PEJABAT PELAJARAN DAERAH KUALA MUDA/YAN JALAN BADLISHAH 08000 SUNGAI PETANI KEDAH DARUL AMAN ÅxÅÑxÜáxÅut{~tÇ E-PENTADBIRAN Ñtwt MESYUARAT KHAS PENGURUSAN PENDIDIKAN PEGAWAI-PEGAWAI PELAJARAN DAERAH/GABUNGAN KE-5 1 11-13 DISEMBER 2006 CORUS PARADISE RESORT PORT DICKSON
PEJABAT PELAJARAN DAERAH KUALA MUDA/YAN KEDAH DARUL AMAN 2
JUMLAH SEKOLAH = 160 BUAH SEKOLAH MENENGAH = 34 SEKOLAH KEBANGSAAN = 78 SEKOLAH JENIS KEBANGSAAN CINA = 25 SEKOLAH JENIS KEBANGSAAN TAMIL = 23 Sumber: Data Emis Oktober 2006 PENGENALAN PPD KUALA MUDA/YAN 3
SUMBER MANUSIA GURU LELAKI GURU PEREMPUAN 1 899 3 965 Sumber: Data Emis Oktober 2006 PENGENALAN PPD KUALA MUDA/YAN 4
SUMBER MANUSIA MURID LELAKI MURID PEREMPUAN 54 700 53 032 Sumber: Data Emis Oktober 2006 PENGENALAN PPD KUALA MUDA/YAN 5
PENAMBAHBAIKAN CARA DAN TEMPOH PENGHANTARAN SURAT KE SEKOLAH TEMA PROJEK 6
FAKTA PENGHANTARAN SURAT KEPADA 160 SEKOLAH Sumber: Kaji selidik oleh A.Aziz dan Ijlalnuni. Disahkan oleh: Abdullah Mad Yunus, PPD Kuala Muda/Yan BIL MASALAH PROSES BINA PROSES HANTAR JUMLAH 1 Pihak sekolah dan PPD menggunakan kemudahan faks 35 minit 480 Minit 515 minit 2 Penghantaran surat berpusat (pigeon hole) di Pusat Kegiatan Guru 35 minit 4 320 minit 4 355 minit 3 Staf atau guru sekolah ditugaskan untuk menghantar dan mengambil surat di PPD 35 minit 240 minit 275 minit 4 Surat lambat sampai disebabkan lokasi sekolah berada di pedalaman dan jauh dari Pejabat Pos terdekat 35 minit 5 760 minit 5 795 minit SEJARAH MASALAH 7
APAKAH MASALAH? 2. Pemakluman menerusi telefon dan faks mahal. 1. Semua surat menyurat yang dikategorikan sebagai urusan rasmi mengambil masa sehingga lebih daripada 3 hari untuk sampai di tangan penerima. 3. Kos kertas, setem, sampul surat dan photostat meningkat. DEFINISI MASALAH 8
BILAKAH MASALAH BERLAKU? 1. Semasa surat rasmi panggilan mesyuarat, kursus, bengkel, atau taklimat hendak dihantar ke semua sekolah. 2. Apabila surat dari Kementerian Pelajaran Malaysia, Jabatan Pelajaran Kedah memerlukan tindakan segera. 3. Apabila ada borang yang perlu diisi oleh sekolah dan dikembalikan kepada PPD Kuala Muda/Yan. MENGAPA MASALAH INI BERLAKU? 1. Tiada sistem yang berkesan memudahkan penghantaran surat. 2. Tiada media untuk memaklumkan aktiviti yang belum, sedang atau yang telah berlaku di daerah ini. DEFINISI MASALAH 9
SIAPA YANG TERLIBAT? 1. Semua pegawai di PPD Kuala Muda/Yan 2. Semua staf sekolah. DIMANA MASALAH BERLAKU? 1. Di semua unit di PPD Kuala Muda/Yan. 2. Di semua sekolah terutamanya sekolah yang lokasinya jauh daripada PPD Kuala Muda/Yan. SK Tok Mat Salleh: 39 km dari PPD KMY SK Tanjong Dawai: 40 km dari PPD KMY DEFINISI MASALAH 10
BAGAIMANA MASALAH INI BERLAKU? 1. Surat yang diproses di Pejabat Pelajaran Daerah Kuala Muda/Yan oleh seseorang pegawai untuk dihantar ke sekolah memerlukan 1 hari sebelum dihantar ke pejabat pos. 2. Jika pegawai berkelayakan untuk tanda tangani surat misalnya Pegawai Pelajaran Daerah ataupun Penolong Pegawai Pelajaran Daerah tiada di pejabat kerana bercuti atau berkursus di luar kawasan yang tidak memungkinkan beliau berada di pejabat maka surat rasmi sudah tentulah tidak dapat dikeluarkan mengikut masa yang dikehendaki. 2. Surat yang dihantar pula memerlukan lebih daripada 3 hari untuk diterima oleh sekolah. SK Sungai Kering: 45 km dari PPD KMY SK Permatang Buloh: 54 km dari PPD KMY DEFINISI MASALAH 11
ANALISIS MASALAH APAKAH SURAT KAEDAH KONVENSIONAL? 12
L A M B A T KELEMAHAN KAEDAH KONVENSIONAL 13
160 BUAH SEKOLAH DI DAERAH INI SUDAH MEMPUNYAI TALIAN INTERNET JALUR LEBAR DIBAWAH KAWALSELIA SYARIKAT GITN PROJEK SCHOOLNET STATISTIK TALIAN INTERNET DI SEKOLAH 14
1. TEMPOH PROSES DAN PENGHANTARAN SURAT SERENTAK KEPADA 160 BUAH SEKOLAH DIKURANGKAN DARIPADA SEMINGGU KE 45 MINIT SAHAJA. 2. MENINGKATKAN KECEKAPAN PENYAMPAIAN MAKLUMAT 3. MENJIMATKAN KOS FAKS, SETEM, SAMPUL SURAT, DAN KERTAS. TARGET PROJEK 15
PENGGUNAAN E-MEL, PORTAL, SMS CADANGAN PENYELESAIAN YANG DITERIMA 16
17 KEKANGAN DIJANGKA KETIKA MELAKSANA
TREE DIAGRAM CADANGAN PENYELESAIAN DAN KRITERIA UJIAN CADANGAN PENYELESAIAN PUNCA PALING MUNGKIN CARA MENGATASI CIRI CIRI PENYELESAIAN KRITERIA UTAMA UJIAN KOS TINGGI E-MEL BINA E-MEL SEMUA SEKOLAH DAN PEGAWAI PPD KELEWATAN PENERIMAAN SURAT LAMBAT INTERNET BERFUNGSI WALAU DI MANA BERADA LATIHAN KEPADA PELANGGAN PEGAWAI BERTUGAS LUAR E-MEL/ PORTAL BINA PORTAL PPD KMY SURAT HILANG E-MEL PPD DAN SEKOLAH BOLEH AKSES INTERNET KRITERIA UTAMA TINDAKAN PEMBETULAN 18
1. BINA E-MEL SEMUA SEKOLAH DAN PEGAWAI KURSUS MEMBINA E-MEL PERINGKAT PPD KUALA MUDA/YAN TARIKH: 11 MAC, 2006 TEMPAT: BILIK MESYUARAT PPD KUALA MUDA/YAN KEHADIRAN: 34 ORANG KRITERIA UJIAN TINDAKAN PEMBETULAN 19
1. BINA E-MEL SEMUA SEKOLAH DAN PEGAWAI KURSUS MEMBINA E-MEL PERINGKAT SEKOLAH TEMPAT: PKG SUNGAI LAYAR TARIKH: 19 MAC,2006 JUMLAH PESERTA: 48 ORANG TEMPAT: PKG BUKIT SELAMBAU TARIKH: 20 HINGGA 21 MAC,2006 JUMLAH PESERTA: 36 ORANG TEMPAT: PKG GURUN TARIKH: 21 DAN 22 MAC,2006 JUMLAH PESERTA: 48 ORANG TEMPAT: PKG KOTA KUALA MUDA TARIKH: 22 HINGGA 23 MAC,2006 JUMLAH PESERTA: 36 ORANG KRITERIA UJIAN TINDAKAN PEMBETULAN 20
1. BINA E-MEL SEMUA SEKOLAH DAN PEGAWAI KURSUS MEMBINA E-MEL PERINGKAT SEKOLAH TEMPAT: PKG SUNGAI PETANI TARIKH: 26 MAC,2006 JUMLAH PESERTA: 52 ORANG TEMPAT: PKG SUNGAI LIMAU TARIKH: 28 MAC,2006 JUMLAH PESERTA: 36 ORANG TEMPAT: PKG YAN TARIKH: 28 MAC,2006 JUMLAH PESERTA: 32 ORANG TEMPAT: PKG BUJANG TARIKH: 28 HINGGA 29 MAC,2006 JUMLAH PESERTA: 32 ORANG KRITERIA UJIAN TINDAKAN PEMBETULAN 21
2. LATIHAN KEPADA PELANGGAN KHIDMAT BANTU KE SEKOLAH BERMASALAH YANG MEMERLUKAN BIMBINGAN KRITERIA UJIAN TINDAKAN PEMBETULAN 22
3. BINA PORTAL PPD KMY KUMPULAN MEMBANGUN PORTAL PPDKMY SECARA PROAKTIF KRITERIA UJIAN TINDAKAN PEMBETULAN 23
4. PPD DAN SEKOLAH BOLEH AKSES INTERNET PENAMBAHBAIKAN JARINGAN SETEMPAT DI PPD KMY UNTUK MENGAKSES INTERNET MENGGUNAKAN WIRELESS KRITERIA UJIAN TINDAKAN PEMBETULAN 24
4. PPD DAN SEKOLAH BOLEH AKSES INTERNET PENAMBAHBAIKAN JARINGAN SETEMPAT DI SEKOLAH UNTUK MENGAKSES INTERNET MENGGUNAKAN SCHOOLNET KRITERIA UJIAN TINDAKAN PEMBETULAN 25
26 MANUAL PENGGUNA
27 PEMANTAUAN
MINIT PERSEMBAHAN UNTUK PENYERAGAMAN 28
29 PENYERAGAMAN
MINIT TARGET PROJEK 5 SAAT TARGET PROJEK RM70 SEBULAN Perbelanjaan Setem oleh PPD KMY - Julai 2005 hingga Jun 2006 2500.00 TARGET PROJEK RM400 SEBULAN Kos ( RM ) 2000.00 1500.00 1000.00 500.00 0.00 Jul Ogos Sept Okt Nov Dis Dec-01 Bulan Feb Mac April Mei Jun STATISTIK SEBELUM DAN SELEPAS PROJEK 30
SUBJEK: PERBANDINGAN KOS PENGURUSAN SEBELUM DAN SELEPAS E-PENTADBIRAN BERDASARKAN KOS 100 KES PADA 160 BUAH SEKOLAH DI PPD KUALA MUDA/YAN Bil Perkara Kos 1 kes Konvensional e-pentadbiran (RM) Kos 100 kes (RM) Kos 100 kes (RM) 1 Surat biasa 1.1 Setem 0.30 4800.00 0 1.2 Sampul surat 0.20 3200.00 0 1.3 Cetak (Photostat/kertas/dakwat) 0.40 6400.00 0 JUMLAH 0.90 14400.00 0 2 Kos tuntutan elaun perjalanan dari sekolah ke PPD KMY 20.00 320000.00 0 dan sebaliknya. (PURATA) JUMLAH 20.00 320000.00 0 3 Kos penghantaran menggunakan mesin faks 0.12 1920.00 0 JUMLAH 0.12 1920.00 0 4 Kos disket (EMIS) 1.20 19200.00 0 JUMLAH 1.20 19200.00 0 5 Kos telefon (PURATA) 0.40 6400.00 0 JUMLAH 0.40 6400.00 0 6 Sambungan internet - streamyx 1 Mbs (sebulan) 148.00 0 148.00 JUMLAH 148.00 0 148.00 JUMLAH BESAR 361920.00 148.00 PENJIMATAN 361772.00 31
PENJIMATAN WANG TANGGUNGAN SURAT PPD KUALA MUDA/YAN SEHINGGA 3.12.2006 1284 X 160 X 90 SEN = RM184,896 32
PENJIMATAN TUNTUTAN ELAUN PEJALANAN (TNT) PPD KUALA MUDA/YAN SEHINGGA 3.12.2006 1284 X 160 X RM20 = RM4,108,800 33
ANGGARAN PENJIMATAN- PENJIMATAN LAIN SEPERTI DISKET, TELEFON, FAKS PPD KUALA MUDA/YAN SEHINGGA 3.12.2006 MELEBIHI RM50,000 34
RM184,896 + RM4,108,800 + RM50,000 X 136 = RM590,742,656 35 KIRAAN KASAR PENJIMATAN BERDASARKAN 1284 PUCUK SURAT KEPADA 160 BUAH SEKOLAH
Catatan Hari, Tarikh, dan masa hantar Catatan Hari, Tarikh, dan masa maklumbalas CONTOH PENINGKATAN KECEKAPAN 36
FAEDAH KETARA 1 TEMPOH PENGHANTARAN SURAT DIKURANGKAN DARI 6 HARI (POS BIASA) KEPADA 5 SAAT SAHAJA (E-MEL) PENGESAHAN KEBERKESANAN PROGRAM 37
P R O S E D U R PENYERAGAMAN PROJEK 38
P R O S E D U R PENYERAGAMAN PROJEK 39
P R O S E D U R PENYERAGAMAN PROJEK 40
FAEDAH KETARA 2 PERBELANJAAN SETEM DIKURANGKAN DARIPADA PURATA MELEBIHI RM1000 SEBULAN KEPADA PURATA RM400 Graf Perbandingan Perbelanjaan Setem Kos ( RM ) 2500.00 2000.00 1500.00 Tahun 2005 Tahun 2006 1000.00 500.00 0.00 Januari Februari Mac April Mei Jun Julai Ogos September Oktober SUMBER November Disember Bulan PENJIMATAN SETEM 41
FAEDAH KETARA 3 PERBELANJAAN MESIN FAKS DIKURANGKAN DARIPADA PURATA MELEBIHI MELEBIHI RM200 SEBULAN KEPADA PURATA RM70 SAHAJA Graf Perbelanjaan Penggunaan Faks Kos ( RM ) 400.00 350.00 300.00 250.00 200.00 150.00 100.00 50.00 0.00 Jun Julai Ogos September Oktober November Disember Januari 2006 Februari Mac April Mei Jun Bulan PENJIMATAN PENGGUNAAN FAKS 42
FAEDAH KETARA 4 SEMUA PEJABAT SEKOLAH SUDAH ADA TALIAN INTERNET INTERNET DI PEJABAT 43
44 C I P P E S S
C IPPESS COMPUTER Computer adalah komponen terpenting dalam melaksanakan e-pentadbiran di dalam organisasi anda. Komputer yang digunakan seharusnya mampu mengakses internet. 45
I C PPESS INTERNET Internet boleh digunakan sebagai jaringan informasi maya yang menghubungkan seseorang pengguna dengan pengguna lain. Semua pejabat sekolah mestilah mempunyai talian internet. 46
P CI PESS PRINTER Printer ataupun pencetak perlu untuk mencetak surat-menyurat rasmi yang dikirim melalui e-mel. Walaupun e-mel mampu mengwujudkan teknologi paperless, pencetak sangat diperlukan untuk mencetak surat rasmi untuk difailkan secara konvensional 47
P CIP ESS PORTAL Portal CMS (Content Management Source) akan bertindak sebagai penyebar maklumat berbentuk berita semasa, takwim, kalendar, forum, chatting, galeri gambar, muat turn bahan, dan lain-lain. Lawati portal PPD Kuala Muda/Yan di alamat www.ppdkmy.net sebagai rujukan. 48
E CIPP SS E-MEL E-mel merupakan media penyampai informasi, penghantar dokumen digital elektronik dengan pantas dan efisien dari satu pihak ke pihak lain dengan mempergunakan internet. 49
S CIPPE S SCANNER Scanner atau pengimbas digunakan bagi mengimbas surat rasmi yang dihantar menerusi faks bagi dipanjangkan kepada penerima lain. 50
CIPPES S SMS Short messaging system atau ringkasnya SMS digunakan bagi menyampaikan maklumat satu hala. Perkhidmatan SMS percuma oleh Syarikat MyPressto.com menerusi laman web smssekolah.com 51
52 www.smssekolah.com HELPDESK: JUNAIRI JAUHARI (0123018505)
1. Pentadbir sekolah dan pegawai di PPD lebih mudah berurusan cara lama. 2. Pejabat sekolah tiada internet. 3. Schoolnet bermasalah. 4. Pengetua/Guru Besar tidak memberi kata laluan (password) kepada guru/kerani menyebabkan mereka tidak dapat membuka e-mel sekolah. 5. Tidak membuka e-mel dan portal menyebabkan sekolah keciciran maklumat. 6. Pentadbir sekolah bersikap negatif. KEKANGAN E-PENTADBIRAN 53
7. Kos dakwat pencetak dan kertas meningkat di sekolah. 8. Kemahiran pengurus e-pentadbiran sekolah lemah. 9. Pencetak tiada menyebabkan surat tidak dapat dicetak. 10. Jawatankuasa pemandu seperti Pegawai Pelajaran Daerah, Pengetua, Guru Besar tidak memberi respon yang baik dengan memberi arahan dari semasa ke semasa. KEKANGAN E-PENTADBIRAN 54
55
CIPPESS ADALAH SALING BERGANTUNGAN ANTARA SATU SAMA LAIN. TANPA CIPPESS E-PENTADBIRAN SUKAR DILAKSANAKAN. SEMUA BAHAN INI BOLEH DISEDIAKAN NAMUN YANG PALING PENTING ADALAH MANUSIA. SIKAP NEGATIF PERLU DIHAPUSKAN SEKIRANYA KITA HENDAK MELAKSANAKAN APA JUA JENIS PEKERJAAN. PESANLAH KEPADA SEMUA PEGAWAI JAGAAN TUAN DAN SEMUA PENTADBIR SEKOLAH. SILA BUANG SIKAP INI. DAN KATA KUNCI YANG PALING KERAMAT ADALAH SAYA YANG MENURUT PERINTAH TUAN-TUAN DAN PUAN-PUAN PENUTUP 56
fx~ tç Jika ada sebarang pertanyaan hubungi: Ghazali Hassan Pegawai Khas ICT PPD Kuala Muda/Yan ghazali.ppdkmy@gmail.com 012-4648229/013-5186009 57