos Art. 6º, 7º e 8º: I. A compra cujo valor não exceda o limite a que se refere o Art. 4º, Inciso I Compras de pequeno valor; II. A compra emergencial, quando caracterizada a urgência de atendimento, de acordo com os seguintes critérios: 6

7 a Considera-se de urgência a aquisição de material ou bem inexistente na APAC, com imediata necessidade de utilização e desde que devidamente justificada. b O Núcleo solicitante deverá justificar o preço e a razão da escolha do fornecedor nas dispensas de procedimentos das compras em regime de urgência; c O Setor de Compras poderá dar ao procedimento de compras o regime de rotina, caso conclua não estar caracterizada a situação de urgência; d Para as compras realizadas em regime de urgência serão feitas cotações por meio de telefone, fax ou , independentemente do valor. III. A compra de materiais de consumo, equipamentos e gêneros que só possa ser feita de fornecedores exclusivos. IV. A compra de obras de autor como livros, CDs, fotos, pinturas, esculturas, desenhos, gravuras e outros de mesma natureza. V. A compra de peças sobressalentes do fabricante de equipamento em uso pela APAC. 1º - Uma compra é emergencial quando reclama solução imediata, de tal modo que a realização dos procedimentos de compras, com os prazos e formalidades que exige, poderia causar prejuízo à APAC ou comprometer a segurança de pessoas, edifícios, exposições, obras de arte, serviços ou bens, ou ainda, provocar ou prejudicar a regularidade de suas atividades específicas. 2º - A urgência de atendimento será caracterizada quando houver risco concreto ou provável à atividade da APAC e a contratação for o meio adequado para evitar ou minimizar o risco e possíveis consequências lesivas à APAC ou à sociedade. 3º - Caracteriza-se o regime de rotina quando a realização dos procedimentos de compras é compatível com a solução necessária sem prejuízo à APAC ou a qualquer atividade desenvolvida por ela. 4º - O fornecedor é caracterizado como exclusivo quando não é possível identificar a existência de outro fornecedor para o produto pesquisado, ou de fornecedor de bem que possua as mesmas especificidades e funcionalidades. Capítulo III DA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E LOCAÇÕES Título I Definição Art. 19 Para fins do presente Regulamento considera-se serviço ou locação toda atividade destinada a atender às necessidades da APAC, por intermédio de processos de terceirização, tais como: conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens móveis e imóveis, publicidade, seguro, consultoria, assessoria, hospedagem, alimentação, serviços técnicos especializados, produção artística, serviços gráficos, bem como obras civis de pequenas reformas, entre outros. 7

8 Título II Da contratação Art. 20º Aplicam-se à contratação de serviços, no que couberem, todas as regras estabelecidas no Capítulo II do presente Regulamento, com exceção das contratações definidas no Art. 25º, que ficam dispensadas das etapas fixadas nos Art. 6º, 7º e 8º. 1º A contratação será baseada na caracterização do objeto, preço, prazos de entrega e condições de pagamento, bem como justificativa da contratação do prestador do serviço pelo núcleo responsável pela gestão e acompanhamento dos serviços que serão formalizados da seguinte maneira: I. Contrato assinado pelos representantes legais da APAC, para serviços prestados de forma contínua e; II. Termo de Compromisso Padrão assinado pelo Coordenador do Núcleo, para serviços pontuais. 2º - Termo de Compromisso Padrão é o contrato simplificado utilizado para a contratação de serviços pontuais. 3º - Os contratos para serviços prestados de forma contínua terão prazo máximo de 5 (cinco) anos. 4º - Os Contratos ou Termos de Compromisso poderão ser aditados com aumento de valor limitado a 25% (vinte e cinco por cento) do valor expresso no contrato ou termo original. Art. 21º O prestador de serviço poderá ser pessoa física ou jurídica, e será selecionado com base na idoneidade, experiência e especialização, dentro da respectiva área de atuação. Art. 22º A contratação de serviço de pessoa jurídica deverá ser precedida de comprovação de regularidade de constituição da empresa e regularidade fiscal, mediante apresentação dos seguintes documentos: I. Contrato social ou estatuto registrado, ou registro comercial se empresa individual; II. Cópia do CNPJ; III. Certidões negativas municipais, estaduais e federais; IV. Comprovante de eleição ou designação dos representantes legais; V. Comprovante de inscrição no cadastro de contribuinte municipal; VI. Comprovante de inscrição no cadastro de contribuinte estadual, quando aplicável; VII. Comprovante de conta bancária em nome do contratado. Art. 23º A contratação de serviço de pessoa física deverá atender a serviços pontuais que não caracterizem vínculo empregatício e ser precedida da apresentação dos seguintes documentos ou cópias: I. Cédula de Identidade; II. CPF; III. Comprovante de Inscrição no cadastro de contribuinte municipal se houver; IV. Comprovante de recolhimento de INSS de outros contratantes se houver; V. Comprovante de conta bancária em nome do contratado. Art. 24º Se necessários à completa avaliação do fornecedor, a critério da APAC, outros documentos poderão ser exigidos. 8

9 Título III Da inexigibilidade de procedimento Art. 25º Para fins do presente Regulamento é inexigível o procedimento estabelecido nos Artigos 6º, 7º, 8º nos seguintes casos: I. Para a contratação de serviços técnicos profissionais especializados, artísticos ou de notória especialização relativos a: 1. Estudos técnicos, planejamentos e projetos básicos ou executivos; 2. Pareceres, perícias e avaliações em geral; 3. Assessorias ou consultorias técnicas, jurídicas, de informática, de recursos humanos e despachantes alfandegários; 4. Fiscalização, supervisão ou gerenciamento de pequenas obras civis ou serviços; 5. Patrocínio ou defesa de causas judiciais ou administrativas; 6. Treinamento e aperfeiçoamento de pessoal; 7. Serviços da área de museologia, como prestação de serviços de profissionais de catalogação, restauro, conservação, pesquisa e curadoria, ação educativa, couriers, expografia, entre outros. 8. Contratação de profissional para prestação de serviço singular, diretamente ou por meio de pessoa jurídica da qual faça parte, ou seja, representante, relativos à cultura e às artes visuais, tais como artistas, curadores, palestrantes, músicos, críticos de arte, professores de arte, redação, edição, revisão, tradução e versão de textos, palestrantes, projeto gráfico e de comunicação visual, fotografia e congêneres. 1º As contratações de serviços técnicos profissionais especializados deverão ser devidamente justificadas e as contratações com valores acima de R$ ,00 (quinze mil reais), serão precedidas de pesquisa de mercado para verificação dos preços praticados, ainda que não seja possível a contratação de outros fornecedores ou prestadores de serviços. II. III. IV. Para a locação de imóvel destinado ao atendimento das finalidades estatutárias da APAC. Para a aquisição de bens e serviços destinados exclusivamente a projetos contratados e integralmente patrocinados por terceiros para execução de objeto específico. Para a aquisição de serviços de concessionárias públicas tais como energia elétrica, água e esgoto, telecomunicações, correios e gás. V. Para licenciamento, cessão, transferência ou aquisição de direitos autorais, necessários à programação da APAC. VI. Quando houver comprovada necessidade de complementação de fornecimento anterior de bens, materiais e serviços, em até 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial. Capítulo IV DAS DISPOSIÇÕES FINAIS 9

10 Art. 26º - Não poderá participar do processo de compras da APAC para o fornecimento de materiais, prestação dos serviços ou locações: I. Funcionário, Diretor ou Conselheiro da APAC, bem como, seus cônjuges ou parentes até o 3º grau; II. Pessoa física ou jurídica em situação de irregularidade fiscal; III. Outras Organizações Sociais e seus funcionários que tenham Contratos de Gestão vigentes com a Secretaria de Cultura do Estado de São Paulo. Art. 27º Os casos omissos ou duvidosos na interpretação do presente Regulamento serão resolvidos pela Diretoria Administrativa Financeira, com base nos princípios gerais de administração. Art. 28º Os valores estabelecidos no presente Regulamento serão revistos e atualizados pela Diretoria Administrativa Financeira sempre que necessário. Art. 29º O presente Regulamento entrará em vigor a partir da data da sua publicação. São Paulo, 17 de fevereiro de Miguel Martin Gutierrez Filho Diretor Administrativo Financeiro Ivo Costa Mesquita Diretor Técnico Paulo Romani Vicelli Diretor de Relações Institucionais 10