COMO FUNDAR SUA BRASA Guia BRASA 2015 2015-2016
INTRODUÇÃO Bem vindo! Se você está lendo esse guia, é porque está interessado em fundar a sua própria BRASA dentro da sua universidade. Esse guia contém todos os passos necessários para conseguir fundar a sua organização! O que é a BRASA Global e o que é uma BRASA Local? BRASA Global: a BRASA Global é uma organização global de estudantes brasileiros no exterior. Em sua missão de criar plataformas para esses estudantes interagirem entre si, a BRASA Global promove conferências, parcerias com empresas, mentoria de alunos, como também parcerias com BRASAs locais. BRASA Local: uma BRASA local é uma organização estudanml dentro de uma universidade específica cujo objemvo é reunir e promover uma comunidade de estudantes interessados no Brasil, como também promover o Português e a cultura brasileira no campus. O presidente de cada BRASA Local é o ponto de interação entre a BRASA Global e cada BRASA Local. 3
INTRODUÇÃO Porque fundar uma? A BRASA Global tem como missão unir os estudantes brasileiros estudando no exterior em prol do desenvolvimento do Brasil. Ter uma BRASA local na sua universidade permite que a BRASA Global estabeleça uma parceria com os alunos da sua universidade, e amplia a rede de brasileiros conectados através da BRASA. Filiando- se à BRASA Global, através da criação de uma BRASA Local, sua organização também poderá usufruir dos diversos objemvos oferecidos à BRASAs locais e seus membros. 4
INTRODUÇÃO 5
ÍNDICE 1. Descobrir requerimentos...6 2. Definir sonhos, princípios, e objemvo..8 3. Encontrar outros brasileiros..9 4. Encontrar um advisor....16 5. Elaborar uma consmtuição..17 6. Esperar aprovação...19 7. Uma vez criada a sua BRASA...23 8. Primeiros eventos e presença no Campus.. 24 9. Já tem uma organização de brasileiros?!.. 28 10. Entre em contato.....30 2
HORA DE NAVEGAR NA BUROCRACIA: Descobrir requerimentos do processo Os requerimentos específicos para fundar uma organização estudanml tendem a variar dependendo da universidade. Para encontrar os requerimentos da sua universidade, basta entrar no site da mesma e procurar a seção de "campus life" ou "student life." Uma vez nessa página, a seção de "student organizamons" deve ser fácil e encontrar, e lá você encontrará os requerimentos para fundar uma organização. O exemplo a seguir foi remrado do site de USC. 6
HORA DE NAVEGAR NA BUROCRACIA: Descobrir requerimentos do processo Na maioria dos casos, as universidades requerem: Um número pré- estabelecido de membros fundadores - varia dependendo da universidade Um advisor, que será um membro do corpo docente da sua universidade Uma consmtuição Nas próximas páginas, entraremos em mais detalhes sobre cada passo a seguir. 7
HORA DE PENSAR MAIS ALÉM: Definir sonhos, princípios, e objeovos Desde o começo, é crucial que sua BRASA Local estabeleça sonhos, princípios, e objemvos (missão, visão e valores, em outras palavras) bem definidos. Serão esses que guiarão sua organização a tomar decisões durante o processo de estabelecimento. Sem esses pontos, será dijcil escrever uma consmtuição, atrair novos membros, ou conseguir um advisor. É importante que a sua organização crie amvidades que visem alcançar o seu sonho e missão. É importante manter em mente que a BRASA Global tem sua missão, valores, e ambições bem definidas, e que procuramos estabelecer parcerias com BRASAs locais que comparmlhem de nossa visão. Ter a visão da BRASA Global e da Local alinhadas facilita a relação entre as duas. Por isso, recomendamos manter em mente ou até usar como um ponto inicial os valores, missão, e ambições da BRASA Global, que podem ser encontrados no nosso Guide BRASA, disponível em nosso website www.gobrasa.org. 8
HORA DE FAZER O SOCIAL: Encontrar outros estudantes Para mostrar à sua universidade que sua organização contribuirá posimvamente ao seu corpo estudanml, é importante mostrar que existem outros estudantes que estariam interessados em parmcipar da sua organização. Também, estudantes adicionais são importantes para estabelecer a sua primeira Board, uma parte crucial de qualquer organização. Como encontrar outros membros? A dificuldade de encontrar outros membros varia de universidade a universidade. Alguns locais em que os membros podem ser encontrados:» Grupo de amigos» Departamento de português» Departamento de admissão da universidade e escritório de relações internacionais. Normalmente, eles não divulgam uma lista de e- mails dos brasileiros. Porém, eles podem enviar um e- mail geral para todos os brasileiros da sua universidade falando sobre a futura organização e com os seus contatos.» Coordenadores do Ciências sem Fronteiras» Grupos no Facebook de brasileiros da sua universidade» Escritório da sua universidade no Brasil, caso existente» Clubes de capoeira, jiu- jitsu ou outras amvidades Mpicamente brasileiras 9
HORA DE FAZER O SOCIAL: Encontrar outros estudantes Depende muito da universidade quão dijcil será o processo de encontrar membros para sua organização. Em grande parte das vezes, os brasileiros já são um grupo próximo de amigos e se conhecem; em outras universidades, seja pelo tamanho do campus ou um número menor de brasileiros, é mais dijcil de encontrá- los. Caso você tenha dificuldade em encontrar outros membros, recomendamos que você entre em contato com um de nós, e poderemos te passar os nomes de brasileiros registrados na nossa database que frequentam a sua universidade. Lembre- se: membros não precisam necessariamente ser brasileiros para parmcipar na sua BRASA! Qualquer pessoa com interesse no Brasil, sua cultura, ou a língua portuguesa pode ser uma ómma adição. Muitas BRASAs locais possuem, inclusive, presidentes que não são brasileiros e esta diversidade pode agregar muito para uma board local. Também, membros podem ser alunos de graduação, mestrado, ou até mesmo de intercâmbio! Todos podem adicionar algo diferente à sua BRASA, então seja inclusivo quando for procurar novos membros. 10
HORA DE FAZER O SOCIAL: Encontrar outros estudantes É muito importante fazer uma kick- off meemng com todos os interessados em se juntar à sua BRASA local. Esse é o momento para que as pessoas se conheçam, alinhem expectamvas e comecem a construir juntos a BRASA. Você pode ser criamvo na kick- off meemng para atrair pessoas, trazendo, por exemplo, pães de queijo, brigadeiro, e outros. Como estruturar minha primeira Board? A sua primeira Board vai variar dependendo dos objemvos da sua BRASA (definidos anteriormente). Porém, a estrutura poderá ser parecida com uma das abaixo. Cabe ressaltar que as estruturas abaixo são sugesmvas e podem não ser as mais adaptadas para a sua universidade. Nas próximas páginas, mostraremos duas opções de Board iniciais. Uma menor, com três a quatro membros, e uma maior, com sete a oito membros totais. 11
HORA DE FAZER O SOCIAL: Encontrar outros estudantes 3-4 membros» Presidente: Responsável pela determinação da estratégia da organização. Além de dar apoio às outras diretorias, o presidente é o contato com a BRASA Global.» Gerência Logís3ca (Secretária) - opcional: Responsável pelo apoio às outras diretorias quanto à reserva de salas, compra de materiais, organizações de mailing list, e acompanhamento do e- mail interno.» Gerência Financeira: Responsável pelo controle financeiro e levantamento de fundos da sua BRASA. No caso de 3 membros na board, também pode fazer a função da secretaria.» Gerência de Marke3ng/Social: Responsável pelas mídias sociais, listas de e- mails, organização dos eventos sociais/ culturais, prospecção de novos membros para a BRASA, e responsável pelo acolhimento dos novos brasileiros no campus. 12
HORA DE FAZER O SOCIAL: Encontrar outros estudantes 7-8 membros» Presidente: Responsável pela elaboração final da estratégia da organização e pela criação de alianças. É o ponto de contato entre a BRASA Local e a BRASA Global, sendo responsável pela a cooperação entre as mesmas. Foca na garanma da qualidade das amvidades e na perpetuidade da organização. Representará a BRASA em eventos dentro e fora da universidade. Supervisionará as amvidades do board.» Vice- Presidente: Auxilia o Presidente no exercício das funções, dividindo responsabilidades. Cobre ausências de algum dos gerentes. É responsável por assegurar o cumprimento da consmtuição.» Gerência de Financeira: Controla todo o budget e gastos da organização. Responsável pela preparação de budget para os eventos e captação de fundos com sponsors. Controla o caixa da organização. Controla o pagamento do membership fee, se houver. Realiza compras em parceria com a gerência de logísmca. Verifica a necessidade de declaração de renda perante ao governo. 13
HORA DE FAZER O SOCIAL: Encontrar outros estudantes 7-8 membros» Gerência de Logís3ca (Secretária): Responsável por todas as amvidades de logísmca da organização. AMvidades incluem a reserva de salas, reserva de locais para eventos, preparação de atas, controle de recepção do e- mail da BRASA, envio de e- mails gerais, elaboração das listas de e- mails em parceria com a Ger. Social, e apoio ao gerente financeiro na aquisição de materiais para a organização. Monitora a caixa de e- mails da BRASA.» Gerência de Marke3ng: Responsável pela preparação de todo material de markemng e a sua divulgação. Cria material de publicidade para todos nossos eventos e amvidades. Realiza todos os posts na página do Facebook, seja de para divulgação de amvidades, fotos dos eventos, etc. Cria material para realização de estandes na universidade. Responsável pela atualização do site, se houver.» Gerência Educacional: Responsável pela gestão de aulas de português e por encontros para prámca do português com não- namvos. Também, pode organizar amvidades em parceria com o departamento de português da universidade, como auxílio na correção de temas, noite do cinema, etc. 14
HORA DE FAZER O SOCIAL: Encontrar outros estudantes É bom manter em mente que a maioria das BRASAs recém- fundadas alteram a sua Board durante os primeiros meses, incorporando ou alterando posições para melhor suprir suas necessidades. Além disso, não existe um número mínimo de board members para iniciar a sua BRASA. Na concepção da Board Local, é importante pensar na conmnuidade da organização. Por isso, recomendamos que a Board seja formada por um mix de alunos que ficam mais de um ano estudando na universidade (graduação completa, mestrado, duplo- diploma, PhD) e alunos que ficam menos de um ano na universidade (Ciências sem Fronteiras, Intercâmbio e alunos de Extensão). Esse mix de alunos, além de garanmr a diversidade da organização, permite que a mesma não desapareça após o seu primeiro ano de existência. Já houveram organizações de brasileiros que desapareceram após o primeiro ano pois eram formadas por alunos de intercâmbio de apenas um ano e que foram embora ao final do ano. 15
HORA DE PEDIR CONSELHOS: Encontrar um Advisor O principal papel do advisor é servir como um recurso para a organização. Advisors irão aconselhar as organizações, ajudando alunos no seu processo de desenvolvimento e estabelecimento da organização. Advisors também dão conmnuidade para uma organização, já que podem passar informações sobre a história da organização e suas realizações de uma Board para a outra. Há varias pessoas que podem ser o advisor da sua BRASA local. Procure encontrar professores brasileiros no seu campus ou professores de outras nacionalidades em departamentos como "América LaMna" ou "Línguas Romanas." Procure um membro do corpo docente que passou parte de sua vida no Brasil ou que já realizou algum estudo sobre o tópico. Se nenhuma dessas opções funcionarem, procure alguém com quem você já tem uma boa relação e que estaria interessado em apoiar um novo projeto seu. 16
HORA DE LEGISLAR: Elaborar uma ConsOtuição A consmtuição é parte vital de uma BRASA local, pois é nela que estarão todas regras básicas da organização, servindo como um guia para o seu funcionamento. A maioria das universidades possui um modelo de consmtuição disponível para as suas organizações. É recomendável que a organização siga o modelo da universidade, visto que ele estará alinhado com o funcionamento da maioria das organizações estudanms daquele local. Alguns pontos relevantes para toda consmtuição incluem: 1. Nome oficial da organização 2. Sonhos, princípios e objemvos da organização 3. Delineação de quem é considerado membro da organização local 4. Direitos e benejcios dos membros 5. Existência de membership fee e o seu valor 6. Cargos da board local, com suas descrições 7. Como é feita a escolha da Board local. Exemplo: eleições, nominação, etc. 8. O que acontece caso ocorra a saída de um dos Board members locais, incluindo o presidente 9. Frequência de reuniões oficiais da board e critérios de presença mínima dos board members 10. Nome do advisor da organização 11. Funcionamento do processo de alteração da consmtuição 17
HORA DE LEGISLAR: Elaborar uma ConsOtuição Caso você e sua Board Local ainda tenham dúvidas de como elaborar a sua consmtuição, modelos de consmtuição podem ser encontrados nos seguintes links:» BRASA USC: hxps://docs.google.com/document/d/ 1eMG8uRqYGB1Bv27if8qJWGSsTjvsSm1oYsJMvR0HP- Q/edit? usp=sharing» BRASA WPI: hxps://docs.google.com/document/d/ 1uo_fr9Fhg_- 6g35Y5uE- 6uNHFGxWG_AF7sDKnv71vWE/edit? usp=sharing 18
HORA DA VONTADE LOUCA DE COMEÇAR: Esperar aprovação & semanas iniciais Algumas universidades aprovam as organizações estudanms imediatamente. Outras possuem um período de probamon em que a organização ainda não é reconhecida oficialmente. É importante ressaltar que mesmo não reconhecida oficialmente, a BRASA local pode já começar certas amvidades, como organizar eventos, fechar parcerias, entre outros. Além disso, esse período inicial da BRASA local é fundamental para o início de sinergia com a BRASA Global. A BRASA Global quer dar o maior suporte possível para a BRASA local, e oferece um acompanhamento próximo de cada BRASA Local pelos seus Coordenadores Regionais. Para essa cooperação ser efemva, é importante passar as informações presentes na próxima página para a BRASA Global para termos informações da sua nova BRASA Local. 19
HORA DA VONTADE LOUCA DE COMEÇAR: Esperar aprovação & semanas iniciais Informações a serem enviadas para a BRASA Global: (através da seguinte form: hxps://docs.google.com/a/gobrasa.org/forms/d/ 1bqPVsVxmxu- hqe8vapdfczprleswupca71m3n_tfpom/viewform)» Nome da sua BRASA local e universidade» Nome, telefone, e- mail e perfil do Facebook do Presidente da BRASA Local» Data de fundação» Número esmmado de brasileiros na universidade (Graduação e pós- Graduação)» Uma foto show da board da BRASA local para colocarmos no nosso site e na nossa página do Facebook (de preferência com a bandeira do Brasil)» Página ou grupo do Facebook da BRASA Local» Preencher e assinar o contrato de cooperação mútua com a BRASA Global» Cadastrar os membros/brasileiros da universidade no sistema da BRASA Nacional.» Muita empolgação da BRASA local! 20
HORA DA VONTADE LOUCA DE COMEÇAR: Esperar aprovação & semanas iniciais Nos estágios iniciais da organização é importante que a BRASA local formule a estratégia de comunicação com os seus membros/ filiados, pois uma BRASA local não existe sem eles. Por isso, recomendamos que a BRASA local avalie a possibilidade de criação de um grupo ou uma página no Facebook para divulgação e comunicação com os brasileiros e interessados no Brasil da sua universidade. A diferença básica entre um grupo e uma página é a seguinte: Página: Permite uma interação unilateral da BRASA local com seus membros e filiados. Na página, somente a BRASA local pode postar informações e divulgar suas amvidades/eventos. Os membros e filiados podem, somente, enviar mensagens inbox para a BRASA local, ou seja, não gera integração entre os membros Grupo: Permite uma interação bilateral entre BRASA local e os seus membros/filiados. No grupo, a BRASA local pode postar informações sobre seus eventos e amvidades. Já os membros ou filiados podem postar perguntas para os membros daquela BRASA, gerando um ambiente mais interamvo do que a página. Fica a cargo da BRASA local definir qual meio de comunicação umlizará. Muitas BRASAs locais possuem uma página e um grupo, mantendo ambos atualizados. 21
HORA DA VONTADE LOUCA DE COMEÇAR: Esperar aprovação & semanas iniciais No estágio inicial da BRASA local, é importante que a organização pense sobre a organização de uma lista de e- mails. Além do Facebook, a lista de e- mails é uma maneira eficiente de comunicação mais direta com seus membros. Para ajudar na criação da mesma, a BRASA Global possui uma ferramenta de cadastro único através da qual os presidentes podem cadastrar membros da sua BRASA local no sistema da BRASA Global. Após o cadastro, os presidentes tem acesso aos dados desses membros, incluindo seus e- mails, o que evita a necessidade de criação de formulário de cadastro próprio. Porém, caso a BRASA local não decida adotar este sistema, é importante que a lista de e- mails local inicial possua, no mínimo, as seguintes informações:» Nome do aluno» E- mail» Tipo de curso (graduação, mestrado, outros)» Curso» Ano de Formação A falta de organização e rastreamento dos membros locais é um problema muito comum nas BRASAs locals. Portanto, é vital que a lista de e- mails esteja organizada desde o início de sua BRASA. 22
HORA DE QUEBRAR A CABEÇA: Planejamento Estratégico, TáOco, e Operacional Essa é a hora de colocar a cabeça para quebrar. Os sonhos, princípios, e objemvos da BRASA local estão definidos, porém, precisamos saber como chegar neles. Para auxiliar a alcançar este sonho da BRASA local é que existem o planejamento estratégico, támco e operacional. Eles são prioridades para a BRASA Global e devem ser, também, prioridade para as BRASAs locais. Fazer o planejamento estratégico, támco e operacional ajuda, e muito, a planejar como se desenvolverão as amvidades durante o ano. Além disso, eles ajudam a delegar as tarefas da sua organização, o que maximiza o aprendizado de todos board members com a BRASA. Para maiores informações sobre como realizar o seu planejamento estratégico, támco e operacional consulte o guia How to Manage a BRASA. 23
HORA DE BOTAR A MÃO NA MASSA: Os primeiros eventos Agora que a BRASA já definiu o que fará durante o ano e como fará para amngir os seus objemvos, é hora de colocar a mão na massa. A melhor forma para iniciar suas amvidades é fazendo pequenos eventos no Campus para aumentar o número de membros e filiados da organização. Alguns desses eventos possuem baixíssimo custo, bom retorno financeiro e servem como experiência para primeiros eventos. Nas páginas a seguir, você poderá encontrar exemplos de primeiros eventos realizados por BRASAs locais. 24
HORA DE BOTAR A MÃO NA MASSA: Os primeiros eventos BRASA University of California Irvine (UCI): estande para venda de brigadeiro e bolo de cenoura no Campus A BRASA de UCI decidiu montar um estande de venda de brigadeiros no campus da universidade. Além de mostrar um pouco da cultura brasileira, eles queriam divulgar a organização e arrecadar fundos para a mesma. Esse pequeno evento teve um resultado excelente:» Lucro: $67. Considerando o preço do brigadeiro ou bolo igual a $1. Foram $112 arrecadados e $45 gastos. O evento durou 7 horas.» Número de e- mails novos na lista de e- mails: 47, ou seja, 47 novos filiados! 25
HORA DE BOTAR A MÃO NA MASSA: Os primeiros eventos BRASA University of California Santa Barbara: Fundraising em pizzaria Em parceria com uma pizzaria próxima ao Campus, a BRASA de UCSB fez o seu primeiro fundraising. Durante uma janela de 4 horas do horário de funcionamento da pizzaria, a BRASA UCSB ganhava 15% do valor da compra de todos que apresentassem o flyer da BRASA. Foi um evento com custo zero e com resultado extremamente posimvo:» Lucro: $70. Custo: $0» Número de e- mails novos na lista de e- mails: 40, ou seja, 40 novos filiados! 26
HORA DE BOTAR A MÃO NA MASSA: Os primeiros eventos BRASA University of Southern California: Festa de Carnaval E por que não ousar no seu primeiro evento? A primeira amvidade da BRASA USC foi uma festa de Carnaval. Com apoio financeiro da InternaMonal Student Assembly (ISA) da USC, a festa foi um grande sucesso. Resultado:» Ingresso: gratuito para alunos da USC e $5 para não- alunos. Dos $750 arrecadados, $550 vieram da ISA e $200 vieram da venda de ingressos para alunos de outras universidades.» AtraMvos: Salgadinhos ƒpicos brasileiros (coxinha, pastel, brigadeiro, entre outros), guaraná, música brasileira, e muita alegria!» Lucro: $120. Foram $750 arrecadados para $630 gastos.» Público: 170 pessoas 27
JÁ TEM UM CLUBE DE BRASILEIROS NA SUA UNIVERSIDADE? Junte- se a nós! Se você já possui uma organização de brasileiros no campus e quer se juntar a BRASA, estamos de braços abertos. Primeiramente, entre em contato com um dos nossos membros de Membership, cujos contatos podem ser encontrados na úlmma página desse guia. Recomendamos, também, que você leia esse documento, pois muitos pontos podem agregar para a sua gestão. Feito isto, é importante seguir a seguinte check- list para garanmr a sinergia entre a sua futura BRASA local e a BRASA Global: (através dessa form: hxps://docs.google.com/a/gobrasa.org/forms/d/1bqpvsvxmxu- hqe8vapdfczprleswupca71m3n_tfpom/viewform)» Nome da sua BRASA local e universidade» Nome, telefone, e- mail e perfil do Facebook do Presidente da BRASA Local» Data de fundação» Número esmmado de brasileiros na universidade (Graduação e pós- Graduação)» Uma foto show da board da BRASA local para colocarmos no nosso site e na nossa página do Facebook (de preferência com a bandeira do Brasil)» Página ou grupo do Facebook da BRASA Local» Preencher e assinar o contrato de cooperação mútua com a BRASA Global» Cadastrar os membros/brasileiros da universidade no sistema da BRASA Global.» Muita empolgação da BRASA local! É importante destacar que o seu clube local não precisa mudar o nome para fazer parte da BRASA. Ele pode manter o nome anmgo e sua idenmdade. 28
HORA DE PARTIR PARA A PRÓXIMA: Gerindo uma BRASA Local Agora que sua BRASA local está funcionando, é hora de parmr para um próximo passo. A gestão de uma BRASA "dos sonhos" pode ser encontrada no guia How to Manage a BRASA. Ele é composto de ideias de amvidades que uma BRASA local pode fazer, bem como por cases reais de BRASAs locais de todo o mundo. (em breve em nosso website!) 29
ENTRE EM CONTATO O Mme de Membership da BRASA está de braços abertos para receber vocês! Ficamos à disposição para responder qualquer dúvida e para dar o suporte necessário para a fundação da BRASA local. Normalmente, durante a fundação de uma BRASA local, o Regional Coordinator agenda reuniões quinzenais com o Presidente para apoiá- lo nesse momento de fundação e de criação da estratégia da organização. Para qualquer dúvida, por favor entre em contato com membership@gobrasa.org. 30