de Compras e de Recursos Humanos 1 / 8 Objetivo: Revisar e consolidar o processo de concessão de suprimentos e diárias no âmbito dos projetos e atividades geridos pela COPPETEC. Público Alvo: Coordenadores, gerentes de projetos e de programas e órgãos operacionais da Fundação. 1. Definições Iniciais 1.1 Suprimento é um recurso disponibilizado para atender às despesas diversas de pequeno valor e para aquisição emergencial de determinados materiais, necessários ao andamento dos projetos, assim como as despesas com transporte previstas no item 2.9. 1.2 Diária é um recurso disponibilizado para pagamentos de despesas com alimentação e acomodação em hotéis ou pousadas, concedida no caso de serviços eventuais a serem realizados fora do município onde se localiza a sede de trabalho, inclusive no exterior. 1.3 Reembolso é um mecanismo de ressarcimento de despesas emergenciais, executadas com recursos próprios do Coordenador do projeto ou de terceiros. 2. Suprimentos 2.1 A solicitação de suprimento, constando o seu valor e a descrição das despesas, deverá ser enviada à administração da Fundação COPPETEC em formato online através da Solicitação de Suprimento disponível no Sistema Integrado da COPPETEC (SIGIC), acessando o site https://sigic.coppetec.coppe.ufrj.br/fontes/ 2.2 O Coordenador poderá solicitar a concessão de suprimentos em nome de membros da equipe de seu projeto em situações especiais. 2.3. A concessão de suprimentos será realizada através de depósito em conta corrente ou, excepcionalmente, em cheque nominal a ser retirado pessoalmente pelo favorecido na tesouraria e mediante emissão de recibo. Obs: caso o cheque seja retirado por terceiros, o mesmo só será liberado mediante autorização assinada pelo Coordenador do projeto em que conste o nome e documento de identidade do terceiro. 2.4 Não será autorizada, a concessão de dois suprimentos simultaneamente em nome do mesmo Coordenador do projeto e a sua concessão está condicionada à inexistência de pendências em relação à prestação de contas de concessões anteriores. Legislação Pertinente: Lei nº 7.713/88, RIR/1999 (Decreto nº 3.000/1999), Enunciado nº 101 TST (DJ 18.06.1980), Estatuto e Regimento da COPPETEC, Instrução Normativa SRP N O 03, de 14/07/2005, Instrução Normativa MTPS/SNT n o 08, de 01/11/1991
2 / 8 Obs: Os casos de solicitação de suprimentos com pendências serão excepcionalmente examinados pela diretoria da Fundação COPPETEC. 2.5 A prestação de contas deverá ser realizada, obrigatoriamente, no prazo máximo de 15 dias contados a partir da data de recebimento do suprimento, onde será obrigatória a apresentação do Formulário de Prestação de Contas de Suprimento (Download Anexo I) e as notas fiscais comprobatórias de cada despesa realizada em nome da Fundação COPPETEC. 2.6 Caso o valor das despesas tenha sido inferior ao suprimento concedido, o Coordenador deverá devolver a diferença, através de cheque nominal à COPPETEC ou depósito bancário em conta a ser indicada pela própria Fundação, podendo, ainda, quando o valor não for superior a R$ 50,00 (cinquenta reais), efetuar tal devolução em dinheiro. Caso suas despesas sejam superiores ao suprimento concedido, é facultado ao Coordenador solicitar o reembolso da diferença. 2.7 No caso de viagens realizadas em veículo próprio, do Coordenador do projeto ou de terceiros, o pagamento do suprimento será concedido com base em declaração fornecida constando o percurso da viagem e sua distância (km), a duração (tempo) e a natureza dos serviços a serem prestados fora da sua sede de trabalho. 3. Diárias 3.1 A solicitação de diárias deverá ser enviada à COPPETEC em formato online através da Solicitação de Diária disponível no Sistema Integrado da COPPETEC (SIGIC), acessando o site https://sigic.coppetec.coppe.ufrj.br/fontes/ 3.2 As diárias serão concedidas mediante depósito bancário em nome do Coordenador do projeto ou de terceiro por ele autorizado. Especialmente, a diária poderá ser concedida através de cheque nominal ao favorecido, a ser retirado na tesouraria mediante apresentação de identidade e emissão de recibo. 3.3 O favorecido deverá apresentar à Fundação COPPETEC, em até 5 dias da data do seu retorno, os bilhetes referentes às passagens e a Declaração de Diárias constando os dados da viagem. (Download Anexo II) 3.4 No caso de docentes e demais profissionais de instituições nacionais, fora do âmbito da UFRJ, e visitantes estrangeiros que venham participar de atividades na UFRJ, por solicitação do coordenador do projeto, as diárias poderão ser concedidas diretamente ao visitante. Obs: Nos casos do item 3.4, a diária solicitada deverá ser comprovada através de cópia de documentos emitidos pela unidade demandante da UFRJ especificando a atividade e o tempo de permanência dos representantes e visitantes de outras instituições.
3 / 8 4. Reembolso de despesas 4.1 A solicitação de reembolso deverá ser enviada à Fundação COPPETEC em formato online através da Solicitação de Reembolso disponível no Sistema Integrado da COPPETEC (SIGIC), acessando o site https://sigic.coppetec.coppe.ufrj.br/fontes/ 4.2 O prazo máximo para solicitação de reembolso é de 30 (trinta) dias após a realização da despesa. 4.3 Todos os comprovantes de despesas deverão estar em nome da Fundação COPPETEC e ser encaminhados à Fundação juntamente com o Formulário de Despesas para Reembolso (Download Anexo III). 4.4 Toda e qualquer solicitação de reembolso deverá ser feita dentro do próprio exercício financeiro. 5. Disposições finais 5.1 No caso de projetos vinculados todas as despesas deverão seguir rigorosamente o Plano de Aplicação. 5.2 Reembolso e Suprimento não serão concedidos no âmbito de projetos vinculados. 5.3 No caso de empregados CLT, o valor total mensal de diárias concedidas não poderá ser superior a 50% do respectivo salário do empregado. 5.4 As diárias destinadas, exclusivamente, ao pagamento de despesas de alimentação e pousada, por serviço eventual realizado em município diferente do da sede de trabalho, estão isentas do Imposto de Renda. 5.5 Os valores para concessão de diárias de hospedagem e suprimentos para despesas com combustível (conforme item 2.7), estão definidos na Tabela de Diárias e Suprimentos para Combustíveis (Download Anexo IV). Obs: Será paga uma diária por pernoite. Para casos em que não seja necessária a pernoite pagar-se-á o equivalente a meia-diária (R$ 150,00). 5.6 O valor para concessão de suprimento não possui limite pré-estabelecido, sendo solicitado de acordo com a razoabilidade e necessidade do projeto, assim como o previsto na presente resolução. 5.7 Todos os comprovantes de despesas com material permanente deverão estar em nome da Fundação COPPETEC.
4 / 8 5.8 Não é permitida a utilização de suprimentos e reembolsos para pagamentos de despesas com pessoal. Devido à necessidade de retenção de tributos que deve ser realizada pela fonte pagadora, também não é permitida a utilização de suprimentos e reembolsos para pagamentos de serviços realizados por pessoas jurídicas. 6. Revogam-se as disposições anteriores. A Direção
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8 / 8 ANEXO IV Obs: dispõe da atualização de valores de diárias na Europa e demais países, e dos valores de suprimentos de combustíveis para viagens a trabalho em carros próprios. Item Valor Diária Nacional R$ 300,00 Diária 310,00 (Europa) Internacional US$ 350,00 (Demais países) Combustível R$ 0,86/ Km