O SENTIDO DOS ARQUIVOS Heloísa Liberalli Bellotto (Conferencia pronunciada no I Ciclo de Palestras da Diretoria de Arquivos Institucionais DIARQ. Universidade Federal de Minas Gerais. Belo Horizonte, 7 de abril de 2014) Quando os organizadores deste Ciclo de Palestras me convidaram para proferir essa palestra pensei em um tema que fosse bastante amplo de modo a abranger o porquê de estarmos aqui reunidos em torno dos estudos arquivísticos e também que, de alguma forma, abrangesse o conteúdo do livro de minha autoria, ora lançado pela Editora da Universidade Federal de Minas Gerais. Livro esse organizado graças ao honroso convite partido de alguns professores do curso de Arquivologia desta mesma universidade, o Professor Renato Venâncio a frente deles. Julguei pertinente que pensássemos juntos aqui sobre o por quê dos arquivos, qual a sua razão de ser dentro de uma sociedade. Afinal, qual é o sentido dos arquivos. Na verdade, muito do que eu vá dizer, uma forma ou de outra, acha-se nas páginas deste livro. Ele representa uma síntese da minha carreira, uma vez que aí se acham alguns dos meus trabalhos que aqueles professores julgaram serem importantes que fossem reunidos em um só volume, volume capaz de substituir publicações dispersas, esgotadas ou de difícil acesso. Alguns estudos constantes do livro, embora metodológica e tecnicamente ultrapassados, segundo eles, poderiam funcionar como testemunhas históricas da evolução da arquivologia no país, justificando sua presença ali. Assim, o que vou dizer não representa propriamente novidade para nenhum de nós. Será, talvez, apenas uma síntese do que seja o universo arquivístico e porque, afinal, ele tanto nos fascina.
De outro lado, este é um evento em torno de arquivos institucionais e, mais especificadamente, dentro deles, em trono dos arquivos universitários. Assim, a minha proposta é a de que nesta nossa conversa, partamos da reflexão sobre o sentido dos arquivos, para depois nos referirmos propriamente aos arquivos universitários. Dentre os inúmeros sentidos que a palavra sentido tem em língua portuguesa, cabe aqui que tomemos especialmente o de intento, proposição, objetivo. Portanto, qual é o intento de um arquivo? Como bem exprimem os professores canadenses Jean Yves Rousseau e Carol Couture, o intento é o de praticamente ser o espelho da sociedade que os constitui, os conserva e os explora para fins administrativos, jurídicos, culturais, patrimoniais ou de pequisa (ROUSSEAU & COUTURE, 1998). E esse espelho representa a soma das informações contidas nos arquivos das organizações privadas, dos órgãos públicos, das famílias, das pessoas, sejam os seus arquivos correntes, sejam os históricos. Então, a que vem os arquivos? Qual a razão de sua existência? Informar é a primeira resposta que nos vem à cabeça. Mas, a mais correta talvez fosse provar e testemunhar. Por isso, no caso dos documentos de arquivo, tal objetivo liga-se muito mais ao para quê e ao por meio do quê, muito mais do que ao o quê, ao de onde ou ao como de um documento. Essas afirmação leva-nos imediatamente à uma das primeiras questões com que se depara quem se aproxima pela primeira vez do universo dos estudos arquivísticos: qual a diferença entre um arquivo e uma biblioteca (que afinal é a entidade documental mais conhecida)? As distinções entre essas instituições se produzem a partir da própria maneira como surgem os documentos de seu acervo e também do tipo de documento a ser processado e preservado: pela biblioteca, os impressos ou audiovisuais resultantes de atividade cultural técnica ou científica, artística, literária, pesquisa
ou divulgação; pelo arquivo, o material de uma gama infinitamente variável, desde que oriundo de atividade funcional, jurídica, administrativa ou intelectual de instituições ou de pessoas, produzidos no decurso de suas funções e atividades. Os fins, no caso da biblioteca, serão culturais ou científicos; no caso do arquivo, administrativos e jurídicos, mais que tudo, testemunhais. O documento da biblioteca instrui, informa, diverte, ensina; o de arquivo prova, pelo menos em primeira instância, sendo culturalmente testemunhais, em segunda instância. Assim, podemos definir biblioteca como a instituição que reúne documentos múltiplos, por compra, doação ou permuta, produzidos por fontes diversas e resultantes de atividades, pesquisas ou criações artísticas, técnicas ou científicas com fins culturais e de ensino e instrução. Arquivo é a reunião, por passagem natural, de documentos oriundos de uma só fonte geradora e, em geral constituídos por documentos em exemplares únicos congregados em fundos e divididos em séries e essas, por sua vez, em itens documentais. Por definição, os arquivos têm como funções básicas a gestão da organização e do uso, a guarda e a difusão das informações contidas nos documentos produzidos/ recebidos/ acumulados pelas diferentes entidades públicas ou privadas no decorrer do seu funcionamento, encarregando-se também de assessorar a sua produção e administrar o seu uso, considerando-se as distintas possibilidades para tal, relativamente à primeira, segunda e terceira idades dos documentos. Ao cumprir adequadamente estas funções, os arquivos respondem aos seus objetivos básicos: o de servir à administração, à cidadania e à historiografia. Entretanto, para, além disso, a sociedade faz dos arquivos públicos usos multifacetados, utilizando os seus documentos como registros fidedignos, necessários à vida civil, pessoal e profissional de seus integrantes, assim como permitindo-lhes melhor compreender a identidade cultural de sua
comunidade e a evolução da sua história e do desenvolvimento das relações entre o cidadão e o Estado. Estas relações são permeadas pela questão dos direitos e dos deveres de um para com o outro, relações que, na história, tiveram diferentes graus e matizes. O sentido dos arquivos evidencia-se na sua especificidade que reside justamente no caráter probatório e testemunhal de seus componentes documentais. O conjunto caracteriza-se pelo decantado vínculo original e indispensável que todos eles têm com a entidade produtora e com os demais componentes do conjunto. Um documento arquivístico isolado do seu conjunto não faz sentido. Ele contém, portanto, não uma informação qualquer, mas a que é vinculada a uma vasta cadeia e é parte indissolúvel do seu meio genético de criação, vigência e uso. É a organicidade a grande característica dessa especificidade dos documentos de arquivo. É o princípio pelo qual as relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. É a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. Arquivos são criações sociais, no sentido de serem produtos da sociedade humana que, no seu evoluir, vai acarretando, formando e transmitindo características que naturalmente se refletirão na natureza de seus produtos, os arquivos, entre eles (EASTWOOD, 2010). Documento arquivístico, para além de ser informação, é sempre presunção de prova. Por ele, de certa forma, se eternizam os registros decorrentes do funcionamento e das atividades de uma entidade pública ou privada, demonstrando que aconteceram e como. Após o cumprimento das razões pelas quais foram produzidos, eles tramitaram e produziram efeitos durante sua vigência e validade. Foram classificados e guardados (seja de forma tradicional ou virtual) nos arquivos correntes. Foram submetidos aos prazos estabelecidos pelas tabelas de temporalidade, podendo ser destruídos ou podendo ser
preservados. Se preservados foram integrados para efeitos de testemunho aos arquivos permanentes, repartindo-se entre seus respectivos conjuntos, aí denominados fundos (repito, de forma física ou virtual). As duas características do documento de arquivo, a de ser condição de prova e a de ser informação/testemunho, começando por serem sequentes, acabam por serem paralelas e inseparáveis, embora utilizadas por razões diversas. A gênese do documento de arquivo é um procedimento e, como tal, é uma sequencia de passos. Há todo um sistema lógico de produção, há normas ou sistemáticas estabelecidas para isso, sistemáticas que podem ir sofrendo mudanças e adaptações, tanto na rotina jurídico-administrativa, como na consequente rotina burocrático-documental no correr do tempo, no interior dos órgãos públicos e/ou das entidades privadas. Os passos podem ser diferenciados, já que há especificidades em cada ente produtor e em cada contexto de produção. Tudo depende do tipo da entidade produtora, sua competência, suas funções e suas atividades. O documento de arquivo tanto resulta como registro de uma determinada ação, como registra ações que provocam outras ações. Enfim, o documento de arquivo nasce para dar vida à razão de sua origem (RODRIGUEZ BRAVO, 2002, p.142). E ao nascer, si se trata de documento público, é concebido estruturado e produzido regularmente sob normas precisas por órgãos administrativos encarnados em funcionários (autoridades delegadas) que declaram e materializam atos e fatos (Idem). No dizer dessa mesma autora, a precisão do conceito de arquivo está em duas grandes premissas: a primeira, a de descobrir sua alma orgânica, seu vínculo com os demais do seu conjunto, seja este uma série, um fundo, um processo; a segunda, a de ter sido recebido ou expedido no exercício de funções administrativas, jurídicas ou de outra qualquer espécie de função que exerça uma entidade... (RODRIGUEZ BRAVO, 2002, p.143). A indissolubilidade entre a informação, o meio documental no qual ela
está vinculada, o suporte, a proveniência e, sobretudo, o vínculo entre os documentos do mesmo contexto genético, é um dos pilares da doutrina arquivística (BELLOTTO, 2010). Os arquivos públicos estão revestidos de fé pública, o que é conferido a seus documentos pelo simples fato de estarem ali, já que, para tanto cumpriram todo um itinerário de autenticidade e fidedignidade, desde a sua gênese, o seu uso e até a sua guarda. A sua identidade é inequívoca, como nos reitera Elio Lodolini em um recente artigo publicado pela Escola de Paleografia, Diplomática e Arquivística do Vaticano: Arquivo é um complexo orgânico de documentos produzidos no desenrolar de uma atividade prática, administrativa, jurídica. Ele nasce involuntariamente como consequência do desenvolvimento daquela atividade... O documento, se tomado individualmente, é privado de autonomia, tem um valor escasso; ele só tem um valor máximo como parte de um contexto, como um elo de uma cadeia.... E neste complexo orgânico de documentos todos eles estão ligados por um vínculo original, necessário e determinado... Portanto, um arquivo é formado por dois elementos: o complexo orgânico dos documentos e o complexo das relações que, desde a origem de cada um deles, permeiam em meio a esse complexo (LODOLINI, 2012). O itinerário da gênese documental pode ser dividido em etapas: nasce de uma iniciativa, seguida das devidas pesquisas e consultas; depois, de uma deliberação [momento da ação], do controle dessa deliberação para que o documento produza as consequências esperadas (criar, manter, extinguir, mudar situações, etc. etc. etc.). Isso implica, obviamente, na escolha do tipo documental adequado e, finalmente, chega-se ao momento da execução [momento da documentação]. Esta será conseguida pela construção da escrita formal ou informal, em obediência à configuração própria do tipo documental adequado, para o que há modelos, mais ou menos fixados pelo direito administrativo, pela burocracia ou pelas sistemáticas internas (DURANTI, 1995,
p.124-127). A próxima etapa será a de tornar o conteúdo do documento conhecido, divulgado, seja por meio de Diário Oficial, de editais ou de comunicação direta ao/aos interessado/os, dependendo se o meio genético será o da administração pública, o da privada, ou se situa vida civil pessoal dos indivíduos. Cumpre-se assim a criação e difusão do documento. Segue-se a tramitação (que pode ser ou não, anterior à publicitação, dependendo da ação implicada). É sempre bom lembrar que todas essas etapas são pré-arquivísticas. Só aí - e também dependendo das sistemáticas da entidade e das suas características da ação e de trato documental - terá início o arquivamento. Nas diversas fases da elaboração do documento, o arquivista não toma parte. Mas, na medida em que em que melhor conhece o processo de criação do documento, melhor executado será o seu trabalho de classificação, avaliação, descrição e difusão. Bruno Delmas, citando Dominique Perrin, aponta como a função tradicional dos documentos institucionais a de provar e a de lembrar, mas, acrescenta que, na sua expansão hoje, essa função também a de entender e comunicar. E acrescenta que as duas primeiras prolongam o papel inicial fundamental dos documentos, as duas seguintes, introduzem uma noção mais vasta noção de informação, que expande o sentido do papel do documento. (DELMAS, 1996, p. 443). Os arquivos têm um sentido de serem instrumentos, de serem ferramentas. Ferramentas da administração (seja a dos órgãos públicos, seja a das entidades privadas); ferramentas da cidadania (isto é, dos direitos e dos deveres dos cidadãos); ferramentas do direito, ferramentas da historiografia (isto é, os documentos são os instrumentos de trabalho do historiador). Tudo isso, ademais de serem instrumentos indispensáveis da ciência, da tecnologia, do dia-a-dia das pessoas. Reitere-se, arquivos são instrumentos nos quais a informação está registrada, para que dela se faça uso seja no sentido da gestão, seja no da
cidadania, seja no da história. Para efeitos da pesquisa histórica, os arquivos permanentes públicos são centros armazenadores do patrimônio documental, da archivalía, que é parte do patrimônio histórico e cultural de uma comunidade, de uma cidade, estado ou país. Os sistemas de arquivos públicos tem sua posição no contexto administrativo e asseguram seu papel no contexto social que integram. Sua função é servir à administração por meio dos arquivos correntes e à historiografia por meio dos arquivos permanentes. Já se disse que o arquivo é o arsenal da administração e o celeiro da história. Se, no entanto, o arquivo histórico público se engajar em programas de animação cultural e de cooperação com as escolas, no sentido de ilustrar, animar e aprofundar o ensino da história local, regional e mesmo nacional, estará construindo uma incomparável aura de excelência àquelas suas funções precípuas. Estará contribuindo para formar um cidadão mais apto a compreender o passado da sociedade em que vive e, com isso, melhor poder dar a sua contribuição para forjar um futuro mais digno para esta mesma sociedade. Além disso, é no sentido do acesso do cidadão ao universo de informações de cunho cultural, social- e mesmo de lazer que esse arquivo lhe pode oferecer mais além de ser o guardião dos seus direitos e deveres cívicos. Esse a mais é exercido hoje pelos setores culturais e educativos dos arquivos. E são os arquivos municipais, os mais adequados para levar avante o empreendimento, justamente por serem os que mais de perto acompanham a vida do cidadão. Até se pode demonstrar que esse serviço não é uma extrapolação das verdadeiras finalidades de um arquivo público, como se pensava. Essa função de lazer e entretenimento chega mesmo a ombrear-se com as demais, pode mesmo chegar a ser também uma função administrativa. Este atendimento diferenciado, isto é, o que vai além dos serviços prestados aos administradores, aos juristas e aos historiadores, não é só um a mais, não é perfumaria. Ele deve ser
oficialmente legitimado como uma ampliação administrativa, repetimos, de todo o aparato arquivístico. A verdade é que os programas educativos e culturais são ampliação, para fora da sala de leitura/consulta, do serviço normal de referência, isto é, o atendimento normal ao usuário. Basta que os arquivistas reconheçam que o público vai além dos que vêm ao recinto do arquivo, sobretudo os historiadores, e perpassa por todos os componentes da comunidade, mesmo aqueles que nem sequer sabem o que seja o arquivo. Há todo um público potencial a conquistar. Deste modo, a aquelas funções básicas é possível agregar as funções complementares, até o presente, tidas como ações ou atividades, mas cujo status começa a mudar a luz de novos movimentos e ideias que vem sendo implantados, como veremos adiante. São as relacionadas com as exposições, os eventos, as comemorações, a participação do arquivo nas atividades de teatro e de turismo, assim como nas ações junto ao ensino fundamental e médio. Estas novas funções estão diretamente relacionadas com o uso popular do arquivo, agora, neste caso, como o detentor do patrimônio documental comum a toda uma sociedade. Hoje, essa sociedade está mudando a cada momento em muitos dos seus aspectos por causa do desenvolvimento complexo e profundo do saber e do fazer com a interferência tão forte da tecnologia da informação e da comunicação e das transformações na gestão pública e na empresarial, tudo isso está se refletindo diretamente nos arquivos. E refletindo nos profissionais responsáveis por eles. Nesse sentido, vai o meu apelo aos arquivistas iniciantes. Que tentem compreender muito bem o seu objeto de trabalho antes de realizar qualquer tarefa arquivística, isto apesar de tantas transformações que se delineiam no seu futuro profissional. Vemos que nos países de arquivística mais avançada as idéias tradicionais vêm sendo contestadas com visões novas sobre proveniência, fundos e séries, naturalidade e intencionalidade, imparcialidade e autenticidade
(EASTWOOD, 2010). Mas tudo isso poderá ser assimilado aos poucos, sem percalços. O importante é estar atento a que a finalidade dos arquivos não é outra senão a de oferecer serviços à sociedade, materializados nas informações prestadas às entidades, aos cidadãos, aos estudiosos. E para que, ele, arquivista, possa levar seu trabalho a cabo, deve adquirir uma bagagem de conhecimento de princípios teóricos e dos métodos que partem do pressuposto de que o documento é parte de um todo que, isolado, não tem sentido (HEREDIA HERRERA, 1988, p.13). Da mesma forma, ele deve compreender que o arquivo é mais do que a soma dos documentos que o compõem. É o complexo orgânico daqueles documentos mais o complexo orgânico de todas as relações recíprocas que existem entre os próprios documentos, cada um dos quais tem um - e um só - papel naquele complexo (LODOLINI, 1984, p. 140). Quanto às universidades, para que cumpram adequadamente suas funções de ensino, pesquisa e extensão, elas necessitam de informações corretas, atualizadas e pertinentes gerenciadas por um bom sistema interno de arquivos. Este deve reunir, processar, divulgar, conservar todos os documentos relativos à administração, ao funcionamento, ao desenvolvimento e à memória sejam os produzidos/recebidos/acumulados pelas unidades de ensino, como as faculdades e os institutos; sejam os produzidos/recebidos/acumulados pelos laboratórios, centros de estudos, bibliotecas e museus; sejam os produzidos/recebidos/acumulados pelas creches, hospitais e ambulatórios, centros esportivos e centros de referência destinados à população em geral. Todas as informações advindas de todas essas atividades, se uniformizadas em sua produção e se sistematizadas em sua guarda, classificação, avaliação e disponibilidade para consulta e divulgação, irão proporcionar maior transparência administrativa, maior visibilidade e desempenho social, assim como maior eficiência no ensino e no desenvolvimento da pesquisa científica. E
parte dessa responsabilidade, sem dúvida alguma, está na mãos dos profissionais do arquivo. As universidades brasileiras estão começando a valorizar seus arquivos, ainda que mais lentamente do que seria desejável, para fazerem funcionar seus sistemas de arquivos como bem demonstrou o Professor Renato Venâncio na cronologia que apresentou no I Simpósio de Arquivologia da Universidade Federal de Minas Gerais, afirmando que ainda haveria muito a caminhar no sentido da importância do estabelecimento de sistemas de arquivos,tanto no que diz respeito à modernização administrativa quanto à preservação da memória científica e educacional brasileira (VENÂNCIO, 2012). E seminários e ciclos de palestras como estes são também passos importantes, não só para atualização profissional, mas também como maior conscientização dos dirigentes universitários e das autoridades públicas. Apelo aos profissionais do presente e do futuro, na instituição onde atuam ou venham a atuar que compreendam muito bem que nenhuma delas pode funcionar corretamente sem os registros documentais que provam e que garantem a legitimidade de sua existência e desenvolvimento. Só os documentos, os que as entidades produzem e os que elas recebem no exercício das suas funções e atividades é que podem demonstrar como elas funcionam e como atuam na sociedade. Sendo o arquivo o centralizador do sistema interno de informações e sendo o reflexo das relações daquela entidade com o meio em que age e atua, ele é de vital importância para o bom desenvolvimento e o cumprimento do papel que cabe a uma determinada instituição em uma determinada sociedade. E estejamos seguros que, o arquivista poder contribuir decisivamente para isso, não é pouca coisa.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Da gênese à função: o documento de arquivo como prova e testemunho. In: FREITAS, Lídia Silva de et alii. Documento: gênese e contextos de uso. Niterói, Editora da UFF, 2010. p. 161-174 (Estudos da Informação, v.1). Universidade e arquivos: perfil, história e convergência. Trans-in-formação, Campinas, 1(3): 15-28, 1989. DELMAS, Bruno. Manifesto for a Contemporary Diplomatics: from institutional documents to organic information. The American Archivist, Chicago, 59 (4): 438-452, 1996. EASTWOOD, Terry. Currents of Archival Thinking. Santa Barbara, Denver, Oxford, ABC-CLIO, 2010. P.4 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivistica general: teoria y practica. Sevilla, Diputación Provincial, 1988. JILEK, B. Le rôle, le functionnement et l organization des archives universitaires. Montréal, Université de Montréal, s.d. apud BELLOTTO, 1989, p.26. LODOLINI, Elio. Archivi e Biblioteche: due realtà antitetiche. In: CHERUBINI, Paolo e NICOLAJ, Giovanna. Sit liber gratus, quem servulus est operatus. Studi in onore di Alessandro Pratesi per il suo 90 compleano. Tomo II, Città del Vaticano, Scuola di Paleografia, Diplomatica e Archivistica, 2012, pp. 1273-1285. Archivistica: principi e problemi. Milano, Franco Angeli, 1984. RODRIGUEZ BRAVO, Blanca. El documento entre la tradición y la renovación. Madrid, TREA, 2002. ROUSSEAU, Jean-Yves & COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivística. Trad. de Magda Bigotte de Figueiredo. Lisboa, Publicações Dom Quixote, 1998. VENÂNCIO, Renato. Arquivos universitários no Brasil: esboço de uma cronologia. In: VENÂNCIO, R. e NASCIMENTO, A. Universidades & Arquivos: gestão, ensino e pesquisa.escola de Ciência da Informação, UFMG, 2012, p. 37-57.