Instrução da CMVM n.º 6/2004 Deveres de Informação dos Emitentes à CMVM Os emitentes de valores mobiliários admitidos à negociação em bolsa estão sujeitos ao cumprimento de um conjunto de deveres de informação à Comissão do Mercado de Valores Mobiliários decorrentes do Código dos Valores Mobiliários e dos regulamentos que o complementam, com especial destaque para o Regulamento da CMVM n.º 4/2004. O cumprimento destes deveres de informação perante a CMVM é feito actualmente através do domínio extranet da CMVM e só em situações excepcionais por correio electrónico para o seu e-mail em cmvm@cmvm.pt, ou no caso dos factos relevantes, para o e-mail factosrelevantes@urgente.cmvm.pt. O aproveitamento das oportunidades concedidas pelas novas tecnologias permitiu que a informação remetida através do domínio de extranet da CMVM tornasse o processo de divulgação pública da informação a prestar com carácter obrigatório mais rápido e mais seguro. Em causa estava, designadamente, a informação económico-financeira, a informação sobre factos relevantes, a comunicação sobre participações qualificadas e outros comunicados, a informação sobre a realização de transacções com acções próprias, a informação sobre a composição dos órgãos sociais e a informação sobre as transacções com valores mobiliários efectuadas pelos órgãos sociais da sociedade emitente dos mesmos. Decorridos dois anos sobre a vigência da Instrução da CMVM n.º 12/2002, impõese proceder à sua alteração tendo por referência a experiência acumulada quer por parte das entidades emitentes quer por parte da CMVM. Com efeito, verificou-se que para o módulo Outros Comunicados era remetida informação que justifica ser destacada e sujeita a divulgação autonomizada. Para tal procede-se ao alargamento da lista classificativa pré-definida. Nestes termos, a presente instrução, emitida ao abrigo do disposto no n.º 4 do artigo 369.º do Código dos Valores Mobiliários, define as condições a que devem obedecer a entrega e o processamento, sobretudo no domínio de extranet da CMVM, dos elementos que integram a informação a prestar à CMVM pelos emitentes de valores mobiliários admitidos à negociação em mercado regulamentado. A presente Instrução foi objecto de consulta pública dirigida às entidades emitentes com valores mobiliários admitidos em mercado regulamentado e amplamente participada. Assim, o Conselho Directivo da CMVM, deliberou o seguinte: Capítulo I Geral Norma número 1: De acordo com o quadro legal e regulamentar em vigor, os emitentes de valores mobiliários admitidos à negociação devem enviar à CMVM, através do acesso ao domínio da extranet da CMVM, os elementos relativos: 1
a) aos factos relevantes; b) à informação periódica; c) a convocatórias de assembleias gerais de titulares de valores mobiliários; d) a pagamento de Dividendos, Juros, Reembolsos e Exercício de Outros Direitos; e) aos Titulares de Órgãos Sociais e Funções; f) ao Governo das Sociedades; g) a Participações Qualificadas e Acordos Parassociais; h) à Transacção de acções próprias; i) às transacções de valores mobiliários efectuadas pelos órgãos sociais do emitente onde desempenham funções; j) a Outros Comunicados. Norma número 2: O envio da informação para o domínio extranet da CMVM fica sujeito à permissão de acesso à base de dados, a conceder pela CMVM a cada emitente, através da atribuição de um certificado digital e de uma palavra chave para a sua utilização (password). Norma número 3: Para efeitos da norma anterior, o emitente deve designar uma pessoa a qual ficará responsável pela utilização da senha de acesso, designadamente quanto à sua confidencialidade e qualidade da informação. Em caso de necessidade de substituição da pessoa designada, a entidade remetente da informação deverá informar imediatamente a CMVM para que, finda a substituição, se proceda à alteração da senha de acesso. Norma número 4: O emitente também é responsável pela utilização da senha de acesso pela pessoa por ele designada e pela qualidade da informação enviada. Norma número 5: A informação relativa a todos os tipos de comunicados deve ser enviada à CMVM, nos termos dos números anteriores, através de um ficheiro único em formato pdf. Deverá igualmente ser salvaguardada a optimização da dimensão do referido ficheiro por forma a facilitar os procedimentos de download para os respectivos utilizadores. O nome do ficheiro deve ser o mais simples possível e conter apenas caracteres alfanuméricos sem quaisquer acentos, cedilhas, espaços ou sinais de pontuação ou algum dos seguintes caracteres () / ; \ *?! % & $ #. Norma número 6: No envio dos comunicados referidos no número anterior, o emitente deve introduzir, no campo título, o título que pretende ver inserido no sistema de difusão de informação da CMVM. No campo de observações o emitente pode formular os comentários que entenda por convenientes junto da CMVM, sendo o seu conteúdo única e exclusivamente para informação desta, não sendo objecto de qualquer divulgação. O campo título, deve ser preenchido com a seguinte sequência: identificação do nome completo do emitente, seguido da palavra informa, seguindo de um texto que resuma de forma sintética e objectiva o conteúdo do comunicado. Capítulo II Factos Relevantes Norma número 7: Os comunicados sobre factos relevantes devem ser remetidos pelo domínio extranet, única e exclusivamente através do módulo Comunicar facto relevante estando o sistema preparado para os divulgar automática e imediatamente no sítio da CMVM independentemente da hora em que sejam remetidos. Compete sempre ao emitente, verificar se o comunicado foi correctamente inserido no sítio da CMVM, antes de proceder a qualquer outra divulgação pública do mesmo, de acordo com o disposto no artigo 6.º do Regulamento n.º 4/2004. No caso de falha temporária do domínio extranet, o 2
emitente deve proceder ao envio da informação sobre factos relevantes através do endereço electrónico factosrelevantes@urgente.cmvm.pt. Se subsistirem dificuldades, deve remeter por telefax para o número 21 353 70 77/8. Aquando da recepção via endereço electrónico ou via telefax, a disponibilização do comunicado sobre factos relevantes no sítio da CMVM apenas ocorre durante o seu horário de funcionamento. Capítulo III Outros Comunicados Secção I Geral Norma número 8: Todos os restantes comunicados, que não sejam de factos relevantes devem ser remetidos pelo domínio extranet, única e exclusivamente, através do módulo Efectuar outros comunicados, devendo ser escolhido o tipo de comunicado em causa, de acordo com a lista pré-definida. A divulgação da presente informação ocorre automática e imediatamente no sítio da CMVM independentemente da hora em que sejam remetidos. No caso de falha temporária do domínio extranet, o emitente deve proceder ao envio da presente informação através do endereço electrónico cmvm@cmvm.pt. Se subsistirem dificuldades, deve remeter por telefax para o número 21 353 70 77/8 ou em papel. Secção II Informação periódica Norma número 9: Os emitentes de valores mobiliários admitidos à negociação em bolsa devem: informação anual prevista no n.º 1 do artigo 245.º do Código dos Valores Mobiliários; e c) remeter, adicionalmente, à CMVM, em suporte de papel, cópia do Relatório de Auditoria Externa elaborado por auditor registado na CMVM e da Certificação Legal de Contas; d) remeter pelo domínio extranet no módulo Efectuar Outros Comunicados escolhendo o tipo de comunicado Publicação de Contas Anual com inserção do ficheiro contendo a versão integral do relatório e contas para efeitos de divulgação no sistema de difusão de informação da CMVM nos termos do artigo 8.º do Regulamento da CMVM n.º 4/2004. Norma número 10: Os emitentes de acções admitidas à negociação no Mercado de Cotações Oficiais ou no Segundo Mercado devem: informação semestral prevista no n.º 1 do artigo 246.º do Código dos Valores Mobiliários; e c) remeter, adicionalmente, à CMVM, em suporte de papel, exemplar do Relatório de Auditoria Externa elaborado por auditor registado na CMVM; d) remeter pelo domínio extranet no módulo Efectuar Outros Comunicados escolhendo o tipo de comunicado Publicação de Contas Semestral com inserção do ficheiro contendo a versão integral do relatório e contas para efeitos de divulgação no sistema de difusão de informação da CMVM nos termos do artigo 9.º do Regulamento da CMVM n.º 4/2004. 3
Norma número 11: Os emitentes de acções admitidas à negociação no Mercado de Cotações Oficiais, devem: informação trimestral prevista no Regulamento da CMVM n.º 4/2004; c) remeter pelo domínio extranet no módulo Efectuar Outros Comunicados escolhendo o tipo de comunicado Publicação de Contas Trimestrais com inserção do ficheiro contendo a versão integral da informação trimestral para efeitos de divulgação no sistema de difusão de informação da CMVM nos termos do Regulamento da CMVM n.º 4/2004. Secção III Alteração de Titulares de Órgãos Sociais e Funções Norma número 12: A informação sobre a designação e alteração da composição dos órgãos sociais abrange a informação a prestar, nos mesmos termos, quanto ao Secretário da Sociedade, quando exista, bem como ao Representante para as Relações com o Mercado. Secção IV Participações qualificadas e Acordos Parassociais Norma número 13: A informação sobre participações qualificadas inclui o dever de informar sobre a alteração do título de imputação de direitos de voto em participação qualificada, bem como toda a informação relativa a acordos parassociais a divulgar nos termos do artigo 19.º do Código dos Valores Mobiliários. Secção V Acções próprias Norma número 14: A informação relativa à aquisição de acções próprias deve ser enviada à CMVM através: a) do domínio extranet da CMVM, no módulo Efectuar Outros Comunicados, escolhendo o tipo de comunicado Acções próprias, com inserção do respectivo comunicado nos termos dos artigos 11.º a 13.º do Regulamento da CMVM n.º 4/2004; b) da introdução de um conjunto de elementos inerentes às transacções em causa no módulo Actualização de Informação Actualização de Acções Próprias; Capítulo IV Transacções de valores mobiliários efectuadas pelos órgãos sociais do emitente onde desempenham funções Norma número 15: Os emitentes de acções admitidas à negociação em bolsa devem enviar à CMVM informação sobre as transacções de valores mobiliários efectuadas pelos órgãos sociais do emitente onde desempenhem funções, nos termos do artigo 3.º do Regulamento da CMVM n.º 7/2001, através da introdução de um conjunto de elementos inerentes àquelas transacções no módulo Actualização de Informação Actualização de Compras/Vendas de Órgãos Sociais. 4
Capítulo IV Disposições finais Norma número 16: O dever previsto nas alíneas b) das normas número 9, 10, 11 e 14 deve ser cumprido nos dez dias úteis subsequentes ao envio da respectiva informação que lhe serve de base. Norma número 17: Em caso de indisponibilidade temporária de qualquer um dos meios anteriormente referidos, os emitentes devem informar imediatamente a CMVM. Norma número 18: A indisponibilidade temporária, referida na norma anterior, não exonera a entidade responsável pelo dever de envio do respectivo cumprimento, o qual deve processar-se através dos meios alternativos disponíveis. Norma número 10: É revogada a Instrução da CMVM número 12/2002. Norma número 20: A presente Instrução entra em vigor cinco dias após a sua notificação. Lisboa, 15 de Dezembro de 2004 - O Presidente do Conselho Directivo, Fernando Teixeira dos Santos, O Vice-Presidente do Conselho Directivo, Luís Lopes Laranjo 5