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InfoReggae - Edição 71 Reunião da Equipe 27 de fevereiro de 2015 O Grupo AfroReggae é uma organização que luta pela transformação social e, através da cultura e da arte, desperta potencialidades artísticas que elevam a autoestima de jovens das camadas populares. Tem por missão promover a inclusão e a justiça social, utilizando a arte, a cultura afro-brasileira e a educação como ferramentas para a criação de pontes que unam as diferenças e sirvam como alicerces para a sustentabilidade e o exercício da cidadania. Coordenador Executivo José Junior Coordenador Executivo Adjunto Danilo G Costa Coordenador Editorial Marcelo Reis Garcia O InfoReggae é uma publicação semanal e faz parte dos conteúdos desenvolvidos pela Editora AfroReggae. Diagramação Luiz Adrien Sede Rio de Janeiro Rua da Lapa, nº 180 Centro Rio de Janeiro (RJ) +55 21 3095.7200 Representação São Paulo Rua João Brícola, nº 24 18º andar Centro São Paulo (SP) +55 11 3249.1168 Contatos www.afroreggae.org facebook.com/afroreggaeoficial twitter.com/afroreggae inforeggae@afroreggae.org É permitida a reprodução dos conteúdos desta publicação desde que citada a fonte. Reproduções para fins comerciais são proibidas. Patrocínio Institucional Parceria Apoio
Apresentação Esta edição do InfoReggae segue tratando de assuntos fundamentais para que o trabalho institucional possa se desenvolver com mais qualidade e com resultado. Agora vamos falar do espaço da Reunião de Equipe. Em grande parte das instituições, as reuniões acontecem sem planejamento, sem pauta e a todo o momento. Gasta-se um tempo importante, que deveria ser usado com o usuário, em reuniões muitas vezes intermináveis e sem sentido. Durante toda minha carreira assisti equipes que justificavam seu trabalho em reuniões. Quem muito se reúne, pouco faz. Mas quem não se reúne com método, não consegue organizar o fazer. Nesta edição do InfoReggae vamos abordar, de forma muito simples, esta estratégica ferramenta de trabalho que é a Reunião de Equipe; pois é a partir dela que o planejamento ganha corpo e se constrói uma unidade técnica, política e institucional para avançar no trabalho. Marcelo Reis Garcia Autor e Coordenador Editorial do InfoReggae. 3
REUNIÃO DE EQUIPE Uma instituição com a participação diária de equipe multidisciplinar precisa debater seu trabalho. Uma equipe precisa trabalhar com o mesmo objetivo e com a mesma orientação. Uma equipe precisa dialogar sobre os problemas que vão surgindo ao longo do trabalho para que junta possa construir caminhos para solução. Uma equipe não pode trabalhar de forma isolada e sem a interação de saberes especiais que cada um tem. É no espaço da Reunião que se partilha avanços e se reconhece retrocessos. É no espaço da Reunião que decisões fundamentais para todo o trabalho são tomadas. Reuniões de Equipe devem acontecer semanalmente, com hora marcada para começar e para terminar. Reunião de Equipe não é um espaço de planejamento mas de avaliar o planejamento. Reunião de Equipe não é um espaço sindical e sim de avaliar os avanços e percalços do trabalho. Reunião de equipe é estratégia de trabalho e deve contar com a presença de toda a equipe. A Instituição pode definir um Plantonista semanal para atender a população no horário da Reunião, mas as demais atividades devem ser suspensas para que a equipe tenha condições de avançar na Reunião. Uma Reunião de Equipe não pode ter menos de 1 hora e tão pouco mais de 3 horas. Também não deve ocorrer mais de 1 vez por semana. É evidente que, em alguns momentos, será necessária uma Reunião extra na semana; mas esta deve ser para tratar de um assunto especial e urgente, não como rotina. As reuniões devem ser registradas para que, na seguinte, o ponto de partida seja a avaliação das decisões tomadas na anterior. Uma questão muito importante e que devemos reafirmar é que uma Reunião nunca deve ser o início de tudo. Ela é uma costura continuada do trabalho. 4
PROPOSTA DE PAUTA Uma reunião deve sempre ter dia e horário certos. Se for feriado, não é necessário remarcar, apenas não haverá reunião naquela semana. O horário deve ser o que, estrategicamente, garanta a presença de toda equipe. Se a instituição trabalha em turnos ou em escalas, ela deve fazer duas reuniões, e garantir que um representante de cada grupo se encontre para que a instituição não tenha práticas diferenciadas. Sugestão de Pauta A - Informes Gerais Aqui o Coordenador faz os informes gerais do trabalho, da instituição, dos convites recebidos para cursos, seminários e treinamentos. Neste ponto, podem ser decididas as representações, da próxima semana, em atividades externas. B - Avaliação da última Reunião O Coordenador pontua as decisões tomadas na última reunião e avalia com a equipe os avanços ou os problemas que persistiram. Deve-se sempre buscar agilidade para esta avaliação, pois não podemos correr o risco de fazer uma reunião somente sobre a anterior. A Coordenação deve encontrar outro encaminhamento para algum assunto que não avançou por 3 reuniões consecutivas. C- Rodada Geral Este é o momento que cada membro da equipe, de forma sucinta, apresenta seu trabalho da última semana, seus avanços, e destaca casos que estão com dificuldades de avançar e que precisam de apoio do restante da equipe. 5
O Coordenador deve estar atento aos casos que apareçam mais de 2 vezes, para avaliar se vira um ponto de pauta. O Coordenador deve fazer articulação de apoios, na própria reunião, para que os casos mais complicados tenham encaminhamento e suporte. D- Avaliação do Planejamento Momento importante para que a equipe avalie se estão avançando em direção às metas pactuadas e sobre o resultado do trabalho. Uma instituição sem planejamento e metas não consegue avançar neste item da pauta e isso deve provocar na equipe a necessidade de planejar. E- Pontos Fortes e Pontos Fracos A reunião deve sempre apontar os pontos fortes e fracos da semana de trabalho. Os pontos fortes devem ser aperfeiçoados, e os fracos devem ser alvos de toda a equipe para que sejam superados. F- Registro O Coordenador deve ler o registro básico da reunião para que todos possam opinar e aprovar. Uma lista de presentes na reunião deve estar anexada e assinada por todos os participantes. O coordenador deve, de todas as formas, controlar o tempo para que a reunião seja produtiva, apresente resoluções e tenha a participação de todos. 6
NÃO É PARA A REUNIÃO Uma reunião de equipe deve sempre seguir o caminho da avaliação e dos resultados. Reunião não é seminário e, desta forma, não é a hora adequada para palestras ou debates acadêmicos. Uma instituição deve ter sua política de capacitação e estudos bem definidos. Reunião não é encontro sindical para se debater questão salarial, carga horária, mudança de setor ou de função. Estas questões devem ser tratadas com o coordenador e cada instituição deve organizar sua relação com seus trabalhadores de forma transparente e acessível. Não se deve usar o espaço da reunião de equipe para este tema. Reunião não é hora de festa de aniversariantes, chá de panela ou chá de bebê. Estes eventos são especiais, mas devem acontecer na hora do almoço ou depois do expediente. A equipe deve sempre lembrar que existe muito trabalho a ser feito, e a reunião faz parte deste trabalho. Reunião não é espaço para que as rivalidades técnicas e políticas paute o trabalho. Em toda instituição formam-se grupos e existem "rivalidades" deste tipo que, se bem dosadas, garantem pluralidade à instituição. Mas não se pode transformar uma reunião em um espaço de disputa. A disputa se dá no dia a dia do trabalho e na construção dos resultados. Cabe ao coordenador dosar o ritmo dos debates mais acalorados. Precisando de ajuda, nos procure. O interesse na renovação é total. 7
UM DEBATE A SER FEITO Ao longo dos últimos 30 anos, as instituições ganharam um ritmo cada vez mais acelerado e, em muitos casos, perdeu-se em debates ou ações sem justificativa. Faltou diálogo. Faltou Agenda de trabalho. A Reunião é um instrumento e uma estratégia fundamental para garantir a unidade institucional e seu programa. Mas uma instituição não pode ter como prioridade do seu trabalho a reunião. A reunião não pode ser justificativa para que o trabalho não seja desenvolvido. Outra questão que vale debater é sobre tecnologia. Grupo de Whatsapp não substitui reunião. Rodada no Facebook não substitui a reunião. Muita gente acha reunião perda de tempo. Muita gente acha que reunião nunca é demais. O desafio da instituição é achar o caminho correto para a importância da reunião. Não vamos ter uma instituição integrada e organizada sem que o diálogo demarque bem onde queremos e podemos chegar. Reunir é ligar as pessoas para entender avanços e reconhecer problemas e fracassos. Uma instituição viva produz reuniões de trabalho preocupada com o presente e compromissada com um novo futuro sem se esquecer de sua trajetória e história. 8
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