2
Prefácio (sumário) Todos os dias, em todas as repartições públicas do Estado dos Poderes Executivo, Legislativo ou Judiciário, um número infinito de funcionários e servidores manuseia o Diário Oficial. Seja para recorte, cópias reprográficas ou anotações nos prontuários de processos funcionais, jurídicos, cíveis ou comerciais, raras são as pessoas que, um dia, não precisaram consultá-lo. É fato notório que só o que nele foi publicado torna-se legal. Sabe-se que o registro nele editado vale como documento. Há quem acredite até que, com a publicação, assuntos de referência duvidosa do ponto de vista legal possam ser revestidos de maior seriedade. Exageros à parte, o fato é que o Diário Oficial imprime hoje cerca de 1.200 páginas diárias, em seus nove cadernos, o que importa em um consumo médio de 600 toneladas de papel por mês. Esses números permitiriam a sua indicação no livro Guinness, como o maior jornal do planeta. Longe, porém, de ser uma virtude, esse fato é, na verdade, um reconhecimento público da incapacidade do Estado em reduzir a burocracia, que tanto emperra a máquina administrativa. Paralelamente, a Imprensa Oficial desempenha outras tarefas além da edição do jornal, produzindo impressos para a administração pública. Seu parque gráfico se equivale aos maiores do País e a empresa é classificada como a terceira maior gráfica estatal do mundo. Tamanha responsabilidade obrigou a Imprensa Oficial a ampliar suas instalações e equipar-se com o que há de mais moderno no campo das artes gráficas, preparando-se tecnologicamente para atender a essa demanda sempre crescente. Equipada com aparelhos de última geração em computação gráfica, impressoras offset e pessoal altamente especializado, a Imprensa Oficial está preparada para atender com tranqüilidade às funções a que se destina. Entretanto, não bastam homens e máquinas. Há que se cuidar com rigor do patrimônio público. Neste manual está demonstrada esta preocupação, tendo em vista o crescente volume de material veiculado pelo D.O. A ausência de racionalidade em suas publicações implica acentuado desperdício de tempo e de dinheiro, além de não cumprir sua finalidade específica, que é a de informar. Como as matérias veiculadas no D.O. são redigidas por um número incalculável de pessoas, nos diversos níveis, seria impraticável tentar reuni-las de alguma forma para conciliar os melhores métodos de publicação. Com a elaboração deste manual, todos aqueles que são responsáveis pelas publicações do D.O. têm um orientador comum. Levantados os casos mais específicos, frutos de exaustiva pesquisa, procurou-se dirimir as principais dúvidas, esclarecer questões ambíguas e facilitar o trabalho de redatores e leitores, sejam eventuais ou cativos. 3
Não é um tratado de Direito nem um compêndio definitivo sobre publicações no D.O. porque nada é estático, mas uma colaboração valiosa para todos aqueles que, dia-a-dia, estão envolvidos com estas publicações. Sérgio Kobayashi Diretor-Presidente da Imprensa Oficial Apresentação (sumário) Quando se fala em Diário Oficial, a primeira lembrança que nos vem à mente é a de um veículo insípido e de difícil digestão. Presume-se que, por tratar-se de órgão oficial, toda a publicação ali inserida deva adotar uma linguagem jurídica, com todo o hermetismo que a caracteriza. É prática comum a algumas autoridades, ainda hoje, utilizarem-se desse expediente, na certeza de que estão cumprindo seu objetivo. Ledo engano, porém. A finalidade do Diário Oficial é tornar públicos os atos da administração, para que o leitor, investido de seu direito de cidadania, possa avaliar o trabalho do administrador. Quando a autoridade torna público um ato administrativo, ela presta contas ao contribuinte, informando a ele como estão sendo utilizados os recursos colocados à sua disposição. Cabe observar que dar publicidade não é o mesmo que fazer publicidade de seus atos. O primeiro refere-se a permitir o conhecimento de, enquanto o segundo visa à promoção pessoal, o que contraria a própria Constituição Federal mais adiante comentada em nossos verbetes. A forma mais apropriada de divulgação, a nosso ver, seria o entendimento correto de sua finalidade, unido à preocupação da clareza e objetividade de suas informações. Se informar é o verbo principal, presume-se que o senso seja coletivo, pluralizado e não particularizado a uma casta de privilegiados. Assim, todo e qualquer cidadão alfabetizado deve estar apto a entender o que está sendo publicado. Há que se esquecer as formas rebuscadas, que dificultam a inteligibilidade do texto. Torná-lo ágil e simplificado, sem fugir à sua essência. Como não podemos, entretanto, escapar às determinações legais que dão origem ao ato, devemos resumir essas especificações ao mínimo necessário. O detalhamento técnico já faz parte do processo, seja funcional ou administrativo, e não precisa ser transcrito em sua totalidade. O que o leitor precisa saber, por exemplo, é que a "Tomada de Preços nº 10, Processo 1.111-91, para aquisição de material de limpeza, foi adjudicada a..." e não que "Reunidos às 19 horas do dia 19 de abril de 1997, no salão nobre da secretaria tal, os senhores Fulano, Beltrano e Sicrano, legalmente constituídos para a Comissão Julgadora de Licitações, criada pela Resolução nº 20, de 10 de abril de 1997, publicada no D.O. de 11 de abril de 1997, decidiram por unanimidade 4
classificar a firma... no Processo 1.111-91, da Tomada de Preços nº 10...". Quem necessitar de informações complementares, até possivelmente no intuito de questioná-las em Juízo, pode obtê-las na Mídia Eletrônica - Negócios Públicos, pelo endereço http://www.imesp.com.br ou ainda pode recorrer ao órgão de origem e, conforme prevê a Constituição Federal, terá acesso a elas. A racionalização das publicações por nós editadas não só simplifica o processo, já que reduz o tempo despendido na elaboração do jornal, como facilita o entendimento do público, o grande interessado pela informação. Mais do que isso, diminui sensivelmente o volume de inserções no Diário Oficial, impedindo o crescimento do número de páginas editadas diariamente, cujo custo também sai do bolso do contribuinte. Dilson Mezzetti da Costa Normas Gerais de Publicação (sumário) Recomenda-se, no entanto, que não se deixe para o final do expediente essa transmissão para evitar o afunilamento das ligações. A maioria dos jornais editados pela Imprensa Oficial era elaborada pelo sistema de aproveitamento direto dos originais para fotografia. Para simplificar esse trabalho, foram criadas as laudas padronizadas, cujas características técnicas permitiam agilizar o processo de montagem dos cadernos. Mais tarde, com o ingresso de computadores na preparação de textos, foi adotada a Lauda Padronizada em Formulário Contínuo, nos mesmos moldes da lauda padronizada antes existente. Desse modo, neste ou no outro modelo, o processo era idêntico. Tendo em vista o volume crescente de material editado hoje em torno de 1.200 páginas diárias e a permanente evolução tecnológica, a Imprensa Oficial vem se adaptando para acompanhar esse processo de modernidade. Com o advento da era da informática, esse trabalho pode ser extremamente simplificado, com reflexos no fechamento da edição. Mais que isso, pode facilitar não só a elaboração de textos mas, também e principalmente, a recepção on line de matérias, dispensando-se o uso de veículos e funcionários para trazer o material até a redação, na Rua da Mooca. Imagine-se a economia brutal de combustível e horas/homem, se consideradas as centenas de unidades administrativas que publicam suas matérias no Diário Oficial, além, é claro, da vantagem da retirada de circulação desses veículos no horário de pico. Outro fator de considerável importância é a ampliação do universo de leitores do D.O. com a inclusão de suas matérias disponibilizadas no site da Imprensa Oficial na Internet. Nas primeiras horas da manhã, quem acessar o endereço http://www.imesp.com.br terá à sua disposição toda matéria recebida on line por nossa redação. O prólogo se faz necessário para mostrar aos usuários do D.O. a necessidade de adaptação ao novo decreto, que estabelece normas de 5
publicação. Resumindo, não há grandes alterações, a não ser na forma de transmissão do material a ser editado. As instruções que vêm a seguir objetivam orientar os funcionários na preparação dos extratos destinados a publicação e quanto às especificações legais dos casos mais comuns. As matérias a serem publicadas no Diário Oficial deverão ser transmitidas, impreterivelmente, até as 17 horas para inclusão na edição do dia imediato. Recomenda-se, no entanto, que não se deixe para o final do expediente essa transmissão para evitar o afunilamento das ligações. O ideal será a transmissão por etapas ao longo do dia. Desde que identificadas de maneira correta, as matérias serão ordenadas automaticamente pelo sistema. Em caso de necessidade de sustação de uma matéria transmitida, isso poderá ser feito mediante contato com a redação pelos telefones: 6099-9442 e 6099-9484 ou 292-3637. DIÁRIO OFICIAL - PODER EXECUTIVO SEÇÃO I (sumário) A matéria deve ser transmitida pelo sistema on line para a Imprensa Oficial e sua publicação obedece a legislação específica (Decreto 42.224, de 16 de setembro de 1997). A Seção I do Diário Oficial do Estado - Poder Executivo destina-se a publicar os atos administrativos normativos e de interesse geral da Administração Centralizada e Descentralizada. Atende às Secretarias de Estado, bem como às autarquias e fundações a elas interligadas, Universidades e Ministério Público. A matéria desses órgãos e entidades deve ser transmitida pelo sistema on line para a Imprensa Oficial e sua publicação obedece a legislação específica (Decreto 42.224, de 16 de setembro de 1997). A Seção I dispõe, ainda, de duas outras divisões nesse caderno: o Diário dos Municípios e a parte destinada a Ministérios e Órgãos Federais. No Diário dos Municípios são publicados Leis e Decretos Municipais, Tomadas de Preços, Concorrências Públicas e demais atos que necessitam de divulgação oficial. Em Ministérios e Órgãos Federais são publicados Comunicados, Notificações, Editais de Leilão, de Citação, Tomadas de Preços e Concorrências (aberturas, adjudicações e homologação), a exemplo do que ocorre com o Diário dos Municípios. Casos excepcionais que fujam à regra acima devem ser consultados na Redação. Orientações Básicas (sumário) O primeiro passo é verificar se o ato está em condições de ser publicado, de acordo com os dispositivos legais do Decreto 42.224, de 16 de setembro de 1997, e seu anexo. Os principais pontos a serem observados são os seguintes: 6
1 Os atos administrativos serão impessoais e obedecerão à denominação específica determinada nos artigos 1º e 2º do Decreto 42.224, de 16 de setembro de 1997. 2 Não será usado o vocábulo "ato" para designar manifestação de autoridade. 3 Os atos administrativos serão publicados apenas uma vez, salvo aqueles que disponham de determinação legal em contrário. 4 Os editais de concorrência, tomada de preços, concurso e leilão serão publicados conforme legislação própria. (Decreto 40.399, de 24 de outubro de 1995, e Lei 8.666, de 21 de junho de 1993.) 5 Os contratos, convênios e ordens de serviço serão publicados em resumo conforme modelo II. 6 Serão suprimidos os vocábulos senhor, senhora, dona, senhorita, douta, egrégia, colenda e outros, bem como os de tratamento a autoridades, tais como excelentíssimo, magnífico, digníssimo etc. 7 A expressão "no uso de suas atribuições legais" só será admitida nos decretos. 8 As referências a disposições legais que atribuem competência a autoridade abaixo do Governador do Estado não serão publicadas. 9 Os números e cifras serão grafados em algarismos, suprimindo-se a repetição por extenso. 10 As listagens de nomes deverão ser elaboradas em ordem alfabética para facilitar a leitura e de maneira corrida para melhor aproveitamento de espaço em cada linha. Normas de Publicação (sumário) Devem-se observar, ainda, os seguintes aspectos nos extratos correspondentes a cada órgão ou unidade administrativa: I - Evitar que sob o título das unidades sejam apresentados atos de autoridade hierarquicamente superior, como acontece nos seguintes casos: 1) GABINETE DO SECRETÁRIO DIVISÃO DE PESSOAL Despachos do Secretário, de... 2) COORDENAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO TRIBUTÁRIA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO Despacho do Coordenador, de... 3) DIVISÃO REGIONAL DE ENSINO DE XURUPITA DO NORTE SERVIÇO DE ADMINISTRAÇÃO Seção de Material Despacho do Diretor Regional, de... Nos casos 1 e 2, o correto será aparecer o "Despacho do Secretário" apenas sob o título "Gabinete do Secretário". No caso 3, os títulos "Serviço de Administração" e "Seção de Material" são dispensáveis. II - Evitar que apareçam dois títulos seguidos. 7
Essa orientação deriva da anterior e objetiva auxiliar a identificação correta da autoridade que expede o ato. Vê-se no exemplo adiante que a colocação seguida de mais um nível hierárquico pode trazer confusão: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO DIVISÃO DE MATERIAL Portaria do Diretor, de 16-8-82 A portaria foi expedida por qual diretor? Do Departamento ou da Divisão? Se foi da Divisão, o correto será colocar: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO Portaria do Diretor da Divisão de Material, de... III - Os atos administrativos devem ser impessoais e obedecer à denominação estabelecida nos artigos 1º e 2º do Decreto 42.224, de 16-9-97. Deverão, ainda, ser dispostos na seqüência, segundo a organização administrativa e a hierarquia dos seus dirigentes. É vedada a colocação genérica de "ato" (Item 3 do anexo do decreto citado). Impessoalidade [Não deve aparecer o nome da autoridade que expede o ato. Essa determinação está contida no parágrafo 1º do artigo 37 da Constituição Federal e no parágrafo 1º do artigo 115 da Constituição do Estado de São Paulo.] Denominação [Dar o nome correto do ato: resolução, portaria, apostila, despacho etc.] Exemplo: Resolução XXX-90, de... O Dr. João das Cobras, Secretário de..., com base no artigo 00 do Decreto... Errado O Secretário de..., com base no artigo 00 do Decreto... Certo IV - Os agrupamentos de atos de cada dirigente devem ser apresentados na seguinte ordem: Resoluções (ou Portarias, conforme o caso) Apostilas Despachos Decisão Atos especiais (Deliberação, Instrução, Recomendação etc.) Comunicados Extratos de Contrato (e afins) Julgamento de Licitações Retificações IX - Atos administrativos de organização interna, tais como regulamentos, regimentos ou assemelhados não são publicados. Isto porque se o ato é interno, de interesse para uma única entidade, não há razão de torná-lo público. Neste caso, deve-se utilizar o quadro de avisos da unidade expedidora do ato, em vez do Diário Oficial. V - Antes de cada agrupamento de atos devem ser colocados a origem da matéria, o assunto e a data do fato. Exemplo: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO --[ Origem da matéria ]----------- 8
Portaria do Diretor, de 2-8-82 -----------[ Assunto e data do fato ]------- Autorizando... -------------------------------[ Ato administrativo ]----------- Como a resolução é um ato de competência exclusiva dos Secretários de Estado (Artigo 1º do Decreto 42.224-97), torna-se redundante escrever "Resolução do Secretário". Exemplo: GABINETE DO SECRETÁRIO Resolução do Secretário da Saúde, de 9-9-97 Errado Resolução de 9-9-97 Certo VI - No mesmo agrupamento, os atos são apresentados em ordem cronológica, vindo antes os mais antigos. Neste caso, o título fica sem a data e esta é colocada antes dos atos correspondentes. Exemplo: Despachos do Secretário De 27-9-97 No Processo 222/97 onde o interessado Firmino de Souza pede revisão de nota em processo seletivo. Indefiro. De 30-9-97 No Processo 333/97, TP 32/97, da Academia de Polícia, para aquisição de armas especiais. Homologo a adjudicação para que produza seus efeitos legais. VII - O texto resumido de cada ato inicia-se com uma palavra chave, sempre no gerúndio: Declarando - Concedendo - Homologando etc. VIII - Nos despachos é conveniente a transcrição resumida do texto, evitando-se a repetição de informações. Neste caso, é facultativo o emprego do gerúndio (vide item anterior). Utilizar aspas iniciando e terminando as transcrições. IX - Atos administrativos de organização interna, tais como regulamentos, regimentos ou assemelhados não são publicados. Isto porque se o ato é interno, de interesse para uma única entidade, não há razão de torná-lo público. Neste caso, deve-se utilizar o quadro de avisos da unidade expedidora do ato, em vez do Diário Oficial. X - Nos extratos de contrato, ordem de execução de serviços e afins devem-se seguir os modelos apresentados no anexo do Decreto 42.224-97. Resumo de Contrato ou de Convênio ou Ordem de Execução de Serviço Processo nº Contrato ou Convênio: nº e Sigla da U.D Parecer Jurídico nº Contratante: Contratado (ou Partícipes): Intervenientes (se for o caso): Objeto: Vigência: Valor total: Valor por exercício: Classificação dos recursos: 9
Data da assinatura: Resumo de Alteração de Contrato ou de Convênio ou Ordem de Execução de Serviço Processo nº: Contratante: Contrato (ou Convênio): nº e Sigla da U.D Alteração nº: Parecer Jurídico nº: Contratado (ou Partícipes): Interveniente (se for o caso): Objeto de alteração: Cláusulas retificadas: Classificação dos recursos (se for o caso): Data da assinatura da alteração: As informações devem ser sucintas, evitando-se detalhamentos dos itens abordados, salvo aqueles explicitados no modelo oficial. O título deve ser condensado em apenas uma linha de referência. Não é necessário especificar no título todo o assunto, pois este estará mencionado no Objeto. Exemplo: Extrato de Contrato de Reajuste de Aluguel Errado Extrato de Contrato Certo No item Objeto estará registrado: Reajuste de aluguel do imóvel... Na parte do Contratante, basta citar a unidade envolvida no contrato. Exemplo: Contratante - Centro de Reabilitação de Casa Branca Certo E não: Contratante - Secretaria da Saúde, Coordenadoria de Saúde do Interior, Centro de Reabilitação de Casa Branca. Na verdade, quem está contratando é o Centro de Reabilitação de Casa Branca e não a Secretaria da Saúde ou a Coordenadoria de Saúde do Interior. Do mesmo modo, na parte do Objeto é suficiente esclarecer o motivo do contrato sem entrar em detalhes. Exemplo: Objeto - Reformas nas instalações do prédio-sede do DIR VI de Araçatuba. Certo E não: Objeto - Reforma nas instalações do prédio onde está sediada a Direção Regional de Saúde VI de Araçatuba, com troca de fiação elétrica, remoção da rede hidráulica para reinstalação de novos equipamentos, pintura interna do prédio... XI - Para elaboração de atos administrativos numerados (portarias, resoluções, instruções normativas, comunicados etc.) não há uma forma definitiva estabelecida como correta. Assim, para dar uniformidade às publicações e facilitar o entendimento do leitor, procuramos adotar esta orientação: colocamos a sigla da unidade expedidora, seguida pelo número do ato. Exemplo: 10
Resolução Siev-5, de... Portaria DGP-3, de... Instrução Detran-7, de... Comunicado CAT-32, de... Desse modo evitamos a confusão de aplicações que têm sido adotadas até o presente: Resolução SIEV-5, de... Portaria 3-FFCL, de... Instrução 5-CEPJDC-91 Comunicado de 15-1-91 - DRLV-91 XII - Evitar a utilização da abreviatura DOE para fugir à cacografia (Do DOE) e por desnecessária, já que o ato está inserido no próprio veículo que o divulga. Atualmente não se usa mais colocar pontos em cada letra da sigla, exceto quando esta tiver duas letras apenas, como no caso de D.O. ou de L.C. (Lei Complementar). XIII - Adjudicação, (ina)habilitação e (des)classificação são resultados de julgamento de licitação, procedido por uma comissão destinada para tal fim. Para simplificar o entendimento do leitor, devem-se evitar títulos como Decisão ou Despacho da Comissão Julgadora, Resultado da Licitação etc. Melhor será utilizar sempre a expressão: Julgamento de licitação. Isso facilita a leitura e a busca dos assuntos pesquisados. XIV - Retificações entram no fim do agrupamento correspondente. São feitas de modo a possibilitar a identificação da parte que está sendo corrigida, sem necessidade de reprodução de trechos publicados. Evitar a expressão "e não como constou" por ser desnecessária. Um exemplo: Retificação do D.O. de 15-7-97 Na portaria do Diretor, de 17-6-97, onde se lê: na EEPG Francisca Elisa da Silveira, leia-se: EEPG Francisca Elisa da Silva. Outro exemplo: Retificações Do D.O. de 13-7-97 No extrato de contrato, Processo CEAS 126-97, onde se lê: vigência - a partir de 1-7-97, leia-se: a partir de 1-6-97. Do D.O. de 14-7-97 No extrato de contrato, Processo CEAS 3383-96, onde se lê: Valor estimativo - R$ 11.500,00, leia-se: R$ 11.500.000,00. O que não se publica na Seção I (sumário) 1 Tramitação de processo. Publica-se apenas a abertura do processo e seu resultado final. 2 Homenagens sobre datas comemorativas (Dia do Professor, Dia do Soldado, Dia do Funcionário Público...) 3 Perda ou roubo de carimbos, certificados, diplomas ou documentos em branco. Este tipo de publicação pode ser feita no Diário Oficial - Ineditoriais, mediante pagamento. (Não confundir com comunicado de localização de documentos em tramitação pelas Secretarias de Estado. 11
Este é publicado.) 4 Deliberações do Conselho Estadual de Educação referentes ao artigo 9º e parágrafos da Lei 10.403, de 6 de julho de 1971. Estas serão publicadas quando da homologação pelo Secretário da Educação. (Parágrafo 7º do artigo 6º do Decreto 42.224-97.) 5 Comunicados informando que Fulano de Tal assumiu o comando de determinada unidade. Neste caso, se houve uma nomeação ela já saiu publicada na Seção II. 6 Regimentos ou regulamentos internos de uma unidade qualquer. Se o ato diz respeito a uma única entidade não há razão para torná-lo público. Como interessa apenas a uma comunidade fechada, basta divulgá-lo no quadro de avisos. Numeração e articulação de Atos (sumário) Numerar ou não numerar? Com artigos ou sem artigos? Entre as dúvidas apresentadas sobre publicações no Diário Oficial, esta é a que mais levanta polêmicas. A Lei Complementar nº 60, de 10-7-72, que fixa normas técnicas a serem observadas na elaboração de Leis e Decretos, estabelece no parágrafo 2º do artigo 1º: "Artigo 1º... Parágrafo 2º - O decreto não articulado, cujo cumprimento lhe exaura a finalidade específica, não será numerado, identificando-se pela data." (grifo nosso) Para atos administrativos, o artigo 4º do Decreto 42.224-97 registra: "Artigo 4º - Aplica-se na elaboração dos atos administrativos, no que couber, o disposto na Lei Complementar nº 60, de 10 de julho de 1972". Assim, quando uma resolução ou portaria é assinada com finalidade específica (designar, promover, aprovar etc.) pode ser simplificada. Exemplo: DEPARTAMENTO DE ÁGUAS E ENERGIA ELÉTRICA Portaria DAEE-55, de 25-1-91 Errado O Superintendente do Departamento de Águas e Energia Elétrica, nos termos do artigo..., inciso..., resolve: Artigo 1º - Designar João da Silva, Pedro da Silva e Manuel da Silva para, sob a presidência do primeiro, constituírem Comissão de Sindicância destinada a apurar... Artigo 2º - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação. O certo será: DEPARTAMENTO DE ÁGUAS E ENERGIA ELÉTRICA Portaria do Superintendente, de 25-1-91 Designando, nos termos do artigo..., inciso..., João da Silva, Pedro da Silva e Manuel da Silva para, sob a presidência do primeiro, constituírem Comissão de Sindicância destinada a apurar... Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação. Se a finalidade específica da portaria é designar uma comissão, esta não deverá ser numerada nem articulada, conforme define a L.C. 60-72. A referência sobre a vigência ("Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação") não é finalidade mas sim conseqüência. Todo ato 12
administrativo, salvo os que contenham data de vigência retroativa ou postergada, entra em vigor na data de sua publicação. Respalda ainda esta argumentação o artigo 112 do Capítulo I da Constituição do Estado de São Paulo ao registrar: "A publicação dos atos não normativos poderá ser resumida". Cuidados na redação dos extratos (sumário) Aqui não se pretende ensinar a redigir; apenas transmitir certas regras, algumas originadas de determinação legal e outras derivadas de experiência. A sua criteriosa observação contribuirá para facilitar o trabalho de todos e tornar uniformes os textos de mesma natureza, ainda que oriundos de órgãos diferentes. I Suprimir os vocábulos senhor, senhora, dona, senhorita, digníssimo, magnífico, douta, colenda, egrégia... II Escrever datas em algarismos arábicos. Exemplo: 20-10-82; 10-5-82. III Escrever números e cifras com algarismos arábicos, suprimindo-se a repetição por extenso: Exemplo: 8.383; RG 5.798.838; R$ 8.929,00; R$ 10.512.658. IV Suprimir o símbolo "nº" ou a expressão "número". Assim: L.C. 180-78; Lei 89-72; Decreto 7.510-76; Res. CC 32-80; Certidão 5.381; RG 2.798.838 etc. V Não colocar zero no início de seqüência numérica, exceto nos casos estabelecidos por determinação legal, números de inscrição ou de cadastramento codificados por sistemas computadorizados. Certo Concorrência 1-82 Errado Concorrência 000001-82 Certo Termo de Contrato 2-82 Errado Termo de Contrato 0002-82 VI Empregar, sempre que possível, abreviações e siglas consagradas pelo uso. Exemplo: FGTS Fundo de Garantia do Tempo de Serviço CRJF Certificado de Regularidade Jurídico-Fiscal Proc. Processo CJL Comissão Julgadora de Licitações OAB Ordem dos Advogados do Brasil Crea Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia D.O. Diário Oficial do Estado DOU Diário Oficial da União VII Siglas de quatro letras ou mais, pronunciáveis, deverão ser escritas em caixa alta e baixa. Exemplo: Detran, Ipesp, Consema etc. VIII Não transcrever os dispositivos legais referentes à competência de autoridade (exceção feita aos atos do Governador) porque não serão publicados. (Itens 11 e 12 do anexo do Decreto 42.224-97.) IX Sempre que possível, citar abreviadamente os demais dispositivos legais. 13
Exemplo: Lei Federal 8.666-93, Decreto (ou Dec.) 42.850-63 Lei 10.261-68 Certo E não: Lei 8.666, de 21 de junho de 1993 Decreto 42.850, de 30 de dezembro de 1963 Lei 10.261, de 28 de outubro de 1968 Listagens (sumário) As listagens de nomes de empresas ou de pessoas deverão ser elaborados em ordem alfabética para facilitar a leitura e de maneira corrida para melhor aproveitamento do espaço em cada linha. Exemplo: João da Silva, Antonio de Almeida, José Dias Camargo, Pedro Mariano Errado Certo Antonio de Almeida, João da Silva, José Dias Camargo, Pedro Mariano Instruções gerais (sumário) A melhor forma para elaboração de um texto, seja ele legal ou convencional, é o conhecimento perfeito do assunto a ser tratado. Sem saber sobre o que se escreve, jamais seremos perfeitamente entendidos, porque não temos idéia do conteúdo da informação. É bem verdade que podemos "copiar" tópicos semelhantes de situações parecidas, mas sempre corremos o risco de desvirtuar o objetivo principal. Não existe ainda uma "rigorosa classificação das fórmulas de redação oficial, de acordo com o aspecto essencial dos atos a quem servem de expediente". Assim, cabe-nos adaptar à nossa legislação, a nomenclatura e a destinação que se aplicam ao Estado de São Paulo. Para simplificar esse entendimento, reunimos nos verbetes adiante, em ordem alfabética, os tipos de publicação mais comuns no Diário Oficial do Estado - Poder Executivo, Seções I e II. As explicações técnicas foram extraídas do livro "Prontuário de Redação Oficial", de João Luiz Ney, editado pela Editora Nova Fronteira, em 1976, 13a. edição. Como explica aquele autor, não existe ainda uma "rigorosa classificação das fórmulas de redação oficial, de acordo com o aspecto essencial dos atos a quem servem de expediente". Assim, cabe-nos adaptar à nossa legislação a nomenclatura e a destinação que se aplicam ao Estado de São Paulo. Os meios de simplificação apontados visam à uniformidade das publicações de modo a facilitar o entendimento, sem fugir a sua essência. 14
Nota da Redação: A publicação de convites que podem ser "afixados em local apropriado" é desnecessária, além de onerosa ao Diário Oficial. DECISÃO------[ Deliberação de órgão colegiado sobre assunto que, em razão de sua competência regimental, deva examinar, apreciar e decidir. Designa, também, a última fase do processo administrativo, chamada julgamento. Nesta fase, a autoridade competente se pronuncia condenando ou absolvendo o indiciado. DECRETO------[ É a forma pela qual o Chefe do Governo determina observância de regras legais, cuja execução é de competência do Poder Executivo. Destina-se a assegurar ou promover a boa ordem política, social ou administrativa. DESPACHO------[ Decisão que a autoridade profere sobre qualquer requerimento, processo ou pedido submetido à sua deliberação. Sentença interlocutória. Diz-se também do ato ou procedimento em que uma autoridade resolve, em reunião com seus auxiliares, os negócios pertinentes à entidade ou ao órgão que dirige. Não contém artigos nem deve ser numerado. EDITAL------[ É o instrumento de que se utiliza a administração para convocar funcionários ou administrados; dar avisos para conhecimento dos interessados em vários assuntos, como, por exemplo, datas de correição, abertura de concursos, tomadas de preços ou concorrências, correições etc. EMENTA------[ Parte do preâmbulo de lei, decreto, resolução, acórdão, decisão ou parecer, na qual é sintetizado o conteúdo do ato que ela encabeça, em destaque ou em grifo, no respectivo tope. Esse resumo da matéria versada visa a permitir o fácil e imediato conhecimento do conteúdo do ato. INSTRUÇÃO------[ Ato administrativo determinatório ou elucidatório, de caráter específico ou geral, expedido por autoridade competente, consubstanciando normas executivas, detalhando procedimentos ou concorrendo para a inteligência ou entendimento de dispositivo legal ou regulamentar, para a sua fiel execução na respectiva esfera administrativa. Pode ser articulada. LEI------[ É a manifestação da vontade do Estado, no exercício de seu Poder Legislativo. Pode ter conteúdo normativo ou a matéria legislada. LEILÃO------[ É a modalidade de licitação entre quaisquer interessados, para a venda de bens inservíveis para a administração ou de produtos legalmente apreendidos ou penhorados, ou para alienação de bens imóveis, a quem oferecer maior lance, igual ou superior ao da avaliação. Publica-se com antecedência mínima de 15 dias da data do evento. LICITAÇÃO------[ Processo seletivo feito pela Administração entre os concorrentes a prestar-lhe determinado serviço, a executar uma obra ou a fornecer-lhe bens de que ela necessita para efetivar os seus cometimentos, permitindo-se, por esse processo, escolher, entre aqueles, o que lhe ofereça melhor vantagem ou maior proveito, de acordo com a lei. São modalidades de licitação: a concorrência; a tomada de preços; o convite; o concurso e o leilão. 16
PORTARIA------[ Ato administrativo por meio do qual a autoridade responsável por órgão ou entidade do Poder Público determina providências de caráter administrativo; dá instruções sobre a execução de ordenamentos legais ou de disposições regulamentares; designa ou dispensa servidores; disciplina procedimentos; aplica penas disciplinares ou, de modo geral, dispõe sobre qualquer assunto de sua competência regimental ou delegada. RESOLUÇÃO------[ É deliberação administrativa de competência exclusiva de Secretários de Estado (Inciso II do Artigo 1º do Decreto 42.224-97). É o instrumento pelo qual os Secretários de Estado manifestam sua vontade. À semelhança das portarias, pode ou não ser articulada. TOMADA DE PREÇOS------[ É a modalidade de licitação entre interessados previamente cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação. (Parágrafo 2º do artigo 22 da Lei 8.666-93). Publica-se com antecedência mínima de 15 dias da data do evento. DIÁRIO OFICIAL - PODER EXECUTIVO SEÇÃO II (sumário) A Seção II foi criada para racionalizar as publicações do Diário Oficial - Poder Executivo. Nela são inseridas apenas as matérias que dizem respeito à vida funcional do servidor, desde que ele inicia no serviço público até o momento em que ele se desliga de suas atividades, seja pela aposentadoria, exoneração ou dispensa. Durante sua vida funcional vão surgindo publicações a seu respeito, tais como mudança de referência na escala de vencimentos, licença-prêmio, promoção etc. Essas publicações podem ser feitas individualmente, quando se referem a um só servidor, ou coletivamente, quando aparecem os nomes de vários servidores. Este é um aspecto principal que caracteriza a matéria destinada à Seção II: sempre aparece o nome do servidor. Orientações básicas (sumário) A exemplo do que ocorre na Seção I, devem-se observar algumas regras especiais para a publicação de atos na Seção II. Aqui as orientações básicas são as seguintes: Verificar se o ato está em condições de ser publicado, de acordo com os dispositivos legais do Decreto 42.224, de 16 de setembro de 1997, e seu anexo. Os principais pontos a serem observados são os seguintes: 1 Os atos administrativos obedecerão à denominação específica determinada nos artigos 1º e 2º do Decreto 42.224, de 16 de setembro de 1997. 2 Não será usado o vocábulo "ato" para designar manifestação de autoridade. 17
3 As resoluções, portarias, apostilas e despachos de caráter funcional serão publicados em resumo e sem numeração, identificando-se pela data. 4 Os atos de mesma natureza que abranjam vários servidores serão objeto de um só instrumento, evitando-se a divulgação unitária, principalmente nos casos em que os preâmbulos desses atos sejam idênticos. 5 Os atos administrativos serão publicados apenas uma vez, salvo aqueles que disponham de determinação legal em contrário. 6 Serão suprimidos os vocábulos senhor, senhora, dona, senhorita, douta, egrégia, colenda e outros, bem como os de tratamento a autoridades, tais como excelentíssimo, magnífico, digníssimo etc. 7 A expressão "no uso de suas atribuições legais" só será admitida nos decretos. 8 As referência às disposições legais que atribuem competência a autoridade abaixo do Governador do Estado não serão publicadas. 9 Os números e cifras serão grafados em algarismos, suprimindo-se a repetição por extenso. 10 As listagens de nomes deverão ser elaboradas em ordem alfabética para facilitar a leitura e de maneira corrida para melhor aproveitamento de espaço em cada linha. Na Seção II, todos os atos atinentes a pessoal resoluções, portarias, apostilas, despachos devem ser simplificados, não contendo números nem artigos. Quanto aos tipos de atos, as publicações podem ser denominadas como: A )-- Decreto --[ Quando a expedição do ato é de competência exclusiva do Governador do Estado (artigo 1º do Decreto 42.224-97). Na Seção II os decretos aparecem agrupados no início do jornal, na parte de Atos do Governador, e são publicados na mesma ordem de secretarias definida no resumo da edição; B )-- Resoluções --[ Quando os atos são expedidos pelos Secretários de Estado, também com competência exclusiva (artigo 1º do Decreto 42.224-97). C )-- Portarias --[ Quando expedidas pelas demais autoridades com competência para tal; D )-- Apostilas --[ Quando as publicações constituem adendos a outros atos já publicados, como, por exemplo, a apostila ao ato de nomeação para alterar o nome da funcionária que contrai matrimônio; E )-- Despachos --[ Quando são decisões tomadas pelas autoridades em determinadas situações, como, por exemplo, a autorização para gozo de licença-prêmio (artigos 209 a 213 do EFP). Tipos de decretos, resoluções ou portarias (sumário) São listados a seguir os principais tipos de atos, em ordem alfabética, sem a preocupação de classificá-los, pois, de acordo com as circunstâncias, podem aparecer como decreto e, principalmente, como 18
resolução ou portaria. Estão colocados no gerúndio na forma como aparecem nos extratos: Admitindo Aplicando penalidade Arbitrando gratificação Autorizando Autorizando a ocupação de residência Cessando Classificando em Concedendo Concedendo licença (com ou sem vencimentos) Concedendo licença-prêmio Convocando para a prestação de serviços extraordinários Designando Designando para posto de trabalho Exonerando Fixando sede de exercício Removendo Transferindo Esta listagem tem apenas efeito exemplificativo, pois os casos são em número muito maior. Exemplos: SECRETARIA DE RELAÇÕES DO TRABALHO Decreto de 13-12-96 Nomeando, nos termos do art. 20, I, da L.C. 180-78, o (s) adiante identificado(s), para exercer(em), em comissão e em Jornada Completa de Trabalho, o(s) cargo(s) a seguir mencionado(s), nas referências da EV-C, a que se refere a L.C. 712-93 do SQC-I-QSRT: CHEFE DE SEÇÃO, referência 4 Departamento de Atividades Regionais Divisão Regional de Relações do Trabalho de Marília Seção de Administração Demóstenes Antero de Tal, RG 0.000.000, vago em decorrência do falecimento de Antonio L. de M. (20-6-96); GABINETE DO SECRETÁRIO Resolução de 13-12-96 Admitindo, à vista do Despacho do governador exarado no processo SCTDE 112/97 e publicado em 5-5-92, em virtude de habilitação em concurso público realizado pela Coordenadoria dos Institutos de Pesquisa da Secretaria da Saúde, regido pelas Instruções Especiais 4, de 1992, homologado em 10-4-91, e prorrogado por 2 anos, conforme Resolução publicada em 5-6-91, os abaixo citados, para, em Jornada Completa de Trabalho, exercerem o cargo de Auxiliar de Serviços do SQF-II, mediante o salário mensal equivalente ao Padrão 1-A, da EVNE. a que se refere a L.C. 712/93, onerando a despesa a verba própria do orçamento, ficando classificadas nas unidades a seguir mencionadas: DIVISÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO GABINETE DO SECRETÁRIO João da Silva, RG 0.000.000, em vaga decorrente da dispensa de José dos Santos 19
SERVIÇO ESTADUAL DE ASSISTÊNCIA AOS INVENTORES João Carlos de Souza, RG 0.000.000, em vaga decorrente da dispensa de José Durvalino dos Santos Andrade; Silas Manoel de Almeida, RG 0.000.000, em vaga decorrente da aposentadoria de Antonio Carlos de Carvalho Junior. ASSESSORIA TÉCNICO-LEGISLATIVA Portaria do Procurador do Estado Assessor Chefe Substituto, de 13-12-96 Autorizando José Yonaldo, RG 0.000.000, Oficial Administrativo, do SQC-III-OSG-ATL, a fruir 30 dias de licença-prêmio, referente ao período de 5-5-97, concedida por portaria publicada no D.O. de 8-5-97, ficando os 60 dias restantes para gozo oportuno. Tipos de apostilas (sumário) A apostila é uma declaração que se faz, informando que algo foi acrescentado a um documento anterior. Por isso, em grande parte, as apostilas aparecem com a palavra-chave "Declarando". Exemplos: CENTRO DE RECURSOS HUMANOS Apostila da Diretora, de 13-6-97 Declarando, nos títulos dos abaixo indicados que, em virtude de decisão judicial transitada em julgado, os interessados fazem jus ao recebimento dos gatilhos salariais referentes ao segundo semestre de 1987, nos termos da L.C. 467/88, e à correção monetária dos gatilhos pagos em atraso, efetuando-se as compensações devidas, em função do art. 17, da L.C. 535/88: Adalberto Aparecido da Silva, RG 0.000.000 Américo Rivaldo de Souza, RG 0.000.000 Anália de Cássia Sales Pereira, RG 0.000.000 PENITENCIÁRIA DO ESTADO Divisão de Administração Apostilas do Diretor, de 13-6-97 Concedendo, nos termos do artigo 3º, da L.C. 722/93, aos Agentes de Segurança Penitenciária abaixo, Adicional de Local de Exercício, correspondente ao Local III, na base de 15%, na seguinte conformidade: Rosa M. da Silva - RG 0.000.000, a partir de 25-11-96; e Gilberto R. Soares - RG 0.000.000, a partir de 29-11-96. Tipos de despacho (sumário) O despacho não precisa usar a palavra-chave no gerúndio. Seu uso é facultativo. Ele contém o número do processo, o nome do interessado, o assunto e a transcrição do despacho da autoridade. Exemplos: SERVIÇO DE ADMINISTRAÇÃO Despachos do Diretor, de 27-6-97 Concedendo a: Odair José Monteiro, RG 0.000.000, TAAT, 2-D, o 5º qüinqüênio de adicional por tempo de serviço, a partir de 14-5-97, em virtude do 20
acerto de contagem de tempo de serviço, ficando retificada a publicação do D.O. de 4-6-97; Silvio Alves Vieira Filho, RG 0.000.000, AFR, Nível I, o 1º qüinqüênio de adicional por tempo de serviço, a partir de 29-11-96; Elisabeth de Oliveira, RG 00.000.000, TAAT, 2-C, o 2º qüinqüênio de adicional por tempo de serviço, a partir de 5-6-97, em virtude do acerto de contagem de tempo de serviço, ficando retificada a publicação do D.O. de 1-7-97; Alcides Alves Teixeira de Moura, RG 0.000.000, TAAT, 2-D, o 3º qüinqüênio adicional por tempo de serviço, ficando retificada a publicação do D.O. de 15-9-97. DEPARTAMENTO DE AUDITORIA Despacho do Diretor Técnico da AUDI-2, de 10-7-97 SF 15.723/93 - Airton Rivaldo da Silveira, RG 0.000.000, Agente de Administração Pública, SQF-II-QSF, Ref. 3, Grau B EV-NS, ocupando cargo de Auditor, SQC-I-QSF, Ref. 18, da EV-C - AUDI-3 - "Nos termos requeridos e à vista das informações, defiro 15 dias de licença-prêmio, para gozo dentro de 30 dias a contar da data de publicação deste despacho." (Referente ao bloco de 1-7-56 a 10-6-78 a 31-7-78 e 5-10-88 a 14-8-92.) Tipos especiais de atos: (sumário) Existem pelo menos cinco tipos especiais de atos que não se enquadram nos discriminados. São eles: Demonstrativo da distribuição de conceitos avaliatórios Escala de Substituição Lista de Classificação para Promoção Termos de Contrato de Trabalho Comunicados a que se refere o RGS ou EFP Em geral são colocados após os despachos do órgão referido, antes das retificações. Exemplos: RELAÇÃO DOS CARGOS E FUNÇÕES DE DIREÇÃO, CHEFIA E ENCARREGATURA, COM A INDICAÇÃO DEVIDAMENTE APROVADA DE SEUS SUBSTITUTOS, ORGANIZA-DA DE ACORDO COM O ARTIGO 80 DO "RGS" Nº de ordem - Órgão de lotação - Cargo ou Função-Padrão - Nome do titular do Cargo ou da Função - Substitutos - nome - cargo ou funçãopadrão - Lei ou Decreto que deu Organização ao Órgão que criou a Função. 122 - Departamento de Assentamento Fundiário - Diretoria - Diretor Técnico de Departamento - (cargo em comissão) - Jorge Eduardo Julio, RG 7.313.451-1º) João Leonel dos Anjos, RG 9.207.898-9 - Diretor Técnico de Divisão - (cargo em comissão) - Decreto 33.706/91 - Vigência a partir de 9/12/93. Comunicado a que se refere o artigo 513 RGS Agente de Telecomunicações Policial - José Alves Figueira - RG 0.000.000, classificado no DADG, 15 dias de licença-prêmio, para gozo 21
imediato, referente ao período de 18-11-68 a 15-11-73 a partir de 1-12- 93. Nada perde. Rescindindo Contrato de Trabalho CLT Nome : Vânia C. de M. RG : 00.000.000 Função : Recreacionista Local : ERSA 2 - Butantã - Sede Admissão : 22/4.92 Demissão : 13-12-93 Alteração da Relação de Cargos e Funções que comportam substituições, com indicação aprovada pelos substitutos - biênio 1-1-94 a 31-12-96, publicada no D.O. de 25-1-97. Vigência a partir de 1-1-97. Nº DE ORDEM - UNIDADE ADMINISTRATIVA - NOME DO TITULAR - RG - CARGO/FUNÇÃO - FAIXA/NÍVEL - ESCALA DE VENCIMENTOS - NOME DO SUBSTITUTO- RG - CARGO/FUNÇÃO - FAIXA/NÍVEL - ESCALA DE VENCIMENTOS - FUNDAMENTO LEGAL DA CRIAÇÃO DO CARGO/FUNÇÃO. Excluir: 12 - Seção de Biblioteca e Documentação - Terezinha Redoma Lima - 6.068.833 - Bibliotecário Chefe - 7 - IV - Nível superior - 1. - Virgílio Lucas Fernandes - 1.553.844 - Bibliotecário - 3 - III - Nível Superior - 2 - Maurício Armando Ramos - 6.255.000 - Bibliotecário - 3 - Nível Superior - Portaria 118/89. Incluir: 12 - Seção referência, Atendimento ao Usuário e Documentação - Temístocles Lima Louro - 0.000.000 - Bibliotecário Chefe - 7 - IV - Nível Superior - 1 - Veneranda Lopes Francisco - 0.000.000 - Bibliotecário - 3 - III - Nível Superior - 2 - Marcela Melo Ribeiro - 0.000.000 - Bibliotecário - 3 - II - Nível Superior - Portaria 77/93. O que não se publica do Seção II: (sumário) Para simplificar o entendimento, relacionamos algumas das matérias que em hipótese alguma serão divulgadas neste caderno. 1 Férias, em nenhuma circunstância. Nem mesmo sustação por necessidade de serviço. 2 Elogios a servidores por sua atuação ou aposentadoria, salvo aqueles que dizem respeito aos policiais civis e militares, mencionados na alínea "d" do inciso II do artigo 6º do Decreto 42.224-97. Devem ser resumidos, como nos demais atos administrativos. 3 Resoluções, portarias ou apostilas numeradas e com artigos. Todos os atos administrativos nesta seção identificam-se pela data. 4 Nomeação de servidores para constituição de comissão ou grupo de trabalho. Este ato sai na Seção I. 5 Contratos (exceto os de trabalho), convênios e afins. 6 Comunicados e julgamentos de licitação. 7 Despachos de homologação de licitação, concurso ou processo seletivo. 22
8 Abertura de editais de Tomadas de Preços e demais modalidades de licitação. 9 Concursos públicos ou processos seletivos. 10 Eventos promocionais de Secretarias ou Departamentos. O que deve ser eliminado: (sumário) 1 As atribuições de competência, não importa a forma como venham redigidas; 2 As expressões de tratamento: Sr., Sra., Dona, Senhorita, Excelentíssimo, Douta, Egrégia... 3 As expressões em extenso, após os números arábicos; 4 As repetições. Como os atos estão agrupados, não é necessário repetir o verbo inicial; 5 As redundâncias (por exemplo: Apostilas do Diretor - Apostilando). Dúvidas mais comuns: (sumário) Para esclarecer as dúvidas mais comuns com referência à Seção em que as matérias devem ser publicadas, selecionamos algumas que, embora mencionem servidores, são divulgadas na Seção I. Deve-se observar o conteúdo do ato. Se este estabelece normas ou regras, é claramente destinado à Seção I. Mas pode acontecer de não "ditarem" normas, embora seu significado se destine mais ao serviço público do que à vida funcional do servidor. São elas: a )---- designação de servidor como responsável pelo julgamento de convites; b )---- designação de membros para a Comissão de Licitação; c )---- designação de pessoa ou grupo para a recepção de materiais adquiridos; d )---- constituição de grupo de trabalho para estudo de determinado assunto, para levantamento de bens etc.; e )---- constituição de comissão especial de sindicância, como se faz na Secretaria da Educação, para apurar irregularidades em escola particular; f )---- constituição de comissão para julgamento de concurso de qualquer tipo; g )---- constituição de comissão para examinar e avaliar um bem, como acontece com obras de arte na Secretaria da Cultura; h )---- constituição de grupos que participarão da campanha de vacinação na Secretaria da Saúde; i )---- classificação de cargos vagos para as unidades administrativas. (Cargos preenchidos ou ocupados saem na Seção II. Cargos vagos saem na Seção I); j )---- despachos referentes a assuntos de interesse geral, como, por exemplo, os relacionados a concursos; l )---- resultado de sindicância, quando há absolvição ou é determinado o arquivamento do processo. Para simplificar o raciocínio e entendermos bem o que se publica na Seção II, poderíamos denominá-la de "pasta de arquivo do servidor". Ou seja, tudo que afete sua vida funcional e possa propiciar avaliação de 23
desempenho ou alteração de Escala de Vencimentos. Indicar um servidor para participar de comissões, grupos de trabalho ou equipes técnicas, geralmente, não altera sua vida funcional. Do mesmo modo, servidores sindicados mas absolvidos não devem ter registrados esses apontamentos em suas folhas. Quando a nomeação para grupos de trabalho ou comissões serve para contagem de pontos, esse fato gera um outro tipo de ato administrativo específico para o servidor que, obviamente, é publicado na Seção II. Transferência de cargos: (sumário) Este caso merece atenção especial. Transferência de cargos preenchidos ou ocupados sai na Seção II. Quando o ato se refere só ao cargo sai na Seção I. O primeiro movimenta o cargo e o funcionário. O segundo apenas transfere o cargo de uma unidade para outra. Exemplo 1: SERVIÇO DE RECURSOS HUMANOS Portaria do Diretor, de 11-10-96 Transferindo para o Gabinete do Secretário o cargo de Assistente Técnico de Direção III, do SQC-I, Referência 21, Escala de Vencimentos Comissão, da Coordenadoria de Recursos Humanos, vago em decorrência da exoneração de Irene da Silva. A criação de cargos na administração pública só pode ocorrer por meio de lei. Só o Legislativo tem poderes para criar cargo público e isso é um procedimento que envolve ampla discussão. Assim, a administração tem de adaptar-se às circunstâncias imediatas. A exemplo do que ocorre na iniciativa privada, os cargos são movimentados de acordo com o interesse da administração. Quando em uma unidade surge uma vaga que pode ser eliminada, transfere-se essa vaga para outro local. No exemplo 1, o cargo vago foi transferido para o Gabinete do Secretário porque, depois que sua ocupante (Irene Silva) foi exonerada, verificou-se que a atividade por ela exercida poderia ser suprimida ou absorvida por outras pessoas do setor. Desse modo, a razão determina que o cargo não sendo mais necessário em sua unidade-base, pode ser mais bem aproveitado em outra área da administração. Isso significa que o cargo ora vago poderá ser novamente preenchido em outra área de atuação, mediante concurso. O assunto, portanto, é de interesse geral. E sai na Seção I. Exemplo 2: Portaria do Diretor, de 2-9-96 Transferindo um cargo de Prof. III SQC II QM SE, classificado na EEPSG Culto à Ciência, 1.a D.E. de Campinas, a partir de 9-2-96, provido por Marlene Villarmosa dos Santos, para a EEPSG São Tomás de Aquino, da 2ª D.E. de Campinas. No exemplo 2, a situação é idêntica, só que a servidora Marlene dos Santos foi transferida junto com o cargo. A servidora passará a exercer sua atividade (que pode ser a mesma ou outra qualquer) em uma 24
unidade nova. Isso, portanto, deve ser registrado em seu prontuário. Conseqüentemente, sai na Seção II. Legislação citada CONSTITUIÇÃO FEDERAL (sumário) SEÇÃO I Disposições Gerais Artigo 37 - A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e, também, ao seguinte: (grifos nossos) XXI...... Parágrafo 1º - A publicidade dos atos, programas, obras, serviços e campanhas dos órgãos públicos deverá ter caráter educativo, informativo ou de orientação social, dela não podendo constar nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos. (grifo nosso) CONSTITUIÇÃO DO ESTADO DE SÃO PAULO (sumário) CAPÍTULO I Da Administração Pública Artigo 112 - As leis e atos administrativos externos deverão ser publicados no órgão oficial do Estado, para que produzam os seus efeitos regulares. A publicação dos atos não-normativos poderá ser resumida. (grifo nosso) Artigo 114 - A administração é obrigada a fornecer a qualquer cidadão, para a defesa de seus direitos e esclarecimentos de situações de seu interesse pessoal, no prazo máximo de dez dias úteis, certidão de atos, contratos, decisões ou pareceres, sob pena de responsabilidade da autoridade ou servidor que negar ou retardar a sua expedição. No mesmo prazo deverá atender às requisições judiciais, se outro não for fixado pela autoridade judiciária. LEI COMPLEMENTAR Nº 60, DE 10 DE JULHO DE 1972 (sumário) Fixa normas técnicas a serem observadas na elaboração de leis e decretos. O GOVERNADOR DO ESTADO DE SÃO PAULO: Faço saber que a Assembléia Legislativa decreta e eu promulgo a seguinte lei complementar: Artigo 1º - As leis e decretos serão numerados em séries distintas, sem renovação anual. Parágrafo 1º - As leis complementares terão numeração própria. Parágrafo 2º - O decreto não-articulado, cujo cumprimento lhe exaura a finalidade específica, não será numerado, identificando-se pela data. 25