UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO JOÃO DEL-REI - UFSJ INSTITUÍDA PELA LEI N O 10.425, DE 19/04/2002 D.O.U. DE 22/04/2002 PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO - PROAD DIVISÃO DE MATERIAS E PATRIMÔNIO DIMAP SETOR DE COMPRAS E LICITAÇÕES - SECOL MANUAL E PROCEDIMENTOS DE COMPRAS Junho, 2013 1
MANUAL DE COMPRAS 1 ESCLARECIMENTO Este manual visa orientar os setores no âmbito da UFSJ, acerca dos procedimentos de compras da Instituição, esclarecer questões básicas relacionadas ao assunto e estabelecer regras e diretrizes. 2 OBJETIVO Definir normas para solicitação de compras de materiais e serviços, visando à dinamização do processo, à racionalização dos trâmites, à eficácia das aquisições e atender às orientações dos órgãos de Controle Controladoria Geral da União e Tribunal de Contas da União. 3 O processo licitatório será instruído com os seguintes documentos: (Art. 30, Decreto 5.450/05) I - justificativa da contratação; II - termo de referência (para a modalidade Pregão) ou Projeto Básico (para as demais modalidades da Lei nº 8.666/93); III - planilhas de custo; IV - previsão de recursos orçamentários, com a indicação das respectivas rubricas; V - autorização de abertura da licitação; VI - designação do pregoeiro e equipe de apoio; VII - edital e respectivos anexos, quando for o caso; VIII - minuta do termo do contrato ou instrumento equivalente, ou minuta da ata de registro de preços, conforme o caso; IX - parecer jurídico; X - documentação exigida para a habilitação; XI - ata contendo de todos os registros executados durante a sessão pública. O termo de referência é o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar avaliação do custo pela administração diante de orçamento detalhado, definição dos métodos, estratégia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado, cronograma físico-financeiro, se for o caso, critério de aceitação do objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva. ( 2º, Art. nº 9, Decreto nº 5.450/05). É documento obrigatório para a solicitação de compras/serviços, conforme modelo anexo deste manual. Deve ser preenchido pelo requisitante da compra (Art. nº 9, inciso I, Decreto nº 5.450/05), contemplando: O objeto e justificativa da aquisição, Junho, 2013 2
A especificação detalhada do material ou serviço sem a indicação de marca/modelo, incluindo, quando necessário, a garantia para o equipamento, voltagem, cor, tipo de material e acabamento ( ex: mesa em MDF, aço, ferro, etc.), acessórios inclusos, etc. O quantitativo. A unidade de medida (metro, kg, unid.litro, etc.). Local de entrega dos bens ou prestação dos serviços. Prazo de entrega do material. Em caso de serviços: o Citar prazo de execução se for até 30 dias, o Acima de 30 dias será necessária formalização de minuta de contrato com determinação de sua vigência. Estimativa de custo total e unitário, baseada em média de no mínimo 03 (três) orçamentos para cada item, conforme mapa de pesquisa de preços e orçamentos (modelo anexo) que deve ser preenchido e entregue juntamente com o Termo de Referência e os orçamentos referentes impressos. Os orçamentos deverão ser detalhados, valores em reais já incluídos todos os custos do fornecedor, como fretes (frete CIF o fornecedor que deve arcar com os custos da entrega), impostos, carga e descarga, conter CNPJ, data, validade e Razão Social, endereço completo e telefone de contato, nome e assinatura do responsável. Dos 03 (três) orçamentos exigidos será aceito apenas um orçamento da internet, desde que com data, nº do CNPJ da empresa e assinatura do servidor responsável pela impressão. Informar quando houver instalação do equipamento. Deverá prever as obrigações do contratado e do contratante. Responsável pelo acompanhamento e aceite dos materiais e/ou serviços, com nome, telefone e e-mail. A especificação detalhada do material ou serviço, quantitativo e unidade indicada no termo de referência, serão registradas através da citação do número da(s) Solicitação (ões) de Despesa(s) SD(s) feitas através do Sistema SISERGE e informação do Centro de Custo do requerente, conforme item 03 do modelo anexo I. As SD s somente serão feitas, quando o Centro de Custo tiver recurso suficiente para tal. O Setor de Compras e Licitações instrui e coordena a tramitação do processo pelos setores envolvidos de acordo com as características que determinarão o tipo de aquisição, que poderá ser: direta, isto é, por dispensa de licitação ou inexigibilidade, em casos e condições específicas, ou por licitação, em modalidade adequada e remete para autorização da autoridade competente para a abertura da licitação (art. 38, caput, da Lei nº 8.666/93 e arts. 8º, III e 30, V, do Decreto 5.450/05). Deve-se salientar que, procedimentos posteriores à licitação/contratação, como emissão de nota de empenho, contrato, pagamento da nota fiscal, devem ser tratados nos setores pertinentes. Observações: a - A unidade administrativa requerente, deverá juntar a SD - Solicitação de despesa, o Termo de Referência assinado pelo chefe da unidade administrativa, a planilha de custo e mapa de pesquisa de preços preenchida e os 3 orçamentos impressos, para cada item e encaminhar para o Setor de Arquivo para abertura do processo licitatório e este deverá ter conhecimento do número do processo para acompanhamentos posteriores. Junho, 2013 3
b A abertura do processo deverá ser feita separadamente para aquisição de material permanente, material de consumo e serviço, sendo que para material de consumo, devem ainda ser separados por grupos (expediente, informática, gráfico, laboratorial, etc, ou conforme editais internos para abertura de compras específicas) de acordo com a(s) SD(s) citadas no termo de referência inclusive quando se tratar de serviço de manutenção de equipamento e material permanente com reposição de peças, devem ser minuciosamente descritos no termo de referência. c - Não indicar marca, nem modelo de um determinado fabricante; exceto quando, em processo de contratação de manutenção corretiva ou preventiva, tratar-se da identificação de um equipamento do patrimônio da UFSJ ou pelo princípio da padronização. d - A especificação completa do material ou serviço com o padrão de desempenho é fundamental para que você receba exatamente o que necessita. e - Assuntos relacionados quanto a disponibilidade de recursos orçamentários deverão ser dirimidos junto à Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento PPLAN com indicação das respectivas rubricas (art. 30, IV, do Decreto nº 5.450/05 e arts. 7º, 2º, III, 14 e 38, caput, da Lei nº 8.666/93). f Os recursos de Capital, específicos para aquisição de material permanente e obras são centralizados no orçamento da Reitoria e sua execução deve ser autorizada exclusivamente pelo(a) Reitor(a). g - Todos os processos de solicitação de compra só serão aceitos se estiverem corretamente preenchidos, conforme as determinações trazidas pelo presente manual. h O processo, devidamente instruído, deve ser enviado, em caso de dispensa (manual específico), com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da realização do evento e nos casos de licitação e pregão eletrônico ou presencial, 60 (sessenta) dias para a sua abertura. As compras contempladas nos editais internos deverão cumprir os prazos nele determinados, sob pena de não serem adquiridos. i Cabe ao Setor de Compras e Licitações SECOL, definir a modalidade e o prazo da licitação, observando o disposto nas leis e decretos de licitações bem como submeter os editais para análise pela Procuradoria Jurídica PROJU. 4 RECEBIMENTO DE MATERIAL E ATESTADO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO Todo material de consumo adquirido deverá ser entregue no Setor de Almoxarifado e todo material permanente deverá ser entregue no Setor de Patrimônio, onde permanecerá à disposição do requerente. Os materiais de consumo ficarão disponíveis no ESTOQUE VIRTUAL - SISERGE das unidades administrativas que requisitaram o bem, para que seja efetuado as respectivas Requisições de Materiais- RM e a entrega pelo SEALM Setor de Almoxarifado. Quando se tratar de materiais permanentes equipamentos, o SEPAT Setor de Patrimônio examina o quantitativo e se o equipamento confere com as especificações contidas no edital e comunica ao requisitante da chegada do material para que este, num prazo máximo de 03 dias úteis faça a conferência técnica do equipamento e o SEPAT emita o Termo de Responsabilidade do Patrimônio, cole o nº de Tombamento e entregue o bem ao seu destinatário. Caso o requerente não compareça dentro do prazo determinado para conferir se o material foi exatamente o que ele solicitou em edital, o bem será recebido à revelia, emitido o Termo de Responsabilidade do Patrimônio, colado a placa com nº de Tombamento e enviado ao requisitante. Todo Termo de Junho, 2013 4
Responsabilidade deverá ser assinado pelo Chefe da Unidade Administrativa que requisitou o material. FLUXOGRAMA SINTÉTICO DE TRAMITAÇÃO DE PROCESSO LICITATÓRIO INTERESSADO Memorando/plano de trabalho ou termo de referência/ 03 orçamentos/ planilha preços médios Interessado Fazer as correções apontadas no Parecer PROJU GABINETE Reitora Aprova a Compra/contratação SECOL Publica Edital, executa a Compra/Contr atação SECON Empenha a despesa gerando a Nota de empenho REITORIA Autoriza abertura de processo licitatório e disponibiliza recurso (AE) PROAD Analisa parecer da PROJU, assina SD e encaminha SECOC Serviço/obra: celebra Contrato/ Publica EMPRESA Recebe extrato da nota de empenho INTERESSADO Solicitação da despesa (SD) conforme orientação da PPLAN PROJU Exame e Parecer da Minuta do Edital e anexos SEPAT/SEALM Recebimento do material ou equipamento CHEFIA IMEDIATA / UNIDADE Autoriza a despesa no SISERGE SECOL Elaboração da minuta do edital de compra/ contratação através de licitação SETES Liquidação da despesa e pagamento da Nota fiscal Sugestões, esclarecimentos e críticas quanto ao manual de compras, encaminhar através do e-mail dimap@ufsj.edu.br ou secol@ufsj.edu.br. Junho, 2013 5
ANEXO I TERMO DE REFERÊNCIA (MODELO) Deverá acompanhar todo pedido para: - Aquisição de Bens Permanentes; - Materiais de Consumo; - Contratação de Serviços; ATENÇÃO: As Solicitações de Despesa SD s só serão aceitas se estiverem acompanhados de Termo de Referência (art. 9º, I, 2º do Decreto nº 5.450/05), Planilha de Custo/Mapa de Pesquisa de Preços e Orçamentos (modelo anexo) e o mesmo deverá ser completamente preenchido, em todos os seus campos, sem exceções. 1 OBJETO Descrever de forma sucinta, porém clara, o Bem Permanente ou Material de Consumo que pretende adquirir ou o Serviço que pretende contratar. 2 JUSTIFICATIVA Todo Material Permanente ou de Consumo que precisa ser adquirido e toda necessidade de contratação de uma Prestação de Serviço tem um objetivo. E é este objetivo que precisa ser justificado. Descrever todos os argumentos que demonstrem a necessidade da aquisição ou contratação, salientar o que ocorre na Unidade solicitante, os ganhos que advirão com a quantificação/qualificação e o quanto esta aquisição/contratação será benéfica. Esta fundamentação tem como propósito subsidiar a aprovação do pedido pela autoridade competente. (art. 9º, inciso III, Decreto 5.450, de 31 de maio de 2005) 3 QUANTITATIVO / ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS / VALORES REFERENCIAIS DE MERCADO Indicar na SD Solicitação de Despesas, todos os requisitos desejados para o Bem Permanente ou Material de Consumo que pretende adquirir ou o Serviço que pretende contratar, com descrições detalhadas, precisas e convincentes, incluindo as características básicas. As SD s serão impressas pelo Setor de Compras e Licitações SECOL. O número da(s) SD(s) deverá(ao) ser citada(s) no quadro abaixo, juntamente com o nº da unidade administrativa, o Centro de Custo do requerente e a data da emissão da SD. O valor total estimado da contratação do serviço ou aquisição de bens deverá ser baseado na média aritmética dos orçamentos apresentados, calculados no Mapa de Pesquisa de Preços (anexo). Deverão ser enviados, juntamente com este Termo de Referência, no mínimo 3 (três) orçamentos dos bens ou serviços a serem adquiridos (art. 3º, III, da Lei nº 10.520/02, art. 9º, 2º, do Decreto nº 5.450/05 e arts. 15, III e 43, IV da Lei nº 8.666/93). Os orçamentos deverão ser detalhados, valores em reais já incluídos todos os custos do fornecedor, como fretes (frete CIF o fornecedor que deve arcar com os custos da entrega), impostos, carga e descarga, conter CNPJ, data, validade e Razão Social, endereço completo e telefone de contato, nome e assinatura do responsável. Dos 3 orçamentos exigidos será aceito apenas um orçamento da internet, desde que com data, nº do CNPJ da empresa e assinatura do servidor responsável pela impressão. Junho, 2013 6
4 - QUADRO DE REFERÊNCIA DA(S) SD(S) QUE SERÃO VINCULADAS À ESTE TERMO DE REFERÊNCIA Nº DA(S) SD(S) UNIDADE ADMINISTRATIVA CENTRO DE CUSTO DATA DA EMISSÃO 5 LOCAIS DE ENTREGA DOS BENS OU REALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS O recebimento provisório será feito ao almoxarifado (quando bens de consumo) e patrimônio (quando bens permanentes), no entanto, deverá ser indicado o(s) local (is) de entrega dos bens ou da realização dos serviços para entrega definitiva. Deverá ser indicado o Campi, inclusive número da sala ou prédio (se for o caso). 6 ESTRATÉGIA DE FORNECIMENTO, PRAZO DE ENTREGA OU PRAZO DE EXECUÇÃO Indicar o prazo da execução dos serviços e/ou do prazo máximo de entrega dos materiais permanente/de consumo. Os materiais deverão ser entregues nos quantitativos e nas localidades indicadas acima no prazo máximo de 15 dias (úteis) após a emissão do empenho. Os materiais deverão ter prazo de validade mínima de doze meses, contados a partir da data de entrega. Caso algum produto apresente defeito de fabricação quando em uso no decorrer do prazo de validade, o fornecedor deverá efetuar a troca do mesmo em cinco dias úteis, a contar da notificação, sem ônus adicional para a UFSJ. Em caso de serviços, citar o prazo de execução se for até 30 dias, acima de 30 dias será necessária formalização de minuta de contrato com determinação de sua vigência. 7 ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO EM CASO DE SERVIÇO A fiscalização da contratação será exercida por um representante da Administração, ao qual competirá dirimir as dúvidas que surgirem no curso da execução do contrato, e de tudo dará ciência à Administração. A fiscalização de que trata este item não exclui nem reduz a responsabilidade da fornecedora, inclusive perante terceiros, por qualquer irregularidade, ainda que resultante de imperfeições técnicas, vícios redibitórios, ou emprego de material inadequado ou de qualidade inferior, e, na ocorrência desta, não implica em co-responsabilidade da Administração ou de seus agentes e prepostos, de conformidade com o art. 70 da Lei nº 8.666, de 1993. O fiscal do contrato anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, indicando dia, mês e ano, bem como o nome dos funcionários eventualmente envolvidos, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou Junho, 2013 7
defeitos observados e encaminhando os apontamentos à autoridade competente para as providências cabíveis. REPRESENTANTE(S) DA ADMINISTRAÇÃO, para o recebimento, acompanhamento e fiscalização: Servidor: XXXXXX e-mail@ufsj.edu.br, telefone (XX) XXXX-XXXX 8 CRITÉRIOS DE ACEITABILIDADE Neste campo deverá ser informado de que maneira será realizado o recebimento provisório e o recebimento definitivo com o respectivo prazo. Os bens serão recebidos: Exemplo 01: na aquisição de um eletroeletrônico o recebimento provisório poderá ser com a simples conferência física do aparelho pelo SEPAT e o recebimento definitivo, no prazo de 03 dias a contar do recebimento provisório, pelo requisitante, com o teste a fim de verificar se o mesmo atendeu ao ofertado pelo fornecedor. Exemplo 02: na aquisição de material de consumo o recebimento provisório poderia ser com a conferência da quantidade solicitada, e o recebimento definitivo, no prazo de 05 dias a contar do recebimento provisório, com a análise se todos os materiais estão em perfeitas condições de utilização. Na hipótese de a verificação a que se refere o subitem anterior não ser procedida dentro do prazo fixado, reputar-se-á como realizada, consumando-se o recebimento definitivo no dia do esgotamento do prazo. A Administração rejeitará, no todo ou em parte, a entrega dos bens em desacordo com as especificações técnicas exigidas. 9 DISPOSIÇÕES GERAIS/INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES Incluir outros itens julgados necessários à contratação/aquisição, considerando a especificidade dos serviços e/ou bens. São João del-rei (Divinópolis, Ouro Branco ou Sete Lagoas), xx de xxxxx de 201X. (RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO) Identificação e assinatura do servidor responsável Cargo/carimbo APROVO O PRESENTE TERMO DE REFERÊNCIA E AUTORIZO A REALIZAÇÃO DA LICITAÇÃO. (inciso II, Art. 9º, Decreto nº 5.450/05) Identificação e assinatura da Autoridade Competente VERSÃO 001/2013 Junho, 2013 8